Método de
Gestão
ORDEM
http://www.tjmt.jus.br/INTRA
NET.ARQ/CMS/GrupoPagin
as/97/801/file/ORDEM/Man
ual_Metodo_ORDEM.pdf
O O.R.D.E.M. é um método de gestão para
resultados, que consiste na aplicação de
mecanismos de racionalização do processo de
produção e outros que, somados, garantem
eficiência, satisfação e celeridade.
É uma ferramenta que busca a efetiva e concreta
aplicação do princípio da eficiência (art. 37, caput,
da Constituição Federal) no serviço público.
Representa as iniciais das frases:
Organização do espaço de produção.
Racionalização do processo de produção.
Desenvolvimento dos recursos humanos.
Excelência no atendimento.
Motivação.
A implantação do método dá-se em cinco fases:
1.
Organização
do
espaço
com
melhor
aproveitamento da área reservada à produção e
aplicação de princípios da qualidade total;
2. Racionalização do processo de produção com a
utilização de metas, padronização, priorização de
tarefas, produção em série, triagem e separação etc;
3. Desenvolvimento dos recursos humanos com
investimento no aprimoramento técnico e pessoal dos
servidores;
4. Excelência no atendimento com a finalidade de
torná-lo mais célere, personalizado, urbano etc;
5. Motivação dos envolvidos no processo
produção, via mecanismos motivacionais.
de
1. Organização

Isolamento da área de produção daquela destinada ao
atendimento do público externo, por meio de divisória
(“Pexe”). Neste momento, deve ser escolhido um local onde
ficará o Escrivão, que lhe permita a visão do atendimento ao
público e, concomitantemente, da área da produção interna;

Deve haver um lugar para cada coisa e cada coisa em seu
lugar, enfim, um local certo para tudo que precisamos, de
modo que tudo possa ser facilmente localizado quando
necessário;

Convêm colocar próximo da mesa do escrivão a estante com
os processos vindos do gabinete, do MP, da Defensoria;

A mesa do escrivão deve permanecer em local que permita
boa visualização da área de atendimento ao público e da
área interna de produção;
1. Organização

Devolução da sobra de materiais mantendo cada servidor
com um grampeador, um furador, seus respectivos carimbos e
etc.

Celulares postos em conjunto. Atendimento somente em casos
urgentes;

Estações de trabalho em conjunto e organizadas. Organiza-se
sempre no final do expediente;

Folha de ponto (explicação posterior);

Impedimento de entrada de não servidores, observadas as
disposições legais quanto aos advogados etc.;

Almoxarifado próprio com reserva de materiais de uso
contínuo (papel, canetas etc.), a cargo do escrivão.
Antes
DEPOIS
AGENDA DO JUIZ
DIÁRIO
MENSAL
SEMESTRAL
ANUAL
1.
Audiências
Concentradas
(realização pelo Juiz).
1. Sistema de Docência (alimentado pelo
próprio juiz)
1. SISTEMA DE DECISÕES MONOCRÁTICAS (ALIMENTADO
PELO PRÓPRIO JUIZ)
1. Cadastro Nacional de Inspeções nos Estabelecimentos Penais
2. Sistema de Controle de Prisões Provisórias
2. Sistema Nacional de Controle de Interceptações
2. Mutirão dos Presos Provisórios
3. Malote Digital
3. Sistema do Plantão Forense
3.
Semana
Nacional
Recomendação do CNJ.
4. CRUVIANA.
4. Justiça Aberta – Serventias Judiciais
5. SICOJUR
Quando houver a ocorrência do fato:
.
6. EMAIL - INSTITUCIONAL
5. Sistema Nacional de Bens Apreendidos
6. Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa
7. Cadastro Nacional de Adoção - CNA (alimentado pelo próprio Juiz da Infância e da Juventude ou servidor
designado)
8. Cadastro Nacional de Crianças Acolhidas – CNCA (alimentado pelo próprio Juiz da Infância e da Juventude ou
servidor designado)
9. Cadastro Nacional de Adolescentes em Conflito com a Lei – CNACL (alimentado pelo próprio Juiz da Infância e
da Juventude ou servidor designado)
do
Júri.
2. Racionalização

Organização do processo de produção. Adota-se a
produção em série (triagem e separação de autos);

Define-se o quadro de funções e responsáveis;

• Fixam-se metas de produção e controle diário
(quantitativo, qualitativo e temporal). Resulta daí a
desburocratização e queima de etapas desnecessárias
(por exemplo, impulsionamento de feitos por certidão
para atos ordinatórios, o que reduz o desnecessário e
excessivo número de processos conclusos);

Controle de produção;
2. Racionalização

Controle de prazos (Escaninho calendário);

Reuniões para verificação de resultados e trato de
anomalias;

Checagem da manutenção do padrão;

Carga e devolução dos autos por leitura, via caneta
ótica, em código de barras;

Pesquisa do grau de satisfação dos clientes.
2.1. Definição do Quadro de Funções.
a)
Cumprimento (expedição de
documento) – três servidores;
todo
b)
Registro, Autuação e Juntada (certificação
escaninho calendário) – um servidor. RAJ;
c)
Juntada e certificação no escaninho calendário – um
servidor
d)
Análise e conferência (cargas, certificação etc.) –
Escrivão e melhor servidor do Cartório ou o Analista; e
e)
Atendimento ao público.
explicações posteriores)
(estagiário
e
e
qualquer
no
Escrivão,
2.1. Definição do Quadro de Funções.

O objetivo deste quadro é definir o servidor
responsável pela execução de cada uma das
atividades desenvolvidas na Escrivania, retirando
do Escrivão a obrigação de executar tarefas, tais
como a de expedir mandados, ofícios etc;

Rodízio de sessenta dias. Inoperante;

O quadro de função e quadros que o
acompanham
deverão
ser
atualizados
periodicamente e afixado o primeiro no mural da
Escrivania para conhecimento geral.
2.2. Triagem dos Processos.

Os autos são colocados na prateleira após triagem, na qual
cada escaninho da estante será devidamente etiquetado,
identificando a situação dos autos;

Na fase de cumprimento mister a separação por mês da
chegada. Oportuno consignar que os processos que
aguardam cumprimento, os vindos do Gabinete e os que
aguardam a conferência da qualidade devem estar dispostos
o mais próximo possível da mesa do escrivão, facilitando o seu
trabalho;

Semanalmente, o Escrivão enviará ao Gabinete os processos
conclusos, devidamente triados. Assim, também ao MP e,
possivelmente, a DPE;

Na segunda a remessa na sexta a devolução;
2.2. Triagem dos Processos.

Distribuído o serviço no cartório, o escrivão executará as
funções atinentes ao seu cargo, entre as quais o próprio
gerenciamento da escrivania, conferindo a qualidade do
trabalho executado no cartório, lavrando certidões etc;

Separação dos processos pelo tipo, atividade, expediente ou
movimentação. Não realizar a mesma atividade para apenas
um processo;

Atividade
do
escrivão,
em
suma:
preenchimento dos relatórios (CNJ e CGJ).
conferência
e
2.3. Avaliação periódica

A avaliação da produção será calcada no trinômio:
quantidade-qualidade-tempo, de modo que não só será
avaliado o quantum como também a qualidade da
produção diária e individual do servidor e, ainda, o tempo
gasto para realização das tarefas.

Caso, por exemplo, o cumprimento de um processo tenha sido
incompleto ou errado, este processo não será computado no
resultado da produção e deverá ser entregue, no dia seguinte,
ao Servidor para ser completado ou refeito, conforme o caso.

Controle de produção
2.4. Gerenciamento e Distribuição do
Serviço: Escrivão

Distribuição das atividades e conferência de cada uma delas
tendo liberdade para alterar os servidores;

Conferência da qualidade;

Impulsionamento por certidão (analista);

Preenchimento de Relatórios;

Roteiro de
periódicas)
atividades
do
escrivão
(diárias,
mensais
e
2.5. Controle dos Prazos
 Fixação
do controle por meio de
agenda do escrivão;
 Escaninho
calendário;
 Escaninho
calendário anual.
2.6. Reunião para Verificação de
Resultados e trato de Anomalias

O Magistrado e o Escrivão deverão realizar
reuniões mensais com os servidores, a fim de aferir
os resultados e as anomalias;

O Escrivão na função gerencial deverá tomar as
primeiras medidas;

União entre cartório (Escrivão) e gabinete (Juiz).
Juiz
Escrivão
2.7. Pesquisa de Satisfação dos
Clientes (Em implantação)

É necessário o constante monitoramento do grau de
satisfação dos clientes internos (Servidores) e externos
(Promotores de Justiça, Jurisdicionados e Advogados);

Este acompanhamento permite a constatação de problemas
que, de regra, não chegariam ao conhecimento do
Magistrado, permitindo-lhe adotar medidas corretivas;

A referida pesquisa é feita por formulários de perguntas e
respostas objetivas, direcionadas aos próprios Serventuários da
Justiça, aos Advogados, Ministério Público e ao público em
geral.;

Não é exigida a identificação do pesquisado, propiciando,
assim, maior liberdade para críticas;

Há a ouvidoria e nas Comarcas do Interior a pessoa chega a
ao Magistrado.
3. Desenvolvimento

Não basta equipar as unidades judiciárias e estabelecer um
método de trabalho, se as pessoas envolvidas não estiverem
devidamente capacitadas para executar suas funções. Assim,
o desenvolvimento dos recursos humanos consiste em investir
nessas pessoas, treinando-as e aperfeiçoando suas aptidões;

Cursos: Noções de Direito, Informática e Gerenciamento;

Cursos que poderão ser realizados ou solicitados pelo próprio
Magistrado com o auxílio do Escrivão.
4. Excelência no atendimento
Características de um atendimento com excelência
1. servidor específico para o atendimento ordinário e um
para atendimentos urgentes (ou rodízio, conforme o
caso e o volume de atendimentos);
2.
atendimento padronizado;
3.
atendimento urbano e respeitoso;
4.
atendimento monitorado pelo Sistema;
5.
atendimento agendado;
4. Excelência no atendimento
Características de um atendimento com excelência
6. Atendimento por telefone é vedado, exceto casos
especiais (Baixo Rio Branco – dois dias);
7.
Atendimento e intimações no juizado
preferencialmente por meio telefônico;
8.
Incentivo do agendamento do atendimento;
9.
De forma algum a o a tendente deve discutir ou criar
em baraços para os clientes, levando os casos
especiais ao conhecimento e solução do escrivão; e
10.
Atendimento
proporções.
lanchonete
guardadas
especial
devidas
5. Motivação
A motivação será estimulada por:
1.
2.
3.
4.
Motivação extrínseca e intrínseca
Extrínseca. Sec. XX. Aplicada até hoje e que
pode dar certo em poucos segmentos. A
recompensa estreita nossa visão. Economistas no
MIT. Experiência com alunos desta faculdade.
Recompensas funcionaram apenas para
atividades mecânicas. Não para a criatividade,
atividades intelectivas ou motoras.
Pesquisa financiada pelo Banco Central
Americano.
Faculdade de Economia de Londres. 11
vencedores do prêmio nobel:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
“Nós achamos que incentivos financeiros podem resultar
em um impacto negativo na performance como um
todo”.
“Incentivar pessoas com recompensas maiores ou com
punições mais severas”. Não funciona. GAD (METAS – 2012
e 2013 - Caracaraí)
Nova abordagem: fazer as coisas porque gostamos,
porque são interessantes e porque faz parte de algo
maior.
Tarefas do Sec. XXI. Intrínseca. Autonomia, domínio e
propósito. Autonomia: o desejo de direcionar nossas vidas;
Domínio, o desejo de melhorar cada vez mais fazendo
algo importante; e propósito: o desejo de fazer o que
fazemos para que sirva a algo maior do que nós mesmos.
Exemplo Google, 20% do tempo livre trabalhando no que
quiserem. Metade dos produtos nasceram nos 20% de
tempo livre de seus funcionários (gmail).
Licenças, progressão, elogios etc.).
Encarta – Microsoft e Wikipédia. Dan Pink – TED – A
surpreende ciência da motivação. 2009.
5. Motivação
Das licenças compensatórias (Ordem)

A concessão das licenças compensatórias deverá obedecer aos
seguintes critérios:
a)
para efeito de reconhecimento e premiação dos servidores, o ano
será dividido em dois períodos de aferição da produtividade,
contendo cada qual 06 (seis) meses, a saber: de janeiro a junho e
de julho a dezembro;
b)
ao final de cada período de aferição serão identificados e
destacados os servidores mais produtivos em cada área de
atuação (expedição de documentos, RAJ, atendimento ao
público e atualização do sistema informatizado);
c)
ao servidor que, no período de aferição, em todos os meses de
atividade, ultrapassar as metas individuais estabelecidas, serão
concedidas, pelo Juiz Diretor do Foro, a título de prêmio e
incentivo, licenças compensatórias, conforme sua classificação na
ordem de produção, bem como poderá, ainda, acumular pontos
para efeito de progressão na carreira, se assim for previsto em lei.
5. Motivação
Das licenças compensatórias (Ordem)

Aos servidores que superarem as metas individuais, em todos os meses
do período de aferição, serão concedidas, por período, as seguintes
premiações em licenças compensatórias:
a)
Àquele que atingir a maior produção individual será concedida
licença de 05 (cinco) dias;
b)
Ao segundo colocado será concedida licença de 03 (três) dias;
c)
Ao terceiro e demais colocados será concedida licença de 01
(um) dia.
Números de Caracaraí
 METAS
 Arquivamento
 Audiências
ANÁLISE ANUAL
2011
2012
2013
107.93
109.27
102.8
89.44
86.67
104.88
87.69
69.28
82.6
63.81
91.83
73.57
84.45
76.83
121.13
112
72.48
70.1
70.06
58.69
55.56
MUCAJAI
CARACARAI
RORAINÓPOLIS
ALTO ALEGRE
PACARAIMA
BONFIM
SÃO LUIZ
AUDIÊNCIAS
CARACARAÍ
2179
DESIGNADAS
REALIZADAS
PERCENTUAL %
1764
1722
1268
1244
1040
57.09
2011
71.88
60.39
2012
2013