Funcionalidades do Sistema
Registro de Ponto
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Registro de Ponto
O que é!
• Registro, dia a dia, das horas de entrada, saída e
pausas.
• Em conjunto com o timesheet das atividades,
proporciona informações de desempenho dos
colaboradores.
• Autorizado pelo Ministério do Trabalho e Emprego
(Portaria 373) para uso de sistemas de controle de
jornada de trabalho.
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Registro de Ponto
Funcionalidades
• Apontamentos automáticos do dia, hora, IP, navegador
utilizados e geolocalização (latitude, longitude e precisão em
metros).
• Apontamentos manuais permitidos, mas com aprovação
posterior da supervisão.
• Travas inteligentes:
– Não inicia ponto do dia com inconsistência anterior.
– Não inicia atividade sem marcação de ponto.
• Sem problemas de “batidas do relógio”.
– Não há sobrecarga ao gestor em controlar “batidas” esquecidas.
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Registro de Ponto
Relatório de apontamentos
Aprovação de apontamento manuais
Dashboard individual
Auditoria
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Registro de Ponto
Utilização / Benefícios
• Controle de terceiros
– Pagamento de horas exatamente sobre o que foi trabalhado, independente do
volume de pausas durante o dia;
– Transparência entre as partes contratadas sobre os valores a serem faturados;
– Facilidade de contratação por períodos não contínuos.
• Controle de colaboradores em teletrabalho ou remotos
– Auditoria completa sobre horas e locais, evitando pagamento de horas extras
indevidas.
– Mitigação de problemas trabalhistas com horas trabalhadas mas não pagas.
• Eficiência e produtividade
– A integração do registro de ponto e do controle de atividades na mesma
ferramenta permitem um controle mais realista sobre a eficiência dos
colaboradores, isto é, sobre o período que estava disponíveis para trabalhar e o
período que estava trabalhando sobre atividades.
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Folha de Ponto
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Folha de Ponto
O que é!
• Apontamentos calculados dos registros de ponto
marcados na TradingWorks.
• Possui regras comuns de mercado como atrasos,
horas extras, adicional noturno e banco de horas.
• Consolidação dos dados calculados podem ser
exportados para gerar a folha de pagamento.
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Folha de Ponto
Funcionalidades
• Regra de ponto com os horários de trabalho e formas de
cálculos para cada dia da semana e feriados.
• Cálculo de horas extras diurnas e noturnas com até duas faixas.
• Feriados gerais e locais.
• Banco de horas acumulativos para trabalho de compensação.
• Lançamentos de ajustes, abonos e justificativas pelo gestor.
• Exportação dos dados para outros sistemas.
• Colaborador pode acessar sua folha de ponto a qualquer
momento.
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Folha de Ponto
Folha de ponto pronta para impressão
Acesso da folha de ponto pelo colaborador
Regras de ponto
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Folha de Ponto
Utilização / Benefícios
• Gestor no controle
– Não é mais necessário esperar o fim do mês para saber o volume de horas
extras ou saldo de banco de horas.
• Diminuição da carga sobre o RH
– Os colaboradores tem acesso às suas folhas de ponto e banco de horas (se
configurado).
– O gestor é o responsável por seus colaboradores, inclusive podendo ser
obrigado a aprovar a folha de ponto antes do envio para o pagamento.
• Flexibilidade
– Mesmo em empresas sem horários rígidos de entrada e saída, a folha de ponto
da TradingWorks permite controlar a carga de trabalho mensal.
– Tráz mais transparência entre o colaborador e a empresa e entre seus pares.
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Formulário de Atividades
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Formulário de Atividades
O que é!
• Os formulários são como os antigos formulários em papel que
cada departamento possuía para receber uma nova
solicitação.
• Com os formulários você pode:
– Designar os recursos corretos para cada formulário. Quem serão as
pessoas que podem trabalhar nas atividades.
– Especificar quem pode usar ou não o formulário. Quem pode abrir
atividades.
– Configurar as informações que são obrigatórias ou não.
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Formulário de Atividades
Funcionalidades (1 de 3)
• Tipos de atividade e severidade.
– Facilita a organização e priorização das atividades;
– Tipos de atividade ou severidades podem ser configurados para cada formulário,
conforme necessidades específicas.
• Categorizações
– Identifica melhor as características das demandas;
– Custos corretamente distribuídos, mesmo dentro do time.
• Anexos
– Especifica se o anexo é permitido na atividade, opcional ou mesmo obrigatório;
– Por exemplo, formulário para relatório de despesas necessita ter anexo a planilha com os
detalhes de gastos.
• Tipo de Finalização
– Pode ser exigido que ao finalizar a atividade ela seja categorizada;
– Por exemplo um formulário de “Manutenção de Máquinas” poderia ter uma finalização
obrigatória, especificando se o incidente foi “Falta de regulagem”, “Falta de
manutenção”, “Falta de treinamento”, permitindo maior análise sobre os motivos reais
dos incidentes.
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Formulário de Atividades
Funcionalidades (2 de 3)
• Percentual concluído e próximos passos
– Pode-se exigir que a cada pausa da atividade o Percentual Concluído e Próximos Passos
sejam preenchidos;
– Ambas informações essenciais para atividades que necessitam indicadores em tempo
real.
• Aprovação prévia
– Antes da atividade ir para o responsável pode-se optar por exigir uma aprovação de um
coordenador de filas, garantindo maior qualidade das atividades enviadas a seus
recursos.
• Avaliação da execução
– Nada mais justo que quem recebeu o trabalho executado possa avaliar sua qualidade;
– Cada tipo de formulário pode ter uma avaliação obrigatória, ser opcional ou não ter.
• Priorização automática
– Cada característica de cadastro de uma atividade pode compor um peso. Todos os fatores
da atividade assim classifica sua ordem na fila em relação à outras atividades da
empresa.
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Formulário de Atividades
Funcionalidades (3 de 3)
• Controle de quais pessoas podem abrir novas atividades
– Deve ser indicado qual ou quais times e departamentos podem abrir uma atividade
usando determinado formulário;
– Por exemplo o formulário de “Relatório de Despesas” pode ser usado por qualquer um
para criar uma atividade ao time do Financeiro. Já o formulário de “Cobrança de
Inadimplentes” somente pelos times Financeiro e Gestores do Comercial.
• Definição de recursos
– Cada tipo de formulário pode ser designado a um ou mais times para executar novas
demandas;
– A designação do responsável pode ser feito diretamente ao criar uma nova atividade ou
simplesmente colocá-las em uma fila para que o pool de recursos (ou o coordenador de
filas) as execute;
– Por exemplo o “Relatório de Despesas” não mostra os recursos a serem designados.
Novas demandas caem na fila do time Financeiro. Facilita para quem abre a atividade
pois não precisa saber qual recurso está disponível.
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Formulário de Atividades
Exemplo de Categorização
Exemplo de Severidade
Visão geral do formulário
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Formulário de Atividades
Utilização e benefícios
• Cada necessidade com suas informações específicas
– Cada time ou departamento pode ter seu próprio tipo ou tipos de atividades, mais
simples ou mais complexas e formais (exige mais informações para que a atividade seja
aberta);
– Atividades para pagamento de despesas necessita de um formulário simples;
– Um formulário de Help Desk de TI deve ser mais detalhado e com regras particulares,
ideal para relatórios gerenciais para destacar sistemas mais problemáticos.
• Identificação de causa raiz
– Informações consolidadas de volumes de atividade e horas consumidas nas
categorizações e tipos de atividades;
– A exigência do tipo da Finalização é um fator importante para análises de causa raiz.
• Identificação de gargalos
– Identificação de represamento de atividades por excesso de demanda ou falta de
recursos qualificados.
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Controle de Atividades
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Controle de Atividades
O que é?
• Atividades pendentes a serem executadas.
• Registro dos tempos consumidos de forma automática.
• Alertas para datas planejadas e horas.
• Controle de entregas e eficiência dos colaboradores.
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Controle de Atividades
Funcionalidades (1 de 2)
• Comprometimento
– Toda atividade necessita de aprovação por parte do colaborador, encaminhar para outro
responsável ou recusar.
• Tempo consumido
– Registro automático do tempo consumido, qualidade da informação é fundamental, além
de não onerar o colaborador em “emissão posterior” de time sheet.
– Possibilidade de edição manual, mas com aprovação do supervisor.
• Histórico e registro de detalhes ao longo de sua execução
– Sem possibilidade de edição;
– Alterações das informações da atividade também são registradas.
• Notificações
– Responsável é notificado quando uma atividade é colocada sob sua responsabilidade;
– Solicitante é notificado quando um responsável foi designado para a atividade criada;
– Também é informado quando o responsável confirma a atividade e quando ela é
finalizada.
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Controle de Atividades
Funcionalidades (2 de 2)
• Controle de backlogs
– Solicitante tem em mãos suas demandas;
– Gestor com acesso às atividades de seus colaboradores e cargas de trabalho.
• Priorização automática
– Ordenação e priorização baseados no cliente, criticidade, categorização, centro de custo,
etc.
• Atividades associadas
– Uma atividade pode ser vinculada a outra. Criando-se uma dependência onde a primeira
atividade não possa ser finalizada se suas associadas estiverem pendentes.
• Alertas
– Atividades aguardando aprovação;
– Atividades sem responsável designado;
– Atividades aguardando avaliação;
• Relatórios de entregas
– Eficiência na execução;
– Avaliação aplicada pelo solicitante.
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Controle de Atividades
Previsão de consumo e alerta sobre andamento
Minhas Atividades
Botões do time sheet e visão do cabeçalho da atividade
Eficiência sobre horas trabalhadas
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Controle de Atividades
Utilização e Benefícios (1 de 2)
• Foco no Colaborador
– Visão clara sobre o que é realmente importante para a empresa e quais são suas
pendências;
– Notificação imediata sobre atrasos estimados frente ao inicialmente planejado. Evita-se
que o colaborador saia do escopo da atividade.
• Foco no Gestor
– Seja com times multidisciplinares, dispersos geograficamente, o controle está disponível;
– Informações de custos, eficiências, avaliações e pendências de forma imediata;
– Detalhes de apontamentos para montagem de relatórios com nível não alcançado por
planilhas com lançamentos manuais;
– Sem sobrecarga para geração das informações gerenciais;
• Foco no Solicitante
– Posição de suas requisições em tempo real;
– Evita discussões entre solicitante e executor.
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Controle de Atividades
Utilização e Benefícios (2 de 2)
• Custeio ABC (Activity Based Costing)
– É possível identificar com exatidão os custos envolvidos com mão de obra sobre linhas de
operação para melhor identificação de resultados financeiros;
•
•
•
Ao longo do ano, quanto custou a reserva de passagens aéreas e hotéis?
Existem pessoas com baixa alocação?
Quanto custa o suporte do sistema de RH?
– Por exemplo um time de Service Desk operando no suporte de diversos serviços de TI.
Cada serviço é distribuído seus custos de infraestrutura e licenciamentos para centros de
custo específicos.
Atividades de suporte destes sistemas também podem lançados nestes custos com
excelente precisão.
• Avaliações e Promoções
– Os indicadores de desempenho, eficiência e avaliações podem compor estratégias de
promoção de recursos;
– Áreas com dificuldade de avaliação podem agora utilizar-se das avaliações dos próprios
solicitantes;
– Indicadores precisos e sem subjetividade.
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Projetos
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Projetos
O que é?
• Reúne as atividades em uma meta específica, comparando custos
planejados com o estimado (durante o andamento) e os efetivamente
realizados quando de sua conclusão.
• Balizamento de recursos frente a carga de trabalho de outros projetos e de
atividades de seu dia-a-dia.
• Gerencia além de gastos reais com mão de obra, gastos com outros
recursos envolvidos na entrega do projeto.
• Stakeholders informados em tempo real sobre o andamento de seus
projetos.
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Projetos
Funcionalidades
• Atividades seguem situação do projeto.
– Todas as atividades ficam liberadas para execução somente se o projeto estiver aberto.
Se por algum motivo o projeto tiver que ser pausado, todas as atividades também o são.
Evitando que pessoas em times remotos continuem trabalhando que algo que não deve
ser continuado.
• Gastos extras
– Os gastos adicionais do projeto podem ser planejados;
– Por exemplo pode-se adicionar uma previsão de R$ 1.000,00 a serem consumidos com
Taxi, a cada consumo, o valor é abatido do planejamento.
• Gatilhos
– O projeto pode ser automaticamente bloqueado quando atingir um volume de horas
consumidas ou atingir uma data limite.
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Projetos
Dashboard do Projeto
Relatório de status do projeto em tempo real
Despesas planejadas do projeto
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Projetos
Navegue dentro dos projetos da empresa e identifique pontos críticos
Portfolio dos projetos
Recursos do projeto selecionado
Atividades do recurso e seus pontos de alerta
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Projetos
Utilização e Benefícios (1 de 2)
• Recursos compartilhados
– Administra facilmente recursos que hora estão em atividades de projetos, hora
com atividades do dia-a-dia;
– Apontamentos das horas consumidas corretamente (apontamento
automático), cada custo em seu lugar.
• Facilidade de modificações
– Mesmo com planejamentos, é possível se deparar com situações fora do
cronograma original, novas atividades são facilmente incluídas para garantir o
correto apontamento;
– Por exemplo uma atividade de “Pintura do Galpão” foi interrompido pela
descoberta de um encanamento vazando. Ao invés de apontar os consumos
dentro da atividade original (prejudicando as métricas originais), uma nova
atividade de “Correção do vazamento” é criada.
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Projetos
Utilização e Benefícios (2 de 2)
• Custos e Cobranças
– Cada recurso possui um custo e um valor de cobrança por hora trabalhada;
– Os projetos podem ser enviados diretamente à Controladoria para lançamento nos
respectivos centros de custo e também a área de cobrança para quando o projeto
envolve clientes externos.
• Atividades respeitam a situação do projeto
– As atividades vinculadas seguem a mesma situação do projeto;
– Se ele ainda não foi iniciado pelo PM, as atividades não podem ser iniciadas;
– Se por algum motivo o projeto necessitar ser pausado temporariamente ou mesmo
cancelado, os recursos não poderão mais executar as atividades do projeto, até que ele
retorna para a posição de ativo.
• Relatórios de Acompanhamento (Status Report)
– Pode ser publicado para pessoas fora do sistema, sem necessidade de login.
– Evolução do projeto feito automaticamente a cada pausa de uma atividade;
– Situação do projeto ou do portfólio com uma qualidade da informação sem igual ao
comparado com planilhas de apontamentos ou de reuniões periódicas para verificar sua
evolução.
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OBRIGADO
ENTRE EM CONTATO CONOSCO
FERNANDO ANGELIERI
EDGAR HENRIQUE
[email protected]
[email protected]
11 97052 2223
11 98127 8679
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