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GESTÃO DO FORNECIMENTO DO KIT DE MOBILIZAÇÃO – UNIFORMES E OUTROS
Revisão
Data.
Conteúdo
Elaborado por
A
03/07/2014
Emissão inicial
Roberto Couto
B
22/07/2014
Alterada a reposição de crachás de identificação
Roberto Couto
0
28/01/2015
Aprovado por
Comitê da qualidade
Sumário
1 2 3 4 REFERÊNCIA NORMATIVA ............................................................................................................................. 3 TERMOS E DEFINIÇÕES .................................................................................................................................. 3 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ...................................................................................................................... 4 ENTRADAS ........................................................................................................................................................ 5 4.1 Premissas ........................................................................................................................................... 5 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.2 5 ADM – Admissão de Pessoal ............................................................................................................. 7 ETAPAS ............................................................................................................................................................. 7 5.1 5.2 5.3 Emissão de e-mail informando admissão de colaborador .................................................................. 7 Emissão de crachá de identificação e envio à Administração da Sede ............................................. 7 Separação do material e envio à Administração da Sede .................................................................. 7 5.3.1 5.3.2 5.4 5.5 Kit de mobilização ................................................................................................................. 8 Reposição de peças danificadas ........................................................................................... 8 Rastreamento...................................................................................................................................... 8 Entrega ao colaborador com recibo .................................................................................................... 9 Reposição de itens do kit de mobilização........................................................................................... 9 5.8.1 5.8.2 5.9 5.10 5.11 5.12 Kit de mobilização ................................................................................................................. 8 Reposição de peças danificadas ........................................................................................... 8 Despacho e acompanhamento ........................................................................................................... 8 5.5.1 5.5.2 5.6 5.7 5.8 Kit de mobilização ................................................................................................................. 7 Reposição de peças danificadas ........................................................................................... 8 Conferencia, embalagem e definição do meio de transporte ............................................................. 8 5.4.1 5.4.2 6 7 8 9 10
Conceito de uniforme para fins deste procedimento ............................................................. 5 Peças do uniforme ................................................................................................................. 5 Kit de mobilização ................................................................................................................. 5 Suprimento ............................................................................................................................ 5 Uso de uniforme .................................................................................................................... 6 Custeio................................................................................................................................... 6 Itens de uniformes ................................................................................................................. 9 Cracha de identificação ......................................................................................................... 9 Desmobilização de colaborador.......................................................................................................... 9 Descarte ............................................................................................................................................ 10 Reposição de estoques na Sede ...................................................................................................... 10 Emissão da programação de recebimento ....................................................................................... 10 FERRAMENTAS .............................................................................................................................................. 11 SAÍDAS OU PRODUTOS ................................................................................................................................ 11 REGISTROS DA QUALIDADE ........................................................................................................................ 11 RESPONSABILIDADES .................................................................................................................................. 11 ANEXOS........................................................................................................................................................... 12 10.1 10.2 I – Camisa ......................................................................................................................................... 12 II – Calça ........................................................................................................................................... 12 Este documento pertence a Guimar Engenharia Ltda., não sendo permitida sua reprodução, total ou parcial, sem autorização formal.
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10.3 10.4 III – Calçado ...................................................................................................................................... 12 IV - Casaco ....................................................................................................................................... 12 Prefácio
Este procedimento faz parte do Sistema Guimar de Gerenciamento, de propriedade da Guimar Engenharia Ltda. e
define o processo relativo ao suprimento de uniformes e pertences aos colaboradores da Jacobs Guimar.
Introdução
Aparentemente simples, o primeiro fornecimento e as sucessivas reposições de uniformes podem acarretar
problemas que resultarão em custos elevados ou, por outro lado, na apresentação de nossos colaboradores de
modo não condizente com o estilo que preconizamos, produzindo uma imagem desfavorável da Empresa.
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OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO
Este procedimento define o que deve ser feito para que o suprimento aos colaboradores de uniformes e afins se
faça de modo eficaz, aplicando a todas as operações / contratos da Jacobs Guimar.
1
REFERÊNCIA NORMATIVA

GEN NGE 006 – Estilo Jacobs Guimar
2
TERMOS E DEFINIÇÕES
Consultar o Glossário disponível no Informativo (www.jacobsguimar.com/Informativo).
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FLUXOGRAMAS DO PROCESSO
Gestão de fornecimento de uniformes e itens básicos
Recursos Humanos Sede
Suprimentos Sede
Administração Sede
4.2 ENTRADA
ADM ‐ Admissão de Pessoal
5.3 Recebe e‐
mail, separa material e envia para Administração
5.1 Emite e‐
mail requisitando o kit básico de mobilização para novos colaboradores
Órgão onde o colaborador está alocado
Recebe REQ e diligencia
Recebe e informa
Materiais
5.7 Entrega ao colaborador com recibo
Crachá de identificação com prendedor
5.2 Emite crachá de identificação e envia para Administração com prendedor
N
Reposição solicitada?
S
5.4 Confere, embala e escolhe meio de envio
Reposição autorizada?
N
S
Separa material e encaminha
5.8 Recolhe peça, emite REQ e encaminha para suprimentos
5.5 Despacha e acompanha
S
No prazo?
N
N
Colaborador é desmobi lizado?
S
5.6 Rastreamento
5.9 Recolhe material, registra GQD
S
5.11 Processo de reposição de estoques na Sede
Operação encerrou?
N
Processo de descarte
N
Entre 1 e 7 de cada mês?
S
N
5.12 Emite programação de recebimento
Período de descarte?
S
5.10 Descarte
S
FIM
Operação encerrou?
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N
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4
ENTRADAS
4.1
Premissas
4.1.1
Conceito de uniforme para fins deste procedimento
Para fins de aplicação deste procedimento, considera-se “uniforme” a vestimenta que os colaboradores da Jacobs
Guimar que exerçam funções técnico-administrativas ou de consultoria nas instalações de propriedade da Jacobs
Guimar ou de seus clientes usarão com o objetivo de marcar o estilo da Empresa, transmitindo uma imagem
“uniforme”.
Para fins de aplicação deste procedimento, não é considerado “uniforme” as vestimentas de uso específico a
determinadas atividades com o objetivo de proteção ou segurança ou aquelas utilizadas por colaboradores que,
rotineiramente, exercem funções de campo (por exemplo, macacões para operadores de equipamentos,
almoxarifes e similares).
4.1.2
Peças do uniforme
São consideradas peças padronizadas de um uniforme:

Camisa conforme anexo I

Calçado conforme anexo III

Calça conforme anexo II

Casaco conforme anexo IV

Crachá de identificação com prendedor com
4.1.3
Kit de mobilização
O kit de mobilização é composto de:

Quatro camisas conforme anexo I,

Duas calças conforme anexo II,

Um par de calçado conforme anexo III,
extensão.
Para fins de reposição por desgaste pelo uso, é prevista uma vida mínima de seis meses para camisas e calças e
de um ano para calçados.
4.1.4

Suprimento
Peças de uniformes padronizados
O suprimento de peças de uniformes padronizados para os diferentes locais de trabalho (fornecimento para
mobilização e para reposição individual) será centralizado no almoxarifado da Sede mediante requisição (REQ).
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O almoxarifado da Sede manterá um estoque mínimo gerenciado. As quantidades a repor serão calculadas
mensalmente através de aplicativo específico.

Peças de uniformes não padronizadas
Se, por força de contrato, houver a exigência formal estabelecida em documento por parte do cliente contratante
para o uso de parte ou da totalidade das peças do uniforme em desacordo com os padrões estabelecidos nos
anexos mencionados em 4.1.2, a operação cuidará da procura de fornecedor local (com orientação da Gerencia
de Suprimentos da Sede), enviando modelos para serem formalmente aprovados. A Gerencia de Suprimentos
emitirá a Ordem de Compra específicas para tais itens fora do padrão, indicando como local de entrega o
endereço do local onde a operação estocara os itens.
A operação ficará responsável pelo controle de estoque das peças fora do padrão Guimar, ficando ainda
responsável pelos fornecimentos subsequentes para reposição dos estoques.
4.1.5

Uso de uniforme
Uso obrigatório
É obrigatório o uso do conjunto “Camisa, Calça e Calçado” fornecidos gratuitamente pela Jacobs Guimar, com as
seguintes ressalvas:
√
Na Sede e nos escritórios regionais o uso é facultativo. A decisão de usar ou não é gerente
responsável pelo local de trabalho. A decisão de usar ou não uniformes abrangera todos os
colaboradores que trabalhem no local.
√
Nos locais de trabalho onde, por pratica imposta pelo cliente, os colaborados de outras empresas não
usam uniformes. A decisão final será do gerente responsável pelo contrato.

Uso eventual
Casacos são fornecidos gratuitamente pela Jacobs Guimar para colaboradores lotados em locais de clima frio e
que, obrigatoriamente, tenham sido orçados na estimativa de custos.
4.1.6

Custeio
Peças padronizadas
As peças serão adquiridas para a conta estoque da
Sede. A medida que as requisições individualizadas
(com usuário identificado) são atendidas, os
respectivos custos são debitados ao centro de custo

Peças não padronizadas
As peças não padronizadas mencionas em 4.1.3
entregues pelos fornecedores diretamente nos locais
de aplicação terão seu custo diretamente alocado ao
centro de custo respectivo.
ao qual o colaborador está alocado.
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4.2
ADM – Admissão de Pessoal
A entrada para o processo e a emissão do formulário - ADM – Admissão de Pessoal – que autoriza a mobilização
do colaborador gerará, automaticamente, dados a serem enviados por mensagem eletrônica para a Gerencia de
Suprimentos e para o órgão de Administração da Sede para que sejam tomadas a providencias para suprimento
dos uniformes padronizados.
5
ETAPAS
De acordo com o fluxograma apresentado em 3:
5.1
Emissão de e-mail informando admissão de colaborador
O completo preenchimento do documento ADM – Admissão de Pessoal (indispensável para a admissão de um
colaborador) gera, automaticamente, uma lista dos itens que deverão ser fornecidos ao colaborador, antes do
início do trabalho e durante o PIC Primeiros Passos (Programa de Integração do Colaborador – Primeiros Passos).
A lista dos itens é enviada tão logo o preenchimento do ADM esteja completo, através de mensagem eletrônica
para o almoxarifado da Sede e para o setor de responsável pela Administração da Sede.
5.2
Emissão de crachá de identificação e envio à Administração da Sede
Faz parte do processo de admissão a emissão do crachá de identificação no máximo 24 horas após a emissão da
ADM e o envio para o setor responsável pela Administração da Sede. Acompanhará o crachá o prendedor com
extensor.
5.3
5.3.1
Separação do material e envio à Administração da Sede
Kit de mobilização
Recebido o e-mail, o almoxarifado analisara a lista recebida e verificará se a operação utiliza itens padronizados
do estoque ou se, por exigência pré-estabelecida em contrato, utiliza itens especiais cujo fornecimento será de
responsabilidade da operação.
Os itens padronizados são separados no mesmo dia do recebimento do e-mail, baixados no estoque de acordo
com procedimentos definidos pela área contábil e entregues ao setor responsável pela Administração da Sede.
No caso de itens não padronizados não entregues, é fundamental que o almoxarifado informe à Administração da
Sede, por escrito, o motivo.
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5.3.2
Reposição de peças danificadas
As requisições recebidas (vide 5.8) com o intuito de repor peças danificadas são analisadas quanto ao
atendimento a este procedimento (formulário adequado, identificação do item e do colaborador) são atendidas e
enviadas à Administração da Sede para envio às operações.
5.4
Conferencia, embalagem e definição do meio de transporte
5.4.1
Kit de mobilização
Recebido o material separado pelo almoxarifado e o crachá de identificação recebido da área de Administração de
Pessoal, cabe ao setor de Administração da Sede:

Conferir o material enviado pelo almoxarifado com a solicitação recebida conforme 5.1

Certificar-se com o órgão ao qual o material se destina sobre o prazo máximo aceitável com o objetivo de
otimizar os custos de envio,

Embalar o material,

Decidir sobre o menor custo de envio compatível com o prazo exigido. Caso exista uma filial de apoio à
operação de destino, o material poderá ser enviado à filial para distribuição.
5.4.2
Reposição de peças danificadas
Como 5.4.1, o material recebido e conferido, embalado e escolhido o modo de envio para a operação ou filial.
5.5
Despacho e acompanhamento
5.5.1
Kit de mobilização
O órgão de Administração da Sede irá

Emitir a Guia de Remessa do Material (GRM),

Entregar ao transportador,

Acompanhar / diligenciar diariamente até a entrega no destino.
5.5.2
Reposição de peças danificadas
Idem 5.5.1.
5.6
Rastreamento
As entregas que não tenham sido feitas no prazo serão rastreadas para as devidas providencias (reenvio com
cobrança ao transportador do seguro correspondente ou outras providencias cabíveis.
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5.7
Entrega ao colaborador com recibo
O órgão ao qual o empregado está alocado recebe o material (diretamente da Sede ou da filial), comunica o
recebimento à Administração da Sede e entrega (ou providencia a entrega) o material ao colaborador no primeiro
dia de trabalho durante a integração (primeiros passos) com recibo da entrega.
5.8
5.8.1
Reposição de itens do kit de mobilização
Itens de uniformes
A reposição dos itens que compõem os uniformes é solicitada pelo colaborador ao administrativo da operação ao
constatar que o item apresenta aspectos não condizentes com a imagem que se espera transmitir e para o qual
não haja a possibilidade de reparo (desbotamento, rasgos). Para justificar a solicitação, é necessário que o
colaborador apresente o item para o qual solicita substituição (calça, camisa ou calçado) ao administrativo do local
de trabalho e que este julgue procedente o pedido de substituição.
Para proceder à substituição:

O administrativo recolhe a peça fornecida com o kit de mobilização que esteja danificada (camisas, calças,
casacos e calçado de segurança), e

Destrói as peças que não possam ser reusadas e destina-as ao lixo seletivo,

Identifica camisas, calças, casacos e calçados que possam ser reusados com etiqueta com o nome do
solicitante e a guarda em local apropriado para guarda destas e de outras peças substituídas,

Mensalmente, o administrativo emite requisição (formulário REQ disponível no Informativo/Modelos e
Padrões) solicitando à Gerencia de Suprimentos na Sede a reposição das peças recolhidas após a
requisição anterior. Os colaboradores que solicitaram a reposição deverão estar indicados na requisição.

Vide 5.3.2 para a continuidade do sub processo.
IMPORTANTE – Este procedimento aplica-se somente aos itens do kit de mobilização. Outros itens tais como
óculos de proteção, capacetes de segurança, protetores auriculares e outros itens de segurança ou de consumo
pessoal são fornecidos diretamente pela operação de acordo com outros procedimentos.
5.8.2
Cracha de identificação
Os colaboradores diretamente ou através do administrativo solicitam através do Informativo/Help RH.
5.9
Desmobilização de colaborador
Quando o colaborador for desmobilizado (demissão ou transferência), o administrativo, no ato de processar a
GQD (Guia de Quitação),
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
Recolhe camisas (4) e calças (2) e as guarda no mesmo local onde estão os itens danificados que foram
repostos (5.8),

Faz os devidos registros na GQD.
Casacos e calçados não são recolhidos, ficando como propriedade do colaborador. O recolhimento de outros bens
em poder do colaborador tais como equipamentos de segurança, livros e publicações, crachá de identificação,
documentos, viaturas, telefones, computadores, licenças de software, maquinas fotográficas e outros
equipamentos / bens patrimoniais são regulados por outro procedimento.
5.10 Descarte
No período de descarte (durante novembro de cada ano e ao término da operação após a desmobilização do
todos os empregados), o administrativo:

Relaciona todos os itens que foram guardados com objeto da substituição de peças ou da desmobilização
de colaboradores,

Contata instituições locais de caridade que estejam aptas a receber doações do material acima,

Entra em contato com a área de Recursos Humanos ([email protected]) para obter orientações sobre o
processo de doação,

Efetua a doação conforme orientação recebida.
Em princípio, todo o material relacionado encontra-se em condições de reuso. Se, por um acaso, não houver
tempo hábil para a doação ao término da operação, você deve obter instruções com a área de Recursos
Humanos.
5.11 Reposição de estoques na Sede
Mensalmente (mês n), na primeira semana de cada mês a Gerencia de Suprimentos

Obtém da área de operações a previsão de efetivo, para os próximos quatro meses, das operações que
utilizam uniformes padrão,

Levanta os estoques de cada item que compõem o kit de mobilização.
Utilizando o aplicativo “Reposição de estoques de uniformes” define a programação a ser enviada ao(s)
fornecedor(es) contratado(s) para meses n+2 (firme), n+3 e n+4 (previsões).
5.12 Emissão da programação de recebimento
A programação de entrega obtida conforme 5.11 é distribuída entre os fornecedores que tenham Ordem de
Compra em aberto e cujo saldo exceda a do programa de recebimento a ser enviada.
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6
FERRAMENTAS
Além da indispensável qualificação das pessoas que intervirão no processo, são utilizas como ferramentas:

SGE – Sistema de Gestão Corporativa

Aplicativo “Reposição de Estoques de Uniformes” disponível para utilização pela Gerencia de Suprimentos.
7
SAÍDAS OU PRODUTOS
São saídas do processo:

Kits de mobilização de colaboradores disponíveis tempestivamente,

Reposição de peças do kit de mobilização feitas em até 30 dias.
8
REGISTROS DA QUALIDADE
Neste processo, são criados os seguintes registros:
Identificação
Local e tipo do arquivo
Acesso
Proteção
GRM
Pasta criada no servidor
Através do servidor pelo
Backup do servidor.
para o arquivo de GRM
criador da pasta.
Tempo de retenção
Descarte
Durante a vida da
Deletar
operação / local de
pela Gerencia de
trabalho ou um ano
Suprimentos
(o que terminar
primeiro)
Pasta criada no servidor
Através do servidor que
a repor do kit de
para o arquivo de REQ’s
atende ao local de
operação / local de
mobilização
pelo administrativo do local
trabalho
trabalho ou um ano
Requisição de itens
Backup do servidor.
Durante a vida da
Deletar
(o que terminar
de trabalho
primeiro)
Recibo de entrega
Arquivo físico na sala do
Pelo administrativo do
de itens do kit de
administrativo do local de
local de trabalho
mobilização ao
trabalho
Não previsto
Durante a vida da
Destruir
operação / local de
trabalho ou um ano
(o que terminar
colaborador
primeiro)
9
RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDADES
ETAPAS
EXECUTA
SUPERVISIONA COORDENA
TODO O PROCESSO
1
5.1 - Emissão de e-mail informando admissão de colaborador
APROVA
GESUP
CORES
GERAD
-
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GERAD
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RESPONSABILIDADES
ETAPAS
EXECUTA
SUPERVISIONA COORDENA
TODO O PROCESSO
APROVA
GESUP
2
5.2 - Emissão de crachá de identificação e envio
COADE
GERAD
-
GERAD
3
5.3 – Separação do material e envio a Administração da Sede
Almoxarifado
GESUP
-
GESUP
4
5.4 - Conferencia, embalagem e definição do meio de transporte
COADE
DIAFI
DIAFI
5
5.5 – Despacho e acompanhamento da remessa
COADE
DIAFI
DIAFI
6
5.6 - Rastreamento
COADE
DIAFI
DIAFI
7
5.7 – Entrega ao colaborador com recibo
Administrativo
Gerente da
Gerente da
da operação
operação
operação
8
5.8 – Reposição de itens do kit de mobilização
Administrativo
Gerente da
Gerente da
da operação
operação
operação
9
5.9 – Desmobilização do colaborador
Administrativo
Gerente da
Gerente da
da operação
operação
operação
10
5.10 - Descarte
Administrativo
Gerente da
Gerente da
da operação
operação
operação
11
5.11 – Reposição dos estoques da Sede
GESUP
DIOPE / DAOPE
DIOPE / DAOPE
12
5.12 – Emissão da programação de recebimento
GESUP
DIOPE / DAOPE
DIOPE / DAOPE
10
ANEXOS
10.1 I – Camisa
10.2 II – Calça
10.3 III – Calçado
10.4 IV - Casaco
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