INSTITUTO POLITÉCNICO DE SANTARÉM
ESCOLA SUPERIOR DE SAÚDE DE SANTARÉM
PO.01 – Aquisição de bens e serviços
1. Objetivo
Garantir o melhor resultado económico da despesa pública resultante da aquisição de bens e
serviços necessários para os processos da Escola Superior de Saúde de Santarém.
2. Definições e abreviaturas
Por aquisição de bens e serviços entende-se a contratação com entidades externas o
fornecimento de bens e a prestação de serviços com a contraprestação de um valor monetário
por parte da Escola, independentemente de estas transações serem classificadas como
despesas correntes ou de capital. Na sua generalidade o presente procedimento está sujeito ao
código de contratação pública. O processo de despesa é o conjunto documental que comprova
e demonstra o resultado económico da aquisição, assim como o cumprimento das obrigações
legais associadas. Da sequência das atividades do presente procedimento deve resultar a
composição do respetivo processo de despesa.
2.1. Abreviaturas e Siglas
Aprov - Aprovisionamento
EA – Entidade Adjudicante – entidade ou órgão que, à luz dos estatutos e da legislação em
vigor, detém a competência para autorizar a despesa.
Cont – Contabilidade
CCAT – Coordenadora de Contabilidade, Aprovisionamento e Tesouraria
E-pub – E-Pública – aplicação específica de contabilidade em uso
GFM - Gestão Financeira e Material
Dir – Diretor
Homebanking IGCP – sistema de tesouraria do Instituto de Gestão do Crédito Público
IGCP – Instituto de Gestão do Crédito Público
Sec - Secretário
Sector Especializado – sector ou funcionário com conhecimentos e competências específicos
essenciais ao resultado económico e técnico da aquisição de um determinado bem ou serviço
Tes - Tesouraria
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PO.01 – Aquisição de bens e serviços
3. Sequência de atividades
ATIVIDADE
DOCUMENTOS
RESPONSÁVEIS
Reconhecimento da necessidade de
Plano mensal de compras
Sector Especializado
aquisição
Proposta de aquisição de material
Funcionários
Avaliação
de
procedimentos
pré-
GFM-Sec- Dir
contratuais e tipificação do serviço
Procedimento pré-contratual
Aprov
Cabimento
Cabimento (emitido por E-pub)
Cont
Proposta de Adjudicação
Proposta de Adjudicação
Aprov
Adjudicação
Proposta de Adjudicação
Dir
Encomenda/Celebração do contrato
Contrato
Aprov-Sec
Nota de Encomenda
Requisição interna (emitido por Epub)
Fornecimento do bem ou serviço
Factura ou documento equivalente
prestado – aceitação da factura
Aceitação da factura
Liquidação da despesa/compromisso
Nota de não aceitação da despesa
Aprov+sector especializado
Cont
Compromisso (emitido por E-pub)
Monitorização
dos
compromissos
CCAT-Sec- Dir
assumidos
Elaboração do Plano de Pagamento
Plano de Pagamento mensal
Cont+Tes
Plano de Pagamento mensal
Sec+Dir
Autorização
Pagamento
Cont
Pagamento
Dir
mensal
Aprovação do Plano de Pagamento
mensal
Preparação de processos de despesa
de
(emitido por E-pub)
Autorização do pagamento
Autorização
de
(emitido por E-pub)
Ordem de pagamento
Pagamento (emitido por E-pub)
Cont
Pagamento
Comunicação
Tes-Sec-PCD
de
pagamento
(emitido por Homebanking IGCP)
Avaliação de fornecedores
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PG. 07 - NCACP
Coordenador da qualidade
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3.1. Avaliação de procedimentos pré-contratuais e procedimento précontratual
Tem em consideração o disposto no Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro.
3.2. Cabimento e Proposta de Adjudicação
Elaborado pelos serviços ou por Comissão responsável, deve ser envolvido sempre que
possível o sector especializado. Cabimento é condição necessária à continuidade do processo.
3.3. Adjudicação e Encomenda/Celebração do contrato
Com a adjudicação é possível formalizar perante o fornecedor o interesse na aquisição.
Devem ser atos suportados e registados documentalmente.
3.4. Fornecimento do bem ou serviço prestado – aceitação da fatura
Deve ser envolvido o serviço especializado para verificação da conformidade do
fornecimento. O não cumprimento dos requisitos deve implicar a devolução ou não aceitação
do produto ou serviço e, eventualmente, da fatura.
3.5. Liquidação da despesa/compromisso
A contabilidade deve validar a conformidade do processo de despesa, a fim de registar o
respetivo compromisso. Caso contrário, deve ser registada e comunicada a não conformidade,
não podendo registar o compromisso até à sua correção.
3.6. Elaboração do Plano de Pagamento mensal e Aprovação do Plano de
Pagamento mensal
Visa o planeamento e monitorização de tesouraria. Contempla todos os recebimentos e
pagamentos do mês. Deve estar elaborado e aprovado até dia 3 de cada mês.
3.7. Preparação de processos de despesa
Com base no plano de pagamentos do mês.
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3.8. Pagamento
Só deve ser concretizado estando na presença do respetivo processo de despesa, confirmada a
existência de saldo utilizável para o efeito.
4. Fundo de Maneio
A gestão do fundo de maneio é da responsabilidade da Tesouraria, sob a supervisão do
Secretário. Mensalmente, a Tesouraria faz presente conferência de fundo de maneio contendo
saldo inicial, relação de despesas realizadas e saldo final, assim como documentos
comprovativos. Os saldos em cofre são confirmados presencialmente pelo Secretário, nele se
incluindo todos os valores monetários e não monetários. O valor do fundo de maneio é
reposto mensalmente após confirmação dos saldos.
Sob decisão do Diretor é atribuído valor de fundo de maneio, limite máximo por transação e
natureza de despesas admissíveis por Fundo de Maneio.
5. Organização do processo de despesa e seu arquivo na pasta da despesa
O processo de despesa deve incluir a informação suficiente ao seu esclarecimento, podendo
ser suprido por referência a n.º de processo de aprovisionamento.
6. Avaliação de fornecedores
A avaliação dos fornecedores é efetuada tendo por base critérios de satisfação dos requisitos
de funcionalidade, qualidade de serviço e de eficácia, eventuais não conformidades e o
número de fornecimentos. São particularmente relevantes ocorrências que imponham serviço
não conforme aos clientes da ESSS.
Assim, os critérios de qualificação e não qualificação dos fornecedores são os seguintes:
Pela não entrega ou não prestação do serviço
i.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que a percentagem média de unidades não fornecidas um dado par fornecedorproduto superior ou igual a 10%:
Média de % de não entrega>= 10% - Qualificação Avaliada
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ii.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que a percentagem média de unidades não fornecidas nos fornecimentos de
todos os produtos de um dado fornecedor for superior ou igual a 7,5%:
Média de % de devolução>= 10% - Qualificação Avaliada
Pelo atraso na entrega ou na prestação do serviço
i.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que o n.º dias médio de atraso na entrega de um dado par fornecedor-produto for
superior ou igual a 7 dias:
Média dias em atraso>= 7 - Qualificação Avaliada
ii.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que o n.º dias médio de atraso na entrega de nos fornecimentos de todos os
produtos de um dado fornecedor for superior ou igual a 5 dias:
Média dias em atraso>= 5 - Qualificação Avaliada
Pela devolução de produtos ou não aceitação de serviços:
i.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que o n.º de devoluções seja maior ou igual a 20% dos fornecimentos num dado
par fornecedor-produto:
(n.º de devoluções/ n.º de fornecimentos) >= 20% - Qualificação Avaliada
ii.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que o n.º de devoluções seja maior ou igual a 15% dos fornecimentos na
totalidade dos produtos de um dado fornecedor:
(n.º de devoluções/ n.º de fornecimentos) >= 15% - Qualificação Avaliada
iii.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que a percentagem média de unidades devolvidas nos fornecimentos de um
dado par fornecedor-produto for superior ou igual a 10%:
Média de % de devolução>= 10% - Qualificação Avaliada
iv.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que a percentagem média de unidades devolvidas nos fornecimentos de todos os
produtos de um dado fornecedor for superior ou igual a 7,5%:
Média de % de devolução>= 7,5% - Qualificação Avaliada
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PO.01 – Aquisição de bens e serviços
Pela não aceitação da fatura:
i.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que o n.º de faturas não aceites seja maior ou igual a 10% do total de um dado
fornecedor:
(n.º de faturas não aceites/ total de faturas) >= 10% - Qualificação Avaliada
Pela qualidade do serviço na venda e pós-venda prestado pelo fornecedor:
i.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que a percentagem de classificações de “Mau” no serviço de venda e pós-venda
seja maior ou igual a 15% dos fornecimentos num dado par fornecedor-produto:
(n.º de serviços com “mau”/ n.º de fornecimentos) >= 15% - Qualificação Avaliada
ii.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
assim que a percentagem de classificações de “Mau” no serviço de venda e pós-venda
seja maior ou igual a 10% de todos os produtos de um dado fornecedor:
(n n.º de serviços com “mau”/ n.º de fornecimentos) >= 10% - Qualificação Avaliada
Pela existência de não conformidades:
i.
A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área
sempre que o quociente entre o número de não conformidades e o número de
fornecimentos for superior ou igual a 33%.
(n.º de não conformidades / n.º de fornecimento) > 33% - Qualificação Avaliada
A avaliação dos fornecedores ocorre trimestralmente, com base no registo de processos de
compras, base de dados cuja manutenção é da responsabilidade do aprovisionamento. Os
resultados da avaliação dos fornecedores são registados no Mod.26.04 – Avaliação de
fornecedores, assim como as ações necessárias daí resultantes, seu planeamento e eficácia.
7. Registos
NOME
Plano mensal de compras
INDEXAÇÃO
Pasta
de
controlo
RESPONSÁVEL
de
Aprov
existências de armazém
Proposta de aquisição
Pasta de propostas de
TEMPO DE ARQUIVO
Conforme
regulamento
arquivístico
Aprov
aquisição
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NOME
INDEXAÇÃO
RESPONSÁVEL
Proposta de Adjudicação
Pasta de Processos de
TEMPO DE ARQUIVO
Aprov
aquisição
Contratos
Pasta de Contratos
Nota de Encomenda
Pasta
de
Notas
Aprov
de
Aprov
Encomenda
Fatura
ou
documento
Pasta da despesa
Cont
Aceitação da fatura
Pasta da despesa
Cont
Nota de não liquidação
Pasta da despesa
Cont
Informatizado
Aprov
Pasta da despesa
Cont
Pasta da despesa
Cont
equivalente
da fatura
Avaliação
de
fornecedores
Plano
de
Pagamento
mensal
Processo de despesa
Comunicação
de
pagamento (emitido por
Pasta
de
registo
da
Tes
tesouraria
Homebanking IGCP)
8. Alterações
VERSÃO
DATA
ALTERAÇÕES
1
27-10-2008
Versão inicial
2
14-07-2009
Adaptação a novos estatutos
3
07-12-2009
Avaliação de fornecedores
4
30-08-2010
Designação órgão de gestão: Diretor
5
20-09-2011
Alteração de logótipo
6
05-12-2013
Adequação ao novo acordo ortográfico
ELABORADO
APROVADO
EQUIPA DA QUALIDADE
EQUIPA DA QUALIDADE
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