Por que uma associação sem fins lucrativos precisa investir
em um sistema para gestão administrativa?
1. Otimizar a administração dos recursos e sua aplicação.
2. Automatizar os processos, eliminando o serviço manual e o retrabalho.
3. Proporcionar aos colaboradores qualidade e agilidade no desenvolvimento de suas
atividades.
4. Reduzir os custos e melhorar os resultados.
5. Ter acesso rápido as informações de forma precisa e segura.
6. Possibilitar auditoria em todos os procedimentos executados.
7. Garantir o cumprimento de todas obrigatoriedades legais.
8. Estar preparada para o crescimento dos próximos anos.
10. Melhorar continuamente o serviço prestado, visando sempre a qualidade, ética e respeito
aos seus associados.
Sistemas Senior
Tecnologias
PROJETO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
ASPOMIRES
GESTÃO EMPRESARIAL ERP
GESTÃO DE PESSOAS SENIOR
SUPRIMENTOS
ADM PESSOAL – FOLHA DE
PAGAMENTO
QUALIDADE
FINANÇAS
CONTROLADORIA
ADM DE PESSOAL – FOLHA DE PAGAMENTO
CENÁRIO ANTERIOR
CENÁRIO ATUAL
Utilizavam um sistema simples para processamento da
folha que não permitia extração de dados gerenciais e
estratégicos para Aspomires.
Os lançamentos passam a ser executadas com mais
eficiência, uma vez que a ferramenta contempla um
pacote mais completo de informações como a digitação
de históricos.
O cálculo da folha de pagamento é executado em menos
de cinco minutos.
Anteriormente, os pagamentos eram feitos em cheque e
repassados ao setor financeiro de forma manual, via
planilhas eletrônica. Com a implantação do sistema, o
processo passa a ser automatizado, inclusive com
emissão de relatórios para conferência.
O pagamento dos salários pode ser efetuado via rotina
de integração bancária, o que confere agilidade e
confiabilidade na tratativa das informações.
Para execução de todos os processos referentes ao
departamento pessoal demoravam em torno de 3 horas.
Com estas mudanças, o tempo de execução de toda a
rotina consome do funcionário no máximo 30 minutos.
Anteriormente o processo de controle e retenção de
adiantamentos era feito de forma manual e inadequado.
Com a implantação do sistema, a retenção passa a ser
controlada diretamente em folha e com a possibilidade
de determinar datas para início e fim dos descontos. Este
processo confere confiabilidade e passa a atender aos
requisitos legais.
SUPRIMENTOS
CENÁRIO ANTERIOR
CENÁRIO ATUAL
Solicitações de compra eram feitas por vários setores por Hoje as solicitações são feitas via sistema, com processo
meio de documentos manuais.
de aprovação multinível e cotação, permitindo compras
com base em melhores preços.
Não havia controle para entrada das notas ficais de
Hoje o processo pode ser feito no sistema de forma
compra no sistema.
automatizada, gerando financeiro e alimentando
estoque.
Não havia controle efetivo de estoque. Cada funcionário Hoje o estoque pode ser controlado e o inventario pode
retirava material conforme fosse necessário.
ser apurado periodicamente no sistema.
Não havia uma gestão efetiva dos contratos com os
fornecedores da Aspomires.
Dificuldade de organizar de forma rápida todas
informações de um fornecedor
Hoje a ferramenta permite acompanhar em tempo real a
execução e o cumprimento de todos serviços adquiridos
e acordos firmados nos contratos.
Todas informações e históricos de todo relacionamento
com os fornecedores esta disponível e são atualizados
em tempo real no sistema.
Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)
CENÁRIO ANTERIOR
A Aspomires não utilizava um sistema voltado para
atender a área de qualidade da associação.
CENÁRIO ATUAL
Com o modulo de Qualidade a Aspomires já consegue
fazer o processo de avaliação e qualificação de seus
fornecedores, auxiliando na decisão de escolha dos
melhores, e minimizando os riscos no processo de
compra.
O modulo ainda permitem que seja feito todo controle
de documentos, que seja documentado todos
procedimentos da qualidade, registros de ações
corretivas, preventivas e inspeções, permitindo assim a
melhoria continua dos processos da qualidade da
associação Aspomires.
FINANÇAS
CENÁRIO ANTERIOR
O processo de finanças da Aspomires utilizava planilhas
de Excel para controlar as contas a pagar, e em outro
sistema era controlada a tesouraria, plano financeiro e as
contas a receber.
CENÁRIO ATUAL
A Aspomires passa a ter as informações financeiras
centralizadas em um único sistema ERP, podendo emitir
diariamente relatórios financeiros e gerenciais para
análise e tomada de decisão.
O sistema ainda permite:
• Controle orçamentário;
• Pagamentos Eletrônicos
• Controle dos empréstimos concedidos;
• Controle das contribuições recebidas;
• Controle dos auxílios realizados;
• Relatórios gerenciais (diversos).
CONTROLADORIA
CENÁRIO ANTERIOR
CENÁRIO ATUAL
As apurações e fechamentos da contabilidade eram
processados através de lançamentos feitos manualmente
em um sistema contábil que permitia controles e
geração de informações limitados para gestão.
Hoje o processo dos lançamentos contábeis ocorre de
forma automatizada, através das movimentações e das
outras arias, permitindo apuração do resultado contábil,
gestão do plano de contas contábil e orçamento.
O próprio sistema faz toda a auditoria nos processos
após sua conclusão.
O sistema anterior não fazia a gestão do patrimônio da
Aspomires.
Por sua vez o sistema da Senior possui o módulo
Patrimônio que permite fazer todo o controle fiscal
relacionado à depreciação dos bens do ativo imobilizado.
O sistema faz a atualização patrimonial e o processo de
inventário por centro de custo.
Além disso o sistema permite a apuração de todos
impostos e emissão de todas as guias para pagamento
das obrigatoriedades fiscais.
A Aspomires faz 50
anos, mas quem
ganha o presente são
os associados!!!