PROCEDIMENTOS E
CIRCUITOS NO ÂMBITO DO
SISTEMA DE CONTROLO
INTERNO
1
PAGAMENTOS A TERCEIROS
Emissão da Ordem de Pagamento
Funcionário da Contabilidade
(n.º 1 do Artigo 13.º)
Assinatura da Ordem de Pagamento
Funcionário da Contabilidade
(n.º 2 do Artigo 13.º)
Conferência da Ordem de Pagamento
Responsável da Área Financeira
(n.º 2 do Artigo 13.º)
Envio da Ordem de Pagamento à Tesouraria
Funcionário da Contabilidade
(n.º 3 do Artigo 13.º)
Processar o Pagamento de Acordo com as
Regras Constantes do Artigo 14.º
Tesoureiro
2
1
COBRANÇA DE RECEITAS
Cobrança da Receita
Tesoureiro
(n.º 1 do Artigo 16.º)
Outros Funcionários Designados
pelo Presidente da Câmara
(n.º 2 do Artigo 16.º)
Preenche o Diário e o Resumo
Diário de Tesouraria e envia à
Contabilidade
Entrega Diária ao Tesoureiro das
Cobranças Efectuadas
(n.º 3 do Artigo 16.º)
Entrega Mensal ( nos primeiros
3 dias úteis) na Contabilidade da
Relação das Cobranças Efectuadas
(n.º 4 do Artigo 16.º)
Conferência das Relações
Entregues
Funcionário da Contabilidade
(n.º 5 do Artigo 16.º)
3
RECONCILIAÇÕES BANCÁRIAS
Efectuada pelo Funcionário da
Contabilidade
(n.º 3 do Artigo 17.º)
Obrigatórias e Assentes numa
Base Mensal
(n.º 1 do Artigo 17.º)
Até ao 15.º Dia do Mês Seguinte
(n.º 2 do Artigo 17.º)
Relativas ao último dia do mês em
Análise
(n.º 5 do Artigo 17.º)
Com Base nas Contas Correntes
Elaboradas pelo Tesoureiro e os
Extractos Bancários
(n.º 4 do Artigo 17.º)
4
2
Balanço à
Tesouraria
Realizado pelo
Funcionário Designado,
pelo
Presidente da Câmara
(Artigo 18.º)
Trimestralmente e
Sem Aviso Prévio
(Alínea a) do Artigo 18.º)
No Final e no Início
do Mandato do Órgão
Executivo
(Alínea c) do Artigo 18.º)
Quando For Substituído
o Tesoureiro
(Alínea d) do Artigo 18.º)
No Encerramento
das Contas de Cada
Exercício Económico
(Alínea b) do Artigo 18.º)
5
Aquisição de Bens e Serviços
Elaboração do Pedido Interno pelo
Serviço Utilizador
Entrega do Pedido Interno ao Funcionário
Responsável pelo Aprovisionamento
O Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento Solicita ao Funcionário
Responsável pela Contabilidade
a Cabimentação da Despesa Prevista
Satisfação do Pedido pelo Aprovisionamento
Caso o Bem Exista em Stock
O Funcionário Responsável pelo Aprovisionamento
Elabora Informação Solicitando Autorização,
ao Órgão Competente, para Proceder
à Abertura do Procedimento de Contratação
6
3
Aquisição de Bens e Serviços
(Continuação)
O Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento Executa o Procedimento
de Aquisição, de Acordo com as Normas
Legais em Vigor (Artigo 21.º)
O Órgão Competente Procede à
Adjudicação do Fornecimento
O Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento Solicita ao Funcionário
Responsável pela Contabilidade a Cabimentação
da Despesa e a Realização do Compromisso
O Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento Procede à Aquisição
com Base em Requisição Externa ou Contrato
(Artigo 21.º)
7
Recepção de Bens
Pelo Armazém dos Bens Destinados
a Integrar as Existências
(Alínea a) n.º 2 do Artigo 22.º)
Pelas unidades orgânicas de Destino
dos Bens, no que Respeita ao Imobilizado
(Alínea b) n.º 2 do Artigo 22.º)
O Serviço Requisitante Confere e Confirma a Recepção
dos Bens
(n.º 3 do Artigo 22.º)
8
4
Recepção de Bens
(Continuação)
O Serviço Requisitante Envia ao Funcionário
Responsável pela Contabilidade a Guia de
Remessa ou Documento Equivalente
(n.º 3 do Artigo 22.º)
O Funcionário Responsável pela
Contabilidade Procede:
À Conferência da Guia de
Remessa Através de Confrontação com
a Requisição
(Alínea a) n.º 5 do Artigo 22.º)
Ao Registo de Entrada em
Armazém Quando se Tratar de
Existências
(Alínea b) n.º 5 do Artigo 22.º)
Ao Fornecimento de uma Cópia ao
Responsável pelo Património, Quando
Respeitar ao Imobilizado
(Alínea c) n.º 5 do Artigo 22.º)
9
Facturação de Terceiros
O Funcionário Responsável pela Contabilidade
dá Entrada às Facturas
(n.º 1 do Artigo 23.º)
O Funcionário Responsável pela Contabilidade
Confere as Facturas
(n.º 2 do Artigo 23.º)
O Funcionário Responsável pela Contabilidade
Envia, ao Funcionário Responsável pelo
Património, Cópia da Factura Quando Esta se
Referir a Imobilizado (n.º 3 do Artigo 23.º)
O Funcionário Responsável pela Contabilidade
Processa a Ordem de Pagamento
(n.º 1 do Artigo 13.º)
10
5
Contratação de Empreitadas
Entrega ao Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento do Pedido de Abertura
do Processo de Contratação
O Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento Solicita ao Funcionário
Responsável pela Contabilidade
a Cabimentação da Despesa Prevista
O Funcionário Responsável pelo Aprovisionamento
Elabora Informação Solicitando Autorização,
ao Órgão Competente, para Proceder
à Abertura do Procedimento de Contratação
O Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento Executa o Procedimento
de Contratação de Acordo com as Disposições
Legais em Vigor (n.º 1 do Artigo 21.º)
11
Contratação de Empreitadas
(Continuação)
O Órgão Competente Procede à
Adjudicação do Contrato
O Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento Solicita ao Funcionário
Responsável pela Contabilidade a Cabimentação
da Despesa e a Realização do Compromisso
O Funcionário Nomeado Oficial Público
Procede à Celebração do Contrato
(Alínea c) do n.º 2 do Artigo 68.º da Lei 169/99,
de 18 de Setembro)
12
6
Existências
Funcionário
Responsável
pelo Armazém
Define e Acompanha
os Níveis dos Stocks
(n.º 5 do Artigo 27.º)
Garante a Gestão
Física das Existências
(n.º 1 do Artigo 27.º)
Faz Entregas Mediante
a Apresentação de
Requisições Internas
(n.º 2 do Artigo 28.º)
Procede à Recepção
dos Bens
(Alínea a) n.º 2 do
Artigo 22.º)
13
Existências
(Continuação)
Registo de Todos os
Movimentos nas Fichas
de Existências
(n.º 2 do Artigo 27.º)
Por Funcionário que Não
Proceda ao Seu
Manuseamento Físico
(n.º 3 do Artigo 28.º)
Inventário das Existências
(Artigo 29.º)
Com o Âmbito e a
Periodicidade Definido
pelo Responsável pela
Área Financeira
(n.º 2 do Artigo 29.º)
Por Funcionários Que
Não Proceda à Recepção
e Entrega de Bens
(n.º 4 do Artigo 29.º)
No Final do Ano
Abrangendo Todos os
Bens
(n.º 3 do Artigo 29.º)
14
7
Aquisição de
Bens
do Imobilizado
Pelo Funcionário
Responsável pelo
Aprovisionamento
De Acordo com o
Plano Plurianual
de Investimentos
(n.º 1 do Artigo 32.º)
Com Base em
Decisões
do Presidente ou
Deliberação
da Câmara
(n.º 1 do Artigo 32.º)
De Acordo com as
Normas
Legais Aplicáveis
(n.º 1 do Artigo 32.º)
Através de
Requisição
Externa ou Contrato
(n.º 1 do Artigo 32.º)
15
Recepção
dos Bens do
Imobilizado
Pelo Funcionário ou
Serviço Requerente
(n.º 2 do Artigo 33.º)
Efectua a Recepção
Qualitativa
e Quantitativa
(n.º 1 do Artigo 33.º)
Preenche a
Guia de Recepção
(n.º 2 do Artigo 33.º)
Anexa à Guia de
Recepção a Guia de
Remessa e/ou a
Factura
(n.º 3 do Artigo 33.º)
Envia a Guia de
Recepção e os
Anexos, no Dia Útil
Posterior à Recepção,
ao Funcionário
Responsável
pelo Património
(n.º 4 do Artigo 33.º)
No Caso de Aquisição
por Empreitada Informa
o Funcionário
Responsável pelo
Património, da sua
Conclusão
(n.º 4 do Artigo 34.º)
16
8
Registo dos Bens
do Imobilizado
Pelo Funcionário Responsável
pelo Património
(n.º 1 do Artigo 34.º)
Recepciona a Guia de
Recepção e Anexos
(n.º 2 do Artigo 34.º)
Desloca-se ao Local Onde
o Bem Foi Recepcionado
(n.º 2 do Artigo 34.º)
Recolhe as Restantes
Características Técnicas do Bem
(n.º 2 do Artigo 34.º)
Arquiva os Documentos Recebidos
(Alínea b) do n.º 3 do Artigo 34.º)
Atribui Um Número Sequencial
de Abertura de Ficha na Aplicação
de Suporte
(Alínea a) do n.º 3 do Artigo 34.º)
Preenche os Restantes Campos
da Aplicação de Suporte
(Alínea c) do n.º 3 do Artigo 34.º)17
Registo dos Bens
do Imobilizado
(Continuação)
Pelo Funcionário
Responsável
pelo Património
(n.º 1 do Artigo 34.º)
No caso de
Aquisição
por Empreitada
(n.º 4 do Artigo 34.º)
Regista o Bem
(n.º 3 do Artigo 34.º)
No caso dos
Bens Imóveis
(n.º 5 do Artigo 34.º)
Comunica o Registo
ao Funcionário
Responsável
pela Contabilidade
(n.º 4 do Artigo 34.º)
Procede à Inscrição
do Imóvel na Matriz
Predial
(n.º 6 do Artigo 34.º)
Este Procede à
Transferência ou
Actualização
Contabilística
(n.º 4 do Artigo 34.º)
Procede ao Registo
do Imóvel na
Conservatória do
Registo Predial
(n.º 7 do Artigo 34.º)
Regista o Bem
(n.º 3 do Artigo 34.º)
18
9
Reparação e
Manutenção
de Bens do
Imobilizado
Garantir o Bom
Estado de
Conservação
do Bem Cumpre
Ao Funcionário
Responsável
pelo Património
(n.º 1 do Artigo 37.º)
Se Necessário
Efectuar a
Sua Reparação
Ao Serviço
Responsável pela
Sua Guarda
(n.º 1 do Artigo 37.º)
O Serviço
Responsável pela
Sua Guarda
Propõe
a Reparação
(n.º 2 do Artigo 37.º)
O Funcionário
Responsável pelo
Património
Valida
Proposta
(n.º 2 do Artigo 37.º)
19
Reparação e Manutenção
de Bens do Imobilizado
(Continuação)
O Funcionário
Responsável pelo
Património
Verifica se o Bem Está Abrangido por
Garantia ou Contrato de Manutenção
(n.º 3 do Artigo 37.º)
Comunica a Situação ao
Funcionário Responsável
pelo Aprovisionamento
(n.º 3 do Artigo 37.º)
O Funcionário Responsável pelo
Aprovisionamento Executa o Procedimento
de Aquisição do Serviço, de Acordo
com as Normas Legais em Vigor
20
10
Apuramento de Custos
Obras por Administração Directa
Folha de Obra Elaborada em Duplicado
e Parcialmente Preenchida
(n.º 1 do Artigo 51.º)
Pelo Responsável
da Obra
(n.º 1 do Artigo 51.º)
Visada e enviada para
o Sector de Pessoal
(n.º 1 do Artigo 51.º)
Pelo Encarregado Geral
(n.º 1 do Artigo 51.º)
Preenchidos os Dados Referentes ao
Custo Hora/Homem e
Remetidos À Contabilidade
(n.º 1 do Artigo 51.º)
Pelo Funcionário Responsável
pela Área do Pessoal
(n.º 1 do Artigo 51.º)
21
Apuramento de Custos
Apuramento de Custos
Obras por Administração Directa
(Continuação)
Listagem de Material Elaborada
no Final de Cada Mês
(alínea a) do n.º 3 do Artigo 51.º)
Funcionário Responsável
pela Contabilidade
(alínea a) do n.º 3 do Artigo 51.º)
Preenchidos os Dados Referentes ao Custo
Hora/Máquina e Viatura e Remetidos
À Contabilidade
(n.º 4 do Artigo 51.º)
Funcionário Responsável
pelo Sector de Oficinas
(n.º 4 do Artigo 51.º)
Listagem de Máquinas/ Viaturas
Elaborada no Final de Cada Mês
(alínea b) do n.º 3 do Artigo 51.º)
Funcionário Responsável
pela Contabilidade
(alínea b) do n.º 3 do Artigo 51.º)
22
11
Apuramento de Custos
Obras por Administração Directa
(Continuação)
Preenchidos os Mapas
de Cálculo do Custo/Hora
da Mão-de-obra
(n.º 5 do Artigo 51.º)
Pelo Funcionário Responsável pelo
Sector de Pessoal
(n.º 5 do Artigo 51.º)
Listagem de Mão-de-obra
Elaborada no Final de Cada Mês
(n.º 8 do Artigo 51.º)
Funcionário Responsável
pela Contabilidade
(n.º 8 do Artigo 51.º
23
12