NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
SUMÁRIO
Conteúdo
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS ................................................................ 4
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO .................................................................................................... 4
ORIGEM E HISTÓRICO......................................................................................................................................... 4
Idade Antiga ......................................................................................................................................................... 5
Idade Média .......................................................................................................................................................... 6
Idade Moderna ..................................................................................................................................................... 6
Idade Contemporânea .......................................................................................................................................... 7
FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS................................................................................................................... 7
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS ............................................................................................................................... 8
Classificação segundo as entidades mantenedoras ............................................................................................. 8
Classificação segundo a natureza dos documentos ............................................................................................. 8
Classificação segundo os estágios de sua evolução ............................................................................................. 8
Classificação segundo à extensão de sua atuação ............................................................................................... 8
PRINCÍPIOS................................................................................................................................................................ 8
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos ......................................................................................... 8
Princípio da Cumulatividade ................................................................................................................................. 9
Princípio da Indivisibilidade .................................................................................................................................. 9
Princípio da organicidade ..................................................................................................................................... 9
Princípio da Unicidade .......................................................................................................................................... 9
Princípio do Respeito à Ordem Original ............................................................................................................... 9
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS.............................................................................. 9
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA ............................................................................................................. 9
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) ..................................................................................... 9
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 10
QUANTO À NATUREZA............................................................................................................................................ 10
QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA ........................................................................................................................... 11
QUANTO AO GÊNERO ............................................................................................................................................. 11
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA .................................................................................................................................. 11
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 16
NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA ............................................................................................... 16
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ............ 18
RECEBIMENTO ........................................................................................................................................................ 19
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
REGISTRO ................................................................................................................................................................ 19
AUTUAÇÃO ............................................................................................................................................................. 19
CLASSIFICAÇÃO ....................................................................................................................................................... 19
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO ..................................................................................................................................... 19
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO) .................................................................................................. 19
PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS..................................................................................... 19
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 20
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 20
VALOR DOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 20
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21
DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21
TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................................................................................. 21
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 23
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................... 23
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO. ............................................................................................................ 23
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL ........................................................................................................... 23
MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS ........................................................................................................................... 24
MÉTODO ALFABÉTICO ............................................................................................................................................ 24
Regras de Alfabetação ........................................................................................................................................ 25
MÉTODO NUMÉRICO .............................................................................................................................................. 27
Método Numérico Simples ................................................................................................................................. 27
Método Numérico‐Cronológico ......................................................................................................................... 28
Método Numérico‐dígito‐terminal ..................................................................................................................... 28
MÉTODO GEOGRÁFICO .......................................................................................................................................... 28
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) ............................................................................................................... 29
Aplicação Prática do Método Ideográfico .......................................................................................................... 30
ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO ............................................................................................................... 31
NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS............................................................................................................... 32
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED .................................................................................... 32
CERTIFICAÇÃO DIGITAL ........................................................................................................................................... 32
CRIPTOGRAFIA .................................................................................................................................................... 32
ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE PÚBLICA ........................................................................................ 33
CONFIDENCIALIDADE.......................................................................................................................................... 33
AUTENTICIDADE ................................................................................................................................................. 33
ASSINATURA DIGITAL ......................................................................................................................................... 33
2
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO ELETRÔNICO ..................................................................................... 34
CERTIFICADO DIGITAL ......................................................................................................................................... 34
RESPONSABILIDADE ............................................................................................................................................ 35
VALIDADE............................................................................................................................................................ 35
DIGITALIZAÇÃO ....................................................................................................................................................... 36
MICROFILMAGEM................................................................................................................................................... 36
LEGISLAÇÃO ................................................................................................................................................................ 37
Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras
providências. .......................................................................................................................................................... 37
Decreto 4.073, de 03/01/2002 – Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional
de arquivos públicos e privados e dá outras providências..................................................................................... 39
Decreto 4.915, de 12/12/2003 – Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da
Administração Pública Federal, e dá outras providências...................................................................................... 43
Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. ............. 45
Decreto 1.799, de 30/01/1996 – Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e dá outras providências. ...................................................................................................... 46
Resolução Conarq 10, de 06/12/1999 – Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem
utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. .............................................................. 48
Decreto 4.553, de 27/12/2002 – Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais
sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá
outras providências. ............................................................................................................................................... 51
Resolução Conarq 14, de 24/10/2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução 4, de 28/03/1996,
que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:
Atividades ‐ Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos
na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades ‐ Meio da
Administração Pública. ........................................................................................................................................... 58
ÉTICA PROFISSIONAL .................................................................................................................................................. 59
Código de Ética do Arquivista – Conselho Internacional de Arquivos .................................................................. 59
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E
PRINCÍPIOS
seus objetivos, visando a utilidade que poderão
oferecer no futuro”.
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE:
CONCEITO
Heloísa Almeida Prado define arquivo como
O arquivo de uma instituição funciona como o
guardião das informações ali existentes. Para entendermos
o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três
conceitos básicos que integram a área: informação, suporte
e documento.
“a reunião de documentos conservados,
visando à utilidade que poderão oferecer
futuramente”, destacando que, “para ser
funcional, um arquivo deve ser planejado,
instalado, organizado e mantido de acordo com
as necessidades inerentes ao setores” e que
“para realizar o trabalho de arquivamento, o
arquivista precisa conhecer a natureza do
arquivo que lhe será entregue”.
Informação: pode ser definida como idéia ou
conhecimento.
Suporte: meio no qual a informação é registrada.
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado
para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais
utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o
pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados.
Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática,
é cada vez maior o número de instrumentos capazes de
servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais
utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita
VHS.
Ao analisarmos tais definições, poderemos concluir
que:
1 – Os documentos de arquivo, além de serem
produzidos pela instituição, podem também ser
recebidos pela mesma;
2 – Os documentos de arquivo podem estar
registrados em variados suportes e serem de
vários
gêneros
(textual,
iconográfico,
audiovisual...), ao contrário da idéia básica de
que documentos de arquivo seriam basicamente
no gênero textual e em suporte papel. Alguns
documentos, inclusive, têm seu suporte alterado
pelos arquivos, visando garantir a permanência
das informações ali depositadas (processo de
microfilmagem, mudança de mídia de
documentos digitais etc) ;
Documento: é toda informação registrada em um
suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e
pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida
e pensamentos do homem numa determinada época ou
lugar.
No momento em que o indivíduo registra uma
informação em um suporte, dá origem a um documento.
Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos
criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a
necessidade de se criarem técnicas que permitissem
organizar esta massa documental de forma a permitir sua
imediata localização quando necessário. A partir de então
surgiram os primeiros arquivos.
O termo arquivo pode também ser usado para
designar:
• conjunto de documentos;
• móvel para guarda de documentos;
• local onde o acervo documental deverá ser
conservado;
• órgão governamental ou institucional cujo
objetivo seja o de guardar e conservar a
documentação;
• títulos de periódicos – geralmente no plural,
devido à influência inglesa e francesa.
Quanto à conceituação moderna, Solon Buck,
arquivista dos EUA assim definiu:
“Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros”.
ORIGEM E HISTÓRICO
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo
como sendo:
Sendo a Suméria, por volta de 3300 a.C., um pólo
comercial havia o surgimento de muitas contas, elaboração
de registros etc. assim dando origem às escrituras e aos
arquivos.
“a acumulação ordenada dos documentos, em
sua maioria textuais, criados por uma
instituição ou pessoa, no curso de sua
atividade, e preservados para a consecução de
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Segundo Manuel Romero Tallafigo a história dos
arquivos está dividida em duas etapas: Antigo Regime e
Novo Regime. Tendo a Revolução Francesa como pontapé
inicial para a Soberania Nacional, isto é, os arquivos como
uma propriedade da nação.
O material mais usado no Egito era o papiro.
Também havia a existência de outros materiais para
registro. Os egípcios usavam como suporte couro de
animais, madeira, tabletes de argila, pedaços de cerâmica
etc.
Idade Antiga
Devido à leis como o registro de transações
comerciais e outros, a constante elaboração de decretos
por parte do faraó, havia uma crescente acumulação de
documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de
organização destes documentos. Na época havia a divisão
em quatro departamentos.
Como característica geral, na Idade Média, não
existia uma divisão dos arquivos em correntes e
intermediários gerando um princípio de que o arquivo é
considerado todo o tipo de documento.
Na Mesopotânia e Síria os documentos eram
basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou
marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades
administrativas. No caso da madeira o conteúdo (a escrita)
não era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma
pequena camada de cera onde era feita a impressão. A
argila atendia ao público do comércio com registros de
impostos e balancetes comerciais. Era de fácil manejo e
tinha forma quadrada com as pontas arredondadas.
Ernst Posner sugere três tipos de arquivamento dos
tabletes. Primeiramente ele se refere ao ordenamento dos
tabletes em filas horizontais. Depois sugere um sistema de
estantes abertas onde serão colocados os tabletes um ao
lado, encostado no outro da mesma forma que livros em
bibliotecas. Por último ele indica a guarda dos tabletes em
caixas de madeiras ou argila onde os tabletes eram
identificados.
papiro
Os tabletes que têm sido encontrados estão
revelando várias correspondências entre muitos povos
revelando o valor dos arquivos para a sociedade.
A Grécia, segundo Aristóteles, tinha grande
afinidade com os arquivos pois sua política se identifica
com os princípios arquivísticos.
Tablete de argila
Com o material mais usado sendo o papiro podiam
ser conservados em nichos. Devido a resistência os
documentos importantes eram impressos em tabletes de
madeira ou bronze.
O único estabelecimento arquivístico registrado na
época na Grécia era o Metroon de Atenas. Onde eram
guardados os documentos privados e públicos (autógrafos
- documentos originais, antígrafos - cópias documentais).
Segundo Posner na Grécia já havia uma distinção
entre arquivo corrente e não corrente.
A história do arquivo romano tem sido dividida nas
etapas da República e Império.
Independente da etapa o material mais usado era o
tablete de argila, pois era barato e de fácil obtenção na
Itália. Os papiros e pergaminhos também eram usados,
porém em menor quantidade. Em Roma podemos ver a
existência de arquivos privados situados dentro de
residências.
No Egito a existência dos documentos está
fortemente ligada ao Estado burocrático, que articula os
documentos tanto para a administração quanto para o
registro e aplicação de suas leis.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Idade Média
Com a instituição da República o Arquivo Central
do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava
tabletes públicos e atas do senado (leis, decretos, sensos,
cópias de projetos etc.)
Devido às invasões dos bárbaros-germanos quase
todos os arquivos foram destruídos.
O período compreendido entre os séc. V e X foi o
trecho da história onde mais se destruíram arquivos e a
época onde havia poucas pessoas que praticavam a
atividade arquivística.
Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se,
contudo os tabletes nunca desapareceram.
Devido a centralização do poder o Tabularium
(lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu
caráter de arquivo público, pois os documentos passaram a
ser de interesse somente do império.
Com a expansão árabe para o Ocidente através da
conquista da Espanha e a técnica de produção de papel,
algumas práticas arquivísticas já se tornaram usuais, mas
não havia nenhum Arquivo na Europa.
Com a divisão do império e Ocidental e Oriental
houve um crescente aumento do número de documentos
provocando uma grande desorganização onde não se
encontrava determinados documentos, obrigando os
oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para
obter cópias de documentos não encontrados.
Um fator que determinou o ressurgimento do
arquivo na Europa foi a implantação de estudos voltados à
Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de
registro como os documentos e os arquivos.
Os arquivos foram surgindo de forma independente.
A China tem arquivos de documentos ligados à
dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de
tartaruga assim como ossos de animais principalmente o
omoplata bovino. Esse tipo de escritura é denominada
jinwen.
No séc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos
registros, formando grandes acervos perante as corte
soberanas.
Idade Moderna
Com constantes evoluções no suporte da escrita a
China é marcada por essas mudanças. A Cai Lun foi
atribuído o caráter de inventor do papel. Ele era um
servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com
o baixo custo foi levado para o ocidente pelos árabes
dando origem à produção de um grande volume de
documentos. A partir daí deu-se início à preocupação com
as técnicas de preservação e restauração.
O Estado continua usando o arquivo como um
instrumento para o governo e de administração de muita
importância para a organização. Para muitos estados ou
impérios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em
relação a seus bens contratuais, decretos etc.
Já havia a preocupação com que iria manusear os
documentos. Também havia uma preocupação na criação
de cópias para o empréstimo de documentos, limpeza dos
documentos, ordem de classificação e regras para o acesso
evitando a deterioração dos originais.
Na África não vamos nos deparar com grandes
acervos arquivísticos, mas com a - tradição oral -. Em
Senegal existe um método de preservação da memória
muito interessante, o Cantante. Neste método as pessoas
narram grandes epopéias de heróis africanos, informações
que são transmitidas de geração em geração.
No ano de 1632, Baldassarp Bonifácio escreveu o
primeiro tratado que determinava o método de uso e
manuseio do arquivo. Em seguida vários decretos foram
emitidos por, praticamente, toda a Europa.
A Mesoamérica é uma área de definição cultural
(Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca
a origem das escrituras é registrada através de hieróglifos
encontrados em pedras. Os suportes utilizados são muitos
diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas
sobre muros, recipientes de cerâmica etc.)
Com a busca do Novo Mundo (Américas) a
Espanha levou consigo seu costumes arquivísticos. Com a
fundação de novas cidades houve o surgimento da atas de
fundação, testamentos, cartas, inventários etc. Como na
Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e
organizados. O regimento de segurança e uso foram os
mesmos que aplicados na península. Ao invés do Estado
eram os órgãos eclesiásticos que tomavam conta do
documentos civis.
A aparição do arquivo para os aztecas foi
importante para o registro dos territórios conquistados.
Na Sudamérica, ou América do Sul, o
questionamento sobre a existência de um arquivo é geral.
Devido a problemas coloniais os investigadores negam o
arquivo durante essa época. Há, porém, depoimentos que
afirmam a existência de primitivos e pequenos arquivos.
A partir do séc. XVIII os arquivos começaram a ser
implantados nas universidades associada a um caráter
diplomático. Também surge a carreira universitária
Arquivística na Universidade de Maguncia (Alemanha).
6
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Idade Contemporânea
Em 1790 foi estabelecido Arquivo Nacional. Com o
objetivo de centralizar os documentos de origem pública e
privada e eclesiásticos. Devido a falta de espaço físico foi
laçada uma lei que determinava a criação dos Arquivos
Departamentais.
No fim do séc. XVIII a arquivística é vista como
ciência assim como nos dias de hoje.
Com a Revolução Francesa há uma troca
significativa nos métodos de administração, métodos de
governo implantados pelo Antigo Regime. Essas trocas
levam os arquivos mudarem completamente as suas
teorias arquivísticas.
Ao contrário que na Espanha, na Itália, os arquivos
eram organizados separadamente das bibliotecas.
Consequentemente, começam a surgir associações de
arquivos separadas dos bibliotecários.
Em 1841 foi definido pela primeira vez o princípio
de proveniência. Segundo o arquivista, diplomata e
historiador francês Natalis de Wailly, todos os documentos
que vem de um corpo, um estabelecimento, família ou um
indivíduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos
segundo a sua proveniência.
A criação de um serviço de arquivo próprio foi uma
das primeiras medidas da Assembléia Nacional. A
Assembléia decretou a custódia e exibição de suas atas a
uma instituição que posteriormente se tornou o Arquivo
Nacional de Paris.
Principais
revolucionário.
conseqüências
do
período
Em 1880 foi definido outro princípio, o respeito a
ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar
a ordem que foi dada aos documentos pelo seu órgão
gerador. Esse princípio é a essência da ciência arquivística
moderna.
O fim do conceito de que o acervo arquivístico era
somente para o acesso de autoridades trouxe um novo
público para os fundos arquivísticos. O valor cultural e
histórico do arquivo foi decisivo para a abertura de
Arquivos Históricos.
FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS
A importância do arquivo para a instituição está
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos
que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a
necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de
eliminação de documentos, quando estes já não são mais
úteis para a organização. A adoção de técnicas
arquivísticas adequadas permite não apenas a localização
eficiente da informação desejada, mas também a economia
de recursos para a instituição.
correspondência, criação dos modelos para documentos e
criação das normas de gestão documental da instituição.
Para alcançar estes objetivos é necessário que o
arquivo disponha dos seguintes requisitos:
a) contar com pessoal qualificado e em número
suficiente;
b) estar instalado em local apropriado;
c) dispor de instalações e materiais adequados;
d) utilizar sistemas racionais de arquivamento,
fundamentados na teoria arquivística moderna;
e) contar com normas de funcionamento;
f) contar com dirigente qualificado, preferencial,
mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos
mesmos, formado em Arquivologia.
Podemos destacar como finalidades do arquivo:
1 – Guarda dos documentos que circulam na
instituição, utilizando para isso técnicas que
permitam um arquivamento ordenado e
eficiente ;
2 – Garantir a preservação dos documentos,
utilizando
formas
adequadas
de
acondicionamento, levando em consideração
temperatura, umidade e demais aspectos que
possam danificar os mesmos;
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e
desarquivamento de documentos pelos diversos
setores da instituição, de forma a atender
rapidamente à demanda pelas informações ali
depositadas.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade
dos arquivos é servir a administração, constituindo-se,
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é
tornar disponível as informações contidas no acervo
documental sob sua guarda ”. Observa-se, portanto, que o
arquivamento não consiste apenas em guardar
documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a
administração, servindo de base para eventuais tomadas de
decisões e ainda para a preservação da história.
Além destas funções principais podemos destacar
outras, de relativa importância, como a expedição da
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Classificação segundo os estágios de sua
evolução
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são
estudados, eles podem ser classificados segundo:
• as entidades mantenedoras (públicos ou
privados);
• a natureza dos documentos (especial ou
especializado);
• aos estágios de sua evolução (corrente,
intermediário e permanente) ;
• à extensão de sua atuação (setorial e central).
Com relação ao estágio de evolução, os arquivos
classificam-se em correntes, intermediários e permanentes.
Arquivos correntes: São aqueles que guardam os
documentos mais novos e mais utilizados na
instituição.
Arquivos intermediários: São aqueles que guardam
os documentos menos utilizados na instituição,
mas que ainda podem ser utilizados para fins
administrativos;
Arquivos permanentes: São aqueles que guardam os
documentos que, já tendo cumprido sua função
administrativa, agora são conservados pelo
valor histórico para a instituição.
Classificação segundo as entidades
mantenedoras
De acordo com a Lei 8.159/1991, os arquivos
podem ser classificados segundo a instituição em que
estejam inseridos da seguinte forma:
Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em
concursos públicos, esta classificação merecerá um tópico
à parte (ciclo vital dos documentos), onde serão abordados
com maior profundidade.
Arquivos públicos: são aqueles mantidos por
entidades de caráter público, ou ainda, por entidades
privadas encarregadas da execução de serviços públicos,
seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo
do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do
Senado Federal.
Classificação segundo à extensão de sua
atuação
Arquivos privados: são aqueles mantidos por
instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do
Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da
Rede Globo.
Com relação à extensão de sua atuação (localização
física), os arquivos classificam-se em setoriais ou
centrais/gerais.
Arquivos setoriais: São aqueles instalados nos
próprios setores que utilizam os documentos no
dia-a-dia.
Arquivos centrais/gerais: São aqueles que estão
localizados fora dos setores de trabalho e
acumulam, em um único local, documentos
provenientes dos diversos setores da instituição,
de forma centralizada.
Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a
que estão vinculados, os arquivos podem ser classificados
em:
públicos, quando mantidos por um órgão
público, em qualquer esfera de atuação;
institucionais:
quando
mantidos
por
associações, igrejas ou entidades sem fins
lucrativos;
comerciais: quando mantidos por firmas,
empresas ou indústrias;
pessoais ou familiares: quando mantidas por
pessoas físicas.
PRINCÍPIOS
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos
Fundos
Classificação segundo a natureza dos
documentos
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o
arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva,
pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras produtoras. Também chamado
princípio do respeito aos fundos.
Arquivos especiais: Arquivos que mantêm sob sua
guarda documentos de formas físicas variadas e que
exijam cuidados especiais em sua guarda e conservação. É
o caso de arquivos que guardam documentos em meio
digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides,
microfilmes, fitas de vídeo etc.
De um modo geral, este princípio fixa a identidade do
documento, relativamente a seu produtor. Por este
princípio, os arquivos devem ser organizados em
obediência à competência e às atividades da instituição ou
pessoa legitimamente responsável pela produção,
acumulação ou guarda dos documentos.
Arquivos especializados: Arquivos que mantêm sob
guarda documentos de determinada área do conhecimento.
São exemplos os arquivos médicos, os arquivos
jornalísticos e os arquivos de engenharia.
8
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Princípio da organicidade
Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma
proveniência (instituição)
O acervo deve refletir a estrutura interna e as
competências / atribuições de seu órgão produtor,
mantendo a inter-relação dos conjuntos de um fundo.
Segundo este princípio, os documentos de arquivo mantêm
estreita relação com os demais documentos pertencentes
ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um
documento de arquivo retirado de seu conjunto perde
muito do seu significado.
Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser
acrescentados novos documentos em função
do fato de a entidade produtora continuar em
atividade.
Fundo fechado: Fundo que não recebe mais
acréscimos de documentos, em função de a
entidade produtora não se encontrar mais em
atividade.
Princípio da Unicidade
Princípio da Cumulatividade
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em
função do contexto em que foram produzidos.
O arquivo é uma formação progressiva, natural e
orgânica.
Princípio do Respeito à Ordem Original
Princípio da Indivisibilidade
Os documentos devem ser mantidos no arquivo na
mesma ordem que lhe foi atribuída nos setores que os
criaram. Não se explica quando os documentos na fase
corrente não receberam uma organização adequada.
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada
ou adição indevida.
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS
e seus documentos são adquiridos através de compra,
doação ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos
documentos são produzidos ou recebidos pela própria
instituição.
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E
BIBLIOTECA
Embora arquivo e biblioteca tenham a mesma
finalidade (guardar e permitir o acesso às informações),
sua forma de atuação e suas características básicas são
diferentes. Poderíamos assim definir cada instituição:
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem
finalidade funcional (preservar as informações que
evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do
tempo), a finalidade das bibliotecas é essencialmente
cultural (guarda de informações para estudo).
Arquivo: é o conjunto de documentos, criados ou
recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de
sua atividade, preservados para garantir a consecução de
seus objetivos.
Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo
são produzidos em uma única via ou em limitado número
de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas
(livros) são produzidos em numerosos exemplares,
espalhados pelas inúmeras bibliotecas existentes.
Biblioteca: é o conjunto de material, em sua
maioria impresso e não produzido pela instituição em que
está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e
consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES)
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os
estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro
da instituição (corrente, intermediária e permanente).
1. “Arquivo de primeira idade ou corrente,
constituído
de
documentos
em
curso
(emprestados a outros setores com relativa
freqüência) ou consultados freqüentemente,
conservados nos escritórios ou nas repartições
que os receberam e os produziram ou em
dependências próximas de fácil acesso”. Por
documentos em curso entenda-se que, nesta fase,
os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette
(1973) como as três idades dos arquivos: corrente,
intermediária e permanente, e são assim descritas:
9
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
outros setores para atingirem a finalidade para a
qual foram criados, o que não quer dizer que,
necessariamente, estes documentos devam estar
tramitando todo o tempo.
arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos são arquivados de forma definitiva”.
São classificados como permanentes os documentos
:
2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário,
constituído de documentos que deixaram de ser
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos
que os receberam e os produziram podem ainda
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou
retomar um problema novamente focalizado. Não
há necessidade de serem conservados próximos
aos escritórios. A permanência dos documentos
nesses arquivos é transitória. São por isso
também chamados, em alguns países que adotam
esta teoria, de limbo ou purgatório”.
3. “Arquivo de terceira idade ou permanente,
constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que se
conservam em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os
– que revelam a origem e a constituição da
instituição;
– que mostram como a instituição funcionou ao
longo do tempo;
– normas e regulamentos;
– demais documentos que se caracterizem como
históricos para a instituição.
Essas fases são complementares, pois os
documentos podem passar de uma fase para outra, e cada
uma das fases corresponde a uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente,
uma organização adequada, ou seja, as unidades de
acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc)
adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades
mais adequadas ao funcionamento das fases intermediária
e permanente, nas quais é muito comum a utilização de
caixas-arquivo.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
QUANTO À NATUREZA
Quanto à natureza do assunto os documentos
podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificação de ostensivo ou ordinário é dada
aos documentos cuja divulgação não prejudica a
administração.
Consideram-se sigilosos os documentos que, por
sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para
sua custódia e divulgação.
Graus de sigilo
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à
extensão do meio em que pode circular, são quatro os
graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em
ordem do maior para o menor grau de sigilo :
– ultra-secreto;
– secreto;
– confidencial;
– reservado.
A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos
que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor
ou características só devam ser do conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
São assuntos normalmente classificados como ultrasecretos aqueles da política governamental de alto nível e
segredos de Estado.
Consideram-se secretos os assuntos que requeiram
alto grau de segurança e cujo teor ou características podem
ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem
intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam
autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
São assuntos geralmente classificados como
secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultrasecreta que, sem comprometer o excepcional grau de
sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão,
tais como: planos ou detalhes de operações militares;
planos ou detalhes de operações econômicas ou
financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos,
políticos, econômicos, psicossociais e militares de países
estrangeiros e meios de processos pelos quais foram
obtidos; materiais criptográficos importantes que não
tenham recebido classificação inferior.
A classificação de confidencial é dada aos assuntos
que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser
prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços
administrativos.
10
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
São assuntos, em geral, classificados como
confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e
outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das
partes, como por exemplo: informações sobre a atividade
de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes:
rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que
devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e
negativos que indiquem instalações consideradas
importantes para a segurança nacional.
Alvará (espécie)
Alvará de funcionamento (tipologia documental)
Alvará de construção (tipologia documental)
QUANTO AO GÊNERO
Quanto ao gênero, os documentos são classificados
em:
Reservados são os assuntos que não devam ser do
conhecimento do público, em geral. Recebem essa
classificação, entre outros, partes de planos, programas e
projetos e as suas respectivas ordens de execução: cartas,
fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações
importantes.
– Documentos escritos ou textuais: documentos
cuja informação esteja em forma escrita ou
textual.
Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões.
– Documentos iconográficos: documentos cuja
informação esteja em forma de imagem estática.
Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides),
desenhos e gravuras.
No Brasil, a atribuição do grau de sigilo e o
controle dos documentos sigilosos é regulamentada pelo
Decreto nº 4.553/2002, transcrito no capítulo referente à
legislação arquivística.
– Documentos
sonoros:
documentos
cuja
informação esteja em forma de som/áudio.
Ex.: escuta telefônica, discurso gravado em fita
cassete.
QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA
Denomina-se espécie de um documento o seu
aspecto formal, ou seja, a aparência que o mesmo assume
a partir das informações nele contida. Em geral, há nas
instituições diversas espécies de documentos, como
ofícios, memorandos, atas, declarações, avisos,
requerimentos etc.
– Documentos filmográficos: documentos cuja
informação esteja em forma de imagem em
movimento (com ou sem som).
Ex.: filmagens e vídeos.
– Documentos
informáticos
ou
digitais:
documentos gravados em meio digital e que, por
isso, necessitam de equipamentos eletrônicos
para que sejam lidos.
Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
Quando reunimos a determinada espécie a função
ou atividade que o documento irá exercer, criamos uma
tipologia documental. Desta forma, a tipologia documental
resulta da soma da espécie do documento com sua
atividade.
– Documentos cartográficos: documentos que
representem, de forma reduzida, uma área maior.
Ex.: mapas e plantas.
Exemplos:
Contrato (espécie)
Contrato de trabalho (tipologia documental)
Contrato de locação (tipologia documental)
– Documentos micrográficos: documentos
microformas.
Ex.: microfilmes e microfichas.
Declaração (espécie)
Declaração de imposto de renda (tipo documental)
Declaração de bens (tipologia documental)
em
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
A seguir estão relacionados os temos técnicos
utilizados nesta publicação, de acordo com as definições
dadas pelo Arquivo Nacional, em seu Dicionário de
Terminologia Arquivística.
ACERVO
Totalidade dos documentos sob custódia de um
arquivo.
ACESSO
Possibilidade de consulta a documentos.
Função arquivística destinada a tornar acessíveis os
documentos e a promover sua utilização mediante a
preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a
organização de serviço educativo, de referência e
divulgação.
11
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
ACONDICIONAMENTO
Ato ou efeito de embalar documentos de forma
apropriada à sua preservação e manuseio.
ACUMULAÇÃO
Reunião de documentos produzidos e recebidos no
curso das atividades de uma instituição ou pessoa.
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
Direção, supervisão e coordenação das atividades
de arquivo.
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS.
AMOSTRAGEM
Técnica de seleção de documentos representativos
de um conjunto.
ANEXAÇÃO
Juntada em caráter definitivo, na qual prevalece,
para referência, o número do processo mais antigo.
ANEXO
Documento juntado a outro ou a um processo por
afinidade de conteúdo, em caráter definitivo.
APENSAÇÃO
Juntada em caráter temporário, feita com o objetivo
de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando
cada processo a sua identidade e independência.
APENSO
Documento juntado a processo sem, contudo,
passar a integrá-lo.
ARMAZENAMENTO
Ato ou efeito de guardar documentos em áreas
utilizadas para este fim.
Ver também ACONDICIONAMENTO
ARQUIVAMENTO
1. Seqüência de operações que visam à guarda
ordenada de documentos
2. Ação pela qual uma autoridade determina a
guarda de um documento cessada a sua
tramitação
Ver também ARRANJO e MÉTODO DE
ARQUIVAMENTO.
ARQUIVO
1. Conjunto de documentos independente da
natureza dos suportes, acumulados por uma
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ao
longo de suas atividades.
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a
custódia, o processamento técnico, a conservação
e a utilização de arquivos.
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
1. Arquivo com predominância de documentos
decorrentes do exercício das atividades-meio de
uma instituição; expressão usada em oposição a
arquivo técnico.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
do arquivo administrativo.
ARQUIVO CENTRAL
Unidade responsável pela normalização dos
procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma
administração, podendo ou não assumir a centralização do
armazenamento. Também chamado de arquivo geral.
Ver também ARQUIVO SETORIAL.
ARQUIVO CORRENTE
1. Conjunto de documentos em tramitação ou não,
que pelo seu valor primário é objeto de consultas
freqüentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administração.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
do arquivo corrente.
ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo público mantido
pública estadual.
pela
administração
ARQUIVO GERAL
Ver ARQUIVO CENTRAL.
ARQUIVO HISTÓRICO
Ver ARQUIVO PERMANENTE.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
1. Conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com uso pouco freqüente e que
aguarda destinação.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
do arquivo intermediário.
3. Depósito especialmente construído para
armazenamento de arquivos intermediários.
ARQUIVO MUNICIPAL
Arquivo público mantido
pública municipal.
pela
administração
ARQUIVO NACIONAL
Arquivo público mantido pela administração central
ou federal de um país.
ARQUIVO PARTICULAR
Ver ARQUIVO PRIVADO.
ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos preservados em caráter
definitivo em função de seu valor.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
do arquivo permanente também chamado de
arquivo histórico.
12
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
ARQUIVO PRIVADO
Arquivo acumulado por pessoa física ou jurídica de
direito privado.
CLASSE
Cada divisão
classificação.
ARQUIVO PÚBLICO
1. Arquivo acumulado por instituição pública no
exercício de suas funções, independente de seu
âmbito de ação e do sistema de governo do país.
2. Arquivo integrante da administração pública.
CLASSIFICAÇÃO
1. Organização dos documentos de um arquivo ou
coleção, de acordo com um Plano de
Classificação ou Quadro de Arranjo.
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo
de documentos, selecionar a categoria de assunto
sob a qual devem ser arquivados e determinar o
código para a sua recuperação.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às
informações neles contidas, graus de restrição de
acesso. Também chamada classificação de
segurança.
ARQUIVO REGIONAL
Arquivo encarregado
determinada região.
de
arquivos
de
uma
ARQUIVO SETORIAL
1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou
serviço de uma administração
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
do arquivo setorial, existindo um arquivo central,
estará a ele tecnicamente subordinado.
ARQUIVO TÉCNICO
1. Arquivo com predominância de documentos
decorrentes do exercício das atividades-fim de
uma instituição; expressão usada em oposição a
arquivo administrativo.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
do arquivo técnico.
ARRANJO
Seqüência de operações que, de acordo com um
plano ou quadro previamente estabelecido, visa à
organização dos documentos de um arquivo ou coleção,
utilizando-se diferentes métodos.
ATIVIDADE-FIM
Expressão que designa as atividades desenvolvidas
em decorrência da finalidade de uma instituição.
Ver
também
ARQUIVO
TÉCNICO
e
ATIVIDADE-MEIO.
ATIVIDADE-MEIO
Expressão que designa as atividades que dão
suporte à consecução das atividades-fim de uma
instituição.
Ver também ARQUIVO ADMINISTRATIVO.
AVALIAÇÃO
Processo de análise e seleção de documentos de
arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os
valores que lhes são atribuídos.
Ver também COMISSÃO DE AVALIAÇÃO.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de
um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guarda
permanente.
Ver também TEORIA DAS TRÊS IDADES
que
compõe
um
sistema
de
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL
Ver MÉTODO DECIMAL.
CÓDIGO
Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou
números que mediante uma convenção, representam
dados.
Ver também NOTAÇÃO.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Sistema de código derivado de um Plano de
Classificação.
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO.
Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de
documentos de um arquivo.
CONSERVAÇÃO
Ato ou efeito de promover a preservação e a
restauração de documentos.
CONSULTA
Busca direta ou indireta de informações.
DATA DE ACESSO
Período a partir do qual, terminado o prazo de
restrição de acesso, o documento está liberado para
consulta.
DATAS-LIMITE
Elemento de identificação cronológica, em que são
mencionados o início e término do período abrangido por
um conjunto de documentos.
DESCARTE
Exclusão de documentos do acervo de um arquivo,
após avaliação, com a finalidade de encaminhá-los a uma
instituição ou pessoa.
Ver também ELIMINAÇÃO
13
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
DESCRIÇÃO
Conjunto de procedimentos que, levando em conta
os elementos formais e de conteúdo das unidades de
arquivamento, representam-nas nos instrumentos de
pesquisa.
DESTINAÇÃO
Decisão, a partir da avaliação, quanto ao
encaminhamento dos documentos para guarda permanente
ou eliminação.
Ver também: TABELA DE TEMPORALIDADE.
DOCUMENTAÇÃO
1. Conjunto de documentos.
2. Ato ou serviço de coleta, organização,
processamento técnico e disseminação de
informações e documentos.
DOCUMENTO
Unidade de registro de informações qualquer que
seja o suporte utilizado.
Ver também, ITEM DOCUMENTAL.
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder público ou de
instituições de direito privado que produz efeitos de ordem
jurídica na comprovação de um fato.
DOCUMENTO PÚBLICO
1. Do ponto de vista da acumulação, documento de
arquivo público.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de
propriedade do poder público.
3. Do ponto de vista da produção, documento
emanado do poder público.
DOSSIÊ
O dossiê é um conjunto de documentos
relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa,
lugar, projeto), que constitui uma unidade de
arquivamento.
ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação, foram
considerados sem valor para a guarda permanente.
ESPÉCIE DOCUMENTAL
Divisão de gênero documental, que reúne tipos
documentais por suas características comuns de
estruturação da informação, como ata, carta, decreto,
fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.
FICHÁRIO
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios
pré-estabelecidos, utilizado para fins de controle
e recuperação de documentos e informações.
2. Móvel utilizado para guarda de fichas.
FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma
proveniência; termo que eqüivale a arquivo. Também
referido como núcleo.
FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos
documentos, em função do gerador do arquivo continuar
em atividade. Também referido como núcleo aberto.
FUNDO FECHADO
Fundo que, em função do fato do gerador do
arquivo não se encontrar mais em atividade, não receberá
acréscimos de documentos de data posterior a sua
existência. Também referido como núcleo fechado.
GÊNERO DOCUMENTAL
Reunião de espécies documentais que se
assemelham
por
seus
caracteres
essenciais,
particularmente o suporte e a forma de registro da
informação,
como
documentação
audiovisual,
documentação cartográfica, documentação iconográfica,
documentação informática, documentação micrográfica,
documentação textual.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Administração
da
produção,
tramitação,
organização, uso e avaliação de documentos, mediante
técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e
eficiência dos arquivos. Também referida como
administração de documentos.
GUIA DE RECOLHIMENTO
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO.
GUIA DE TRANSFERÊNCIA
Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA.
IDENTIFICAÇÃO
Processo de reconhecimento, sistematização e
registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu
controle físico e/ou intelectual.
ITEM DOCUMENTAL
Unidade documental materialmente indivisível.
Também referido como peça.
Ver também DOCUMENTO.
JUNTADA
Ato ou efeito de apensação ou anexação de um
processo a outro. Termo também aplicado à junção de
documentos a um processo.
LISTA DE ELIMINAÇÃO
Relação de documentos cuja eliminação foi
autorizada.
Ver também TERMO DE ELIMINAÇÃO
LISTA DE RECOLHIMENTO
Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
14
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
PRESERVAÇÃO
Prevenção da deterioração e danos em documentos,
por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.
LISTA DE TRANSFERÊNCIA
Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA.
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
Seqüência de operações que determina a disposição
dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação
aos outros, e a identificação de cada unidade.
MÉTODO DECIMAL
Método de ordenação que tem por eixo um plano
prévio de distribuição dos documentos em dez grandes
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez
subclasses e assim por diante.
NOTAÇÃO
Código de identificação das unidades de
arquivamento, constituído de números, letras e/ou sinais,
que permite sua ordenação ou localização.
NÚCLEO
Ver FUNDO.
ORDENAÇÃO
Ato ou efeito de dispor documentos ou informações
segundo um determinado método.
PEÇA
Ver, ITEM DOCUMENTAL
PERÍODO DE RETENÇÃO
Período de tempo, baseado em estimativas de uso,
em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos
correntes, antes de serem transferidos para um arquivo
intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de
serem recolhidos ao arquivo permanente.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas
e funções da instituição e análise do arquivo por ela
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em
classes, de acordo com métodos de arquivamento
específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos
correntes.
Ver também CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO
PRAZO DE ELIMINAÇÃO
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para
eliminação de documentos não considerados de valor
permanente.
PRAZO DE GUARDA
Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim
do qual a destinação é efetivada. Também referido como
prazo de retenção.
Ver também PERÍODO DE RETENÇÃO
PRAZO DE RETENÇÃO
Ver PRAZO DE GUARDA
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
Princípio básico da Arquivologia segundo o qual os
arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não devem
ser misturados aos de outros geradores.
PRINCÍPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS
Ver PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA.
PROCESSO
Conjunto de documentos reunidos em capa
especial, e que vão sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
PROJEÇÃO
Saliência colocada, ou existente, na parte superior
das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro
de informações, permitindo rápida visualização.
PROTOCOLO
Serviço encarregado do recebimento, registro,
classificação, distribuição, tramitação e expedição de
documentos.
Ver também ARQUIVO CORRENTE.
RECOLHIMENTO
1. Entrada de documentos em arquivos
permanentes, em conformidade com a sua
jurisdição arquivística.
2. Operação pela qual um conjunto de documentos
passa da custódia do arquivo intermediário para o
arquivo permanente.
Ver também RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO.
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Ato ou efeito de identificar ou localizar a
informação desejada.
RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO
Instrumento de controle da entrada de documentos
em arquivos permanentes.
RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA
Instrumento de controle da entrada de documentos
em arquivos intermediários.
SELEÇÃO
Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos
documentos de valor permanente e dos passíveis de
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente
estabelecidos.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de
arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a
organização e conservação de documentos ou arquivos,
bem como acesso ágil às informações neles contidas.
15
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
SISTEMA DE ARQUIVOS
Conjunto de arquivos que, independentemente da
posição que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado
na persecução de objetivos comuns.
TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de destinação, aprovado pela
autoridade competente, que determina prazos de
transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
TEORIA DAS TRÊS IDADES
Teoria segundo a qual os arquivos são correntes,
intermediários ou permanentes de acordo com a
freqüência de uso por seus geradores e a identificação de
seus valores primário e secundário.
Ver também CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.
TERMO DE ELIMINAÇÃO
Instrumento que reúne informações sucintas sobre
os documento que, após terem cumprido o prazo de guarda
estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram
eliminados.
Ver também LISTA DE ELIMINAÇÃO.
TIPO DOCUMENTAL
Divisão de espécie documental que reúne
documentos por suas características comuns em termos de
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do
registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartaspatentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos
legislativos, fotografias temáticas, retratos, daguerreótipos,
litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Ver TIPO DOCUMENTAL.
TRANSFERÊNCIA
Passagem de documentos do arquivo corrente para
o arquivo intermediário.
TRIAGEM
Ver SELEÇÃO.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Documento ou conjunto de documentos que se
toma por base para fins de armazenamento, notação e
arranjo.
VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a
administração produtora do arquivo, na medida em que
informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
Ver também VALOR PRIMÁRIO.
VALOR FISCAL
Valor atribuído a documentos ou arquivos para
comprovação de operações financeiras ou fiscais.
VALOR HISTÓRICO
Ver VALOR PERMANENTE.
VALOR INFORMATIVO
Valor que um documento possui pelas informações
nele contidas, independente de seu valor probatório.
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para
comprovar um fato ou constituir um direito.
Ver também VALOR PROBATÓRIO.
VALOR PERMANENTE
Valor probatório ou valor informativo que justifica
a guarda permanente de um documento em um arquivo.
Ver também VALOR SECUNDÁRIO.
VALOR PRIMÁRIO
Valor atribuído aos documentos em função do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.
VALOR SECUNDÁRIO
Valor atribuído aos documentos em função do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para
outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente
produzidos.
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO
PREVENTIVA
A preservação envolverá as atividades de
conservação, armazenamento e restauração dos
documentos.
Além da guarda do documento, o arquivo deverá se
preocupar também com a preservação dos documentos da
instituição.
O principal objetivo da conservação é o de estender
a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais
próximo possível do estado físico em que foram criados.
16
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A restauração tem por objetivo revitalizar a
concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.
– Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de
objetos metálicos, como grampos, clipes e
colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e,
conseqüentemente, acabarão por danificar os
documentos. A opção, sempre que possível,
deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de
plástico, que não causam tal problema.
Agentes exteriores que danificam os documentos
Físicos:
– Luminosidade : a luz é um dos fatores mais
agravantes no processo de degradação dos
materiais bibliográficos, por isso deve-se evitar a
exposição dos documentos à luz natural (luz
solar) e à reprodução, pois tais fatores causam o
envelhecimento do papel.
– Temperatura : – Temperaturas demasiado altas
ou baixas aceleram a degradação do papel, que
encontra na casa aproximada dos 22º sua
temperatura ideal.
– Umidade: o excesso de umidade, bem como o
clima muito seco também contribuem para a
aceleração do processo de envelhecimento do
documento.
Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade)
são extremamente comuns a nossa realidade de país de
clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água
presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos
fenômenos de evaporação e condensação d’água, que
estão diretamente relacionados à temperatura do ambiente.
Todo o papel possui uma característica comum: o
seu caráter higroscópio, ou seja, toda a fibra de papel
absorve água e perde água de acordo com a taxa de
umidade existente no local em que está sendo mantido.
Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se
dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao
perder umidade. Esse movimento brusco de contração e
dilatação ocasiona rupturas na estrutura do papel,
causando o seu enfraquecimento.
Biológicos:
– Insetos: Vários são os insetos que atacam os
documentos causando a deterioração dos
mesmos. Dentre estes, podemos destacar as
baratas, traças e brocas.
– Microorganismos: fungos.
– Roedores: ratos.
– Homem: danifica os documentos, por utilizá-lo
constantemente e nem sempre observar a melhor
forma de conservá-los.
A melhor estratégia preventiva para evitar a
presença de insetos e roedores:
• manter o local de guarda do acervo longe de
fontes de alimentos;
• evitar comer e manter alimentos no local de
guarda do acervo ;
• evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala
ao lado de guarda do acervo;
• retirar o lixo do dia após o final do expediente,
evitando o pernoite do lixo;
• substituir os vidros quebrados das janelas;
• arejar os armários onde os livros estejam
guardados, abrindo suas portas por algumas
horas.
Cuidados
documentos:
A taxa adequada para a manutenção de um acervo é
a seguinte: temperatura de 22º a 25ºC, umidade relativa de
55%. A medição da temperatura se faz com o uso de
termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendose utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois
equipamentos).
Químicos:
– Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é
uma das principais causas da degradação
química, representada normalmente pela poeira e
fumaça.
– Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos
documentos contribui para sua deterioração.
– Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos
documentos acaba por danificá-los, pois as mãos
deixam oleosidade nos mesmos. Alguns
documentos, como fotografias e negativos são
ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo
recomendado a utilização de luvas de algodão ao
manuseá-los.
17
gerais
na
conservação
dos
Documentos em papel:
– As estantes e arquivos devem ser de metal
revestido de pintura (para evitar ferrugem) ;
– Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os
documentos ;
– Evitar qualquer tipo de comida junto aos
documentos;
– Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas
crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de
um fragmento de um volume em degradação.
Esses materiais possuem alta acidez, provocam
manchas irreversíveis onde aplicado ;
– Não escrever nos documentos;
– Não dobrar as páginas;
– Não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou
consultar;
– Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer
outro líquido;
– Para a remoção do pó das lombadas e partes
externas dos livros, pode-se usar o aspirador com
a escova circular especial para livros, adaptada
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
com tecido de filó ou gaze, para maior proteção
do documento;
– Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas,
escovas macias e flanelas de algodão;
– Durante a limpeza, removem-se grampos
metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e
cartões ácidos;
– Quando houver necessidade de observações nos
documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto
o papel quanto as canetas, e ainda permitem
eventuais correções, se necessário.
Fotografias:
– Devem receber proteção individual de boa
qualidade;
– Devem ser manuseadas com as luvas de algodão
e arquivadas em mobiliário de aço;
– Não forçar a separação de uma fotografia da
outra;
– Escrever o necessário somente no verso, com
lápis macio.
Caixas de arquivo:
– Utilizar caixas de papelão ao invés das de
plástico, pois estas últimas tendem a transpirar
quando submetidas a altas temperaturas,
observando que as mesmas deverão ser maiores
do que os documentos que nelas estejam
inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e
rasguem) e utilizando, quando necessário, calços,
evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ;
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo
devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a
limpeza, pois higiene e limpeza são fatores essenciais de
preservação e devem ser realizados em todas as fases do
arquivamento.
Limpeza do assoalho:
– Para se evitar a possibilidade dos documentos
serem molhados, o que traz danos irreversíveis
para os mesmos, é recomendável que não haja a
entrada de água no arquivo, devendo-se optar,
para a limpeza do mesmo, panos úmidos e
aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do
piso com água ;
– A remoção da poeira depositada no assoalho deve
ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu
deslocamento para a superfície das estantes e
para os documentos. Idealmente deve ser
realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois
assim evita-se que a poeira fique em suspensão.
Não se deve utilizar vassoura ou espanadores
como na higienização doméstica, esse
procedimento faz com que a poeira se desloque
de um local para outro. Procurar utilizar, na
impossibilidade de ter aspirador de pó, a vassoura
revestida de pano levemente umedecido. É
necessário que a poeira grude no pano, evitando o
seu deslocamento para outra área do acervo.
– Em todo esse processo é fundamental que o pano
de chão nunca esteja molhado. Para saber se está
no ponto correto de utilização, deve-se torcer o
pano até não pingar nenhum excesso de líquido.
Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser
lavado ou substituído por outro. A utilização do
pano sujo causará apenas o deslocamento de
sujidade de uma área para outra.
Diapositivos (slides):
– Utilizar
materiais
de
acondicionamento
adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou
polipropileno);
– Utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas
para projeções freqüentes.
Microfilmes:
– Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou
armários à prova de fogo e colocados em latas
vedadas à umidade;
– Devem ser feitas duplicatas;
– A sujeira deve ser removida com um pano limpo
que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film
Cleaner.
Disquetes e CD-ROM:
– Usar os disquetes de boa qualidade;
– Manter os disquetes em local fresco, seco e longe
do computador;
– Usar programas antivírus;
– Proteger o CD contra arranhões e poeira.
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO
E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS
Entende-se por protocolo o conjunto de operações
visando o controle dos documentos que ainda tramitam no
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e
recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à
informação. A atividade de protocolo é típica da fase
corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam
bastante.
18
O protocolo realiza as seguintes atividades :
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo,
para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde
que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou
sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou
reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos)
deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos
destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação,
pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão
abrir estes documentos.
– Recebimento
– Registro
– Autuação
– Classificação
– Expedição/Distribuição
– Controle/Movimentação
RECEBIMENTO
É a etapa que consiste em receber os documentos
que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos
próprios setores do órgão para que sejam formalizados.
REGISTRO
É o procedimento no qual o protocolo cadastra os
dados básicos do documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados
quando da localização do documento por parte do
interessado.
AUTUAÇÃO
É o procedimento no qual documentos são
transformados em processos. Tal operação exige a
inserção de capa específica, a numeração das páginas que
irão constituir o processo e ainda a atribuição de um
número que o identificará. Na prática, esta atividade é
conhecida como abertura ou formação de processos.
CLASSIFICAÇÃO
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo
efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos
documentos, classificando-os de acordo com os códigos
existentes no Plano de Classificação da instituição. Os
documentos que, porventura, forem recebidos em
Os documentos de natureza ostensiva (nem
sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e
analisados, classificando-os de acordo com o assunto
tratado, antes de serem encaminhados aos seus
destinatários.
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
É a atividade que consiste em enviar o documento
ao seu destinatário.
Distribuição é a remessa dos documentos às
unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro
do próprio órgão.
Expedição é o envio do documento para outro
órgão da administração pública.
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO
(TRAMITAÇÃO)
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste
em identificar os setores pelos quais passam os
documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando
necessário, bem como identificar possíveis atrasos na
tramitação destes. Tal movimentação é realizada através
de sistemas informatizados de protocolo ou de controles
manuais (livros ou fichas de protocolo).
PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A Lei nº 8.159/1991, em seu parágrafo 3º define
gestão de documentos como o conjunto de procedimentos
e operações técnicas referentes às atividades de produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
A gestão de documentos é atingida através do
planejamento, organização, controle, coordenação dos
recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos,
com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo
documental.
Assim, podemos entender que qualquer atividade
que vise controlar o fluxo de documentos existente na
instituição, de forma a assegurar a eficiência das
atividades administrativas, estará inserida na gestão de
documentos.
:
A gestão de documentos tem os seguintes objetivos
19
• assegurar, de forma eficiente, a produção,
administração, manutenção e destinação de
documentos;
• garantir que a informação governamental esteja
disponível quando e onde seja necessária ao
governo e aos cidadãos;
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
• assegurar a eliminação dos documentos que não
tenham valor administrativo fiscal, legal ou para
a pesquisa científica;
• assegurar o uso adequado da micrográfica,
processamento automatizado de dados e outras
técnicas avançadas de gestão da informação;
• contribuir para o acesso e preservação dos
documentos que mereçam guarda permanente por
seus valores histórico e científico.
Fases
As três fases básicas da gestão de documentos são:
produção, utilização e destinação.
1ª Fase (Produção)
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão
das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase
deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a
produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a
ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado,
garantindo assim, o uso adequado dos recursos de
reprografia e de automação. Recomenda-se, nessa fase,
evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o
acúmulo desordenado de papéis implicará em maior
dificuldade do controle das informações no arquivo.
2ª Fase (Utilização)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos,
necessário ao cumprimento de sua função administrativa,
assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Essa fase envolve métodos de controle relacionados
às atividades de protocolo e às técnicas específicas para
classificação, organização e elaboração de instrumentos de
recuperação da informação. O arquivamento também será
controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão
de arquivos correntes e intermediários e a implantação de
sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
3ª Fase (Avaliação e Destinação)
Envolve as atividades de análise, seleção e fixação
de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica
decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
serão preservados permanentemente.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Em arquivística o plano de classificação
documental é o instrumento de gestão que organiza, em
um plano intelectual, os tipos documentais produzidos
e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela
classificação documental adotada e os organiza de forma
hierárquica por meio das unidades de classificação.
A organização da documentação por assunto,
utilizando-se um plano de classificação, será abordada no
item “Métodos de Arquivamento”, mais especificamente
no tópico “Método ideográfico”.
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
VALOR DOS DOCUMENTOS
Basicamente, o documento é guardado pela
instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma,
e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das
seguintes
formas:
primário/administrativo
ou
secundário/histórico.
Valor primário/administrativo: Refere-se aos
documentos que a instituição mantém em sua guarda para
dar suporte às atividades que a mesma realiza no dia-a-dia.
Está relacionado ao motivo pelo qual o documento foi
criado e por isso está presente em todo documento quando
de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo
documento, em determinado momento de sua existência,
prescreverá administrativamente.
Valor histórico: o valor histórico, também chamado
de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser
considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros
e para a própria administração. O documento, após perder
seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor
histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna
definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
Enquanto o documento apresentar valor primário /
administrativo, ele será arquivado nas fases correntes ou
intermediária. Ao prescrever administrativamente, o documento poderá ser eliminado, quando não apresentar
valor secundário/histórico, ou poderá ser recolhido à fase
permanente, quando apresentar este valor. Uma vez que o
valor secundário/histórico é definitivo, podemos concluir
que documentos históricos jamais serão eliminados ou
destruídos.
20
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
processo de incineração, por não ser ecologicamente
correto e inviabilizar o reaproveitamento do papel, deve
ser evitado.
PRAZO DE GUARDA DOS
DOCUMENTOS
É o período em que o documento deve ser mantido
nos arquivos correntes e intermediários. O prazo de guarda
vincula-se à determinação do valor do documento, de
acordo com os seguintes fatores:
• freqüência de uso das informações contidas nos
documentos;
• existência de leis ou decretos que regulem a
prescrição legal de documentos (prazos
prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas
informações (documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos por
precaução,
em
virtude
das
práticas
administrativas (prazos precaucionais).
DESTINAÇÃO FINAL DOS
DOCUMENTOS
Todo documento, ao término de seu ciclo vital,
deverá ser encaminhado à sua destinação final, que
ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu
valor administrativo. A destinação final do documento
poderá ser: eliminação ou guarda permanente.
– Eliminação: quando o documento não apresentar
valor histórico; ou
– Guarda permanente: quando o documento
apresentar valor histórico.
Convém destacar que, na eliminação, os processos
mais indicados são a fragmentação e a reciclagem. O
Cód.
002
Assunto
020.1
Planos, Programas e Projetos de
Trabalho
Legislação de Pessoal
020.4
Sindicatos
022.11
023.11
024.1
024.2
026.13
029.1
Cursos internos
Admissão
Folha de Pagamento
Escala de Férias
Aposentadoria
Folha de Ponto
TABELA DE TEMPORALIDADE
É o instrumento resultante da etapa de Avaliação
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos
documentos nas fases corrente e intermediária (período em
que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua
destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda
permanente). A Tabela de Temporalidade será elaborada
por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de
documentos e será aprovada por autoridade competente do
órgão para que possa ser aplicada na instituição.
Cada instituição criará a sua tabela, que deverá
contemplar o conjunto de documentos existentes na
mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de
Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão
ser submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem
novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu
próprio prazo para as fases corrente e intermediária, bem
como a destinação final (eliminação ou recolhimento para
guarda permanente). Portanto, não há prazo de guarda
padrão nem máximo para os documentos nas fases
corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio
prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de
Análise quando da elaboração da tabela.
Veja a seguir a estrutura da Tabela
Temporalidade, com alguns dados hipotéticos:
Prazos de Guarda
Corrente Intermed.
5 anos
9 anos
Dest. Final
Obs.
Guarda Permanente
-
Enquanto
Vigorar
5 anos
-
Guarda Permanente
-
5 anos
Guarda Permanente
-
5 anos
5 anos
5 anos
7 anos
5 anos
5 anos
47 anos
95 anos
95 anos
47 anos
Guarda Permanente
Eliminação
Eliminação
Eliminação
Eliminação
Eliminação
Microfilmar
Microfilmar
Microfilmar
Os prazos acima variarão de acordo com o
documento, podendo haver documentos com maior ou
menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária,
bem como documentos destinados à eliminação e à guarda
permanente. Em geral, documentos que demonstram a
origem da instituição, bem como a forma como esta
de
funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter
histórico e serão preservados na fase permanente.
A partir dos dados acima, podemos verificar as
quatro situações em que o documento poder passar ao ser
inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital
dos documentos, que seriam as seguintes:
21
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
– 1ª situação (exemplo do documento classificado
no código 024.2)
Neste caso, o documento é criado na fase corrente,
onde permanecerá durante determinado período (no
exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da
Escala de férias é de 2 anos) e será eliminado sem passar
pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que
determinados documentos podem ser eliminados na fase
corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o
defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas três fases
não é condição obrigatória para todos os documentos. Na
verdade, a única fase em que todo documento, com
certeza, passará, é a fase corrente, pois é nela que ele será
criado.
– 2ª situação (exemplo do documento classificado
no código 026.13)
novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase
intermediária é de 9 anos), antes de ser recolhido para a
fase permanente, o que demonstra que, para a instituição
em questão, tal documento tem valor histórico e jamais
será eliminado. Observa-se que a passagem do documento
para a fase permanente é chamada de recolhimento e, por
conseguinte, apenas os documentos históricos são
recolhidos.
– 4ª situação (exemplo do documento classificado
no código 022.11)
Neste caso, o documento será criado na fase
corrente, onde permanecerá por determinado período (no
exemplo, enquanto vigorar), e depois será recolhido ao
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediária.
Observa-se que determinados documentos podem ser
recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem
serem transferidos (passarem pelo arquivo intermediário).
A figura a seguir demonstra o funcionamento do
ciclo vital dos documentos:
Neste caso, o documento é criado na fase corrente,
cumprirá seu prazo de guarda na fase corrente (no
exemplo esse prazo é de 5 anos) e, posteriormente, será
transferido para a fase intermediária, cumprirá o prazo de
guarda na fase intermediária (que no exemplo será de 95
anos). A passagem do documento da fase corrente para a
fase intermediária é chamada de Transferência. No
exemplo, passados os 95 anos na fase intermediária, o
documento poderá ser eliminado sem chegar à fase
permanente. Verificamos, assim, que o documento poderá
ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase
intermediária. O prazo da fase intermediária variará de
documento para documento, de acordo com o definido na
Tabela de Temporalidade.
– 3ª situação (exemplo do documento classificado
no código 002)
Neste caso, o documento é criado na fase corrente,
no qual permanecerá por algum tempo (no exemplo o
prazo de guarda na fase corrente é de 5 anos), sendo
transferido para a fase intermediária no qual cumprirá
22
Destaque para as seguintes informações:
1) Todo documento será criado na fase corrente ;
2) A fase corrente será composta pelos arquivos
setoriais, localizados nos próprios setores que
produzem os documentos, e pelo arquivo
central, também chamado de arquivo geral, que
estará localizado próximo aos setores;
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os
documentos poderão, de acordo com a Tabela
de Temporalidade da instituição, serem
eliminados, transferidos (para a fase
intermediária) ou recolhidos (para a fase
permanente) ;
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária,
os documentos poderão, de acordo com a
Tabela de Temporalidade da instituição, serem
eliminados ou recolhidos (para a fase
permanente);
5) Os documentos históricos serão recolhidos à
fase permanente, onde jamais serão eliminados;
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três
fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e
nunca na terceira (permanente) ;
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS
É realizada no âmbito dos arquivos correntes e
intermediários por técnicos previamente orientados,
seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou
nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física
dos documentos de acordo com a sua destinação:
• eliminação: trata-se da destruição dos
documentos cuja operacionalização dependerá de
seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras.
• transferência: envio dos documentos para o
arquivo intermediário, acompanhados de
listagem, onde aguardarão o cumprimento dos
prazos de guarda e a destinação final;
• recolhimento: envio dos documentos para o
arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve
elaborar instrumentos de recuperação da
informação com vistas à sua guarda permanente e
seu acesso público.
valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas
profissionais.
Como justificativa para essa exigência, verifica-se a
necessidade de se identificar a utilidade das informações
contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,
deve-se constituir equipes técnicas integradas por
profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento
da instituição :
• arquivista ou responsável pela guarda dos
documentos;
• autoridade administrativa, conhecedora da
estrutura e funcionamento do órgão a que esteja
subordinado o setor responsável pela guarda dos
documentos;
• profissionais da área jurídica;
• profissional da área financeira;
• profissionais ligados ao campo de conhecimento
de que tratam os documentos, objeto de avaliação
(historiador, economista, engenheiro, sociólogo,
médico, estatístico, etc.).
Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação
dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou
probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo
intermediário de documentos que não tenham sido
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
processo de avaliação e seleção nessa fase de
arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista
técnico e gerencial.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Vantagens da avaliação para a instituição:
– possibilita a eliminação de documentos
destituídos de valor primário e secundário,
trazendo para a instituição ganho considerável de
espaço físico ;
– diminui os gastos com recursos humanos e
material, uma vez que não haverá necessidade de
se conservar tantos documentos inúteis;
– facilita a recuperação das informações contidas
no arquivo, uma vez que o volume de
documentos guardados será menor, facilitando a
busca.
É o processo em que são estabelecidos prazos de
guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a
destinação final dos documentos da instituição (eliminação
ou guarda permanente). Na prática, é o ato de se criar a
Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos.
A complexidade e abrangência de conhecimentos
exigidos pelo processo de avaliação de documentos de
arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO.
Arquivamento é o conjunto das operações
destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O método de arquivamento corresponderá à
forma que os documentos serão armazenados, visando sua
localização futura.
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL /
VERTICAL
Quando do acondicionamento e guarda de
documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas,
existem duas formas de arquivamento: horizontal e
vertical.
23
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Arquivamento horizontal: é aquele em que os
documentos são dispostos uns sobre os outros. Esta forma
de arquivar é recomendável quando se deseja preservar os
documentos, pois evita que os mesmos se dobrem ou
amassem com o tempo. É indicado para os arquivos
permanentes e para documentos de grandes dimensões,
como plantas, mapas e desenhos. Não é indicado,
entretanto, para arquivos onde a consulta é feita com
freqüência, pois para que determinado documento seja
consultado, é necessário que sejam retirados todos os
documentos que se encontram sobre o mesmo.
O método alfabético é um método DIRETO, pois
não exige a adoção de índice para que o documento seja
localizado. A busca se dá diretamente no documento.
Arquivamento vertical: É aquele em que os
documentos são dispostos um atrás do outro em gavetas
ou estantes. É o método indicado para arquivos correntes,
pois agiliza a busca e a localização dos documentos.
MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS
Com relação à ordenação dos documentos em um
arquivo, pode-se dividir os métodos de arquivamento em
dois grandes sistemas: direto e indireto.
Sistema direto é aquele em que a busca do
documento é feita diretamente no local onde se acha
guardado. É uma característica dos métodos que
organizam documentos por nome (alfabético, geográfico,
dicionário e enciclopédico).
Sistema indireto é aquele em que, para se localizar
o documento, necessita-se antes consultar um índice ou
um código. É o caso da utilização de fichários. É uma
característica dos métodos que organizam os documentos
por número (numérico simples, numérico cronológico,
numérico dígito terminal, decimal e duplex).
Podemos identificar como os métodos mais
comumente utilizados para se organizar arquivos ou
fichários os seguintes métodos:
a) método alfabético;
b) método numérico, que se divide em: numérico
simples, cronológico ou dígito-terminal ;
c) método geográfico;
d) método ideográfico.
Vejamos detalhadamente cada um destes métodos:
MÉTODO ALFABÉTICO
É o método que utiliza um nome existente no
documento para organizá-lo de forma alfabética,
utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido
documento, quando necessário. A ordenação alfabética
utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os
documentos que começam com as mesmas letras.
24
Verifique alguns exemplos:
1) A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional
de seus empregados, utilizou o método
alfabético (organização a partir dos nomes dos
mesmos). Para tanto, foram organizados os
seguintes nomes:
I – Alfredo Maia Rodrigues
II – Severino Alves dos Santos Júnior
III – Joaquim Pereira da Boa Morte
IV – Maurício Soares Filho
V – Maria Alves Villas Boas
VI – Fernanda Moreira Aguiar
A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
acima expostos?
a) I–VI–III–V–IV–II
b)
VI–V–IV–II–III–I
c)
II–V–I–VI–III–IV
d)
VI–III–I–II–IV–V
e)
I–II–III–IV–V–VI
2) No escritório de contabilidade “O Contador”
organizou as pastas referentes a seus clientes
utilizando-se do método alfabético (por nome
das empresas). Foram organizadas as seguintes
pastas:
I – Supermercado Baratão
II – A Feminina
III – Curso Aprovação
IV – O Globo
V – Madeireira Cupim
A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
acima expostos?
a) III–I–V–II–IV
b) II–III–V–IV–I
c) III–II–IV–V–I
d) I–II–III–IV–V
e) V–IV–III–II–I
3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas
de vídeo relativas aos eventos que organizou a
partir dos nomes dos referidos eventos,
utilizando-se do método alfabético. Dessa
forma, foram organizadas as fitas dos seguintes
eventos:
I – Primeiro Seminário de Arquivologia
II – 3º Simpósio de Biblioteconomia
III – XV Congresso de Direito
IV – Quinto Encontro de Contadores do DF
V – 75º Curso de Medicina Alternativa
A seu ver, qual seria a ordem correta dos
eventos acima expostos?
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
a) I–II–IV–III–V
b) I–II–IV–III–V
c) III–I–IV–V–II
d) III–V–IV–I–II
e) V–IV–III–II–I
As respostas corretas, ainda que pareçam
estranhas à primeira vista, seriam:
1)
d
2)
c
3)
d
Isto porque, apesar de, num primeiro momento,
organizar nomes em ordem alfabética parecer bastante
simples, a tarefa é um pouco mais complicada do que
parece. Quando os documentos são organizados por nomes
de pessoas, instituições ou eventos, há uma série de regras
a serem consideradas, como veremos a seguir.
Regras de Alfabetação
O arquivamento de nomes obedece a algumas,
chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes :
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um
adjetivo ou ligados por hífen não se separam,
quando transpostos para o início.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o
último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Otacílio Guedes Marques
3. Os sobrenomes formados com as palavras
Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo, ou seja, quando transpostos, devem
ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Arquivam-se:
Exemplo:
Adriana Santa Fé
João do Santo Cristo
José Carlos São Paulo
Ricardo Santa Rita
Arquivam-se:
OBS.: Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplo:
Daniele Firme Miranda
Fábio Corrêa Miranda
Luciano Corrêa Miranda
Veneza Firme Miranda
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm
precedência na classificação de sobrenomes
iguais.
Arquivam-se:
25
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Arquivam-se:
Exemplo:
E. Silva
Edis Silva
Estevão Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:
7. Os títulos não são considerados na alfabetação.
São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’,
da, do, e, um, uma, não são considerados.
Exemplo:
Coronel Emérson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Soldado Wilson R. Silva
Arquivam-se:
Exemplo:
Arnaldo do Couto
Márcio Mário do Nascimento
Marcos Roberto Araújo da Silva
Ricardo d’Andrade
Arquivam-se:
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo
último sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais (ver também regras nos 09
e 10).
6. Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco são considerados parte integrante do
último sobrenome, mas não são considerados na
ordenação alfabética. Quando existirem, devem
ser transpostos acompanhados pelo sobrenome
que os antecedem.
Exemplo:
Edison Miranda Júnior
Élvis Corrêa Miranda Júnior
Osório Miranda Neto
Márcio Cerqueira Sobrinho
Wilson Rodrigues da Silva Filho
26
Exemplos:
Arnold Schwarzenegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitler
Arquivam-se:
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Exemplo:
Antonio Silva & Cia.
Associação dos Jornalistas
Associação Educacional do DF
A Tentação
Companhia Petrolífera Nacional
El País
Embratel
The Washington Post
9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de
língua espanhola) são registrados pelo
penúltimo sobrenome, e, para isso, os dois
últimos sobrenomes devem ser transpostos para
o início.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Juan Ramirez Abadía
Maria Pereira de la Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
Arquivam-se:
12. Nos títulos de congressos, conferências,
reuniões, assembléias e assemelhados os
números arábicos, romanos ou escritos por
extenso deverão aparecer no fim, entre
parênteses.
10. Os nomes orientais – japoneses, chineses,
coreanos e árabes, por exemplo, – são
registrados como se apresentam.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
3º Curso de Ciências Contábeis
Quinto Congresso de Biblioteconomia
24.º Seminário de Direito
Exemplo:
Abdulah Mustafah (árabe)
Law Kim Chong (coreano)
Li Yutang (chinês)
Sasazaki Yonoyama (japonês)
Arquivam-se:
Arquivam-se:
MÉTODO NUMÉRICO
11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e
órgãos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, não se considerando,
porém, para fins de ordenação, os artigos e
preposições que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenação, que os artigos iniciais
sejam colocados entre parênteses após o nome.
Método Numérico Simples
Quando o principal elemento a ser considerado em
um documento é o seu NÚMERO, a escolha deve recair
sobre o método numérico simples.
27
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Neste método, para cada documento é atribuído um
número, a partir do qual serão organizados os documentos.
Como no momento da busca a procura acontecerá a partir
de um nome, este método exige a adoção de um índice
alfabético, também chamado de onomástico, que permitirá
identificar o número de cada documento e, assim,
possibilitar sua localização. Os métodos que se utilizam de
índices são chamados de INDIRETOS.
Podemos citar como exemplo o arquivamento de
pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do
funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando
estes são organizados por seus números.
Método Numérico-Cronológico
Neste método, os documentos serão organizados
tomando-se por base uma data, que, em geral, mas não
necessariamente, é a data de produção do documento ou o
período a que este se refere. É o método ideal para se
arquivar, por exemplo, documentos contábeis (balanços,
balancetes, diários) e contas a pagar/a receber depois que
estas já foram agrupadas por credor/devedor.
Podemos citar como exemplo de utilização do
método numérico-cronológico a organização de
prontuários médicos feita por instituições de saúde que,
normalmente, se utilizam da data de nascimento do
paciente, informação esta que será necessária quando da
localização dos referidos documentos.
Método Numérico-dígito-terminal
Algumas
instituições,
ao
organizar
seus
documentos a partir de números a eles atribuídos,
deparam-se com o seguinte problema: muitas vezes tais
números são extremamente grandes e difíceis de se
trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperação do
documento, é indicado o uso do método dígito-terminal.
Este método consiste em decompor o número do
documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a
partir de seus dois últimos dígitos. Vejamos o exemplo a
seguir:
Observe a seguir um comparativo entre os métodos
numéricos simples e dígito-terminal:
Números a serem
organizados
34.758
254.786
915.698
7.666
477.998
Método
numérico simples
7.666
34.758
254.786
477.998
915.698
Método
dígito-terminal
03-47-58
00-76-66
25-47-86
91-56-98
47-79-98
Verifica-se que, enquanto o método numérico
simples organiza os documentos em ordem crescente, a
partir do valor total dos números, o método dígito terminal
organiza os documentos pelos dois últimos algarismos,
observando os dois anteriores apenas para efeito de
ordenação quando os dois últimos algarismos são iguais.
MÉTODO GEOGRÁFICO
Neste método, os documentos serão de acordo com
o local ou setor em que foram produzidos (procedência). É
o caso, por exemplo, de uma instituição que possua
diversas filiais e que, em seu arquivo intermediário,
organize os documentos separando-os por cidade, quando
estas pertencerem ao mesmo estado, em que está
localizada a filial. Neste caso, estará sendo utilizado o
método geográfico.
O método geográfico poderá ser utilizado quando a
organização dos documentos for feita por estado, pais ou
cidade, situações em que algumas regras deverão ser
consideradas:
a) Organização por estado
Quando o arquivo for organizado por estado, os
mesmos deverão estar dispostos em ordem alfabética,
sendo que, dentro de cada estado, a primeira cidade deverá
ser, necessariamente, a capital, independentemente da
ordem alfabética desta em relação às demais cidades, que
deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
Número do documento: 834.695
Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 8346-95.
Este documento será arquivado na pasta relativa
àqueles terminados em 95. Nesta pasta, como todos
terminarão em 95, os documentos serão organizados a
partir dos dois dígitos imediatamente anteriores (no caso
46).
Este método apresenta como vantagem maior
rapidez na localização dos documentos, uma vez que
dispensa a necessidade de se trabalhar com números
difíceis de serem memorizados.
28
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Note
que
os
estados
estão
ordenados
alfabeticamente e, em cada estado, a capital está inserida
em primeiro lugar, sendo que as demais cidades vêm na
seqüência, em ordem alfabética.
a) Organização por país
Quando o arquivo for organizado por país, os
mesmos deverão estar dispostos em ordem alfabética,
sendo que, dentro de cada país, a primeira cidade deverá
ser, necessariamente, a capital, independentemente da
ordem alfabética desta em relação às demais cidades, que
deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
Note que os países estão ordenados alfabeticamente
e, em cada país, a capital está inserida em primeiro lugar,
sendo que as demais cidades vêm na seqüência, em ordem
alfabética.
c) Organização por cidade
Quando o arquivo for organizado por cidade (sem o
cuidado de separação por estado), as mesmas deverão ser
ordenadas alfabeticamente, colocando-se, ao final de cada
cidade, o estado correspondente, para diferenciar cidades
com o mesmo nome em estados diferentes.
Exemplo:
pertence, pois é comum a existência de mais de uma
cidade com o mesmo nome em estados diferentes.
Exemplo:
– Anápolis (Goiás)
– Belém (Pará)
– Campinas (São Paulo)
– Campinas (Tocantins)
– Fortaleza (Ceará)
– Guarulhos (São Paulo)
– Lages (Santa Catarina)
– São Paulo (São Paulo)
Nos casos em que a organização geográfica tenha
como objeto a separação de cidades pertencentes ao
mesmo país, deve-se observar a precedência da capital em
relação às demais, cidades, que virão ordenadas
alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta dos Estados Unidos:
– Washington
– Chicago
– Dallas
– Los Angeles
– New York
– San Francisco
Temos ainda o exemplo do Arquivo Central da
empresa, que centralizará os documentos dos diversos
setores da instituição, separando-os por local de produção.
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR
ASSUNTO)
O método ideográfico é aquele que separa os
documentos por assunto.
Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser
aplicados levando-se em consideração seus nomes ou
códigos números a eles atribuídos. Desta forma, veremos
que o método ideográfico pode ser ALFABÉTICO ou
NUMÉRICO. Estes, por sua vez, separam-se em
dicionário ou enciclopédico, no caso dos alfabéticos e
decimal ou duplex, no caso dos numéricos.
Vejamos a aplicação destes métodos tomando-se
por base o exemplo seguinte:
Já no caso de cidades de estados diferentes
organizados sob uma mesma pasta/gaveta, há que se
observar somente a ordem alfabética das cidades, sem a
preocupação da precedência das capitais com relação às
demais cidades. No entanto, há que se destacar, entre
parênteses, ao final de cada cidade, o estado a que esta
Suponha que determinada empresa identificou
como assuntos passíveis de existência de documentos em
seus arquivos os seguintes temas:
– Férias
– Abono
– Contas a pagar
– Contas a receber
– Controle de estoque
– Admissão
– Demissão
– Salários
29
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Aplicando-se o método ideográfico alfabético
dicionário, os temas seriam organizados levando-se em
consideração apenas sua ordenação alfabética, como seria
feito num dicionário, daí sua denominação. Desta forma, a
organização seria a seguinte:
No exemplo em questão, poderíamos exemplificar a
utilização do método duplex :
1- FINANCEIRO
1-1 Contas a pagar
1-2 Contas a receber
2- MATERIAL
2-1 Compra de material
2-2 Controle de estoque
3- PESSOAL
3-1 Abono
3-2 Demissão de pessoal
3-3 Férias
3-4 Salários
Aplicação Prática do Método Ideográfico
No método ideográfico alfabético enciclopédico, no
entanto, os assuntos serão agrupados sob títulos gerais,
sendo estes últimos organizados alfabeticamente. Assim,
os assuntos serão organizados hierarquicamente dentro de
cada área. Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos já
apresentados.
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Compra de material
Controle de estoque
PESSOAL
Abono
Admissão
Demissão
Férias
Salários
Não existem na Arquivologia esquemas
padronizados de classificação por assunto, como ocorre
em relação à Biblioteconomia – Classificação Decimal de
Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU).
Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas
peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação,
em que os assuntos devem ser grupados sob títulos
principais e estes subdivididos em títulos específicos,
partindo-se sempre dos conceitos gerais para os
particulares.
O plano de classificação servirá para organizar os
documentos a partir de seus assuntos, o que facilitará a
aplicação da tabela de temporalidade que, como já foi
visto anteriormente, atribui a estes assuntos prazos de
guarda específicos.
A elaboração do plano de classificação exigirá um
estudo completo da organização (suas finalidades,
funcionamento, etc.), além de um levantamento minucioso
da documentação arquivada por esta.
Observe que os assuntos foram agrupados
hierarquicamente dentro de cada título geral, que, por sua
vez, foram organizados alfabeticamente. Cada assunto
poderá, por sua vez, ser subdivido em subtemas, caso seja
necessário.
A fim de facilitar o arquivamento, o método
ideográfico poderá ser utilizado a partir de códigos
atribuídos a cada assunto, caso em que estarão presentes
os métodos DUPLEX ou DECIMAL.
Em ambos os casos, os assuntos serão organizados
em títulos gerais, dentro dos quais estarão presentes, de
forma hierarquizada, os assuntos específicos, a exemplo
do método enciclopédico visto anteriormente. A diferença
básica entre os métodos duplex e o decimal reside no fato
de que, enquanto o método duplex permite a criação de
infinitas classes, o método decimal limita a criação das
classes a 10.
Tomemos como exemplo alguns códigos de
classificação com respectivos assuntos constantes no
plano de classificação desenvolvido pelo CONARQ e
sugerido às instituições públicas do poder Executivo
Federal:
Neste plano de classificação, foi utilizado o método
decimal, que divide cada assunto em até 10 classes
derivadas, e cada uma destas poderá ser dividida em, no
máximo, mais 10, sucessivamente, de acordo com a
necessidade de cada instituição.
30
020 – Pesssoal
022 – Aperfeiçoamento e treinamento
022.1 – Cursos
022.12 – Promovidos por outras instituições
022.121 – No Brasil
022.122 – No exterior
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Este Plano de Classificação servirá de base para a
Tabela de Temporalidade, que indicará os prazos de
guarda e a destinação final de cada documento. Dessa
forma, a ordenação ideográfica, quando combinada com a
cronológica, facilitará a etapa de eliminação, transferência
ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes
estarão organizados por assunto, e cada assunto estará com
sua temporalidade definida na Tabela em questão.
Na prática, os documentos serão classificados de
acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos
seus códigos de classificação, que servirá para identificar
o prazo de guarda e a destinação final de cada um. Assim,
antes de serem arquivados, os documentos deverão ser
classificados, de acordo com o código de classificação da
instituição.
ESCOLHA DO MÉTODO A SER
ADOTADO
Apesar de existirem várias formas de se organizar
documentos, não é possível identificar determinado
sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer
a documentação a ser tratada. Em suma, o melhor método
de arquivamento dependerá exclusivamente das
características dos documentos em questão. Determinados
tipos de documentos, se organizados com métodos
inadequados, dificilmente serão localizados no futuro.
A utilização da guia-fora, quando da busca do
documento, facilitará sobremaneira o controle de saída dos
documentos que, porventura, tenham sido emprestados.
Por guia-fora entende-se um formulário no qual o
profissional de arquivo anota os dados do documento e a
data de saída do mesmo, colocando-o no local do
documento emprestado, de forma a identificar a saída do
mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal
guia será inutilizada ou destinada a servir de base para um
levantamento estatístico das atividades do arquivo.
Vejamos um exemplo em que seja necessário
combinar vários métodos para se encontrar uma maneira
na qual os documentos sejam organizados de forma
adequada:
O curso preparatório para concursos, com unidades
em Goiânia-GO e Belo Horizonte-MG, contratou empresa
especializada em organização de arquivos para tratar de
parte de seu acervo, constituído basicamente por contratos.
Após análise da documentação, a empresa optou por
organizar da seguinte forma:
O método de arquivamento é determinado,
portanto, pela natureza dos documentos a serem
arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a
instituição adotar quantos métodos forem necessários para
bem organizar seus documentos.
Tome como exemplo o arquivamento de Notas
Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o
arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria
talvez o método numérico simples como solução para o
bom acondicionamento desses documentos. Ocorre que,
ao se levar em consideração a estrutura da entidade, poderse-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o
documento (método geográfico); dentro de cada unidade,
essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto
(método ideográfico), e ainda, dentro de cada produto, por
fornecedor (método alfabético simples) e pela data de
expedição da referida nota (método numéricocronológico).
Observe que a instituição pode adotar quantos
métodos forem necessários para bem ordenar seus
documentos, podendo inclusive combinar os métodos
entre si, procurando melhor organizar sua documentação.
A combinação de métodos pré-estabelecidos para ordenar
o arquivo é chamado de arranjo ou classificação e deve
ser feito antes de se colocar os documentos em seus
lugares.
31
1) Separar os contratos por unidades produtoras
dos contratos (utilizou-se, portanto, o método
geográfico de arquivamento).
2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se
organizar os contratos por ano de produção, de
forma a identificar os documentos mais antigos
e facilitar a eliminação destes, quando
cumpridos os prazos expressos na tabela de
temporalidade da instituição (utilizou-se, neste
caso, o método numérico-cronológico).
3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados
por curso (contratos para o curso do MEC, da
Polícia Federal, etc). Verifica-se aí a utilização
do método alfabético (pelo nome da
instituição).
O
arranjo dado a este arquivo pode ser
exemplificado conforme o esquema a seguir:
Belo Horizonte (MG)
2007
Anvisa
TRE-MG
2008
Anatel
MinC
Goiânia (GO)
2007
MTE
Saneago
2008
MCT
TRE-GO
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Neste caso, o método principal utilizado foi o de
arquivamento por local (método geográfico), tendo sido
empregados, como métodos secundários, o método
numérico cronológico e o método alfabético.
arranjo ou classificação adotado pelo arquivo corrente não
deve ser alterado quando da transferência para a segunda
idade, já que, teoricamente, foi planejado e executado de
forma que atenda ao setor em que o documento foi
acumulado.
Uma vez que o documento conservado no arquivo
intermediário ainda atende ao setor que o acumulou, o
NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS – GED
serve para validar uma
documentos eletrônicos.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o
processo de converter documentos em suporte de papel ou
microfilme para um formato eletrônico representado pela
figura de uma páginas e o seu gerenciamento por meio de
um software permite que estes sejam indexados,
armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados. Os
documentos são convertidos através de um equipamento
chamado scanner.
A certificação digital tem trazido inúmeros
benefícios para os cidadãos e para as instituições que a
adotam. Com a certificação digital é possível utilizar a
Internet como meio de comunicação alternativo para a
disponibilização de diversos serviços com uma maior
agilidade, facilidade de acesso e substancial redução de
custos. A tecnologia da certificação digital foi
desenvolvida graças aos avanços da criptografia nos
últimos 30 anos.
Uma vez convertido em imagem eletrônica, cada
documento é nomeado e indexado através de informações
obtidas dele mesmo, como títulos, nomes, datas ou outras
identificações e, então, arquivado eletronicamente. Mais
tarde, os documentos podem ser recuperados pesquisandose através dos índices digitados (título ou o código de
identificação).
Se desejado, o computador pode “ler” o texto de
cada página (imagem) por meio de um processo chamado
Reconhecimento Óptico de Caráteres – OCR de que cria
um arquivo de texto, o qual pode ser usado para indexar o
documento.
A implantação do GED não assegura à instituição a
eliminação completa de seus arquivos em suporte papel,
pois muitos documentos devem ter seus originais
arquivados para fins de prova documental ou mesmo pelo
seu valor histórico.
CERTIFICAÇÃO DIGITAL
assinatura
realizada
em
CRIPTOGRAFIA
A palavra criptografia tem origem grega e significa
a arte de escrever em códigos de forma a esconder a
informação na forma de um texto incompreensível. A
informação codificada é chamada de texto cifrado. O
processo de codificação ou ocultação é chamado de
cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informação
original a partir do texto cifrado, chama-se decifragem.
A cifragem e a decifragem são realizadas por
programas de computador chamados de cifradores e
decifradores. Um programa cifrador ou decifrador, além
de receber a informação a ser cifrada ou decifrada, recebe
um número chave que é utilizado para definir como o
programa irá se comportar. Os cifradores e decifradores se
comportam de maneira diferente para cada valor da chave.
Sem o conhecimento da chave correta não é possível
decifrar um dado texto cifrado. Assim, para manter uma
informação secreta, basta cifrar a informação e manter em
sigilo a chave.
Os computadores e a Internet são largamente
utilizados para o processamento de dados e para a troca de
mensagens e documentos entre cidadãos, governo e
empresas. No entanto, estas transações eletrônicas
necessitam da adoção de mecanismos de segurança
capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e
integridade às informações eletrônicas. A certificação
digital é a tecnologia que provê estes mecanismos.
No cerne da certificação digital está o certificado
digital, um documento eletrônico que contém o nome, um
número público exclusivo denominado chave pública e
muitos outros dados que mostram quem somos para as
pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública
32
Sigilo utilizando criptografia assimétrica
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Atualmente existem dois tipos de criptografia: a
simétrica e a de chave pública. A criptografia simétrica
realiza a cifragem e a decifragem de uma informação
através de algoritmos que utilizam a mesma chave,
garantindo sigilo na transmissão e armazenamento de
dados. Como a mesma chave deve ser utilizada na
cifragem e na decifragem, a chave deve ser compartilhada
entre quem cifra e quem decifra os dados. O processo de
compartilhar uma chave é conhecido como troca de
chaves. A troca de chaves deve ser feita de forma segura,
uma vez que todos que conhecem a chave podem decifrar
a informação cifrada ou mesmo reproduzir uma
informação cifrada.
pode decifrar a informação pois somente Beto possui a
chave privada correspondente.
AUTENTICIDADE
No processo de autenticação, as chaves são
aplicadas no sentido inverso ao da confidencialidade. O
autor de um documento utiliza sua chave privada para
cifrá-lo de modo a garantir a autoria em um documento ou
a identificação em uma transação. Esse resultado só é
obtido porque a chave privada é conhecida exclusivamente
por seu proprietário.
Os algoritmos de chave pública operam com duas
chaves distintas: chave privada e chave pública. Essas
chaves são geradas simultaneamente e são relacionadas
entre si, o que possibilita que a operação executada por
uma seja revertida pela outra. A chave privada deve ser
mantida em sigilo e protegida por quem gerou as chaves.
A chave pública é disponibilizada e tornada acessível a
qualquer indivíduo que deseje se comunicar com o
proprietário da chave privada correspondente.
ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE
PÚBLICA
Os algoritmos criptográficos de chave pública
permitem garantir tanto a confidencialidade quanto a
autenticidade das informações por eles protegidas.
CONFIDENCIALIDADE
O emissor que deseja enviar uma informação
sigilosa deve utilizar a chave pública do destinatário para
cifrar a informação. Para isto é importante que o
destinatário disponibilize sua chave pública, utilizando,
por exemplo, diretórios públicos acessíveis pela Internet.
Autenticidade utilizando criptografia assimétrica
Assim, se Alice cifrar uma informação com sua
chave privada e enviar para Beto, ele poderá decifrar esta
informação pois tem acesso à chave pública de Alice.
Além disto, qualquer pessoa poderá decifrar a informação,
uma vez que todos conhecem a chave pública de Alice.
Por outro lado, o fato de ser necessário o uso da chave
privada de Alice para produzir o texto cifrado caracteriza
uma operação que somente Alice tem condições de
realizar.
ASSINATURA DIGITAL
O mesmo método de autenticação dos algoritmos de
criptografia de chave pública operando em conjunto com
uma função resumo, também conhecido como função de
hash, é chamada de assinatura digital.
O resumo criptográfico é o resultado retornado por
uma função de hash. Este pode ser comparado a uma
impressão digital, pois cada documento possui um valor
único de resumo e até mesmo uma pequena alteração no
documento, como a inserção de um espaço em branco,
resulta em um resumo completamente diferente.
Sigilo utilizando criptografia assimétrica
O sigilo é garantido, já que somente o destinatário
que possui a chave privada conseguirá desfazer a operação
de cifragem, ou seja, decifrar e recuperar as informações
originais. Por exemplo, para Alice compartilhar uma
informação de forma secreta com Beto, ela deve cifrar a
informação usando a chave pública de Beto. Somente Beto
33
Assinatura digital utilizando algoritmos de chave pública
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A vantagem da utilização de resumos criptográficos
no processo de autenticação é o aumento de desempenho,
pois os algoritmos de criptografia assimétrica são muito
lentos. A submissão de resumos criptográficos ao processo
de cifragem com a chave privada reduz o tempo de
operação para gerar uma assinatura por serem os resumos,
em geral, muito menores que o documento em si. Assim,
consomem um tempo baixo e uniforme, independente do
tamanho do documento a ser assinado.
Na assinatura digital, o documento não sofre
qualquer alteração e o hash cifrado com a chave privada é
anexado ao documento.
assinatura gerada é diferente para cada documento, pois
está relacionada ao resumo do documento.
Assinatura Digital
Apesar das diferenças, a técnica de assinatura
digital é uma forma eficaz de garantir autoria de
documentos eletrônicos. Em agosto de 2001, a Medida
Provisória 2.200 garantiu a validade jurídica de
documentos eletrônicos e a utilização de certificados
digitais para atribuir autenticidade e integridade aos
documentos. Este fato tornou a assinatura digital um
instrumento válido juridicamente.
O texto acima demonstra que o provimento de
autenticação em documentos eletrônicos é viável
tecnicamente, mas ainda restam duas questões
fundamentais: como conseguir as chaves públicas? Como
garantir a identidade do proprietário do par de chaves? A
resposta a ambas as questões é o certificado digital.
CERTIFICADO DIGITAL
Conferência da assinatura digital
Para comprovar uma assinatura digital é necessário
inicialmente realizar duas operações: calcular o resumo
criptográfico do documento e decifrar a assinatura com a
chave pública do signatário. Se forem iguais, a assinatura
está correta, o que significa que foi gerada pela chave
privada corresponde à chave pública utilizada na
verificação e que o documento está íntegro. Caso sejam
diferentes, a assinatura está incorreta, o que significa que
pode ter havido alterações no documento ou na assinatura
pública.
DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO
ELETRÔNICO
O certificado digital é um documento eletrônico
assinado digitalmente e cumpre a função de associar uma
pessoa ou entidade a uma chave pública. As informações
públicas contidas num certificado digital são o que
possibilita colocá-lo em repositórios públicos.
Um Certificado Digital normalmente apresenta as
seguintes informações:
• nome da pessoa ou entidade a ser associada
à chave pública
• período de validade do certificado
• chave pública
• nome e assinatura da entidade que assinou
o certificado
• número de série.
A semelhança da assinatura digital e da assinatura
manuscrita restringe-se ao princípio de atribuição de
autoria a um documento. Na manuscrita, as assinaturas
seguem um padrão, sendo semelhantes entre si e
possuindo características pessoais e biométricas de cada
indivíduo.
Ela é feita sobre algo tangível, o papel, responsável
pela vinculação da informação impressa à assinatura. A
veracidade da assinatura manuscrita é feita por uma
comparação visual a uma assinatura verdadeira tal como
aquela do documento de identidade oficial.
Assinatura manuscrita
Nos documentos eletrônicos não existe um modo
simples para relacionar o documento com a assinatura.
Ambos são compostos apenas pela representação
eletrônica de dados, ou seja, por uma seqüência de bits (0s
e 1s), que necessitam de um computador para a sua
visualização e conferência. Na assinatura digital, a
34
Certificado Digital da Autoridade Certificadora Raiz
Brasileira – ICP Brasil
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
•
Um exemplo comum do uso de certificados digitais
é o serviço bancário provido via Internet. Os bancos
possuem certificado para autenticar-se perante o cliente,
assegurando que o acesso está realmente ocorrendo com o
servidor do banco. E o cliente, ao solicitar um serviço,
como por exemplo, acesso ao saldo da conta corrente,
pode utilizar o seu certificado para autenticar-se perante o
banco.
Serviços governamentais também têm sido
implantados para suportar transações eletrônicas
utilizando certificação digital, visando proporcionar aos
cidadãos benefícios como agilidade nas transações,
redução da burocracia, redução de custos, satisfação do
usuário, entre outros. Alguns destes casos de uso são:
•
•
GOVERNO FEDERAL: o Presidente da República e
Ministros têm utilizado certificados digitais na tramitação
eletrônica de documentos oficiais, que serão publicados no
Diário Oficial da União. Um sistema faz o controle do
fluxo dos documentos de forma automática, desde a
origem dos mesmos até sua publicação e arquivamento.
•
•
RESPONSABILIDADE
A certificação digital traz diversas facilidades,
porém seu uso não torna as transações realizadas isenta de
responsabilidades. Ao mesmo tempo que o uso da chave
privada autentica uma transação ou um documento, ela
confere o atributo de não-repúdio à operação, ou seja, o
usuário não pode negar posteriormente a realização
daquela transação. Por isto, é importante que o usuário
tenha condições de proteger de forma adequada a sua
chave privada.
Existem dispositivos que incrementam a proteção
das chaves, como os cartões inteligentes (smart cards).
Eles se assemelham – em formato e tamanho – a um
cartão de crédito convencional. Os smart cards são um tipo
de hardware criptográfico dotado de um microprocessador
com memória capaz de armazenar e processar diversos
tipos de informações. Com eles é possível gerar as chaves
e mantê-las dentro de um ambiente seguro, uma vez que as
operações criptográficas podem ser realizadas dentro do
próprio dispositivo.
Alguns usuários preferem manter suas chaves
privadas no próprio computador. Neste caso, são
necessárias algumas medidas preventivas para minimizar a
possibilidade de se comprometer a sua chave privada:
•
caso o software de geração do par de
chaves ofereça a opção de proteção do
acesso à chave privada através de senha,
essa opção deve ser ativada, pois assim há
a garantia de que, na ocorrência do furto da
chave privada, a mesma esteja cifrada;
não compartilhar com ninguém a senha de
acesso à chave privada;
não utilizar como senha dados pessoais,
palavras que existam em dicionários ou
somente números, pois são senhas
facilmente descobertas. Procurar uma
senha longa, com caracteres mistos,
maiúsculos e minúsculos, números e
pontuação;
em ambiente acessível a várias pessoas,
como em um escritório, usar produtos de
controle de acesso ou recursos de proteção
ao sistema operacional, como uma senha
de sistema ou protetor de tela protegido por
senha;
manter atualizado o sistema operacional e
os aplicativos, pois versões mais recentes
contêm correções que levam em
consideração as vulnerabilidades mais
atuais;
não instalar o certificado com a chave
privada em computadores de uso público.
Em caso de suspeita de comprometimento da chave
privada, seja por uma invasão sofrida no computador ou
pelo surgimento de operações associadas ao uso da chave
que não sejam de conhecimento do seu proprietário, a
revogação do certificado deve ser solicitada o mais
rapidamente possível à AC responsável pela sua emissão.
Além disso, é necessário estar alerta às recomendações da
DPC quanto aos procedimentos necessários a revogação
do certificado.
O
VALIDADE
O certificado digital, diferentemente dos
documentos utilizados usualmente para identificação
pessoal como CPF e RG, possui um período de validade.
Só é possível assinar um documento enquanto o
certificado é válido. É possível, no entanto, conferir as
assinaturas realizadas mesmo após o certificado expirar.
O certificado digital pode ser revogado antes do
período definido para expirar. As solicitações de
revogação devem ser encaminhadas à AC que emitiu o
certificado ou para quem foi designada essa tarefa. As
justificativas podem ser por diversos fatores como
comprometimento da chave privada, alterações de dados
do certificado ou qualquer outro motivo.
35
NOÇÕES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________
C, ao receberr e analisar o pedido, addiciona o
A AC
número de série
s
do certiificado a um documento assinado
chamado Lista de Certtificados Revvogados (LC
CR) e a
CRs está declarado na
publica. O loocal de publicação das LC
DPC da AC
C que emitiu o certificado, e em muitoss casos o
próprio certiificado possuui um campoo com apontaador para
um endereçoo WEB que contém
c
o arqquivo com a LCR.
L
As
LCRs são publicadas
p
dee acordo com
m a periodiciddade que
cada AC deefinir. Essas listas são púúblicas e poodem ser
consultadas a qualquer momento para
p
verificarr se um
p
váálido ou não.
certificado permanece
Após a revogaçãão ou expiraação do cerrtificado,
a
r
realizadas
coom este ceertificado
todas as assinaturas
tornam-se innválidas, mass as assinaturaas realizadas antes da
revogação do
d certificado continuam válidas
v
se houuver uma
forma de garrantir que estta operação fooi realizada durante
d
o
período de validade
v
do certificado.
c
M como obbter essa
Mas
característica?
p
atribuir a indicação de
d tempo
Existeem técnicas para
a um docuumento, cham
madas carimbbo de tempo. Estes
carimbos adicionam
a
um
ma data e hora à assinatura,
permitindo determinar
d
quuando o docuumento foi asssinado.
Linha do tempo do cerrtificado e asssinatura digital
vação do certtificado
O usuáário pode soliicitar a renov
para
p
a AC após a perda dee validade deeste. Na soliccitação,
o usuário poode manter oos dados do
o certificado e até
mesmo
m
o par de chaves, se a chave priivada não tivver sido
comprometida
c
a. Mas, por que não em
mitir os certifficados
sem
s
data finaal de validadde? Porque a cada renovaação da
validade
v
do certificado
c
reenova-se tam
mbém a relaçção de
confiança
c
entrre seu titular e a AC.
n
p
para
a
Essa renovação ppode ser necessária
substituição
s
da chave privada por uma outra
teecnologicameente mais avvançada ou devido a poossíveis
mudanças
m
ocoorridas nos daados do usuárrio. Essas alteerações
têêm como obbjetivo tornarr mais robussta a segurannça em
relação às téécnicas de certificação e às inform
mações
contidas
c
no ceertificado.
DIGITAL
LIZAÇÃO
Digitalização é o processo pello qual uma imagem
ou sinal anaalógico é trannsformado em
m código digiital. Isso
se dá através de um digitalizador de imagens
i
(ou scanner,
scâner, escânner) ou de um
m transdutor de
d sinais.
A utiilização de dispositivos
d
e
eletrônicos,
c
como
os
scanners, permitem
p
quee documentoos originalmeente em
papel e matteriais similarres, filmes neegativos e positivos,
p
microfilmes e microfichaas sejam convertidos em arquivos
digitais, aceessíveis em computador. Com isso, grandes
volumes de
d
informaação docum
mental podeem ser
armazenados em ambiennte digital o que permitte serem
disponibilizad
d
das e reutilizaadas, como, por
p exemplo, em um
sistema
s
de Gerenciament
G
to Eletrônico
o de Docum
mentos,
conhecido
c
com
mo GED ou eem bancos dee imagens ou áudio.
A digitalização tam
mbém comprreende a connversão
para
p
o códigoo digital de sinais de aú
údio e imageens em
movimento
m
(vvídeos), origginalmente em outros foormatos
como
c
as graavações em discos fono
ográficos em
m vinil
(sulcos) e em
m sinal eletroomagnético analógico
a
em fios e
fitas
f
magnéticcas.
MICROFILMAGEM
M
a
e, os documeentos de
Comoo foi visto anteriormente
arquivo se apresentam
a
em
m diversos tippos de suporte (papel,
CD, disqueete...). Ocorrre que, evventualmente, há a
necessidade de se alteerar o suporrte de deterrminados
documentos, de forma a garantir o accesso e a presservação
dos mesmos. As princiipais técnicaas de atualizzação de
arquivo (muudança de suuporte) são a microfilmaggem e a
digitalizaçãoo.
mite criar
Microofilmagem é uma técnicca que perm
uma cópia do docum
mento em foormato micrrográfico
(microfilme ou microfichha).
36
Miicrofilme
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A adoção da microfilmagem exigirá da instituição
equipamentos que permitam ler tais documentos,
chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de
microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de
uma cópia em papel do documento microfilmado.
A primeira e mais importante razão para justificar o
uso do microfilme é a economia de espaço. O microfilme
é uma imagem reduzida de uma forma maior; é portanto o
tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um
documento qualquer.
permanentes (de valor histórico), os documentos originais
não poderão ser eliminados.
Para organizar o arquivo de microfilmes, há
arquivos próprios como mostrado na figura a seguir. Para
permitir a localização dos documentos, cada rolo deverá
conter um índice. Por fora das gavetas são marcados os
códigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fácil a
consulta. Naturalmente deverá haver junto do arquivo um
aparelho para a leitura dos microfilmes.
Poderíamos enumerar os seguintes benefícios para
o uso da microfilmagem:
– Validade Legal – a microfilmagem é um processo
reprográfico autorizado pela Lei nº 5.433, de
8/5/1968, e pelo Decreto nº 1.799 de 30/1/1996,
que conferem ao microfilme o mesmo valor legal
do documento original;
– Redução sensível de espaço;
– Acesso fácil e rápido, conseqüência das pequenas
dimensões das microformas, da eficiência de sua
catalogação e indexação, comparativamente aos
arquivos convencionais em papel;
– Segurança, por se tratar de um material
fotográfico, além de permitir reproduções com
rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado,
devido ao pequeno volume, permite o seu
acondicionamento em caixas forte (arquivo de
segurança), protegido de sinistros (essa cópia de
segurança deverá, obrigatoriamente, estar em
local separado da cópia de trabalho );
– Garantia da confidencialidade das informações,
visto que a olho nu é impossível visualizar
qualquer informação;
– Durabilidade – respeitando-se a determinadas
normas da microfilmagem, acondicionamento e
manuseio, os arquivos microfilmados podem ser
conservados indefinidamente.
Arquivo de microfilmes
Essa redução de espaço é garantida pelo valor legal
do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo
valor do documento original em papel, que serviu de base
para sua criação, e poderá substituí-lo nos casos em que
não tiver valor histórico. Em se tratando de documentos
LEGISLAÇÃO
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação.
Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre
a política nacional de arquivos públicos
e privados e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA,
faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu
sanciono a seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta
lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos.
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão
documental e a de proteção especial a documentos de
37
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem
como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a
consulta aos documentos públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização
pelo dano material ou moral decorrente da violação do
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência
de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituições de
caráter público, por entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições
públicas e de caráter público implica o recolhimento de
sua documentação à instituição arquivística pública ou a
sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados
como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles
em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam
de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo
que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por
instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública,
na sua específica esfera de competência.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são
inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas
atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de
interesse público e social não poderão ser alienados com
dispersão ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o
Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos
privados identificados como de interesse público e social
poderá ser franqueado mediante autorização de seu
proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de
interesse público e social poderão ser depositados a título
revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades
religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código
Civil ficam identificados como de interesse público e
social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições
Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação pública
ou de caráter público compete às instituições arquivísticas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do
Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder
Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do
Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do
Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do
Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são
organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
38
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas
funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder
Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo
Federal no exercício das suas funções, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder
Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário
Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo
e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e
municipal definirá os critérios de organização e vinculação
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e
o acesso aos documentos, observado o disposto na
Constituição Federal e nesta lei.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização
administrativa será interpretada de modo a, por qualquer
forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal,
civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse público e
social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional,
que definirá a política nacional de arquivos, como órgão
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será
presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituições arquivísticas e
acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho
criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua
publicação.
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e
103º da República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos públicos.(Vide Lei nº 12.527, de 2011)
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que
deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação
dos
documentos
por
eles
produzidos. Regulamento (Vide Lei nº 12.527, de 2011)
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco
a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são
originariamente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à
segurança da sociedade e do Estado será restrito por um
prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma
única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à
honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo
máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de
produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer
instância, determinar a exibição reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de
direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da
parte. (Vide Lei nº 12.527, de 2011)
Decreto 4.073, de 03/01/2002 –
Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991,
que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados e dá
outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da
atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159,
de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Capítulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política
nacional de arquivos públicos e privados, bem como
exercer orientação normativa visando à gestão documental
e à proteção especial aos documentos de arquivo.
39
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão,
à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos
públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à
integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas
legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação
da política nacional de arquivos públicos e
privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos
constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o
acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão e de preservação
de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em
decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
política nacional de arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação de sistemas de
arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário
da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes
Executivo e Legislativo dos Municípios;
VIII - estimular a integração e modernização dos
arquivos públicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse
público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de
1991;
X - propor ao Presidente da República, por
intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração
de
interesse
público
e
social de
arquivos
privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)
Vigência
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos
humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas
instituições integrantes do SINAR;
XII - recomendar providências para a apuração e a
reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos
públicos e privados;
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional
de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver
atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e
instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares às suas, para prover e receber elementos
de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
XV - articular-se com outros órgãos do Poder
Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de
educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e
informática.
Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o
presidirá;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judiciário
Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo
Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Públicos
Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Públicos
Municipais;
VIII - um
representante
das
instituições
mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associações de arquivistas;
X - três representantes de instituições que
congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino,
pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente.
§ 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e
respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do
Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara
dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos
inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da
República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de
Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos
órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo
Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos,
permitida uma recondução.
§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e
impedimentos, será substituído por seu substituto legal no
Arquivo Nacional.
Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio
técnico e administrativo ao CONARQ.
Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do
CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo,
uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento
de dois terços de seus membros.
§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo
Nacional.
§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser
convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,
por deliberação do Plenário ou ad referendum deste,
sempre que razão superior indicar a conveniência de
adoção dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para
deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros.
Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras
técnicas e comissões especiais, com a finalidade de
elaborar estudos, normas e outros instrumentos
necessários à implementação da política nacional de
arquivos públicos e privados e ao funcionamento do
SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a
identificar, discutir e propor soluções para questões
temáticas que repercutirem na estrutura e organização de
segmentos específicos de arquivos, interagindo com as
câmaras técnicas.
40
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e
comissões serão designados pelo Presidente do
CONARQ, ad referendum do Plenário.
Art. 8o É considerado de natureza relevante, não
ensejando qualquer remuneração, o exercício das
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante
das câmaras e comissões.
Art. 9o A aprovação do regimento interno do
CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do
Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto
nº 7.430, de 2011) Vigência
Capítulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a
política nacional de arquivos públicos e privados, visando
à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de
arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como órgão central o
CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo
e Legislativo.
§ 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII,
quando organizados sistemicamente, passam a integrar o
SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.
§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito
privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o órgão central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gestão, a preservação e o acesso às
informações e aos documentos na sua esfera de
competência, em conformidade com as diretrizes e normas
emanadas do órgão central;
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes
e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo
seu cumprimento;
III - implementar a racionalização das atividades
arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de
valor permanente;
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o
aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informações sobre suas atividades ao
CONARQ;
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a
elaboração de dispositivos legais necessários ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional
de arquivos públicos e privados;
VIII - promover a integração e a modernização dos
arquivos em sua esfera de atuação;
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que
possam ser considerados de interesse público e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas
providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico
nacional;
XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional
de arquivos públicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitárias referentes a
arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas nas
câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais
constituídas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem
aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante
atualização.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as
diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo
de sua subordinação e vinculação administrativa.
Capítulo III
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de
documentos:
I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades
públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder
Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles
decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas
e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações
Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo
Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei
no8.246, de 22 de outubro de 1991.
Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no
inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará
dos Contratos de Gestão com o Poder Público.
Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas
no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação
adequada dos documentos produzidos e recebidos no
exercício de atividades públicas.
Art. 17. Os documentos públicos de valor
permanente, que integram o acervo arquivístico das
empresas em processo de desestatização, parcial ou total,
serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na
sua esfera de competência.
41
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
§ 1o O recolhimento de que trata este artigo
constituirá cláusula específica de edital nos processos de
desestatização.
§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as
empresas, antes de concluído o processo de desestatização,
providenciarão, em conformidade com as normas
arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação,
classificação e avaliação do acervo arquivístico.
§ 3o Os documentos de valor permanente poderão
ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o,
enquanto necessários ao desempenho de suas atividades,
conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ.
§ 4o Os documentos de que trata o caput são
inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos
do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.
§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos
públicos de valor permanente que integram o acervo
arquivístico das empresas públicas e das sociedades de
economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções
do CONARQ sobre a matéria.
Capítulo IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
Seção I
Das Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos
Art. 18. Em cada órgão e entidade da
Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de
análise, avaliação e seleção da documentação produzida e
acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a
identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio
serão analisados, avaliados e selecionados pelas
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos
órgãos e das entidades geradores dos arquivos,
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de
temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.
§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio
não constantes da tabela referida no § 1o serão submetidos
às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que
estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim
serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades
geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas
de temporalidade e destinação, elaboradas pelas
Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo
Arquivo Nacional.
Seção II
Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no
Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de
âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao
Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados,
higienizados e acondicionados, bem como acompanhados
de instrumento descritivo que permita sua identificação e
controle.
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no
caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de
documentos, serão implementadas e custeadas pelos
órgãos e entidades geradores dos arquivos.
Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento
e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os
inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos
para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro
de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo
Nacional para a orientação necessária à preservação e à
destinação do patrimônio documental acumulado, nos
termos do § 2o do art. 7o da Lei no8.159, de 1991.
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante
proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução
detalhando os procedimentos a serem observados pelos
órgãos e entidades da administração pública federal, para a
plena consecução das medidas constantes desta
Seção. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de
2011) Vigência
Capítulo V
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E
SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou
jurídicas que contenham documentos relevantes para a
história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser
declarados de interesse público e social por decreto do
Presidente da República.
§ 1o A declaração de interesse público e social de
que trata este artigo não implica a transferência do
respectivo acervo para guarda em instituição arquivística
pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
detentores pela guarda e a preservação do acervo.
§ 2o
São
automaticamente
considerados
documentos privados de interesse público e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados
pelo Poder Público;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art.
3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades
religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei
no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16
da Lei no 8.159, de 1991.
42
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou
mediante
provocação,
encaminhará
solicitação,
acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça,
com vistas à declaração de interesse público e social de
arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação
dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)
§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica
procedida por comissão especialmente constituída pelo
CONARQ.
§ 2o A avaliação referida no § 1o será homologada
pelo Presidente do CONARQ.
§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das
partes afetadas ao Ministro de Estado da Justiça, na forma
prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)
Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo
privado declarado de interesse público e social deverá
comunicar previamente ao CONARQ a transferência do
local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus
documentos, dentro do território nacional.
Art. 25. A alienação de arquivos privados
declarados de interesse público e social deve ser precedida
de notificação à União, titular do direito de preferência,
para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias,
interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art.
13 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos
privados declarados de interesse público e social devem
manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando
sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos
privados declarados de interesse público e social poderão
firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras
instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento
de atividades relacionadas à organização, preservação e
divulgação do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de
arquivos privados declarados de interesse público e social
ou de quaisquer de seus documentos deverá ser
comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou
detentores.
Capítulo VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos
documentos eletrônicos, nos termos da lei.
Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará
instruções complementares à execução deste Decreto.
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)
Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de
Estado da Justiça, permitida a subdelegação, para designar
os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o.
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua
publicação.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de
29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182,
de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de
1999.
Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e
114o da República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
Decreto 4.915, de 12/12/2003 – Dispõe
sobre o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo – SIGA, da
Administração Pública Federal, e dá
outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das
atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI,
alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no
art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967,
no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no
Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002,
DECRETA:
Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema,
com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos
de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos
no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública
federal.
§ 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se
documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos
por órgãos e entidades da administração pública federal,
em decorrência do exercício de funções e atividades
específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos.
§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base
no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos
documentos, em fase corrente e intermediária,
independente do suporte, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 2o O SIGA tem por finalidade:
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da
administração pública federal, de forma ágil e segura, o
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
administrativas ou legais;
43
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos
setoriais e seccionais que o integram;
III - disseminar normas relativas à gestão de
documentos de arquivo;
IV - racionalizar a produção da documentação
arquivística pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e
de armazenagem da documentação arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico
da administração pública federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que
atuam direta ou indiretamente na gestão da informação
pública federal.
Art. 3o Integram o SIGA:
I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis
pela coordenação das atividades de gestão de documentos
de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;
III - como órgãos seccionais, as unidades
vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.
Art. 4o Compete ao órgão central:
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais
do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de
documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa
Civil da Presidência da República;
II - orientar a implementação, coordenação e
controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à
gestão de documentos nos órgãos setoriais;
III - promover a disseminação de normas técnicas e
informações de interesse para o aperfeiçoamento do
sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
V - estimular e promover a capacitação, o
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores que atuam na área de gestão de documentos de
arquivo.
Art. 5o Compete aos órgãos setoriais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de
gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de
atuação e de seus seccionais, em conformidade com as
normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência
da República;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho
desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus
seccionais, visando à padronização dos procedimentos
técnicos relativos às atividades de produção, classificação,
registro,
tramitação,
arquivamento,
preservação,
empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência
e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e
ao acesso e às informações neles contidas;
III - coordenar a elaboração de código de
classificação de documentos de arquivo, com base nas
funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou
entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de
atuação e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de
classificação e da tabela de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos as atividades-meio,
instituída para a administração pública federal, no seu
âmbito de atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata
o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e
aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de
temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às atividades-fim;
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área
de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
constante atualização.
Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a
Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:
I - assessorar o órgão central no cumprimento de
suas atribuições;
II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à
gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas
nos órgãos e entidades da administração pública federal,
após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da
República;
III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as
alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento
dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;
IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e
propor os ajustamentos que se fizerem necessários,
visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.
Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do
SIGA:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a
presidirá;
II - um representante do órgão central, responsável
pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral
do Arquivo Nacional;
III - um representante do Sistema de Administração
dos Recursos de Informação e Informática - SISP,
indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento,
Orçamento e Gestão;
IV - um representante do Sistema de Serviços
Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento,
Orçamento e Gestão;
V - os coordenadores das subcomissões dos
Ministérios e órgãos equivalentes.
§ 1o Poderão participar das reuniões como
membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente,
especialistas e consultores com direito a voz e não a voto,
quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus
membros.
44
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
o
§ 2 O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e
cinco dias após a publicação deste Decreto, a instalação da
Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para
discussão e deliberação, por maioria absoluta de seus
membros, de seu regimento interno a ser encaminhado
pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da
Casa Civil da Presidência da República.
Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e
nos órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias
após a publicação deste Decreto, subcomissões de
coordenação que reúnam representantes dos órgãos
seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a
identificar necessidades e harmonizar as proposições a
serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA.
Parágrafo único. As subcomissões serão presididas
por representante designado pelo respectivo Ministro.
Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao
órgão central para os estritos efeitos do disposto neste
Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação
administrativa decorrente de sua posição na estrutura
organizacional dos órgãos e entidades da administração
pública federal.
Art. 10. Fica instituído sistema de informações
destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade
de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades
da administração pública federal.
Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais
são responsáveis pela alimentação e processamento dos
dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do
sistema de que trata o caput deste artigo.
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão
central do SIGA, o encaminhamento, para aprovação do
Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República,
das normas complementares a este Decreto, deliberadas
pela Comissão de Coordenação do SIGA.
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua
publicação.
Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independência
e 115o da República.
LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA
José Dirceu de Oliveira e Silva
Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a
microfilmagem de documentos oficiais
e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , faço saber
que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a
microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e
municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim
como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos
efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora
dêle.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a
critério da autoridade competente, ser eliminados por
incineração, destruição mecânica ou por outro processo
adequado que assegure a sua desintegração.
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados
ou sua transferência para outro local far-se-á mediante
lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro
próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de
microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora
do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local
dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura
de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito,
microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu
arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida
de
segurança,
poderão
excepcionalmente
ser
microfilmados documentos ainda não arquivados, desde
que autorizados por autoridade competente.
Art 2º Os documentos de valor histórico não
deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartição detentora dos mesmos.
Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo
de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e
municipais para a autenticação de traslados e certidões
originárias de microfilmagem de documentos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará,
igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos
capacitados para efetuarem a microfilmagem de
documentos particulares, bem como os requisitos que a
microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos
públicos devem preencher para serem autenticados, a fim
de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle,
quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões
originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que
os cartórios competentes terão de cumprir para a
autenticação de microfilmes realizados por particulares,
para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.
Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da
autoridade que autenticar os documentos oficiais
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e
certidões originais de microfilmes.
45
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art 5º Esta lei entra em vigor na data de sua
publicação.
Art 6º Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de maio de 1968; 147º da Independência
e 80º da República.
A. COSTA E SILVA
Luís Antônio da Gama e Silva
Decreto 1.799, de 30/01/1996 –
Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968,
que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e dá outras
providências.
Art. 1° A microfilmagem, em todo território
nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de
1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de
qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e
recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e
Legislativo, inclusive da Administração indireta da União,
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os
documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou
jurídicas.
Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões
extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses
documentos, para que possam produzir efeitos legais, em
juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste
Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme,
de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos
ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 4° A microfilmagem será feita em
equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer
microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de
microfichas, além dos procedimentos previstos neste
Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte
superior, área reservada à titulação, à identificação e à
numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e
fotogramas destinados à indexação.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será
feita sempre em filme original, com o mínimo de 180
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e
a qualidade de imagem e de reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a
extração de filme cópia do filme original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis,
de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como
para a extração de cópias.
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser
feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado
qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a
qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo
tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem
poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição
de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente,
de modo que se possa identificar, por superposição, a
continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada
série será precedida de imagem de abertura, com os
seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos, a
serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de
documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de
documentos a serem microfilmados é continuação da série
contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da
unidade filmadora e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se
for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a
serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série,
será reproduzida a imagem de encerramento,
imediatamente após o último documento, com os seguintes
elementos:
I - identificação do detentor dos documentos
microfilmados;
II - informações complementares relativas ao inciso
V do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel
observância às disposições deste Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de
documentos microfilmados continua em microfilme
posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Art. 9° Os documentos da mesma série
seqüência,
eventualmente
omitidos
quando
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens
apresentarem legibilidade, por falha de operação ou
problema técnico, serão reproduzidos posteriormente,
sendo permitido corte ou inserção no filme original.
46
ou
da
não
por
não
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
1° A microfilmagem destes documentos será
precedida de uma imagem de observação, com os
seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
2° É obrigatório fazer indexação remissiva para
recuperar as informações e assegurar a localização dos
documentos.
3° Caso a complementação não satisfaça os padrões
de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de
documentos deverá ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão
utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme
alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em
estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a
definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a
microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua
inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de
termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos
oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela
de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade
competente na esfera de sua atuação e respeitado o
disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de
1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com
valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados
após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
público de sua esfera de atuação ou preservados pelo
próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em
papel ou em filme de documentos microfilmados, para
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão
estar autenticados pela autoridade competente detentora do
filme original.
1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de
microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido
termo próprio, no qual constará que o filme que o
acompanha é cópia fiel do filme original, cuja
autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os
requisitos especificados no artigo seguinte.
2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de
microfilmes de documentos privados, a autenticação farse-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos
cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no
artigo seguinte.
3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo
anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio
de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade
e a sua qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá
ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos
deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de
microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a
que se refere este artigo, além da legislação a que estão
sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça
e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida
quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartórios que se
dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros,
fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia,
declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo
com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de
qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo
manuseio e conservação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos
no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora
dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira
competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular
brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver
autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias
resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à
fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão
ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam
sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por
parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da
Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato,
às penalidades de advertência ou suspensão do registro,
sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta
grave, o registro para microfilmar será cassado
definitivamente.
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as
instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento
deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de
abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua
publicação.
Brasília, 30 de janeiro de l996; 175° da
Independência e 108° da República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Milton Seligman
47
NOÇÕES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________
Resolução Conarrq 10, de 06/12/199
99 –
s
a adoção de
e símbolo
os ISO
Dispõe sobre
nas sina
aléticas a serem uttilizadas no
processo
o de micrrofilmage
em de
documentos arqu
uivísticos
s.
O PR
RESIDENTE
E DO CONSE
ELHO NAC
CIONAL
DE ARQUIIVOS - CON
NARQ, no usso de suas atrribuições
previstas no item IX, do art.18, de seuu Regimento Interno,
de conformiidade com deeliberação do Plenário, em
m sua 15ª
reunião ordiinária realizadda no dia 6 de
d dezembro de 1999
e,
Consiiderando os dispositivos
d
d Lei nº 5.4433, de 8
da
de maio de 1968,
1
regulam
mentada pelo Decreto nº 1.799,
1
de
30 de janeirro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de
d 20 de
junho de 1996, que tratam da microfilmaggem de
documentos arquivísticoss;
Considderando os reesultados da Comissão Especial
criada
c
pela Poortaria CONA
ARQ nº 30, dee 22 de feverreiro de
1999,
1
com a finalidade
f
de adequar os símbolos
s
de normas
n
ISO de sinnaléticas téccnicas à microfilmage
m
em de
documentos
d
a
arquivísticos;
Considderando a necessidad
de de quue a
microfilmagem
m
m dos doocumentos arquivísticoss seja
realizada denntro dos paddrões e norm
mas internaccionais,
resolve:
Art. 1ºº Adotar, no processo de microfilmaggem de
documentos
d
arquivísticos, símbolos constantes
c
d ISO
da
9878/1990,
9
annexo 1, e o rooteiro de sinalléticas, anexoo 2.
Art. 2ºº Esta Resoluução entra em
m vigor na data
d
de
sua
s publicaçãoo.
JAIME
E ANTUNES DA SILVA
(SEG
GUEM ANE
EXOS 1 E 2)
O1
ANEXO
SÍMBOLOS UTILIZADO
OS – ISO 98778/1990
1) Símbolos obrigatórios a serem utiliizados em toddos os rolos:
Início do rollo.
Beginning of
o roll.
(*)
0076
Fim do roloo.
End of roll.
0075 (*)
c
a docum
mentação tenhha continuidad
de:
2) Símbolos obrigatórios a serem utiliizados em toddos os rolos, caso
o
Continuaçção de outro
rolo
Continued
d from
another ro
oll.
0491 (*)
Continua em
e outro
rolo.
Continued on
another ro
oll.
(*)
0490
d
c
conforme
a siituação:
3) Símbolos obrigatórios a serem micrrofilmados juunto com os documentos,
Original ileggível.
Original diffficult to
read.
00777 (*)
Original em
m cores.
Original in ccolour.
0488 (*)
Texto deterriorado.
Encadernaçção
defeituosa.
Repetição dde imagem.
Repetition oof image.
0080 (*)
48
NOÇÕES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________
Damaged teext.
Wrong bindding.
0078 (*)
Páginas e/oou números
em falta.
ages and/or
Missing pag
issues.
Páginas e/oou números
em falta.
Missing pagges
And/or issuees
0081 (*)
Numeraçãoo incorreta.
Data incorrreta.
Incorrect nu
umbering.
Incorrect daate.
00779 (*)
I
7000/1984, incluídos na ISO 98788/1990.
(*) Númeross de referênciia da Norma ISO
o símbolos obrigatórios
o
iindicados no item 1, deverão ser
OBS: As lettras e númeroos das mensaagens, que accompanham os
apresentadoss na fonte ARIAL,
A
em taamanho iguaal ou superior a 70 pontoos. Para os síímbolos indicados no item
m 2, o
tamanho podderá variar enntre 14 e 30 pontos. Na ausência
a
da fonte
f
ARIAL
L, usar letras e números não serifados, isto é,
sem qualqueer tipo de adoorno, em tam
manho igual ouu superior a 18 milímetroos para os sím
mbolos indicaados no item 1. Para
os símbolos indicados noo item 2, o tam
manho poderáá variar entree 3 e 7 milímeetros.
O2
ANEXO
ROTEIRO
OS DE SINA
ALÉTICAS – QUADRO DE
D APLICAÇ
ÇÃO
I – SINALÉ
ÉTICAS QUE
E ANTECEDE
EM A SEQU
UÊNCIA DE DOCUMENT
D
TOS A SERE
EM MICROF
FILMADOS:
SIN
NALÉTICAS
S
SÍM
MBOLOS
ISO
(AN
NEXO 1)
1. INÍÍCIO DO
ROLO
O
CORPO DAS
RAS E
LETR
NUME
EROS
ARIA
AL OU
SIMILAR1
70 ou
18 ou
superior
superior
2. CO
ONTINUAÇÃ
ÃO
DE OUTRO
O
ROLO
70 ou
superior
18 ou
superior
3. IM
MAGEM DE
OBSE
ERVAÇÃO
--
14 a 30
3a7
4. DE
ENSIDADE
UNIF
FORME
--
--
--
5. NU
UMERO DO
FILM
ME
--
70 ou
superior
18 ou
superior
49
INFORMA
AÇÕES SOB
BRE O USO
O
Deve consttar de todos os
o rolos para
que não resstem dúvidas quanto ao
início do fiilme.
Deve ser uusada para infformar que oss
documentoos que preced
dem os que
serão microofilmados encontram-se
em outro roolo.
Deve ser uusada para ind
dicar as
omissões, pproblemas dee legibilidade
ou outras oocorrências prrevistas no
art. 9º do D
Decreto nº 1.7
799, de 30
janeiro de 1996.
Deve consttar de todos os
o rolos uma
folha em branco, preferrencialmente
d papel
com as carracterísticas do
fotográficoo fosco, que permita
p
a
medição daa densidade do
d
microfilmee.
Cada rolo dde microfilme poderá
receber um
m número, parra fins de
identificaçãão, registro, controle
c
e
acesso.
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
6. LOGOTIPO E
IDENTIFICAÇÃO
DA INSTITUIÇÃO
DETENTORA DO
ACERVO
7. LOGOTIPO E
IDENTIFICAÇÃO
DO PROJETO DE
MICROFILMAGEM
8. RESTRIÇÕES
QUANTO À
REPRODUÇÃO
--
14 a 30
3a7
Deve constar de todos os rolos.
Caso a instituição possua logotipo,
este poderá integrar a sinalética.
--
36 a 58
9 a 15
--
14 a 30
3a7
9. SÍMBOLOS
UTILIZADOS
10. IMAGEM DE
ABERTURA
--
14 a 30
3a7
--
14 a 30
3a7
11.
IDENTIFICAÇÃO
DO FUNDO /
COLEÇÃO
--
70 ou
superior
18 ou
superior
12. CONTEÚDO
DO ROLO
--
36 a 58
9 a 15
13. CARTÃO DE
RESOLUÇÃO
--
--
--
14. SEPARAÇÃO
DE CONJUNTOS
DOCUMENTAIS
--
--
--
15. GRAU DE
REDUÇÃO
--
36 a 58
9 a 15
Pode ser usada quando a
microfilmagem decorrer de
patrocínio, convênio, intercâmbio
etc.
Pode ser usada para informar ao
usuário que a instituição se reserva
o direito de recusar pedidos de
reprodução de documentos de seu
acervo, que violem dispositivos
legais em vigor, tais como: Lei nº
9.610, de 19 de fevereiro de 1998
(Direitos Autorais), Lei nº 8.159, de
8 de janeiro de 1991 (Lei de
Arquivos) e seus decretos
regulamentadores.
Deve constar de todos os rolos,
visando à orientação do usuário.
Deve constar de todos os rolos, para
a identificação dos documentos e
dos procedimentos utilizados na
microfilmagem, em conformidade
com o art. 7º do Decreto nº
1.799/96.
Pode ser usada para destacar
conjuntos documentais (fundos,
coleções, séries etc.), acrescentando
outras informações de interesse para
a melhor orientação do usuário.
Deve ser usada para identificar e
localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
Deve constar de todos os rolos para
permitir a realização de testes de
qualidade.
Pode ser usada antes de cada
conjunto documental para alertar o
usuário da mudança de um conjunto
documental para outro. Mais
conhecida como ZEBRA.
Deve constar de todos os rolos para
informar os graus de redução
adotados. Sempre que houver
necessidade de alteração do grau de
redução para determinado conjunto
documental, o novo grau de redução
adotado deverá ser informado.
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números não serifados,
isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números não serifados,
isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros
50
NOÇÕES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________
ÉTICAS POS
STERIORES À SEQUÊNC
CIA DE DOC
CUMENTOS
S MICROFIL
LMADOS:
II – SINALÉ
1. DENSIDA
ADE
UNIFORME
E
--
CO
ORPO DAS
L
LETRAS
E
N
NUMEROS
A
ARIAL
OU
1
S
SIMILAR
---
2. CARTÃO
O DE
RESOLUÇÃ
ÃO
3. IMAGEM
M DE
ENCERRAM
MENTO
--
--
--
--
14 a 20
2
3a7
4. CONTINU
UA EM
OUTRO RO
OLO
70 ouu
superioor
18 ou
u
superiior
5. FIM DO ROLO
R
70 ouu
superioor
18 ou
u
superiior
SINALÉT
TICAS
S
SÍMBOLOS
ISO
(ANEXO 1))
Decreto 4.553, de
e 27/12/20
002 – Disp
põe
s
arda de da
ados,
sobre a salvagua
informaç
ções, doc
cumentos
s e materiais
sigilosos
s de interresse da seguranç
ça da
sociedad
de e do Estado,
E
no
o âmbito da
Administração Pú
ública Fe
ederal, e dá
d
p
cias.
outras providênc
O PR
RESIDENTE
E DA REPÚ
ÚBLICA, noo uso da
atribuição quue lhe conferre o art. 84, inncisos IV e VI,
V alínea
"a", da Consstituição, e teendo em vistaa o disposto no
n art. 23
da Lei nº 8.1159, de 8 de janeiro de 19991,
DECR
RETA:
CA
APÍTULO I
DA
AS DISPOSIÇ
ÇÕES PRELIIMINARES
Art. 1º Este Decrreto disciplinna a salvaguuarda de
dados, informações, doocumentos e materiais sigilosos,
s
bem como das
d áreas e insstalações ondde tramitam.
Art. 2º
2 São considderados originnariamente sigilosos,
s
e serão com
mo tal classificcados, dados ou informaçções cujo
conhecimento irrestrito ou divulgaação possa acarretar
a
qualquer risco à segurançça da sociedaade e do Estaado, bem
como aquelees necessárioos ao resguarddo da inviolaabilidade
da intimidadde da vida prrivada, da honra e da imaagem das
pessoas.
Parággrafo único. O acesso a dados
d
ou infoormações
sigilosos é restrito e condicionadoo à necessiddade de
conhecer.
INFORMAÇ
ÇÕES SOBR
RE O USO
Deve constar de toodos os rolos uma folha em
m
branco, preferenciaalmente com as
caractterísticas do ppapel fotográfico fosco, quue
permiita a mediçãoo da densidadee do microfilm
me.
Deve constar de toodos os rolos para permitirr a
de.
realização de testes de qualidad
Deve constar de toodos os rolos, contendo as
mações previsstas no art. 8ºº do Decreto nº
n
inform
1.799/96.
Deve ser usada parra informar que
q documenttos
do meesmo conjuntto documentaal encontram-se
microofilmados em outro rolo.
Deve constar de toodos os rolos para que não
restem
m dúvidas quaanto ao fim do
d filme.
Art. 3º A proddução, manuseio, coonsulta,
trransmissão, manutençãoo e guard
da de dadoos ou
in
nformações sigilosos observarão meedidas especiiais de
segurança.
s
Parágraafo único. Tooda autoridad
de responsável pelo
trrato de dadoss ou informaçções sigilososs providenciaará para
que
q o pessoal sob suas ordens conheçça integralmeente as
medidas
m
de seegurança estaabelecidas, zeelando pelo seu
s fiel
cumprimento.
c
.
Art. 4º
4 Para os efeitos deste Decretoo, são
estabelecidos
e
os seguintes conceitos e definições:
d
I - auttenticidade: aasseveração de que o daado ou
in
nformação sãão verdadeiroos e fidedign
nos tanto na origem
o
quanto
q
no desstino;
II - classificação: atribuição, pela autooridade
competente,
c
de grau dee sigilo a dado, inform
mação,
documento,
d
m
material,
área ou instalação
o;
III - comprometiimento: perrda de seggurança
resultante do acesso
a
não-auutorizado;
IV - creedencial de segurança: cerrtificado, conncedido
por
p
autoridadde competennte, que haabilita determ
minada
pessoa
p
a ter acesso
a
a dadoos ou informaações em dife
ferentes
graus
g
de sigiloo;
V - dessclassificaçãoo: cancelamen
nto, pela autooridade
competente
c
ouu pelo transccurso de prazzo, da classifficação,
to
ornando ostennsivos dados ou informaçõ
ões;
VI - diisponibilidadde: facilidade de recuperaação ou
acessibilidade
a
e de dados e iinformações;
VII - grau
g
de sigillo: gradação atribuída a dados,
in
nformações, área ou instaalação considerados sigilosos em
decorrência
d
dee sua naturezza ou conteúd
do;
51
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
VIII - integridade: incolumidade de dados ou
informações na origem, no trânsito ou no destino;
IX - investigação para credenciamento: averiguação
sobre a existência dos requisitos indispensáveis para
concessão de credencial de segurança;
X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o
receptor de dados ou informações são legítimos e
fidedignos tanto na origem quanto no destino;
XI - marcação: aposição de marca assinalando o
grau de sigilo;
XII - medidas especiais de segurança: medidas
destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade,
autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e
informações sigilosos. Também objetivam prevenir,
detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a
esses dados e informações;
XIII - necessidade de conhecer: condição pessoal,
inerente ao efetivo exercício de cargo, função, emprego ou
atividade, indispensável para que uma pessoa possuidora
de credencial de segurança, tenha acesso a dados ou
informações sigilosos;
XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso
pode ser franqueado;
XV - reclassificação: alteração, pela autoridade
competente, da classificação de dado, informação, área ou
instalação sigilosos;
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a
pessoas credenciadas; proteção contra revelação nãoautorizada; e
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em
caráter excepcional, em área sigilosa.
CAPÍTULO II
DO SIGILO E DA SEGURANÇA
Seção I
Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo
Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão
classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e
reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos
intrínsecos.
§ 1º São passíveis de classificação como ultrasecretos, dentre outros, dados ou informações referentes à
soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e
operações militares, às relações internacionais do País, a
projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e
tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas
econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa
acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da
sociedade e do Estado.
§ 2º São passíveis de classificação como secretos,
dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas,
instalações, programas, projetos, planos ou operações de
interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de
inteligência e a planos ou detalhes, programas ou
instalações estratégicos, cujo conhecimento nãoautorizado possa acarretar dano grave à segurança da
sociedade e do Estado.
§ 3º São passíveis de classificação como
confidenciais dados ou informações que, no interesse do
Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento
restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus
objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do
Estado.
§ 4º São passíveis de classificação como reservados
dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa
comprometer planos, operações ou objetivos neles
previstos ou referidos.
Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de
competência das seguintes autoridades:
I - Presidente da República; (Redação dada pelo
Decreto nº 5.301, de 2004)
II - Vice-Presidente da República; (Redação dada
pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
III - Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas; (Redação dada pelo Decreto nº
5.301, de 2004)
IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da
Aeronáutica; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de
2004)
V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares
permanentes no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301,
de 2004)
§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista
no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a
agente público em missão no exterior. (Incluído pelo
Decreto nº 5.301, de 2004)
§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput,
podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo
único pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
I - secreto: as autoridades que exerçam funções de
direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo
com regulamentação específica de cada órgão ou
entidade da Administração Pública Federal; e(Redação
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
II - confidencial e reservado: os servidores civis e
militares, de acordo com regulamentação específica de
cada órgão ou entidade da Administração Pública
Federal. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que
se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção
do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada
pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
II - secreto: máximo de vinte anos;(Redação dada
pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação
dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão
ser prorrogados uma vez, por igual período, pela
autoridade responsável pela classificação ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre a
matéria. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)
52
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Seção II
Da Reclassificação e da Desclassificação
Art. 8º Dados ou informações classificados no grau
de sigilo ultra-secreto somente poderão ser reclassificados
ou desclassificados, mediante decisão da autoridade
responsável pela sua classificação.
Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e
reservado, poderá a autoridade responsável pela
classificação ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto, respeitados os
interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la
ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de
reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da
custódia do dado ou informação sigilosos.
Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo
de duração conta-se a partir da data de produção do dado
ou informação. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de
2004)
Art. 10. A desclassificação de dados ou
informações nos graus ultra-secreto, confidencial e
reservado será automática após transcorridos os prazos
previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso
de sua prorrogação, quando então a desclassificação
ocorrerá ao final de seu termo. (Redação dada pelo
Decreto nº 5.301, de 2004)
Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda
permanente que forem objeto de desclassificação serão
encaminhados à instituição arquivística pública
competente, ou ao arquivo permanente do órgão público,
entidade pública ou instituição de caráter público, para
fins de organização, preservação e acesso.
Parágrafo único. Consideram-se de guarda
permanente os dados ou informações de valor histórico,
probatório e informativo que devam ser definitivamente
preservados.
Art. 12. A indicação da reclassificação ou da
desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá
constar das capas, se houver, e da primeira página.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES
SIGILOSOS
Seção I
Dos Procedimentos para Classificação de Documentos
Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as
partes componentes ou os anexos de um documento
sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao
documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo
mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.
Art. 14. A classificação de um grupo de
documentos que formem um conjunto deve ser a mesma
atribuída ao documento classificado com o mais alto grau
de sigilo.
Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o
caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de
expedição e ementas, redigidas de modo a não
comprometer o sigilo.
Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas
baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão
classificados em razão dos detalhes que revelem e não da
classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes
deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.
Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de
documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução,
mediante consentimento expresso:
I - da autoridade classificadora, para documentos
ultra-secretos;
II - da autoridade classificadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto, para documentos secretos; e
III - da autoridade classificadora, destinatária ou
autoridade hierarquicamente superior competente para
dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e
reservados, exceto quando expressamente vedado no
próprio documento.
Parágrafo único. Aos extratos de que trata este
artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores
àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem,
salvo quando elaborados para fins de divulgação.
Seção II
Do Documento Sigiloso Controlado
Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é
aquele que, por sua importância, requer medidas
adicionais de controle, incluindo:
I - identificação dos destinatários em protocolo e
recibo próprios, quando da difusão;
II - lavratura de termo de custódia e registro em
protocolo específico;
III - lavratura anual de termo de inventário, pelo
órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade
receptores; e
IV - lavratura de termo de transferência, sempre que
se proceder à transferência de sua custódia ou guarda.
Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de
transferência serão elaborados de acordo com os modelos
constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a
guarda de um órgão de controle.
Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua
natureza, considerado DSC, desde sua classificação ou
reclassificação.
Parágrafo único. A critério da autoridade
classificadora ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto, o disposto
no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
53
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Seção III
Da Marcação
Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo,
deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas
capas, se houver.
§ 1º As páginas serão numeradas seguidamente,
devendo cada uma conter, também, indicação do total de
páginas que compõem o documento.
§ 2º O DSC também expressará, nas capas, se
houver, e em todas as suas páginas, a expressão
"Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo
número de controle.
Art. 21. A marcação em extratos de documentos,
rascunhos, esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao
prescrito no art. 20.
Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas,
fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras
imagens sigilosas obedecerá às normas complementares
adotadas pelos órgãos e entidades da Administração
Pública.
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou
informações sigilosos serão marcados com a classificação
devida em local adequado.
Parágrafo único. Consideram-se meios de
armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas
sonoros, magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio
capaz de armazenar dados e informações.
Seção IV
Da Expedição e da Comunicação de Documentos
Sigilosos
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas
expedição e tramitação obedecerão às seguintes
prescrições:
I - serão acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo não constará qualquer
indicação do grau de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno serão apostos o
destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a
serem identificados logo que removido o envelope
externo;
IV - o envelope interno será fechado, lacrado e
expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente,
remetente, destinatário e número ou outro indicativo que
identifique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de
interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra
pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.
Art. 25. A expedição, condução e entrega de
documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada
pessoalmente, por agente público autorizado, sendo
vedada a sua postagem.
Parágrafo único. A comunicação de assunto ultrasecreto de outra forma que não a prescrita no caput só
será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que
requeiram tramitação e solução imediatas, em atendimento
ao princípio da oportunidade e considerados os interesses
da segurança da sociedade e do Estado.
Art. 26. A expedição de documento secreto,
confidencial ou reservado poderá ser feita mediante
serviço postal, com opção de registro, mensageiro
oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for
o caso, mala diplomática.
Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de
que trata este artigo poderá ser feita por outros meios,
desde que sejam usados recursos de criptografia
compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme
previsto no art. 42.
Seção V
Do Registro, da Tramitação e da Guarda
Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de
documentos sigilosos:
I - verificar a integridade e registrar, se for o caso,
indícios de violação ou de qualquer irregularidade na
correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu
superior hierárquico e ao destinatário, o qual informará
imediatamente ao remetente; e
II - proceder ao registro do documento e ao controle
de sua tramitação.
Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo
destinatário, seu representante autorizado ou autoridade
competente hierarquicamente superior.
Parágrafo único. Envelopes contendo a marca
pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário.
Art. 29. O destinatário de documento sigiloso
comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício
de violação ou adulteração do documento.
Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou
guardados em condições especiais de segurança, conforme
regulamento.
§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e
secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que
ofereça segurança equivalente ou superior.
§ 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no §
1º, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob
guarda armada.
Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou
custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus
substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem
ou transferência de responsabilidade.
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo
aos responsáveis pela guarda ou custódia de material
sigiloso.
54
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de
suas atribuições e responsabilidades, a CPADS poderá ser
subdividida em subcomissões.
Seção VI
Da Reprodução
Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de
documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do
documento original.
§ 1º A reprodução total ou parcial de documentos
sigilosos controlados condiciona-se à autorização expressa
da
autoridade
classificadora
ou
autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto.
§ 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos
sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que
se refere o art. 35 deste Decreto, no âmbito dos órgãos e
entidades públicas ou instituições de caráter público.
§ 3º Serão fornecidas certidões de documentos
sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu
estado de conservação, desde que necessário como prova
em juízo.
Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução
de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação
de notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou
qualquer outro recurso, que possam dar origem a cópia
não-autorizada do todo ou parte.
Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se
for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada
em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similar,
essa operação deverá ser acompanhada por pessoa
oficialmente designada, que será responsável pela garantia
do sigilo durante a confecção do documento, observado o
disposto no art. 33.
Seção VII
Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação
Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições:
I - analisar e avaliar periodicamente a
documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito
de sua atuação;
II - propor, à autoridade responsável pela
classificação ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto, renovação dos
prazos a que se refere o art. 7º;
III - propor, à autoridade responsável pela
classificação ou autoridade hierarquicamente superior
competente para dispor sobre o assunto, alteração ou
cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade
com o disposto no art. 9º deste Decreto;
IV - determinar o destino final da documentação
tornada ostensiva, selecionando os documentos para
guarda permanente; e
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em
atendimento ao disposto no art. 39.
Art. 36. Os documentos permanentes de valor
histórico, probatório e informativo não podem ser
desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade
penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em
vigor.
CAPÍTULO IV
DO ACESSO
Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos
em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter
público é admitido:
I - ao agente público, no exercício de cargo, função,
emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de
conhecê-los; e
II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua
pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo
ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade
competente.
§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos
termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às
sanções administrativas, civis e penais decorrentes da
eventual divulgação dos mesmos.
§ 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que
os procedimentos ou processos que vierem a instruir
também passem a ter grau de sigilo idêntico.
§ 3º Serão liberados à consulta pública os
documentos que contenham informações pessoais, desde
que previamente autorizada pelo titular ou por seus
herdeiros.
Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos,
ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, é
condicionado à emissão de credencial de segurança no
correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no
tempo.
Parágrafo único. A credencial de segurança de que
trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de
ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso
resultante de acordos ou contratos com outros países
atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes
destes instrumentos.
Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá
ser justificada.
CAPÍTULO V
DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Art. 41. A comunicação de dados e informações
sigilosos por meio de sistemas de informação será feita em
conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.
55
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único
do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e
equipamentos de criptografia para uso oficial no âmbito da
União são considerados sigilosos e deverão,
antecipadamente, ser submetidos à certificação de
conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de
Defesa Nacional.
Art. 49. A classificação de áreas e instalações será
feita em razão dos dados ou informações sigilosos que
contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou
tratados, em conformidade com o art. 5º.
Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código,
cifra ou sistema de criptografia no âmbito de órgãos e
entidades públicos e instituições de caráter público.
Parágrafo único. É vedada a utilização para outro
fim que não seja em razão do serviço.
Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades
públicos e das instituições de caráter público caberá a
adoção de medidas que visem à definição, demarcação,
sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas
sigilosas sob sua responsabilidade.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos,
sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas
de segurança previstas neste Decreto para os documentos
sigilosos controlados e os seguintes procedimentos:
I - realização de vistorias periódicas, com a
finalidade de assegurar uma perfeita execução das
operações criptográficas;
II - manutenção de inventários completos e
atualizados do material de criptografia existente;
III - designação de sistemas criptográficos
adequados a cada destinatário;
IV - comunicação, ao superior hierárquico ou à
autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa
ao sigilo, à inviolabilidade, à integridade, à autenticidade,
à legitimidade e à disponibilidade de dados ou
informações criptografados; e
V - identificação de indícios de violação ou
interceptação ou de irregularidades na transmissão ou
recebimento de dados e informações criptografados.
Parágrafo único. Os dados e informações sigilosos,
constantes de documento produzido em meio eletrônico,
serão assinados e criptografados mediante o uso de
certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de
Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para
a produção de documentos com grau de sigilo ultra-secreto
só poderão estar ligados a redes de computadores seguras,
e que sejam física e logicamente isoladas de qualquer
outra.
Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser
feita por método que sobrescreva as informações
armazenadas. Se não estiver ao alcance do órgão a
destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição
física por incineração dos dispositivos de armazenamento.
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para
a produção de documentos com grau de sigilo secreto,
confidencial e reservado só poderão integrar redes de
computadores que possuam sistemas de criptografia e
segurança adequados a proteção dos documentos.
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos,
sempre que possível, deve ser feito em mídias removíveis
que podem ser guardadas com maior facilidade.
CAPÍTULO VI
DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS
Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações
sigilosas será disciplinado por meio de instruções
especiais dos órgãos, entidades ou instituições
interessados.
Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é
considerado visita o agente público ou o particular que
oficialmente execute atividade pública diretamente
vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado
sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do
Estado.
CAPÍTULO VII
DO MATERIAL SIGILOSO
Seção I
Das Generalidades
Art. 52. O titular de órgão ou entidade pública,
responsável por projeto ou programa de pesquisa, que
julgar conveniente manter sigilo sobre determinado
material ou suas partes, em decorrência de
aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá
providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo
adequado.
Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo
ao titular de órgão ou entidade públicos ou de instituições
de caráter público encarregada da fiscalização e do
controle de atividades de entidade privada, para fins de
produção ou exportação de material de interesse da Defesa
Nacional.
Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades
públicos encarregados da preparação de planos, pesquisas
e trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova,
produção, aquisição, armazenagem ou emprego de
material sigiloso são responsáveis pela expedição das
instruções adicionais que se tornarem necessárias à
salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.
Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes,
máquinas e outros materiais similares considerados
sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer
natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou
locação, serão adequadamente marcados para indicar o seu
grau de sigilo.
56
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 55. Dados ou informações sigilosos
concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de
material somente serão fornecidos aos que, por suas
funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos
controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas
físicas e jurídicas interessadas os dados e informações
necessários ao desenvolvimento de programas.
Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como
às instituições de caráter público, a que os contratantes
estejam vinculados, cabe providenciar para que seus
fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias
para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos
em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso
de fabricação em suas instalações.
CAPÍTULO IX
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Seção II
Do Transporte
Art. 56. A definição do meio de transporte a ser
utilizado para deslocamento de material sigiloso é
responsabilidade do detentor da custódia e deverá
considerar o respectivo grau de sigilo.
§ 1º O material sigiloso poderá ser transportado por
empresas para tal fim contratadas.
§ 2º As medidas necessárias para a segurança do
material
transportado
serão
estabelecidas
em
entendimentos prévios, por meio de cláusulas contratuais
específicas, e serão de responsabilidade da empresa
contratada.
Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos
serão tratados segundo os critérios indicados para a
expedição de documentos sigilosos.
Art. 58. A critério da autoridade competente,
poderão ser empregados guardas armados, civis ou
militares, para o transporte de material sigiloso.
CAPÍTULO VIII
DOS CONTRATOS
Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja
sigiloso, ou que sua execução implique a divulgação de
desenhos, plantas, materiais, dados ou informações de
natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos:
I - o conhecimento da minuta de contrato estará
condicionado à assinatura de termo de compromisso de
manutenção de sigilo pelos interessados na contratação; e
II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a:
a) possibilidade de alteração do contrato para
inclusão de cláusula de segurança não estipulada por
ocasião da sua assinatura;
b) obrigação de o contratado manter o sigilo
relativo ao objeto contratado, bem como à sua execução;
c) obrigação de o contratado adotar as medidas de
segurança adequadas, no âmbito das atividades sob seu
controle, para a manutenção do sigilo relativo ao objeto
contratado;
d) identificação, para fins de concessão de
credencial de segurança, das pessoas que, em nome do
contratado, terão acesso a material, dados e informações
sigilosos; e
e) responsabilidade do contratado pela segurança do
objeto subcontratado, no todo ou em parte.
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a
material, área, instalação e sistema de informação cujo
sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado.
Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e
instituições de caráter público exigirão termo de
compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores,
funcionários e empregados que direta ou indiretamente
tenham acesso a dados ou informações sigilosos.
Parágrafo único. Os agentes de que trata
o caput deste artigo comprometem-se a, após o
desligamento, não revelar ou divulgar dados ou
informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no
exercício de cargo, função ou emprego público.
Art. 63. Os agentes responsáveis pela custódia de
documentos e materiais e pela segurança de áreas,
instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa
sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional, em
razão do ofício, e ao seu código de ética específico, sem
prejuízo de sanções penais.
Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e
instituições de caráter público promoverão o treinamento,
a capacitação, a reciclagem e o aperfeiçoamento de
pessoal que desempenhe atividades inerentes à
salvaguarda de documentos, materiais, áreas, instalações e
sistemas de informação de natureza sigilosa.
Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome
conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste
Decreto fica, automaticamente, responsável pela
preservação do seu sigilo.
Art. 66. Na classificação dos documentos será
utilizado, sempre que possível, o critério menos restritivo
possível.
Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder
Executivo
Federal
serão
expedidas
instruções
complementares, que detalharão os procedimentos
necessários à plena execução deste Decreto.
Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta
e cinco dias da data de sua publicação.
57
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 69. Ficam revogados os Decretos nºs 2.134, de
24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998,
e 4.497, de 4 de dezembro de 2002.
Brasília, 27 de dezembro de 2002; 181º da Independência
e 114º da República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Pedro Parente
Alberto Mendes Cardoso
Resolução Conarq 14, de 24/10/2001 –
Aprova a versão revisada e ampliada da
Resolução 4, de 28/03/1996, que dispõe
sobre o Código de Classificação de
Documentos de Arquivo para a
Administração Pública: Atividades Meio, a ser adotado como modelo para
os arquivos correntes dos órgãos e
entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os
prazos de guarda e a destinação de
documentos estabelecidos na Tabela
Básica de Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo Relativos
às Atividades - Meio da Administração
Pública.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL
DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno
e,
Considerando a necessidade de se atualizar o
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para
a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública, aprovados pela Resolução nº 4, de 28 de março de
1996, do CONARQ, publicada no Suplemento nº 62, do
DOU de 29 de março de 1996, e alterados pela Resolução
nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no
DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :
Art. 1º APROVAR a versão revista e ampliada do
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para
a Administração Pública : Atividades-Meio, como um
modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o
Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas
às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais
deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública
na sua específica esfera de competência.
§ 2º Caberá ao CONARQ, por intermédio de
câmara técnica específica, proceder à atualização
periódica deste Código.
Art. 2º Aprovar os prazos de guarda e a destinação
dos documentos estabelecidos na versão revista e
ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às
Atividades-Meio da Administração Pública.
§ 1 Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a
Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta
aplicação aos conjuntos documentais produzidos e
recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se
os prazos de guarda e a destinação nela definidos.
§ 2º Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que
adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a
destinação dos documentos relativos às suas atividades
específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser
aprovados pela instituição arquivística pública na sua
específica esfera de competência.
§ 3º Caberá ao CONARQ, por intermédio de
câmara técnica específica, proceder à atualização
periódica desta Tabela.
Art. 3º A eliminação de documentos produzidos por
instituições públicas e de caráter público será realizada
mediante autorização da instituição arquivística pública,
na sua específica esfera de competência, conforme
determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de
20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os
procedimentos para a eliminação de documentos no
âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder
Público.
Art. 4º O Código de Classificação de Documentos
de Arquivo para a Administração Pública e a Tabela
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de
que trata esta Resolução constitui-se numa publicação
editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada
Classificação,
Temporalidade
e
Destinação
de
Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da
Administração Pública.
Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de
sua publicação.
Art. 6º Ficam revogadas a Resolução nº 4, de 28 de
março de 1996, e a Resolução nº 8, de 20 de maio de
1997, do CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA
58
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
ÉTICA PROFISSIONAL
Um código de ética é um guia de referência
profissional que prima por traçar diretrizes elevadas de
conduta e aponta as responsabilidade morais e legais.
Como um agente moral pró ativo, o profissional
arquivista consciente de sua função social, está aberto a
construir uma relação dialógica com seus pares e a
primar pelo interesse da administração, harmonizandoos com o interesse do público: cidadãos e
jurisdicionados,
pesquisadores,
historiadores,
jornalistas, proprietários de acervos, etc..
O Código de Ética dos Arquivistas foi uma
proposta do Conselho Internacional de Arquivos e sua
relevância e concordância é tamanha, que já está
disponível em 22 idiomas. Segue a versão em
português.
Código de Ética do Arquivista – Conselho
Internacional de Arquivos
Um código de ética dos Arquivistas tem por
finalidade fornecer à profissão arquivística regras de
conduta de alto nível. O tema “arquivista”, tal como é
usado neste texto, se aplica a todos aqueles que têm
responsabilidade de controlar, vigiar, tratar, guardar,
conservar e administrar os arquivos. As instituições
empregadoras e os serviços de arquivo são encorajados
a adotar políticas e práticas que permitam a aplicação
deste código. A aplicação do código depende da boa
vontade das instruções de arquivos e das associações
profissionais. Ela pode ser feita indiretamente através
do estabelecimento e do uso de procedimentos para
sugerir orientações, em casos de duvida, examinar
condutas contrarias á ética e, se for necessário, aplicar
sanções.
1. Os arquivistas mantêm a integridade dos
arquivos, garantindo assim que possam se
constituir em testemunho permanente e digno de
fé do passado.
O primeiro dever dos arquivistas é de manter a
integridade dos documentos que são valorizados por
seus cuidados e sua vigilância. No cumprimento desse
dever, eles consideram os direitos, algumas vezes
discordantes, e os interesses dos seus empregadores,
dos proprietários, das pessoas citadas nos documentos e
dos usuários, passados, presentes e futuros. A
objetividade e a imparcialidade dos arquivistas
permitem aquilatar o grau de seu profissionalismo. Os
arquivistas resistem a toda pressão, venha ela de onde
vier, visando manipular os testemunhos, assim como
dissimular ou deformar os fatos.
2. Os arquivistas tratam, selecionam e mantêm os
arquivos em seu contexto histórico, jurídico e
administrativo, respeitando, portanto, sua
proveniência, preservando e tornado assim
manifestas suas interelações originais.
Os arquivistas agem em conformidade com os
princípios e as praticas geralmente reconhecidas. No
cumprimento de sua missão e de suas funções, os
arquivistas se pautam pêlos princípios arquivísticos que
regem a criação, a gestão e a escolha da destinação dos
arquivos correntes e intermediários, a seleção e a
aquisição de documento com vistas ao seu
arquivamento definitivo, a salvaguardar, a preservação
e a conservação dos arquivos que estão sob a sua
guarda, e a classificação, a análise, a publicação e os
meios de tornar os documentos acessíveis. Os
arquivistas fazem a triagem dos documentos com
imparcialidade, fundamentando seu julgamento em um
profundo conhecimento das exigências administrativa e
das políticas de aquisição de suas instituições. Eles
classificam analisam os documentos escolhidos para
serem retidos, de acordo com os princípios arquivísticos
(em particular o princípio de proveniência e o princípio
de classificação original) e as normas reconhecidas
universalmente, tudo isso rapidamente quanto possível.
Os arquivistas tem uma política de aquisição de
documentos conforme os objetivos e os recursos de
suas instituições. Eles não buscam ou não aceitam
aquisições, quando elas se constituem em perigo para a
integridade ou a segurança dos documentos; eles se
dispõem a cooperar para que os documentos sejam
conservados nos serviços mais adequados. Os arquivos
favorecem o retorno dos arquivos públicos a seus países
de origem, quando eles tenham sido seqüestrado em
tempo de guerra ou de ocupação.
3. Os arquivistas preservam a autenticidade dos
documentos nos trabalhos de tratamento,
conservação e pesquisa.
Os arquivistas agem de modo que o valor
arquivístico dos documentos, neles compreendidos os
documentos eletrônicos ou informáticos, não seja
diminuído pelos trabalhos arquivísticos de triagem, de
classificação e de inventário, de conservação e de
pesquisa. Se eles devem proceder a amostragens, eles
fundamentam sua decisão sobre métodos e critérios
seriamente estabelecidos. A substituição dos originais
por outros suportes é decidida considerando-se seus
valores legais, intrínsecos e de informação. Quando os
59
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
documentos excluídos da consulta tenham sido
retirados momentaneamente do dossiê, o usuário deve
ser modificado.
4. Os arquivistas asseguram permanentemente a
comunicabilidade e a compreensão dos
documentos.
Os arquivistas dirigem sua reflexão sobre a
triagem dos documentos a serem conservados ou
eliminados, prioritariamente, em função da necessidade
de salvaguardar a memória da atividade da pessoa ou da
instituição que os produziu ou acumulou, mas
igualmente em função dos interesses evolutivos dos
interesses da pesquisa histórica. Os arquivistas têm
consciência de que a aquisição de documentos de
origem duvidosa, mesmo de grande interesse, é de
natureza a encorajar um comércio ilegal. Eles prestam a
sua colaboração a seus colegas e aos serviços
pertinentes para a identificação e a procura das pessoas
suspeitas de roubos de documentos de arquivos.
5. Os arquivistas se responsabilizam pelo tratamento
dos documentos e justificam a maneira como o
fazem.
Os arquivistas se preocupam não somente com o
recolhimento dos documentos existentes, mas também
cooperam com os gestores de documentos de maneira
que, nos sistemas de informação e arquivamento
eletrônico, sejam levados em conta, desde a origem, os
procedimentos destinados à proteção de documentos de
valor permanente. Os arquivistas quando negociam com
os serviços responsáveis pela guarda ou com os
proprietários de documentos, fundamentam sua decisão,
em tal circunstância, considerando os seguintes
elementos: autorização de recolhimento, doação ou
venda; negociações financeiras; planos de tratamento;
direitos de produção e condições de acessibilidade. Eles
aguardam um registro escrito de entrada de
documentos, de sua conservação e de seu tratamento.
6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao
maior número possível de usuários, oferecendo
seus serviços a todos com imparcialidade.
Os arquivistas produzem instrumento de pesquisa
gerais e específicos adaptados às exigências, para a
totalidade dos fundos que têm sob sua guarda. Em todas
as circunstâncias, eles oferecem pareceres com
imparcialidade e utilizam os recursos disponíveis para
fornecer uma série de opiniões equilibradas. Os
arquivistas respondem com cortesia, e com a
preocupação de ajudar, a todas as pesquisas razoáveis
referentes aos documentos dos quais eles garantem a
conservação e encorajam a sua utilização em grande
número, dentro dos limites impostos pela política das
instituições dependem a necessidade de preservar os
documentos, o respeito à legislação e à regulamentação,
aos direitos dos indivíduos e aos acordos com os
doadores. Eles definem as restrições aos usuários
eventuais e as aplicam com eqüidade. Os arquivistas
desencorajam as limitações de acesso e de utilização
dos documentos quando eles não são razoáveis, mas
podem aceitar ou sugerir restrições claramente definidas
e de uma duração limitada quando elas são a condição
de uma aquisição. Eles observam fielmente e aplicam
com imparcialidade todos os acordos firmados no
momento de uma aquisição, mas, no interesse da
liberação de acesso aos documentos, eles podem
renegociar as cláusulas quando as circunstâncias
mudam.
7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilíbrio,
no quadro da legislação em vigor, entre o direito
ao conhecimento e o respeito à vida privada.
Os arquivistas se preocupam para que a vida das
pessoas jurídicas e físicas, assim como a segurança
nacional, sejam protegidas, sem que haja necessidade
de se destruir as informações sobretudo no caso dos
arquivos informatizados, onde os dados podem ser
deletados e novos dados inseridos, como é prática
corrente. Os arquivistas defendem o respeito a vida
privada das pessoas que estão ligadas à origem ou que
são a própria matéria dos documentos, sobretudo
daquelas que não foram consultadas quanto `a
utilização ou destino dos documentos.
8. Os arquivistas servem aos interesses de todos e
evitam tirar de sua posição vantagens para eles
mesmos ou para quem quer que seja.
Os arquivistas se abstêm de toda atividade
prejudicial à sua integridade profissional, à sua
objetividade e à sua imparcialidade.
Os arquivistas não tiram de suas atividades
nenhuma vantagem pessoal, financeira ou de qualquer
outra ordem que possa resultar em detrimento das
instituições, dos usuários e de seus colegas. Os
arquivistas não colecionam pessoalmente documentos
originais nem participam de um comércio de
documentos em sua área de jurisdição. Eles evitam as
atividades que possam ciar no espírito do público a
impressão de um conflito de interesses. Os arquivistas
podem explorar os fundos arquivísticos de sua
instituição para fins de pesquisa e de publicações
pessoais, desde que tal trabalho seja conduzido de
acordo coma s mesmas regras impostas aos demais
usuários. Eles não revelam nem utilizam, nos fundos
arquivísticos, onde o acesso é limitado, as informações
60
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
obtidas em seus trabalhos. Eles não permitem que suas
pesquisas pessoais ou suas publicações interfiram com
as tarefas profissionais ou administrativas para as quais
foram contratados. No que concerne à exploração de
seus fundos arquivísticos, os arquivistas não utilizam
seu conhecimento das descobertas feitas por um
pesquisador, ainda não publicadas por ele sem advertilo de sua intenção de tirar partido delas. Os arquivistas
podem criticar e comentar os trabalhos afins a suas
áreas de pesquisa, aí compreendidos os trabalhos
baseados nos fundos que se acham sob sua guarda. Os
arquivistas não permitem a pessoas estranhas à sua
profissão interferirem em suas práticas e obrigações.
compreensão mútua.
9. Os arquivistas procuram atingir o melhor nível
profissional,
renovando,
sistemática
e
continuamente, seus conhecimentos arquivísticos
e compartilhando os resultados de suas pesquisas
e de sua experiência.
Os arquivistas se esforçam para desenvolver seu
saber profissional e seus conhecimentos técnicos e
contribuir para o progresso da Arquivologia, zelando
para que as pessoas, cuja formação e orientação estejam
sob sua responsabilidade, exerçam suas tarefas com
competência.
10. Os arquivistas trabalham em colaboração com
seus colegas e os membros das profissões afins,
visando assegurar, universalmente, a conservação
e a utilização do patrimônio documental.
Os arquivistas procuram estimular a
colaboração e evitar conflitos com seus colegas,
resolvendo suas dificuldades pelo encorajamento ao
respeito às normas arquivísticas e à ética profissional.
Os arquivistas cooperam com os representantes das
profissões paralelas dentro de um espírito de respeito e
61