Gestão de Documentos I
Prof. Josemar Henrique de Melo
Aula 3
Conceitos de Arquivo
• “O arquivo do Arquivo Municipal de João Pessoa
não se encontra, no arquivo, junto dos arquivos
depositado no arquivo daquele Arquivo”. (Mouta. 1989,
p. 12)
• Conceitos distintos expressos numa mesma
palavra;
• Polissemia:
– Arquivo serviço / Arquivo da Instituição Arquivo
informação / Arquivo construção arqui-tetônica /
Arquivo móveis.
Conceito de Arquivo
• Conjunto de Documentos produzidos e recebidos seja qual for a sua data, sua forma e suporte,
acumulados em um processo natural por uma
pessoa ou instituição pública ou privada no
transcurso de sua gestão. Conservados, respeitando aquela ordem para servir como
testemunho e informação (Herrera, 1993)
Conceito de Arquivo
• O Arquivo é um sistema (semi-)fechado de
informação social materializada em qualquer
tipo de suporte, configurado por dois fatores
essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a
natureza funcional (serviço/ uso) – a que se
associa um terceiro – a memória – imbricado
nas anteriores.” (Silva, 1999)
Conceito de Documento
• Documento provêm do verbo • Consideram-se documentos
latim ‘docere’ que significa
quaisquer escritos, instruensinar instruir.
mentos ou papéis públicos
• Em latim empregaria o vocáou particulares. (Código do Probulo ‘documentum’ para
cesso Penal)
designar o objeto de ação de
ensinar e portanto de apren- • Produto da atividade humana
der.
• Sentido moderno de escrito
probatório de algo:
‘Prova’
• “Qualquer base de conhecimento fixada materialmente
e disposta de modo que se
possa utilizar para consulta,
estudo, prova.” (Dicionário
Aurélio)
• Em todo documento aparecem 3 elementos:
– O suporte material duro (pedra, argila, bronze) ou
brando (papiro, pergaminho, papel etc.)
– A linguagem para fixar a informação (escritura
alfabética, imagem, impulsos eletromagnéticos, etc.)
– Informação: mensagem, conteúdo, notícia
(testamento, carta, lei, provas, etc.)
• Segundo esta perspectiva o documento poderia
ser um papiro egípcio, uma pintura rupestre,
uma moeda, pois em todos eles encontram-se
os 3 elementos.
• O documento seria, portanto, o meio pelo qual
se transmite uma mensagem
Classificação dos documentos
• Natureza do suporte: papel, suportes óticos,
(CD’s, DVD’s,), pen drives, além dos antigos (pedra, pele, pergaminhos, metais, etc.)
• Gênero ou Código empregado: textuais, audiovisuais, iconográficos, , informáticos, cartográficos.
• Natureza do assunto: ultra-secretos, sigilosos,
ostencivos.
• Capacidade de difusão: público, inédito,
reservado, pessoal.
Documento administrativo
• São aqueles que gerados na gestão dos assuntos púbicos ou
privados, por pessoas físicas ou jurídicas, tanto pública como
privadas.
• Públicas: emanados de uma autoridade pública e formam
parte do domínio público inalienáveis, imprescritíveis e
inegociáveis.
• Privados: se referem a assuntos de direito privado.
• Em todo documento administrativo podemos distinguir:
1.
2.
3.
Elementos materiais: papel, signos e símbolos, fotocópias,
minutas.
Elementos subjetivos: autor jurídico (responsável pelo conteúdo),
autor material (que as vezes põe suas iniciais), referendadores
(complementam a posição do sujeito jurídico, outras testemunhas.
Elementos formais: selo, papel especial, legalização de fórmulas,
traduções.
Características dos documentos
administrativos
1. São emitidos por um órgão administrativo;
2. Produz efeitos (jurídicos, informativos ou
comunicativos) frente a terceiros ou na própria
organização;
3. Sua emissão é válida sempre e quando cumpram
os requisitos formais exigidos pelas normas da
atividade administrativa;
4. São seriados;
5. São exclusivos, pois a informação que contem é
exclusiva.
Documentos públicos
• Segundo o critério de divisão de poderes do
Estado os documentos públicos se dividem em:
– Normativos: relacionados com a atividade legislativa
(leis, decretos, resoluções, etc.);
– Administrativos: relacionados com a atividade
executiva do Estado e seus organismos públicos;
– Jurisdicionais: relacionados com o poder judicial.
• Obs: levar em consideração as atividades meios
e as atividades fins;
• Documentos da administração e documentação
dos administrados (sobem e descem).
Documento de Arquivo
• “O documento de arquivo nasce como uma ferramenta da administração ante a necessidade da gestão (valor administrativo) para conservar as contas
e os documentos financeiros (valor contábil) para
assinalar como se obtiveram, assinaram, gastaram e
justificaram (valor fiscal), para ter refenrêcia sobre
as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo),
para salvaguardar direitos e obrigações, patrimônios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências
da lei (valor legal) e reconstruir e revisar o passado
(valor histórico e cultural).” (LOPEZ, et . al. 2007, p.63)
Documento de Arquivo
• Em outras palavras:
– Se trata de documentos produzidos e acumulados
por uma instituição pública ou privada, pessoa ou
família no curso de sua gestão ou atividade, para o
cumprimento de seus fins e conservados como
testemunhos, informação e gestão.
• Os documentos de arquivo podem ser:
– Documentos simples quando se trata de um único
documento ou
– Documentos compostos quando são integrados
por vários documentos que não se podem separar
Características do Documento de Arquivo
• Imparcialidade: os documentos de arquivo são
inerentemente verdadeiros. As razões de sua
produção (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais)
asseguram o caráter de prova e fidedignidade;
• Autenticidade: são autênticos porque são criados, transmitidos, mantidos e conservados sob
custódia de acordo com procedimentos
regulares;
• Naturalidade: os documentos
de arquivo não são coletados
artificialmente, mas surgem de
acordo com o cur-so dos atos e
ações de uma administração;
• Integridade: todos os documentos de arquivo são íntegros
nas suas partes internas e
externas;
• Unicidade: não existe um
documento igual ao outro. O
documento de arquivo é único
independente das cópias que
se façam dele.
• Interrelacionados: cada documento está intimamente
relacionado com outros e
com a sua unidade produtora, no qual está preservado o seu significado (organicidade);
• Contexto: todo documento
de arquivo é produto de
um encadeamento que lhe
confere um traço diferenciador (porque foi produzido e quais as etapas e seu
trâmite?).
• Obs: Se o documento é resultado da atividade de
uma pessoa física ou jurídica podemos falar de um
caráter orgânico desse registro. A acumulação dos
documentos orgânicos de
caráter arqui-vístico dá origem aos arquivos da organização.