WORKSHOP
MELHORIA DE PROCESSOS
WORKSHOP II – Mapeamento de Processos
Superintendência de Planejamento e Gestão
Escritório de Processos Organizacionais
Goiânia, 03 de junho de 2009
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação
2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho,
do processo priorizado e como foi a
experiência
3) Base conceitual
4) Exercício
5) Prática.
1) Feedback da Avaliação
Qualitativa



Apresentação em letras maiores
Antecipar o término em 10 min.
Mais tempo para reflexão/discussão
1) Feedback da Avaliação
1) Feedback da Avaliação
1) Feedback da Avaliação
1) Feedback da Avaliação
1) Feedback da Avaliação
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação
2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho,
do processo priorizado e como foi a
experiência
3) Base conceitual
4) Exercício
5) Prática.
2) Apresentação, pelas unidades:
Expectativas com o trabalho
 Processo priorizado
 Experiência (1ª semana)
 Impacto do processo escolhido
na área-fim
 3 min para cada área

Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação
2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho,
do processo priorizado e como foi a
experiência
3) Base conceitual
4) Exercício
5) Prática.
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
Mapeamento de
Processos
Planejamento
MACROFLUXO DAS 4 FASES
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
FASE 2 – MAPEAMENTO DE PROCESSOS
Pág. 14 – Manual de Apoio
3) Base conceitual
3.1) Mapeamento de processos:
É o levantamento da situação atual (As Is) do
processo; serve para diagnosticar e orientar as
ações de melhoria nos processos existentes. (Fonte:
Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
É o conhecimento e a análise dos processos e seu
relacionamento com os dados, estruturados em uma
visão top down (do topo da organização para a sua
base), até um nível que permita sua perfeita
compreensão. (Fonte: O Processo Nosso de Cada Dia
– Mauriti Maranhão).
ENTRADAS
E1 - Informações sobre
a incidência ou não de
norma legal sobre
o processo priorizado
E2 - Lista dos 03
processos críticos da
área
FASE 2 –
Mapeamento
de processos Detalhamento
(pág.15)
SAÍDAS
PROCESSO
S1 - Processos
identificados com suas
atividades ordenadas.
Priorizar o
processo
S2 - Relação das normas
legais aplicáveis ao
processo de trabalho.
S3 - Relação das
sugestões de melhoria
identificadas durante esse
passo.
Levantar as
atividades
S4 - Processo
fluxogramado.
Ordenar as
atividades
Levantar as
normas
Identificar os
elementos e o
objetivo
Desenhar o
fluxograma
atual
FIM
Legenda:
1. Enº: Entrada, número da entrada.
2.Snº: Saída, número da Saída
3) Base conceitual
3.2) Atores - Quem executa alguma
atividade no processo. É o responsável
pela atividade.
(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).
3) Base conceitual
3.3) Entrada/Insumo - É a
informação/documento/material
necessários para que se desenvolva a
atividade, sem o qual não é possíve
realizá-la.
3) Base conceitual
3.4) Fornecedor - É a organização/
pessoa/área, que envia/ fornece/disponibiliza
o insumo necessário para a realização de
determinada atividade.
Aquele que fornece insumos para os processos
da organização, seja um produto, seja um
serviço, seja informação ou orientação.
(Fonte: Instrumento de Auto-avaliação –
GESPÚBLICA)
Organização ou pessoa que fornece um
produto (Fonte: ISO 9000:2005)
3) Base conceitual
3.5) Saída (produto) - É a
informação/documento/material
produzido pelo executor da atividade. É o
resultado do trabalho.
É o resultado de um processo (ISO
9000:2005).
3) Base conceitual
3.6) Cliente - Organização ou pessoa que
recebe um produto ou serviço. (Fonte: ISO
9000:2005)
Cidadão-usuário – pessoa física ou jurídica
que demanda ou utiliza serviços ou produtos
fornecidos por organizações públicas. É
também denominado usuário. (Fonte:
Instrumento de Auto-avaliação – GESPÚBLICA).
3) Base conceitual
3.7)
Requisitos
do
cliente
são
NECESSIDADES ou expectativas que são
expressas, geralmente, de forma implícita ou
obrigatória. De forma implícita significa que é
uma prática costumeira ou usual para a
organização, seus clientes e outras partes
interessadas, e que a necessidade ou
expectativa sob consideração está implícita
(ISO 9000:2005).
–
ENTRADA
GESTÃO
ATIVIDADES (inter-relacionadas
ou interativas)
RECURSOS
= SATISFAÇÃO DE CLIENTES
SAÍDA
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação
2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho,
do processo priorizado e como foi a
experiência
3) Base conceitual
4) Exercício
5) Prática.
Versão 01
Versão 01
Versão 01
Versão 01
Versão 01
Versão 01
Versão 01
Versão 01
ETAPAS DO PROCESSO
Versão 01
ETAPAS DO PROCESSO
Versão 01
ETAPAS DO PROCESSO
Versão 01
ETAPAS DO PROCESSO
Versão 01
ETAPAS DO PROCESSO
Versão 01
Copa
Chefe da copa
Copeira
Preparar o café
Preparar café dentro dos padrões estabelecidos
Receita da Dona Benta
Manual garrafa térmica
Nro 10
2009
Estadual
Nro 5
2008
Federal
Consultores internos, Superintendentes
Promotores
Visitantes
Quente
Forte
Doce
Estabelece as regras
para o preparo do
café
Estabelece as
regras de utilização
e manutenção da
garrafa térmica
Versão 01
ETAPAS DO PROCESSO
Serviços Gerais
Copeira
Copeira
Copeira
Copeira
Gás, fogão, fósforo,
garrafa, etc
Água
Garrafa, colher,
filtro de papel e café
Água fervida
e açúcar
Garrafa, água fervida
e adoçada
Ferver água
Água fervida
Copeira
Preparar a garrafa
Garrafa
preparada
Filtro com
café
Água fervida e
adoçada
Copeira
Colocar café no filtro
Adoçar a água
Coar o café
Café coado
Produto
do processo –
FINAL
Copeira
Copeira
Colaboradores
Cliente do
Processo –
FINAL
3) Base conceitual
3.8) Fluxograma
É um desenho gráfico feito com símbolos
padronizados, que mostra a sequência lógica das
etapas de realização de um processo de trabalho.
(Fonte: Guia de simplificação – GESPÚBLICA).
Representam, graficamente e de forma detalhada, a
sequência lógica dos processos, permitindo a
representação de ações e desvios. (Fonte: Gestão
por processos – Saulo Barbará)
3) Base conceitual
Normas de referência para fluxogramas:
 BPMN (Business Processes Modeling Notation)
 EPC (Event-driven Processes Chains)
 IDEF0
(Integration Definition for Functio
Modeling)
 ISO
1028 (Processamento de informação
símbolos para fluxogramas)
Fluxograma - Simbologia:
Início/Fim
Atividade
Conexão entre
páginas
Decisão
Conector
Relembrando a hierarquia
entre os processos:
Macroprocesso
Processo
Sudprocesso
As atividades serão
representadas no fluxograma
Atividade
As tarefas serão descritas nas instruções
de trabalho ou procedimentos
Tarefa
Hierarquia de processos
Gestão de pessoas
Macroprocesso
Provimento de
cargos
Processo
Nomeação
Subprocesso Publicar a lista
dos nomeados
no DO
Atividade
Encaminhar
documento
para órgão
responsável
pelo DO
Tarefa
MODELO DE FLUXOGRAMA
Revisão 01 - Página 01 de 01
Exercício do Café
COPA
Nome do Processo:
PREPARAR O CAFÉ
Objetivo do Processo:
PREPARAR O CAFÉ DE DENTRO DOS PADRÕES ESTABELECIDOS PELA INSTITUIÇÃO
Início
Ferver a água
Preparar a
garrafa
A água está
na
temperatura
ideal?
Não
Sim
Colocar o café
no filtro
Não
Com açúcar?
Sim
Colocar açúcar
na água
Coar o café
Colocar o café
na garrafa
Café pronto na
garrafa
IMPORTANTE
- O fluxograma deve representar o processo
exatamente como ele acontece (AS IS), e as
sugestões de melhorias levantadas nesse passo
deverão ser ANOTADAS, para posterior utilização e
desenho da situação desejada (TO BE)
- A SUPLAN realizará a diagramação dos
fluxogramas na ferramenta adequada –
BizAgi – no padrão BPMN.
Experiência da SINFO
BPMN – Bussines Process Modeling
Notation – Provê uma notação gráfica para
representar processos de negócios em um
diagrama. Seu objetivo é servir de apoio ao
uso do BPM por não-especialistas,
fornecendo-lhes uma notação bastante
intuitiva que, no entanto, permite representar
processos de negócio complexos.
(Livro Gerenciamento de Processos de Negócio)
Objetivos do Workshop II
1) Feedback da Avaliação
2) Apresentação, pelas unidades, das
expectativas com o trabalho,
do processo priorizado e como foi a
experiência
3) Base conceitual
4) Exercício
5) Prática.
5) Prática
Encaminhar para SUPLAN até 10/06
- Levantamento dos elementos do processo Formulário EPO 03
- Fluxograma do processo (situação atual – As Is) Formulário EPO 04. No caso da unidade já utilizar
alguma ferramenta informatizada, não há
necessidade de utilizar o formulário EPO 04.
Formulários disponíveis na:
http//wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/FormulariosEPO)
Dia 10/06 - período da manhã – Entrega
dos formulários pelas unidades
WORKSHOP III – 17/06
Se você continuar a fazer sempre o que fez,
continuará obtendo sempre o que obteve.
Para conseguir um resultado diferente você
terá de fazer algo diferente...
Autor desconhecido.
Agradecemos a presença.
Bom trabalho!!!