AS AUDITORIAS INTERNAS
Objectivos Gerais
Reconhecer o papel das auditorias internas
Objectivos Específicos
Reconhecer os diferentes tipos de Auditorias
Identificar os intervenientes – Auditor e Auditado
Execução de auditorias
“Auditorias Internas”
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Um Sistema de Gestão
FASES
Decisão da Gerência
1. Diagnóstico
2. Desenvolvimento da
documentação de suporte
3. Implementação do Sistema
4. Auditorias
Porquê Auditar?
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Auditorias Ambientais
Para Ter:
A Confiança na Sua Organização (em si)
Verificar!
A Confiança dos outros
Para Dar:
A Confiança aos outros
Provar!
Objectivos de Auditoria
Auditorias Ambientais
Determinar a conformidade dos elementos
sistema com os requisitos especificados;
do
Promover melhorias no sistema (dar oportunidades
de melhoria);
Satisfazer exigências regulamentares;
Avaliar a eficácia do SGA;
Verificar se o sistema de gestão cumpre eficazmente
a política e os objectivos e metas definidos pela
organização
Permitir o reconhecimento de um sistema.
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Auditorias Ambientais
Auditoria
Ferramenta essencial de gestão para o
cumprimento de objectivos
Auditoria é:
- Uma Inspecção ?
- Uma reflexão ?
- Uma verificação ?
Conceito de Auditoria
Processo sistemático, independente e documentado,
realizado com o propósito de obter evidência de auditoria
e avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o
cumprimento das políticas, procedimentos ou requisitos
utilizados como referencia (critérios de auditoria).
De acordo com as referências:
ISO 19011: 2003
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Processo sistemático, documentado e independente
Para que os resultados sejam credíveis devem
ser obtidos por pessoas que não estejam
directamente envolvidos no trabalho auditado.
Evidências
Objectivas: Informação verificável, registos ou
constatações de factos relevantes para a implementação ou manutenção do
SGA
Critérios de Auditorias: Política, práticas, procedimentos,
comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com
os quais o auditor compara as evidências objectivas acerca da
matéria auditada.
Auditorias internas: Auto avaliação periódica, visando obter informações
relativas à gestão ambiental para orientar e melhorar o SGA e/ou
desempenho ambiental da organização.
A satisfação de um
Requisito
=
Conformidade
A NÃO satisfação de
um Requisito
=
NÃO
Conformidade
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Não Conformidade
requisito
-
Não satisfação de um
Defeito - Não satisfação de um requisito
relacionado com uma utilização pretendida ou
especificada
Não conformidade = Defeito
Tipos de Auditoria
Finalidade
… Produto
… Processo
… Sistema
Profundidade
… Mini auditoria
… Faseada
… Parcial
… Total
… Seguimento
Relações
… Internas
… Externas
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Auditoria a:
Tendo em conta a finalidade
Produto ou Serviço
Determina se os requisitos do Produto/serviço estão a ser
cumpridos.
Processo
Verifica se os requisitos do processo
Procedimentos, IT’s) estão a ser cumpridos.
(métodos,
Sistema
Determina se os requisitos do sistema (Manual, política,
normas, regulamentos) estão a ser cumpridos.
Tendo em conta a profundidade
Um sistema pode ser encarado como um conjunto de processos que
geram um produto/serviço.
Mini auditoria
Faseada
AUDITORIA
Parcial
Total
de Seguimento
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Mini Auditoria
Aplica-se a uma área especifica ou delimitada.
Tendo em conta a profundidade
P.e. posto de Trabalho
Faseada
Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou
produto à medida que evoluem.
Parcial
É executada apenas a uma área funcional.
P.e. Departamento ou secção
Total
Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o âmbito.
Seguimento
Permite observar se as acções correctivas solicitadas por uma
auditoria anterior, foram implementadas e se são satisfatórias face
ao sistema.
2ª Parte
Tendo em conta as relações
O cliente audita a
nossa Organização
CLIENTE
EXTERNA
Organização
EXTERNA
INTERNA
1ª Parte
Auditamos a nossa
Organização
2ª Parte
Nós auditamos um
Fornecedor
3ª Parte
Auditoria por uma
entidade (parte)
Independente
(p.e. Certificação)
FORNECEDOR
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Auditorias de 3ª parte
Auditorias de 3ª parte
De Concessão
Auditoria realizada para efeitos de concessão da
certificação / acreditação na sequência da análise do
processo de candidatura.
De Acompanhamento
Auditoria realizada para efeitos de manutenção da
certificação / acreditação.
De Renovação
Auditoria realizada para
certificação / acreditação.
efeitos
de
renovação
da
Auditorias de 3ª parte
De Extensão
Auditoria realizada para efeitos de tornar extensível a
certificação / acreditação a novos domínios (âmbito) bem
definidos, não abrangidos anteriormente.
De Seguimento
Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os
resultados das medidas correctivas decorrentes de não
conformidades verificadas em auditorias anteriores.
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Quem são os Actores deste processo?!
Os Actores do Processo
Cliente de Auditoria
Pessoa ou organização que requer a Auditoria
Auditado
Organização a ser auditada
AUDITORIA
Equipa Auditora
Coordenador
Auditor
Técnico
Perito
Observador
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Os Auditores
Auditor
Pessoa que possui qualificação para realizar auditorias.
Auditor Coordenador
O Auditor
Auditor responsável pela condução da Auditoria.
Auditor Técnico
Especialista no domínio do sector
conhecimentos da norma de referência.
em
apreciação,
com
Especialista no domínio do sector em apreciação,
conhecimentos, específicos da norma de referência.
sem
Perito Técnico
Auditor Observador
Técnico que, não tem responsabilidade directa na realização da
auditoria, mas acompanha os restantes elementos da Equipa
Auditora.
O Perfil do Auditor
A confiança e a fiabilidade do processo de
auditorias depende da competência da Equipa
Auditora.
A competência baseia-se em:
Aptidão para aplicar conhecimentos;
Atributos Pessoais
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O auditor deve assegurar :
Uma avaliação executada com isenção;
Que permanece fiel ao objectivo sem medo ou favor;
O Perfil do Auditor
Um relacionamento com as pessoas, pela via que melhor conduza aos
objectivos;
Reacções com sensibilidade aos hábitos locais;
Que audita sem se distrair;
Reacções eficazes em situações difíceis;
Que chega a conclusões baseadas em factos;
Que as suas conclusões são verdadeiras e não foram baseadas em
preconceitos
Referências:
* Código de Ética do Auditor
Atributos Pessoais
O Perfil do Auditor
Ético - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto.
Espírito Aberto - disposto a considerar ideias e pontos de vista
alternativos.
Diplomático - ter tacto ao lidar com os outros.
Observador - activamente consciente do ambiente e das actividades à
sua volta.
Perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender
situações.
Versátil - ajusta-se rapidamente a diferentes situações.
Tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos.
Concludente - chega a conclusões
pensamento e análise lógicas.
Auto confiante - age e funciona independentemente enquanto interage
com outras pessoas.
atempadas
baseadas
em
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Quais as situações
que podem afectar a
independência do
Auditor?
A independência do Auditor
Existem conflitos de interesse que podem afectar a independência
O Perfil do Auditor
do auditor …
Emprego anterior na empresa auditada;
Ser ou ter sido fornecedor do auditado;
Ter sido consultor do auditado;
Contactos em concursos para ser contratado para colaborador;
Amizade com os colaboradores do Auditado;
Ofertas (de valor) efectuadas pelo auditado;
Outras actividades que possam o desempenho do auditor.
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Norma de referência
NP EN 3011:1993
Referenciais
ISO 19011:2003
Referencial para a programação,
planeamento e execução de Auditorias.
Aplicável a auditorias Internas e externas
Etapas de Auditoria
Preparação da Auditoria
Plano
Etapas de Auditoria
Tarefas da Equipa
Analise dos Documentos do SGA
Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria / Encerramento
Conclusões da Auditoria
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Preparação da Auditoria
Programação das Auditorias
Para Auditorias Internas
Programa de Auditorias
São definidos:
Os Processos
Os Departamentos
As Secções
Os Produtos / Serviços
A serem auditados ao longo de um ano.
Definam um Programa o mais completo possível e recorram às várias
tipologias de Auditoria
Preparação da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas
Plano de Auditoria
Plano de Auditorias
Define:
Tipo de Auditoria
Data (s) da Auditoria
Equipa Auditora
Processos a auditar
Departamentos a auditar
Comunicação interna
Afixado para
conhecimento de todos
os intervenientes
Horas e Etapas
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Etapas de Auditoria
Preparação da Auditoria
Plano
Etapas de Auditoria
Tarefas da Equipa
Analise dos Documentos do SGQ
Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria / Encerramento
Conclusões da Auditoria
Execução da Auditoria
Técnicas de Auditoria
Para Auditorias Internas e externas
Fontes de Informação
Entrevista
(Observação de actividades, envolvente, condições de trabalho)
Documentação
(do sistema implementado, regulamentos e legislação aplicável)
Registos
(recolha de evidências objectivas)
“A auditoria é sempre uma actividade baseada
no conceito de amostragem”
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Técnicas para Questionar
Questões Habituais em Auditoria
COMO? PORQUÊ?, O QUÊ? QUANDO? OMDE? QUEM?
Mostre-me por favor…
Posso ver…
Pergunta hipotética: O que sucederia….? ou Vamos supor que …?
Desculpe mas não percebi, pode repetir por favor?
Isso significa que …?
Em situações de dúvida: SIM? ou NÃO?
Qualquer Pessoa da empresa pode ser contactada;
Conduzidas no local de trabalho, sempre que possível;
Entrevista
Na Entrevista:
Fazer o possível para que todos os intervenientes se sintam à vontade;
Tomar notas das constatações da Auditoria, explicitar essa necessidade;
Cooperar;
Efectuar perguntas curtas, claras, objectivas e abertas;
Efectuar uma pergunta de cada vez;
Pedir comprovativos;
Analisar documentos e registos.
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Porquê a utilização das listas de verificação?
Listas de Verificação
A utilização das listas de verificação (check lists), permite:
Documentar que todos os aspectos relativos ao plano da
Auditoria foram verificados;
Fornecer a base para a reunião final e para o relatório da auditoria;
Fornecer evidência objectiva de que a auditoria foi realizada;
Evidenciar ordem e organização.
Lista de
Verificação
Etapas de Auditoria
Preparação da Auditoria
Plano
Etapas de Auditoria
Tarefas da Equipa
Analise dos Documentos do SGQ
Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria/Encerramento
Conclusões da Auditoria
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Preparação da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas
Plano de Auditoria
Relatório de Auditoria
Identificação do auditado
Objectivo e âmbito
Documento de referência
Data e duração
Equipa Auditora
Pessoas contactadas
Lista de distribuição do Relatório
Quaisquer divergências não resolvidas
Conclusões
Relatório de Auditoria Interna
Relatório de Auditoria
E as Não
Conformidades?
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Constatações de Auditoria
Não Conformidades
Constatações
Oportunidades de melhoria
Todas as constatações têm de ser
suportadas em evidências objectivas
Por exemplo: Documentos, registos, testemunhos
Pós- Auditoria
Acções correctivas e de
Seguimento
Planear
Executar
Verificar a eficácia
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“Diferentes auditores, a trabalhar de
forma independente, chegam às
mesmas conclusões, em
circunstâncias semelhantes”
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