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PROCESSO SELETIVO Nº 24/2014
O Serviço Social do Comércio – Sesc – Administração Nacional, Instituição de Direito Privado, torna
público que, nos termos das Resoluções Sesc nº 1163 de 2008 e nº 1169, de 2009, está aberto o
Processo Seletivo para a contratação de empregados regidos pelas leis trabalhistas (CLT), nas
condições abaixo alinhadas.
1. INFORMAÇÕES SOBRE A VAGA
Cargo: ASSISTENTE TÉCNICO III – ÁREA DE COMPRAS
Número de vagas: 1
Pré-requisitos mínimos:
Escolaridade: Ensino Médio completo; desejável cursando Ensino Superior em Administração de
Empresas.
Experiência: mínimo de 6 (seis) meses na codificação de itens e cadastro de fornecedores e demais
rotinas da área de Compras.
Atribuições do cargo:
•
Realizar e atualizar cadastro de fornecedores, inclusive no que se refere a documentação;
•
Realizar a qualificação e classificação de fornecedores dentro do grupo de compras, objetivando
o inter-relacionamento entre os fornecedores e os grupos/subgrupos de materiais;
•
Contactar fornecedores, quando necessário;
•
Arquivo de documentos e catálogo de fornecedores;
•
Realizar pesquisa permanente de fornecedores, mantendo o cadastro atualizado;
•
Analisar e cadastrar materiais, produtos e serviços de acordo com suas especificações técnicas e
normas vigentes;
•
Operar todo o cadastro, realizando inserções, alterações e inativações de itens e de estruturas,
bem como realizar as diversas pesquisas sobre o cadastro e catálogo;
•
Manusear sistema Microsoft Dynamics Ax;
•
Outras atribuições pertinentes ao cargo.
Carga Horária: 40h semanais de 2ª a 6ª feira, de 9h às 18h.
Local: Sesc / Departamento Nacional - Av. Ayrton Senna, 5.555 – Jacarepaguá/Rio de Janeiro.
Salário (bruto): R$ 2.895,00 (dois mil oitocentos e noventa e cinco reais).
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Benefícios: Vale Transporte (nos termos da Lei 7.418/85 e seu regulamento, Decreto 95.247/87),
Assistência Médica (opção do empregado, com sua participação financeira), Assistência Odontológica do
Sesc, Auxílio Creche, Alimentação subsidiada, Plano de Previdência Complementar Privada
(BrasilPrev), com participação financeira paritária do empregado e do empregador e Bolsa de Estudos
para formação continuada e de aperfeiçoamento profissional.
2. DAS CONDIÇÕES PARA PARTICIPAR DO PROCESSO SELETIVO
2.1. O candidato deverá preencher todas as condições especificadas no presente documento de divulgação.
2.2. Não poderão ser admitidos no Sesc, parentes até o terceiro grau civil (afim ou consanguíneo) do
Presidente, ou dos membros, efetivos e suplentes, do Conselho Nacional e do Conselho Fiscal ou dos
Conselhos Regionais do Sesc ou do Senac, bem como de dirigentes de entidades sindicais ou civis do
comércio, patronais ou de empregados. A proibição é exclusiva, nas mesmas condições, aos parentes
de empregados dos órgãos do Sesc ou do Senac. (Capítulo X, art. 44 do Regulamento do Sesc,
aprovado pelo Decreto 61.836/67).
2.2.1. Consideram-se parentes consanguíneos: pais, filhos, avós, netos, bisavós, bisnetos, irmãos, tios e
sobrinhos; consideram-se parentes por afinidade: sogros, genros, noras, madrastas, padrastos,
enteados; avós, netos, bisavós e bisnetos do cônjuge ou do companheiro; cunhados; tios e sobrinhos do
cônjuge ou do companheiro.
2.2.2. O candidato que mesmo preenchendo as condições previstas no subitem 2.2 venha participar do
presente processo seletivo, será excluído do mesmo, assim que a condição de parentesco seja
verificada, independente da etapa em que o processo seletivo se encontrar.
2.3. O candidato que ocupar cargo, emprego ou função pública deverá apresentar, para fins de
admissão no Sesc, autorização prévia do titular do respectivo ministério ou autoridade correspondente
(art. 41, § 2º do Regulamento do Sesc, aprovado pelo Decreto 61.836/67).
2.3.1. Na hipótese prevista no subitem 2.3, o candidato deverá, ainda, demonstrar a compatibilidade
entre carga horária de trabalho a ser assumida no Sesc e a do seu cargo, emprego ou função pública.
2.4. Ex-empregado do Sesc somente poderá participar do processo seletivo caso se enquadre numa das
condições abaixo apresentadas:
a) não ter sido demitido por justa causa, nos termos do art. 482 da CLT;
b) não ter aderido a programas de incentivo a demissões na Administração Nacional do Sesc ou ser
beneficiário de plano de previdência complementar privada (BrasilPrev) das Entidades;
c) não ter sido dispensado das Entidades durante o contrato de experiência, por inadequação apurada
em procedimento de avaliação de período experimental.
2.4.1. Caso não atendam as condições do subitem 2.4, assim que seja apurada essa situação, o
candidato será eliminado do processo seletivo.
2.5. Poderão participar do presente Processo Seletivo os empregados do Sesc – Administração
Nacional, desde que preencham todos os requisitos básicos do cargo descrito na Tabela de Cargos.
2.6. Todos os candidatos no ato da convocação para a admissão devem possuir em sua integralidade a
documentação comprobatória dos Pré-requisitos exigidos para o cargo.
2.7- É de total responsabilidade do candidato, o custeio de despesas com deslocamento, acomodação e
alimentação, na ocasião de sua participação nas diversas etapas do processo seletivo.
3. DAS INSCRIÇÕES
3.1. As informações para participar do processo seletivo estarão disponíveis apenas no site
www.sesc.com.br, no endereço eletrônico: http://www.sesc.com.br/portal/trabalheconosco.
3.1.1. Os candidatos deverão ter idade mínima de 18 anos completos no ato da inscrição.
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3.1.2. O Sesc/AN não se responsabilizará pelo não recebimento dos currículos enviados para o e-mail
[email protected], por motivos de ordem técnica dos computadores, falhas de comunicação, congestionamento
das linhas de comunicação, bem como outros fatores que impossibilitem a transferência de dados.
3.2. Ao enviar o currículo para o e-mail [email protected], o candidato assume a responsabilidade pela
veracidade dos dados informados.
3.3. O Sesc/AN reserva-se o direito de excluir do processo seletivo o candidato que prestar declaração
falsa, inexata ou, ainda, que não satisfaça a todas as condições estabelecidas neste documento, mesmo
que o fato seja constatado posteriormente.
3.4. O Sesc/AN se reserva o direito de realizar diligências que julgar necessárias para verificar a
veracidade dos documentos e das informações prestadas pelos candidatos.
4. DAS ETAPAS DO PROCESSO SELETIVO
4.1. O processo seletivo obedecerá às etapas eliminatórias e classificatórias, a saber:
1ª Etapa – Encaminhamento do currículo, dentro do prazo estipulado, no cronograma, para o e-mail
[email protected], sendo obrigatório informar o nº do Processo Seletivo a que se candidata, indicando,
no campo “assunto” do e-mail.
2ª Etapa – Triagem e análise dos currículos: nível de escolaridade e os demais pré-requisitos da vaga.
Ressaltamos que os currículos com informações incompletas ou confusas não serão analisados.
3ª Etapa – Prova de Conhecimentos Específicos.
a) A prova será de caráter eliminatório e classificatório.
b) A prova (Conhecimentos Específicos) conterá questões de múltipla escolha, conforme descrito abaixo
e, terá nota máxima de 10 pontos, abrangendo os seguintes conteúdos:
Tabela I
Tipo de Prova
Objetiva (múltipla
escolha)
Nº de questões / tema (Total de 10 pontos)
- 20 (vinte) - Conhecimentos Específicos
Duração
3hs
Recomendamos consultas de bibliografias ou de quaisquer outras fontes atualizadas, quando
houver.
PROVA DE CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS:
Conteúdo Programático
Gestão de Fornecedores e de Itens (materiais, produtos e serviços);
Cadastro de Materiais;
Aspectos gerais da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) - Estrutura e composição do NCM;
Aspectos gerais de Logística Organizacional de Patrimônio (LOP) - Conceito,
classificação/codificação de produtos, materiais e serviços;
Aspectos gerais de Logística de Suprimentos (LOP) - Qualificação e cadastro de fornecedores;
Implantação de Sistemas de Gestão Integrada (Contabilidade, Administrativo e Financeiro) –
ERP.
Bibliografia sugerida:
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Administração de Materiais: Uma Abordagem Logística - Editora Atlas
CAIÇARA Junior, Cicero
Sistemas Integrados de Gestão - ERP: uma abordagem gerencial / Cicero Caiçara Junior, 3ª ed.
rev, e atual, - Curitiba: ibpex, 2008
Editora: Ibpex
SOUZA, Cesar Alexandre de; SACCOL Amarolinda Zanela
Sistemas ERP no Brasil: teoria e casos / 1ª ed. – Editora Atlas, 2003.
http://www.mdic.gov.br/sitio/interna/interna.php?area=5&menu=1090&refr=605
Ver anexo I no final deste documento– Manual de Logística Organizacional e Patrimônio (LOP)
4ª Etapa – Avaliação Técnica/Comportamental – caráter classificatório.
Objetiva-se com essa etapa, possibilitar um maior conhecimento do candidato, com levantamento de
informações que permitam a avaliação da adequação das competências técnicas e comportamentais
exigidas para o cargo.
A Avaliação terá como foco principal, a exploração do conhecimento sobre a área para qual se
candidata e será analisada por uma banca composta por profissionais do RH e da Área Requisitante.
4.2- Na Avaliação Técnica/Comportamental, os candidatos deverão apresentar os documentos que
comprovam os pré-requisitos e as condições de participação, para que sejam validados pelo Sesc. A
não apresentação de qualquer dos documentos exigidos e o não preenchimento pelo candidato das
condições de participação definidas neste documento serão causas de eliminação do mesmo.
4.3. O Sesc se reserva no direito de proceder alterações neste processo seletivo, no que tange às
etapas classificatórias e/ou eliminatórias, podendo fazer inclusões ou exclusões de avaliações práticas,
Avaliação de Habilidades e Atitudes e Avaliação Técnica Individual mantida a concorrência/igualdade
do procedimento. Para tanto, divulgará a(s) alteração(ões) de inclusão(ões), no site www.sesc.com.br,
com 2 (dois) dias de antecedência à sua realização.
4.4. A relação com os nomes dos candidatos convocados para as demais etapas seletivas, bem como
as datas e horários de aplicação, estarão disponíveis no site www.sesc.com.br, no endereço eletrônico:
http://www.sesc.com.br/portal/trabalheconosco, com antecedência mínima de 48 horas.
4.5. Os candidatos que tiverem seu nome divulgado no site www.sesc.com.br, no endereço eletrônico:
http://www.sesc.com.br/portal/trabalheconosco deverão chegar ao local da prova com no mínimo 30
(trinta) minutos de antecedência, munidos de documento de identificação com foto e caneta
esferográfica preta ou azul, para a realização da prova.
4.5.1. Na hipótese da prova ser realizada e entregue a lápis, a mesma não será corrigida, sendo
atribuída nota zero ao candidato.
4.5.2. A(s) questão(ões) de múltipla escolha que contiver(em) mais de uma marcação será(ão)
desconsiderada(s), não sendo atribuída(s) pontuação(ões), assim como, quaisquer outras rasuras que
comprometam a correção, quanto ao entendimento da resposta do candidato.
4.6. É de responsabilidade exclusiva do candidato a identificação correta do endereço, data e horário de
realização da prova e demais etapas seletivas.
4.7. Estarão automaticamente desclassificados os candidatos que não comparecerem em qualquer das
etapas do processo seletivo.
4.8. As convocações para cada etapa do processo seletivo serão informadas, somente, no site
www.sesc.com.br, no endereço eletrônico: http://www.sesc.com.br/portal/trabalheconosco, não sendo
utilizados quaisquer outros meios de comunicação para este fim.
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4.9. Não será permitido ao candidato, durante a prova, efetuar consultas em livros, aparelhos eletrônicos,
apostilas, entre outros recursos.
4.9.1. Será excluído do processo seletivo, o candidato que fizer uso dos materiais citados no subitem
4.9, salvo com autorização expressa mencionada na referida divulgação.
5. DA APROVAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO
5.1. Serão convocados para as demais etapas seletivas (classificatórias), os candidatos que
obtiverem média igual ou superior a 7 (sete) na etapa de prova, a ser informado, somente, no site
www.sesc.com.br, no endereço eletrônico: http://www.sesc.com.br/portal/trabalheconosco, onde
constará a relação nominal, com as respectivas notas de provas.
5.1.1. Na hipótese excepcional de haver um número de candidatos inferior a 5 (cinco), por vaga,
aprovados na etapa de prova de conhecimentos específicos, poderá se procedida a redução da nota
mínima de 7 (sete) para 6 (seis), a fim de ampliar a concorrência.
5.2. Para fim de ranking (posicionamento) de classificação, a média final de cada candidato será obtida
a partir da média das notas de todas as avaliações realizadas.
5.3. Após todas as etapas concluídas, caso haja dois ou mais candidatos com a mesma nota final, serão
observadas, em ordem crescente, os seguintes critérios para desempate:
1. Maior nota da prova de conhecimentos específicos;
2. Maior tempo de experiência na função a ser exercida;
3. Maior idade.
6. DO APROVEITAMENTO DOS CANDIDATOS CLASSIFICADOS
6.1. Os candidatos aprovados no processo e classificados com média final igual ou superior a 7 (sete)
poderão ser convocados para admissão no prazo de 1 (um) ano, podendo ser prorrogado, a critério
do Sesc, no máximo por igual período, contados a partir da data da divulgação do resultado do processo
seletivo e ordem de classificação.
6.2. A aprovação no processo seletivo não gera compromisso de contratação por parte do Sesc –
Departamento Nacional.
7. DA CONTRATAÇÃO
7.1. A contratação do candidato aprovado na seleção dependerá da aptidão nos exames médicos
requeridos, destinados à avaliação da sua condição de saúde, em atendimento ao art. 168 e seguintes
da CLT e, também, da apresentação da documentação solicitada.
8. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
8.1. A participação do candidato no processo seletivo implicará no seu pleno conhecimento e aceitação
das normas e condições estabelecidas neste processo seletivo, das quais não poderá alegar
desconhecimento, sendo, igualmente, de sua responsabilidade o acompanhamento das
informações
divulgadas
no
site
www.sesc.com.br,
no
endereço
eletrônico:
http://www.sesc.com.br/portal/trabalheconosco.
8.2. Qualquer pedido de esclarecimento em relação a eventuais dúvidas de interpretação deste
documento deverá ser encaminhado por escrito para Coordenadoria de Recursos Humanos – CRH,
através do fax (21) 2136-5469 ou para o e-mail [email protected], com a devida comprovação
de que foi recebido pela CRH, até dois (2) dias úteis após a sua divulgação, informando o número do
Processo Seletivo que está participando, no horário comercial (segunda a sexta-feira de 9h às 18h). É
de responsabilidade do candidato o envio de dúvida(s) para os meios corretos, acima divulgados.
8.2.1. Não sendo feito nesse prazo, pressupõe-se que os elementos fornecidos são claros e precisos
para permitir a plena participação no Processo Seletivo.
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8.3. Caberá ao Sesc/AN a divulgação do resultado conclusivo, contendo a relação nominal, ordem de
classificação e média final,
no site www.sesc.com.br, no endereço eletrônico:
http://www.sesc.com.br/portal/trabalheconosco.
8.4. O pedido de esclarecimento acerca de eventuais dúvidas afetas ao resultado da prova, do presente
processo seletivo, deverá ser encaminhado, para a Coordenadoria de Recursos Humanos (CRH),
através do fax (21) 2136-5469, ou para o endereço eletrônico [email protected] até dois (2) dias
úteis após a data de sua divulgação, no horário comercial (segunda a sexta-feira de 9h às 18h). É de
responsabilidade do candidato o envio de dúvida(s) para os meios corretos, acima divulgados.
8.4.1. Após o prazo citado no item 8.4, não caberão manifestações futuras.
8.4.2. Em caso de eventual anulação de questão(ões) resultante de pedido de esclarecimento, o(s)
ponto(s) correspondente(s) à(s) mesma(s) será(ao) atribuído(s) a todos os candidatos.
8.5. O Sesc/AN poderá cancelar o presente processo seletivo, em qualquer fase que se encontre, por
decisão motivada e justificada.
8.6. Todas as informações acerca do presente processo seletivo serão devidamente divulgadas no site
www.sesc.com.br, no endereço eletrônico: http://www.sesc.com.br/portal/trabalheconosco.
8.7. Não será permitida a entrada de candidatos que estejam trajando roupas inapropriadas, bermudas,
short, camiseta, roupas de banho, chinelos, entre outros.
8.8. A Direção-Geral do Sesc Nacional interpretará e dará solução aos casos omissos relativos a este
processo seletivo.
CRONOGRAMA:
Atividade
Período
Divulgação da vaga em jornal.
Prazo para envio dos currículos: [email protected]
Publicação da relação de candidatos habilitados para a realização da prova.
Aplicação da prova. (previsão)
Publicação do resultado da prova.
Prazo para esclarecimentos de dúvidas.
Divulgação da relação de candidatos com o horário para a realização da Avaliação
Técnica/Comportamental
Avaliação Técnica/Comportamental
Resultado final da seleção.
24/08/2014
25/08 a
28/08/2014
29/08/2014
02/09/2014
Datas a serem
definidas e
informadas.
Rio de Janeiro, 25 de agosto de 2014.
Seção de Seleção, Acompanhamento e Desenvolvimento
Coordenadoria de Recursos Humanos
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ANEXO I
LOGÍSTICA ORGANIZACIONAL
E PATRIMÔNIO (LOP)
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APRESENTAÇÃO
No Módulo 1, são abordados aspectos gerais de LOP. No Módulo 2 são elencados os itens
relacionados a Logística de Suprimentos, Logística Interna e de Distribuição e Patrimônio,
respectivamente.
No Módulo 2 (Logística de Suprimentos), no que se refere a Licitações, há tópico específico,
restrito, no entanto, às modalidades de Concorrência e Convite, por serem estas as mais utilizadas.
O dinamismo da Logística Organizacional e Patrimônio (LOP) não permite que tratemos essa
iniciativa como produto acabado. Contribuições são esperadas de forma tal que este documento possa
estar
plenamente
adequado
ao
dia-a-dia
da
atividade.
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SUMÁRIO
MÓDULO 1 – ASPECTOS GERAIS DE LOGÍSTICA ORGANIZACIONAL E PATRIMÔNIO
1.1 CONCEITO ......................................................................................................... 06
1.2 CLASSIFICAÇÃO DE PRODUTOS (CP) ........................................................... 06
1.2.1 Identificação ............................................................................................. 07
1.2.2 Codificação .............................................................................................. 08
1.2.3 Catalogação ............................................................................................. 09
1.3 UNIDADES DE MEDIDA (UM) ........................................................................... 09
MÓDULO 2 – LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS
2.1 CONCEITO ........................................................................................................ 12
2.2 IMPORTÂNCIA E OBJETIVOS DA LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS .............. 12
2.3 PERFIL DO COMPRADOR ............................................................................... 17
2.4 PESQUISA EM COMPRAS ............................................................................... 18
2.5 INSTRUMENTOS DE COMPRAS ...................................................................... 19
2.5.1 Formulários Padronizados ...................................................................... 19
2.5.2 Arquivo ..................................................................................................... 19
2.5.3 Controle de Entrada e Saída de Documentos ........................................ 22
2.5.4 Registro de Preços ................................................................................... 22
2.6 QUALIFICAÇÃO E CADASTRO DE FORNECEDORES ................................... 23
2.6.1 Qualificação de Fornecedores ................................................................ 23
2.6.2 Cadastro de Fornecedores ..................................................................... 23
2.6.3 Arquivo de Documentos e Catálogos de Fornecedores........................ 24
2.6.3.1 Arquivo de Documentos de Fornecedores................................. 24
2.6.3.2 Arquivo de Catálogos de Fornecedores .................................... 24
2.7 CONDIÇÕES DE FORNECIMENTO .................................................................. 24
2.7.1 Qualidade ................................................................................................. 25
2.7.2 Preço ......................................................................................................... 25
2.7.3 Prazo de Entrega ...................................................................................... 26
2.7.4 Garantia e Assistência Técnica .............................................................. 26
2.7.5 Frete .......................................................................................................... 27
2.7.6 Prazo de Pagamento ................................................................................ 27
2.8 PERFORMANCE DE FORNECEDORES .......................................................... 28
2.9 ÉTICA EM COMPRAS ....................................................................................... 28
2.10 O PROCESSO DE COMPRAS ........................................................................ 31
2.10.1 Apresentação da Necessidade do Produto ...................................... 32
2.10.2 Distribuição da RCMS ......................................................................... 34
2.10.3 Escolha da Forma de Aquisição ........................................................ 35
2.10.4 Procura e Seleção de Fornecedores .................................................. 36
2.10.5 Busca das Condições de Fornecimento ............................................ 37
2.10.6 Apresentação das Condições de Fornecimento ............................... 37
2.10.7 Análise e Escolha da Opção mais Vantajosa .................................... 38
2.10.8 Autorização para Contratar ................................................................ 39
2.10.9 Formalização junto ao Fornecedor .................................................... 40
2.10.10 Diligenciamento ................................................................................. 41
2.10.11 Recebimento do Produto .................................................................. 41
2.11 LICITAÇÕES (Exceto Leilão e Concurso) ...................................................... 43
2.11.1 Ações antes da Licitação .................................................................... 43
2.11.1.1 Planejamento da Licitação ................................................... 44
2.11.1.2 Nomeação da Comissão de Licitação ................................. 47
2.11.1.3 Preparação do Instrumento Convocatório .......................... 47
2.11.1.4 Publicação da Licitação ....................................................... 52
2.11.2 Ações durante a Licitação - CONCORRÊNCIA E CONVITE............... 54
2.11.2.1 Recebimento de Envelopes e Abertura de Envelopes de
Documentação ...................................................................... 54
2.11.2.2 Abertura de Envelopes de Proposta Técnica ...................... 56
2.11.2.3 Abertura de Envelopes de Propostas Comerciais .............. 57
2.11.2.4 Parecer Conclusivo da Comissão de Licitação .................. 57
2.11.2.5 Homologação e Adjudicação da Licitação ..........................
2.11.2.6 Divulgação do Resultado Final ............................................ 59
2.11.3 Ações durante a Licitação – PREGÃO (no prelo).......................................59
2.11.4 Ações após a Licitação ................................................................................ . 59
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MÓDULO 1
ASPECTOS GERAIS DE
LOGÍSTICA ORGANIZACIONAL E PATRIMÔNIO
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1.1 – CONCEITO
A Logística Organizacional e Patrimônio (LOP) corresponde ao planejamento, organização,
direção e controle de todas as atividades relacionadas ao suprimento de bens e serviços
necessários ao SESC, a fim de propiciar sua operacionalização de forma econômica, qualitativa e
regulamentar. No que concerne à Logística, envolve as áreas de Logística de Suprimentos,
Logística Interna (Recebimento de materiais, Armazenagem e Gestão de Estoque) e Logística de
Distribuição.
A denominação Patrimônio refere-se ao registro e controle de bens móveis permanentes. No
SESC, as atividades de Logística Organizacional e Patrimônio são, normalmente, gerida por uma
unidade administrativa.
1.2 – CLASSIFICAÇÃO DE PRODUTOS (CP)
Os produtos (bens ou serviços) objeto da Logística Organizacional e Patrimônio (LOP) podem
ser divididos em Estoque (E), Patrimônio (P) e Aplicação Direta (A).
E Material que são estocados no Almoxarifado para utilização futura.
P Bens Móveis que, por características regulamentares (art. 64 do Codeco), são classificados
como permanentes e, conseqüentemente, são submetidos a critérios específicos de controle.
A Produtos (tangíveis e intangíveis) de uso geral que são utilizados imediatamente após seu
ingresso na Organização.
A Classificação de Produtos (CP) consiste na identificação, codificação e catalogação de itens. No
SESC é utilizada da seguinte maneira:
Itens E ....................................Identificação, codificação e catalogação
Itens P. ...................................Identificação, codificação e catalogação
Itens A.....................................Identificação
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Os Itens de aplicação direta (A) não são codificados e catalogados em função de
seu consumo inconstante e da grande variabilidade de tipos (caso isso ocorresse, gigantescos
cadastros seriam gerados desnecessariamente) mas, se for imprescindível, também podem sê-lo.
1.2.1 – Identificação
É o primeiro passo da classificação de produtos e consiste em estabelecer a descrição do produto
de acordo com estrutura previamente estabelecida. No SESC, os produtos são identificados por
meio de três blocos constitutivos:
− Nome do Produto
− Descrição Técnica
− Descrição Complementar
Nome do Produto – é a informação primária daquilo que se identifica, dividindo-se em designação
genérica e designação particular, sendo a função desta última diferenciar por formatos, tipos,
composição, etc., itens da mesma designação genérica. Por exemplo:
Designação Genérica: LÂMPADA
A informação “lâmpada” não é suficiente para que se possa nomear adequadamente o item,
havendo, então, necessidade da designação particular, que neste caso é “fluorescente”.
Nome do Produto: LÂMPADA FLUORESCENTE
Algumas recomendações úteis para o Nome do Produto:
− utilizar sempre o singular, a não ser nos casos em que somente exista a forma plural;
− utilizar termos de significado exato e de uso comum no SESC e no mercado fornecedor (Ex.: sapato e
não calçado);
− não utilizar a embalagem ou forma de apresentação (Ex.: tinta e não lata de tinta).
Descrição Técnica – é o segundo bloco de identificação e o mais complexo, pois apresenta, de
forma objetiva, informações técnicas sobre o produto.
Descrição Complementar – esse terceiro bloco de identificação é utilizado para
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produtos que necessitem de dados complementares para melhor identificação. Normalmente,
esses dados são referências de fornecedores, aplicação, embalagens, permutabilidade, etc.
1.2.2 – Codificação
A codificação refere-se à adoção de códigos simbólicos para representar itens (E ou P) que
possuam afinidades. No SESC, são adotados números como códigos e há dois níveis de
codificação:
− Grupo
− Subgrupo
Partindo-se do universo genérico de itens, este vai sendo subdividido de acordo com
afinidades até chegar-se ao item individual.
No primeiro nível de afinidade ampla entre os itens (grupo), pode haver, por exemplo, o
seguinte: elétrico, hidráulico, alimentos, administrativo, odontologia, bebidas, etc.
Cada um dos grupos criados pode ser dividido em subgrupos (segundo nível) de afinidades
mais estreitas, como por exemplo:
Grupo Elétrico/Subgrupos: lâmpadas, tomadas, reatores, fios, etc.
Grupo Administrativo/Subgrupos: informática, papelaria, impressos, etc.
Ao Grupo atribuem-se dois dígitos de 1 a 99, e ao Subgrupo atribuem-se três dígitos de 1 a
999. Acrescenta-se a tal estrutura três dígitos (1 a 999), que Individualizam o item.
Partindo-se do exemplo inicial, LÂMPADA FLUORESCENTE, e supondo-se a estrutura:
Grupos
Subgrupos do grupo elétrico
1. Elétrico
1. Lâmpadas
2. Hidráulico
2. Tomadas
3. Alimentos, etc.
3. Reatores
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4. Fios, etc.
Se o primeiro item a registrar fosse lâmpada fluorescente, seu código seria:
01.001.001 – LÂMPADA FLUORESCENTE
Individualização
Subgrupo
Grupo
Obs.>(acrescido de Descrição Técnica e Descrição Complementar, se for o caso)
1.2.3 – Catalogação
É a última fase da Classificação de Produtos (CP) e consiste em ordenar os dados (E e P)
identificados e codificados de forma lógica e adequada a seus usuários.
1.3 – UNIDADES DE MEDIDA (UM)
As Unidades de Medidas constituem importante fator da LOP, pois interferem diretamente nas
quantidades movimentadas. Um simples exemplo de dois tipos de Unidade de Medida, peça (PÇ)
e par (PR), demonstra sua importância:
− 200 PÇ = 200 unidades do item
− 200 PR = 400 unidades do item
É comum haver confusão em relação às Unidades de Medidas e, portanto, os usuários, tanto
internos (LOP) quanto externos (requisitantes), devem ser orientados.
Sempre que necessário na descrição complementar (terceiro bloco constitutivo da identificação,
que
por sua vez integra a CP), deve constar alguma
referência esclarecedora a respeito da UM.
1. Elétrico
1. Lâmpadas
2. Hidráulico
2. Tomadas
Alguns
exemplos:
3. Alimentos, etc.
3. Reatores
4. Fios, etc.
− Lata: citar o conteúdo em litros
− Caixa: citar o conteúdo em peças
− Fardo: citar o conteúdo em quilograma
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MÓDULO 2
LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS
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.1 – CONCEITO
É a função responsável pela procura e obtenção dos produtos (tangíveis e intangíveis)
necessários ao SESC no cumprimento de sua missão. Tal obtenção deverá ocorrer pela combinação
do melhor conjunto possível de condições de fornecimento (preço, qualidade, quantidade, prazos,
etc.).
As compras no SESC são regidas pela Resolução 1252/12(Regulamento de Licitações e
Contratos) e todos os procedimentos aqui descritos estão sujeitos à fiel observância a seus
pressupostos.
Nestas Orientações não se incluem os procedimentos relativos a obras e serviços de
engenharia, sendo o conteúdo restrito à aquisição de itens para Estoque, Patrimônio e Aplicação
Direta, conforme tratado no tópico 1.2.
2.2 – IMPORTÂNCIA E OBJETIVOS DA LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS
Esta função é importante para o SESC, pois está relacionada ao adequado funcionamento da
Administração Nacional e das Administrações Regionais.
Há quatro grandes critérios que devem nortear a gestão de compras no SESC: legalidade,
economicidade, qualidade e operacionalidade.
Legalidade
As aquisições no SESC são regulamentadas pela Resolução SESC n.º 1252/12 e seu fiel
cumprimento é um indicador de boa gestão. Anualmente, auditores examinam os processos de compras,
procurando verificar o cumprimento dos dispositivos regulamentares.
A equipe de compras deve conhecer o Regulamento de Licitações e Contratos para aplicá-lo
tanto nas situações comuns como nas diversas situações atípicas de aquisição com as quais se deparam.
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Economicidade
Aspectos econômicos não podem, sob hipótese alguma, ser desconsiderados em compras. Os
compradores devem sempre ter sob domínio a situação econômica da aquisição que estão realizando, ou
seja, devem estar conscientes da vantagem econômica das contratações. Isso significa que não basta
apresentar “cinco preços”, por exemplo, às autoridades aprovadoras; é preciso verificar se tais preços
estão compatíveis com os praticados no mercado, pois muitas vezes tal “cotação” pode estar
superdimensionada.
Mesmo em casos de compras diretas (procedimento comum no SESC, no qual até
determinado valor não há necessidade de apresentação dos preços coletados), os compradores
devem seguir rigorosamente esse critério.
O preço do produto, expressão econômica mais evidente, não deve ser considerado
isoladamente. Deve-se considerar a vantagem econômica como um todo. Na aquisição de toner
para impressoras, por exemplo, deve-se avaliar não somente o preço do toner, mas também a
quantidade de impressões que cada modelo pode proporcionar para se chegar ao custo por
impressão.
As auditorias costumam observar a economicidade das aquisições e qualquer descuido na
aplicação desse critério acarretará maior desembolso financeiro e as conseqüentes desvantagens
para o SESC.
Qualidade
A qualidade faz parte do objetivo operacional que será apresentado em seguida, porém,
sendo de suma importância para a função compras, resolveu-se destacá-la neste tópico específico.
Neste estudo, qualidade é definida como a adequação de um produto ao fim para o qual
foi adquirido, ou seja, não há como afirmar se um produto tem qualidade sem se saber em que
será aplicado.
Bom exemplo são estas orientações. Sua qualidade não será determinada pelo autor ou
por pessoas estranhas à área de logística organizacional e patrimônio, mas sim por aqueles que
forem utilizá-lo no dia-a-dia de suas atividades.
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Há dois focos para a qualidade em compras:
− Qualidade do trabalho: aspectos de qualidade que devem ser considerados nos processos
de trabalho.
− Qualidade dos produtos: refere-se à adequação ao uso dos produtos que são adquiridos.
A importância da qualidade dos produtos é indiscutível e o Regulamento de Licitações e
Contratos possibilita enfatizá-la. Aos compradores compete submeter os produtos e/ou cotações
apresentados pelos fornecedores aos órgãos técnicos competentes para sua aferição, sendo contudo,
agente ativo, manifestando-se sobre aspectos qualitativos sempre que necessário.
Especial cuidado deve ser adotado na confrontação das especificações apresentadas pelos
órgãos requisitantes com as propostas feitas pelos fornecedores, somente incluindo como ativas aquelas
que atendam ao solicitado. Exceção ocorre nas aquisições tipo técnica e preço, nas quais os aspectos
qualitativos são determinados pelos fornecedores a partir de sumária especificação a estes apresentada.
A atenção com a qualidade é importante para o SESC no cumprimento de sua missão, pois
qualquer descuido significará produto inadequado para o fim a que se destina.
Quanto à qualidade do trabalho, pode-se buscá-la da seguinte forma:
− o
comprador
deve
saber
exatamente
o
que
está
sendo
desejado
pela
área
requisitante;
− os fornecedores convidados devem ter condições de atender ao desejado;
− o processo de compra e a formalização junto ao fornecedor adjudicado ocorrem com a expressão
exata do que se deseja;
− devem ser feitas diligências junto ao fornecedor adjudicado, a fim de se garantir o cumprimento das
condições de fornecimento estabelecidas;
− devem ser utilizados meios apropriados de inspeção e teste, a fim de se verificar se o produto
entregue satisfaz as condições de fornecimento estabelecidas;
− após o fornecimento, o comprador deve verificar junto à área requisitante se o produto atendeu ao
desejado.
Operacionalidade
Há vários aspectos incluídos sob este título, pois se referem à influência da função
compras na operacionalização das atividades do SESC.
O foco recairá sobre o prazo de suprimento, decomposto em:
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− Prazo de Execução: o tempo decorrido entre o recebimento de uma requisição e a formalização
da compra junto ao fornecedor.
− Prazo de Entrega: o tempo decorrido entre a formalização da compra e a efetiva entrega do
produto.
O prazo também é vital para a função compras e percebe-se, neste momento, que os
objetivos apresentados devem ser atendidos de forma concomitante. Suponha-se, por
exemplo, uma requisição de convites para um determinado evento cultural do SESC. De nada
adianta cumprirem-se os pressupostos do Regulamento de Licitações e Contratos
(Legalidade), estar consciente de que o preço apresentado pelo fornecedor ganhador está de
acordo
com
as
práticas
do
mercado
e
é
vantajoso
para
o
SESC
(Economicidade) e que o produto adquirido está adequado ao uso (Qualidade), se os convites
forem entregues pelo fornecedor após a data do evento (Prazo).
No caso de prazo, objeto deste tópico, ações de planejamento devem ser empreendidas
para que os prazos de processamento necessários sejam considerados.
O comprador deve empenhar-se em reduzir os prazos de execução processual (prazo de
execução), agindo de forma rápida e consciente no sentido de ter domínio sobre o que está realizando,
evitando erros, retrabalho e, conseqüentemente, perda de tempo, seria uma “rapidez consciente”.
O comprador deve, ainda, diligenciar o prazo de entrega junto ao fornecedor contratado,
certificando-se de que será cumprido ou adotando ações prévias caso perceba que o prazo não será
cumprido.
Outros aspectos incluídos sob este título seriam: assistência técnica, garantia, prazo de
pagamento, etc.
Da análise dos pressupostos introdutórios acima descritos conclui-se que a função compras é
solucionadora de problemas, pois intermedeia dois conjuntos de necessidades:
− de um lado o SESC com suas necessidades de produtos;
− de outro lado o mercado fornecedor com seus produtos e necessidades de vendas.
Dentre estes está a função compras, procurando e obtendo os produtos necessários, ou seja,
resolvendo problemas.
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Inferem-se, portanto, dois aspectos singulares:
− a importância da integração da função compras com as demais áreas do SESC, procurando cada vez
mais entendê-las, aumentando o conhecimento sobre suas necessidades, a fim de obter as melhores
soluções expressas em produtos. Tal integração permite também apoio em planejamento a fim de
evitar urgências;
− a importância do conhecimento da função compras a respeito do mercado fornecedor e suas
peculiaridades.
A execução das atividades de compras sob os conceitos acima descritos em muito contribui
para o funcionamento adequado dos serviços prestados pelo SESC à sua clientela.
2.3 – PERFIL DO COMPRADOR
De uma forma geral um bom comprador deve:
− ser honesto, observando aspectos éticos;
− conhecer e saber aplicar a Resolução 1012/06 e normas afins;
− conhecer as necessidades de produtos do SESC;
− conhecer o mercado fornecedor como um todo e as peculiaridades dos segmentos em que atua;
− conhecer e saber aplicar os princípios de gestão de compras;
− pesquisar novos produtos e fornecedores;
− diligenciar os processos de aquisição sob sua responsabilidade;
− trabalhar com senso de legalidade, economicidade, qualidade, operacionabilidade.
Além do acima exposto, competem ainda ao comprador ações relacionadas ao segmento
do mercado (grupos) fornecedor em que atua, a saber:
−
analisar requisições (avaliação prévia detalhada antes de iniciar o processo de
compras);
−
manter atualizado o cadastro de fornecedores (dados e catálogos);
−
avaliar fornecedores sugerindo novos cadastramentos e exclusões;
−
observar as atividades do SESC e planejar necessidades de produtos;
− nas trocas periódicas de grupos entre compradores, orientar os colegas em relação às
peculiaridades dos requisitantes, dos produtos e dos segmentos do mercado fornecedor,
evitando a dispersão de conceitos e procedimentos;
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−
desenvolver os fornecedores, orientando-os quanto às peculiaridades legais, econômicas,
qualitativas e operacionais do SESC;
−
sempre que possível, manter cadastradas pelo menos cinco opções de fornecimento para cada tipo
de produto;
−
praticar a ética e a seriedade do SESC perante os fornecedores.
Cumprindo o acima exposto, o comprador, em princípio, está apto a buscar as melhores
soluções para as necessidades de produtos do SESC.
2.4 – PESQUISA EM COMPRAS
A importância da pesquisa em compras já está devidamente caracterizada pelo até aqui exposto;
e ocorre antes, durante e após a compra:
⇒ ANTES: Procura e desenvolvimento de fontes alternativas de suprimento para as necessidades de
produtos do SESC.
⇒ DURANTE: Procura de novos fornecedores durante o processo de compras, paralelamente à
consulta aos habituais já cadastrados.
⇒ APÓS: Avaliação da eficácia da aquisição como subsídio a ações de planejamento e pesquisa.
Manter “antenas ligadas” no mercado fornecedor é questão de sobrevivência para a função
compras. O comprador não pode se acomodar com os fornecedores cadastrados ou as contratações
realizadas, pois, no mundo atual, tecnologicamente em evolução, com mudanças ocorrendo velozmente,
há sempre novas opções de fornecimento surgindo.
Como exemplo, cita-se a renovação de contratos. Normalmente, em determinada época do ano,
o fornecedor contratado comunica a necessidade de reajuste no preço praticado em função de algum
fator (índice econômico, etc.). Se simplesmente submete-se o novo valor à aprovação e renova-se o
contrato, estar-se-á praticando a atividade de pesquisa?
Nesta situação deve-se, de alguma forma, comparar a proposta do fornecedor com a prática do
mercado. Pode ocorrer que, em face da constante recessão econômica brasileira, sejam encontradas
melhores condições do que as praticadas pelo fornecedor.
De uma forma geral, a pesquisa em compras envolve novos fornecedores, novos produtos e
condições do mercado (preços, disponibilidade de produtos, mercado comprador, mercado vendedor,
etc.).
2.5 – INSTRUMENTOS DE COMPRAS
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Sob o título “Instrumentos”, apresentam-se práticas comuns na área de compras.
2.5.1 – Formulários Padronizados
A utilização de formulários padronizados é benéfica ao processamento de compras, pois, caso
contrário, haveria grande dificuldade em analisar processos de compras se em cada um fosse adotado
um formato diferente de registro de atos administrativos. Haveria também grande dificuldade para
arquivo desses processos não padronizados.
Na atividade Compras do SESC padronizam-se: Requisição de Compra de Material ou Serviço
Documento de Coleta, Mapa de Cotações, Pedido ao Fornecedor, Pagamento Antecipado e
Recebimento de Produtos. Tal padronização é facilitada pelo uso do Sistema de Gestão de Material
(SGM).
(RCMS),
2.5.2 – Arquivo
Há possibilidade da constituição de diversos tipos de arquivos em compras. Citam-se três:
processos de compras, documentos de fornecedores e catálogos de fornecedores. Tratar-se-á neste
tópico do arquivo de processos de compras, sendo os demais tratados no tópico 2.6.
A organização do arquivo de processos é um dos indicadores da boa gestão da atividade
de compras. Considerando-se o trabalho de auditoria realizado sobre os processos, cresce ainda
mais a importância da organização do arquivo.
A primeira classificação para organizar-se o arquivo é a divisão pela forma utilizada para
comprar: concorrência, convite, pregão, leilão, concurso, dispensa de Licitação e inexigibilidade de
Licitação. Para cada uma destas formas devem ser adotadas pastas identificadas na lombada. Há casos
em que são adotadas cores distintas de pastas para formas diferentes de compras.
Em cada uma dessas formas os processos são arquivados seqüencialmente por número em
ordem decrescente, ou seja, o processo com numeração mais baixa fica por baixo na pasta, enquanto o
processo com numeração mais alta fica por cima. A numeração de processos é realizada
automaticamente pelo SGM, o qual gera ainda relatórios de controle identificando processos ativos,
cancelados e em andamento.
Cada um dos processos arquivados também deve ser organizado na mesma ordem. O
documento de baixo é a Requisição de Compras de Material ou Serviço (RCMS) acompanhada, se
houver, de documentos que a originaram (correspondências, pareceres, etc.). A partir daí, vão sendo
juntados os documentos que constituem o processo, na ordem cronológica de acontecimentos, até que se
chegue ao último documento que ficará posicionado por cima. Normalmente, o documento que “fecha”
o processo é o recebimento de produtos (um ou mais) gerado pelo SGM.
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Nos casos de hiatos de numeração de processos (o processo não está na pasta) deve ser colocada
uma folha no lugar da numeração descrevendo o motivo do hiato, de forma tal que qualquer pessoa
possa manusear com facilidade, entender o arquivamento e localizar processos rapidamente. Os hiatos
costumam ocorrer em função de:
− Processos cancelados no SGM que não chegaram a ser constituídos, ou processos constituídos que,
por algum motivo, foram cancelados antes da aquisição. No segundo caso devem ser arquivados em
seus locais devidos, de acordo com a seqüência numérica, em suas pastas específicas, com o
carimbo “cancelado”. Se for mais adequado, pode-se arquivar o processo constituído que foi
cancelado, juntamente com os processos ativos, não havendo, desta forma, o hiato por este motivo.
− Processos volumosos que inviabilizam o arquivo em pasta. Nestes casos cria-se uma seqüência
numerada de pacotes (ou outro termo adequado) e registra-se o número deste na folha que se coloca
no lugar do processo na pasta.
− Processos que saem da área de compras. Além dos registros de entrada e saída de documentos
utilizados, é conveniente registrar na folha, que fica no lugar do processo na pasta, a data, o destino
e o motivo da saída, sendo que processos nesta situação devem retornar para o arquivo na área de
compras.
Na lombada das pastas, além da forma de compra adotada, devem constar a numeração de
processos, seu conteúdo e o ano dos processos.
Modelo:
2006
CONVITES-CV
001
A
020
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Para cada uma das formas de contratar utilizada no SESC, há, no SGM, sigla-padrão:
• Concorrência (CC)
• Convite ( CV)
• Dispensa de Licitação (DL)
• Inexigibilidade de Licitação (IN)
• Pregão (PR)
Em face de peculiaridades distintas, não se incluiu Leilão e nem Concurso.
2.5.3 – Controle de Entrada e Saída de Documentos
A atividade de compras é pressionada para que os prazos de execução de processos sejam os
menores possíveis. Como já se tratou, esta é uma das preocupações da área, mas muitas vezes a demora
ocorre fora desta. No entanto, com um bom controle sobre a entrada e saída de documentos, pode-se
identificar precisamente onde a demora está sendo gerada.
No SGM há o registro cronológico de emissão e aprovação de RCMS e dos subseqüentes passos
do processo de compras.
2.5.4 – Registro de Preços
O registro dos preços praticados em compras realizadas pelo SESC visa a avaliar sobre novas
compras se os preços apresentados pelos fornecedores são justos, e isso hoje é bastante facilitado pelo
uso de tecnologia de informação.
O preço registrado serve como parâmetro de análise e não pode ser comparado a novos preços
do mesmo produto sem a investigação de aspectos relacionados ao contexto econômico daquele
mercado.
No SGM é possível a busca de preços registrados por meio do “Histórico de Processos”, no qual
há várias possibilidades de filtros a serem utilizados na busca (“status”, período, código, etc.), mas o
mais importante é o registro da descrição a ser pesquisada. Digitando-se “microcomputador”, por
exemplo, o sistema apresentará todos os processos de compras em que a palavra aparece. Além do
“Histórico de Processos”, há possibilidade de pesquisa pelo relatório de “Grupo de Afinidades”.
Para itens de estoque e bens móveis permanentes, além do Histórico de Processos, podem-se
verificar as compras anteriores em outras rotinas específicas.
Esta forma de consulta a preços anteriores, para fins de avaliação de preços atuais, não deve ser
confundida com o procedimento “Registro de Preço” previsto no Regulamento de Licitações e Contrato,
o qual tem finalidade específica.
2.6 – QUALIFICAÇÃO E CADASTRO DE FORNECEDORES
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2.6.1 – Qualificação de Fornecedores
Qualificar um fornecedor significa identificá-lo e classificá-lo de acordo com determinados
atributos. O Artigo 12 da Resolução 1102/06 dispõe o seguinte:
− Atributo Jurídico: A constituição jurídica do fornecedor.
− Atributo Técnico: Produtos e serviços complementares que o fornecedor presta, e sua regularidade
junto a órgãos competentes.
− Atributo Econômico-Financeiro: A solidez econômico-financeira do fornecedor.
− Atributo Fiscal: A regularidade do fornecedor perante o Estado.
Cada um dos atributos citados é analisado em função da necessidade específica de qualificação,
sendo que os dois primeiros são indispensáveis, pois, sem o atributo jurídico, não há como cadastrar o
fornecedor e o atributo técnico é o mais importante para sua qualificação.
Registre-se que a exigência de Regularidade Fiscal é obrigatória nas Licitações e em casos de
Dispensa e Inexigibilidade de Licitações, nas quais o valor contratado alcance os limites de
Concorrência (Parágrafo Único do Artigo 11 da Resolução nº 1252/12).
A partir da qualificação de fornecedores é que se constitui a estrutura de grupos e subgrupos
adotada no cadastro. O processo de qualificação é dinâmico e contínuo, pois, no atual cenário
econômico, surgem a todo instante novos produtos que requerem nova qualificação de fornecedores.
2.6.2 – Cadastro de Fornecedores
A partir dos dados de qualificação, criam-se os grupos e subgrupos e os fornecedores são
cadastrados. No cadastro devem constar apenas os fornecedores necessários, caso contrário este será
volumoso e confuso.
2.6.3 – Arquivo de Documentos e Catálogos de Fornecedores
Há dois arquivos relacionados a fornecedores que devem ser organizados e de fácil acesso:
arquivo de documentos de fornecedores e arquivo de catálogos de fornecedores.
2.6.3.1 – Arquivo de Documentos de Fornecedores
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Os documentos solicitados a fornecedores para fins de cadastro, devem ser arquivados em
pastas específicas. Recomenda-se a organização por fornecedor, em ordem alfabética. Tais documentos
devem ser periodicamente atualizados e a quantidade e as espécies devem ser o mínimo necessário, pois
exigências excessivas tendem a dificultar a adesão de fornecedores ao Cadastro. Mesmo estando
devidamente cadastrado, nos casos de Licitações o fornecedor deve se submeter às exigências de
habilitação específicas e à análise da Comissão de Licitação.
2.6.3.2 – Arquivo de Catálogos de Fornecedores
É comum fornecedores apresentarem catálogos de seus produtos. Tais catálogos também devem
ser arquivados em estrutura pré-definida. Recomenda-se o arquivo em porta-revista identificado com o
grupo e subgrupo de fornecimento.
2.7 – CONDIÇÕES DE FORNECIMENTO
São fatores delimitadores da formalização da compra entre o SESC e o fornecedor. Tais fatores,
em conjunto, determinarão a melhor opção para a Entidade.
As condições de fornecimento devem ser consideradas em conjunto, e os compradores devem
analisá-las sempre sob o imperativo do maior benefício possível para o SESC.
As condições de fornecimento são nucleares em relação ao processo de compra, pois as
decisões
são
tomadas
a
partir
destas.
Dentre
todas
as
possibilidades,
destacam-se a Qualidade, o Preço, o Prazo de Entrega, a Garantia e Assistência Técnica, o Frete e o
Prazo de Pagamento, conforme detalhados a seguir. Em se tratando de Licitações, o Instrumento
Convocatório deve prever documentos necessários à habilitação ou, nos casos do Tipo Técnica e Preço,
critérios objetivos de valoração de propostas técnicas.
2.7.1 – Qualidade
Além do já apresentado no tópico 2.2, acrescente-se que há produtos que requerem
certificações especiais para que sejam considerados adequados ao uso.
As especificações do produto devem ser apresentadas da forma mais completa e detalhada
possível (exceto quando se trata de aquisição tipo técnica e preço), sem haver direcionamento a
determinado fornecedor.
Esforços devem ser empreendidos no sentido de simplificar e padronizar o máximo possível os
produtos utilizados pelo SESC, eliminando variáveis desnecessárias do mesmo produto.
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2.7.2 – Preço
É a condição de fornecimento mais observada em face de crescente escassez de recursos
financeiros, e está relacionada à economicidade apresentada no tópico 2.2. O foco deve ser sobre o
“preço justo”, ou seja, o valor justo do produto sob determinadas circunstâncias. No tópico 2.5.4 já se
tratou da importância de verificar preços praticados em outras aquisições do mesmo produto. A
possibilidade de descontos para pagamentos à vista sempre deve ser considerada, assim como descontos
para a aquisição de maior quantidade (neste caso outros fatores, tais como espaço para armazenagem e
disponibilidade financeira, devem ser analisados).
Outro aspecto importante no tocante a preços é determinar se a análise será global (a menor
soma de todos os preços por item), por item ou por lote de itens.
É conveniente que se comparem os preços apresentados pelos meios formais utilizados
(principalmente envelopes lacrados em Licitações) com os efetivamente praticados no mercado, como,
por exemplo, por meio de consultas telefônicas. Em tais consultas, tratando-se de licitação, deve-se
informar ao consultados as exigências de habilitação para que haja equalização de preços.
Recomenda-se, ainda, que não sejam apresentados aos fornecedores preços, verba ou
orçamentos básicos para fins de cotação, pois isso pode inibir potenciais descontos que estes
apresentariam caso não tivessem acesso a tais valores.
2.7.3 – Prazo de Entrega
Esta condição de fornecimento está diretamente relacionada ao critério de operacionalidade
apresentado no tópico 2.2.
Muitas vezes, estipulam-se aos fornecedores prazos de entrega máximos adequados às
exigências operacionais do SESC. Especial cuidado deve ser adotado nestes casos, para que não se
estabeleçam prazos inexeqüíveis e o processo de compra fracasse.
2.7.4 – Garantia e Assistência Técnica
Há produtos que são consumidos imediatamente após a aquisição, mas há outros que são
utilizados por longo período de tempo, requerendo por parte do comprador atenção especial à garantia e
à assistência técnica oferecidas pelos fornecedores.
Neste caso, incluem-se questões econômicas, uma vez que, dependendo do prazo e do tipo de
cobertura oferecidos na garantia, o preço aparentemente menor, pode não sê-lo.
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O SESC utiliza muitos equipamentos em suas atividades operacionais e administrativas, e o
comprador
deve
estar
atento
a
esta
condição
de
fornecimento,
fazendo constar exigência de apresentação de garantia e assistência técnica nos instrumentos de coleta
de condições fornecimento.
2.7.5 – Frete
O frete é fator diretamente relacionado ao custo total da aquisição. Há dois tipos básicos:
− FOB (Free on Board)
− CIF (Cost Insurance and Freight)
No primeiro caso, nos preços apresentados pelo fornecedor, o frete não está incluso, e o
fornecedor contrata o transporte para efetuar a entrega ou o SESC fará a contratação.
No segundo caso, o custo do frete está incluso nos preços apresentados.
Para fins de comparação de preços, é indispensável que todos sejam apresentados sob o mesmo
tipo de frete (FOB ou CIF) e para tal, nos instrumentos de coleta, deve-se estipular o tipo.
Em princípio, o tipo CIF é mais vantajoso para o SESC e deve-se, sempre que possível, impô-lo
aos fornecedores. Sob este tipo, caso ocorra algum problema no transporte que impeça a entrega do
produto, o fornecedor o recolhe e providencia outra remessa. Caso isto ocorra sob o tipo FOB, com a
contratação do transporte pelo SESC, por exemplo, ter-se-á que acionar a transportadora, que, por meio
de seguradora, ressarcirá o prejuízo e nova aquisição terá que ser realizada.
2.7.6 – Prazo de Pagamento
No SESC, adotam-se procedimentos específicos de pagamento e nos instrumentos de coleta de
condições de fornecimento deve-se expressar aos fornecedores o prazo de pagamento evitando, desta
forma,
propostas
com
prazos
inexeqüíveis e protestos por atrasos.
Por outro lado, o prazo de pagamento estabelecido não pode ser muito longo, pois pode gerar
preços mais altos que embutem encargos financeiros.
2.8 – PERFORMANCE DE FORNECEDORES
O ato de qualificar fornecedores (tópico 2.6.1) pressupõe que os atributos apresentados serão
cumpridos nas contratações do SESC, mas nem sempre isto ocorre.
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Durante o fornecimento é necessário diligenciar fornecedores no intuito de que estes cumpram
o que foi assumido (tópico 2.10.10), registrando fatos positivos e negativos observados. Tal registro
constitui o que se denomina performance de fornecedores.
A finalidade da performance é separar “o joio do trigo”, ou seja, dar relevância a fornecedores
zelosos no cumprimento de seus compromissos e evitar contratações com fornecedores relapsos ou que
assumem compromissos além de sua capacidade de fornecimento.
A partir das ações de diligenciamento (tópico 2.10.10), realizam-se os registros de performance
e na ocorrência de inadimplementos, comunica-se ao fornecedor (por telefone, carta de advertência ou
outro meio formal), exigindo o cumprimento dos compromissos assumidos. Há ainda a possibilidade
regulamentar de suspender, por até dois anos, o fornecedor de licitar ou contratar com o SESC, conforme
artigo 32 da Resolução 1252/12.
2.9 – ÉTICA EM COMPRAS
Em compras, ética é entendida como a parte da filosofia que estuda os valores morais ou
conjunto de princípios morais que devem ser observados no exercício de uma profissão.
Esta é uma das grandes preocupações das empresas com a área de compras, já que, pelas
características que a atividade comporta, os compradores são factíveis de receberem propostas
tentadoras por parte de fornecedores inescrupulosos. A aceitação ou não das propostas está intimamente
ligada à conduta, integridade e qualidade moral dos compradores, que em hipótese ou situação alguma
podem omitir a verdade, sob pena de perda de confiança por parte dos dirigentes.
Visando a orientação dos compradores em seus afazeres diários, seguem, abaixo, algumas
recomendações de cunho ético para serem observados pelos compradores do SESC:
− considerar sempre em primeiro lugar os interesses do SESC em todas as transações, pondo em
prática as políticas, diretrizes e orientações específicas recebidas;
− seguir a Resolução 1252/12 e demais normas complementares de compras;
− denunciar todas as atitudes que contrariem as normas e as orientações recebidas;
− evitar práticas que ponham em suspeita sua conduta;
− manter relacionamento honesto e cortês com os fornecedores, gerando confiança, respeito e
cooperação por parte dos mesmos;
− não discriminar fornecedores por questões pessoais;
− evitar que o relacionamento com fornecedores se estenda além das questões comerciais;
− os brindes de fornecedores, normalmente recebidos no período natalino, devem ser simbólicos no
sentido de representar tratamento cortês (agendas, chaveiros, calendários, etc.). Qualquer
presente mais representativo não deve ser aceito; isso pode ser caracterizado como suborno;
− manter sigilo dos processos em andamento (exceto Licitações que são públicas), não permitindo
que fornecedores ou pessoas estranhas tenham acesso. Os processos devem ser guardados em
locais seguros;
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− após encerrada a compra, permitir que os fornecedores interessados tenham acesso ao processo,
sem permitir cópias;
− comunicar ao superior imediato qualquer fato que vicie ou ponha sob suspeita uma compra;
− não dar informações incorretas aos fornecedores com o intuito de obter vantagens para o SESC ou
beneficiar algum concorrente;
− não utilizar o poder de compra do SESC com o intuito de prejudicar algum
fornecedor;
− não utilizar o poder de compra do SESC em benefício próprio, por meio de descontos excessivos
concedidos pelos fornecedores em compras pessoais, doação por parte dos fornecedores de
produtos de sua linha para uso pessoal do comprador ou outros atos equivalentes;
− caso sejam observados erros nas propostas dos fornecedores, estes devem ser comunicados ao
superior imediato. É eticamente incorreto exigir dos fornecedores o cumprimento de
fornecimento originado em proposta que contenha erro óbvio e/ou explícito;
− ser extremamente cuidadoso nas informações prestadas aos fornecedores, evitando ferir a
competitividade dos processos.
Além dos aspectos éticos acima citados, apresentam-se outras recomendações de interesse dos
compradores do SESC:
− empenhar-se em aumentar seu conhecimento sobre as necessidades de produtos do SESC e as
ofertas do mercado fornecedor, manifestando-se sempre que perceber alguma boa oportunidade
(novos produtos, promoções, etc.);
− ser organizado, disciplinado, caprichoso e pontual com seus processos;
− manter controle sobre todas as fases do processo de compras;
− agir como facilitador, criando soluções, e não como complicador, criando obstáculos;
− ser multiplicador das normas e orientações recebidas;
− diligenciar os processos, de forma tal que as condições de fornecimento sejam cumpridas;
− respeitar e atender as exigências dos requisitantes, observados os aspectos normativos e
hierárquicos da empresa;
− evitar cotações com fornecedores que não tenham condições de atender aos requisitos de
determinado processo, evitando mapas de cotações com poucas propostas ativas ou muitas
propostas inadequadas;
− empreender mais esforços de pesquisa nos subgrupos de fornecimento onde haja poucas
alternativas (poucos fornecedores cadastrados);
− manter controle da performance dos fornecedores na sua área de atuação;
− submeter à apreciação das áreas técnicas, nos casos em que for necessário, o cadastramento de
novos fornecedores;
− empenhar-se em melhorar cada vez mais seu relacionamento com as demais áreas do SESC
(requisitantes), a fim de aumentar a eficácia dos processos de compras;
− não declinar do
fornecer à empresa;
atendimento
a
vendedores
ou
representantes
interessados
em
− evitar entrevistas prolongadas com vendedores ou representantes, tratando única e
exclusivamente de assuntos pertinentes a compras;
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− incluir nos processos de compras os fornecedores indicados pelos requisitantes e mais aqueles
que, pelo seu conhecimento de mercado, julgar conveniente;
− fornecer aos responsáveis pelo recebimento dos materiais/serviços comprados, o máximo de
informações possível, de forma tal que as condições de fornecimento sejam cumpridas;
− fornecer ao responsável pelos bens patrimoniais o máximo de informações possível, de forma
tal que as inclusões sejam eficazes;
− trabalhar com senso de equipe;
− registrar nos processos as justificativas necessárias, sempre que houver menos que três cotações
ativas, ou qualquer outro aspecto do processo de compras que possa gerar dúvidas.
2.10 – O PROCESSO DE COMPRAS
A execução do processo é o grande momento da atividade de compras, pois é nele que se
utilizam todos os conhecimentos sobre gestão de compras e normas, e aplicam-se as recomendações
relativas ao SESC.
O processo compreende todos os passos necessários para que os critérios de legalidade,
economicidade, qualidade e operacionalidade sejam atingidos (tópico 2.2).
No processo devem ser juntados, de forma seqüencial, clara e organizada, todos os documentos
utilizados, conforme previsto no Artigo 13 da Resolução 1252/12. Registre-se que o processo “é para os
outros” (tanto para os companheiros de equipe como para os auditores), e, assim como um livro, deve
ser perfeitamente entendido sem a presença do autor para maiores esclarecimentos.
A execução do processo divide-se em:
− apresentação da necessidade do produto;
− distribuição da RCMS;
− escolha da forma de aquisição;
− procura e seleção de fornecedores;
− busca das condições de fornecimento;
− apresentação das condições de fornecimento;
− análise e escolha da opção mais vantajosa;
− autorização para contratar;
− formalização junto ao fornecedor;
− diligenciamento;
− recebimento do produto.
2.10.1 – Apresentação da Necessidade do Produto
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Para que a área de compras inicie os procedimentos de aquisição, os setores interessados devem
apresentar formalmente suas necessidades de itens de aplicação direta, patrimônio ou estoque (tópico
1.2), dispositivo previsto no Artigo 13 da Resolução SESC 1252/12. No SESC utiliza-se a Requisição de
Compra de Material ou Serviço (RCMS).
A data em que a RCMS dá entrada na área de compras deve ser registrada, como já citado
(tópico 2.5.3). Tal registro é realizado automaticamente pelo SGM.
A informação mais importante da RCMS é a descrição dos produtos, a qual será dada maior
ênfase (tópico 2.7.1). A importância da padronização e simplificação já foi citada e acrescenta-se que a
equipe de compras deve atuar junto aos requisitantes a fim de orientá-los no perfeito preenchimento da
RCMS, pois a possibilidade de variabilidades desnecessárias do mesmo produto, numa organização como
o SESC, com diversas frentes de atuação, é bastante grande.
De maneira geral, a descrição pode ser apresentada das seguintes formas:
Descrição detalhada
Neste caso, o produto é descrito em seus mínimos detalhes e a decisão se dará pelo menor preço
apresentado, que atenda ao descrito.
Problema
Diante da necessidade de aquisição não habitual de produtos, normalmente ocorrem pesquisas
prévias ao processo de compra, que acabam por direcionar a aquisição para a descrição detalhada de um
determinado fornecedor.
Em vez da pesquisa prévia, deve-se, no processo de compras, apresentar aos fornecedores o
problema
e
solicitar
que
cada
um
apresente
sua
solução
(descrição
detalhada) para este, adotando-se, neste caso, a decisão por técnica e preço. Percebe-se, neste
procedimento, que a pesquisa prévia informal foi incorporada ao processo de compra, tornando-a
normalizada.
Marca comercial
O parágrafo primeiro do Artigo 13 da Resolução 1252/12 permite-nos a indicação de marca,
desde que haja justificativa plausível para tal. Recomenda-se o uso parcimonioso deste inciso, visto que
a justificativa utilizada está sujeita a interpretações diversas e pode gerar problemas de auditoria. É
recomendável que a citada justificativa trate tanto de aspectos qualitativos quanto econômicos.
Especificada a marca, devem ser consultados os fornecedores que a comercializam. O fato de
uma determinada marca ou característica ser exclusiva de determinado fabricante não significa
comercialização exclusiva e não caracteriza inviabilidade de competição, a não ser que o próprio
fabricante comercialize o produto ou haja apenas um canal varejista para tal. Neste caso, deve-se incluir
na justificativa da indicação da marca (qualitativa e econômica), justificativa do canal exclusivo que
caracteriza inviabilidade de Licitação.
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Caso não se disponha de competência adequada para as justificativas, e considerando-se as
exigências de auditoria, recomenda-se utilizar a tipologia técnica e preço, a partir de uma descrição
básica comum a várias fontes de fornecimento. Realizando-se, portanto, licitação e por meio da
publicidade, verificando-se, formalmente, se há no mercado outras possibilidades de fornecimento.
Desenhos ou plantas
Quando as especificações são acompanhadas de desenhos ou plantas, estas
devem ser distribuídas aos fornecedores interessados para que possam apresentar suas propostas. Há
situações em que um bom desenho ou planta é muito mais esclarecedor do que especificações
detalhadas.
Amostra
Esta, certamente, é a forma de apresentação que mais dificulta o trabalho de compras, pois há
necessidade de apresentação física da amostra aos fornecedores. Nos demais casos, podem ser
utilizados recursos diversos de comunicação que agilizam o processo, mas no caso de amostra não há
como utilizá-los.
Combinação
A apresentação da necessidade pode ser feita também pela combinação das formas acima
apresentadas. Pode-se ter, por exemplo, uma descrição detalhada acompanhada de desenho ou planta, ou
mesmo amostra.
Outro campo importante da RCMS é a finalidade, imprescindível ao comprador e à autoridade
que, ao final do processo, vai autorizar a compra.
Independentemente da forma adotada para expressar a necessidade, é importante que o servidor
que preenche a RCMS tenha consciência de que seu conteúdo será trabalhado por um comprador e será
comunicado a fornecedores escolhidos e ao mercado e, nesse sentido, quanto mais clara fica a RCMS e
quanto mais informações contiver (“é para os outros”), melhor para o sucesso da aquisição.
2.10.2 – Distribuição da Requisição de Compra de Material ou Serviço (RCMS)
A distribuição consiste em encaminhar ao comprador a Requisição de Compra de Material ou
Serviço (RCMS) que deu entrada em compras. É uma atividade diária e deve ser realizada pela manhã
com todas as RCMS que deram entrada até determinado momento.
A distribuição ocorre em função da descrição dos
subgrupos de fornecimento sob a responsabilidade dos compradores.
produtos
e dos
grupos
e
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Para que isto aconteça efetivamente, há a necessidade de distribuição prévia dos grupos e
subgrupos de fornecimento (qualificação e cadastro de fornecedores) entre os compradores. Tal
distribuição não é aritmética, pois devem ser considerados os seguintes aspectos:
− Freqüência: quantidade de vezes em determinado período que produtos relacionados a grupos e
subgrupos específicos são solicitados.
− Peculiaridades: fatores relacionados às dificuldades em encontrar fornecedores, necessidade de
interação com requisitantes, necessidade de conhecimentos mais específicos, forma mais complexa
de aquisição (concorrência, por exemplo), exigências técnicas e legais, etc.
A vantagem da adoção deste critério de distribuição de trabalho entre os compradores é a
especialização criada.
Periodicamente (recomendam-se seis meses ou um ano), deve ser feito rodízio de grupos e
subgrupos de fornecimento entre os compradores e deve-se acompanhar a execução dos trabalhos, para
que se evite excesso ou ociosidade em função de mudanças de características (freqüência,
peculiaridades, etc.) nos grupos e subgrupos de fornecimento.
2.10.3 – Escolha da Forma de Aquisição
De posse da RCMS, o comprador verifica se todos os elementos essenciais estão corretamente
preenchidos. Se houver necessidade de esclarecimentos adicionais, ele deve entrar em contato com o
servidor requisitante, pois essa interação é muito importante para o sucesso da aquisição. Caso haja
erros irremediáveis a RCMS deve ser devolvida.
Consciente do que deve ser adquirido, o comprador escolhe a forma para tal.
As formas previstas na Resolução 1252/12 são:
− Concorrência (inciso I, do artigo 5º)
− Convite (inciso II, do artigo 5º)
− Dispensa de Licitação (artigo 9º)
− Inexigibilidade de Licitação (artigo 10)
− Pregão (artigos 20 e 21)
Em termos de Licitação, o artigo 5º, da Resolução 1252/12, estabelece ainda as modalidades de
concurso e leilão que se destinam a casos específicos e não são tratados aqui. O principal fator que
orienta o comprador na definição da forma de contratação é o valor desta, visto que há limites
estabelecidos no Regulamento de Licitações e Contratos.
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Há situações em que a contratação de fornecimento ocorrerá por período longo (até dois anos) e
as quantidades são estimadas. Nestes casos, utiliza-se, a partir de Concorrência ou Pregão, o
procedimento de Registro de Preço, previsto no Regulamento de Licitações e Contratos.
Escolhida a forma de aquisição, o comprador deve, meticulosamente, atentar para os detalhes
normativos relativos à execução do processo de compra.
2.10.4 – Procura e Seleção de Fornecedores
De acordo com a descrição dos produtos solicitados, o comprador procura e seleciona os
fornecedores capazes de fornecê-los. Considerando que há fornecedores cadastrados no SESC, a palavra
“procura” pode soar estranha, mas não o é; sua colocação é proposital para indicar que o comprador não
deve se ater apenas aos fornecedores habituais e deve consultar novas fontes de fornecimento. Trata-se
da atividade de pesquisa, fundamental em compras, tratada no tópico 2.4. Outro aspecto importante é
que neste momento é que se verifica a eficácia da qualificação e cadastro de fornecedores (tópico 2.6),
pois se estes foram bem executados, esta fase do processo tornar-se-á facilitada.
Ainda sobre os fornecedores habituais, devem-se comparar suas propostas com a de outros,
estranhos ao SESC, pois, muitas vezes, por trás de facilidades na execução do processo de compra (os
habituais normalmente são bem adequados às exigências), há condições de fornecimento acima da
realidade do mercado.
Outro aspecto a ser considerado na inclusão de determinado fornecedor no processo de compra,
é sua performance (tópico 2.8), pois, caso contrário, corre-se o risco de contratar fornecedores que não
são zelosos no cumprimento das condições de fornecimento contratadas e os problemas se repetem.
No caso de Licitações, além dos fornecedores cadastrados, há exigências de publicidade que
repercutem na participação de novos fornecedores.
Deve-se ainda atentar para a inclusão de fornecedores em condições de atender ao objeto da
compra (mais uma vez qualificação de fornecedores), pois de nada adianta um processo repleto de
consultas a fornecedores, sobre as quais poucos respondem. Além da perda de tempo que tal situação
acarreta, não deixa de ser um indicador de desorganização da atividade de compras.
2.10.5 – Busca das Condições de Fornecimento
Selecionado o universo de fornecedores que participarão do processo de compras (no caso de
Licitações, por serem públicas, pode acontecer de fornecedores não convidados virem a participar), o
comprador deve adotar os mecanismos normativos adequados de comunicação do objeto de compra aos
fornecedores e ao mercado. Há desde formas simples, como solicitação verbal, até complexos editais,
mas o mais importante é que, atendidos os requisitos normativos, os fornecedores escolhidos ou
interessados recebam o máximo de informação possível a respeito do que se pretende contratar e das
regras e peculiaridades do SESC.
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A transmissão de informações a fornecedores deve ser executada de acordo com os princípios
de Licitação (Artigo 2º da Resolução 1252/12), ou seja, todos os fornecedores devem receber as mesmas
informações para a apresentação de documentos e propostas.
2.10.6 – Apresentação das Condições de Fornecimento
Exaurido o prazo dado aos fornecedores para apresentação das propostas (forma escrita), o
comprador
deve
registrar
em
planilha
as
condições
de
fornecimento
apresentadas pelos mesmos. Tal registro, aparentemente simples, deve ser cuidadoso, pois deve
expressar com precisão as condições oferecidas.
Outro aspecto importante é quanto à equalização dos preços. Para todas as propostas
registradas, deve ser utilizado o mesmo critério para o lançamento dos preços, pois, caso contrário, estes
não poderão ser comparados. Como exemplo, citam-se propostas que apresentam descontos incluídos
no preço unitário e propostas que apresentam desconto sobre o total. Deve-se adotar um dos critérios
(desconto no preço unitário ou no total) para que se possa comparar e escolher a melhor opção. Outra
situação muito comum é em relação a impostos e/ou fretes incluídos ou não nos preços. Deve-se
preencher com atenção o mapa de condições de fornecimento, pois é uma das peças mais importantes do
processo de compras e o mais consultado. Erros comprometerão a qualidade da compra e poderão gerar
contratempos operacionais.
Deve-se ainda confrontar detalhadamente as propostas apresentadas pelos fornecedores com a
descrição do produto necessário ao SESC evitando-se, dessa forma, a inclusão de propostas que não
atendam perfeitamente ao objeto.
2.10.7 – Análise e Escolha da Opção mais Vantajosa
De acordo com o critério de julgamento estabelecido (publicamente no caso de Licitações),
procede-se à análise das propostas e a escolha da mais vantajosa para o SESC. Citam-se três
possibilidades de análise.
Análise da Área de Compras
O comprador não deve se ater à atitude passiva de mero registro de condições de fornecimento.
Além disso, deve participar da análise de propostas, principalmente nos aspectos econômicos e
relacionados
ao
cumprimento
de
normas.
Em
relação
ao
objeto que está sendo adquirido, não há como se exigir análise de propostas pela equipe de compras,
mas também neste caso, quando for possível, o comprador deve interessar-se em participar, pois estará
aumentando seu conhecimento sobre as necessidades de produtos e peculiaridades do SESC e sobre o
mercado fornecedor.
Análise da Área Técnica
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Em alguns casos, a análise e a escolha da opção mais vantajosa requerem conhecimentos
técnicos específicos e as áreas do SESC que possuem profissionais habilitados devem ser consultadas
formalmente.
Análise da Comissão de Licitação
Em caso de Licitações, o julgamento é procedido por Comissão de Licitação (permanente ou
especial), conforme previsto no inciso IV, do artigo 4º e no artigo 14, da Resolução 1252/12.
A Comissão de Licitação é um grupo, normalmente multifuncional, designado para receber,
examinar e julgar os documentos (inclusive propostas) e procedimentos licitatórios com base na
Resolução 1252/12.
A atuação da Comissão reforça o cumprimento dos princípios básicos de Licitação previstos no
artigo 2º da Resolução 1252/12, bem como caracteriza-se por decisão plural, democrática, transparente e
isenta.
Os membros da Comissão são os “guardiões” do cumprimento das normas e recomenda-se que
a equipe designada seja composta por servidores que não tenham participação direta no processo
(compradores, servidores que detêm competência para homologar e adjudicar Licitações, etc.).
2.10.8 – Autorização para Contratar
Caracterizada a proposta mais vantajosa para o SESC, resta a autorização para que a compra seja
efetivamente realizada.
Em se tratando de Licitações, o julgamento apresentado pela Comissão de Licitação é
homologado e adjudicado pela autoridade competente, conforme previsto nos incisos V e VI,
respectivamente, do art. 4º da Resolução 1252/12. No caso de licitações destinadas a Registro de Preço,
não há o ato da adjudicação.
Nos demais casos, a Administração Nacional e as Administrações Regionais do
SESC possuem regras próprias. Normalmente, no mesmo ato de autorização da compra, em termos
orçamentários, a autoridade competente também autoriza a realização da despesa.
O processo de compras funciona como base de informações para a autoridade que autorizará a
compra, ou seja, desde o requisitante que apresenta a necessidade, passando pela área de compras,
área técnica e Comissão de Licitação (se for o caso), há contribuições em termos de informações e
pareceres técnicos, que irão subsidiar a decisão final.
2.10.9 – Formalização junto ao Fornecedor
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Autorizada a compra, esta precisa ser comunicada ao fornecedor, formalizando-a. No SESC,
utilizam-se os seguintes instrumentos de formalização: Contrato, Pedido ao Fornecedor (PAF) e outros
(Carta, Telegrama, etc.). Há ainda o Pedido Verbal ao Fornecedor (PVF), mas este se destina ao registro
no SGM de formalização realizada verbalmente. É utilizado para pequenas compras de entrega imediata.
No caso de licitações, o resultado final é comunicado aos licitantes pelo meio estabelecido no
Instrumento Convocatório e somente após o decurso do prazo de recurso, caso este não ocorra, ou
esgotada sua possibilidade, é que a contratação é formalizada.
O Pedido ao Fornecedor é utilizado na aquisição de materiais ou bens de valores mais
representativos, com entrega única. Sempre que for necessário, deve ser exigido o “de acordo” ou
“aceite” do fornecedor na via do PAF, que é arquivada no processo de compras.
O contrato é utilizado em fornecimentos contínuos a longo prazo, tipicamente serviços, e requer
assinatura obrigatória de ambas as partes.
Assim como em outras fases do processo de compras, deve-se registrar na formalização o
máximo de detalhes possível em relação ao produto que está sendo adquirido (descrição, garantia, etc.)
e
as
regras
de
fornecimento
(inadimplemento,
prazo, horários e locais de entrega, condições de pagamento, etc.), visto que o
recebimento é normalmente realizado por alguém alheio ao processo de compras, que dispõe somente
do PAF ou similar.
2.10.10 – Diligenciamento
Alguns compradores, por falta de conhecimento ou até mesmo por comodidade, acham que o
processo de compra se encerra com a formalização junto ao fornecedor. Após este importante ato há
muito trabalho ainda a ser realizado, pois a formalização por si só, apesar de ser um instrumento
contratual, não garante que o fornecedor efetivamente vá cumprir com as obrigações assumidas. Para
evitar contratempos, deve-se periodicamente, até a entrega do produto solicitado, realizar diligências
junto ao fornecedor a fim de verificar o andamento das atividades necessárias ao atendimento do objeto
contratado. Os esforços de diligenciamento serão proporcionais à importância do item para o SESC, mas
de uma forma geral todas as compras devem ser diligenciadas.
As informações obtidas no diligenciamento e no recebimento do produto (passo seguinte),
municiarão os arquivos de performance de fornecedores (tópico 2.8).
2.10.11 – Recebimento do Produto
A inspeção e o recebimento, incluindo em alguns casos a aplicação de testes, são essenciais
para assegurar a qualidade do produto que ingressa no SESC. A verificação de tal qualidade é feita em
função das especificações registradas no documento de formalização da compra junto ao fornecedor. O
ato da conferência e análise não implica falta de confiança na atuação do fornecedor, mas é, isso sim,
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uma preocupação rotineira que visa a salvaguardar os interesses do SESC e do próprio fornecedor. Uma
das razões básicas é, pelo lado do SESC, assegurar-se contra produtos inadequados e, pelo lado do
fornecedor, assegurar-se de que o produto atenda às necessidades do cliente.
Esta fase é de suma importância para o processo de compras, pois caso não sejam adotadas
medidas preventivas, todo o esforço de compras pode ser desperdiçado no recebimento mal executado.
Só
o
fato
de
haver
preocupação
clara
com o recebimento dos produtos impele o fornecedor a ser mais cuidadoso. É conveniente que o
recebimento seja realizado por servidores preparados e habilitados, comumente aqueles que atuam no
Almoxarifado ou o próprio comprador. Não se recomenda a delegação desta tarefa aos requisitantes.
Dentre as modalidades de recebimento mais utilizadas, destacam-se:
− inspeção no processo de produção do fornecedor, durante a confecção do produto;
− inspeção do produto acabado nas instalações de expedição do fornecedor (e recebimento se for o
caso);
− inspeção e recebimento do produto acabado no SESC (mais usual).
Apresentam-se, em complemento, algumas recomendações quanto ao recebimento de produtos:
− não há pressa no recebimento. Deve ser utilizado o tempo necessário sem exageros;
− deve ser exigida a entrega total dos materiais. Nos casos em que não for possível, deverá haver
autorização prévia para entregas parceladas;
− o fornecedor ou agente de entrega deve ser tratado como colaborador e não como “inimigo”;
− conferência e inspeção não é desconfiança, são atos de profissionalismo e interessam ambas as partes;
− recebimentos “superficiais” ou não-cautelosos podem desperdiçar todo o esforço de compras, assim
como podem tornar os fornecedores relapsos;
− onde há precaução e disciplina, há segurança;
− a inspeção dos produtos recebidos deve se ater aos padrões de qualidade estabelecidos (especificações
do material);
− nunca receber formalmente produtos incompletos (mesmo que o fornecedor se comprometa “depois
eu trago sem falta”);
− verificar o estado (sinais de violação) e as anotações externas dos volumes antes de abri-los;
− assegurar-se de que não há antecipações de pagamento antes de emitir documentos para pagamento;
− não deixar materiais em processo de recebimento em locais sem segurança (áreas abertas sem
controle de acesso);
− conferir quantitativamente todos os itens recebidos. Se não for possível no momento da entrega,
receber por volumes para posterior conferência quantitativa detalhada;
− convocar técnicos, sempre que necessário, para exames qualitativos e formalizar tal procedimento;
− certificar-se de que todas as condições de fornecimento foram cumpridas (quantidades, preços,
prazos, garantias, etc.);
− notificar os fornecedores das alterações ocorridas no recebimento (verbalmente ou por escrito quando
for o caso).
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Tendo sido o produto recebido (no Almoxarifado ou pelo comprador), este deve ser entregue ao
requisitante com o devido atestado de entrega na nota fiscal: “material recebido” ou “serviço executado
a contento”.
Nesse momento, estando o requisitante satisfeito, encerra-se o processo de compra. A nota
fiscal é encaminhada para pagamento e o processo é arquivado, conforme tratado no tópico 2.5.2.
2.11 – LICITAÇÕES (EXCETO LEILÃO E CONCURSO)
Alguns aspectos relativos a Licitações já foram até aqui tratados, mas considerando-se a
importância, neste tópico o assunto será abordado de forma mais específica e, principalmente, de forma
instrumentalizadora, por meio de modelos anexos.
O Regulamento de Licitações e Contratos do SESC (Resolução 1252/12) fornece o suporte legal
necessário à realização do certame licitatório e, nesse sentido, ratifique-se, este tópico está mais
relacionado à prática, apresentando-se os citados instrumentos.
O assunto está dividido em três partes: ações antes da Licitação, ações durante a Licitação e
ações após a Licitação, a seguir detalhadas.
2.11.1 – Ações antes da Licitação
Antes da realização da Licitação propriamente dita, ocorrem as seguintes ações:
− planejamento da Licitação;
− nomeação da Comissão de Licitação;
− preparação do Instrumento Convocatório (IC);
− publicação da Licitação.
2.11.1.1 – Planejamento da Licitação
O planejamento refere-se à determinação de objetivos e os planos para seu alcance.
No caso de Licitações, o objetivo é a contratação de empresa para a realização de determinado
objeto e o plano refere-se aos passos necessários para que se chegue à aludida contratação de forma
legal, econômica, qualitativa e operacional (tópico 2.2).
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A primeira etapa do planejamento consiste em estabelecer a modalidade e o tipo de Licitação
que será empreendida.
O estabelecimento da modalidade depende do valor estimado e outros aspectos relacionados ao
objeto a ser licitado. Em se tratando de Concorrência há aumento do período de realização da Licitação,
pois os prazos a serem cumpridos, de acordo com o Regulamento de Licitações e Contratos, são
maiores.
O tipo (Menor Preço ou Técnica e Preço) de Licitação a ser estabelecido depende dos dados
disponíveis a respeito do objeto, tais como a seguir explanado.
Menor Preço (aplicado a qualquer tipo de modalidade de Licitação)
Utiliza-se esta tipologia quando se dispõe de especificação detalhada a ser cumprida pelos
licitantes,
bastando
selecionar
as
propostas
que
atendam
ao
objeto
e,
dentre estas, verificar a de menor preço.
Numa contratação de segurança, por exemplo, pode-se estabelecer a quantidade de postos, sua
duração (12h, 24h, etc.), se estarão armados ou desarmados, etc., constituindo o escopo do serviço a ser
contratado, bastando, como já citado, escolher a proposta de menor preço que atenda esse item.
Técnica e Preço (exceto para as modalidades de Pregão e Concorrência para Registro de Preço)
A utilização desta tipologia ocorre quando não se dispõe de dados detalhados sobre o objeto e é
necessário que os licitantes, especialistas no assunto, apresentem as especificações que julgam mais
adequadas. Costuma-se dizer que o “problema” é transferido para os licitantes para que estes
apresentem suas “soluções”.
Por outro lado, na Licitação do tipo menor preço, transmite-se aos licitantes a “solução”,
bastando avaliar os preços.
No mesmo exemplo da segurança, pode-se especificar: “Segurança para a área...”,
disponibilizando plantas baixas do local e exigindo visitas, sendo de responsabilidade dos licitantes
estabelecer o escopo do serviço (fase técnica da Licitação).
Dependendo do objeto, em Licitações do tipo menor preço também se deve fornecer plantas
baixas e exigir visitas (no anexo 3 é apresentado modelo de atestado de visita).
Nos anexos 1 e 2, apresentam-se modelos de Instrumentos Convocatórios de Licitações do tipo
técnica e preço e do tipo menor preço.
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Em relação ainda ao objeto a ser licitado, é necessário que se busque junto aos órgãos técnicos
competentes (internos ou externos ao SESC) o maior número possível de informações, a fim de que se
prepare a Licitação de forma bastante instruída.
A respeito da documentação de habilitação (tratada também no tópico 2.6.1), da mesma forma
que
o
objeto,
deve-se
buscar
informações
(órgãos
internos
ou
externos ao SESC) a respeito de exigências legais e necessidades específicas de habilitação. Em se
tratando de órgãos internos, é comum recorrer-se à assessoria jurídica, à área financeira e à área
requisitante.
O Regulamento de Licitações e Contratos estabelece o universo máximo da
documentação a ser exigida dos licitantes, sendo obrigatória a comprovação de regularidade fiscal.
Afora a citada obrigação, o assunto deve ser cuidadosamente analisado para que se exija apenas a
documentação estritamente necessária.
Definido o objeto a ser licitado, a documentação de habilitação a ser exigida, a modalidade e o
tipo de Licitação a ser realizada, pode-se concluir o planejamento, e o produto deste é um cronograma
especificando as ações e as datas em que estas irão ocorrer. As principais ações são as seguintes:
− publicação da Licitação;
− prazo para esclarecimento de dúvidas;
− reunião para recebimento de envelopes e abertura de documentos;
− previsão de divulgação do resultado de habilitação;
− previsão de abertura de propostas técnicas;
− previsão de divulgação do resultado técnico;
− previsão de abertura de preços;
− previsão de parecer conclusivo da Comissão de Licitação;
− previsão de homologação e adjudicação da Licitação;
− previsão de divulgação do resultado final;
− previsão de assinatura do contrato;
− previsão de entrega do material ou início da prestação do serviço.
O cronograma deve considerar os prazos de publicação e de recursos previstos no Regulamento
de Licitações e Contratos e o exemplo apresentado refere-se ao caso mais complexo e longo, que é a
Licitação do tipo técnica e preço, com julgamentos em reuniões internas privadas posteriores ao ato de
abertura de envelopes. No que concerne ao Pregão, no tópico 2.11.3 (no prelo), serão apresentadas
orientações específicas.
Entre a data de publicação da Licitação, a data-limite de esclarecimento de dúvidas e a data da
reunião de recebimento de envelopes (primeira reunião), deve ser estipulado prazo plausível, de forma
tal que as empresas interessadas possam preparar documentos (se for o caso) e propostas, com
eventuais esclarecimentos de dúvidas. Os prazos estabelecidos no Regulamento de Licitações e
Contratos (§ 1º do artigo 5º) são o mínimo necessário, e o próprio Regulamento recomenda sua
extensão sempre que necessário.
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Nessa fase do planejamento da Licitação é comum haver pressão por redução de prazos, em
função de metas operacionais a serem atingidas, mas deve-se agir com cuidado, tendo em vista que
prazos curtos, mesmo maiores que os limites regulamentares, podem gerar problemas de
competitividade (poucas empresas), infringindo o artigo 2º do citado Regulamento.
Outro aspecto é que os prazos fixados devem considerar não somente a participação de
tradicionais fornecedores, mas também de outras empresas não habituadas às exigências de Licitação
do SESC, principalmente no que se refere a documentos de habilitação.
Havendo poucos participantes, pode-se, por exemplo, visando ampliar a competitividade, adiar
o recebimento de envelopes e, no caso de Convites, utilizar a publicação em jornal diário de circulação
local e/ou nacional. Se já houver ciência da dificuldade de opções de fornecimento, antes mesmo do
lançamento da licitação na modalidade de Convite pode-se, já de início, realizar a citada publicação.
2.11.1.2 – Nomeação da Comissão de Licitação
A atuação da Comissão de Licitação é elemento central para o sucesso do certame licitatório,
visto que a esta compete receber, analisar e julgar todos os documentos (documentação e propostas) e
procedimentos da Licitação.
Há Comissões Permanentes e Especiais, sendo sua composição estabelecida de acordo com a
modalidade de Licitação e o objeto desta. Nos modelos de Instrumentos Convocatórios utiliza-se o
termo genérico “Comissão de Licitação”, podendo ser especificada como permanente ou especial
conforme o caso.
Utilizou-se em tais modelos a Ordem de Serviço “E”, instrumento executivo do Diretor-Geral
(DN) ou Regional (DR), mas, se for o caso, pode utilizar-se a Portaria “E”, instrumento executivo do
Presidente (CN ou CR) para se nomear a Comissão. No tópico 2.10.7 tratou-se da atuação da Comissão
de Licitação.
2.11.1.3 – Preparação do Instrumento Convocatório
São apresentados, anexos, modelos que visam a subsidiar a realização de Licitações,
principalmente no que se refere à preparação de Instrumentos Convocatórios, mas deve-se ter em mente
que cada Licitação é um verdadeiro estudo de caso, com peculiaridades específicas e não basta juntar o
modelo do Edital ao objeto para que se chegue a um bom resultado.
Os Instrumentos Convocatórios apresentados, anexos, têm a seguinte estrutura:
− preâmbulo e objeto;
− condições de participação;
− habilitação
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− propostas (técnica, quando for o caso, e comercial);
− procedimentos licitatórios;
− julgamento;
− penalidades;
− disposições gerais.
Preâmbulo e Objeto
É a introdução ao Instrumento Convocatório, no qual são citados:
−
a modalidade de Licitação;
−
o tipo de Licitação;
−
a Resolução que rege a Licitação e o Diário Oficial da União onde foram publicadas, para
fins de consulta;
−
a caracterização do SESC como Entidade privada;
−
o objeto da Licitação.
Quando a especificação é volumosa, por questão estética, costuma-se apresentá-la
genericamente no objeto citando o Anexo em que constará em detalhes.
Condições de Participação
A principal condição para participar de uma Licitação é atender às exigências de
habilitação (quando for o caso), mas existem outras formalidades a serem cumpridas que são
reunidas nesta parte do Instrumento Convocatório.
Todos os modelos constantes do Anexo apresentam conteúdo idêntico, apenas
variando quanto à quantidade de envelopes, dependendo do tipo de Licitação.
Habilitação
O assunto já foi abordado nos tópicos 2.6.1 e 2.11.1.1 e, ratifique-se, além da
obrigação da exigência de regularidade fiscal, deve-se exigir o mínimo necessário de
forma a não frustrar o caráter competitivo da Licitação.
Propostas
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Em Licitações do tipo técnica e preço, reúnem-se neste item do Instrumento
Convocatório aspectos comuns à proposta técnica e à proposta comercial, que são
tratadas de forma distinta em itens específicos seguintes.
Proposta Técnica
Neste item, constam orientações quanto à proposta técnica a ser apresentada
pelos licitantes, em se tratando de Licitação do tipo técnica e preço.
Além do já tratado no tópico 2.11.1.1, acrescenta-se que há duas formas de
apresentar o “problema”.
A primeira delas é a apresentação de especificações mínimas básicas, as
quais podem ser extrapoladas pelos licitantes, mas não podem haver propostas abaixo
deste mínimo.
Voltando ao caso da contratação do serviço de segurança, pode-se, por
exemplo, estabelecer o mínimo básico de dois seguranças armados, e permitir que os
licitantes, a seu juízo, extrapolem tal mínimo.
A segunda forma é não estabelecer mínimo, e dar liberdade total aos licitantes
para a proposição do escopo (“segurança para a área...”).
Proposta Comercial
Neste item são apresentadas aos licitantes orientações para a confecção da
proposta comercial. O mais importante é deixar bem claro que o preço deve ser final,
ou seja, todos os impostos, etc., devem estar incluídos.
Procedimentos Licitatórios
Dizem respeito à prática da Licitação, ou seja, a seqüência de reuniões e
decisões que ocorrem.
Algumas observações são importantes:
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O credenciamento deve ser utilizado em face da possibilidade da Comissão de
Licitação tomar decisões e comunicar aos licitantes durante as reuniões, devendo,
portanto, haver representantes credenciados para tomar conhecimento, interpor
recursos ou renunciar a este direito.
Não sendo a análise e o julgamento realizados durante a reunião, os
representantes credenciados presentes poderão nomear um (ou mais), dentre os
próprios, para rubricar os documentos ou propostas técnicas, conforme o momento
dos procedimentos licitatórios.
Caso a análise e o julgamento ocorram durante a reunião, não pode haver a
nomeação de representante para rubrica em documentos ou propostas (conforme o
caso), pois, para que os representantes credenciados renunciem ao direito de interpor
recursos (esta é uma possibilidade dentre outras), é necessário que todos tenham
analisado os documentos ou propostas (conforme o caso). Caso uma das empresas
licitantes não se faça representar na reunião, não será possível a renúncia ao direito de
interposição de recurso à fase da licitação.
Os
modelos
de
Instrumentos
Convocatórios
apresentados
incluem
o
credenciamento, pois há as duas possibilidades de decisão apresentadas.
No que se refere à divulgação de decisões, deve-se estabelecer procedimento
formal, de acordo com o Regulamento de Licitações e Contratos.
Registre-se que o uso da internet para a divulgação da Licitação tem se
mostrado eficaz na agilidade do processo e na redução do trabalho administrativo, bem
como na melhor caracterização da publicidade obrigatória.
Julgamento
Neste item são apresentadas as formas de julgamento das propostas.
Na Licitação do tipo menor preço o julgamento é simples, bastando definir se
será considerado o menor preço por item, global ou por lote das propostas que
atendam ao objeto licitado.
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Na Licitação do tipo técnica e preço o julgamento é mais complexo e requer
objetividade. Há dois aspectos indispensáveis.
O primeiro aspecto a definir são os pesos a serem atribuídos à valoração
técnica e à valoração comercial, e tal definição carece de interação entre a área de
compras, a Comissão de Licitação e a área requisitante.
O segundo aspecto refere-se à definição dos quesitos de avaliação técnica e da
escala de valoração. Utiliza-se a escala de zero a dez tanto para julgamento de técnica
quanto de preço.
Para a possibilidade de empate no resultado final, neste item do Instrumento
Convocatório estipula-se o critério de desempate.
Penalidades
Neste item estipulam-se as penalidades para os casos de:
− não comparecimento para assinatura do contrato;
− inadimplemento.
No caso de inadimplemento, caso haja contrato anexado ao Instrumento
Convocatório, basta citar as cláusulas em que o assunto é tratado.
Disposições Gerais
Neste item do Instrumento Convocatório apresentam-se aspectos diversos que
não chegaram a se constituir em tópico específico, como os demais já tratados.
Destaca-se o esclarecimento de dúvidas como fundamental à igualdade de
participação dos licitantes. As respostas aos questionamentos devem disponibilizadas
a todas as empresas que retiraram o Instrumento Convocatório e passam a fazer parte
do dossiê do Instrumento Convocatório a ser retirado por outras empresas. Se houve a
publicação do Edital na internet, deve-se ali disponibilizar tais informações para que
outras empresas, desconhecidas, mas que baixaram o Instrumento Convocatório
tenham acesso.
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Perguntas descabidas com respostas óbvias não necessariamente precisam ser
disponibilizadas a todos, utilizando-se tal procedimento para casos significantes à
interpretação do Instrumento Convocatório.
2.11.1.4 – Publicação da Licitação
Todas as Licitações são públicas, conforme previsto no Artigo 3º da Resolução
1252/12, mas no universo de Concorrências e Convites há algumas especificidades a
considerar, tais como Concorrência e Convites, a seguir explanadas.
Concorrências
Nas Concorrências há a obrigatoriedade de publicação de aviso em jornal
nacional e/ou regional de grande circulação (§ 1º do artigo 5º, da Resolução 1252/12).
Disponibiliza-se o Instrumento Convocatório na internet, de forma tal que o
interessado possa consultá-lo.
É utilizada quando houver recurso de tecnologia de informação disponível e não
se deseja conhecer antecipadamente os prováveis licitantes, sendo estes somente
conhecidos na data-hora de abertura da Licitação pois, como o Instrumento
Convocatório é consultado na internet, não há como se saber, antecipadamente, quem
são os prováveis licitantes.
A segunda possibilidade é utilizada quando se pretende conhecer as empresas
interessadas em participar da Licitação pois em vez do Instrumento Convocatório ser
disponibilizado na internet, este deve ser retirado em local especificado no anúncio.
Convites
A forma mais comum de se divulgar os Convites é o uso de avisos em murais.
Nos Anexos 8 e 9 apresentam-se modelos de divulgação utilizando-se ou não a
disponibilização do Instrumento Convocatório na internet.
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Tanto no caso de Concorrência quanto no de Convites, a internet pode também
ser utilizada para divulgação do próprio aviso.
No que se refere ao esclarecimento de dúvidas citado no item Disposições
Gerais do tópico 2.11.1.3, a segunda possibilidade de disponibilização do Instrumento
Convocatório
é mais adequada, pois se há conhecimento dos licitantes que já o
retiraram, pode-se, com precisão, informar a estes sobre respostas a questionamentos.
No caso de divulgação do Instrumento Convocatório na internet, como já citado,
não se tem controle sobre quem o acessa e deve-se usar o mesmo meio (internet) para
disponibilizar respostas a questionamentos (a empresa que questiona deve receber
resposta por correspondência e, para as demais, universo desconhecido, utiliza-se a
internet). Nesse caso, não há certeza se todas as empresas que acessaram o
Instrumento Convocatório na internet, acessaram também as respostas aos
questionamentos e isto pode gerar problemas durante a Licitação.
Os meios de publicidade adotados (um ou todos abaixo, conforme o caso),
devem ser juntados ao processo licitatório:
− página do jornal no qual a Licitação foi publicada;
− folhas que ficaram expostas em mural;
− impressão da página da internet.
2.11.2 – Ações durante a Licitação – Concorrência e Convite
Durante a licitação, ocorre a execução dos procedimentos licitatórios com base
nas instruções constantes do Instrumento Convocatório, envolvendo:
− reuniões de abertura de envelopes;
− divulgação de decisões;
− confecção de atas de reuniões;
− confecção de pareceres da Comissão de Licitação;
− homologação e adjudicação da Licitação (em se tratando de Registro de Preços não
há adjudicação).
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A estrutura deste tópico considerará o caso mais complexo e longo de Licitação
tipo técnica e preço, devendo ser omitidas as partes desnecessárias para casos mais
simples.
2.11.2.1 – Recebimento de Envelopes e Abertura de Envelopes de Documentação
Em Licitações com habilitação, esta é a primeira fase (há a possibilidade de
inversão prevista no artigo 17 da Resolução 1252/12) e a primeira reunião com
licitantes formaliza o recebimento dos envelopes e a abertura dos envelopes contendo
a documentação.
As reuniões de recebimento e abertura de envelopes, são momentos públicos e
deve-se incentivar, sem obrigar, a participação do licitante, pois é o registro formal pelo
qual se dá a entrada de documentos e propostas na Licitação, sendo tudo rubricado
pela Comissão de Licitação e pelos representantes credenciados pelos licitantes, ou,
quando for o caso, por um destes (ou mais), nomeado pelos demais para tal.
Voltando à primeira reunião da Licitação, os procedimentos licitatórios
constantes dos modelos de Instrumentos Convocatórios especificam os detalhes de
condução da reunião.
Apresenta-se modelo de ata de reunião considerando o julgamento dos
documentos de habilitação durante a mesma e a não-interposição de recursos a tal
julgamento.
Nesse caso, faz-se necessário que os representantes credenciados pelos
licitantes estejam todos presentes e renunciem formalmente ao direito à interposição
de recurso à fase de habilitação, para que se encerre a fase e haja prosseguimento da
Licitação abrindo os envelopes com propostas.
Mesmo no caso de prosseguimento na mesma data, como no caso acima,
confecciona-se ata específica da fase de habilitação, e somente após assinatura desta
por todos (os representantes credenciados renunciam ao direito de interposição de
recurso), é que se parte para a fase seguinte de abertura de propostas, com outra ata
específica.
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Caso a Comissão de Licitação opte por não realizar o julgamento dos
documentos durante a reunião, e resolva realizá-lo em sessão privada posterior,
encerra-se a reunião, com a respectiva ata, para oportuna divulgação do resultado da
análise dos documentos. A reunião seguinte (propostas) deverá ser marcada
considerando o prazo regulamentar previsto para a interposição de recursos, e na
incidência destes, a Licitação é suspensa até que sejam julgados.
Caso a Comissão de Licitação tenha optado por realizar o julgamento dos
documentos durante a primeira reunião, registrando-o em ata, e algum representante
credenciado por licitante não tenha renunciado formalmente ao direito de interposição
de recurso, da mesma forma anterior, interrompe-se a Licitação e aguarda-se o decurso
do prazo regulamentar para a interposição de recurso.
Note-se que neste último caso a decisão já está registrada na ata, não havendo
necessidade de divulgação por outro meio formal, já que a ata é assinada por todos os
representantes credenciados pelos licitantes.
Ratifique-se ainda que o prosseguimento ou não da Licitação na mesma data,
tendo a Comissão de Licitação julgado os documentos durante a reunião, depende dos
representantes credenciados pelos licitantes renunciarem formalmente ao direito de
interposição de recurso.
Por derradeiro, é importante registrar que a devolução de envelopes de
propostas a empresas não habilitadas, prevista no Inciso I do Artigo 14 da Resolução
1252/12, somente pode ocorrer após o julgamento dos recursos eventualmente
interpostos, ou se ficar registrado na ata da reunião da fase de habilitação o resultado
desta, e que os representantes credenciados pelas empresas renunciam ao direito de
interposição de recurso.
Tal procedimento visa a salvaguardar situações em que se devolvem o(s)
envelope(s) de proposta(s) de determinada empresa, por ter sido julgada inabilitada, e
esta venha a interpor recurso e seja bem sucedida, isto é, seja considerada habilitada.
Neste caso, o envelope da Proposta Comercial deverá ser reapresentado e não se pode
garantir que a proposta não tenha sido modificada, a não ser que o envelope lacrado
tenha sido rubricado pela Comissão de Licitação e por Licitantes presentes.
2.11.2.2 – Abertura de Envelopes de Proposta Técnica
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Em Licitações do tipo técnica e preço, é necessária a realização de reunião
pública para a abertura dos envelopes contendo as propostas técnicas e a rubrica da
Comissão de Licitação e dos representantes credenciados pelos licitantes, ou, quando
for o caso, por um destes (ou mais), nomeado pelos demais para tal.
Da mesma forma que no tópico 2.11.2.1, repetem-se as orientações a respeito do
julgamento das propostas técnicas durante a reunião, ou em reunião privada posterior,
e eventuais recursos interpostos por licitantes.
A valoração das propostas técnicas ocorre na escala de zero a dez (esta é a
metodologia utilizada no DN, mas há outras), como já citado. A Comissão de Licitação
atribuirá notas aos licitantes e justificará tais notas (o processo “é para os outros”).
Para tal, a Comissão poderá contar com subsídios técnicos de áreas especializadas
(depende da composição da Comissão, se especial ou permanente).
Caso o julgamento das propostas técnicas ocorra na reunião com os licitantes,
assim como no caso da fase de habilitação (tópico 2.11.2.1)..
A fase de propostas somente pode ocorrer após definitivamente encerrada a
fase de habilitação, depois de decorrido o prazo regulamentar para interposição de
recurso e o julgamento destes, ou ainda, se os representantes credenciados pelos
licitantes tiverem renunciado ao direito de sua interposição. Caso tenha ocorrido a
desclassificação técnica de alguma proposta, depois de decorrido o prazo de recurso
ou sua denegação, o envelope da proposta comercial é devolvido ao licitante que foi
desclassificado tecnicamente.
2.11.2.3 – Abertura de Envelopes de Propostas Comerciais
Esta é a única fase que ocorre nos dos tipos de Licitação.
No caso de Licitações do tipo técnica e preço, o modelo de Instrumento
Convocatórios
não contempla a divulgação do resultado da valoração de preços,
tendo em vista que é cálculo matemático simples e objetivo que não requer tal
procedimento. Se for necessário, os licitantes poderão apresentar recursos a esta fase
a partir da divulgação do resultado final da Licitação.
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As fases de análise técnica e análise de preços, em Licitações do tipo técnica e
preço, ocorrem em momentos distintos, pois tal procedimento contribui para
salvaguardar a aplicação dos princípios básicos de Licitação previstos no Artigo 2º da
Resolução 1252/12.
Se a licitação que está sendo realizada for para Registro de Preço, durante a
reunião de proposta comercial deve-se verificar e divulgar o menor preço (por item,
global ou por lote), atendidas as demais exigências do Instrumento convocatório, e
consultar os demais licitantes sobre o interesse em aderir e vir a praticar tal preço.
2.11.2.4 – Parecer Conclusivo da Comissão de Licitação
Realizadas as fases distintas de habilitação e técnica, quando for o caso, e
preço, a Comissão de Licitação prepara parecer conclusivo.
Técnica e Preço
Nesta fase da Licitação, a valoração das propostas técnicas já foi realizada e
divulgada, cabendo à Comissão de Licitação confeccionar parecer de julgamento
conclusivo, realizando a valoração das propostas comerciais e calculando a nota final
de cada licitante, de acordo com os pesos estabelecidos (técnica e preço) no
Instrumento Convocatório.
Assim como na valoração de técnica, a valoração de preços, no modelo
apresentado, é estabelecida em escala de zero a dez, atribuindo-se nota máxima à
proposta de menor preço e calculando-se a valoração de cada proposta de acordo com
o método estabelecido no Instrumento Convocatório
Estabelecidas as valorações das propostas técnicas e comerciais, multiplicamse estas valorações pelos respectivos pesos e divide-se a soma dos produtos pela
soma dos pesos, obtendo-se o resultado final da Licitação, sendo vencedor aquele que
obtiver maior nota final.
Menor Preço
O parecer final da Comissão de Licitação em Licitações tipo menor preço é mais
simples, bastando identificar dentre as propostas que atendem ao objeto a de menor
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preço por item, global ou por lote (de acordo com o previsto no Instrumento
Convocatório).
Em ambos os casos (técnica e preço e menor preço), o parecer conclusivo deve
apontar nominalmente os vencedores, os respectivos itens e os valores envolvidos. Em
se tratando de Registro de Preço, o parecer conclusivo deve citar também os licitantes
que aderiram ao menor preço.
Em caso de empate no resultado final, deve-se adotar o procedimento previsto
no Instrumento Convocatório (tópico 2.11.1.3 – Julgamento).
A divulgação dos resultados das fases de habilitação e técnica deve ocorrer de
acordo com a forma de comunicação estabelecida no Instrumento Convocatório, e
deve ser juntado ao processo comprovante de tal comunicação conforme tratado no
tópico 2.11.1.4, acrescida a possibilidade de comunicação por correspondências aos
licitantes, que, se utilizadas, devem também ser juntadas ao processo.
2.11.2.5 – Homologação e Adjudicação da Licitação
O parecer conclusivo da Comissão de Licitação é encaminhado para a
homologação e adjudicação pela autoridade competente. A Resolução 1252/12
especifica nos incisos V e VI do artigo 4º o que significa homologar e adjudicar a
Licitação. Registre-se que em licitação destinadas a Registro de Preço não há
adjudicação.
Ressalte-se apenas que o julgamento da Licitação cabe à Comissão designada
(inciso IV do artigo 4º, da Resolução 1252/12) e não à autoridade de homologação e
adjudicação, ou seja, caso a autoridade não concorde com o resultado, o processo
deve ser cancelado ou enviado novamente à Comissão de Licitação para revisão, se for
o caso, do parecer de julgamento.
2.11.2.6 – Divulgação do Resultado Final
Homologada e adjudicada (exceto Registro de Preço) a Licitação, ocorre a
comunicação conforme previsto no Instrumento Convocatório.
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Tal comunicação está também sujeita a recurso e, nesse sentido, a formalização
da contratação somente deve ocorrer após o decurso dos prazos regulamentares e, se
houver interposição, após o julgamento dos recursos.
Finalmente, decorrido o prazo legal e julgados eventuais recursos interpostos
ao julgamento final da Licitação, parte-se para a assinatura do contrato e para
execução do objeto contratado.. O artigo 25 da Resolução 1252/12 estipula que nem
sempre é obrigatória a celebração de contrato.
2.11.3 – Ações durante a Licitação – PREGÃO (no prelo)
2.11.4 – Ações após a Licitação
Após a realização da Licitação, que culmina com a assinatura do contrato (se for
o caso) com o(s) licitante(s) vencedor(es), parte-se para a execução do objeto.
Durante a realização do objeto os aspectos de habilitação, técnicos e comerciais
apresentados pelo(s) licitante(s) vencedor(es) durante a Licitação, que resultaram na
adjudicação, devem ser fiscalizados a fim de serem mantidos.
As ações após a Licitação são de cunho mais operacional e administrativo e em
relação ao processo licitatório deve-se observar a incidência de inadimplemento.
Concluída a execução do objeto, o processo é arquivado nos moldes do tópico
2.5.2.