Análise e Descrição de Funções
Muitos autores consideram a análise de funções
como a “espinha dorsal” da GRH.
A análise de funções tem relevância em várias
vertentes:
- Recrutamento e Selecção,
- Avaliação de Desempenho,
- Formação e Desenvolvimento,
- Planeamento de Carreiras,
- Compensação
Análise e Descrição de Funções
Noção:
A análise e descrição de funções consiste no estudo de
uma ou mais funções de uma organização, ou seja, a
recolha de informações sobre o conteúdo e o contexto
envolvente a uma função.
Noção:
A análise e descrição de funções
processo estruturado e sistemático
organização de informação sobre
operações que uma pessoa ou um
realizar no âmbito do seu trabalho.
consiste num
de recolha e
as tarefas e
grupo devem
Noção de Função
Noção:
Conjunto de tarefas com um ou mais objectivos que
identificam um posto de trabalho.
Análise e Descrição de Funções
Neste processo, a observação é um dos métodos
mais utilizados e permite obter informação sobre os
seguintes aspectos:
- Duração, frequência e complexidade das tarefas;
- Fluxos de trabalho;
- Eficiência da produção;
- Condições de trabalho;
- Materiais e instrumentos utilizados;
- Tarefas físicas que compõem a função.
Classificação de Funções
Entre nós temos a Classificação Nacional
de Profissões, editada pelo IEFP.
Functional Job Analysis (FJA)
Processo altamente estruturado de descrição de
funções, que envolve os seguintes aspectos:
a) Indicação da actividade realizada,
b) O resultado da acção,
c) Indicação dos equipamentos, instrumentos e outros
meios auxiliares utilizados.
Descrição de Funções
A descrição de funções é geralmente reduzida a
escrito, contemplando, em geral, os seguintes
aspectos:
- Identificação da função (designação ou título,
posição na estrutura hierárquica, nível salarial, etc.);
- Objectivos globais da função;
- Descrição dos deveres e responsabilidades;
- Condições físicas envolventes da função;
- Benefícios e regalias associados à função, regime
contratual, etc.
Síntese
A Análise e Descrição de Funções serve como input
para outras actividades de GRH.
O Processo de Recrutamento e Selecção
O Recrutamento e Selecção são duas
fases distintas.
O Processo de Recrutamento e Selecção
Antes de se tomar a decisão de preenchimento de um
cargo vago, é fundamental analisar outras opções:
-
-
Redistribuição das tarefas atribuídas ao cargo em
análise;
Recurso ao outsourcing
O Processo de Recrutamento e Selecção
Sendo tomada a decisão de preenchimento de um cargo
vago, então é fundamental calcular:
-
-
Custo adicional que vai trazer;
Se o custo está orçamentado;
Se o colaborador a contratar está dentro das previsões
de headcount (números de pessoal) autorizado
Quando é necessário iniciar as funções
Recrutamento
Conjunto de técnicas e métodos
destinados a atrair candidatos capazes
de ocupar determinados cargos na
organização.
Processo de Recrutamento e
Selecção
Passos principais
-
- Decisão de preenchimento de um cargo
vago;
Definição do perfil da função;
Estratégia de recrutamento;
O processo de recrutamento;
O acto de selecção
Processo de Recrutamento e
Selecção
-
-
-
Análise da função;
Definição do perfil (competências, capacidades e
qualificações necessárias para executar as funções);
Decisões de recrutamento (como e onde recrutar
candidatos);
Selecção dos candidatos
Contratação do candidato;
Acolhimento e integração
Avaliação do desempenho dos indivíduos
seleccionados)
Recrutamento e Selecção
-
Recrutamento :
Interno
Externo
- Prospecção de Candidaturas
-
Pré-selecção
-
Selecção
-
Decisão final
Recrutamento Interno
Preenchimento da vaga por um empregado
que ocupa outra função, mas que já faz
parte da empresa.
Recrutamento Externo
Preenchimento da vaga por um candidato
externo, ou seja, por alguém exterior à
empresa.
Recrutamento
Vantagens do Recrutamento Interno:
- maior economia para a empresa
- maior rapidez no preenchimento de vagas
- aproveitamento dos investimentos feitos na formação de
pessoal, etc.
Vantagens do Recrutamento Externo
- sangue novo e novas perspectivas à organização
- novos conhecimentos do mercado e da indústria,
importantes para a expansão da organização
Recrutamento
Desvantagens do Recrutamento Interno:
- pode atingir-se o princípio de Peter, isto é, as posições na
hierarquia tendem a ser ocupadas por incompetentes
- problemas de desmotivação para os não promovidos, etc.
Desvantagens do Recrutamento Externo
- geralmente mais demorado e mais caro que o
recrutamento interno
- pode levar à desmotivação dentro da empresa
- exige da parte do recrutado um período de ajustamento e
orientação, etc.
Recrutamento Interno
Se a organização optar pelo recrutamento interno,
deve ter em conta:
-
Avaliação de desempenho;
Planeamento de carreiras;
Condições de promoção;
Informação sobre a formação profissional, etc.
Recrutamento Interno – formas
de divulgação
Se a organização optar pelo recrutamento interno,
poderá fazer a prospecção interna de candidatos, de
diferentes formas:
-
Anúncios de parede;
Comunicações Internas;
Utilização do jornal da empresa, etc.
Recrutamento Externo
Se a organização optar pelo recrutamento externo,
deve ter em conta certas técnicas ou métodos:
-
-
-
Anúncios em jornais ou revistas profissionais;
Agências de emprego;
Recomendação de candidatos por funcionários da
empresa;
Contacto com outras empresas que actuam no
mercado;
Consultores de recrutamento;
“Caçadores de cabeças” (head-hunters), etc.
Recrutamento Geral e Recrutamento
Especializado
Geral – é o mais apropriado para funções consideradas
de base (ex: vendedores, secretárias)
Especializado – está relacionado com
de pessoal com responsabilidades
organizações.
o recrutamento
acrescidas nas
Regras do Anúncio de Recrutamento
- Quanto à empresa;
- Quanto à função;
- Quanto ao perfil do candidato;
- Quanto às recompensas
Outras Regras do Anúncio de
Recrutamento
-Ser visto;
-Ser lido;
- Ser apelativo;
- Ser compreendido
Recrutamento on-line
ou
E-Recruitment
(Recrutamento através da Internet)
O recrutamento através da Internet é
uma forma de recrutamento muito potente,
pois não tem limites temporais, nem
geográficos.
E-Recruitment
(Recrutamento através da Internet)
As grandes vantagens do E-Recruitment
são:
- rapidez;
- agilidade;
que imprimem a todo o processo de
captação e selecção de empregados.
E-Recruitment
(Recrutamento através da Internet)
Esta forma de recrutamento implica a
recepção dos curricula através de formulários
on-line e em ligação directa com as bases de
dados das respectivas empresas;
Esta nova forma de recrutamento implica que
a carga de trabalho que estes processos
implicam, seja reduzida.
E-Recruitment
(Recrutamento através da Internet)
A implantação de um sistema de e-recruitment implica
o seguinte:
- a existência de uma página web própria;
- elevado nº de pessoas a recrutar, em diferentes
momentos, com diferentes perfis;
- receber um grande nº de candidaturas;
- necessidade de uniformizar os requisitos do perfil
exigido
Ficha de Candidatura
A ficha de candidatura procura sistematizar a
informação dos candidatos
e facilita a
comparação dos dados dos candidatos.
Dados da Ficha de Candidatura
A ficha de candidatura deve conter os seguintes
elementos:
- Dados pessoais;
- Habilitações académicas;
- Conhecimentos específicos;
- Formação profissional;
- Experiência profissional;
- Motivação para a candidatura;
- Disponibilidade para assumir o cargo
Selecção
A selecção consiste, em primeiro lugar, na
comparação entre os perfis dos candidatos e
as exigências do cargo ou função.
O conteúdo do cargo é dado pela análise e
descrição de funções.
Entrevista Inicial
Destina-se a eliminar candidatos não
qualificados.
Controlo das referências
Consiste em verificar
candidatos, através
documentos e também
telefónicos.
as referências dos
da solicitação de
através de contactos
Métodos mais Frequentes de Selecção
- Questionários ou inventários de personalidade
Ex. Modelo de cinco factores (modelo das Big Five) – o
modelo representa as principais dimensões da
personalidade, em diferentes contextos culturais – as
dimensões avaliadas abarcam diversas atitudes e
comportamentos organizacionalmente relevantes;
-
Testes de Capacidades Cognitivas
Estes
testes
medem
aptidões,
destrezas
ou
capacidades, como por exemplo, o raciocínio, a fluidez
verbal, a capacidade numérica, a memória, a atenção,
etc.
Métodos mais Frequentes de Selecção
-
BIODATA
– corresponde à informação
biográfica solicitada aos candidatos
(Presume-se que as experiências passadas dos
candidatos ou as suas características predizem a sua
carreira futura)
A fonte mais simples de obtenção de Biodata
é o CV.
O CV desempenha também um papel de
filtro, pois permite rejeitar ab initio os
candidatos que não cumprem determinados
requisitos.
Métodos mais Frequentes de Selecção
- Referências e Cartas de Recomendação;
Testes
de
Capacidades
Psicomotoras e Perceptivas;
- Testes de simulação;
Físicas,
Métodos mais Frequentes de Selecção
- Entrevistas;
- Assessment Centres
Entrevistas
- Noção de entrevista:
“Interacção interpessoal de duração limitada
entre um ou mais entrevistadores e um
candidato a emprego, com o propósito de
identificar conhecimentos, competências,
aptidões e comportamentos que podem ser
preditores do sucesso no cargo”.
Tipos de Entrevistas
- Entrevista Individual;
- Entrevista Sequencial;
- Entrevistas em Duo;
- Painel de Entrevistadores;
- Entrevistas em Grupo
Entrevistas
A entrevista constitui o método de utilização
quase universal nos processos de escolha de
candidatos para contratação.
Entrevista
A entrevista pretende averiguar os seguintes
aspectos:
- aptidões técnicas do candidato;
- as dimensões comportamentais relevantes
para a função;
- o potencial do candidato;
- a sua capacidade de se inserir na empresa
Entrevista
A entrevista geralmente tem a duração de
uma hora, mas para funções de menor
complexidade pode ser planeada só para 30
minutos.
Técnica de Entrevista
Targeted Selection (selecção orientada)
Baseia-se
no
princípio
de
que
o
comportamento passado permite prever o
comportamento futuro.
Targeted Selection
(selecção orientada)
- revisão dos antecedentes profissionais
- análise de dimensões comportamentais
Testes e Exames Médicos
O artigo 19.º do Código do Trabalho limita a
utilização pelo empregador de testes e
exames médicos fora dos casos previstos na
lei.
Assessment Centres
Constitui um método de selecção ainda pouco
divulgado nas empresas portuguesas em
geral.
Assessment Centres
Consiste num conjunto diversificado de
provas a que é submetido um grupo de
candidatos, normalmente para funções de
gestão e que pretendem simular situações
reais, para avaliar a forma como estes as
enfrentam e resolvem.
Aplica-se essencialmente para a selecção de
quadros superiores.
Assessment Centres
Os Assessment Centres podem ser feitos de
duas formas:
- Internamente;
- Recurso a outsourcing
Avaliação do Desempenho
Os
sistemas
de
avaliação
de
desempenho ocupam um lugar central
no conjunto das ferramentas de gestão
de RH.
Avaliação do Desempenho
Consiste na sistemática apreciação do
comportamento do indivíduo na função que
ocupa, suportado na análise objectiva do
comportamento do homem no trabalho e
comunicação ao mesmo do resultado da
avaliação.
Esta avaliação é feita durante um certo
período de tempo – entre 6 a 12 meses.
Avaliação do Desempenho
A avaliação de desempenho não deve ser
considerada como um fim em si mesmo, mas
como uma ferramenta para melhorar as
potencialidades da Política de Gestão de
Recursos Humanos.
Avaliação do Desempenho
A avaliação de desempenho deve ser objectiva e
equitativa.
Para isso, é absolutamente necessário que o avaliado
tenha conhecimento:
- da filosofia e dos objectivos da instituição onde
trabalha;
- do que se espera do seu trabalho;
- a calendarização dos resultados esperados;
- os parâmetros de avaliação que serão utilizados;
- que os resultados da avaliação lhe serão
comunicados, de forma a ter oportunidade de os
discutir.
Avaliação do Desempenho
A actividade de avaliação compreende várias
fases:
- observação do comportamento a medir;
- medição do comportamento;
- comunicação do resultado de forma a
incentivar e motivar o trabalhador.
Finalidades da Avaliação de
Desempenho
- validar os métodos de recrutamento;
- Selecção e orientação profissional (recrutamento
interno);
- permite medir o contributo individual e da equipa,
que permita alcançar os objectivos estratégicos da
empresa;
- gerir os sistemas de administração salarial;
- identificar o potencial dos empregados;
- diagnosticar necessidades de formação;
- suporte à política de promoção;
- através do resultado da avaliação, motivar os
trabalhadores a aumentar a qualidade do seu
desempenho.
Sistemas de Avaliação de
Desempenho
- Sistemas de gestão participativa por
objectivos
objectives);
(MBO
–
management
- Avaliação pelos colegas;
- Avaliação pelos subordinados;
- Avaliação a 360º
by
Sistemas de gestão participativa por
objectivos
(MBO – management by objectives)
Este sistema foi teorizado por Peter Drucker na
década de 50 do século XX e continua a ser a base
dos modelos de avaliação de desempenho.
Peter Drucker sugere a substituição dos velhos
processos pelo estabelecimento de objectivos e a
avaliação deverá fazer-se em função desses
objectivos.
Gestão por Objectivos
A gestão por objectivos supõe um tipo de
gestão participativa, ou seja, todos os
trabalhadores devem participar e conhecer o
conjunto de objectivos da empresa.
O número de objectivos não deve ser muito
elevado e recomenda-se um número não
superior a 5.
O Sistema de Gestão por Objectivos
A implementação da gestão por objectivos
implica nomeadamente:
- estabelecimento de objectivos acordados
entre o gestor e o trabalhador;
- desenvolvimento de medidas para o
desempenho que devem ser acordadas entre
o gestor e o trabalhador;
- discussão sobre o desempenho, tendo em
conta os objectivos estabelecidos.
Gestão por Objectivos
Na gestão por objectivos, a avaliação
deve ser feita em conjunto pelo
superior e pelo subordinado.
Contrato individual de desempenho
Uma vez acordados e fixados os objectivos, são
normalmente reduzidos a escrito num documento
conhecido
como
Contrato
individual
de
Desempenho, que compromete o avaliado a atingir
ou mesmo superar os objectivos acordados.
Avaliação pelos subordinados
Raras são as organizações que
recorrem a este sistema.
Verifica-se a possibilidade da avaliação ser
distorcida com receio de represálias das
chefias.
A Avaliação a 360º
Esta ferramenta consiste num questionário
estruturado, que abrange várias áreas:
- gestão de pessoas
- gestão de relações interpessoais
- competências técnicas
- comportamentos
A Avaliação a 360º
Este questionário é distribuído pelo superior
hierárquico, pelos pares e pelos subordinados
do avaliado, cujas respostas são anónimas.
Este tipo de avaliação envolve todas as
pessoas com quem o avaliado tem interface
directo (superior, pares, subordinados).
A Avaliação a 360º
Geralmente, a avaliação de 360º, não
serve de suporte à atribuição de aumentos
salariais, mas tem como principal objectivo
alterar atitudes e comportamentos.
Várias Formas de Avaliação
A avaliação pode ser feita:
pelos
superiores
que
avaliam
os
subordinados;
- pelos subordinados que avaliam os
superiores;
- pelos funcionários que se avaliam uns aos
outros
- combinação de diferentes formas de
avaliação
Avaliação feita pelo superior hierárquico
do avaliado
É feita através
avaliação.
de
uma
entrevista
de
Do resultado da avaliação cabe sempre
recurso para o supervisor hierárquico do
avaliador.
Avaliação feita pelo superior hierárquico do
avaliado
A
avaliação
dos
subordinados
pelos
superiores é a forma mais corrente, sendo
usado na generalidade das empresas e na
Administração Pública.
Nesta modalidade, a avaliação de um
subordinado pelo seu imediato superior,
pode ser revista pelo superior hierárquico
deste.
Objectivos principais da Avaliação
de Desempenho
motivar
os
distinguiram;
funcionários
que
se
- estimular os restantes a melhorar a sua
performance.
Erros comuns de avaliação
- Diferentes padrões de avaliação;
- Erro de halo;
- Erro de severidade;
- Erro de tendência central;
- Baixa motivação do avaliador;
- Pressões inflacionistas
etc.
A Motivação e a Avaliação de
Desempenho
Feedback – Positivo:
Conhecimento dos desempenhos valorizados pela organização
Valorização individual
Elevada motivação
Feedback – Negativo:
Informações transmitidas condenam os desempenhos
Crítica destrutiva dos desempenhos
Falta de motivação
A Avaliação de Desempenho e a
Formação Profissional
A Avaliação de Desempenho e a Formação
Profissional partilham um objectivo comum:
Desenvolver as competências dos colaboradores e
por essa via desenvolver a organização.
A Avaliação de
Diagnóstico
de
Formação
Desempenho e o
Necessidades
de
A Avaliação de Desempenho
Desenvolvimento de Carreiras
e
o