Lean Seis Sigma como Filosofia ou como Metodologia? Como evitar a falha Marcus Vinicius C. Castro Conferência apresentada no Six Sigma Summit Brasil 2008 1 Assuntos da palestra • A experiência da M. I. Domenech • A equação do sucesso no longo prazo y = f(X1, X2, X3, X4, X5) • X1 = Filosofia ou Metodologia? • X2 = Aspectos culturais da mudança • X3 = Formação das pessoas • X4 = Metodologia • X5 = Seleção de projetos 2 Parceiros mundias A Motorola é inventora do Seis Sigma. A Motorola University treina centenas de pessoas por ano na metodologia Seis Sigma e faz isto nos últimos 20 anos Seis Sigma Academy foi uma das primeiras empresas líderes em consultoria Seis Sigma no mundo. Fundada por Mikel Harry, um dos criadores da metodologia. Trabalharam com mais de 70 empresas de grande porte, apoiando mais de 30.000 projetos de melhoria nos últimos 10 anos SBTI é um dos líderes na implementação do Lean-Seis Sigma em grandes corporações: 3M, Cummins, Eastman Chemical, Tyco e muitas outras. É uma das maiores empresas de consultoria em Seis Sigma 3 Mais de 60 empresas clientes Brasil Argentina Chile Engine Boosting Systems B/S/H Continental 4 Resultados Resultados recentes de clientes 2006-2008: MR$ 6,8 (Mineração) MR$ 48,0 (Telecom) MR$ 120,0 (Petróleo) Estimado 1ª onda de projetos 2008: MR$ 8,4 (Papel-Celulose) Enorme retorno, com pequeno capital investido 5 Assuntos da palestra • A experiência da M. I. Domenech • A equação do sucesso no longo prazo y = f(X1, X2, X3, X4, X5) • X1 = Filosofia ou Metodologia? • X2 = Aspectos culturais da mudança • X3 = Formação das pessoas • X4 = Metodologia • X5 = Seleção de projetos 6 A equação do sucesso no longo prazo Quem de vocês passou pelo desafio “Como fazer com que o Seis Sigma não morra”? Se o Lean Seis Sigma fosse a forma de gestão do negócio, você estaria fazendo esta pergunta? É a busca contínua da perfeição, como a Toyota faz 7 A equação do sucesso no longo prazo • Como fazer com que o LSS dure mais do que 2-3 anos? Como fazer que a empresa se interesse pelo LSS no longo prazo? • A empresa deve perceber o quanto tem a ganhar pela empreitada... Nas palavras de Warren Buffett: “O melhor tipo de investimento que se pode fazer é aquele que resulta num enorme retorno a partir de um incremento muito pequeno do capital investido” (Berkshire Hathaway, 1984) 8 A equação do sucesso no longo prazo • A experiência tem mostrado que aproximadamente 60-70% das iniciativas de mudança falham • Levando isto ao contexto LSS: 60-70% das empresas que iniciam, param ou fazem “para Inglês ver” 60-70% dos GB ou BB treinados acabam não conduzindo projetos Isso não vai acontecer na minha empresa... Será?? Fonte: Motorola University e mais recentemente pesquisa da McKinsey 9 Como muitas empresas fazem a gestão do negócio (um exemplo) • A previsão de orçamento para o próximo ano é muitas vezes uma ação heróica e um tanto aleatória! Real Correlação Realizado: não há muita aderência, concordam? 0 jun/03 jan/04 ago/04 fev/05 set/05 mar/06 out/06 abr/07 nov/07 10 Previsto Previsão de orçamento para o próximo ano: “exercício” realizado por várias pessoas durante 2 meses Como as empresas deveriam fazer a gestão do negócio Como a empresa pode fazer muito dinheiro de modo consistente a longo prazo? Modelo de negócio com três componentes: • Realidades externas • Alvos financeiros • Atividades internas “Você fará dinheiro relacionando efetivamente suas atividades internas às realidades externas, e determinando os alvos financeiros apropriados” Larry Bossidy e Ram Charan, Confronting Reality (2004) A visão filosofia do Lean Seis Sigma pode fazer isto com a equação: Suce$$o = y = f(X1, X2, X3, X4, X5) 11 Assuntos da palestra • A experiência da M. I. Domenech • A equação do sucesso no longo prazo y = f(X1, X2, X3, X4, X5) • X1 = Filosofia ou Metodologia? • X2 = Aspectos culturais da mudança • X3 = Formação das pessoas • X4 = Metodologia • X5 = Seleção de projetos 12 X1 Metodologia ou Filosofia? Retorno no longo prazo com esgotamento do sistema após 2-3 anos de projetos Retorno de 1-5% do faturamento no curto/médio prazo. Sistema perene 13 Filosofia aplicada por todos X1 Executivos Gestores Sistema Cemer Fluxo eletrônico informação Fluxo manual informação Projeto LSS - Belts Fluxo do produto IP 25% OP 12% Relatório laboratório Eliminar desperdícios Processamento externo ED 15% Estação de flebotomia EML 38% Bancada analítica Processamento de amostras 1-20 1-10 Amostras Química 54% Hematologia 28% Exame de urina 1% Misc. (fora escopo) 17% Cliente Amostras Courier38% Tempo = 14 min Distância = 17-305 m Value Added Value Enabling Non-Value Added Tempo = 17 min Distância = 17 m 0 min 6 min 8 min 0 min 10 min 7 min 2,5 min 0 min 11 min Reduzir setup Sistema puxado D Tarefa s1 dez/02 s2 s3 s4 Validação Estrutura do Projeto-Champion TPM M Abordagem de fluxo Treinamento da equipe de projeto Confirmação de escopo A Diagrama de árvore dos y's D Criar fluxo Tempo = 13,5 min Distância = 1-4 m Mapa Fluxo de Valor Alvo estratégico Definir valor Criar fluxo Mapeamento de processo - SIPOC Análise de resistências e riscos do projeto I Validação etapa Definir - Champion/MBB M Plano do projeto A Membro chave A B C I Fortemente Moderadamente contra contra Neutral O O O D E F O O G C 6 Apóia Apóia moderadamente fortemente O X X Requerimentos 5 4 3 2 Objetivo Dados X X X O X Decisão Eliminar variação Propósito Macro 100 Relacionamento Pessoal Clientes & Necessidades 80 Kaizen Acordo de Trabalho do Time 60 Hipóteses 1 X Posição atual = O Posição desejada = X C y = f(xs) Análise Metas e Resultados 40 20 Agenda 0 Monitoramento e Medições Conclusão negócio Definição do Escopo do Projeto Papéis e Responsabilidades Planetamento e Atividades Autoridade e Autonomia Conclusão prática Goals Roles Fatores Críticos de Sucesso Interpersonal Process Abordagem de causa-raiz Resultado do time Facilitação de mudanças 14 X2 Gestão de mudanças • A gestão de mudanças é fundamental Estágios de Kotter: 1. Estabelecer um senso de urgência 2. Criar uma coligação para a liderança 3. Criar uma visão e estratégia 4. Comunicar a visão de mudança 5. Criar times de funcionários com poder de ação 6. Gerar vitórias no curto prazo 7. Consolidar ganhos e produzir mais mudança 8. Ancorar novos enfoques na cultura 15 X2 Gestão de mudanças O Champion na etapa Definir 1. O Champion “compra a idéia”, e fala para o BB: “você tem todo o meu apoio. Você conhece a metodologia bem mais do que eu. Vai em frente! Qualquer problema, pode contar comigo!” 2. O Champion não faz um lançamento oficial do projeto comunicando sua importância para a equipe 3. O BB inexperiente começa a ter problemas com os afazeres do dia-adia e vê que a própria equipe não tem tempo disponível: • Conversa com o MBB, o qual pede que fale com o Champion • Tenta falar com o Champion, mas este tem a agenda lotada 4. Três meses após o início do projeto o Champion procura o BB porque deverão fazer uma apresentação para a Diretoria. O BB avisa que o projeto parou. O Champion fica surpreso e reclama da falta de proatividade do BB • O que falhou neste caso? Isto é raro? 16 X3 Formação de pessoas Falhas que acontecem ... • Achar que o treinamento do Belt é tudo: não tem Sensibilização Executiva, nem preparação de Champions, não é criada uma estrutura, não tem estratégia de RH • Falta suporte para conduzir os projetos • Os Belts não sabem a seqüência de passos nem como aplicar • Os Belts não têm tempo disponível (parcial) Mensagem do gerente ao Belt: “o treinamento foi um “Quero que vocêAgora participe do projeto prêmio para você, uma semana de “férias”. somente como observador” lembre-se que realizar o projeto é importante, mas não se esqueça das tarefas que você está me devendo, hein?” 17 X3 Falhas na formação de pessoas • Contratação de força de trabalho externa para “acelerar” o programa: Grandes diferenças do programa de formação Pouco conhecimento do negócio da empresa atual e dos “atalhos” internos Carência de Master Black Belts com formação técnica e em sistemas de gestão Black Belts e Master Black Belts com mapas mentais adquiridos em outras empresas • Alternativa: iniciar logo a formação de boas pessoas como Black Belts e treinar Green Belt para inicialmente serem participantes 18 X3 Falhas na formação de pessoas • Precisamos de tantas pessoas formadas como GB? Qual a correlação disto com o retorno? • Veja a GE x Allied Signal Empresa AlliedSignal GE Func. (x 1000) BBs %BBs GBs Investimento Retorno (milhões de (milhões de US$) US$) %GBs 70 1.200 1,7% 7.000 10% 33 880 220 4.000 1,8% 60.000 27% 575 875 • Treinar muitos GBs sem uma estrutura (projetos LSS disponíveis, apoio, recursos) não garante o retorno financeiro dos projetos. • É necessário haver um balanceamento entre a quantidade de BBs e de GBs. Fonte: Steve Zinkgraf. Six Sigma: The first 90 days 19 X4 Metodologia • Muitas vezes não há integração adequada do Lean com o Seis Sigma • Formação com programas muito diferentes. Há alguns casos onde o DMAIC é aplicado com somente o uso das 7 ferramentas básicas • Programas com durações diferentes: YB: 1-5 dias GB: 5-15 dias BB: 15-30 dias MBB: 5-30 dias • Erros grosseiros na aplicação de ferramentas • Conselho: não queira fazer um “Lean Seis Sigma ligth” 20 X5 Seleção de projetos • Demora na definição dos projetos. Diversos Belts concluem o treinamento sem projeto • Cada área escolhe os seus projetos sem pensar na ligação com a estratégia • O próprio Belt escolhe o seu projeto • Uso do LSS para projetos muito simples • Projetos muito complexos/grandes • Definição errada da meta do projeto • Primeiro define o projeto, depois a estratégia o Belt define • Perguntas de um bom Champion na seleção de projetos: • Qual é a dor? • Quanto eu ganho com isto??? 21 Seleção de projetos X5 Lean Seis Sigma operacional (DMAIC) Metas operacionais Desempenho • Aumento do lucro • Aumento da produtividade • Utilização da capacidade • Redução de custos ...pelo aumento da produção e do rendimento, “quando houver mercado” Tempo Plano estratégico Plano operacional Custo variável Lucro Volumede vendas Preço Custo fixo Rendimento Se o processo “nasce LSS”, se reduzem as perdas pelo aprendizado Design For Lean Seis Sigma (DMADV) Metas de crescimento • Aumento da receita e lucro • Necessidades dos clientes • Oportunidades de novos mercados • Avanços tecnológicos 22 Foco principal da metodologia Efeito colateral bom Mensagem • Algumas vezes, “pintamos” o LSS como algo fantástico, extraordinário, que somente tem coisas boas • É necessário deixar claro que o LSS não é feito no curtíssimo prazo e que o sucesso no longo prazo não é tão trivial • A chance de sucesso é proporcional ao esforço, mas existe um patamar mínimo necessário de comprometimento e dedicação das pessoas • Nada é de graça • As empresas que enxergam o Lean Seis Sigma como sendo mais uma ferramenta, têm sua chance de falha aumentada e o tempo de vida reduzido drasticamente Qual caminho você escolherá? 23