O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO: AS
OPORTUNIDADES EXISTENTES NAS EMPRESAS PÚBLICAS E
PRIVADAS PARA SEGUIR A CARREIRA INTERNACIONAL
Adriane Yasmin Herrerias de Paula - Centro Universitário de Lins – UNILINS
[email protected]
Beatriz Graminha dos Anjos - Centro Universitário de Lins – UNILINS
[email protected]
Prof. Ma. Jozimeire Jordão Leandro - Centro Universitário de Lins - UNILINS
[email protected]
RESUMO
A escolha do tema do trabalho deu-se em razão do interesse pela área de
Relações Internacionais (RI) que desperta curiosidade sobre a atuação do profissional
de Secretariado Executivo, na área em questão. Por meio de pesquisas bibliográficas
e de campo, apresenta-se o(a) Secretário(a) Executivo como atuante multifuncional,
existindo a possibilidade do mesmo exercer funções de um internacionalista, ou seja,
as empresas públicas e privadas dispõem oportunidades para profissionais que
possuem as qualificações necessárias, como o conhecimento das culturas, idiomas,
ferramentas e trâmites internacionais. Demonstra ainda, a evolução das relações
internacionais, no mundo cada vez mais globalizado.
Palavras-chave: Relações Internacionais. Secretário Executivo. Globalização.
Carreira Internacional.
INTRODUÇÃO
Dos escribas aos modernos profissionais de Secretariado Executivo, muitos
aspectos evoluíram ao longo do tempo, pois este profissional deixa de apenas
executar tarefas e passa a ser de grande importância para as empresas,
desenvolvendo um papel de consultor, facilitador, assessor e empreendedor.
“Há uma característica primordial e estreitamente comum entre os profissionais
de Secretariado Executivo Bilíngue e os de Relações Internacionais: a Diplomacia,
que nada mais é do que a arte de saber conduzir relações e tarefas, ou mais do que
isso, a missão de transformá-las”. (SOUZA, 2010)
OBJETIVOS
Demonstrar por meio de pesquisas que um profissional de Secretariado
Executivo Bilíngue pode atuar na área intranacional buscando aperfeiçoar seus
conhecimentos. De acordo com a intensidade das Relações Internacionais que vem
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crescendo devido a globalização, o profissional de Secretariado amplia e desempenha
atividades multifuncionais, que possibilita ao mesmo exercer funções de um
internacionalista. Demonstrando ao público que o profissional atualmente não
desempenha apenas sua ocupação clássica, buscando outros campos de atuação
para sua carreira.
METODOLOGIA
Com o objetivo de demonstrar o que ocorre na prática foi realizada uma
pesquisa
de
campo
utilizando-se
questionário
com
perguntas
específicas
direcionadas a sete secretárias executivas, sendo uma delas pós-graduada em
Relações Internacionais. A maioria das entrevistadas são funcionárias de empresas
de grande porte, localizadas no Estado de São Paulo.
As perguntas baseiam-se no propósito de conhecer a atuação do profissional
de Secretariado, nos assuntos internacionais, como é a relação com povos de outros
países, as funções exercidas, dificuldades encontradas e a opinião das profissionais
frente a especialização na área de Relações Internacionais, buscando compreender
as contribuições que isso pode trazer para melhorar seu desempenho e do seu
executivo, colaborando também para o desenvolvimento da empresa.
1
ITENS DO DESENVOLVIMENTO
As relações entre os povos estão se tornando mais frequentes e intensificadas
ao longo do tempo; isto é decorrente do processo da globalização, cujo conceito é
revolucionário e impacta em todas as áreas: (economia, política, social, cultural, entre
outras).
No setor da economia, avanços como a maior exportação de produtos é
consequência da facilidade de comunicação e menor custo proveniente da internet,
pois atualmente pode-se vender e comprar no mundo virtual em qualquer parte do
globo.
Em relação à política, a globalização tem ampliado a necessidade de união
entre países para a solução de problemas globais, como por exemplo, o
desenvolvimento sustentável.
A sociedade está cercada de informações, novas tecnologias e diversidade
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cultural tornando essencial a utilização dos idiomas.
Devido às relações entre os diferentes grupos, forma-se a Sociedade
Internacional, esta que passa a ser estruturada com o expansionismo europeu pelo
planeta. A Sociedade Internacional é composta por entes que geram destaque no
ambiente internacional e são influenciados por forças profundas, ou seja, fatores
geográficos, demográficos, migratórios, políticos, econômicos e financeiros,
ideológicos, religiosos, tecnológicos, entre outros.
Salienta-se também que a tecnologia acelera o processo de globalização, pois
cada vez mais as distâncias estão menores e as informações são transmitidas
instantaneamente ao redor do mundo.
Portanto, com o surgimento da globalização, houve a intensificação das
relações entre países, o que gera mudanças no cenário mundial, como a expansão
das diversidades culturais e do comércio. Este novo mundo possibilita o intercâmbio
de ideias e conhecimentos entre empresas de diversos países, que estão cada vez
mais internacionalizando suas atividades. Dessa forma, há a necessidade de um
profissional capaz de dominar os requisitos necessários para desempenhar as tarefas
concernentes a assuntos internacionais e, assim, obter sucesso nos negócios.
Dentre os requisitos, destacam-se:

Domínio de idiomas como inglês e espanhol;

Atualização no que se refere aos assuntos mundiais;

Espírito empreendedor;

Habilidade para lidar com números;

Visão global da economia internacional;

Bons conhecimentos da sistemática de Comércio Exterior no Siscomex
(Serviço Integrado de Comércio Exterior – Receita Federal);

Boa informação de marketing internacional;

Facilidade de entendimento de estatísticas;

Boa capacidade operacional como usuário de computador (Windows,
Excel, Power Point e Internet);

Familiaridade com a legislação dos países com os quais o Brasil mantém
negócios. (ANDAKI, apud ADUANEIRAS, 2008)
O profissional de Secretariado Executivo foi adquirindo, ao longo do tempo,
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competências que possibilitaram uma maior participação nas atividades da empresa.
“Tornou-se uma profissional capaz de intervir, identificar problemas e resolvê-los,
propor soluções para os problemas que surgem no ambiente de trabalho, analisar
dados e informações e trabalhar em equipe”. (LIMA, 2002, p.453)
Desta forma, o profissional de Secretariado Executivo que atua nas empresas
multinacionais, exerce papel de representante nos negócios internacionais, podendo
atuar como analistas de comércio exterior (importação e exportação). Assim sendo,
devem possuir um amplo conhecimento sobre o mercado internacional, o
funcionamento do processo de exportação, importação e as políticas para realizá-los.
Segundo fontes do site Wordpress, a autora do texto “A atuação do Secretário
Executivo em Comércio Exterior”, Vivian Andaki, relata as áreas de atuação que o
mesmo pode desempenhar na empresa. No setor operacional, as atividades são
voltadas para a parte burocrática e documental, necessárias à efetivação dos
negócios. No setor comercial, o objetivo é executar a relação com clientes de outros
países. “Os profissionais devem atuar como assessores, analisando a viabilidade do
negócio, agilizando os despachos, tratando do armazenamento e transporte, entre
outras funções”, comenta Andaki.
Ressalta também que o estudante pode aprofundar seus conhecimentos
realizando cursos de curta duração, como as especializações, fazendo com que o
mesmo adquira conhecimento em técnicas de compra e venda, teoria das vantagens
comerciais, câmbio, legislação aduaneira, entre outros.
As áreas de atuação em organizações públicas podem ser preenchidas por
qualquer profissional, desde que tenha algum curso de graduação. Um dos requisitos
para trabalhar na Organização das Nações Unidas (ONU) é possuir idiomas e
demonstrar interesse pelo desenvolvimento social. “A organização oferece processos
seletivos para vagas internacionais (sim, as que o funcionário viaja o mundo todo!),
nacionais e colaborativas, como as de trabalho voluntário” (Existe alguma graduação
específica para trabalhar na ONU? Acesso em: 23 de Mar 2015).
Se o objetivo é a carreira internacional, existem vagas para o Secretariado e as
agências como, por exemplo, a Organização das Nações Unidas para a Educação, a
Ciência e a Cultura (Unesco), o inglês é considerado como o principal idioma a ser
requisitado. Todavia, há cargos internacionais que realizam o trabalho no país de
origem.
Já os cargos nacionais responsabilizam-se pela manutenção das agências e
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órgãos da ONU em nível regional. Nesse caso, requisita-se do profissional o
conhecimento sobre o Working English, vocabulário de inglês específico para a
comunicação no ambiente de trabalho.
Nas organizações públicas, como as embaixadas, oferece vagas para o setor
administrativo, onde o profissional de Secretariado Executivo pode também se
candidatar. Além disso, há os concursos públicos do Ministério das Relações
Exteriores onde há a oportunidade para as funções de Diplomata, Oficial e Assistente
de Chancelaria.
Em dezembro do ano de 2014 foi divulgado no site eletrônico da Embaixada
dos EUA a abertura para o cargo de Assistente Administrativo para atuar no Serviço
Comercial Estrangeiro.
As funções consistem em gerir o setor de serviços comerciais estrangeiros,
auxiliando o Ministro Conselheiro para Assuntos Comerciais, como planejar e
coordenar os programas do Serviço Comercial nas cinco unidades deste, localizado
em Brasília, São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte e Recife. Responsável também
em manter contato com executivos dos EUA e das empresas brasileiras.
As qualificações requisitadas incluem ensino superior de no mínimo dois anos
em administração, comércio exterior ou qualquer outra disciplina relacionada.
A experiência como um assistente executivo bilíngue também é exigida, assim
como o conhecimento de línguas estrangeiras e cultura do Brasil.
Conhecimentos específicos para atuar na área internacional
A especialização é uma opção para aprimorar os conhecimentos na área
internacional, contribuindo para que o profissional adquira competências que
colaborarão para a prática do mesmo nas atividades relacionadas com o exterior. Para
isso é necessário compreender os fatores que fazem as relações internacionais
acontecerem. Como já mencionado, o profissional de Secretariado Executivo está
cada vez mais envolvido nas atividades da empresa, assim, o mesmo deve prepararse para executá-las. No presente artigo, há o destaque para as atividades oriundas
do setor internacional das empresas.
Negociações
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Ao lidar com negociações, vários aspectos devem ser seguidos para que se
obtenha uma negociação de sucesso. É necessário que haja a compreensão das
diferenças entre os países, pois cada um tem sua maneira de negociar. Para que isso
ocorra, ser paciente é fundamental, pois pressionar compradores pode prejudicar o
relacionamento.
“Qualquer pessoa que vá trabalhar em uma empresa, com certeza, terá a
necessidade de estar apto a lidar, mesmo que indiretamente, com negociações ou
atividades em nível global”. (MARTINELLI; ALMEIDA, 1997, p. 147)
É necessário que o profissional de Secretariado desenvolva a capacidade de
negociação, pois muitas vezes, seu papel é o de diplomata.
“É um agente que auxilia em negociações importantes dentro ou fora da
empresa. Por esse motivo, ela se apresenta bem, fala bem e organiza reuniões e
eventos como uma diplomata”. (GRION, 2008, p. 19)
Comunicação e comportamentos
É essencial ter o conhecimento de que quando lidamos com o exterior, muitas
surpresas são esperadas, pois o desconhecido gera situações que podem atrapalhar
as negociações, desta forma, torna-se necessário que o profissional faça uma
preparação para aprender as diferentes culturas, costumes, gostos sobre os países
para o qual pretendem realizar a negociação. Isso colaborará para evitar que
aconteçam situações desagradáveis que possam prejudicar o relacionamento dos
negociadores. “É preciso considerar que cada país tem sua própria maneira de
negociar, e não deve haver uma abordagem-padrão para todos os países”. (KEEDI,
2004, p. 88)
Tendo em vista a autonomia do profissional de Secretariado em tomar decisões,
salienta-se que esse profissional está sujeito a lidar com as diferentes culturas e
políticas internacionais, para assim realizar negociações com sucesso, além de
auxiliar seu executivo também nas negociações.
Segundo Martinelli e Almeida (1997), o aspecto cultural de outros países é de
grande importância nas negociações, pois há diversas culturas, assim, cada uma
influência de maneira diferente o modo de pensar e agir das pessoas.
A comunicação é um fator importante em todas as profissões, sobretudo para
secretários, porém, é necessário conhecimento prévio para se relacionar com clientes
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ou empresários de outros países, isso requer alguns cuidados, pois cada cultura
possui uma forma de se comunicar diferente, como por exemplo, o sinal de “ok” na
França é considerado ofensivo, pois transmite ideia de algo sem valor, desprezível.
Segundo Rose Ching (2006), os executivos podem perder grandes
oportunidades caso não desempenharem um apropriado comportamento em relação
aos povos de culturas distintas.
O processo de relacionamento internacional pode gerar desafios para o
profissional da área Secretarial, pois deve aprender a adequar-se às culturas
estrangeiras, porém, muitos secretários não possuem experiência no exterior para
executar um comportamento apropriado frente aos nativos de outros países. Desta
forma, é indispensável a atualização contínua sobre o que ocorre no mundo e o
aprendizado dos costumes de cada povo.
Na oportunidade de imergir em outros países, algumas empresas oferecem aos
profissionais preparações a fim de possuir alguns conhecimentos antes da viagem.
“Trata-se de seminários onde são fornecidas informações sobre o país de
destino, os usos e costumes de seus habitantes, suas particularidades culturais,
econômicas e políticas”. (CHANLAT, 2013, p. 120)
Idiomas
O inglês, considerado idioma universal, propagou-se devido à globalização, e
é o idioma mais utilizado pelas sociedades nos diversos ambientes. Uma das
prioridades exigidas ao se contratar um profissional de secretariado executivo é
possuir o domínio preferencialmente da língua inglesa para redigir textos em outras
línguas e se comunicar fluentemente com estrangeiros, o que é rotina na profissão de
secretariado, pois as empresas estão constantemente se comunicando com outras
organizações no exterior. Entretanto, em muitos casos a fluência não acontece, pois
para se completar a oralidade, necessita-se praticar o idioma frequentemente. A
língua inglesa tem posição de destaque no mundo inteiro, no dia-a-dia dos brasileiros
ela é amplamente utilizada na mídia em geral, em nomes e rótulos de produtos e
propagandas. Junto a disseminação da língua inglesa também necessita acontecer
uma adaptação da língua para os falantes brasileiros.
Segundo fontes da página do Jornal da Globo na internet, a falta da fluência no
idioma universal prejudica no desempenho da empresa.
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“É horrível. É frustrante porque você quer se comunicar não consegue.
E a gente que não sabe falar fica limitado, não consegue se comunicar.
Aí precisa pedir ajuda dos gestores e das pessoas que sabem falar”,
conta Denise Paiva Rodrigues, analista fiscal, e que trabalha numa
empresa americana. (Brasileiros têm dificuldades para se comunicar
em inglês no trabalho. Acesso em: 23 de Mar de 2015).
A pronúncia é uma dificuldade para muitos, pois mesmo que o inglês seja um
idioma universal, existem povos que não se comunicam claramente utilizando o inglês,
por exemplo, o chinês que se comunica em inglês pode não ser compreendido por
brasileiros, pois o sotaque é diferente.
Cada vez mais, torna-se necessário o domínio de outros idiomas para facilitar
o atendimento a povos de outras culturas.
Falar outro idioma é expandir sua forma de se comunicar, que amplia
sua capacidade de troca no mercado de trabalho, abre novos
horizontes pois altera sua forma de atuação (fuso horário diferente costumes etc.) estes fatores lhe trarão mais reconhecimento e
valorização profissional). (Globalização = Multi-lingualismo para
profissionais. Acesso em: 23 de Mar de 2015)
Evolução da profissão de Secretariado Executivo
O profissional de Secretariado Executivo pode prestar serviços nos diversos
níveis de empresas públicas ou privadas, exercendo seu papel nas áreas que
abrangem a profissão. Antes, este profissional era apenas um executador de tarefas,
porém, atualmente atua como gestor junto a inovação.
Nas empresas transnacionais geralmente os Secretários Executivos
atuam e podem atuar como analistas de comércio exterior (importação
e exportação) que não é o meu caso. Já nos organismos
internacionais, ONGs, instituições do governo, embaixadas,
consulados e outros neste segmento, os secretários executivos atuam
em diversos cargos, depende muito de suas experiências anteriores e
de sua formação pós-graduação (Souza, Ana Paula, mensagem de email).
A área de RI é muito procurada por diversos profissionais de outras
graduações, pois os mesmos identificam-se com a profissão devido às experiências
que possuem ou que foi adquirida em suas graduações anteriores. “É importante
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ressaltar mais uma vez que cada pessoa deve direcionar sua profissão para sua área
de interesse, buscando conciliar seus conhecimentos e aptidões pessoais com a
graduação e pós-graduações. ” (Prado, Paola; Mian, Mariana. O profissional da área
internacional e o mercado de trabalho. Acesso em: 30 de Abril de 2015)
Possuir apenas curso de graduação já não é mais um diferencial para
profissionais. O mercado de trabalho busca por pessoas mais preparadas que dão
continuidade aos estudos.
“O mercado está à caça de profissionais que tenham formação ampla e visão
global de negócios. Combinar a graduação com uma especialização aumenta as
oportunidades de emprego e pode significar um salário 40% maior". (PRADO, MIAN
apud VEJA, 2004, p. 122)
Quando o profissional possui conhecimento avançado, consegue acompanhar
as mudanças do mercado, assim, acaba gerando melhorias para sua empresa e
alavancando sua carreira.
O novo profissional de Secretariado precisa ampliar seu conhecimento em
áreas
como:
relações
internacionais,
administração,
economia,
informática,
marketing, idiomas, etc. É importante que o profissional se mantenha atualizado e
procure fazer cursos ou mesmo leituras de jornais, revistas para expressar seu ponto
de vista e obter informações importantes.
A secretária que investe na própria carreira pode contar com bons resultados
que garantem a manutenção do emprego e a possibilidade de mudar de atividade na
mesma empresa ou conseguir um novo posto de trabalho. (GRION, 2008, p.107)
RESULTADOS
Pôde-se constatar que o profissional de Secretariado Executivo possui relações
com povos de outros países, pois é o assessor direto da empresa e do executivo.
Geralmente isso ocorre nas grandes empresas, onde realizam importações,
exportações ou fechamento de contratos internacionais.
As funções exercidas pelo profissional de Secretariado Executivo na área
internacional podem envolver o assessoramento de executivos estrangeiros,
traduções e atendimento. As áreas de atuação podem ser no setor operacional,
quando trata-se dos documentos e trâmites para exportação e importação e no setor
comercial, onde há o relacionamento com o cliente.
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Segundo Ana Paula Calabrez de Souza, bacharel em Secretariado Executivo
nas Faculdades Associadas de Uberaba – FAZU e especialista em Relações
Internacionais informou que o profissional pode atuar em diversas áreas como
comércio exterior ou relações internacionais.
Nas empresas transnacionais geralmente os Secretários Executivos
atuam e podem atuar como analistas de comércio exterior (importação
e exportação) que não é o meu caso. Já nos organismos
internacionais, ONGs, instituições do governo, embaixadas,
consulados e outros neste segmento, os secretários executivos atuam
em diversos cargos, depende muito de suas experiências anteriores e
de sua formação pós-graduação. (Souza, Ana Paula, mensagem de email)
Outro aspecto observado foi a dificuldade desses profissionais em relação à
prática do inglês (considerado idioma universal) e compreensão das diferentes
culturas/costumes. A oralidade da língua inglesa é um desafio para os profissionais de
Secretariado Executivo, pois muitos, apesar de dominarem a língua, não têm
confiança em falar, acabam optando pela comunicação escrita. A escuta também pode
ser um problema, pois existem diferentes sotaques do inglês, por exemplo, que as
vezes confunde a compreensão.
Em relação aos cursos de capacitação oferecidos pelas empresas, dentre as
entrevistadas, apenas uma secretária executiva relatou ter recebido um curso para
aprimorar as relações com clientes de outras culturas. Todavia o restante informou
que não ocorre esse incentivo para com a área internacional no local de seu trabalho,
porém, alegam a importância da especialização para um diferencial no currículo e um
melhor conhecimento do cenário global tanto nas relações econômicas quanto na
política, além de facilitar o entendimento das culturas, costumes, idiomas e, assim,
obter um relacionamento sem ruídos e sucesso nos negócios.
Observou-se, também, que não há restrições para o profissional de
Secretariado Executivo atuar no setor internacional, desde que esteja preparado e
seja dedicado para lidar com as funções dessa área.
CONCLUSÃO
Portanto, o foco para profissional de Secretariado Executivo não é somente
limitado à determinadas funções comumente conhecidas. Existe a possibilidade deste
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profissional seguir outros caminhos seja em empresas públicas ou privadas, pois as
mesmas oferecem oportunidades para profissionais que possuam ensino superior, e,
o secretário que pretende seguir a carreira internacional é desejável neste setor nas
empresas, devido aos seus conhecimentos de idiomas e outros assuntos que domina,
levando-se em conta sua formação acadêmica.
A especialização é aconselhável para compreender ainda mais os trâmites
internacionais, além de possibilitar ao profissional a ascensão na carreira. É
importante ressaltar que as oportunidades existem e podem não se limitar a
profissionais específicos, as empresas precisam de pessoas que executem seus
conhecimentos, façam o trabalho adequadamente e gere resultados. O profissional
de Secretariado Executivo pode ser um dos membros na área internacional das
organizações, facilitando as relações da empresa no que ser refere aos assuntos
internacionais.
REFERÊNCIAS
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Disponível em: <http://secretariadoexecutivo.wordpress.com/2008/05/28/atuacao-dosecretario-executivo-em-comex/> Acesso em: 23 mar. 2015.
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Disponível
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<http://g1.globo.com/jornal-daglobo/noticia/2012/06/brasileiros-tem-dificuldades-para-se-comunicar-em-ingles-notrabalho.html> Acesso em: 23 mar. 2015.
CARVALHO P. ANTÔNIO. et al. Manual do Secretariado Executivo. 5.ed São Paulo:
D’livros, 2002.
CHANLAT F. JEAN. O indivíduo na organização: dimensões esquecidas. v.1. São
Paulo: Atlas, 2013.
CHING, ROSE. A arte de secretariar: tudo que você precisa saber para ser uma
secretária de sucesso! São Paulo: Novatec, 2006.
DAMÁZIO, MALÚ. Existe alguma graduação específica para trabalhar na ONU.
Disponível
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http://guiadoestudante.abril.com.br/blogs/pordentrodasprofissoes/tag/onu/ >. Acesso
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Paulo: Madras, 2008.
KEEDI, SAMIR. ABC do comércio exterior: abrindo as primeiras páginas. 2. Ed. São
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MORAES B. LEIDA. Globalização: Multi-lingualismo para profissionais. Disponível
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PRADO, PAOLA; MIAN, MARIANA. O profissional da área internacional e o
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SOUZA, ANA PAULA. Mensagem de e-mail. Recebido em: 7 set. 2014.
SOUZA C. ANA PAULA. Secretariado para assuntos internacionais: a profissão
focada em novas relações. In: IX JORNADA CIENTÍFICA DA FAZU, 2010, Uberaba.
Resumos...
Uberaba:
FAZU,
2010.
Disponível
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http://www.fazu.br/hd2/jornada2010/SEC/secretariado-resumo.pdf > Acesso em: 30
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SCARIOT, TAÍSA; DURANTE G. DANIELA. Comércio Internacional: uma
perspectiva profissional ao secretariado executivo. Disponível em: <
http://www.upf.br/seer/index.php/ser/article/view/1764/1173 >. Acesso em: 11 Maio
2015
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