- REPRODUÇÃO AUTORIZADA -
Gerenciamento de Desempenho e Plano de carreira - 2009
Data: 27, 28 e29 de abril de 2009
Instrutoras: Ariane Rocha Albergaria e Tilzah Oliveira Duarte
(Motta, 2001)
Sou chefe, e agora?
Vamos ver alguns
passos iniciais que
podem ajudá-lo nesta
nova jornada!
1º Passo: Conhecer os processos da área

Listar todas atividades da área

Entrevista individual com os servidores
- descrever as atividades
- mapear a distribuição atual das atividades do setor.
- ouvir o servidor que executa as atividades e conhecer as
críticas e sugestões em relação às atividades que executa.
Uso de roteiro estruturado – ROTEIRO 1
É o diagnóstico da situação atual
2º Passo: Reflexão/análise inicial sobre
algumas questões do gerenciamento do setor
• Atividades e atribuições do setor
• Equipe de trabalho
• Concentração de atividades
Uso de roteiro estruturado – ROTEIRO 2
3º Passo: Entrevista com a chefia superior
 Objetivo da entrevista - gerente precisa:
- conhecer as expectativas que o chefe superior tem a respeito
de sua gerência
- receber diretrizes gerais para o setor
- receber diretrizes para as atividades existentes
- receber novas atividades a serem desenvolvidas
Uso de roteiro estruturado – ROTEIRO 3
4º Passo: Elaboração de plano de ação para o setor
•Definição de prioridades em relação a:
- Atividades a serem suprimidas
- Atividades a serem criadas
- Problemas a serem resolvidos
•Distinção entre atividades gerenciais e atividades da equipe
- Delegação
•Validação da proposta de ação junto à chefia superior

Neste momento o gerente vai listar tudo que precisa ser feito,
desde uma simples compra até a necessidade de
remanejamento de pessoal, de reestruturação de processos.

Merece atenção especial por parte do gerente as novas
atividades que precisam (ou que devem) ser realizadas pela
área.

O gerente precisa tomar consciência de suas atribuições
gerenciais e das atividades que devem ser delegadas.

A chefia superior deve sugerir ajustes ao Plano de Ação, se
necessário.
5º Passo: Planejamento de trabalho individual
dos servidores
•É
o momento de fazer uma redistribuição das atividades da
área entre os colaboradores.
Como fazer
•
Por meio de uma conversa individual, que deverá abordar os
seguintes aspectos:
Em quais atividades/prioridades o servidor estará integrado, de
que maneira.
•
Definição dos resultados esperados
○ O que se espera que o servidor faça.
○ Quantidade
○ Qualidade
○ Atitudes
○ Prazos
•
Ouvir sugestões, fazer ajustes e obter o comprometimento dos
servidores.
6º Passo: Socialização do plano de ação
com a equipe
Reunião com toda equipe:
•
Apresentar um resumo dos resultados de suas análises –
situação atual x situação ideal
 Apresentar a proposta de ação
 Discutir: prioridades, mudanças necessárias, prazos
 Consolidar, junto da equipe, a proposta de ação para o setor
 O gerente procede aos ajustes necessários

Depois desta reunião a equipe terá uma visão global :
 de todas as atividades que serão feitas pela área
 das novas atividades a serem desenvolvidas
 das atividades excluídas (quando for o caso)
 do cronograma geral das atividades
 dos responsáveis por cada atividade
É muito importante que toda a equipe possa ter a visão
global da área e que saiba em que os colegas estão
trabalhando.
7º Passo: Acompanhamento dos resultados
- Acompanhamento individual do servidor
- Acompanhamento global do servidor
- Acompanhamento com a chefia superior
- Acompanhamento com toda a equipe
Acompanhamento individual do servidor
 Observar o andamento do trabalho de cada servidor
 Apurar fatores dificultadores do desempenho
 Corrigir desvios pontuais
 Dar feedback – positivo e negativo
 Periodicidade: de preferência semanalmente
Acompanhamento global do servidor

No momento da Avaliação de Desempenho:
 Verificar os resultados obtidos pelo servidor frente ao
planejado
 Analisar as interferências no alcance dos resultados
 Redefinir os objetivos/metas com o servidor para o próximo
período
 Periodicidade: semestral
Acompanhamento com a chefia superior
Conversar sobre:
-
Resultados alcançados pela área - Feedback
-
Problemas
-
Novas diretrizes
-
Necessidade de alterar o planejamento

Periodicidade sugerida: semestralmente

Sempre que julgar necessário

Sugestão: momento da Avaliação Gerencial
Acompanhamento com toda a equipe
 Realizar reuniões gerais com a equipe para:
 Socializar informações sobre o andamento das atividades
 Discutir e buscar soluções para problemas identificados
 Necessidade de alterar o planejamento
 Periodicidade: de preferência bimestralmente
Resumo dos passos iniciais para o exercício da função gerencial
1. Conhecer os processos da área – situação atual
Listar as atividades da área
Descrição das atividades junto dos servidores
2. Iniciar uma reflexão crítica (primeiras impressões) sobre :
As atividades que compõem as atribuições do setor
A equipe de trabalho
A concentração das atividades
3. Entrevista com a chefia superior
Diretrizes gerais para o setor
Diretrizes para as atividades
4. Elaboração de plano de ação para o setor
Definição de prioridades
Atividades gerenciais e atividades da equipe (delegação)
5. Planejamento de trabalho individual dos servidores
(re)distribuição de atividades
Entrevista individual
6. Socialização do plano de ação com a equipe
Reunião de equipe
7. Acompanhamento dos resultados
Acompanhamento individual do servidor
Acompanhamento global do servidor
Acompanhamento com a chefia superior
Acompanhamento com toda a equipe
O gerente deve se atentar para as seguintes questões em
relação ao planejamento de trabalho de seu setor:

É um processo contínuo

Mudanças de contexto

Novas demandas
Orientações gerais
Reuniões de equipe
Entrevista individual
Delegação
Definição de prioridades
Reuniões
A reunião é uma ferramenta gerencial de planejamento,
tomada de decisões, troca de informações.
•
Tipos de reunião
- Reunião para resolver problemas
- Reunião para tomar decisão
- Reunião informativa e de apresentação
Reuniões
Orientações gerais para a condução de uma reunião
Preparação da reunião

Defina a pauta da reunião, colocando seus objetivos de forma
clara e concisa.

Convoque os participantes com antecedência e informe a data,
horário e local e os assuntos que serão tratados.

Fixe um tempo previsto (de início e fim da reunião) e lembre-se
que reuniões muito longas (mais de duas horas) ficam cansativas
e pouco produtivas.
Condução da reunião

No decorrer da reunião registre (ou delegue a alguém) os
acontecimentos/decisões.
 a ata não é um longo discurso, mas um impresso esquemático, a ser
preenchido de forma clara e sintética.

Estimule/ordene a participação

Mantenha o controle da reunião (conversas paralelas, mudanças
de assuntos, conflitos entre pessoas)

Certifique-se de que os objetivos foram atingidos

Agende nova reunião (necessidade de continuidade)
O que fazer depois da reunião
- distribuir cópia da ata, se necessário;
- oficializar decisões e agir segundo elas;
- verificar/acompanhar a implemetação das decisões;
Entrevista individual

Por que a entrevista
 Recomendável para levantamento de informações passíveis de
reflexão

Como fazer/conduzir a entrevista
 A entrevista deve ser previamente agendada com cada
servidor.
 É
preciso anotar as informações coletadas durante a
entrevista, ou imediatamente após cada entrevista.
 Uso de roteiro estruturado – estabelece um diálogo orientado;
evita dispersão.
Delegação
Transferência de responsabilidade e autoridade
ao colaborador para que ele execute
determinadas atividades.
As atividades do gerente
 Quais são as responsabilidades ligadas à minha função?
 O que diferencia minha atividade da atividade dos meus
colaboradores?
 Quais seriam as atividades que eu dedicaria mais tempo se
tivesse mais disponibilidade?
 Que atividades faço hoje que não são gerenciais? Posso
delegá-las?
O que não deve ser delegado

O gerenciamento da área

A avaliação de desempenho dos subordinados

O ato de delegar

O acompanhamento de problemas morais

As tarefas especificamente designadas

A resolução de conflitos interdepartamentais
As atividades que podem ser delegadas

Quais atividades que cada servidor já executa.

É preciso redistribuir funções?

Cada servidor tem claramente definidas suas funções?

No que cada servidor é especialmente bom?

O que o servidor não faz bem e precisa aprender?
Erros comuns no processo de Delegação

delegar o "que" fazer, mas dizer também "como" deve ser feita
a tarefa;

delegar responsabilidade (o que), mas não a autoridade
correspondente;

indefinição dos limites quanto a prazos, o início e término da
tarefa;

abdicação: "Não quero ver mais isso".

não definir previamente formas de controle;

expectativas ideais/perfeccionismo em relação ao colaborador.
Definição de prioridades
Princípio de Pareto
 O essencial demanda pouco tempo, o acessório muito tempo.
20% de suas atividades deveriam produzir 80% dos resultados
mais importantes.

Urgência
Está ligada à necessidade imediata de tratar determinado assunto
ou realizar determinada atividade. Isto é, não se pode deixar para
depois, é preciso agir agora, pois a falta de ação pode gerar um
grande transtorno.

Importância
Está relacionada ao quanto aquela ação/tarefa irá agregar para se
atingir os objetivos mais amplos do setor.
Orientação à tomada de decisão
gerencial
Forças na
Situação
AÇÃO GERENCIAL
Forças no
gerente
Força na
equipe
(Tannembaum, 1970)
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A análise dessas três forças compreende:

o quanto o gerente conhece a si próprio;

conhece os indivíduos e o grupo com o qual está lidando

e o quanto ele conhece a cultura organizacional.
Possuindo discernimento e flexibilidade é provável que o gerente
adote a melhor postura diante de cada situação
(Tannembaum, 1970)

O mundo moderno exige dos dirigentes uma grande capacidade
de negociação entre interesses e demandas múltiplas e de
integração de fatores organizacionais cada dia mais ambíguos e
diversos.

Essa capacidade gerencial moderna só se consegue através do
aprendizado gerencial mais sistematizado. Não se trata de um
processo educacional para formar um produto, mas para abrir
um caminho a novos valores e alternativas.
Bem-vindos ao treinamento GD novas
chefias. Aproveitem esta oportunidade!
(Motta, 2001)