GESTÃO DE FICHEIROS 2003
Manual do aplicativo GESTÃO DE FICHEIROS 2003
ÍNDICE
Pág.
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I.
Instalação do Software
II.
Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
5
III.
Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
9
IV.
Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
13
V.
Anexo A - Menu do Aplicativo
23
VI.
Anexo B – Glossário
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
I.
Instalação do Software
Para instalar o software Gestão de Ficheiros 2003 deverá seguir os 5 passos a seguir indicados:
1)
Antes de iniciar a instalação do software, recomenda-se que feche todas as aplicações do seu Computador (ex.:
Word, Outlook, Internet Explorer, etc.).
2)
Introduza o CD do software Gestão de Ficheiros 2003 no leitor de CDs e aguarde o arranque automático do
programa de instalação (Nota: caso não inicie automaticamente, deverá executar o programa SETUP.EXE no CD).
3)
Seleccione o idioma de configuração Português (standard) e clique em OK.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
I.
Instalação do Software
4) Seleccione o botão Seguinte para os ecrãs i), ii), iii), iv) e v):
i)
ii)
iii)
iv)
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
I.
Instalação do Software
Seleccione Seguinte e aguarde
5) Configuração concluída, seleccione Terminar
v)
A partir deste momento, já pode utilizar o software Gestão de Ficheiros 2003
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
II.
Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e
pessoal para uma ou mais empresas. Antes de poder utilizar essa base de dados, deverá definir, através do menu selecção
de empresas, cada uma das empresas para as quais pretende manter informação relativa a clientes, fornecedores e
pessoal.
1) No menu Selecção de Empresas, seleccione a opção Manutenção de Empresas.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
II.
Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
Inserir Nova Empresa
i) Seleccione o botão Inserir
ii) Preencha a Designação da Empresa.
ATENÇÃO:
Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade
Credora se a empresa tiver aderido ao Sistema de Débitos
Directos (SDD).
iii) Seleccione o botão OK.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
II.
Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
Alterar dados da Empresa
i) Seleccione a Empresa
Altere os dados da Empresa
ii) Seleccione o botão Alterar
iii) Preencha a Designação da Empresa.
ATENÇÂO:
Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade
Credora quando se tratar de uma empresa aderente ao
Sistema de Débitos Directos (SDD).
iv) Seleccione o botão OK.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
II.
Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
Eliminar Empresa
i) Seleccione a Empresa
ii) Seleccione o botão Eliminar
ATENÇÃO:
Este processo é irreversível !
Ao eliminar uma empresa está a apagar todos os registos das tabelas de fornecedores, clientes e pessoal que
estejam relacionados com essa empresa.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e
pessoal para cada uma das empresas definidas no menu selecção de empresas.
Existem duas formas de criar a Bases de Dados:
- na barra de menus, seleccionar Gestão Base Dados, escolhendo a opção
Clientes, Fornecedores ou Pessoal
ou;
- clicar directamente nos quadrados com as letras C, F ou P que se encontram
logo por baixo de Gestão Base Dados
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
Inserir Registos
No menu Gestão Base Dados, escolha a
tabela que pretende utilizar (Clientes,
Fornecedores ou Pessoal)
i) Seleccione o botão Inserir
ii) Introduza os dados do registo
iii) Para finalizar, seleccione o botão OK
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
Alterar Registos
No menu Gestão Base Dados, escolha a
tabela que pretende utilizar (Clientes,
Fornecedores ou Pessoal)
i) Seleccione o registo
ii) Seleccione o botão Alterar
iii) Altere os dados do registo
iv) Para finalizar, seleccione o botão OK
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
Eliminar Registos
No menu Gestão Base Dados, escolha a
tabela que pretende utilizar (Clientes,
Fornecedores ou Pessoal)
i) Seleccione o registo
ii) Seleccione o botão Eliminar
ATENÇÃO:
iii) Confirme a eliminação do registo
Este processo é irreversível !
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Existem duas formas para criar Ficheiros PS2:
- na barra de menus, seleccionar Criação Ficheiros PS2 e escolher a opção pretendida (Pagamento a
Fornecedores, Cobranças ou Salários)
ou;
- clicar directamente nos quadrados com as letras F, C ou S que se encontram
logo por baixo de Criação Ficheiros PS2
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Inserir Registos
i) Seleccione o botão Inserir
ii) Seleccione um registo da sua base de dados
clicando sobre “?” ou preencha os dados do registo.
iii) Seleccione o botão OK para gravar o registo.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Alterar Registos
i) Seleccione o registo
ii) Seleccione o botão Alterar
iii) Altere os dados do registo
iv) Seleccione o botão OK
v) Para finalizar, seleccione o botão Gravar
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Eliminar Registos
i) Seleccione o registo
ii) Seleccione o botão Eliminar
ATENÇÃO:
Este processo é irreversível !
iii) Para finalizar, seleccione o botão Eliminar
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Gravar o Ficheiro
i) Seleccione o botão Gravar para gravar o ficheiro.
ii) Indique a conta ordenante e a data de processamento do
ficheiro.
iii) Seleccione o botão OK.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Gravar o Ficheiro
Escolha agora o local onde pretende gravar
o ficheiro PS2.
iv) Seleccione o botão OK para aceitar o local
recomendado ou o botão Browse para gravar noutro local.
v) Caso pretenda, poderá imprimir um relatório com a
listagem de todos os registos do ficheiro e indicação da
conta ordenante, data de processamento, número total de
registos e importância total.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Enviar o Ficheiro
Uma vez criado o ficheiro PS2, deverá fazer o seu envio para o Banco.
i.
Para enviar os ficheiros PS2 a partir do aplicativo Gestão de Ficheiros 2003, seleccione a opção
Pagamentos/Cobranças no menu managerland.
NOTA: Esta opção requer a existência de uma ligação à Internet activa.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Enviar o Ficheiro
Após seleccionar a opção do menu
anterior, será redireccionado para a
página do portal managerland
(www.millenniumbcp.com).
ii.
Seleccione a opção
Pagamento/Cobrança.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Enviar o Ficheiro
iii.
Identifique-se com o seu código
de utilizador, password e
respectivo certificado digital.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
Enviar o Ficheiro
iv.
Preencha os dados relativos ao
ficheiro a enviar e seleccione o
ficheiro através do botão Browse
(Procurar).
v.
Seleccione o botão “Executar”
vi.
Por último, valide a sua instrução
introduzindo a sua password
quando for solicitado.
ATENÇÃO:
O processamento do ficheiro enviado deverá ser posteriormente autorizado em Autorizações ->
Operações Pendentes.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
V.
Anexo A - Menu do Aplicativo
Manut. Ficheiros
Permite editar ficheiros PS2 de “Pagamento a Fornecedores”, “Cobranças” e
“Salários”, assim como efectuar a sua validação (em termos de estrutura e
coerência de dados)
Gestão Base Dados
Possibilita a inserção/alteração/eliminação de registos numa base de dados com
informação de fornecedores, clientes e pessoal para cada uma das empresas
definidas no menu Selecção de Empresas.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
V.
Anexo A - Menu do Aplicativo
Criação Ficheiros PS2
Criação de ficheiros PS2 de Pagamento a Fornecedores, Cobranças e de Salários
com recurso à informação de fornecedores, clientes e pessoal existente na base de
dados criada através do menu Gestão Base Dados ou através da introdução
manual de dados.
Conversor PS2
Ferramenta que permite a conversão de um ficheiro de texto que obedeça a uma
determinada estrutura num ficheiro PS2.
Esta conversão só será possível se o ficheiro de origem contiver a informação
mínima necessária para a criação de um ficheiro PS2.
Selecção de Empresas
Inserção/Alteração/Eliminação de empresas às quais serão associadas bases de
dados com informação relativa a fornecedores, clientes e pessoal.
Transf. Base Dados
Funcionalidade que permite a importação de informação residente em bases de
dados utilizadas em versões anteriores do software Gestão de Ficheiros 2003.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
V.
Anexo A - Menu do Aplicativo
Manut. de Contas
Permite a gestão de uma base de dados com informação das contas de depósito à
ordem associadas à empresa activa. Quando estiver a criar um ficheiro PS2, o
utilizador poderá optar por escolher desta lista a conta que pretende associar ao
ficheiro.
EAN
Permite a gestão de ficheiros EAN. O EAN é o ficheiro utilizado para a conversão
de Autorizações de Débito em Conta (ADC´s) não normalizadas (provenientes de
outros sistemas de cobrança), em ADC’s normalizadas do Sistema de Débitos
Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC’s truncadas e cancelamento
das mesmas.
RAD
Permite a consulta de ficheiros RAD. O RAD é o ficheiro onde se encontram
registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de
Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
V.
Anexo A - Menu do Aplicativo
SDD Referências
Com esta opção, é possível, com base num ficheiro de referências não
normalizadas, criar, quase na integra, o ficheiro EAN (Envio de Autorizações
Normalizadas), mediante a conversão de referências não normalizadas em
normalizadas. Para o ficheiro EAN ficar concluído torna-se apenas necessário
adicionar para cada devedor o Número de Identificação Bancária (NIB) e o Sistema
de Origem da Referência.
Managerland
Ligação à área de empresas do portal Millennium bcp (www.millenniumbcp.com)
para o envio e recepção de ficheiros PS2, EAN e RAD.
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GESTÃO DE FICHEIROS 2003
VI. Anexo B - Glossário
•
EAN - ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta
(ADC´s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em
ADC’s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para
a criação de ADC’s truncadas e cancelamento das mesmas.
•
PS2 - Formato de ficheiro criado pela Associação Portuguesa de Bancos para
efectuar pagamentos e cobranças no sistema bancário.
•
RAD - O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as
activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta
associadas a uma determinada entidade credora
•
SDD - Sistema de Débitos Directos. Este sistema permite através do envio de um
único ficheiro para o banco de apoio, efectuar cobranças em qualquer banco
nacional.
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