Organização, Sistemas e Métodos
A evolução da Teoria das Organizações
a) Escola Clássica;
b) Escola de Relações Humanas;
c) Abordagem Estruturalista;
d) Abordagem Sistemas Abertos;
e) Abordagem Contingencial; e
f) Tendências da Teoria das
Organizações.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Estratégia de atuação na gestão e
análises organizacionais
Um estudo organizacional
precisa se desenvolver pautado
por uma estratégia que o auxilie
no diagnóstico e tratamento
dos principais problemas da
empresa.
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Estratégia de atuação na gestão e
análises organizacionais (2)
Uma boa estratégia possui os seguintes passos:
a) definição do objeto de estudo;
b) pesquisa preliminar;
c) planejamento da ação;
d) execução;
e) identificação dos principais problemas e necessidades;
f) formulação (e escolha) de alternativas de ação;
g) mudança e acompanhamento; e
h) reavaliação.
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Obs.: Conjunto de etapas elaborado com base na experiência de Luiz Carlos de Danin Lobo.
Estratégia de atuação na gestão e
análises organizacionais (3)
A estratégia de atuação precisa ainda
contemplar uma etapa de
sensibilização, onde a idéia é tornar o
indivíduo parte da mudança,
promovendo o entendimento acerca
das razões que levam à necessidade
de transformação.
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Instrumentos de levantamento de
informações
Entrevista;
 Questionário; e
 Observação Pessoal

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organizacional.
Vantagens da entrevista






Permite maior abertura para os entrevistados;
Permite a exposição oral;
Possibilita conhecimento mais profundo para o
analista;
Alcança informações “guardadas” na memória
do entrevistado;
Proporciona um melhor julgamento sobre as
chefias e funcionários; e
Estimula o raciocínio de ambos: entrevistado e
entrevistador.
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Desvantagens da entrevista
Dificuldade de fazer anotações;
 Palpites e adivinhações; e
 Envolvimentos de natureza
emocional.

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Condições de aplicação do
questionário
Falta de tempo para entrevista;
 Dificuldade de realizar entrevista;
 Distanciamento geográfico; e
 Levantamento de dados
quantificáveis.

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Vantagens do questionário
Permite que se obtenha informações ao mesmo
tempo em que outra atividades são realizadas;
 Propicia ao inquirido tempo para formular
respostas;
 Vence problemas de contato entre entrevistado e
e analista; e
 Possibilita maior detalhamento nas respostas.

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Desvantagens do questionário
Inibe o inquirido a formular críticas;
 Resistência ao preenchimento;
 Emissão de falsas informações;
 Interpretação variada de uma mesma
pergunta;e
 Lentidão do processo de tomada de informações.

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Vantagens da observação pessoal
É um meio para se comparar as informações
obtidas com a realidade;
 Melhor receptividade às sugestões formuladas
por quem desenvolve o estudo; e
 Conhecimento técnico e prático do assunto
estudado.

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Desvantagens da observação pessoal
Processo demorado;
 Impressões errôneas; e
 Perturbação dos trabalhos regulares.

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Estudo de layout
A importância de um estudo de layout
está no fato de que o espaço físico
organizacional influi no trabalho
desenvolvido pelos indivíduos dentro
da empresa.
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Indicadores de problemas no layout





Demora excessiva;
Fluxo confuso de trabalho;
Excessiva acumulação;
Má projeção de locais de trabalho; e
Perda de tempo no deslocamento de
uma unidade à outra.
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as modernas ferramentas de gestão organizacional.
Objetivos do estudo de layout






Obter um fluxo de informações
eficiente;
Obter um fluxo de trabalho eficiente;
Facilitar a supervisão;
Reduzir a fadiga do empregado;
Impressionar clientes e visitantes; e
Aumentar a flexibilidade para as
variações necessárias.
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Estratégia de um estudo de layout








Cálculo da área necessária ou existente;
Planta baixa;
Verificação do fluxo de pessoas e papéis;
Determinação da quantidade e natureza
dos móveis e equipamentos;
Determinação da extensão e localização
das instalações elétricas e hidráulicas;
Preparo e disposição de miniaturas;
Apresentação de alternativas; e
Implantação e acompanhamento.
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Técnicas de layout
Layout em corredor;
 Layout em espaço aberto; e
 Layout panorâmico

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organizacional.
FLUXOGRAMA

Técnica de representação gráfica que utiliza
de símbolos previamente convencionados,
permitindo a descrição clara e precisa do
fluxo, ou seqüência de um processo, bem
como sua análise e redesenho.

O FLUXOGRAMA (representação gráfica de
rotinas) é uma das técnicas mais tradicionais
de organização e métodos, amplamente
utilizada em Auditoria, Consultorias, Análise de
Sistemas e Racionalização de empresas, ou
entre elas e os Procedimentos.
FLUXOGRAMA
OBJETIVO
Descrever a seqüência (fluxo), seja manual ou
mecanizado,
especificando
os
suportes
(documento, papel, formulários ou qualquer outro)
que seja utilizados para os dados e as informações.
Tendo em vista as estratégias da empresa:
•Identificar a utilidade de cada etapa do processo.
•Identificar as oportunidades de melhoria: redução
de custos; aumento de produtividade e aumento do
valor agregado
FLUXOGRAMA
O objetivo do estudo desse processo é o de assegurar a
fluidez dessa movimentação e manter o limites de
decisão dentro de princípios que não permitam
ineficiência e ineficácia de todo o processo.
Objetivos secundários:
 identificar a utilidade de cada etapa do processo;
 verificar as vantagens em alterar a seqüência das
 operações;
 procurar adequar as operações (passos) às pessoas
 que as executam; e
 identificar a necessidade de treinamento para o
 trabalho específico de processo
FLUXOGRAMA
O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos que
representam as fases dos processos, ou as pessoas ou
setores envolvidos. Por uma questão de simplificação, só
representaremos os quatros mais utilizados, sendo eles:
Retângulo - OPERAÇÃO: representação de uma fase
ou etapa do processo que registra tanto a etapa quanto
o responsável pela sua execução.
Losango - DECISÃO: Representa o ponto onde uma
decisão tem que ser tomada. Registra-se a decisão na
forma de pergunta e que a resposta seja Sim ou Não.
Linha dirigida - SENTIDO DO FLUXO: Representa o
sentido e a ordem entre as fases do processo.
Oblongo - LIMITES: Representa o início e o final do
processo.
SÍMBOLOS
Fluxograma de um pedido de
compra de peça de reposição
O fluxograma utiliza um conjunto de
símbolos que representam as fases dos
processos, ou as pessoas ou setores
envolvidos. Por uma questão de
simplificação, só representaremos os
quatros mais utilizados, sendo eles:
 Retângulo - OPERAÇÃO:
representação de uma fase ou etapa
do processo que registra tanto a etapa
quanto o responsável pela sua
execução.
 Losango - DECISÃO: Representa o
ponto onde uma decisão tem que ser
tomada. Registra-se a decisão na
forma de pergunta e que a resposta
seja Sim ou Não.
 Linha dirigida - SENTIDO DO FLUXO:
Representa o sentido e a ordem entre
as fases do processo.
 Oblongo - LIMITES: Representa o
início e o final do processo.
Inicio
Pedido de compra
preenchido em 3 vias
pelo supervisor
Pedido de compra
entregue ao comprador
Pedido
examinado e
aprovado
Não
Sim
Pedido de compra
remetido ao escritório central
Fim
Análise de processos - Fluxogramas
Indicadores de problemas no processo:
a) Filas;
b) Reclamações de outros pontos da organização;
Objetivo do estudo de processo:
Assegurar a fluidez da movimentação de papéis, pessoas e
informações na organização, mantendo os limites
decisórios dentro de padrões de eficácia e eficiência.
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organizacional.
Estratégia para estudo de processos
Escolha do processo a estudar;
 Coleta dos passos e representação gráfica;
 Análise dos métodos do processamento
atual;
 Implantação do novo processo; e
 Manualização do processo.

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organizacional.
Técnicas
Fluxograma sintético;
 Fluxograma de blocos;
 Fluxograma esqueleto;
 Fluxograma de procedimentos;
 Fluxograma vertical e horizontal;
 Fluxograma vertical;
 Fluxograma de documentos; e
 Planilha de fluxograma integrado.

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organizacional.
Análise da distribuição do trabalho
Indicadores de problemas na distribuição do trabalho:
a) Insatisfação de outras unidades;
b) Demora na transmissão de dados, na entrega de
documentos;
c) Divulgação em rede de dados incorretos;
d) Filas; e
e) Rendimento individual fraco.
Objetivos: verificar a qualidade do trabalho, seu
rendimento, eficácia, eficiência, produtividade e minimizar
tensões internas.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Etapas da análise da distribuição do
trabalho
a) Identificação das tarefas individuais;
b) Agrupar as tarefas semelhantes em
atividades ou serviços;
c) Montar o quadro de distribuição do
trabalho; e
d) Analisar o quadro;
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modernas ferramentas de gestão organizacional.
Técnicas
a) Quadro de distribuição do trabalho;
b) Quadro simplificado da distribuição
do trabalho; e
c) Quadro de custo do trabalho.
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Análise e desenho de formulários
Indicadores de problemas em formulários:
a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento;
b) formação de filas;
c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; e
d) demoras na utilização.
Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos,
centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de
formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para
formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes
organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos
funcionários.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Estratégia na análise e desenho de
formulários





Levantamento dos formulários
existentes, classificação e
codificação;
Levantamento do fluxo de
trabalho e da presença de
informações;
Estudo da viabilidade do
aproveitamento dos formulários
existentes ou adaptação;
Criação de novos formulários; e
Teste dos formulários
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organizacional.
Técnicas
Periférica; e
 Comparativa.

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organizacional.
Manualização - elaboração e uso e
manuais
Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a:
a) divulgação;
b) coordenação;
c) análise; e
d) treinamento.
Objetivo: permitir a reunião de informações de forma
organizada e criteriosa.
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organizacional.
Estratégia para manualização
a) Itemizar os modelos manualizados;
b) Qualificar a manualização;
c) Elaborar o manual; e
d) Distribuir o manual.
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organizacional.
Tipos e técnicas de manualização
a) Manual de organização, manual de estrutura;
b) Manual de instruções, manual de normas e
procedimentos, manual de processo, manual
de procedimentos, manual de serviços;
c) Manual de formulários;
d) Manual de seqüência administrativa ou de
métodos operacionais; e
e) Manual de normas.
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organizacional.
Departamentalização (estruturação) formulação e análise
Objetivos:
a) aproveitar a especialização;
b) maximizar recursos disponíveis;
c) controlar;
d) coordenar;
e) descentralizar;
f) integrar ambiente e organização; e
g) reduzir conflitos.
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organizacional.
Técnicas
a) Área geográfica;
b) Clientes;
c) Contingência ambiental;
d) Funções;
e) Mercado;
f) Número;
g) Processo;
h) Produto ou serviços;
i) Projeto;
j) Task-force ( força-tarefa); e
k) Tempo.
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métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
Organograma - formulação e análise
estrutural
Objetivos
a) divisão do trabalho;
b) relação superiorsubordinado;
c) trabalho desenvolvido pelas
frações organizacionais; e
d) análise organizacional
facilitada.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Técnicas
a) Estrutural;
b) Circular ou radial;
c) Funcional (a);
d) Funcional (b);
e) Estrutural-funcional; e
f) Matricial
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Manualização - formulação e análise
estrutural
Objetivos:
a) explicitar as diretrizes básicas
da empresa;
b) relatar resumidamente a
história da empresa;
c) demonstrar a estrutura
organizacional;
d) definir funções, posições,
responsabilidades e relações
entre cargos; e
e) atender às exigências das
normas internacionais.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização,
sistemas e métodos e as modernas
ferramentas de gestão organizacional.
Tipos e técnicas
a) Manual de política;
b) Manual de organização (a);
c) Manual de organização (b);
d) Manual de organização (c); e
e) Manual de organização (d).
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Sistemas de informação nos estudos
organizacionais
Objetivos:
a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de
autoridade e responsabilidade bem definidas;
b) elaborar normas de conduta adequadas;
c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de
treinamento;
d) criar subsistemas de informações; e
e) possibilitar programas de auditoria.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Técnicas
a) Sistemas de informações (a); e
b) Sistemas de informações (b).
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Mudança organizacional
Como desenvolver um programa de mudança?
a) suporte da alta administração;
b) consciência sobre o impacto do processo de
mudança;
c) preparação da mudança;
d) conhecer o alcance dos vários programas de
mudança;
e) não esperar resultados plenos e imediatos;
f) congruência entre os objetivos da mudança e os
valores da empresa; e
g) controle.
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as
modernas ferramentas de gestão organizacional.
Mudança organizacional
O que é mudança organizacional?
É qualquer alteração significativa dentro da
organização, que seja articulada, planejada
e operacionalizada por pessoal interno ou
externo à organização, tendo ainda o apoio
e supervisão da administração superior. A
mudança organizacional deve atingir os
componentes comportamental, estrutural,
tecnológico (equipamentos), estratégico e
tecnológico (conhecimento), qualquer que
seja a ferramenta a ser utiizada
Fonte: Araujo, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão
organizacional.
Bibliografia
ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos
e as modernas ferramentas de gestão organizacional.
São Paulo: Atlas, 2000.