DEFINIÇÃO DO CIRCUITO DE ARRECADAÇÃO DAS RECEITAS E DA AUTORIZAÇÃO DA DESPESA
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
1. RECEITAS
Constituem receitas do agrupamento as seguintes:
a. Dotações do orçamento de estado (FOFI-111)
b. Dotações com compensação em receita (FOFI-123): saldo da gerência anterior;
propinas, emolumentos e multas referentes à prática de atos administrativos;
subsídios ou verbas concedidas por entidades públicas ou privadas; outras
receitas.
c. Fundo Social Europeu (FOFI-242).
1.1 Processamento da receita
As receitas previstas na alínea b) do ponto 1 podem ser liquidadas pelos seguintes
serviços: tesouraria, coordenadoras de estabelecimento, organizadores de visitas
de
estudo
ou
de
outras
atividades;
responsável
pela
papelaria/reprografia/bufete; responsável pelo PBX.
1.2 No final do dia, os montantes arrecadados são entregues na tesouraria,
juntamente com uma guia de recebimento emitida pelo respetivo serviço,
devolvendo a tesouraria uma cópia devidamente assinada.
1.3 Caso os montantes arrecadados no dia não ultrapassem os 200€ podem ser
entregues quando se perfizer esta quantia, sendo que não se pode exceder o
prazo de uma semana.
1.4 Sempre que a receita for liquidada diretamente pela tesouraria, o recebimento é
registado em programa informático e emitido o respetivo recibo.
1.5 São competências do tesoureiro:
a. Registar os recebimentos;
b. Imprimir a folha de cofre e proceder ao seu arquivo;
c. Remeter à assistente técnica responsável pela contabilidade os documentos
certificadores das receitas arrecadadas.
1.6 São competências da assistente técnica responsável pela contabilidade:
a. Proceder à reconciliação entre os documentos referidos em 1.5c) e os
montantes registados informaticamente;
b. Imprimir o diário de movimentos e proceder ao seu arquivo.
2. DESPESAS
Os procedimentos para aquisição de bens e despesas no agrupamento obedecem à lei
em vigor, nomeadamente a observância pelo DL n.º197/99, de 8 de junho e o DL
n.º18/2008 (Código dos contratos públicos), bem como o cumprimento da Lei n.º
8/2012, de 21 de fevereiro. Sempre que os valores de despesa o justifiquem a
subdiretora efetuará consultas aos fornecedores conforme previsto no código dos
contratos públicos.
O processamento de despesa com a aquisição de bens ou serviços envolve as seguintes
operações:
2.1 Relação de necessidades – A relação de necessidades pode ser elaborada pelos
coordenadores de departamento, coordenadores de projetos, coordenadoras de
estabelecimento, coordenadoras de ciclo, encarregada das assistentes
operacionais (material de expediente e limpeza, serviços de manutenção),
assistente operacional responsável pelo bufete/papelaria/reprografia, assistente
técnica responsável pelo economato. A relação de necessidades é feita em
modelo próprio, sendo obrigatória a fundamentação da necessidade.
2.2 O responsável pelo economato recebe a proposta e verifica a sua existência em
armazém. Caso o bem requisitado exista em armazém, submete a requisição à
entidade competente para autorizar a despesa.
Aprovado em reunião de conselho administrative em 23/03/2011
2.3 Após a devida autorização disponibiliza o bem ao requisitante, obtendo a
assinatura comprovativa dessa entrega.
2.4 Caso não exista o respetivo bem em armazém converte a requisição em requisição
externa e remete à chefe de serviços administrativos para a respetiva
cabimentação, procedendo à atribuição de um número sequencial de
cabimentação.
2.5 A chefe de serviços administrativos submete as propostas de aquisição ao
conselho administrativo para autorização da despesa, com registo do
compromisso, de acordo com os fundos disponíveis para o trimestre (em
observância da Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro), e escolha prévia do tipo de
procedimento a adotar, tendo em conta os critérios fixados na lei.
2.6 A chefe de serviços administrativos informa a assistente técnica responsável pela
contabilidade dos compromissos assumidos e respetivas cabimentações, para que
se proceda à cativação dos valores estimados nas respetivas rubricas.
2.7 A chefe de serviços informa o responsável pela aquisição que a despesa foi
autorizada, que procederá à consulta do mercado, sempre que tal for exigível, de
acordo com o tipo de procedimento escolhido e as normas legais aplicáveis.
2.8 Selecionado o fornecedor do bem ou o prestador do serviço, o assistente técnico
responsável emite a nota de encomenda em duplicado onde constará o número de
compromisso assumido, enviando-o ao fornecedor e cópia à assistente técnica
responsável pela contabilidade.
2.9 O serviço requisitante recebe, confere e certifica a realização da despesa,
remetendo a guia de remessa ao responsável pela contabilidade.
2.10
O responsável pela contabilidade recebe a fatura acompanhada do original da
nota de encomenda original, onde consta respetivo número de compromisso,
confrontando os elementos da fatura com o conteúdo da requisição. De seguida,
regista a fatura na contabilidade patrimonial e procede ao registo na ficha de
inventário e cadastro, sempre que se trate de bens sujeitos a inventariação.
2.11
O responsável pela tesouraria verifica as condições necessárias ao pagamento
(cabimentação, autorização da despesa com número de compromisso, guia de
remessa conferida pelo serviço requisitante, fatura emitida pelo fornecedor com
número de compromisso), efetuando as ordens de pagamento. De seguida regista
o pagamento na folha de caixa e no final do dia elabora o diário de tesouraria que
remete ao responsável pela contabilidade com as respetivas ordens de
pagamento.
2.12
O responsável pela contabilidade recebe e confere os documentos, efetuando
os registos contabilísticos necessários. Arquiva os documentos por ordem
cronológica, arquivando as ordens de pagamento, no final do mês, por
classificação económica da despesa.
Aprovado em reunião de conselho administrative em 23/03/2011