CERT Certification SOP 29 pt
Certificação
Procedimento Operacional Padrão
Válido a partir de: 18/12/2014
Distribuição: Pública
CERT Certification SOP
Índice
1.
Propósito deste documento .................................................................4
2.
Área de candidatura ..............................................................................4
3.
Sistema de certificação .........................................................................4
3.1 Critérios de Conformidade Públicos da FLOCERT ............................................ 4
3.2 Categorias de Desempenho (aplicável a Organizações de Pequenos
Produtores, Trabalho Contratado e Produção por Contrato)............................ 5
3.2.1
Avaliação ................................................................................................................................. 5
3.2.1.1
Para Critérios de Conformidade Regulares e Maiores ........................................................ 5
3.2.1.2
Para critérios de conformidade de desenvolvimento........................................................... 5
3.2.2
Sanções – Consequências da Avaliação ............................................................................. 5
3.2.2.1
Para Critérios de Conformidade Regulares e Maiores ........................................................ 5
3.2.2.2
Para critérios de conformidade de desenvolvimento........................................................... 6
3.3 Ciclo de Certificação da FLOCERT e critérios de conformidade aplicáveis .... 6
3.3.1
Ciclo de certificação de três anos ......................................................................................... 6
3.3.2
Ciclo de certificação de 6 anos para Pequenos Detentores de Licença ........................... 7
3.4 Certificados ........................................................................................................... 8
3.5 Permissão para Comercializar ............................................................................. 8
4
3.5.1
Organizações Comerciais ...................................................................................................... 8
3.5.2
Organizações de produtores ................................................................................................. 9
Sanções da Certificação .......................................................................9
4.1 Retirada/Cancelamento da Autorização de Comercialização e Recusa de
Certificação............................................................................................................ 9
4.2 Suspensão da Permissão para Comercializar ou do Certificado ..................... 9
4.3 Cancelamento da certificação............................................................................ 10
5
Reentrada após um cancelamento da certificação devido a não
conformidade/não pagamento das taxas de
certificação/cancelamento da certificação voluntário ......................10
6
Candidaturas para extensão de escopo ............................................11
6.1 Extensão de escopo para produtores ............................................................... 11
6.2 Extensão de escopo para comerciantes ........................................................... 12
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7
Direito de recurso ................................................................................13
8
Processo de auditoria, avaliação e certificação ................................13
8.1 Auditoria .............................................................................................................. 13
8.1.1
Agendamento e preparação da auditoria ...........................................................................13
8.1.2
Execução de uma auditoria .................................................................................................13
8.1.3
Reunião de encerramento ....................................................................................................13
8.2 Avaliação ............................................................................................................. 14
8.3 Certificação.......................................................................................................... 14
8.4 Visão geral do processo ..................................................................................... 15
9
Referências ..........................................................................................16
10 Histórico de alterações .......................................................................17
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1.
Propósito deste documento
Este Procedimento Operacional Padrão descreve o sistema de certificação FLOCERT e as respectivas
regras e princípios subjacentes, tais como o ciclo de certificação, o conceito dos critérios de conformidade e
a fundamentação lógica na base das sanções do certificado. Além disso, oferece uma visão geral dos
processos de auditoria e certificação.
2.
Área de candidatura
Este Procedimento Operacional Padrão aplica-se a todas as partes envolvidas na Certificação FLOCERT,
incluindo os funcionários, auditores e clientes certificados da FLOCERT.
3.
Sistema de certificação
3.1
Critérios de Conformidade Públicos da FLOCERT
Os Critérios de Conformidade (CC) foram criados pela FLOCERT para traduzir os requisitos dos Critérios
Fairtrade e as políticas de certificação da FLOCERT em pontos de controle verificáveis que são avaliados
no processo de certificação para determinar a conformidade com os Critérios Fairtrade.
Uma não conformidade com um CC é entendida como uma não conformidade com o respectivo requisito do
Critério.
Para entender os diferentes tipos de critérios de conformidade é essencial compreender a lógica da
categorização de requisitos dos Critérios:
1. Os Critérios Fairtrade para o Trabalho Contratado falam sobre critérios mínimos e de progresso. Os
Critérios Fairtrade só definem um prazo de cumprimento para alguns dos requisitos de progresso.
2. Os Critérios Comerciais Fairtrade não fazem distinção entre requisitos mínimos e de progresso pois
não se exige nenhum progresso dos comerciantes. Os Critérios limitam-se a falar sobre requisitos.
3. Os Critérios Fairtrade para a Produção Por Contrato e para as Organizações de Pequenos
Produtores fazem distinção entre Requisitos de Certificação Essenciais e de Desenvolvimento.
A FLOCERT aplica a mesma lógica dos Critérios mas considera alguns dos requisitos acima mencionados
como maiores. Os requisitos que não são maiores chamam-se requisitos centrais.
Critérios de Conformidade Maiores
Apenas um número limitado de Critérios de Conformidade foi considerado como maior.
A não conformidade com um Critérios de Conformidade maior é considerada uma ameaça significativa aos
objetivos e reputação do sistema Fairtrade e poderá levar a uma suspensão do certificado.
Critérios de Conformidade Centrais
A maioria dos Critérios de Conformidade é classificada como central. Todos os critérios que não são
classificados como maiores são classificados como Critérios de Conformidade centrais.
Cronograma
Este é o momento em que os critérios de conformidade tornam-se válidos. É requerida a conformidade com
todos os CC válidos para que uma certificação seja emitida ou renovada. Alguns CC são válidos desde o
início (Prazo 0), e outros somente após 3 ou 6 anos.
O cronograma sobre quando cada um dos Requisitos dos Critérios para Organizações de Pequenos
Produtores (OPP), Trabalho Contratado (TC) e Produção por Contrato (PC) torna-se aplicável está definido
nos respectivos Critérios. Favor observar que alguns dos requisitos essenciais para OPP, TC e PC somente
tornam-se aplicáveis após alguns anos.
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Como os Critérios Fairtrade Comerciais definem que os comerciantes devem estar em conformidade logo a
partir do primeiro momento da certificação, não foram definidos cronogramas nos critérios de conformidade
para Comerciantes.
Aplicabilidade
Alguns CC não são aplicáveis à situação de algum operador ou apenas se tornarão aplicáveis num
determinado momento no futuro.
O número vinculado ao CC (0, 1, 3 ou 6) representa o número de anos até que um CC seja aplicável a um
cliente.
Alguns CC podem não ser aplicáveis a todos os clientes. Você encontrará as limitações para a
aplicabilidade de uma CC no início do texto do CC entre parêntesis. Por exemplo, um requisito pode
ser aplicável somente aos clientes que lidam com um determinado produto - indicado como: (banana) -,
pode somente se aplicar às grandes empresas - indicado como (NA para pequenas empresas) , ou pode apenas aplicar-se após um período de transição - indicado como (1 de Julho de 2015).
Publicação dos Critérios de Conformidade
Os CC são publicados pela FLOCERT em seu website nas Listas Públicas de Critérios de Conformidade:
www.flo-cert.net Fairtrade certification Compliance criteria.
3.2
Categorias de Desempenho (aplicável a Organizações de
Pequenos Produtores, Trabalho Contratado e Produção por
Contrato)
Para todos os critérios de conformidade aplicáveis as Organizações de Pequenos Produtores, Trabalho
Contratado e Produção por Contrato são descritos cinco níveis de conformidade (categorias) e numerados
de 1 a 5. Em vez de escolher “Sim” ou “Não”, o auditor deve escolher uma das cinco categorias prédefinidas ou “não aplicável” (NA). NA deve ser escolhido, por ex., caso o requisito exija um contrato escrito
para os trabalhadores permanentes embora a organização não empregue trabalhadores permanentes.
3.2.1 Avaliação
3.2.1.1
Para Critérios de Conformidade Regulares e Maiores
Se a categoria escolhida for igual ou superior ao número 3, o resultado da avaliação é “Sim”. Se for inferior
a 3, será “Não”. Se a opção escolhida for “NA”, o critério não é aplicável e não será levado em
consideração. O software de certificação da FLOCERT – Ecert – traduz automaticamente o valor de 1 a 5
em “sim” ou “não”. Quando o resultado é 1 ou 2, o critério relacionado é classificado como uma não
conformidade e o auditor deve descrever a exata não conformidade.
3.2.1.2
Para critérios de conformidade de desenvolvimento
O resultado da avaliação dos Critérios de Conformidade corresponde ao seu valor numérico (1 a 5) ou a
“não aplicável” (NA). O auditor não deve descrever a própria situação no local, mas tem a possibilidade de
fazer comentários caso a lista de categorias de desempenho não seja suficiente para descrever a não
conformidade. Caso selecionado “NA”, o critério não será tido em conta no cálculo do valor médio dos
critérios de desenvolvimento.
3.2.2 Sanções – Consequências da Avaliação
3.2.2.1
Para Critérios de Conformidade Regulares e Maiores
Se a avaliação resultar em “Sim”, não é necessária qualquer ação. Se a avaliação resultar em “Não”, o
critério de conformidade e a não conformidade relacionada seguirão o caminho normal das medidas
corretivas. Tal inclui a apresentação de medidas corretivas e a submissão de evidências objetivas, ou uma
auditoria de acompanhamento para evidenciar a conformidade.
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3.2.2.2
Para critérios de conformidade de desenvolvimento
O valor de um critério de desenvolvimento individual não tem impacto por si só. O conjunto completo de
critérios de desenvolvimento no âmbito de uma lista de verificação é avaliado por meio do cálculo do valor
numérico médio (1-5). Os critérios de conformidade marcados como não aplicáveis são excluídos do cálculo
da média.
Se o cálculo da média for igual ou superior a 3.0, não é necessária mais nenhuma ação. Se o
resultado do cálculo do valor médio for inferior a 3.0, todo o conjunto de critérios de desenvolvimento
é considerado uma não conformidade. Consequentemente, o Ecert gera automaticamente uma não
conformidade com o critério essencial: “O valor médio dos critérios de desenvolvimento é igual ou
superior a 3.0”. Esta não conformidade está incluída no fluxo de operações das medidas corretivas
para todas as outras não conformidades com critérios de conformidade regulares ou maiores. Só
quando todas as não conformidades Maiores e Regulares tiverem sido resolvidas, incluindo o valor
médio dos critérios de desenvolvimento, poderá ser tomada uma decisão de certificação positiva.
3.3
Ciclo de Certificação da FLOCERT e critérios de conformidade
aplicáveis
3.3.1 Ciclo de certificação de três anos
1
Ano 0
Ano 1
Fase Inicial
Ano 2
2
Ano 3
CERTIFICADO 1
Ano 4
Ano 5
Ano 6
Terceiro
Ciclo
CERTIFICADO 2
Avaliação da Candidatura
Auditoria Inicial/de Renovação
Supervisão
1
1º Ciclo de Certificação: Requisitos relevantes
2
2º Ciclo de Certificação: Requisitos relevantes Todos os critérios de conformidade do Ano 0 e 3
3
3º Ciclo de Certificação: Requisitos relevantes Todos os critérios de conformidade do Ano 0, 3 e 6
Todos os critérios de conformidade do Ano 0
Durante a auditoria inicial, apenas os critérios de conformidade com prazo 0 são verificados pelo auditor no
local. Estes critérios são considerados critérios de entrada e precisam ser verificados para que haja a
Certificação Inicial.
Após a Certificação Inicial, o operador começa o primeiro Ciclo de Certificação de 3 anos. No caso dos
Pequenos Detentores de Licença, o Ciclo de Certificação consiste em 6 anos (ver seção 3.3.2 para
informação mais detalhada).
Geralmente é realizada uma auditoria de supervisão física para avaliar a conformidade contínua com o CC
válido no momento da auditoria de supervisão. A FLOCERT utiliza um checklist reduzido durante as
auditorias de supervisão para verificar que o cliente cumpre com os requisitos Maiores e Essenciais (para
OPP, TC e PC) e com os requisitos Maiores e Mínimos dos critérios (para Comercial).
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As auditorias iniciais e de renovação têm sempre de ser levadas a cabo como auditorias no local.
Dependendo da categorização anual do risco do cliente, a FLOCERT pode decidir conduzir duas auditorias
de supervisão num ciclo de certificação. As razões possíveis para classificar clientes como de alto risco
incluem, mas não se limitam a, os seguintes aspectos: recepção/pagamento de valores de prêmio elevados,
comércio de grandes volumes, estrutura complexa ou mudanças estruturais em curso, elevado número de
não conformidades, incluindo maiores e alegações, novos produtos ou cadeias de comércio complexas.
A primeira auditoria de renovação é realizada durante o ano 3 (por exemplo, a auditoria inicial é conduzida
em 2012 e a primeira renovação é conduzida em qualquer altura durante o ano de 2015) para avaliar a
conformidade contínua com todos os CC válidos no momento 0 e a conformidade com os critérios que se
tornarão válidos no Ano 3 (3 anos após a Auditoria Inicial). No nível dos comerciantes, todos os CC entram
em vigor durante o primeiro ciclo de certificação.
A conformidade, incluindo o cumprimento das Medidas Corretivas (MC) derivadas da primeira auditoria de
renovação, deve ser alcançada antes de o certificado ser renovado para o próximo ciclo de 3 anos. O
mesmo ciclo de 3 anos continua até o Ano 6.
É importante observar que, embora alguns CC apenas se tornem válidos num momento futuro, as
organizações de produtores são encorajadas a agir em conformidade com os CC futuros ou a iniciar o
trabalho em direção a conformidade o mais breve possível. A FLOCERT somente exigirá a conformidade no
momento em que um CC se tornar válido, mas a conformidade antecipada é recomendada como meio de
fortalecimento organizacional e desenvolvimento empresarial sustentável.
Todos os Critérios de Desenvolvimento para as Organizações de Pequenos Produtores, Trabalho
Contratado e Produção por Contrato têm prazo de 3 ou 6 meses e somente são verificados nas Auditorias
de Renovação. Durante as Auditorias de Supervisão, a conformidade com os Critérios de Desenvolvimento
não é verificada.
3.3.2
Ciclo de certificação de 6 anos para Pequenos Detentores de Licença
1
Ano 0
Ano 1
Ano 2
Ano 3
AUTORIZAÇÃO DE
COMERCIALIZAÇÃO 1
Ano 4
2
Ano 5
Ano 6
Ano 1
AUTORIZAÇÃO DE
COMERCIALIZAÇÃO 2
Ano 2
Ano 3
Ano 4
Ano 5
CERTIFICADO 1
Auditoria Inicial/de Renovação
Supervisão (revisão computadorizada fora do local)
1
1º Ciclo de Certificação: Requisitos relevantes
2
2º Ciclo de Certificação: Requisitos relevantes
Todos os critérios de conformidade do Ano 0
Todos os critérios de conformidade do Ano 0, 3 e 6
Ano 6
C
E
R
T
I
F
I
C
A
D
0
No caso dos Pequenos Detentores de Licença é realizada uma revisão computadorizada fora do local no 3º
ano de atividade Fairtrade. Esta revisão cobre os últimos 3 anos e baseia-se num relatório de Fluxo de Bens
(que indica as compras, vendas, estoques, rendimentos e receitas Fairtrade), no faturamento anual e
evidências adicionais tais como um contrato de licença válido com a LI/FLO, no pagador de preço mínimo e
prêmio não-Fairtrade, exclusividade de vendas de produtos embalados prontos para o consumidor
registrados/validados pela Fairtrade Internacional ou um Membro Nacional da FLO / Iniciativa de Rotulagem
e, no caso de um manufaturador de algodão Fairtrade, confirmação escrita de conformidade com a seção
2.4 dos Critérios Fairtrade para Plantas para fibras.
No caso de uma revisão computadorizada bem-sucedida, a Autorização para Comercialização é prolongada
por mais 3 anos. No 6º ano de atividade Fairtrade, o pequeno detentor de licença recebe uma auditoria
física.
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Se a qualificação do comerciante como Pequeno Detentor de Licença já não for válida, o certificador deve
retirar o status de autorização de comercialização ou a certificação do comerciante, dependendo do ponto
do ciclo de certificação em que o pequeno detentor de licença se encontra. Para mais informações consulte
TC SmallLicenseeDefinition ED.
3.4
Certificados
Cada operador a quem a FLOCERT concedeu a certificação Fairtrade de um produto recebe um documento
de certificação (Certificado de Conformidade) da FLOCERT. Isto significa que os clientes suspensos
também devem ter um certificado válido, pois a princípio continuam permitidos a comercializar produtos
Fairtrade.
Um cliente que atue em conformidade com os Critérios Fairtrade recebe um certificado Fairtrade por um
período de 4 anos ou, no caso dos Pequenos Detentores de Licença, por um período de 6 anos. A
conformidade contínua será monitorada por meio de ao menos uma auditoria de supervisão. A
FLOCERT pode decidir realizar 2 auditorias de supervisão caso seja considerado necessário. Após 3 anos
o certificado deve ser renovado.
Para os Pequenos Detentores de Licença a revisão computadorizada fora do local realizada a cada 3 anos
consiste numa verificação da qualificação do operador como Pequeno Detentor de Licença. No 6º ano de
atividade Fairtrade, o pequeno detentor de licença recebe uma auditoria física e um certificado após
conclusão bem-sucedida da certificação.
No geral, um certificado somente será emitido se o operador atender a todos os CC relevantes válidos
naquele momento. Não será emitido nem renovado nenhum certificado se houver medidas corretivas
pendentes.
Favor observar que de acordo com o conceito descrito na seção 3.2 Organizações de Pequenos
Produtores, Trabalho Contratado e Projetos de Produção por Contrato devem cumprir com a média dos
critérios de desenvolvimento.
Se um cliente for simultaneamente produtor também tiver atividades de comerciante para outros produtores
certificados, ele recebe apenas um certificado que abrange os dois âmbitos e apenas um ciclo de
certificação (baseado no ciclo de certificação como produtor) será gerido; auditorias são combinadas por
questões de eficiência. Caso uma organização de produtores certificada deseje também tornar-se
certificado como Comerciante, uma auditoria inicial dos serviços Comerciais levará a um fluxo de
trabalho separado das medidas corretivas, mas uma vez que todas as não conformidades dos serviços
Comerciais estejam resolvidas, o serviço será adicionado ao certificado como Organização de Produtores.
Para os produtores, o certificado indica os produtos que estão autorizados a vender como Fairtrade. Para
qualquer função comercial, o certificado indica a categoria e a forma do produto que este comerciante tem
permissão para comprar como Fairtrade.
Se você compartilhar uma cópia do seu certificado ou outros documentos de certificação (como um relatório
de auditoria) com o seu parceiro comercial, você deve garantir que o compartilha em sua totalidade a fim de
tornar o parceiro comercial ciente do escopo exato da sua certificação Fairtrade.
3.5
Permissão para Comercializar
3.5.1 Organizações Comerciais
Os comerciantes, mediante o pagamento de uma taxa de certificação inicial, recebem uma “Permissão para
Comercializar" preliminar, que tem a validade de nove meses (exceto os Pequenos Detentores de Licença).
Este status é concedido aos comerciantes como forma de facilitar as primeiras vendas Fairtrade da
respectiva cadeia comercial. Igualmente, não se deve subestimar que após 6 meses o comerciante
encontrar-se em posição de demonstrar a sua conformidade com os Critérios Fairtrade no plano prático,
visto que transações foram realizadas e contratos e remessas assinados.
Caso se descubra que um candidato começou a realizar negócios Fairtrade antes de concedida a
permissão comercial, nenhuma permissão poderá ser emitida antes que o candidato seja auditado.
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3.5.2 Organizações de produtores
A “Permissão para Comercializar” será emitida se não forem identificadas não conformidades maiores
durante a auditoria inicial da organização produtora ou quando todas as não conformidades maiores forem
corrigidas. Este documento possibilita ao produtor começar a comercializar produtos Fairtrade. A Permissão
para Comercializar é válida por 9 meses. Quando todas as não conformidades regulares forem resolvidas, é
emitido um certificado válido por um período de 4 anos.
A conformidade, incluindo a resolução de todas as não conformidades (NC) resultantes da auditoria inicial,
deve ser alcançada dentro do período normal de 4 meses após a confirmação das medidas corretivas e, em
qualquer caso, antes do final do prazo da Permissão para Comercializar, isto é, dentro de 9 meses.
4
Sanções da Certificação
As sanções do certificado mencionadas abaixo podem ser escolhidas pelo certificador responsável, caso
considere adequado, e devem considerar a situação de conformidade geral do operador.
4.1
Retirada/Cancelamento da Autorização de Comercialização e
Recusa de Certificação
As seguintes circunstâncias poderão conduzir à retirada da Permissão para Comercializar (1 na lista
seguinte) ou à recusa da certificação (1, 2, 3 e 4 na lista seguinte):
1. O auditor identifica não conformidades com critérios de conformidade maiores durante a auditoria
inicial.
2. O cliente assinou contratos Fairtrade com um novo parceiro comercial que está suspenso ou
negociou com um operador com certificado cancelado.
3. As propostas de medidas corretivas não foram fornecidas a FLOCERT dentro dos prazos.
4. As medidas corretivas não foram cumpridas, pois não foi apresentada qualquer evidência objetiva à
FLOCERT dentro do espaço de tempo definido.
5. As medidas corretivas não foram cumpridas com base na avaliação da evidência objetiva fornecida
pelo operador.
6. A suspensão da Permissão para Comercializar não foi levantada no espaço de tempo definido.
No caso dos clientes que já tenham recebido uma “Permissão para Comercializar” anteriormente, a
Permissão para Comercializar seria retirada e a certificação seria recusada (status “Não Certificado”). A
recusa de certificação (Não Certificado) significaria que o cliente não tem autorização para celebrar
quaisquer novos contratos Fairtrade, nem para cumprir os contratos existentes. Nesse caso, o cliente
poderá trabalhar as não conformidades e candidatar-se novamente em outra fase.
Clientes que comercializaram antes de receber uma Permissão para Comercializar ou um Certificado
válidos serão cobrados duplamente pelo período em comercializaram, mas a taxa não excederá 5k Euros.
4.2
Suspensão da Permissão para Comercializar ou do Certificado
O certificado ou a Permissão para Comercializar do cliente pode ser suspenso pelas seguintes razões:
a. O auditor identifica não conformidades com critérios de conformidade maiores durante a auditoria.
b. Não conformidades com os critérios de conformidade maiores são relatados para a FLOCERT por
meio de denúncia e posteriores investigações da FLOCERT verificam a denúncia.
c. O cliente assinou novos contratos Fairtrade com um operador suspenso ou comercializou com um
operador com o certificado cancelado.
d. O cliente não propôs medidas corretivas adequadas dentro do prazo definido.
e. As medidas corretivas não foram cumpridas visto que nenhuma evidência objetiva foi enviada para a
FLOCERT dentro do prazo definido.
f. As medidas corretivas não foram cumpridas com base na avaliação da evidência objetiva fornecida
pelo cliente.
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A duração da suspensão depende dos prazos de fluxo de trabalho da avaliação, ou seja, dos prazos
previstos para o cliente demonstrar que foram tomadas medidas para corrigir as razões de suspensão
acima.
Enquanto o certificado do cliente está suspenso, ele não está autorizado a assinar contratos Fairtrade
com novos parceiros comerciais nem a anunciar ou fazer qualquer referência à manutenção de sua
certificação Fairtrade.
De qualquer forma, os clientes podem continuar a comercializar produtos Fairtrade a empresas com os
1
quais tenham celebrado contratos, ou com os quais tenham uma “relação comercial já existente” durante o
período de suspensão. Quando existirem contratos por escrito, os volumes estipulados nos contratos
podem ser cumpridos durante o período de suspensão. Quando não houver contratos por escrito, os
volumes comercializados durante o período de suspensão não podem exceder 50% dos volumes
2
comercializados como Fairtrade nos 12 meses anteriores .
4.3
Cancelamento da certificação
O certificado do cliente pode ser retirado baixo as seguintes circunstâncias:
1. As medidas corretivas não foram submetidas à FLOCERT dentro do espaço de tempo definido após
a suspensão.
2. As medidas corretivas não foram cumpridas visto que não foi apresentada qualquer evidência
objetiva à FLOCERT dentro do espaço de tempo definido após a suspensão.
3. As medidas corretivas não foram cumpridas com base na avaliação da evidência objetiva fornecida
pelo operador após a suspensão.
4. O cliente não cumpre as responsabilidades contratuais. Por ex., não paga as taxas, atrasa as
auditorias.
5. Clientes podem ter os certificados cancelados sem uma suspensão prévia caso o mesmo cliente
tenha a mesma não conformidade em 2 auditorias consecutivas.
6. Os clientes podem ter o certificado cancelado se, durante o período de suspensão, as regras da
suspensão não forem respeitadas.
Em caso de cancelamento da certificação, o cliente pode recandidatar-se à FLOCERT, no entanto, neste
caso será novamente auditado para verificar os critérios de conformidade aplicáveis no momento da
retirada. A decisão só pode ser tomada por um certificador. O cliente não tem autorização para celebrar
novos contratos Fairtrade, nem para cumprir os contratos existentes.
5
Reentrada após um cancelamento da certificação devido a
não conformidade/não pagamento das taxas de
certificação/cancelamento da certificação voluntário
Os clientes que tiveram seus certificados cancelados podem recandidatar-se à certificação Fairtrade, no
entanto, aplicam-se as seguintes condições:
a. Se o cliente quiser reentrar no Sistema de Certificação Fairtrade após 12 meses a contar da data da
perda da certificação, o cliente precisa se submeter ao processo de pedido novamente e é
redirecionado ao respectivo Assistente de Candidaturas (consulte CERT Application SOP para mais
informações).
b. Se o cliente quiser reentrar no Sistema de Certificação Fairtrade dentro de 12 meses a contar da
data da perda da certificação, o cliente deve pagar todas as taxas de certificação pendentes desde o
período antes da perda da certificação.
1
Transações comerciais Fairtrade que tenham tido lugar nos doze meses anteriores, as quais podem ser demonstradas
com evidências documentais.
2
O ônus recairá sobre o operador suspenso para demonstrar o volume do ano anterior, comercializado com um
comerciante em particular, durante a próxima auditoria.
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c.
O cliente deve se submeter a uma auditoria antes de voltar a entrar no Sistema de Certificação
Fairtrade. A ordem de auditoria é criada de acordo com o ciclo de certificação que o cliente passou
por último (por exemplo, se o cliente perdeu a certificação no quarto ano de certificação, a primeira
auditoria antes da reentrada será realizada com base nos critérios de conformidade aplicáveis ao
terceiro ano de certificação).
6 Candidaturas para extensão de escopo
Os clientes já certificados podem desejar estender o escopo da sua certificação. Isto é possível a qualquer
altura do ciclo de certificação, mas os clientes, nos casos seguintes, necessitam candidatar-se à FLOCERT
e receber a aprovação antes de efetivamente realizar negócios Fairtrade sob uma alargamento de escopo.
6.1
Extensão de escopo para produtores
Os produtores que detenham um certificado Fairtrade devem informar ao analista de certificação sobre seu
desejo de estender o escopo da certificação e receber a aprovação caso desejem:
• Acrescentar um novo produto à sua atividade Fairtrade: Isto está especialmente relacionado com novas
categorias de produtos, mas, também, vários tipos de produtos precisam de uma permissão especial
mesmo que o produtor já esteja cultivando um produto na mesma categoria de produto. Produtores
devem verificar com a FLOCERT se um novo produto precisa efetivamente de ser aprovado.
• Acrescentar uma nova organização-membro / plantação / propriedade à sua atividade Fairtrade: Esta
seção aplica-se somente às organizações de pequenos produtores de 2º e 3º grau ou a empresas
multi-plantações que limitaram a sua certificação Fairtrade a um número selecionado de organizaçõesmembro / propriedades afiliadas. Não se aplica a estruturas de plantações únicas ou àquelas
estruturas múltiplas em que todas as organizações / propriedades fazem parte dos negócios Fairtrade.
• Acrescentar uma nova função / serviço comercial: Produtores certificados podem candidatar-se para
adicionar a função de comerciante ao seu certificado caso exportem produtos certificados Fairtrade em
nome de outras entidades certificadas e/ou se eles compram produtos de outros produtores
certificados.
O processo para candidatar-se a extensão de escopo será o seguinte:
1. O produtor envia a solicitação de alargamento de escopo para o analista de certificação FLOCERT
aplicável.
2. Dentro de 5 dias úteis, a FLOCERT verifica se o produto / organização-membro / plantação adicional se
enquadra no escopo Fairtrade e é teoricamente certificável.
3. O analista de certificação avalia a necessidade de uma auditoria física antes da alteração do escopo da
certificação para assegurar a conformidade com os requisitos Fairtrade.
4. Não se cobra qualquer taxa pela alargamento de escopo no momento do envio da candidatura a
FLOCERT. No entanto, a taxa de certificação aplicável é cobrada juntamente com a próxima fatura anual
do operador (detalhes podem ser encontrados na lista de taxas da FLOCERT conforme publicada no site
da FLOCERT: www.flo-cert.net Fairtrade certification Certification fees)
5. Se o produto solicitado estiver fora do escopo da certificação Fairtrade ou a nova organização-membro /
plantação não for certificável, a candidatura para a extensão de escopo é recusada.
6. Se o produto solicitado estiver dentro do escopo da certificação Fairtrade e a nova organização-membro /
plantação for certificável, a extensão de escopo é:
• aprovada, com base na avaliação conduzida sem que haja uma auditoria prévia no local e confirmada
por um certificado alterado. O novo produto / organização-membro / plantação será auditado durante a
próxima auditoria normal do operador.
OU
• com base na avaliação conduzida, considera-se necessária uma auditoria física antes de se tomar a
decisão final. Neste caso, o analista de certificação irá solicitar uma auditoria adicional que cubra o
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novo produto / organização-membro / plantação / função comercial. Esta auditoria será cobrada da
mesma forma que uma auditoria de acompanhamento. A FLOCERT tomará a decisão final sobre a
extensão de escopo com base nos resultados da auditoria. Mediante uma auditoria bem-sucedida, o
produto / organização-membro / plantação / função comercial adicional será incluído no certificado
Fairtrade existente.
7. A FLOCERT confirmará a alargamento de escopo enviando um certificado Fairtrade alterado para o
produtor. O produtor somente tem autorização para cultivar e comercializar o novo escopo sob
condições Fairtrade quando tiver recebido esse certificado FLOCERT alterado. A validade do certificado
Fairtrade original permanece inalterada e o ciclo de certificação regular será mantido.
8. Produtores certificados que estenderem seu escopo de certificação para incluir a função comercial
comerciante: Será cobrado um adicional de 15% da taxa de certificação anual dos produtores para cobrir
os custos de realização da auditoria de comerciantes adicional em sua próxima auditoria regular
(detalhes podem ser encontrados na lista de taxas FLOCERT conforme publicado no site da FLOCERT:
www.flo-cert.net Fairtrade certification Certification fees. Se um produtor começou a comprar
produtos certificados Fairtrade de outras entidades certificadas e/ou iniciou a comercialização de
produtos Fairtrade em nome de outras entidades certificadas antes de receber um certificado Fairtrade
alterado ou uma Permissão para Comercializar que indique a sua segunda função comercial como
comerciante, será cobrada a taxa de certificação anual em uma base pro-rata multiplicada por dois
referindo-se a data da primeira transação Fairtrade.
6.2
Extensão de escopo para comerciantes
Os comerciantes que detenham um certificado Fairtrade devem informar ao analista de certificação sobre
seu desejo de estender o escopo da certificação e receber a aprovação caso desejem:
• Acrescentar uma nova categoria de produto à sua atividade Fairtrade.
• Acrescentar uma entidade adicional à sua atividade Fairtrade.
• Acrescentar uma nova função à sua atividade Fairtrade.
O processo para candidatar-se a alargamento de escopo será o seguinte:
1. O comerciante envia a candidatura para a alargamento de escopo para o analista de certificação
FLOCERT aplicável.
2. Dentro de 5 dias úteis, a FLOCERT verifica se a categoria de produto / entidade / função adicional se
enquadram no escopo Fairtrade e é teoricamente certificável.
3. Não se cobra qualquer taxa pela alargamento de escopo no momento do envio da candidatura a
FLOCERT (exceto na avaliação do indicador social no caso dos operadores de algodão). No entanto, a
taxa de certificação aplicável para um produto / entidade adicional será cobrada juntamente com a
próxima fatura anual do operador (detalhes podem ser encontrados na lista de taxas da FLOCERT
conforme publicada no site da FLOCERT: www.flo-cert.net Fairtrade certification Certification fees)
4. Se a solicitação estiver fora do escopo Fairtrade, a candidatura para a extensão de escopo é recusada.
5. Se o produto solicitado estiver dentro do escopo Fairtrade, a extensão de escopo é aprovada pela
FLOCERT sem auditoria física e confirmada por um certificado Fairtrade alterado. A extensão de escopo
será auditada durante a próxima auditoria regular.
O comerciante somente terá autorização para realizar negócios Fairtrade sob o novo escopo quando tiver
recebido a confirmação da FLOCERT e um certificado Fairtrade alterado. A validade do certificado Fairtrade
original permanece inalterada e o ciclo de certificação regular será mantido.
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7 Direito de recurso
Caso um cliente não concorde com a avaliação ou com a decisão de certificação tomada pela FLOCERT,
tem o direito de pedir um recurso ou solicitar a revisão da avaliação. Para mais informações, os clientes
devem consultar o Procedimento de Apelo e Revisão oficial da FLOCERT (QM Appeals&Review SOP)
conforme publicado no site da FLOCERT: www.flo-cert.net Fairtrade certification Appeals and
allegations.
8 Processo de auditoria, avaliação e certificação
O próximo capítulo pretende oferecer uma visão geral de alto nível sobre o processo de auditoria, avaliação
e certificação da FLOCERT.
8.1
Auditoria
8.1.1 Agendamento e preparação da auditoria
É realizado um cenário contínuo de datas preliminares para as auditorias no Ecert, assim o cliente tem a
opção de consultar as próximas auditorias e o nome do auditor destacado no portal Ecert. No final do ano,
as possíveis datas destas auditorias serão confirmadas ou alteradas de acordo com um planejamento anual
de auditorias segundo o qual as auditorias poderão aglomerar-se numa região.
Antes de cada auditoria, o analista responsável pela certificação entrega os Termos de Referência (TR) ao
auditor destacado para a auditoria no Ecert, os quais definem o âmbito da auditoria.
O auditor contata o cliente para que possam escolher uma data que seja conveniente a ambas as partes.
Neste momento, o cliente também recebe informações sobre qualquer observador potencial que
acompanha o auditor, se aplicável (ver AM Observed Audit ED). Quando chegado a um acordo em relação
à data da auditoria, o auditor fornece a carta de preparação da auditoria ao cliente, a qual contém
informação detalhada sobre o âmbito e o curso da auditoria.
Em Auditorias Não-anunciadas o auditor não envia a carta de preparação da auditoria para o cliente. O
analista de certificação responsável fornece ao auditor designado a carta CERT UnannouncedAudit FO
(assinada pelo Gerente Regional), a ser entregue ao cliente pelo auditor no momento da chegada ao local.
8.1.2 Execução de uma auditoria
O auditor avalia o desempenho do cliente com relação aos critérios de conformidade da FLOCERT durante
a auditoria. Exige-se que o cliente aceite auditorias anunciadas e não anunciadas nas instalações, incluindo
em instalações subcontratadas, e forneça toda a informação solicitada que seja necessária para demonstrar
a conformidade com os Critérios Fairtrade. Para se verificar a conformidade com os Critérios Fairtrade, o
auditor pode exigir o acesso a outros documentos visitas de campo, entrevistas, verificações de stock, entre
outros.
8.1.3 Reunião de encerramento
Exige-se que o auditor redija um relatório de encerramento com todas as não conformidades detectadas e
que o apresente durante a reunião de encerramento, realizada no final da auditoria. Durante esta reunião de
encerramento, o auditor explica todas as não conformidades ao cliente e também o informa sobre a
pontuação alcançada nos Critérios de Desenvolvimento (somente aplicável a auditorias de renovação de
Organizações de Pequenos Produtores e Produção por Contrato).
O cliente é requisitado a sugerir medidas corretivas que pretendem corrigir as não conformidades
detectadas. O auditor não está autorizado a dar conselhos ao cliente sobre como resolver as não
conformidades. No entanto, mediante pedido do cliente, o auditor está autorizado a dar exemplos práticos
de ações postas em prática por outros clientes em situações semelhantes. O auditor deve apresentar pelo
menos dois exemplos práticos ao cliente e adicionalmente, o auditor poderá indicar ao cliente que talvez
haja outras soluções, como forma de evitar o risco de consultoria.
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Após a auditoria, os resultados, incluindo as medidas corretivas propostas pelo cliente, serão transmitidos à
FLOCERT pelo auditor.
Auditores geralmente têm 14 dias para enviar o relatório de auditoria a FLOCERT.
8.2
Avaliação
Após a recepção dos resultados da auditoria, o analista responsável pela certificação controla a qualidade
do relatório de auditoria e executa uma verificação de plausibilidade de todos os números indicados. O
avaliador tem o direito de alterar, confirmar ou eliminar não conformidades identificadas pelo auditor. Não
conformidades também podem ser acrescentadas caso os documentos de apoio fornecidos após a auditoria
ofereçam evidências de apoio. Subsequentemente, todas as não conformidades serão confirmadas ao
cliente no prazo de 60 dias após a recepção do relatório de auditoria do auditor
Numa auditoria de renovação de uma Organização de Pequenos Produtores, Trabalho Contratado e
Produção por Contrato, o Relatório dos Critérios de Desenvolvimento (CD) com a pontuação individual de
cada critério de desenvolvimento é entregue ao cliente no momento da confirmação de não conformidades.
A pontuação média dada pelo auditor no Relatório dos Critérios de Desenvolvimento não será alterada pelo
avaliador.
Caso o cliente não tenha proposto medidas corretivas durante a reunião de encerramento, é definido um
prazo de 1 mês para a apresentação de sugestões de medidas corretivas à FLOCERT.
O analista responsável pela certificação é requerido a avaliar as medidas corretivas propostas e assegurar a
sua adequabilidade para alcançar a conformidade com os Critérios Fairtrade no prazo de 14 dias.
Ao confirmar que as medidas corretivas foram aceitas, o avaliador informa ao cliente sobre as evidências
objetivas e os respectivos prazos. O prazo para cumprir as medidas corretivas é de 45 dias para
Comerciantes e 4 meses para Organizações de Produtores. Dependendo da natureza da não conformidade,
o avaliador pode definir uma revisão documental ou uma auditoria de acompanhamento como método de
confirmação.
Quando o operador submeter as evidências objetivas solicitadas, exige-se que o avaliador avalie a
informação recebida no prazo de 1 mês e que transmita uma recomendação de certificação ao auditor.
8.3
Certificação
O certificador realizará uma revisão geral do caso e tomará uma decisão de certificação com base na
informação fornecida pelo avaliador no prazo de 14 dias. Uma decisão de certificação positiva só poderá ser
tomada quando todas as não conformidades estiverem resolvidas.
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8.4
Visão geral do processo
O diagrama de fluxo de operações abaixo oferece uma visão geral do processo de certificação e da lógica
das suas decisões.
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9 Referências
•
Procedimento Operativo Padrão para Auditorias (AM Audit SOP)
•
Procedimento Operativo Padrão de Apelo & Revisão (QM Appeals&Review SOP)
•
Listas Públicas de Critérios de Conformidade (Public Compliance Criteria List)
•
Critérios Fairtrade
•
Política de Pequenos Licenciados (TC SmallLicenseePolicy ED)
•
Auditoria Observada (AM ObservedAudit ED)
•
Aprovação do Cliente para Auditoria Observada (AM ObservedAuditCustomerApproval FO)
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10 Histórico de alterações
Versio Author /
n
Reviser
Date
approved
Changes
10
F.
01/10/2008
Brinkschneider
Primeira versão
……
……
……
……
20
I. Markova
06/09/2010
Suspensões consecutivas motivadas pela mesma razão
conduzem ao cancelamento da certificação imediato, é feita
referência às “Instruções de Trabalho (IT) do Procedimento de
Suspensão”, auditorias de fiscalização a certificações de
comerciantes só após o pagamento da taxa anual, se por
qualquer razão não puder haver uma auditoria de fiscalização
no espaço de um ano, o ciclo de certificação é seguido na
mesma e esquece-se a auditoria, o processo de candidatura de
operadores já certificados é incluído, não há Autorização de
Comercialização sem auditoria para operadores que
comercializaram sem a autorização, descontinuam-se as
candidaturas se não houver resposta dentro de 3 meses, foi
introduzida a Seção 2.4 sobre certificados, os operadores têm
de propor medidas corretivas mesmo em casos de NC maiores,
a seção 6.2.2 foi reduzida pois as auditorias computadorizadas
são explicadas no procedimento operativo padrão das
auditorias
21
K. Mercier
28/02/2011
Foi retirada informação sobre o processo de candidatura,
incluindo sobre a “Autorização de Comercialização” (transferida
para o POP de Candidatura a CERT); toda a estrutura do
documento foi alterada: a descrição do processo geral foi
substituída pela descrição das fases inicial, de renovação e de
fiscalização; a descrição do processo é apenas superficial com
referência as IT da Certificação CERT que fornecer mais
detalhes do processo; seção separada sobre sanções; o
diagrama sobre o fluxo de operações dos processos foi revisto;
foi introduzido o conceito de “relações comerciais existentes”
para as suspensões introduzidas; foi retirada a referência à
responsabilidade do analista de providenciar a tradução do
relatório de auditoria para a principal língua local
22
K. Mercier
09/06/2011
Seções 4.1 e 4.2 foram alteradas para incluírem situações em
que ocorram a Recusa de Candidatura e Retirada da A de C e
Recusa de Certificação ao operador / Seção 3.2.1: os
operadores podem saltar uma fiscalização se satisfizerem
determinados critérios definidos pela matriz de risco do POP de
Auditorias / Seção 3.2.1: Os CC das auditorias iniciais, de
renovação e fiscalização diferem
23
S. Kumar
16/08/2011
A seção 3.4 especifica o conceito de Autorização de
Comercialização (AC) para comerciantes e a nova AC para
produtores, 3.2.2 alterado de acordo com a nova versão (11) do
documento TC SmallLicenseePolicy ED
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24
J.
Bellinghausen
07/10/2011
Seções 3.1, 3.2, 3.2, 3.4 e 7.2: Integração do documento de
reflexão SCORE para as Organizações de Pequenos
Produtores / Seção 3.3.1: Foi retirada a referência ao relatório
de análise de falhas / Seção 5: São definidos os termos para a
recandidatura após o cancelamento da certificação / Seção 7.2:
Novos prazos para a entrega de EO de acordo com o projeto
PIP implementado / Seção 4.2: Introduzidas as suspensões
com base em alegações / Seção 4.2: Incluída nova regra,
suspensão devida à não apresentação de MC adequadas /
Seção 4.3: Decisão sobre a repetição de não conformidades
maiores, tal como foi decidido na reunião sobre MC de 27 de
Julho
25
J.
Bellinghausen
02/05/2012
Seção 7.2: Substituído produtor inicial por produtores
candidatos.
Seção 3.3.1: Nova abordagem de Auditoria implementada/ uma
auditoria de supervisão
Seção 3.3.1: Auditorias Comerciais agora podem
ser organizadas antes que a taxa anual seja paga
Seção 3.2 ff: Sistema Score estendido para Produção Contrato
Seção 3.4: Mudança nas regras para clientes com 2 serviços
implementados
Seção 4.1: Incluído que a PPC pode ser retirada caso as
propostas de MC não sejam enviadas em tempo.
Seção 4.2: Incorporado um período de suspensão reduzido
para propostas de MC e apresentação de EO.
Seção 7: cronogramas adaptados para avaliar a EO de 14 a 21
dias e cronograma para a certificadora tomar uma decisão de
14 para 7 dias.
26
C. Núñez
14.06.2013
Seção 3.3.1: A categorização do risco é revista todos os anos
com o intuito de definir se é ou não necessário levar a cabo
uma segunda auditoria de supervisão no local. Exemplos de
critérios possíveis para definir “risco elevado”. A primeira
auditoria de renovação tem lugar no terceiro ano após a
auditoria inicial.
Seção 3.4: Os produtos listados no certificado são aqueles que
um produtor pode vender e que um comerciante pode comprar
como Fairtrade.
Seção 3.5.2: Prazo para cumprir as MC após a emissão de uma
AC para os produtores são 4 meses após a avaliação.
Seção 4.1: AC pode ser retirada caso a suspensão da AC não
seja levantada dentro do espaço de tempo previsto.
Seção 4.2: Esta secção também se aplica à suspensão da AC.
O prazo para cumprir as MC são 5 meses e o prazo para a
avaliação e levantamento da suspensão é um mês (período
total de suspensão de 6 meses).
Seção 4.3: Descertificação devido a MC insuficientes ou em
falta e OE só pode ocorrer após a suspensão.
Seção 5: Esta secção também inclui a remoção da AC e
cancelamento de certificação voluntário.
Seção 7.4: diagrama mostra que uma AC pode ser suspensa.
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27
D. Rosado
30.01.2014
Seção 3.2: Adicionado Trabalho Contratado à configuração com
Requisitos Centrais e de Desenvolvimento.
Seção 3.4: Adicionado Trabalho Contratado à configuração com
Requisitos Centrais e de Desenvolvimento.
Seção 4: Razões Adicionais para o Cancelamento da PPC,
Suspensão e Cancelamento do Certificado foram incluídos.
Seção 7.1: Não-anunciada incluída no 7.1.1.
Seção 7.2: Alterados prazos de Avaliação.
28
M.
15.12.2014
Seifert/K.Merci
er
Seção 3.4: adicionado: compartilhar documentos de certificação
com terceiras partes apenas na íntegra
Seção 4.2: adicionado: referência à certificação Fairtrade não
permitida enquanto sob suspensão
Seção 7.1.1: nota adicionada sobre envio de observadores
29
D. Rosado
T. GlammertKuhr
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18.12.2014
Seção 4: Adicionado Comercialização de clientes antes da PC
Seção 4.2: Mudadas regras sobre Suspensões
Seção 4: Regras adicionadas sobre reentrada de clientes após
a perda da certificação
Seção 6: Detalhes sobre a extensão de escopo adicionados
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