Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
Certificate in Business Administration – CBA
Marcelo Augusto Barbosa de Oliveira
INFORMAR STATUS DE PROJETOS A ALTA GERÊNCIA
São Paulo
2014
2
Marcelo Augusto Barbosa de Oliveira
INFORMAR STATUS DE PROJETOS A ALTA GERÊNCIA
Trabalho
de
Conclusão
de
Curso
apresentado ao curso de CBA, como
requisito parcial para a obtenção do
Grau de Especialista em Gestão de
Negócios do Insper Instituto de Ensino e
Pesquisa
Orientador: Prof. Flávio Romero Macau
São Paulo
2014
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
3
Resumo
OLIVEIRA, Marcelo. Informar Status de Projetos a Alta Gerência. São Paulo,
2014. 46p. TCC – Certificate in (Business Administration. CBA) Insper Instituto de
Ensino e Pesquisa
Escritórios de Projetos são unidades organizacionais, prestadoras de serviços,
responsáveis pela condução integrada de projetos e programas criados para atender
aos objetivos estratégicos de um departamento ou organização.
O portfólio de serviços de um Escritório de Projetos é resultado da combinação de
até 27 serviços considerados como padrão, conforme pesquisa realizada com mais
de 500 Escritórios de Projetos pelo mundo (HOBBS; AUBRY, 2007).
O presente estudo tem como objetivo apresentar propostas para melhoria do
processo de um destes 27 serviços: “Informar Status dos Projetos a Alta Gerência”.
O caso a seguir tratará de um modelo que atualmente é utilizado por um Escritório
de Projetos de Tecnologia da Informação de uma empresa de Telecomunicações.
O escopo deste estudo contempla a análise detalhada do atual processo utilizado
para a execução do serviço em questão e consultas a especialistas, renomados no
tema Escritório de Projetos, para elaboração e definição de uma proposta de
evolução do atual processo com a premissa de viabilizar níveis superiores de
performance.
Palavras-chave: Escritório de Projetos, Projetos, Status de Projetos, Relatório de
Projetos.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
4
Sumário
1. Introdução .............................................................................................................. 5
2. Fundamentação Teórica ....................................................................................... 7
3. Descrição e Análise do Processo Atual ............................................................ 10
3.1. Contexto do Processo..................................................................................... 10
3.2. Motivação Para a Melhoria ............................................................................. 14
3.3. Mapeamento do Processo (AS IS) ................................................................. 16
3.4. Análise do Desempenho do Processo ............................................................ 19
3.4.1 Desempenho Atual ................................................................................ 19
3.4.2. Análise do Desempenho Atual .............................................................. 25
4. Proposição de Novo Processo........................................................................... 26
4.1. Causas Raiz e Seus Efeitos no Desempenho ................................................ 26
4.2. Pesquisa de Alternativas. ............................................................................... 29
4.3. Soluções para Causas .................................................................................... 30
4.4. Mapeamento do Processo Proposto (TO BE)................................................. 32
4.5. Desempenho Esperado .................................................................................. 42
5. Conclusão ............................................................................................................ 44
5.1. Principal Contribuição da Proposta ................................................................. 44
5.2. Limitações da proposta ................................................................................... 44
5.3. Melhorias Futuras ........................................................................................... 45
Referências .............................................................................................................. 46
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
5
1. Introdução
Diante dos diversos desafios enfrentados hoje em dia pelas empresas e respectivos
executivos que lideram estas corporações, é cada vez mais importante obter
informações que favoreçam uma visão geral dos temas mais estratégicos e críticos
da organização. Essa necessidade é ainda maior no que diz respeito ao alcance de
metas estabelecidas pelas áreas de planejamento estratégico, como redução de
gastos, aumento de produtividade, ganho de participação de mercado, aumento nos
lucros e geração de valor para o negócio, entre outras exigências de um ambiente
altamente competitivo.
Em face da complexidade das organizações e de um mercado de atuação global
que exige agilidade e eficiência, a tecnologia da informação é considerada um
importante componente para a concretização de planejamentos e projetos.
Para tomar decisões estratégicas, o executivo tem de contar com informações que
dêem uma visão geral de seu negócio. Nesse sentido, quando é necessário analisar
atividades de diversas áreas da empresa atuando em conjunto, em projetos, por
exemplo, a geração de informações organizadas e estruturadas é fundamental para
o bom desempenho nos negócios.
Devido à alta complexidade dos negócios, dos modelos de gestão e da necessidade
de agilidade nos processos para conseguir gerar as informações necessárias para a
gestão de uma empresa em tempo hábil, é preciso se apoiar num eficiente processo
de informação gerencial.
A geração de um modelo estruturado que garanta a concretização do planejamento
estabelecido pela alta direção só é possível através do uso de processos que
garantam acompanhamentos periódicos e que forneçam as condições ideais para
que os objetivos sejam atingidos.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
6
O presente trabalho se trata de uma proposta de melhoria de processo para um
serviço executado por um Escritório de Projetos de Tecnologia da Informação. O
resultado final deste estudo é uma proposta de evolução do atual processo do
serviço “Informar Status dos Projetos a Alta Gerência”.
¹ Caso desenvolvido pelo aluno do programa Certificate in Business Administration sob orientação do Prof. Flavio
Romero Macau. Nenhuma parte deste caso pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer meio eletrônico ou
mecânico, inclusive fotocópia, gravação ou qualquer outro sistema de armazenamento, sem autorização por
escrito do Insper Instituto de Ensino e Pesquisa. Aos infratores aplicam-se as sanções previstas nos artigos 102,
104, 106, 107 da lei 9610 de 19/02/19.
² Nomes de empresas e pessoas, assim como dados utilizados, são fictícios para preservar confidencialidade
dos envolvidos.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
7
2. Fundamentação Teórica
Em um ambiente global cada vez mais competitivo e dinâmico, as empresas vêm
encontrando a necessidade de serem cada vez mais ágeis e organizadas. Sendo
assim, as empresas vêm buscando a formalização e aprimoramento na condução de
seus projetos. Nesse contexto, os Escritórios de Projetos aparecem como uma
estrutura de grande importância.
O Escritório de Projetos é a unidade organizacional responsável pela condução
integrada dos projetos da organização, assim como responsável por prover produtos
e serviços a esses projetos. Além disso, a implantação do Escritório de Projetos
contribui para o alinhamento dos objetivos dos projetos com os objetivos
estratégicos da organização, além de contribuir na aproximação da condução dos
projetos e a alta direção.
Com o aumento da concorrência e o cenário global se mostrando cada vez mais
competitivo, cresce a necessidade das empresas se tornarem cada vez mais
organizadas e ágeis. Sendo assim, empresas se vêem obrigadas a buscar o
aprimoramento e a profissionalização da condução de seus projetos. Essa tendência
pode ser observada com a crescente demanda das empresas por adquirir
conhecimentos a cerca da disciplina de gerência de projetos, assim como a
formalização e padronização de seus processos em tal disciplina, resultando no
crescimento da necessidade de uma estrutura responsável por tais atividades.
“A estrutura da maioria das empresas é burocrática e lenta e todos os
últimos fatos mostram que esses modelos não conseguem dar uma
resposta rápida a um ambiente em constante mutação. Portanto, a
estrutura tradicional hierárquica deve ser substituída por uma estrutura de
projetos, ou outra estrutura temporária de administração que seja capaz
de responder rapidamente as situações criadas dentro e fora das
organizações” (KERZNER, 2002).
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
8
As responsabilidades e objetivos dos Escritórios de Projetos, assim como os
serviços e produtos fornecidos, podem variar de organização para organização. Para
tanto, é de suma importância o alinhamento dos objetivos do Escritório de Projetos
com os objetivos estratégicos da organização. Entre os objetivos dos Escritórios de
Projetos nas organizações (KENDALL; ROLLINS, 2003), destacam-se:
• Possibilitar a condução dos projetos de forma alinhada com os interesses da
alta direção. A estrutura do Escritório de Projetos possibilita a centralização
das informações e condução dos projetos, facilitando o alinhamento dos
objetivos dos projetos com os objetivos da organização, assim como a
disseminação das informações desses projetos com a alta direção.
• Construir conhecimento e habilidades para melhorar a capacidade e
qualidade das entregas. A implantação do Escritório de Projetos possibilita
uma maior efetividade no planejamento e execução dos projetos, através da
manutenção e controle de bases de informação contendo os dados dos
projetos executados, auxiliando na estimativa e decisões de novos projetos,
assim como na disseminação dessas informações nos diversos projetos da
organização.
• Coletar, analisar e disseminar informações sobre o desempenho dos projetos.
Coleta e análise de informações dos projetos da organização com o intuito de
identificar deficiências e melhores práticas, buscando a solução das
deficiências e a disseminação das melhores práticas.
•
Detectar e aprimorar processos de gerenciamento de projetos ineficientes
nos projetos da organização. Tendo contato com os diversos projetos
executados pela organização, o Escritório de Projetos tem como detectar
ineficiências nos processos e metodologia de gerenciamento de projetos da
organização e buscar o aprimoramento destes.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
9
• Valorizar o treinamento e desenvolvimento de habilidades em gerenciamento
de projetos. Mapear e analisar as habilidades e conhecimentos em
gerenciamento de projetos presentes na organização e assim detectar
possíveis carências, buscando assim criar programas de capacitação e
disseminação de conhecimentos e habilidades em gerenciamento de projetos.
• Implementação de serviços de apoio para gerenciamento de projetos. Criação
de serviço de suporte aos usuários dos serviços do escritório de projetos na
busca da melhor utilização desses serviços.
É fundamental para a criação e amadurecimento do Escritório de Projetos o apoio
dos clientes internos, se destacando entre eles a alta direção, uma vez que a
implantação do Escritório de Projetos se dá de cima para baixo na estrutura
organizacional e, sendo assim, é fundamental o alinhamento dos objetivos do
Escritório de Projetos com os objetivos estratégicos da empresa. Outro importante
cliente do Escritório de Projetos são os gerentes de projetos, que uma vez sendo os
maiores usuários dos serviços e produtos do escritório de projetos, são
fundamentais no crescimento e amadurecimento desde. São entendidos como
principais clientes do escritório de projetos (CLELAND; IRELAND, 2002):
•
Alta Direção;
•
Gerentes ou Líderes de projetos;
•
Membros de Equipes de Projetos;
•
Gerentes Funcionais;
•
Stakeholders como recebedores dos produtos do projeto.
O presente estudo buscará por meio das melhores práticas de mercado propor
soluções que otimizem um dos mais importantes serviços prestados por um
Escritório de Projetos: “Informar o Status do Projetos à Alta Gerência”.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
10
3. Descrição e Análise do Processo Atual
3.1. Contexto do Processo
Empresas de Telecomunicações estão inseridas em um contexto muito dinâmico,
sujeito a mudanças constantes devido a total dependência que este mercado possui
com tecnologia. Saber lidar com essas mudanças significa saber reinventar
processos operacionais com grande agilidade sem perder a qualidade dos serviços
prestados. Esta equação parece simples, mas é extremamente desafiadora e uma
premissa para uma empresa sobreviver neste mercado.
A “porta de entrada” destas mudanças são as áreas de negócio. Estas áreas
possuem a responsabilidade de demandar e liderar o desenvolvimento de novos
produtos para garantir que a empresa mantenha-se competitiva. Com a constante
evolução tecnológica, a demanda por novos produtos é muito grande e é viabilizada
através da criação de projetos, que por sua vez, possuem prazos cada vez mais
agressivos e uma grande quantidade de atividades executadas ao mesmo tempo
(paralelismo).
Gerenciar estes projetos de alta complexidade com excelência significa viabilizar a
execução do planejamento estratégico com sucesso ou ao menos estabelecer um
controle
claro
e
preciso
das
ações
que
estão
sendo
executadas.
A
distribuição/publicação destas informações, principalmente ao corpo executivo da
empresa, é fator crítico de sucesso para viabilizar tomadas de decisões corretas,
suporte executivo aos objetivos estratégicos dos projetos, entre outras ações
extremamente críticas.
O alvo da análise do presente estudo é um serviço prestado por um Escritório de
Projetos da área de Tecnologia da Informação de uma empresa do mercado de
Telecomunicações. Um dos principais objetivos deste Escritório de Projetos é
garantir a comunicação dos status dos projetos com excelência e o serviço “Informar
Status dos Projetos a Alta Gerência” é uma das ferramentas utilizadas para alcançar
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
11
este objetivo. A área de Tecnologia da Informação desta empresa está estruturada
conforme a Figura 1.
Figura 01: Estrutura Organizacional
Fonte: Autor
O Escritório de Projetos faz parte da diretoria de Planejamento e Governança e
possui relacionamento direto com todas as outras diretorias de Tecnologia da
Informação, já que acompanha e conduz cerca de 50 projetos de responsabilidade
distribuída entre as diretorias. Para cada um dos projetos acompanhados pelo
Escritório de Projetos é definido/alocado um Gerente de Projeto que faz parte de
uma das diretorias da área de Tecnologia da Informação. Este Gerente de Projeto é
responsável pela gestão do projeto desde a criação/concepção até respectivo
término. O Escritório de projetos possui uma equipe formada por 25 especialistas em
projetos que são responsáveis por orientar os gerentes dos projetos e garantir que a
metodologia de gestão de projetos, proposta pelo Escritório de Projetos, seja
seguida com maior nível de aderência possível.
As atividades de gerenciamento do projeto consideradas mais críticas, como
gerenciamento de escopo, prazo, riscos e comunicação, são de responsabilidade
integral do Especialista em Projetos do Escritório de Projetos. O serviço “Informar
Status dos Projetos a Alta Gerência” é considerado extremamente crítico, pois
influência diretamente as decisões tomadas pelos níveis mais altos da diretoria em
relação à gestão, seleção, categorização e priorização dos projetos, informa qual o
nível de efetividade com que a diretoria está conseguindo traduzir o planejamento
estratégico em ações, além de estar ligado diretamente a percepção de valor gerado
pelo Escritório de Projetos para a diretoria e, consequentemente para empresa e
corpo diretivo.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
12
As informações fornecidas por este serviço são de extrema relevância, pois devem
orientar as ações e decisões da alta gerência em relação aos projetos mais
estratégicos da corporação. Alguns exemplos de informações que são obtidas
através deste serviço, conforme a Figura 2:
• Informações gerais do projeto:
o Nome;
o Código de controle;
o Etapa/Fase;
o Diretoria;
o Patrocinador.
• Situação:
o Indicador de Prazo: desvios entre prazo planejado e prazo real;
o Indicador de Custo: desvios entre custo planejado e custo realizado.
• Atividades:
o Dificuldades e oportunidades encontradas no período do relatório;
o Atividades realizadas;
o Principais atividades do próximo período;
o Principais envolvidos no próximo período.
• Informações Adicionais:
o Principais marcos;
o Risco.
O serviço “Informar Status dos Projetos a Alta Gerência” é de interesse de vários
stakeholders envolvidos nos serviços prestados pelo Escritório de Projetos. Os
grupos impactados são todos aqueles relacionados ao Escritório de Projetos
(BOURNE, 2005):
• Grupo 01: Upwards. Executivos e Patrocinadores de projetos
• Grupo 02: Outwards. Fornecedores, Clientes, Parceiros, Acionistas, Governo.
• Grupo 03: Downwards. Equipe do Projeto
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
13
•
Grupo 04: Sidewards. Pares e Comunidades Corporativas relacionadas à
gestão de projetos, exemplo: Escritórios de Projetos de outras áreas.
Figura 02: Relatório de Status Executivo
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
14
3.2. Motivação Para a Melhoria
Atualmente, grande parte dos projetos acompanhados pelo Escritório de Projetos
apresenta desvios consideráveis em relação ao planejamento inicial, mais de 40%
dos projetos apresentam desvios relacionados a prazos ou custos, conforme
indicador apresentado na Tabela 1:
ID
009
Indicador (dez/13)
Percentual de Projetos “On Time”
e “On Budget”
Status atual
Sinalizador
<60%
Tabela 01: Percentual de Projetos “On Time” e “On Budget”
Fonte: Autor
*Racional do indicador: projetos que apresentam mais de 07% de atraso em relação ao cronograma planejado ou mais de 07%
de diferença entre o custo orçado e realizado na data da aferição.
Uma pesquisa foi realizada pela equipe do Escritório de Projetos com os principais
Executivos da diretoria de Tecnologia da Informação para definir quais as principais
causas destes desvios. Os resultados da pesquisa apontaram que a comunicação
dos status executivos dos projetos não está sendo efetiva e devido à ausência de
informações precisas, padronizadas e atualizadas, conforme a tabela 2, portanto os
Executivos não conseguem tomar decisões de qualidade para resolver ou antecipar
problemas críticos.
Frentes organizacionais ligadas à gestão de projetos que necessitam de maior
desenvolvimento:
22,67%
Comunicação
18,81%
Confiabilidade das Informações
17,21%
Eficiência
14,32%
Controle e Monitoramento
12,76%
Foco Estratégico
8,12%
Competência Organizacional
6,11%
Cultura Organizacional
Tabela 02: Resultados da Pesquisa
Fonte: Autor
Os desvios relacionados a prazo, escopo ou custo dos projetos acabam gerando
prejuízos para empresa que são refletidos em indicadores estratégicos como time to
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
15
market, market share, produtividade, orçamento (capex e opex), entre outros, além
de desvios na execução do planejamento estratégico.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
16
3.3. Mapeamento do Processo (AS IS)
Figura 03: Processo AS IS (Ciclo Mensal)
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
17
Descrição das etapas:
• Etapa 01: Fornecer Informações Para Relatório de Status
o Responsável: Gerente do Projeto
o Prazo: 10 dias úteis.
o Descrição: enviar informações relativas à prazo e custo do projeto
(planejado e real), além de reporte sobre principais dificuldades
encontradas, atividades finalizadas com sucesso, atividades do próximo
período, marcos, riscos, etc. conforme período do relatório.
• Etapa 02: Analisar Informações
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: 05 dias úteis.
o Descrição: avaliar as informações enviadas pelo Gerente do Projeto,
avaliando a coerência entre as informações atuais e as informações
enviadas no período anterior. Discutir com o Gerente de Projeto possíveis
ações para solução de problemas, mitigação de riscos, recuperação de
desvios, etc. Garantir o correto mapeamento de próximas atividades e
envolvidos.
• Etapa 03: Aprovar Informações
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: 02 dias úteis.
o Descrição: conforme avaliação e análise realizada na etapa 02, solicitar
revisão das informações ao Gerente do Projeto, se necessário.
• Etapa 04: Preencher Relatório
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: 02 dias úteis.
o Descrição: realizar o preenchimento do relatório com as informações
fornecidas pelo Gerente do Projeto, conforme modelo definido pelo
Escritório de Projetos
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
18
• Etapa 05: Enviar Relatório
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: 01 dia útil
o Descrição: enviar relatório para Fornecedores, Clientes, Equipe do Projeto,
Executivo e Patrocinadores.
• Etapa 06: Receber e Analisar Relatório
o Responsável: Fornecedores, Clientes, Equipe do Projeto, Executivo e
Patrocinadores.
o Prazo: N/A
o Descrição: receber relatório, analisar informações e definir/planejar ações.
• Etapa 07: Enviar Orientações ao Gerente de Projeto e Especialista em
Projetos
o Responsável: Executivo e Patrocinadores.
o Prazo: N/A
o Descrição: informar possíveis direcionamentos, conforme análise do status
do projeto.
• Etapa 08: Garantir Execução das Orientações
o Responsável: Gerente do Projeto e Especialista em Projetos
o Prazo: N/A
o Descrição: garantir a execução das orientações/direcionamentos enviados
pelos Executivos e Patrocinadores.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
19
3.4. Análise do Desempenho do Processo
3.4.1 Desempenho Atual
ID
001
002
003
025
026
Indicador
Percepção da alta gerência da importância dos relatórios emitidos
Regularidade do fornecimento de relatórios a alta gerência
Percentual de projetos com informações nos relatórios do PMO
Percepção da atuação do PMO pela alta gerência
Regularidade de participação em reuniões com a alta administração
Tabela 03: Indicadores Gerais do Serviço
Fonte: (NEGREIROS et al., 2012)
Indicador ID001 – Percepção da alta gerência da importância dos
relatórios emitidos
Garantir % mínima de satisfação com os status informados para a alta
Objetivo
gerência
A satisfação dos clientes é a razão de ser e a garantia da
Descrição
continuidade do trabalho do PMO. Este indicador visa captar da alta
gerência a percepção de valor em relação aos relatórios de status
Periodicidade Semestral
Forma de
Questionário aplicado à alta gerência
Medir
Escala de cinco níveis para cada pergunta, relacionada a cada
Unidade de
serviço do qual se queira obter uma percepção de satisfação do
Medição
cliente: "muito satisfeito", "satisfeito", "indiferente", "insatisfeito" e
"muito insatisfeito"
(total de perguntas com respostas "muito satisfeito" ou "satisfeito" *
Fórmula
total de questionários respondidos)/(total de perguntas * total de
questionários respondidos)
Comentários
Devem ser considerados todos os questionários aplicados no ciclo
da Fórmula
Meta
>80% das respostas "muito satisfeito" ou "satisfeito"
Meta
>90% das respostas "muito satisfeito" ou "satisfeito" e >60% de
Desafiadora respostas "muito satisfeito"
Critério de
"Verde" x > 80% das respostas "muito satisfeito" e "satisfeito";
Análise
"Amarelo" 80% ≤ x ≤ 65% e "Vermelho" x < 65%
Fonte
Alta Gerência
A análise desse indicador pode ser feita comparada a outro que
Comentários indique o % de questionários aplicados com o de clientes que
responderam
Tabela 04: Percepção da Alta Gerência da Importância dos Relatórios Emitidos
Fonte: (NEGREIROS et al., 2012)
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
20
Indicador ID002 – Regularidade do fornecimento de relatórios a alta
gerência
Garantir a periodicidade e a regularidade dos relatórios à alta
Objetivo
gerência
Após definição da periodicidade de envio de relatórios a alta gerência,
Descrição
este indicador irá avaliar a relação relatórios previstos x relatórios
enviados
Periodicidade Mensal
Forma de
Registros do PMO
Medir
Unidade de
Valor%
Medição
Fórmula
[(total de relatórios enviados) / (total de relatórios previstos)]*100
Comentários
N/A
da Fórmula
Meta
>80% de relatórios enviados
Meta
>90% de relatórios enviados
Desafiadora
Critério de
"Verde" x > 80% relatórios enviados"; "Amarelo" 80% ≤ x ≤ 65% e
Análise
"Vermelho" x < 65%
Fonte
Controles internos do PMO
Esse indicador é meramente quantitativo. Para uma visão completa
Comentários
analisar em conjunto com o indicador ID001
Tabela 05: Regularidade do Fornecimento de Relatórios a Alta Gerência
Fonte: (NEGREIROS et al., 2012)
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
21
Indicador ID003 – Percentual de projetos com informações nos
relatórios do PMO
Garantir % mínimo de projetos com informações nos relatórios do
Objetivo
PMO
Após definição da periodicidade de envio de relatórios a alta gerência,
Descrição
este indicador irá avaliar a relação relatórios previstos x relatórios
enviados
Periodicidade Mensal
Forma de
Registros de PMO
Medir
Unidade de
Valor%
Medição
[(total de projetos com informações nos relatórios) / (total de projetos
Fórmula
no Portfólio)]*100
Comentários
N/A
da Fórmula
Meta
>80% dos projetos do portfólio
Meta
>90% dos projetos do portfólio
Desafiadora
Critério de
Verde x > 80% dos projetos do portfólio"; "Amarelo" 80% ≤ x ≤ 65% e
Análise
"Vermelho" x < 65%
Fonte
Controles Internos do PMO
Esse indicador é meramente quantitativo. Para uma visão completa
Comentários
analisar em conjunto com o indicador ID001
Tabela 06: Percentual de Projetos com Informações nos Relatórios do PMO
Fonte: (NEGREIROS et al., 2012)
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
22
Indicador ID025 – Percepção da atuação do PMO pela alta gerência
Monitorar a percepção da alta gerência em relação a atuação no
Objetivo
aconselhamento prestado pelo PMO
Monitorar através de pesquisa a percepção da alta gerência em
Descrição
relação a atuação do PMO como conselheiro
Periodicidade Anual
Forma de
Realizar pesquisa junto a alta gerência
Medir
Escala de cinco níveis para cada pergunta, relacionada a cada
Unidade de
serviço do qual se queira obter uma percepção de satisfação do
Medição
cliente: "muito satisfeito", "satisfeito", "indiferente", "insatisfeito" e
"muito insatisfeito"
(total de perguntas com respostas "muito satisfeito" ou "satisfeito" *
Fórmula
total de questionários respondidos)/(total de perguntas * total de
questionários respondidos)
Comentários
Devem ser considerados todos os questionários aplicados no ciclo
da Fórmula
Meta
>80% das respostas "muito satisfeito" ou "satisfeito"
Meta
>90% das respostas "muito satisfeito" ou "satisfeito" e >60% de
Desafiadora respostas "muito satisfeito"
Critério de
Verde x > 80% das respostas "muito satisfeito" e "satisfeito";
Análise
"Amarelo" 80% ≤ x ≤ 65% e "Vermelho" x < 65%
Fonte
Alta Gerência
Comentários N/A
Tabela 07: Percepção da Atuação do PMO pela Alta Gerência
Fonte: (NEGREIROS et al., 2012)
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
23
Indicador ID026 – Regularidade de participação em reuniões com a
alta administração
Objetivo
Medir a participação do PMO em reuniões com a alta gerência
É importante que o PMO tenha acesso a alta gerência de forma a
prover aconselhamento de maneira formal e estruturada. Este
Descrição
indicador demonstra a capacidade do PMO de planejar e realizar
aconselhamento de forma estruturada a alta gerência
Periodicidade Semestral
Forma de
Reuniões Previstas x Reuniões Realizadas
Medir
Unidade de
Medição
Valor%
[(Quantidade de reuniões realizadas) / (Quantidade de reuniões
Fórmula
previstas a alta gerência)]*100
Comentários É necessário agenda de apresentações de longo prazo definida para
da Fórmula
que o indicador seja relevante
Meta
100% das reuniões realizadas
Meta
N/A
Desafiadora
Critério de
"Verde" 100% das reuniões previstas realizadas; "Amarelo" 80% ≤ x ≤
Análise
100% e "Vermelho" x < 80%
Fonte
Ata formalizando as reuniões
Comentários N/A
Tabela 08: Regularidade de Participação em Reuniões com a Alta Administração
Fonte: (NEGREIROS et al., 2012)
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
24
Mediação atual (Tabela 9):
ID
001
002
003
025
026
Indicador (dez/13)
Status atual
<65% das respostas
Percepção da alta gerência da
"muito satisfeito" ou
importância dos relatórios emitidos
"satisfeito"
Regularidade do fornecimento de
<60% de relatórios
relatórios a alta gerência
enviados
Percentual de projetos com
>90% dos projetos do
informações nos relatórios do PMO
portfólio
<60% das respostas
Percepção da atuação do PMO pela
"muito satisfeito" ou
alta gerência
"satisfeito"
Regularidade de participação em
85% das reuniões
reuniões com a alta administração
previstas realizadas
Sinalizador
Tabela 09: Indicadores Atuais
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
25
3.4.2. Análise do Desempenho Atual
Conforme medição realizada em Dezembro de 2013, é possível verificar que apenas
um dos indicadores de serviço (ID003 – Percentual de projetos com informações nos
relatórios do PMO) apresenta níveis satisfatórios de desempenho. Os demais
indicadores apresentam níveis muito abaixo das metas propostas pela diretoria de
Tecnologia da Informação. Em análise realizada sobre os valores apresentados
pelos indicadores é possível afirmar que as informações enviadas pelos Gerentes de
Projetos, assim como, a análise destas informações realizada pela equipe do
Escritório de Projetos (Especialista em Projetos) é deficitária e não é realizada com a
periodicidade desejada. Outro ponto que merece atenção é o modelo de relatório
utilizado. O modelo utilizado provavelmente não supre todas as necessidades e
expectativas da alta gerência. Os indicadores que basearam esta análise foram:
ID001, ID002, ID025
Além da participação regular dos representantes do Escritório de Projetos em
reuniões com a alta gerência, é necessário garantir que esta participação agregue
valor direto ao projeto, provendo informações que possam antecipar riscos, mitigar
possibilidades de desvios no planejamento inicial, orientar decisões, etc. Por estar
inserido em uma unidade que tem contato com todas as áreas da diretoria de
Tecnologia da Informação, um Especialista em Projetos do Escritório de Projetos
tem contato com todas as áreas da diretoria e pode influenciar decisões mais
precisas por ter uma visão global, além de interferir corretamente na priorização de
atividades de determinada área, junto ao gestor responsável, para garantir que o
que é realmente estratégico seja priorizado ao invés de demandas do dia a dia com
caráter extremamente operacional e sem grande valor. Um dos fatores críticos de
sucesso para prover este tipo de atuação é a qualidade das informações que serão
enviadas pelos Gerentes de Projetos. Contando com informações de qualidade, os
especialistas em projetos poderão definir e realizar ações mais precisas
relacionadas ao gerenciamento de prazo, custo e escopo do projeto, além de
permitir um plano de gerenciamento de risco extremamente eficaz, conforme a
abrangência da sua atuação. Os indicadores que basearam esta análise foram:
ID025 e ID026.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
26
4. Proposição de Novo Processo
4.1. Causas Raiz e Seus Efeitos no Desempenho
Atualmente, os Gerentes dos Projetos que são acompanhados pelo Escritório de
Projetos não possuem formação especializada nesta atividade. Geralmente, esses
Gerentes de Projetos são Analistas de Sistemas, Analistas de Negócios, etc.
provenientes de uma das diretorias de Tecnologia da Informação e são alocados nos
projetos para exercer o papel de Gerente, sendo assim, sem qualificação específica,
apresentam níveis de proficiência abaixo do ideal na disciplina de Gestão de
Projetos e acabam por não conseguir desempenhar seu papel adequadamente,
provendo informações de baixa qualidade que acabam por impactar o serviço alvo
deste estudo. Já a equipe do Escritório de Projetos, formada por Especialistas em
Projetos, possui profissionais que na teoria deveriam possuir grande expertise na
disciplina Gestão de Projetos, mas isso não é verificado atualmente devido à baixa
oferta de mão de obra de qualidade. Muitos desses Especialistas em Projetos são,
na realidade, Analistas de Sistemas ou Analistas de Negócios que decidem migrar
de carreira realizando um curso de especialização em gerenciamento de projetos, o
que não é suficiente para certificar a qualidade do profissional, já que a experiência
no assunto, ou seja, o tempo de vivência na profissão é extremamente importante.
O atual modelo de relatório utilizado para informar o status dos projetos a alta
gerência não atende as expectativas e necessidades do alto escalão da empresa,
pois conforme informações provenientes dos próprios Executivos, o relatório
apresenta uma periodicidade que não é ideal (mensal) e um modelo de formatação
pouco executivo, sucinto e objetivo. Segundo os Executivos, o relatório possui
muitos textos e informações irrelevantes ao invés de gráficos, sinalizadores e uma
linguagem objetiva que permita o entendimento das informações em um curto
espaço de tempo. Outra causa que contribui com a baixa qualidade do serviço é a
ausência de alinhamento das informações que são disponibilizadas nos relatórios
com todos os envolvidos (nível operacional). Sem este alinhamento não é possível
realizar a entrega de um relatório com informações mais precisas e atualizadas,
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
27
além de evitar possíveis conflitos dentro da equipe do projeto devido visões
divergentes do status atual do projeto. Também sem este alinhamento de
informações, não é possível definir propostas de planos de resposta a
riscos/problemas que deveriam ser discutidas em reuniões presenciais, com a
participação dos Executivos e dos Especialistas em Projetos, para viabilizar tomadas
de decisões, definições de próximos passos e possíveis esclarecimentos adicionais.
Outros pontos que contribuem para baixa qualidade do serviço é a ausência de um
processo padrão, descrito na metodologia de gestão de projetos provida pelo
Escritório de Projetos, que garanta a coleta e análise das informações com
qualidade e de maneira padronizada, utilização de linguagem técnica ao invés de
linguagem executiva para comunicar o status dos projetos e a ausência de um
sistema de informações de projetos que possa prover informações em tempo real,
garantir a qualidade dos reportes, etc. Os níveis de impacto das causas raiz
mapeadas neste estudo não serão individualmente considerados para efeito de
elaboração de possíveis propostas de soluções, portanto não serão definidos níveis
de prioridade para tratamento destas causas raiz e todas serão contempladas na
análise que baseia a elaboração do processo futuro, exceto a causa raiz relacionada
à ausência de um sistema automatizado de informações por se tratar de um tema
estrutural que foge ao nível de atuação do Escritório de Projetos.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
28
Figura 04: Diagrama de Ishikawa
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
29
4.2. Pesquisa de Alternativas.
Para identificar possíveis alternativas de soluções para as causas da baixa
performance do serviço mapeadas neste estudo, foram realizadas consultas a um
grupo formado por mais de 50 experientes líderes de Escritórios de Projetos de todo
país. Este grupo, denominado “PMO Master Class”, é responsável pelo
desenvolvimento de pesquisas e trabalhos que contribuam para a criação/definição
de melhores práticas para Escritório de Projetos. Os integrantes do grupo “PMO
Master Class” possuem posições de liderança e destaque nas empresas onde
trabalham e grande experiência no tema Escritório de Projetos. Um dos trabalhos
que está sendo desenvolvido por este grupo nos anos de 2013 e 2014 é intitulado
“PMOBOK”. Este trabalho tem como objetivo definir as melhores práticas para
implementação dos 27 serviços considerados padrão em Escritórios de Projetos
(HOBBS; AUBRY, 2007).
As consultas à estes grupo foram realizadas através de 05 reuniões presenciais que
contaram com a presença do autor do presente estudo. Nestas reuniões o problema
foi apresentado, assim como, o mapeamento inicial das causa raiz. A metodologia
de implantação proposta pelo grupo “PMO Master Class” para o serviço “Informar
Status dos Projetos a Alta Gerência” foi utilizada como base para definição do
modelo TO BE do processo. A metodologia de implementação em questão
contempla a solução da maioria das causas dos problemas relatados neste estudo.
As causas que não foram contempladas diretamente pela metodologia proposta pelo
grupo “PMO Master Class”, foram tratadas em consultas individuais à estes lideres
(Benchmark) e complementaram o trabalho em questão.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
30
4.3. Soluções para Causas
Para solucionar os problemas relacionados aos níveis de proficiência dos Gerentes
de Projetos e também dos Especialistas em Projetos, serão realizados treinamentos
relacionados a disciplina Gestão de Projetos para garantir a capacitação destes
recursos de maneira ideal. Outra ação que será realizada será a definição de
Orientadores do Escritório de Projetos que deverão realizar coaching/mentoring
muito próximo aos Gerentes de Projetos e Especialistas de Projetos para suprir
dúvidas e contribuir com a capacitação destes recursos. Estes Orientadores também
serão responsáveis pela qualidade das informações inseridas nos relatórios. O
processo (TO BE) padrão para coleta, análise e publicação das informações dos
relatórios contemplará uma atividade de alinhamento das informações que serão
publicadas aos Executivos. Esta atividade deverá ser realizada como uma
apresentação formal, com período definido para discussão das informações,
presencial e deverá contar com a presença de toda a Equipe Operacional do projeto
ou ao menos os pontos focais previamente definidos. Este processo também
contemplará a alteração da periodicidade do envio dos relatórios que passará a ser
quinzenal ao invés de mensal.
A formatação do relatório será revisada. Serão realizadas entrevistas com alguns
Executivos para definição das informações que farão parte da nova versão do
relatório além de uma revisão geral no formato que é publicado, com a inclusão de
gráficos, sinalizadores, etc. visando uma linguagem mais visual e menos técnica. O
novo processo do serviço também contemplará uma atividade quinzenal para análise
do relatório após a publicação. Esta atividade será uma reunião presencial que
deverá contar com a participação do Gerente do Projeto, Especialista em Projetos e
Executivo responsável pelo projeto. A finalidade desta reunião é discutir todos os
pontos do relatório, além de definir próximos passos, direcionamentos, aprovação de
planos de mitigação de riscos, soluções de problemas, solicitação de apoio
executivo, etc. A metodologia de gestão de projetos será atualizada para contemplar
esse processo.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
31
Outra iniciativa que poderia otimizar ainda mais a qualidade do serviço é a
disponibilização de um sistema de informações de projetos, porém essa iniciativa
não será tratada neste estudo e deverá ser considerada como uma possível
melhoria futuro.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
32
4.4. Mapeamento do Processo Proposto (TO BE)
Figura 05: Processo TO BE (Setup Inicial)
Fonte: Autor
Descrição das etapas:
• Etapa 01: Identificar necessidades, objetivos e expectativas dos Stakeholders
o Responsável: Escritórios de Projetos
o Prazo: 05 dias úteis.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
33
o Descrição: realizar reuniões e entrevistas com Alta Gerência, Executivos,
Clientes, Fornecedores, Equipe do Projeto, etc. para mapear quais são as
necessidades, objetivos e expectativas que deverão ser atendidas na nova
versão do relatório. As necessidades, objetivos e expectativas da Alta
Gerência e Executivos serão consideradas prioritárias, já que estas são as
prioridades do público alvo do serviço.
• Etapa 02: Revisar Processos Operacionais Para Garantir Fornecimento de
Informações de Qualidade.
o Responsável: Escritórios de Projetos
o Prazo: 05 dias úteis.
o Descrição: realizar revisão do processo operacional de coleta e análise de
informações e respectiva elaboração do processo TO BE, contemplando
as soluções já propostas neste trabalho.
• Etapa 03: Elaborar Novo Modelo de Relatório
o Responsável: Escritórios de Projetos
o Prazo: 10 dias úteis.
o Descrição: conforme informações mapeadas na etapa 01, desenvolver
novo modelo de relatório.
• Etapa 04: Aprovar Novo Modelo
o Responsável: Alta Gerência e Executivos
o Prazo: 05 dias úteis.
o Descrição: realizar a análise e respectiva aprovação do novo modelo de
relatório proposto.
• Etapa 05: Ministrar Treinamentos Para Gerentes de Projetos e Especialistas
em Projetos.
o Responsável: Escritório de Projetos
o Prazo: 10 dias úteis.
o Descrição: ministrar treinamentos especializados da disciplina Gestão de
Projetos para os Gerentes de Projetos e Especialista em Projetos. O
Objetivo principal desta atividade é garantir a capacitação ideal destes
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
34
recursos para execução do serviço “Informar Status dos Projetos a Alta
Gerência”.
• Etapa 06: Participar de Treinamentos.
o Responsável: Gerentes de Projetos e Especialistas em Projetos.
o Prazo: 10 dias úteis.
o Descrição: participar dos treinamentos que serão realizadas pelo Escritório
de Projetos (Etapa 05).
• Etapa 07: Operacionalizar Modelo
o Responsável: Escritório de Projetos
o Prazo: 05 dias úteis.
o Descrição: Implantar novo processo (definido na Etapa 02).
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
35
A Tabela 10 apresenta como foi endereçada a solução das causas raiz nas etapas
do processo TO BE (Setup Inicial):
Causa Raiz Mapeada
ID Descrição
Processo TO BE
(Setup Inicial) –
Etapas
01 02 03 04 05 06 07
01
Gerentes de Projetos com Baixos Níveis de
Proficiência (Gestão de Projetos)
X
X
02
Especialistas em Projetos com Baixos Níveis de
Proficiência (Gestão de Projetos)
X
X
Modelo de relatório de status de projetos não
03 atende as necessidades e expectativas dos
X
executivos e patrocinadores de projetos
Periodicidade (mensal) de envio dos relatórios de
status de projetos não atende as necessidades e
04
X
expectativas dos executivos e patrocinadores de
projetos
Ausência de alinhamento das informações
providas pelos Gerentes de Projetos com
05
Equipes dos Projetos, Fornecedores, Clientes,
etc
Participação não efetiva dos Especialistas em
06 Projetos e/ou não realização de reuniões para
apresentação dos status executivos de projetos
Metodologia de Gestão de Projetos não
contempla o gerenciamento de informações
07
relevantes para os executivos e patrocinadores
de projetos
08
Ausência de processo padrão para elaboração,
coleta e análise de informações
Linguagem utilizada para informar os status dos
09 projetos é extremamente técnica e não é objetiva
e sucinta
10
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Ausência de sistema automatizado de
informações que forneça relatório em tempo real
Tabela 10: Relação entre Causas e Soluções (Processo TO BE – Setup Incial)
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
36
Processo TO BE (Operacional) – Ciclo Quinzenal
Gerente de Projetos
Especialista em
Projetos
Orientador (Escr. de Equipe, Clientes,
Projetos)
Fornecedores, etc.
Alta Gerência,
Executivos e
Patrocinadores
Fornecer
Informações Para
Relatório de Status
Analisar
Informações
Validar
Informações
Preencher Relatório
Convocar Reunião
de Alinhamento
Participar Reunião
de Alinhamento
Participar Reunião
de Alinhamento
Participar Reunião
de Alinhamento
Realizar
adequações no
Relatório
Publicar Relatório
Receber e Analisar
Relatório
Receber e Analisar
Relatório
Receber e Analisar
Relatório
Receber e Analisar
Relatório
Convocar Reunião
de Análise
Participar Reunião
de Análise
Participar Reunião
de Análise
Participar Reunião
de Análise
Mapear Ações
Definidas na
Reunião
Garantir Execução
das Ações
Definidas
Garantir Execução
das Ações
Definidas
FIM
Figura 06: Processo TO BE (Operacional – Ciclo Quinzenal)
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
37
Legenda:
Atividades contempladas nos processos AS-IS e TO-BE
Atividades contempladas apenas no processo TO-BE
Descrição das etapas:
• Etapa 01: Fornecer Informações para Relatório de Status
o Responsável: Gerente de Projetos
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: enviar informações relativas à prazo e custo do projeto
(planejado e real), além de reporte sobre principais dificuldades
encontradas, atividades finalizadas com sucesso, atividades do próximo
período, marcos, riscos, etc. conforme período do relatório (quinzenal).
• Etapa 02: Analisar Informações
o Responsável: Escritórios de Projetos
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: avaliar as informações enviadas pelo Gerente do Projeto,
avaliando a coerência entre as informações atuais e as informações
enviadas no período anterior. Discutir com o Gerente de Projeto possíveis
ações para solução de problemas, mitigação de riscos, recuperação de
desvios, etc. Garantir o correto mapeamento de próximas atividades e
envolvidos.
• Etapa 03: Validar Informações
o Responsável: Orientador
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: validar as informações enviadas pelo Especialista em Projetos
para verificar níveis de detalhamento das informações visando público
executivo, relevância das informações, qualidade, coerência e precisão
das informações, etc.
• Etapa 04: Preencher Relatório
o Responsável: Especialista em Projetos
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
38
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: realizar o preenchimento do relatório com as informações
fornecidas pelo Gerente do Projeto, conforme modelo definido pelo
Escritório de Projetos.
• Etapa 05: Convocar Reunião de Alinhamento
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: N/A
o Descrição: organizar reunião e enviar convocatória para alinhamento das
informações do relatório.
• Etapa 06: Participar Reunião de Alinhamento
o Responsável:
Especialista
em
Projetos,
Gerente
de
Projetos,
Fornecedores, Clientes, Equipe, etc.
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: participar da reunião de alinhamento para realizar análise sobre
as informações do relatório, propor alterações, elaboração de proposta de
planos de resposta a risco e issues, etc.
• Etapa 07: Realizar Adequações no Relatório
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: realizar adequações e alterações no relatório, conforme
reunião de alinhamento.
• Etapa 08: Publicar Relatório
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: enviar relatório para Fornecedores, Clientes, Equipe do Projeto,
Executivos, Patrocinadores e Equipe do Escritório de Projetos.
• Etapa 09: Receber e Analisar Relatório
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
39
o Responsável: Gerente de Projetos, Orientador, Alta Gerência, Executivos,
Patrocinadores, Fornecedores, Clientes e Equipe.
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: receber relatório, analisar informações e definir/planejar ações.
• Etapa 10: Convocar Reunião de Análise
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: organizar reunião e enviar convocatória para análise das
informações do relatório.
• Etapa 11: Participar Reunião de Análise
o Responsável: Gerente de Projetos, Especialista em Projetos, Alta
Gerência, Executivos e Patrocinadores.
o Prazo: 01 dia útil.
o Descrição: participar da reunião de análise do relatório (status do projeto)
e definir próximas ações que deverão ser executadas.
• Etapa 12: Mapear Ações Definidas na Reunião
o Responsável: Especialista em Projetos
o Prazo: N/A
o Descrição: documentar próximas ações do projeto e decisões definidas
pela Alta Gerência, Executivos e Patrocinadores.
• Etapa 13: Garantir Execução das Ações Definidas
o Responsável: Gerente de Projetos
o Prazo: N/A
o Descrição: garantir a execução das orientações/direcionamentos enviados
pelos Executivos e Patrocinadores.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
40
As Tabelas 11 e 12 apresentam como foram endereçadas as soluções das causas
raiz nas etapas do processo TO BE (Operacional):
Causa Raiz Mapeada
(01 - 05)
ID Descrição
Processo TO BE (Operacional) - Ciclo
Quinzenal - Etapas
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13
Gerentes de Projetos com
01 Baixos Níveis de Proficiência
(Gestão de Projetos)
X
X
Especialistas em Projetos com
02 Baixos Níveis de Proficiência
(Gestão de Projetos)
X
X
X
X
Modelo de relatório de status
de projetos não atende as
03 necessidades e expectativas
dos executivos e
patrocinadores de projetos
X
X
Periodicidade (mensal) de
envio dos relatórios de status
de projetos não atende as
04
necessidades e expectativas
dos executivos e
patrocinadores de projetos
Ausência de alinhamento das
informações providas pelos
05 Gerentes de Projetos com
Equipes dos Projetos,
Fornecedores, Clientes, etc.
X
X
X
X
X
X
X
X
Tabela 11: Relação entre Causas (01 – 05) e Soluções (Processo TO BE – Operacional – Ciclo Quinzenal –
Etapas)
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
41
Causa Raiz Mapeada
(06 - 10)
ID Descrição
Processo TO BE (Operacional) - Ciclo
Quinzenal
Etapas
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13
Participação não efetiva dos
Especialistas em Projetos
e/ou não realização de
06
reuniões para apresentação
dos status executivos de
projetos
X
X
X
X
X
X
X
X
Metodologia de Gestão de
Projetos não contempla o
gerenciamento de
07
informações relevantes para
os executivos e
patrocinadores de projetos
Ausência de processo padrão
08 para elaboração, coleta e
análise de informações
Linguagem utilizada para
informar os status dos
09 projetos é extremamente
técnica e não é objetiva e
sucinta
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Ausência de um sistema
automatizado de informações
10
que forneça relatório em
tempo real
Tabela 12: Relação entre Causas (06 – 10) e Soluções (Processo TO BE – Operacional – Ciclo Quinzenal –
Etapas)
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
42
4.5. Desempenho Esperado
As soluções propostas por este estudo impactam positivamente e diretamente os
indicadores definidos para aferição da performance do serviço. O processo TO BE
(Setup Inicial) tem relação direta com os indicadores 001 e 025, pois seus dois
principais produtos são o novo modelo de relatório, conforme objetivos,
necessidades e expectativas da alta gerência e a capacitação dos gerentes de
projetos e especialistas em projetos. Elaborando um novo modelo de relatório e
garantindo a qualidades destas informações, contando com mão de obra capacitada,
os indicadores apresentarão índices melhores. As soluções contempladas nas
etapas do processo TO BE (Operacional – Ciclo Quinzenal) impactam positivamente
e diretamente todos os indicadores. Com a nova periodicidade proposta e as
respectivas reuniões de alinhamento de informações e análise do relatório, os
indicadores 001, 025 e 026 serão impactados positivamente. A participação de um
novo ator no processo, Orientador do Escritório de Projetos, também contribuirá para
melhoria dos índices destes indicadores.
Com a publicação do relatório também para equipe do Escritório de Projetos será
possível aferir com maior consistência o indicador 002 e com o aumento do índice de
percepção da alta gerência da importância dos relatórios emitidos (001) e respectiva
percepção de maior valor agregado criado pelo Escritório de Projetos, será possível
solicitar contratação de novos integrantes na equipe do Escritório de Projetos para
elevar o percentual de projetos com informações nos relatórios. A expectativa é que
após a implantação do novo processo (TO BE – Operacional – Ciclo Operacional) os
resultados alcancem as metas proposta no curto prazo, em um período máximo de
03 meses.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
43
ID
001
Indicador (dez/13)
Percepção da alta gerência da
importância dos relatórios
emitidos
META
>80% das respostas
"muito satisfeito" ou
"satisfeito"
002
Regularidade do fornecimento de
relatórios a alta gerência
003
Percentual de projetos com
informações nos relatórios do
PMO
025
Percepção da atuação do PMO
pela alta gerência
>80% das respostas
"muito satisfeito" ou
"satisfeito"
026
Regularidade de participação em
reuniões com a alta
administração
100% das reuniões
previstas realizadas
Sinalizador
>80% de relatórios
enviados
>95% dos projetos do
portfólio
Tabela 12: Indicadores Esperados Após Revisão do Processo
Fonte: Autor
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
44
5. Conclusão
5.1. Principal Contribuição da Proposta
O principal objetivo da solução proposta é mapear o entendimento correto das
principais necessidades, expectativa e objetivos da Alta Gerência e Executivos,
público alvo do serviço analisado por este estudo, para adequar os processos
operacionais realizados pelo Escritório de Projetos e assim prover um serviço que
realmente que atenda da melhor maneira possível este público, agregue valor real
para empresa e exerça papel tático no alcance de metas e objetivos estratégicos,
através do sucesso dos projetos executados na organização.
5.2. Limitações da proposta
Devido aos atuais indicadores de performance do serviço, uma das restrições que foi
adotada para elaboração da proposta de solução foi o tempo de implementação. A
melhor e mais completa solução seria seguir com a implantação de um sistema de
informações de projetos, porém quando é considerado o prazo para seleção da
solução a ser utilizada, tempo de contratação e implantação, etc. esta estratégia se
torna inviável. Considerando este cenário, a solução proposta deve ser
implementada no curto prazo, cerca de 40 dias úteis, e a segunda revisão, que
deverá contemplar a implantação de um sistema de informações de projetos, deve
ser planejada com um planejamento de médio prazo, cerca de 06 meses.
Outra restrição que foi a escolha pela estratégia de capacitar os recursos envolvidos
no processo (Gerentes de Projetos e Especialistas em Projetos) ao invés de
promover a substituição destes recursos. Os fatores preponderantes para esta
decisão foram os custos envolvidos nos processos de demissão e admissão dos
profissionais, baixa disponibilidade de mão de obra qualificada no mercado e prazo
para seleção e contratação.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
45
As causas da baixa performance do serviço identificadas nestes estudo foram
mapeadas em entrevistas com pontos focais de cada um dos grupos de
stakeholders envolvidos (Executivos, Fornecedores, Clientes, etc.). O nível de
precisão desta análise poderia ter sido maior se estas entrevistas tivessem sido
realizadas com todos os indivíduos de todos os grupos, porém isso não foi possível
devido ao prazo estabelecido para definição do novo processo. Neste estudo
também não foi definida uma escala de relevância para cada uma das causas
identificadas da baixa performance do serviço, ou seja, todas foram tratadas com o
mesmo grau de prioridade.
5.3. Melhorias Futuras
Para efetivar melhorias futuras na segunda revisão do processo, seria ideal
contemplar a disponibilização de um sistema de informações de projetos. Com esta
implementação, o processo de coleta e análise de informações seria muito mais
rápido, pois eliminaria a necessidade de tantas reuniões de validação das
informações. O Prazo para disponibilização dos relatórios também poderia ser
reduzido para um ciclo semanal ou até em tempo real, conforme estruturação do
processo e funcionalidades que a ferramenta prover. A disponibilização de um
sistema de informações de projetos também poderia prover consultas a dados
históricos com maior agilidade, extração de indicadores de maneira automatizada,
maior aderência aos processos e metodologias propostas pelo Escritório de
Projetos, implementação de funcionalidades de segurança que garantam a
qualidade das informações, além de todos os benefícios já mencionados em relação
a prazos das atividades.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
46
Referências
HOBBS, Brian; AUBRY, Monique. A Multi-Phase Research Program Investigating
Project Management Offices (PMOs): The Results of Phase 1. Project Management
Journal, n. 38, p. 74-86, 2007.
CLELAND, David; IRELAND, Lewis. Gerência de projetos. 1° edição. Rio de
Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2002.
KENDALL, Gerald; ROLLINS, Steven. Advanced Project Portfolio Management
and the PMO—Multiplying ROI at Warp Speed. 1° edition. Rio de Janeiro: J. Ross
Publishing, 2003.
KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. Porto Alegre:
Bookman, 2002.
BOURNE, Linda. Project Relationships and the Stakeholder
Circle. Melbourne: RMIT University, Graduate School of Business, 2005.
NEGREIROS, Luis; THAHIRA, Rodrigo; PINTO, Américo. Como estabelecer e
gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Mundo PM, Rio de Janeiro,
Revista, 43, 2012.
Informar Status de Projetos a Alta Gerência – TCC – Certificates Insper Instituto de Ensino e Pesquisa