SeCS- Web
Registro de Títulos e Coleções de publicações periódicas
version 0.9 - texto provisório
Setembro 2009
Sumário
Objetivos do capítulo
Introdução
Estrutura da instalação
Administração de perfis de usuário
Criação/edição de usuários
Gestão de bibliotecas
Gestão de máscaras
Entrada de títulos
Entrada de TitlePlus
Entrada de fascículos
Serviços de estatísticas e relatórios
Serviços de Manutenção
Catálogo Coletivo
Portal de periódicos online
Anexos
o Descrição de campos da base TITLE
o Descrição de campos da base TitlePlus
o Descrição de campos da base MASK
o Descrição de campos da base FACIC
o Descrição de campos da base USERS
o Descrição de campos da base LIBRARY
o Descrição de campos da base HLDGS
o Adaptação gráfica, logos, banners, estilos
o Internacionalização da aplicação
o Normas de catalogação ISBD
o Referências Bibliográficas
Objetivos do capítulo
Este capítulo tem o propósito de fornecer informação técnica para a operação e manutenção da
aplicação SeCS-Web. A aplicação é usada para registrar os títulos de publicações periódicas de
qualquer classe junto com suas coleções.
Para a gestão de entrada de dados, geração de informes e serviços, é recomendável ter bom
conhecimento da administração de coleções de publicações periódicas em bibliotecas, e das
normas de descrição do ISSN. Os elementos de dados definidos na aplicação são compatíveis com
esta norma, e garantirão a qualidade dos dados tanto na entrada de dados como na exportação.
Para as operações de administração e manutenção do sistema é recomendável tem um
conhecimento mínimo da arquitetura do CDS/ISIS, assim como conhecimento de redes,
servidores web e experiência em Internet.
O capítulo dá uma descrição detalhada de todos os componentes que integram o SeCS-Web, para
os dois perfis disponíveis: administradores e editores.
Se assume que SeCS-Web está instalado e configurado de acordo com as instruções de instalação
que são distribuídas junto com o pacote ABCD.
Introdução
SeCS-Web (Seriadas em Ciências da Saúde) é a versão Web do sistema de gestão de coleções de
publicações periódicas desenvolvido pela BIREME. A metodologia SeCS é usada para o controle
automático das coleções dos Centros da Rede de Informação em Ciências da Saúde da América
Latina e Caribe, que fazem parte da Biblioteca Virtual em Saúde – BVS/BIREME/OPS/OMS. SeCS
permite controlar as coleções de cada nodo individual da rede e deste modo, manter o Catálogo
Regional de Periódicos em Ciências da Saúde.
SeCS-Web tem como precedente a versão para MS-DOS, desenhada originalmente em 1992.
Aquela versão foi evoluindo progressivamente ao longo dos anos e coletando a experiência de
centenas de bibliotecas médicas que fazem parte da BVS. Esta experiência acumulada enriquece a
versão atual da SeCS para Web.
SeCS foi adaptada por BIREME para a Suite ABCD, permitindo dois perfis de trabalho: perfil
standard para bibliotecas que não fazem parte da rede BVS (perfil padrão); perfil extendido que
cumpre com as necessidades adicionais para BIREME. Deve-se notar que este segundo perfil é
necessário para qualquer biblioteca que deseja gerar adicionalmente Portais de periódicos
eletrônicos.
As bases de dados geradas por SeCS-Web podem ser consultadas com a interface iAH, que vem
integrada à suite ABCD.
SeCS cumpre vários objetivos principais e secundários de apoio aos serviços e produtos da
biblioteca, como é apresentado na figura em seguida. Estão entre os principais:
o
Gestão da coleção de publicações
periódicas de uma biblioteca, na forma
tradicional, que pode incluir também as
publicações eletrônicas a que tem acesso.
A gestão inclui a descrição detalhada da
coleção disponível, assim como o controle
básico administrativo de fornecedores,
assinaturas, permutas, etc.
o
Gestão de catálogos coletivos das coleções
de um conjunto de bibliotecas, que podem
indistintamente pertencer a mesma
instituição ou a diferentes instituições.
o
Geração de Portais de consulta de títulos próprios da biblioteca junto com coleções eletrônicas
disponíveis na Internet, indistintamente de que a biblioteca seja ou não assinante desses
títulos.
Entre os objetivos secundários destaca-se o apoio à catalogação de documentos, produção de
portais de texto completo do tipo SciELO e estudos bibliométricos. Também os produtos e serviços
gerados na SeCS podem ser vinculados a outras aplicações, como serviços de alerta de novas
publicações, serviços de fornecimento de documentos a pedido, vinculação aos sistemas de
empréstimos, permuta de publicações, etc.
Estrutura da instalação
Secs-Web vem integrado dentro da estrutura geral do ABCD, ainda que possa ser instalado como
um módulo independente, o que exigiria a modificação de alguns parâmetros de instalação.
As bases de dados principais e auxiliares estão no
diretório
<host>/bases/secs-web/
No subdiretório principal estão as bases de dados
gerais do sistema: TITLE, MASK, USERS, LIBRARY,
etc. como pode ser visto na figura à esquerda.
Os dados específicos do inventário da coleção encontram-se nos subdiretórios para cada biblioteca
da rede. O diretório padrão, atribuído à biblioteca central, ou única biblioteca, chama-se main. Em
cada subdiretório existem três bases de dados: FACIC, TitlePlus e HLDGS, como pode ser visto na
figura à direita.
A consulta por parte do público á feita através da interface geral iAH; os formatos de saída
encontram-se nos subdiretórios <host>/bases/secs-web/pfts/<lang>, onde <lang>
corresponde a cada idioma da instalação; e os parâmetros de acesso para iAH encontram-se no
diretório geral <host>/bases/par usado por ABCD.
A programação de SeCS-Web está em <host>/htdocs/secs-web/
Para a internacionalização, é necessário somente traduzir os seguintes arquivos
<host>/htdocs/secs-web/<lang>/help_lang_??.php
<host>/htdocs/secs-web/<lang>/language_??.php
Administração de perfis de usuários
SeCS dispõe de dois tipos de usuários, com diferentes níveis de direitos e funções bem
diferenciadas. O administrador do sistema pode criar usuários, bibliotecas, modificá-los e excluílos.
Perfil
Autorizado a
Administrador Criar usuários e modificar perfis
Criar bibliotecas
Criar e editar registros na base TITLE
Criar e editar máscaras na base MASK
Serviços
o Exportação/importação de registros de TITLE
entre sistemas SeCS e outros sistemas como
ISSN.
o Manutenção de bloqueios, arquivos invertidos,
etc.
o geração de relatórios e estatísticas.
o Geração do Portal
Editor
Criar e editar registros na base Title Plus
Serviços
o Exportação de registros de TITLE entre
sistemas SeCS e outros sistemas como ISSN.
o Manutenção de bloqueios, arquivos invertidos,
etc.
o Geração de relatórios e estatísticas.
ABCD vem pré-configurado com os seguintes usuários e senhas. Será responsabilidade do
Administrador trocá-las por outras.
Usuário
Senha
Direitos
admsecs
admsecs
Administrador
edtsecs
edtsecs
Editor Plus
No acesso será solicitado nome e senha do usuário. Se há mais de uma biblioteca registrada,
deverá também indicar a biblioteca em que irá trabalhar. O idioma de trabalho deve ser
selecionado na página de entrada.
Criação/edição de usuários
Na tela inicial, na seção
“Utilitários”
selecione a opção:
Administração de
usuários
Selecione em seguida a opção
Inserir usuário, ou
editar/excluir usuário na tela à
direita; sera exibida uma tela
de entrada como pode ver
abaixo.
O Administrador não poderá
ser excluído, e tem direitos
sobre todas as bibliotecas
O usuário poderá selecionar o tipo de acesso para uma ou várias bibliotecas
Antes de atribuir-se um operador a uma biblioteca, esta deverá estar criada. O sistema vem
configurado com uma só biblioteca, com o nome padrão Main Library e atribuída no diretório
MAIN.
Gestão de Bibliotecas
Na tela inicial, na seção
“Utilitários” selecione a opção:
Administração de
Bibliotecas
Selecione, em seguida, a
opção Inserir Biblioteca, ou
Editar Biblioteca na tela à
direita e sera exibida a tela de
entrada abaixo
O Código da Biblioteca (segundo campo) será o nome do diretório atribuído na estrutura de SeCSWeb. Esse código deve respeitar a sintaxe de nomes de arquivos e diretórios do sistema
operacional. O sistema vem pré-definido com o valor padrão MAIN para a primeira biblioteca. Este
nome não pode ser modificado.
Se a biblioteca não existe, o programa criará o diretório com o nome de código atribuído e dentro
deste diretório, criará ainda três bases de dados vazias: TitlePlus,FACIC,HLDGS
Gestão de Máscaras
Uma máscara é o que representa a periodicidade da publicação de fascículos de um periódico,
assim como a quantidade de volumes e fascículos no período de um ano. O Sistema já dispõe de
uma base de dados de máscaras pré-definidas, chamada MASK. Contudo, é possível criar novas
máscaras, no caso de não se identificar uma máscara que represente a periodicidade de uma
determinada coleção.
A opção de criar
ou editar
máscaras é
exclusiva do
Administrador.
A selecionar a opção, o sistema exibirá uma tela com as máscaras pré-definidas. O ABCD é
distribuído com uma coleção de mais de 180 máscaras pré-definidas em inglês, espanhol e
português.
A partir desta tela, é possível editar uma máscara existente ou excluí-la. Só pode ser editada para
alterações ou excluída a máscara que não estiver sendo usada para descrever a coleção de um
periódico.
Editar Máscara: função usada para fazer a edição de uma máscara pré-definida. A edição pode
ser tanto na nota de explicação da máscara, no código de identificação da máscara, como na
representação gráfica dos fascículos.
Nova Máscara: Esta opção está na tela inicial do Administrador.
Também está disponível na lista de máscaras como Inserir Máscaras
Ao solicitar a criação de uma nova máscara, verá uma tela vazia. É possível criar uma nova
máscara desde o início, ou usar como modelo uma máscara já existente, que seja aproximada ao
que se necessita.
Criação de uma nova máscara
Como exemplo, vamos criar uma máscara para representar uma periodicidade regular mensal,
con 4 volumes ao ano e 3 fascículos por volume. Os volumes tem numeração sempre crescente, e
os fascículos reiniciam em 1 no começo de cada ano.
A primeira parte da definição da máscara é a representação dos
volumes/fascículos do período de 1 ano de publicação do
periódico. A partir desta tela, as principais opções são as
seguintes:
Inserir: adiciona uma linha ao final da tela com o par de
números correspondentes ao volume/fascículo
Excluir: elimina a linha indicada
Crie todas as linhas necessárias para representar um período completo de um ano.
As próximas etapas de criação da máscara incluem:
o
Tipo de sequência dos volumes e fascículos:
ƒ FINITO - para sequência fixa,
ƒ INFINITO para sequência crescente.
o
Nota de explicação da máscara: deve ser objetiva, incluir a periodicidade, a quantidade de
volumes por ano e a quantidade de fascículos por volume, além de explicitar a sequência.
o
Nome da máscara: deve utilizar-se o mesmo sistema de nomenclatura que permita facilitar
a identificação de uma máscara no momento do registro de coleções: primeiro a letra que
identifica a periodicidade; Segundo, a quantidade de volumes por ano e por último a
quantidade de fascículos por volume. O sinal de + deve ser utilizado para indicar uma
sequência INFINITA de fascículos. Por exemplo, o nome M4V3F+ significa um periódico
mensal, com 4 volumes por ano, 3 fascículos por volume, onde a numeração dos fascículos é
crescente sem limites.
Preencha corretamente os campos e a nova máscara estará criada e pronta para ser utilizada no
registro de coleções. No final do processo a tela completa estará assim:
As letras indicadas para especificar a periodicidade são tomadas da norma ISSN para frequências
de uma coleção, de acordo com a seguinte tabela:
Frequência
Anual
Bimensal
Bisemanal
Mensal
Quadrimestral
Semanal
Três vezes por semana
Trienal
Bienal
Letra
A
S
C
M
T
W
I
H
G
Frequência
Bimestral
Diário
Irregular
Quinzenal
Semestral / bianual
Três vezes por mês
Trimestral
Outras Frequências
Pode incuir desconhecidas
Frequência desconhecida
Letra
B
D
K
Z
F
J
Q
Z
U
A opção “Baseada na máscara” permite a cópia de uma representação de volumes/fascículos de
uma máscara existente no banco de dados. Esta função facilita a criação da nova máscara e
selecione a máscara que mais se aproxima
recomenda-se seu uso. Clicando no ícone
da máscara que está criando, edite as diferenças e salve com um nome apropiado.
O Sistema copia a representação dos
volumes/fascículos e permite a partir daí a
edição, inclusão e/ou exclusão de linhas para
adequar a representação da máscara que está
sendo criada.
No exemplo, a máscara atual M4V3F requer
adaptar-se a uma frequência com fascículos
crescentes infinitos M4V3F+.
Então, modifique a opção de fascículos para
Infinito, mude o nome da máscara e
documente na Nota de explicação.
Entrada de Títulos
Pagina sin hacer todavía
Entrada de Title Plus
Pagina sin hacer todavía
Entrada de fascículos - Registro da coleção de um periódico
Pagina sin hacer todavía
Serviços de estatísticas e relatórios
Na tela inicial, na seção
“Utilitários”
selecione a opção:
Relatórios Estatísticos
Os serviços disponíveis correspondem ao perfil do usuário. O administrador pode operar sobre
qualquer biblioteca, os editores somente sobre as bibliotecas que tem atribuídas. Antes de
solicitar um relatório, deverá selecionar a biblioteca.
Lista de relatórios disponíveis (versión 0.9, provisória)
- Títulos com Coleção Corrente
- Títulos sem Coleção Corrente
- Títulos com Coleção Encerrada
- Títulos sem Coleção
- Número de Títulos Registrados
- Total de Fascículos Registrados
- Fascículos : duplicados ou ausentes (ordenados por fornecedor)
- Total de títulos por acesso eletrônico gratuito/livre
- Total de títulos por acesso eletrônico condicionado e/ou controlado
- Total de títulos com somente 1 fascículo no catálogo
- Total de títulos sem Coleção no catálogo
- Total de títulos por Doação
- Total de títulos por Permuta
- Total de títulos por Compra
- Lista ordenada por Número de Identificação
- Total de Coleções registradas por bibliotecas do catálogo coletivo
- Total de títulos registrados pelas bibliotecas do catálogo coletivo
Serviços de Manutenção de bases de dados
Na tela inicial, na seção
“Utilitários”
selecione a opção:
Manutenção das Bases de
Dados
Os serviços disponíveis correspondem ao perfil do usuário. O administrador pode operar sobre
qualquer biblioteca, os editores somente sobre as bibliotecas que tem atribuídas. Há funções que
são exclusivas do administrador.
Importar títulos para a base TITLE
Importar Fascículos
Desbloquear base de dados
Inverter base de dados
Catálogo Coletivo (aún no implementado en release 0.9)
SeCS permite administrar as coleções de periódicos de um conjunto de bibliotecas e gerar
catálogos coletivos de coleções, com apresentação tanto no nível do conjunto como ao nível de
bibliotecas individuais.
São vários os cenários
o
Uma instituição que tem uma
biblioteca central e bibliotecas
setoriais, como podería ser o caso de
uma universidade.
o
Uma rede de bibliotecas que
compartilham um mesmo servidor
central, ainda que pertençam a
diferentes instituições, como podería
ser o caso da Rede de Bibliotecas
Médicas da BIREME.
o
Bibliotecas independentes que
cooperam a um catálogo cooperativo,
como podería ser o caso de um
Catálogo Coletivo Nacional de
Ciências.
Os dois primeiros casos estão representados na figura anterior. Há uma só base de definição de
Titulos, Máscaras e Usuários que são de competência do Administrador, exibido no nível superior
da figura. A primeira biblioteca ou biblioteca central é chamada, por padrão, de MAIN.
No nível inferior, são encontradas as descrições de coleções e dados administrativos para cada
biblioteca em separado, que são de responsabilidade dos editores e operadores. Se o
Administrador tem perfil múltiplo poderá operar sobre as coleções de sua biblioteca.
O catálogo coletivo é mantido atualizado em
tempo real. Quando um dado é adicionado em
qualquer das seções (um título, um novo
fascículo, etc.) o resultado estará disponível na
interface de consulta, seja a nível individual da
biblioteca, como no coletivo.
A interface realiza uma consulta transversal a
todas as bases HLDGS/FACIC com o Identificador
único do título e recupera a informação
consolidada, como se vê na figura à esquerda.
Por sua vez, é possível selecionar uma biblioteca
individual do resultado coletivo e analisar sua
coleção detalhadamente.
Para o caso de bibliotecas independentes, o catálogo coletivo deverá ter processos de manutenção
off-line, de acordo com as seguintes observações:
o
o
o
o
o
Selecione os títulos de periódicos indexados na base TITLE oficial do Catálogo Coletivo. Os
registros correspondentes a títulos não registrados serão descartados.
Se uma biblioteca deseja que a coleção de um título em particular seja incorporada ao
Catálogo Coletivo, deverá solicitar que este título seja inserido previamente na base TITLE
oficial e atribuído um número de identificação.
Gere os arquivos de saída para enviar, SEM EXTENSÃO. O sistema gerará dos arquivos: um
com a extensão .001 e outro com a extensão .002.
Os dois arquivos devem ser enviados ao Administrador da TITLE, que encaminhará ao editor
responsável por esta biblioteca em particular (que pode ser o mesmo Administrador).
São inseridas e geradas duas bases de dados: FACIC y HLDGS. Neste caso não á necessária a
base TitlePlus.
Portal de periódicos online (aún no implementado en release 0.9)
O Portal de periódicos online registra a descrição
bibliográfica de periódicos tanto em papel como
electrônicos, explicitando ainda suas formas de
acesso.
Não é necessário que a biblioteca tenha na sua
coleção todos esses títulos, ou que tenha acesso
por assinatura. Por exemplo, pode registrar as
revistas online de acesso livre, como são as que
oferece SciElo.
A consulta poderá usar uma interface
especializada como se vê na figura abaixo,
diferente do iAH geral do ABCD.
Para este produto de informaçãoé necessária
somente a base TITLE, sendo desnecessária a
informação de FACIC/HLDGS, etc.
É altamente recomendável que o Portal esteja
vinculado ao Catálogo Colecivo, ou à coelção da
biblioteca individual, para completar o produto
de informação com os serviços associados.
ANEXOS
o
Descrição de campos da base TITLE
o
Descrição de campos da base TitlePlus
o
Descrição de campos da base MASK
o
Descrição de campos da base FACIC
o
Descrição de campos da base USERS
o
Descrição de campos da base LIBRARY
o
Descrição de campos da base HLDGS
o
Adaptação gráfica, logos, banners, estilos
o
Internacionalização da aplicação
o
Normas de catalogação ISBD
Referências Bibliográficas
1. BIREME. Manual de descrição bibliográfica. São Paulo, jun. 1988.
2. International standard bibliographic description (ISBD)/ recommended by the ISBD Review
Group; approved by the Standing Committee of the IFLA. Cataloguing Section.— Preliminary
consolidated ed.— München : K.G. Saur, 2007.— 1 vol. (loose-leaf); 32cm.— (IFLA series on
bibliographic control ; vol.31).— ISBN 978-3-598-24280-9.
3. International Organization for Standardization. ISO 4 - 1997 : Information and documentation
– Rules for the abbreviation of title words and titles of publications.
4. International Organization for Standardization. ISO 8601:2004: Data elements and
interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times : Writing of
calendar dates in all-numeric. Genève: ISO, 2004.
5. International Organization for Standardization. ISO 3166-1 - 2006 : Codes for the
representation of names of countries and their subdivisions – Part 1: Country codes.
6. International Organization for Standardization. ISO 639-2 - 1998 : Codes for the
representation of names oflanguages – Part 2: Alpha-3Code.
7. International Organization for Standardization. ISO 3297 - 1998 : Information and
documentation – International standard serial number (ISSN).
8. List of title Word abbreviations. Titles of serials and other continuing resources. – Paris : ISSN
International Centre, 2003.
9. ISSN International Centre. ISSN manual. Cataloguing part ISSN International Centre, Paris :
2003