Metodologia de diagnóstico do sistema de
controlo de gestão
1
DEFINIÇÃO DAS
NECESSIDADES
DA EMPRESA
Etapas de concepção do sistema de
controlo de gestão
DEFINIÇÃO DO
PLANO DE ACÇÃO,
IMPLEMENTAÇÃO E
ACOMPANHAMENTO
DIAGNÓSTICO
TÉCNICO
DIAGNÓSTICO DO SISTEMA
DE AVALIAÇÃO
ANÁLISE DO SECTOR E AMBIENTE
DIAGNÓSTICO ECONÓMICO DA EMPRESA
DIAGNÓSTICO DA ORGANIZAÇÃO E
ESTRUTURA DA EMPRESA
DIAGNÓSTICO DO PROCESSO DE
CONTROLO DE GESTÃO
DIAGNÓSTICO-TÉCNICO DO SISTEMA DE
CONTROLO DE GESTÃO
DEFINIÇÃO DO PLANO DE ACÇÃO DO
CONTROLO DE GESTÃO
IMPLEMENTAÇÃO
ANÁLISE DOS DESVIOS
IMPLEMENTAÇÃO DE ACÇÕES
CORRECTIVAS
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DIAGNÓSTICO DA POSIÇÃO
DO CONTROLO
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Análise do sector e ambiente
MERCADO
ESTRUTURA
ECONÓMICA DO
SECTOR
CONCORRÊNCIA
RECURSOS HUMANOS
TECNOLOGIA
FACTORES DE SUCESSO
ESTRATÉGIA DA EMPRESA
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Diagnóstico económico-financeiro (I)
PRODUTO
A
PRODUTO
B
PRODUTO
C
CONTOS
CONTOS
CONTOS
%
%
%
TOTAL
CONTOS %
VENDAS
CUSTOS VARIÁVEIS:
-Matérias Primas
Mão de Obra
- Gastos Gerais de Fabrico
Comissões
Descontos
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO
BRUTA
CUSTOS FIXOS DIRECTOS:
- Publicidade
- Pessoal de Marketing
- Amortizações
- Outros
MARGEM CONTRIBUIÇÃO
LÍQUIDA
CUSTOS INDIRECTOS
- Direcção Geral
- Informática
RESULTADO DE EXPLORAÇÃO
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Diganóstico económico-financeiro (II)
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PRODUTO A
PRODUTO B
PRODUTO C
+ Existências
X
X
X
COMUM
(INDIRECTO)
X
+ Clientes
X
X
X
X
X
- Fornecedores
Necessidades
em Fundo de
Maneio
Imobilizações
Específicas
Imobilizações
de Estrutura
Total das
Aplicações
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
TOTAL
X
X
X
X
X
X
5
Que instrumentos aplicar (I)
RISCO FINANCEIRO
BAIXO
Tipo III
Tipo I
Empresas em Declínio
Empresas em Maturidade
Divisões ou Subsidiárias de
Grandes Grupos
Empresas em Monopólio
Tecnológico ou Geográfico
RENDIBILIDADE
TIPO V
BAIXO
Empresas Médias
ELEVADA
TIPO II
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TIPO IV
Empresas com Forte Crescimento
Empresas em Dificuldade
PMEs Sub-capitalizadas
ELEVADA
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Que instrumentos aplicar face ao
diagnóstico económico-financeiro?
TIPO III
Rendibilidade dos Produtos
Redução de Custos
Análise de Desinvestimentos
Planos de acção e orçamentos
(BAIXA)
RISCO FINANCEIRO
(BAIXO)
TIPO I
Plano estratégico
Plano de Investimento
TIPO V
Todos os
instrumentos
clássicos
RENDIBILIDADE
(ELEVADA)
TIPO II
TIPO IV
Rendibilidade dos produtos
Ponto crítico
Tableaux de Bord Mínimo
Orçamento Tesouraria
Rendibilidade dos Produtos
Plano de financiamento
Orçamento de Tesouraria
(ELEVADA)
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Diagnóstico da estrutura organizacional
O QUE SE VÊ:
– Organogramas
– Manuais de Procedimentos
– Fontes de Informação
– Instâncias de decisão e datas
O QUE SE PERCEBE:
– História
– Objectivos dos dirigentes
– Estilo de gestão
– Difusão da estratégia e plano
– Delegação de autoridade
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Estilo de gestão e o controlo de gestão
QUEM TOMA
QUE DECISÃO
- CONTEÚDO DO ORÇAMENTO
- CONTEÚDO DO “REPORT”
DE QUE MODO
AUTORITÁRIO---------------------> “RADAR”
PARTICIPATIVO-------------------> “RADAR + COMUNICAÇÃO”
COLECTIVO-------------------------> INTEGRAÇÃO + PREVISÃO
COM QUE INFORMAÇÃO
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Qualidade de
produtos
especiais
Disponibilidade
do parque de
máquinas
X
X
X
X
X
Direcção Comercial
Direcção de Produção
X
Domínio/
controlo do
lançamento da
produção
Direcção Geral
Competência
técnica da
força de
vendas
Centro de
Responsabilidade
Prazos de
Entrega
Variáveis
Chave
Selecção de
investimentos
Análise das variáveis-chave na empresa
X
X
Direcção de Pessoal
Direcção Financeira e
Controlo de Gestão
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X
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Respeitar para
plano de
produção
Custo de
cada
lançamento
X
X
Chefe de Manutenção
Chefe do Planeamento da
Produção
Disponibilida
de do parque
de máquinas
Qualidade de
produtos
especiais
Chefe de Produção
Custo de
lançamento
da produção
Direcção de Produção
Prazos de
Entrega
Selecção de
investimentos
Análise das variáveis-chave na produção
X
Planeamento
do tempo de
produção
N.º de
lançamentos
Chefe de Aprovisionamento
Chefe de expedição e
entrepostos
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Prazo de
expedição
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Diagnóstico da função controlo de
gestão
POSIÇÃO:
– No organograma
– Na vida organizacional
– Na rede de controladores
PERFIL:
– Técnico
– Humano
– Experiência
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Papel do “controller”
ELEVADA
ÊNFASE NO
“REPORT” E
NO
CONTROLO
INTERNO
INDEPENDENTE
SEM IMPORTÂNCIA
CONTROLLER FORTE
SEPARAÇÃO DE FUNÇÕES
ENVOLVIDO
MÍNIMA
MÍNIMO
ELEVADO
ENVOLVIMENTO NA TOMADA DE
DECISÃO
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Papel do “controller”
ARQUITECTO
DIAGNÓSTICO
FAZER FUNCIONAR
OS INSTRUMENTOS
PLANOS E ORÇAMENTOS
CONCEPÇÃO E
REFORMULAÇÃO
ANIMAR
O PROCESSO
CONTABILIDADE. ANALÍTICA
FORNECER
INFORMAÇÃO
PERTINENTE
TABLEAUX DE BORD
AJUDAR, SUGERIR
CRITICAR
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Diagnóstico do sistema de avaliação
Formalização da avaliação
Critérios
Integração dos resultados curto/longo prazo
Grau de utilização de critérios financeiros
Factores concretos de julgamento e promoção
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Diagnóstico do processo de controlo
PLANEAMENTO
CENTROS DE
RESPONSABILIDADE
ORÇAMENTO
OK
C.A.
OK
Presidente
Dir. Geral
OK
Dir. Ger.
Adm,


Divisão
Comercial
Fábrica
J
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F
M
A
M
J
J
A
S
O
N
D
Tempo
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Plano a longo prazo
Qual o horizonte temporal? Porquê?
Como é elaborado? Por quem?
O que tem como “output”?
É difundido? A quem? O quê?
Plano deslizante? Como?
É um referencial dos planos de acção e da elaboração dos
orçamentos?
Como é feita a avaliação dos investimentos?
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Orçamentos
Há procedimentos formalizados?
Há documentos normalizados? Qual o conteúdo? Minucioso?
Há modelos informatizados para simulação?
Qual o horizonte temporal e sem divisão
São fundamentados em objectivos e planos de acção?
O orçamento da autonomia ao gestor? Qual a flexibilização da
utilização das verbas?
É admitida a revisão do orçamento? Quando e em que
situações? Com que frequência isso acontece?
Há integração entre Plano, Orçamento e Tableaux de Bord?
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Contabilidade analítica
Harmonizada com a estrutura de responsabilidades?
Conhece-se os custos DIRECTOS DECIDIDOS por nível de
responsabilidade?
Permite acompanhar cada VARIÁVEL CHAVE por centro de
responsabilidade?
Tem flexibilidade suficiente para acompanhar as mudanças da
organização?
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Tableaux de bord / Balanced Scorecard
Datas de saída?
Conteúdo? - Só financeiro?
Ou tem indicadores sobre - OBJECTIVOS e VARIÁVEIS CHAVE
por centro de responsabilidade?
Só contém dados históricos? Ou contém dados previsionais e
desvios?
Só contém desvios feedback? Tem análise feedforward?
A pirâmide de “Tableaux de Bord”/Balanced Scorecard
corresponde aos centros de responsabilidade?
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Plano de acção do controlo de gestão
ESTRUTURA ENVOLVIDA
SITUAÇÃO
INICIAL
ESTRATÉGIA
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FACTOR TÉCNICO
MOTIVADOR:
------------------
CARACTERÍSTICAS
ESSENCIAIS
DO SISTEMA
DE CONTROLO
INTERNO
-------------------
OBJECTIVO
TEMPORAL:
21
TEMPO