Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF – 25, 26 e 27 de março de 2014 ORIENTAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS A PARTIR DAS PRIORIDADES ESTABELECIDAS PELOS PROJETOS ESTRATÉGICOS ITI GUIMARÃES (LEONILSE FRACASSO GUIMARÃES) JULIO CESAR DE OLIVEIRA SA VILMAR RAMA 2 Painel 15/043 Alinhamento dos processos de gestão sistemática de monitoramento dos projetos estratégicos: a experiência do Rio Grande do Sul ORIENTAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS A PARTIR DAS PRIORIDADES ESTABELECIDAS PELOS PROJETOS ESTRATÉGICOS Iti Guimarães (Leonilse Fracasso Guimarães) Julio Cesar de Oliveira Sa Vilmar Rama RESUMO Este trabalho apresenta dois instrumentos acessórios à Sistemática de Monitoramento dos Projetos Estratégicos do Governo do Rio Grande do Sul implantados no terceiro ano de gestão a partir de necessidades identificadas pelos gestores dos projetos e gestores das áreas administrativas do Estado. O primeiro instrumento diz respeito ao processo de acompanhamento das decisões oriundas das reuniões dos Secretários de Estado e Presidentes de Estatais com o Governador na Sala de Gestão, onde são registrados todos os encaminhamentos e deliberações com prazo e responsável pela sua implementação. Estes registros são realizados em sistema informatizado, com acesso web, podendo ser atualizados a qualquer momento pelos responsáveis. Além disso, o sistema emite alertas por email aos responsáveis pelos encaminhamentos, quando os mesmos estiverem atrasados. O segundo instrumento trata da gestão dos expedientes administrativos associados aos projetos estratégicos, com a implantação de uma rede de responsáveis e de um sistema informatizado que permite o acompanhamento dos processos nas suas diversas fases e órgãos da Administração Estadual, alinhandoos com as prioridades da execução dos projetos. 3 1 INTRODUÇÃO O presente trabalho compõe o painel (15) que relata o aperfeiçoamento da Sistemática de Monitoramento Estratégico do Governo do Rio Grande do Sul. Para garantir maior alinhamento da gestão dos projetos estratégicos com os demais processos de gestão da Administração Estadual, novas metodologias, estruturas, ferramentas e instrumentos de apoio foram desenvolvidos. A Sistemática de Monitoramento Estratégico do Governo do Estado do Rio Grande do Sul, modelo de gestão desenvolvido pela Secretaria-Geral de Governo para o acompanhamento das obras e ações prioritárias da Gestão 20112014, foi apresentada em 2013, no VI CONSAD. O objeto do monitoramento são os projetos selecionados para a concretização dos compromissos assumidos com a sociedade, que alinhados a objetivos estratégicos, são aferidos semanalmente pelo Governador na Sala de Gestão. Para contextualizar o processo de desenvolvimento dos instrumentos acessórios que hora apresentamos, bem como de outras iniciativas complementares à gestão de resultados citadas nesse trabalho, descrevemos, a seguir, sinteticamente, o modelo de monitoramento em uso no Governo do Estado do Rio Grande do Sul. A metodologia de gestão e controle das ações governamentais prioritárias, denominada Sistemática de Monitoramento Estratégico (SME), consiste em um modelo de reuniões periódicas, nas quais são avaliadas perspectivas de ação, viabilidade técnica, adequação político-administrativa, capacidade de execução orçamentário-financeira e desempenho real das ações classificadas como estratégicas. O modelo foi implantado com consultoria da Fundação Getúlio Vargas-FGV. As informações coletadas no exame sistemático da execução das ações estratégicas são registradas numa ferramenta de apoio – o Sistema de Monitoramento Estratégico - alimentada pelos agentes integrantes da rede de monitoramento. 4 O processo avalia a execução física e orçamentário-financeira dos projetos, bem como a efetividade de seus resultados segundo a percepção da população atendida. O ciclo de monitoramento compreende um período de 42 dias, quando todos os projetos estratégicos, alinhados aos objetivos que compõem o Mapa Estratégico do Governo, são avaliados. O ciclo encerra-se quando ocorre a R5 (Sala de Gestão) com a presença do Governador e secretários(as). A cada semana são analisados os projetos vinculados a determinado objetivo do Mapa Estratégico. Ao final de seis semanas (42 dias), inicia-se um novo ciclo de avaliação. Desde 2011, quando foi implantado o modelo, foram realizados 15 ciclos, totalizando mais de 1.600 reuniões presenciais, 98 delas diretamente com o Governador. Desenho do ciclo de monitoramento O conceito central, adotado no desenho do nosso modelo de gerenciamento e avaliação de projetos estratégicos, está inserido na perspectiva de um desenvolvimento institucional da esfera pública que crie melhores condições para que um desempenho mais efetivo das funções públicas. 5 Compreende-se que as ações de desenvolvimento institucional empreendidas, devem corresponder às estratégias de fortalecimento do modelo de governança do Estado. No caso do Rio Grande do Sul, a gestão estratégica das ações de governo foi estruturada em rede, traduzindo a integração entre os diversos setores governamentais e da sociedade, envolvidos nos processos de planejamento, execução, monitoramento e avaliação dos projetos e programas. Assim, o modelo de monitoramento das ações do Governo foi estruturado na perspectiva de uma gestão matricial, contribuindo para o desenvolvimento da rede de controle das ações, do fluxo de informações verticais e transversais entre os órgãos, e do processo de tomada de decisão do Governador e seu secretariado. Desenho da Rede de Planejamento, Gestão e Monitoramento Rede de planejamento, gestão e monitoramento Mapa estratégico Gestão de projetos e programas Planejamento dos projetos -- Produtos e Metas $$ Financiamento da carteira de projetos -- Indicadores e Prazos -- Orçamento e Captação -- Responsáveis: Secretários/Gerentes Monitoramento da execução Solução de problemas 6 2 OBJETIVOS Como parte da estratégia de enfrentamento ao contexto de crise estrutural das finanças públicas, que o Estado busca reverter com a renegociação da dívida interna - PLP-238/2013, o Governo empreendeu, com sucesso, esforços de ampliação significativa da captação de recursos, através de operações de crédito junto a bancos nacionais e internacionais, e através de convênios com o Governo Federal. Este grande aumento do orçamento para investimentos se defrontou com uma máquina pública despreparada para a execução de tantos novos projetos, e mesmo para a retomada do grande número de obras paralisadas e em litígio jurídico. A identificação de inúmeros entraves provenientes de dificuldades normativas e da deterioração das estruturas do Estado, pela falta de pessoal e de equipamentos, foi um dos resultados da primeira fase do monitoramento estratégico, ainda em 2011. Essa constatação resultou em determinação do Governador de que fosse realizado diagnóstico da natureza dos entraves, bem como de que fossem criadas estruturas de apoio suficientes para produzir soluções aos gargalos sistêmicos e aos entraves burocráticos que causam tais dificuldades. Diagnóstico de gargalos e entraves sistêmicos e operacionais Elencamos a seguir alguns dos principais gargalos e entraves sistêmicos e operacionais identificados no decorrer do primeiro ano de gestão: Baixa resposta dos fluxos administrativos ao aumento do nível de investimentos em obras e estruturação dos novos serviços públicos, gerando demora na definição de soluções, retrabalho e atrasos significativos e generalizados na execução dos investimentos finalísticos. Recorrência de atrasos dos fornecedores privados para atender as demandas de execução de projetos, obras e consultorias, bem como na entrega de máquinas e equipamentos. 7 Grande volume de licenciamentos ambientais pendentes na FEPAM (Estado) e secretarias municipais de meio ambiente. Elevada morosidade na emissão de licenciamentos por parte do IPHAE e IPHAN por insuficiência de quadros técnicos. Uma Secretaria de Obras Públicas do Estado - SOP sem a estrutura necessária para o atendimento das crescentes demandas das secretarias e demais órgãos, no tempo requerido pelos convênios e financiamentos (execução e/ou contratação de projetos e obras). Conflitos gerados entre os órgãos por sombreamento de atribuições ou falta de diretrizes e alinhamento de estratégias, especialmente nos programas e projetos de irrigação, gestão e uso de recursos hídricos e gestão de resíduos sólidos. Desequilíbrio entre as estruturas de controle externo e de fiscalização em relação às estruturas do Executivo Estadual. Grande volume de processos na Central de Licitações - CELIC, associado a um não alinhamento, morosidade e falta de padronização de procedimentos de controle interno. Baixa capacidade técnica para a elaboração de termos de referência para contratação de serviços e obras. Pouca experiência na elaboração de planos de trabalho e grande desconhecimento dos procedimentos para acessar as ferramentas para pleitos de convênios com a União. Baixa capacidade e cultura de planejamento de programas e projetos, bem como de gestão por resultados. Falta de infraestrutura elétrica, lógica, hardware e conectividade para implantação de sistemas de gerenciamento, fiscalização e monitoramento. Insuficientes fluxos e instrumentos de comunicação interna com os gestores e comunicação externa com a cidadania. 8 Buscando enfrentar estes inúmeros entraves da máquina pública, a Sistemática de Monitoramento Estratégico foi aperfeiçoada com a implantação de instrumentos e estruturas de apoio para a qualificação da coleta e centralização de informações, para a capacitação de servidores especialmente na captação e gestão de recursos de convênios com a União e para alinhar e integrar órgãos-meio na dinâmica da gestão estratégica de resultados, buscando com essas medidas dar celeridade à execução dos projetos. Assim foi criado o Comitê de Acompanhamento de Recursos Federais CARFE, estrutura formada por várias secretarias, que capacitou gestores para acessar convênios com o Governo Federal, fomentou a captação de recursos em 640% em relação ao governo anterior e desenvolveu para tal uma ferramenta, o Sistema de Monitoramento de Convênios - COM. Esta experiência será apresentada no painel 18, trabalho 52, deste VII CONSAD. Importante destacar que parte da equipe do CARFE integra a Sistemática de Monitoramento, sendo responsável pela gestão dos convênios que aportam recursos para os projetos estratégicos. No ano de 2012, funcionou uma Força Tarefa para Gestão de Gargalos Sistêmicos, coordenada diretamente pela Assessoria Superior do Gabinete do Governador, que encaminhou medidas normativas e legislativas para aportar recursos humanos para vários órgãos deficitários de cargos técnicos. Concluído o trabalho inicial, que tratou de problemas estruturais, a gestão de gargalos operacionais seguiu através do Comitê de Gestão de Entraves, para o qual eram encaminhados temas cuja solução necessitava de abordagem e tratamento integrados, especialmente entre Procuradoria Geral do Estado, Contadoria e Auditoria Geral do Estado, Central de Licitações, Secretaria de Obras Públicas, Fundação Estadual de Proteção ao Meio Ambiente e PROCERGS. Também em 2012, a implantação de selo físico e eletrônico para tramitação prioritária dos expedientes administrativos associados aos projetos estratégicos foi outra medida importante, para que o conjunto do Governo, especialmente os órgãos-meio, pudessem organizar suas atividades na estratégia governamental das ações prioritárias. 9 A integração da ferramenta de apoio ao monitoramento (SME) com o sistema de controle financeiro e orçamentário do Estado (FPE), finalizada em 2012, foi outro complemento essencial ao modelo. Fornecendo dados da execução orçamentário-financeira em tempo real, permite acompanhar a evolução do gasto/investimento público associado aos produtos finalísticos a serem entregues à sociedade. O acompanhamento sistemático do orçamento tem sido elemento essencial para a análise da execução dos projetos, qualificando a atuação dos gestores “de ponta” ao disponibilizar uma informação que, de outro modo, ficaria restrita aos setores da administração financeira dos órgãos. O ferramental técnico e a metodologia utilizada no desenvolvimento, bem como a dinâmica de uso deste recurso tecnológico, estão descritos no trabalho 44 deste painel (15). Da mesma forma, implantado em 2013, o Escritório de Gerenciamento Intensivo-EGI, agregou à Sistemática de Monitoramento um braço de apoio direto à gestão daqueles projetos estratégicos com maior grau de complexidade na execução e maior volume de recursos financeiros envolvidos. A experiência, que tem permitido imergir profundamente nos processos de trabalho de algumas áreas da Administração Estadual, revela mais e maiores desafios para dotar o Estado de uma gestão eficaz, também será relatada no painel (15) através do trabalho 45. Para além das suas funções operacionais, essas estruturas de apoio e integração dos órgãos no gerenciamento de processos e essas ferramentas desenvolvidas, possibilitam a disseminação de uma cultura de gestão transversal e cooperativa. Tais medidas também concretizaram a mudança de foco da sistemática de monitoramento, que no período inicial de governo estava mais direcionada ao planejamento dos projetos, a levantar dados, analisar viabilidades e apontar entraves. Já a partir de 2012, mas em especial em 2013, quando ingressaram os recursos financeiros provenientes dos novos financiamentos contraídos com BNDES e BIRD, o foco precisava ser a execução físico-orçamentária para realizar as entregas compromissadas com a população. 10 Já os esforços empreendidos pelo Governo do Estado do Rio Grande do Sul para dar transparência à gestão pública e estabelecer canais de diálogo com a cidadania, são exemplificados no trabalho 32 (A Central do Cidadão: transparência como fomento ao controle social) e no trabalho 27 (De Olho nas Obras: monitoramento colaborativo de obras públicas), ambos apresentados neste VII CONSAD. Apresentado o ambiente no qual a sistemática de monitoramento estratégico se desenvolve em nosso Estado, a seguir descrevemos dois outros instrumentos implementados para melhor organizar o relacionamento de tarefas e a tramitação de expedientes administrativos, com as pessoas e os órgãos envolvidos nos processos de trabalho decorrentes da execução dos projetos. O primeiro instrumento foi desenvolvido para acompanhar o cumprimento das decisões oriundas das reuniões com o Governador na Sala de Gestão, onde são registrados todos os encaminhamentos e deliberações, com prazo e responsável pela sua implementação. Estes registros são realizados em sistema informatizado, com acesso web, podendo ser atualizados a qualquer momento pelos responsáveis. O sistema emite alertas por e-mail aos responsáveis pelos encaminhamentos quando os mesmos estiverem atrasados. O segundo instrumento trata da gestão dos expedientes administrativos associados aos projetos estratégicos, com a implantação de uma rede de responsáveis e de um sistema informatizado que permite o acompanhamento dos expedientes nas suas diversas fases e órgãos da Administração Estadual, aproximando e alinhando processos de gestão com as prioridades da execução dos projetos. 11 3 METODOLOGIA Ciclo de Monitoramento: fluxo principal da sistemática de monitoramento estratégico Conforme citado anteriormente, a carteira de projetos estratégicos está distribuída e alinhada a seis (6) objetivos do Mapa Estratégico do Governo do Estado, sendo um (1) referente à perspectiva “gestão pública” e cinco (5) a “focos de atuação”, como segue: MAPA ESTRATÉGICO: Governo do Estado do Rio Grande do Sul Visão: RETOMAR O DESENVOLVIMENTO SUSTENTÁVEL COM EQUIDADE E PARTICIPAÇÃO Econômico Regional 1.1 Alcançar o crescimento do investimento, do emprego e da renda Fomentar a cooperação e integração federativa e a cooperação internacional, em especial com o Mercosul Promover o desenvolvimento regional Aprimorar a cidadania, promover a paz e os valores republicanos 2.6 Fortalecer a infraestrutura econômica, energética e logística com sustentabilidade ambiental 3.1 Melhorar a capacidade de Investimento do Estado Democrático 1.4 Elevar a qualidade de vida e erradicar a pobreza extrema 2.3 2.2 2.1 Aumentar o investimento produtivo e tecnológico e fortalecer as cadeias produtivas e os APLs Social 1.3 1.2 2.4 Expandir a infraestrutura social 3.2 Recuperar as instituições públicas, aprimorando os serviços e estabelecendo uma nova relação com os servidores públicos 2.5 Promover políticas públicas de proteção, inclusão social e combate à miséria Desenvolver políticas públicas de promoção dos direitos humanos com equidade de gênero e da diversidade cultural 3.3 Qualificar a gestão e o controle público do Estado, atuando de maneira inovadora, participativa e transversal Proposta v4 PARTICIPAÇÃO DA SOCIEDADE Objetivo 2.1 - Aumentar o investimento produtivo e tecnológico e fortalecer as cadeias produtivas e os APLs Micro-carteira de 11 projetos: 15.01 - Sistema Unificado de Atenção à Sanidade Agropecuária – SUASA 15.05 - Expansão da Agropecuária Irrigada - Mais Água, Mais Renda 23.02 - Plano Diretor do Turismo para o Estado do Rio Grande do Sul 25.03 - RS Tecnópole - Apoio a Parques, Polos e Incubadoras Tecnológicas 12 25.05 - Prouni RS - Programa Universidade para Todos no Rio Grande do Sul 26.01 - RS - Indústria Oceânica 26.03 - Fortalecimento das Cadeias e Arranjos Produtivos Locais – APLs 26.05 - Implantação de Novos Espaços Físicos Industriais e Melhorias dos Existentes 26.06 - Política Industrial do RS 31.02 - Irrigando a Agricultura Familiar 31.09 - Fortalecimento dos Sistemas Produtivos da Agricultura Objetivo 2.3 - Fortalecer a infraestrutura econômica, energética e logística com sustentabilidade ambiental Micro-carteira de 9 projetos: 04.03 - RS Mais Energia 04.06 - Restauração e Ampliação da ERS-118 04.10 - Manutenção e Melhoramento de Rodovias Pavimentadas 04.13 - Pavimentação de Acessos Municipais 04.14 - Adequação de Aeroportos 04.17 - Duplicação de Rodovias 04.19 - Ligações Regionais 05.03 - RS Biodiversidade Gaúcha 05.08 - RS Gestão Ambiental - ZEE/SIRAM Objetivo 2.4 – Expandir a infraestrutura social Micro-carteira de 14 projetos: 20.01 - Aqui tem Saúde: Ampliação e Qualificação da Estratégia de Saúde da Família - Atenção Básica 20.02 - Ampliação e Qualificação da Rede de Urgência e Emergência 20.03 - RS Mais Saúde com Mais Leitos 20.05 - Linha de Cuidado a Usuários de Álcool, Crack e Outras Drogas O Cuidado que eu Preciso 20.06 - Rede SUS RS: Programa Tecnologia da Informação no SUS 20.07 - Rede Cegonha e Primeira Infância Melhor – PIM 13 22.01 - Barragem Taquarembó e Sistemas Associados 22.02 - Barragem Jaguari e Sistemas Associados 22.03 - Novas Barragens e Sistemas Associados 32.01 - Produção de ações habitacionais 32.02 - Regularização Fundiária 32.04 - Implantação e Ampliação de Sistemas de Esgotamento Sanitário 32.05 - Ampliação e Manutenção de Sistemas de Abastecimento de Água 32.06 - Saneamento para Pequenas Comunidades Objetivo 2.5 - Promover políticas públicas de proteção, inclusão social e combate à miséria Micro-carteira de 8 projetos: 16.01 - Apoio e Desenvolvimento de Empreendimentos da Economia Solidária 16.03 - Programa Gaúcho de Microcrédito 21.07 – PRONATEC 29.01 - Desenvolvimento do Esporte: Formação e Alto Rendimento 31.03 - Qualificação da Infraestrutura Básica e Produtiva dos Assentamentos 31.05 - Erradicação da Pobreza no Meio Rural do RS 80.04 - RS Mais Renda 86.01 - Plano Gaúcho de Inclusão Digital - PGID Objetivo 2.6 - Desenvolver políticas públicas de promoção dos direitos humanos com equidade de gênero e da diversidade cultural Micro-carteira de 8 projetos: 06.01 - RS Lilás: autonomia para as mulheres gaúchas 11.02 - Implantação de Pontos de Cultura 11.04 - Sala Sinfônica OSPA 12.05 - Ampliação das Vagas Prisionais 12.06 - Qualificação da Segurança Pública 12.07 - RS na PAZ 28.03 - Nova FASE 90.03 - Plano Estadual de Segurança no Trânsito 14 Objetivo 3.2 - Recuperar as instituições públicas, aprimorando os serviços e estabelecendo uma nova relação com os servidores públicos Micro-carteira de 12 projetos: 13.10 - PPC - Participação Popular e Cidadã 15.02 - Reestruturação do Parque de Exposições Assis Brasil 15.03 - Melhoria da Infraestrutura em Centros de Pesquisa da Fepagro 19.02 - Reforma, Ampliação e Construção de Escolas de Educação Profissional 19.03 - Ampliação e Qualificação do Espaço Físico e Modernização Tecnológica das Escolas de Educação Básica 19.04 - Valorização dos Trabalhadores em Educação: Formação Inicial e Continuada e Realização de Concurso Público 19.05 - Reestruturação Curricular das Escolas de Ensino Médio 24.02 - Rede Escola de Governo: Formação Continuada para Servidores e Agentes Sociais 24.03 - Gestão de Ativos do Estado 25.01 - Revitalização da UERGS 84.01 - Programa de Combate às Desigualdades Regionais 86.03 - Reestruturação da Fundação Cultural Piratini - TVE e Rádio FM Cultura Equipe de monitoramento Cada conjunto de projetos associado a um objetivo estratégico tem uma equipe específica para seu acompanhamento e monitoramento. A equipe é formada por servidores da Secretaria do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã e da Secretaria-Geral de Governo, e possui a seguinte composição: Coordenador(a) de Objetivo Estratégico: assessor técnico vinculado ao Departamento de Monitoramento Estratégico da Secretaria-Geral de Governo, sendo responsável pela análise técnica e política dos projetos. 15 Assessor Técnico CEPROFE/SGG: responsável pelo acompanhamento dos convênios e contratos de repasses associados aos projetos estratégicos. Assessor Técnico EGI/SGG: responsável pela elaboração e acompanhamento dos planos de ações integradas, referentes aos projetos selecionados para uma gestão intensiva. Analista do DEPROJE/SEPLAG: especialista em planejamento e gestão que consolida informações e realiza o diagnóstico técnico do andamento dos projetos. O ciclo de monitoramento do conjunto de projetos associados a cada objetivo estratégico é constituído por uma sequência de seis (6) de reuniões estruturadas e presenciais, com funções e finalidades específicas, como segue: R0: AVALIAÇÃO E DIRETRIZES Reunião inicial de cada ciclo de monitoramento, coordenada pela Diretora do Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG, com a participação de todas as equipes de monitoramento da carteira de projetos e dos demais diretores(as) dos departamentos envolvidos no processo: CEPROFE/SGG, Escritório de Gestão Intensiva/SGG e Departamento de Projetos/SEPLAG. Objetivos da reunião: avaliar dificuldades encontradas no ciclo encerrado e ações corretivas para o ciclo que se inicia; identificar temáticas que devem ser consideradas na avaliação dos projetos estratégicos no ciclo que se inicia; avaliar a execução global da carteira de projetos estratégicos e alinhar as perspectivas e expectativas de execução para o período; dirimir diferenças técnicas e de análise entre os participantes da equipe, buscando uma maior padronização nos procedimentos e análises desenvolvidas. 16 R1 – PLANEJAMENTO DO MONITORAMENTO Reunião preparatória específica para cada conjunto de projetos associados a um objetivo estratégico, sendo realizada pela equipe que acompanha o objetivo em pauta. É conduzida pelo coordenador(a) do objetivo ao qual ao qual o conjunto de projetos está associado, e tem as seguintes finalidades: desdobrar as orientações da R0 e revisar procedimentos quando necessário; revisar as deliberações da Sala de Gestão e impactos na gestão de cada projeto; verificar pendências nas informações do último ciclo e traçar plano de ação para qualificar as referidas informações; definir os principais pontos de atenção e caminho crítico que deverão ser analisados em cada projeto no ciclo que se inicia. R2 – DIAGNÓSTICO Reunião realizada pela equipe de monitoramento para cada um dos projetos estratégicos, com a participação do gerente do projeto e sua equipe. Nessa reunião são avaliados os indicadores de execução física, o cronograma físico e orçamentário, os pontos de atenção e respectivas ações corretivas, os riscos e planos de contingência. Também são identificadas as agendas positivas e negativas, anexados documentos e evidências de execução e percepção social. Para que a R2 seja produtiva, é necessário que o gerente do projeto e sua equipe atualizem previamente as informações no Sistema de Apoio ao Ciclo de Monitoramento. A reunião é organizada e coordenada pelo(a) Analista do DEPROJE/SEPLAG, sendo gerado ao final da reunião um parecer técnico sobre a situação e andamento do projeto. Este parecer é de responsabilidade do Analista do DEPROJE/SEPLAG. Entre as R2 e R3, cabe ao coordenador(a) do objetivo elaborar uma síntese da situação do projeto, a partir do parecer técnico produzido na R2. Esta síntese será, em conjunto com os pontos de atenção, o principal elemento de análise nas reuniões R3, R4 e R5. 17 R3 – SALA DE SITUAÇÃO Após serem concluídas as reuniões R2 de todos os projetos associados a um determinado objetivo estratégico, é realizada a reunião R3, que sob a coordenação da Diretora do Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG, com a participação da equipe de monitoramento do respectivo objetivo Projeto/SEPLAG, do e dos(as) diretores(as) do Escritório de Gestão Departamento Intensiva/SGG e de do CEPROFE/SGG, tem as seguintes finalidades: avaliar o desempenho global do conjunto de projetos do objetivo em pauta, identificando os pontos de atenção e/ou evolução frente ao último ciclo de monitoramento; avaliar a implantação e a efetividade das deliberações da Sala de Gestão do último ciclo de monitoramento e dos ciclos anteriores ainda pendentes; avaliar e ajustar as análises e o status dos projetos que serão apresentados na reunião R4 para validação dos Secretários de Estado; definir os pontos de atenção que deverão ser apreciados na reunião R4 pelos Secretários de Estado; definir as agendas positivas e negativas que serão apresentadas na R4. Caso seja necessário, a partir de avaliação prévia do(a) coordenador(a) do objetivo, podem ser convidados a participar da reunião R3 outros gestores que possam contribuir para o melhor entendimento e encaminhamento de soluções e/ou esclarecimento de entraves e pontos de atenção identificados no ciclo de monitoramento. R4 – PRÉ-SALA DE GESTÃO Coordenada pelo titular da Secretaria-Geral de Governo, essa reunião é composta por: titulares de secretarias e órgãos vinculados que tem responsabilidade direta sobre a execução dos projetos associados ao objetivo estratégico em análise; 18 titulares de órgãos-meio que tem interface com a execução dos projetos estratégicos: Secretaria do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã, Secretaria da Fazenda, Secretaria de Obras, Casa Civil, Procuradoria Geral do Estado, Contadoria e Auditoria Geral do Estado, Subsecretaria de Licitações, Secretaria de Comunicação Social e Assessoria Superior do Gabinete do Governador; Diretora do Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG; Coordenador(a) do objetivo/SGG. Nessa reunião, a Secretaria-Geral de Governo apresenta a situação geral do conjunto de projetos associados ao objetivo em análise, a situação das deliberações da última Reunião R5, o status de cada um dos projetos, os principais entraves que necessitam de solução e/ou avaliação de Governo, as agendas positivas e negativas identificadas no ciclo de monitoramento e as evidências selecionadas para cada projeto. A partir da apresentação da Secretaria-Geral de Governo, busca-se na reunião: a validação do status do projeto em conjunto com o Secretário de Estado responsável, bem como das evidências e agendas que serão apresentadas ao Governador na reunião R5; a identificação de soluções, a partir de análise conjunta de determinado entrave apresentado; a agilização na implantação de deliberações ainda pendentes de reuniões R5 de ciclos anteriores. R5 – SALA DE GESTÃO Esta reunião é a última etapa do ciclo de monitoramento, sendo coordenada pelo Governador, com os seguintes componentes: Governador; Vice-Governador; Secretário-Geral de Governo; Diretora do Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG; 19 titulares de secretarias e órgãos vinculados que tem responsabilidade direta sobre a execução dos projetos associados ao objetivo estratégico em análise; titulares de órgãos-meio que tem interface com a execução dos projetos estratégicos: Secretaria do Planejamento, Gestão e Participação Cidadã, Secretaria da Fazenda, Secretaria de Obras, Casa Civil, Procuradoria Geral do Estado, Contadoria e Auditoria Geral do Estado, Subsecretaria de Licitações, Secretaria de Comunicação Social e Assessoria Superior do Gabinete do Governador. Dinâmica da reunião R5: a Secretaria-Geral de Governo apresenta a situação geral do conjunto de projetos do objetivo estratégico em pauta, os principais avanços e entraves identificados no ciclo de monitoramento; a Secretaria-Geral de Governo apresenta a situação da implantação das deliberações das reuniões R5 anteriores, cabendo aos Secretários justificar possíveis atrasos e/ou não consecução das deliberações de reuniões anteriores; os(as) Secretários(as) de Estado apresentam a situação dos projetos sob sua responsabilidade, destacando os pontos que precisam de análise do Governador e conseqüente tomada de decisão; a Secretaria-Geral de Governo apresenta, para validação, a consolidação das agendas positivas e negativas associadas à microcarteira de projetos estratégicos; a Secretaria-Geral de Governo valida com o Governador e demais participantes as deliberações oriundas das reunião, para registro e acompanhamento do seu cumprimento. 20 3.1 Instrumento de acompanhamento das deliberações oriundas das reuniões R5 (Sala de Gestão) Nas reuniões R5 (Sala de Gestão), as deliberações e tomadas de decisão são validadas e registradas em ata, sendo que os encaminhamentos necessários para sua efetivação são registrados e acompanhados pela equipe do Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG. Pela importância e nível estratégico de tais deliberações, mostrou-se necessário desenhar um fluxo complementar ao ciclo de monitoramento, para acompanhar especificamente a implementação das deliberações da Sala de Gestão (R5). O desenho da solução partiu de três definições básicas: as deliberações deveriam ter prazo para implementação, o responsável pela implementação deveria ser obrigatoriamente um(a) Secretário(a) de Estado e a avaliação da implementação das deliberações deveriam fazer parte da dinâmica da reunião R5. Fluxo A partir das definições acima, foi desenhado um fluxo de acompanhamento das deliberações, como segue: 1. Após cada reunião R5, o coordenador do objetivo deve registrar as deliberações em sistema informatizado, identificando o prazo e o Secretário de Estado responsável pela implementação. 2. O Secretário de Estado é informado, via sistema informatizado, que foi cadastrada uma tarefa vinculada à Sala de Gestão que está sob sua responsabilidade. 3. O Secretário de Estado, diretamente ou através de sua assessoria, deve manter o sistema atualizado, de forma a permitir a qualquer momento o entendimento da situação da tarefa cadastrada. 4. O coordenador do objetivo tem a responsabilidade de acompanhar, via sistema informatizado, se as tarefas estão tendo seguimento, e quando identificar possíveis atrasos e/ou falta de informações suficientes quanto à execução da tarefa, deverá acionar a assessoria do(a) Secretário(a) de Estado, encaminhamentos necessários. de forma a agilizar os 21 5. Nas reuniões R2, o(a) Coordenador(a) do Objetivo, deverá questionar junto ao gerente e equipe do projeto, se as deliberações estão tendo impacto no desempenho do seu projeto, buscando complementar informações sobre a efetividades das deliberações. 6. Nas reuniões R3, o(a) Coordenador(a) do Objetivo, deverá prestar esclarecimentos sobre o andamento das deliberações, identificando as situações de atraso e/ou não execução que deverão ser analisadas nas reuniões R4 e R5. 7. Nas reuniões R4 e R5 os(as) Secretários(as) de Estado deverão prestar contas quanto às deliberações em atraso e/ou não implementadas. Caberá ainda avaliar se as mesmas ainda são válidas ou se já não surtem mais efeito, estando superadas. Sistema de Apoio Para o acompanhamento das deliberações, foi customizado um sistema informatizado já existente, reduzindo assim a necessidade de investimento em software para essa finalidade. Com uma boa aderência ao processo desenhado, o sistema conta com as seguintes características e funcionalidades: 1. Pode ser acessado na web: com login e senha de acesso (fig.1) 2. Interface simples e gerencial, com status gráfico para rápida visualização da situação da tarefa (fig. 2) 3. Tem três ambientes para visualização das informações (fig.3): Minhas Responsabilidades – é o ambiente onde o Secretário de Estado visualiza e atualizada as tarefas que estão sob sua responsabilidade. Minha Secretaria – é um ambiente criado para que os Assessores dos Secretários de Estado também possam visualizar as tarefas que estão sob a responsabilidade do titular da sua pasta, podendo ainda, caso o Secretário assim solicite, ter permissão para atualização das informações em nome do respectivo Secretário. Encaminhamentos da Sala de Gestão: é o ambiente de administração da equipe do Departamento de Monitoramento 22 Estratégico, onde é feita a gestão de todas as deliberações oriundas da Sala de Gestão (Reunião R5). 4. Emite e-mails de alerta para o responsável pela tarefa e para a equipe de monitoramento, quando: É criada uma nova tarefa Quando está próximo o vencimento do prazo da tarefa Após vencido o prazo da tarefa Quando concluída uma tarefa 5. Os e-mails de alerta são configuráveis, permitindo, por exemplo, à equipe de monitoramento definir a periodicidade de e-mails de alerta após uma tarefa estar com prazo vencido e não concluída (fig. 4). 6. Tem uma espécie de workflow embutido, com o seguinte fluxo: Coordenador(a) de objetivo cadastra a tarefa Sistema envia tarefa para o Secretário de Estado Secretário de Estado tem duas opções: aceita tarefa, ou rejeita. Caso o Secretário rejeite a tarefa, o sistema solicita justificativa. Se rejeitada a tarefa retorna para Coordenador(a) do Objetivo Coordenador(a) do objetivo pode definitivamente cancelar a tarefa rejeitada pelo Secretário de Estado, encaminhar para outro Secretário de Estado ou reencaminhar para o mesmo Secretário de Estado Caso o Secretário de Estado aceite a tarefa, deverá periodicamente manter atualizada a situação da tarefa, até concluir a mesma. Quando o Secretário de Estado concluir a tarefa, a mesma será enviada para o(a) Coordenador(a) do Objetivo, que terá duas alternativas: homologar a conclusão da tarefa ou solicitar mais informações, por entender que não há informações suficientes para a conclusão da mesma. Na segunda opção, a tarefa é devolvida para o Secretário de Estado, com o status “em andamento”. A tarefa só estará definitivamente concluída no sistema, após a homologação do Coordenador do Objetivo. 23 7. Os status das tarefas são gerados automaticamente pelo sistema, tendo as seguintes possibilidades: Farol azul – tarefa concluída Farol verde – tarefa em andamento, dentro do prazo Farol amarelo – tarefa em andamento, com atraso de até 5 dias Farol vermelho – tarefa em andamento, com atraso superior a 5 dias Farol cinza – tarefa cancelada 8. O sistema mostra, além de consultas gerais, as tarefas de forma consolidada: Pela data das reuniões (fig. 5) Por objetivo estratégico (fig. 6) Figura 1 – Acesso Web ao sistema de acompanhamento das deliberações da Sala de Gestão (reunião R5) 24 Figura 2 – Interface gerencial: sistema de acompanhamento das deliberações da Sala de Gestão (reunião R5) Figura 3 – Acessos diferenciados para cada tipo de usuário do sistema de acompanhamento das deliberações da Sala de Gestão (reunião R5) 25 Figura 4 – Visualização consolidada das tarefas pelas datas das reuniões R5 realizadas Figura 5 – Visualização consolidada das tarefas pelos objetivos estratégicos 26 3.2 Gestão dos estratégicos expedientes administrativos associados aos projetos Para dar maior conhecimento interno aos projetos estratégicos e para aproximar a gestão estratégica da gestão operacional, foi criado o selo verde, selo este que identifica os expedientes administrativos que tem relação direta com a execução de ações associadas aos projetos estratégicos. Os expedientes administrativos identificados com o selo verde, conforme normatização contida no Decreto nº 49.249/2012, tem tramitação prioritária sobre os demais expedientes, sem prejuízo dos demais casos previstos em Lei. A tramitação prioritária dos expedientes administrativos deve ser considerada para as etapas que antecedem a execução da despesa pública e/ou interfiram na execução das próximas etapas do projeto estratégico. Selo de tramitação prioritária: regras e uso O selo verde consiste em etiqueta auto-adesiva numerada, cujo controle e distribuição cabem à Secretaria-Geral de Governo, e deve ser aplicado na capa e na lombada dos expedientes administrativos, contendo dados que identificam o projeto estratégico ao qual se relaciona, bem como os dados do Gerente de Projeto Estratégico, de forma que facilite a tramitação prioritária e permita uma rápida identificação do responsável em caso de necessidade de complemento de informações ou esclarecimentos. Para cada selo físico corresponde um selo eletrônico, que consiste em marcação do expediente administrativo no Sistema de Protocolo Integrado – SPI, da Administração Pública Estadual, por meio do preenchimento de campos específicos do cadastro do expediente, de forma que permita a localização dos autos no referido sistema. Aos gerentes dos projetos cabe a definição dos expedientes que devem ser identificados com o selo verde, dando prioridade na tramitação dos mesmos. A partir da publicação do decreto, foram realizadas as seguintes ações de capacitação e divulgação: capacitação dos gerentes quanto ao uso do selo verde; capacitação das equipes dos protocolos dos diversos órgãos da administração estadual no registro dos expedientes administrativos com selo verde; 27 orientação aos órgãos-meio, através de ofício e reuniões, sobre o uso do selo verde, suas regras e funcionamento. Figura – selo de tramitação prioritária Sistema de apoio e rede acompanhamento dos expedientes com tramitação prioritária A partir da implantação do selo verde, vislumbrou-se a possibilidade de acompanhar o andamento dos expedientes com tramitação prioritária, e montar uma rede de facilitadores para esse acompanhamento. O primeiro passo foi desenvolver no sistema informatizado de monitoramento dos projetos estratégicos uma nova funcionalidade, que, a partir das informações registradas no sistema de protocolo integrado do Estado, gera relatórios sobre o andamento dos expedientes administrativos associados aos projetos estratégicos, identificando os seus diversos andamentos e o estágio atual. O sistema permite: consultar os expedientes administrativos por Secretaria de Estado, por projeto estratégico e por objetivo estratégico; identificar o tempo que o expediente administrativo ficou em cada órgão e seus setores; identificar os expedientes administrativos que estão parados há mais de 30 dias ou qualquer outro tempo a definir; visualizar o nome, telefone e e-mail do gerente do projeto associado ao expediente administrativo. 28 Figura – tela de acompanhamento dos expedientes administrativos O segundo passo foi orientar e instrumentalizar os técnicos dos órgãos que tem maior interface com os expedientes administrativos, como a Subsecretaria de Licitações, a Secretaria de Obras Públicas e a Contadoria e Auditoria Geral do Estado, no sentido de: acompanhar e dar celeridade nos expedientes administrativos com tramitação prioritária e que estão no seu órgão; fiscalizar se o selo verde está sendo utilizado de forma adequada; reduzir o número de andamentos desnecessários dos expedientes administrativos, através de contatos telefônicos ou de correspondência eletrônica com o gerente do projeto, para esclarecimento de dúvidas ou complementação de informações. Como esses órgãos têm assento nas reuniões R4 e R5, os seus gestores também foram orientados a acompanhar o andamento dos expedientes dentro dos seus órgãos, pois podem ser matéria de análise nas referidas reuniões. 29 4 CONCLUSÕES No que se refere à Sistemática de Monitoramento Estratégico, implantada pelo Governo do Estado do Rio Grande do Sul na atual gestão, temos convicção que o ciclo de monitoramento dos projetos é a espinha dorsal de toda a sistemática, mas que, para fins de gestão não é suficiente, sendo necessário agregar outras ferramentas complementares. Neste trabalho destacamos duas ferramentas complementares, uma que acompanha e busca a operacionalização de decisões tomadas em nível estratégico e outra que busca aproximar as prioridades estratégicas das prioridades operacionais. Em ambos os casos, a ideia principal é garantir que as decisões tomadas em nível estratégico de Governo, tenham seguimento e sejam operacionalizadas nos níveis gerenciais e operacionais, alinhando as prioridades de Governo em todos os níveis organizacionais. No caso do acompanhamento das deliberações das reuniões R5 (Sala de Gestão), a partir da implantação do fluxo e do sistema, verificamos de imediato um maior envolvimento das equipes gerenciais dos órgãos na operacionalização das decisões tomadas nas reuniões R5, uma vez que passaram a ter acesso às deliberações logo após cada reunião R5. Temos hoje no sistema 256 deliberações registradas, com a seguinte distribuição: Objetivo 2.1 – 60 deliberações Objetivo 2.3 – 50 deliberações Objetivo 2.4 – 53 deliberações Objetivo 2.5 – 17 deliberações Objetivo 2.6 – 27 deliberações Objetivo 3.2 – 49 deliberações Do total de deliberações registradas e acompanhadas: 176 foram concluídas (69%) 31 foram canceladas (12%) 7 estão em andamento dentro do prazo (3%) 42 estão em andamento, mas com atraso (16%) 30 Quanto ao acompanhamento dos expedientes administrativos associados aos projetos estratégicos, já pudemos evidenciar um maior engajamento de setores nevrálgicos, como a Contadoria e Auditoria Geral do Estado, Departamento de Obras da Secretaria de Obras, Subsecretaria de Licitações e Secretaria do Meio Ambiente, todos com grande volume de intervenções administrativas na execução dos projetos estratégicos. A organização e a disponibilização das informações referentes aos expedientes com selo de tramitação prioritária, está possibilitando aos gestores da Central de Licitações e do Departamento de Obras/SOP, a priorização dos procedimentos licitatórios junto às suas equipes técnicas, garantindo o mesmo nível de prioridade em todo o processo. Atualmente existem 1.993 expedientes administrativos sendo acompanhados no sistema, estando distribuídos em 39 órgãos diferentes. Como contextualizamos na introdução deste trabalho, o processo periódico de coleta de dados e produção de análises sobre o andamento da execução dos projetos revelou o emaranhado de procedimentos administrativos a serem organizados, para um gerenciamento eficaz dos processos necessários à execução das ações finalísticas. Avaliamos que o aumento dos controles processuais, a ação transversal e cooperativa, principalmente entre os dirigentes superiores, a participação direta do Governador na tomada de decisões da Sala de Gestão, a melhoria na comunicação entre os gestores, órgãos-meio e órgãos-executores, a elevação da qualificação técnica dos servidores, especialmente na gestão de riscos e entraves, mostraram-se imprescindíveis para a aceleração da execução dos projetos eleitos como estratégicos pelo Governo do Estado do Rio Grande do Sul. 31 5 PARTICIPANTES DA EQUIPE DE MONITORAMENTO ESTRATÉGICO 2013 Secretaria-Geral de Governo: Secretário de Estado Vinícius Wu, Angela Andrea Schaurich dos Santos, Beatriz Carlesso, Christine Bauce Santana, Daledier Jorge, Federico Fornazieri, Fernanda Costa Corezola, Fernando Ritzel Franco, Francisco Jorge Vicente, Gleicimara da Silva do Amaral Caldasso, Iti Guimarães (Leonilse Fracasso Guimarães), Jorge Luis Caputo Maciel, José Thadeu Rodrigues de Almeida, Juliana Souza Lemons, Julio Cesar de Oliveira Sá, Lucimar Menezes da Silva, Marcelo Quadro Medeiros de Albuquerque, Marcelo Souza dos Santos, Marli Guimarães, Pâmela Amaro Seyffert, Paulo Ricardo Aquino de Campos Velho, Sandra Maria Fenner, Sandro Severo, Sandro Wagner Vaz dos Santos, Tânia Regina Maciel Antunes, Tatiana Saldanha, Thirzá Centeno Pereira Zanetti, Valmor Braga Simonetti e Vilmar Rama. Secretaria de Planejamento, Gestão e Participação Cidadã: Secretário de Estado João Motta, Adroal Silveira Bom, André Benetti, Aruaque de Mello Terroso, Christiano Moritz da Silva, Clayton Brito Borges, Daniela Canepa, Everton Luiz Pohlmann, Fernando Boklis, Ricardo Anele, Rosa Maria Vasconcellos Schlichting, Thiago Dapper Gomes e Vanderlea Rabelo Kich. Coordenação: Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG – Sala de Gestão saladegestã[email protected] 32 6 REFERÊNCIAS BRASIL, MPOG. Manual Técnico do Orçamento. Brasilia, 2011. CLELAND, D.I. e IRELAND, L.R. Gerência de Projetos. Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2002. FERLIE, E. Quase Strategy: Strategic Management in the Contemporary Public Sector. In: Pettigrew, A; Thomas, H. e Whittington, R. (eds). Handbook of Strategy and Management. London: Sage, 2002. GOVERNO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL: http://www.estado.rs.gov.br GUIMARÃES, L.F.; CARLESSO, B.; FRANCO, F. e RAMA, V.: O modelo de monitoramento de projetos estratégicos no Governo do Estado do Rio Grande do Sul: implantação e desafios. VI CONGRESSO CONSAD, trabalho 205, anais. Brasília, abril de 2013. JANNUZZI, PAULO DE MARTINO. Indicadores Sociais no Brasil: Conceitos, fontes de dados e aplicações. Editora Alinea. 2001. KAPLAN, ROBERT; NORTON, DAVID. Estratégia em ação: balanced scorecard. Rio de Janeiro: Campus, KPMG, 1998. LUCK, H. Metodologia de projetos – uma ferramenta de planejamento e gestão. 12ª Edição, Rio de Janeiro: Vozes Editora, 2004. MOTTA, P. R. Gestão contemporânea: A Arte e Ciência de ser Dirigente. 14ª Edição. Rio de Janeiro: Record, 2003. ORTIZ. R. Mundialização e cultura. São Paulo: Brasiliense, 1994. PFEIFFER, P. Planejamento estratégico municipal no Brasil: uma nova abordagem. Brasília: ENAP, 2000. 33 ___________________________________________________________________ AUTORIA Iti Guimarães (Leonilse Fracasso Guimarães) – Secretária-Geral de Governo Adjunta. Diretora do Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG. Governo do Estado do Rio Grande do Sul. Endereço eletrônico: [email protected] Julio Cesar de Oliveira Sa – Assessor Técnico do Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG. Governo do Estado do Rio Grande do Sul. Endereço eletrônico: [email protected] Vilmar Rama – Assessor Técnico do Departamento de Monitoramento Estratégico/SGG. Governo do Estado do Rio Grande do Sul. Endereço eletrônico: [email protected]