Jovens DeusOrganizando
Eventos
Débora Kurrle Rieger Venske
Junho de 2012
EVENTO
Definição
Acontecimento que tem como característica
principal propiciar uma ocasião extraordinária e
o encontro de pessoas;
Acontecimento com finalidade específica que se
traduz num “Tema”.
“ Evento sem propósito definido, sem avaliação
e sem crítica... “É-vento.”
Propósitos...
Unidade;
Comunhão;
Evangelismo;
Avivamento;
Ensino;
Capacitação;
Motivação
Impactando vidas...
De quem participa de bons eventos;
Fazendo a diferença no local onde o evento
acontece.
EVENTO
Estamos tratando de tarefas que
envolvem pessoas, e as pessoas têm sua
bagagem
de
conhecimentos
e
suas
características próprias para se organizarem e
organizar coisas.
Se alguma coisa
puder dar errado
na organização
de um evento,
ela provavelmente
dará.
ANTES
DURANTE
DEPOIS
PLANEJAR
CORRIGIR
AVALIAR...
COMEMORAR!!!
Eventos para o reino de Deus...
Invista tempo significativo em ORAÇÃO!
Antes, durante e depois!
Perguntas Importantes para começar
a organizar o seu evento:
Com respeito ao público:
Para quem?
Com respeito a execução:
Por que?
Quem?
O que?
Como?
Quando?
Onde?
Quanto?
Planejamento
preliminar
Planejamento
processual
Planejamento
no local
Planejando...
Planejamento
estrutural
Pós-evento
Planejando...
PLANEJAMENTO PRELIMINAR:
– Definição do publico alvo
Essa deverá ser uma das premissas em um congresso.
A definição exata guiará na escolha da infraestrutura
bem como os palestrantes oficinas e músicas.
• Faixa etária;
• Crenças;
• Socio-cultural;
Planejando...
PLANEJAMENTO PRELIMINAR:
– Levantando as necessidades das pessoas:
Necessidades genéricas: Básicas e fundamentais
para todo ser humano( ex: Salvação, aceitação,
prevenção de situações de risco...);
“Podem ser sempre iguais, mas
supridas de formas diferentes.”
Planejando...
PLANEJAMENTO PRELIMINAR:
– Levantando as necessidades das pessoas:
Necessidades Específicas: Ou necessidades mais
urgentes do grupo;
“É necessário conhecê-lo!!!”
Para conhecer bem um grupo nada melhor do que
fazer parte dele...mas isto nem sempre é possível....
Planejando...
PLANEJAMENTO PRELIMINAR:
-Definir objetivos e tema do evento
Os organizadores devem ter o cuidado na escolha
do tema central para que esse realmente seja enfocado
em todos os painéis e que seja mantido o vínculo da ideia
dentro do desenvolvimento das exposições que serão
colocadas pelos oradores convidados.
Escolher um tema que desperte interesse no
publico alvo, evitando temas repetitivos, desconexos e
excessivamente previsíveis. O tema será utilizado como
fonte de marketing.
Planejando...
PLANEJAMENTO PRELIMINAR:
-Definir o tipo de evento:
Palestras,
gincanas,
acampamentos, jantares....
congressos,
Evento macro X eventos micros
retiros,
Planejando...
PLANEJAMENTO PRELIMINAR:
-Definir a data do evento e o tempo de duração
É sempre muito importante, antes de definir datas para
os eventos, pesquisar não estará acontecendo eventos
similares, ou que requeiram a presença dos mesmos
palestrantes, nas mesmas datas.
Ser de interesse comum!
O principal condicionador do tempo de duração é o
objetivo do evento!
Planejando...
PLANEJAMENTO ESTRUTURAL:
– Definição da estrutura do evento
A estrutura do evento é de fundamental
importância e tem suas características
próprias A localidade do congresso será
importante pois será um elemento
motivador para o congressista.
Planejando...
A escolha de um local para sede de evento
envolve a análise de uma série de fatores, tais
como:
opúblico esperado (20% de cadeiras livres em
relação ao número de participantes);
oformato pretendido para as atividades;
oespaço físico para as atividades (salas);
oespaço físico para a exposição quando houver;
oinstalações de apoio;
oestado de conservação;
ofacilidades de acesso e de transporte dos
participantes;
Planejando...
oVentilação ou aquecimento do ambiente.
oSaídas de emergência.
oFacilidade de locomoção das pessoas.
oSanitários, incluindo os especiais para deficientes
físicos.
oAlojamentos – Separação com privacidade entre os
sexos;
Planejando...
PLANEJAMENTO ESTRUTURAL:
- Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos, tais
como:
a. Equipe local – uma equipe de cozinheiros, apoio,
para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para
atendimento as necessidades dos congressistas.
Elaborar um cardápio adequado, fazer lista de compras,
preparar alimentos de boa qualidade. A quantidade e
qualidade da refeição influencia diretamente a decisão
do congressista retornar ou não no ano seguinte,
principalmente se for a única opção de alimentação.
Planejando...
B. Terceirizar – Caso opte por terceirizar, deixar bem
claro qual o cardápio e número de jovens que deverão
ser plenamente atendido. Se possível elaborar um
contrato simples onde devem constar os deveres e
compromissos de ambas as partes e se necessário as
bonificações e penalidades pelo cumprimento das
metas estabelecidas e acordadas.
Obs. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da
alimentação, pois um produto vencido pode trazer
complicações a todo congresso tal como infecção
intestinal, etc.
Planejando...
PLANEJAMENTO ESTRUTURAL:
- Equipamentos de Som, iluminação e
computacional
Considerando que o ponto central do
congresso serão as palestras e os momentos de
celebração, a estrutura de som, iluminação e
computacional não pode deixar a desejar.
Planejando...
Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com
uma empresa. Ambas as opções deverão ser
planejadas levando em consideração opiniões de
técnicos de som, pessoas experientes com bandas e
observa a acústica do ambiente.
Equipamentos necessários para palestrantes;
Programação artística (teatro, dança, bandas);
Planejando...
PLANEJAMENTO PROCESSUAL:
- Elaborar a programação do evento
Programação bem escolhida tende a estimular o
público a comparecer ao evento.
Definir horários;
Ordem e durações;
Palestras e palestrantes;
Programação artísitica;
Planejando...
O canal de comunicação entre a equipe responsável e o
palestrante deve ser claro, objetivo e contemplar o maior
número possível de quesitos, como por exemplo:
o Que material o palestrante necessita?
o Se há outras necessidades de apoio didático que o
palestrante vá necessitar para sua exposição
(marcas, tipos diferentes de equipamentos);
o Se haverá pessoa que ficará responsável pelo
equipamento, a colocação de slides e a troca dos
mesmos nos momentos que o palestrante desejar
durante a exposição.
o O palestrante virá com seus próprios recursos?
Planejando...
PLANEJAMENTO PROCESSUAL:
Custos:
“ Importante lembrar que precisamos fazer tudo
com excelência para glória de Deus, e um evento
que dá prejuízo caracteriza irresponsabilidade com o
dinheiro que deve ser usado para Deus.”
Planejando...
PLANEJAMENTO PROCESSUAL:
Custos:
Algumas dicas...
Deixe uma margem de segurança (+ ou – 10 %
do custo total);
Controle;
Seja bem realista;
Guarde comprovantes de despesas e receita;
Procure empresas e profissionais idôneos,
lembre-se que você é testemunha de Jesus.
Planejando...
PLANEJAMENTO PROCESSUAL:
Custos:
Custo total – patrocínio = valor da inscrição
70% da previsão de inscritos
Planejando...
PLANEJAMENTO PROCESSUAL:
Divulgação do evento:
-
Eventos pequenos – 1 mês de antecedência;
Eventos grandes – 6 meses a 1 ano;
- Todas as informações ja devem estar acertadas...
Preço, local, tema...
Pode se optar por um pré-lançamento para reserva
da data.
Planejando...
PLANEJAMENTO PROCESSUAL:
Logomarca: Identidade visual!!!!
Tema: Materiáis de divulgação com a cara do
evento.
“ Sem publicidade adequada a tendência é o
fracasso.”
CRIATIVIDADE: Gera ECONOMIA $$$$
Planejando...
PLANEJAMENTO PROCESSUAL:
-Elaborar e enviar convites
(boa apresentação, conteúdo completo,
atecedência...)
-Desenvolver material promocional
(crachás,
cartazes,
folhetos...)
-Definir promoções e atrações (premios, atividades sociais...)
-Definir mecanismos para a divulgação do evento
(cartas, internet, cartaz,)
CUIDADO com erros de divulgaçã!
Planejando...
o Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando
em consideração a distribuição e localização do publico
alvo.
o Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100%
do público.
o As informações devem ser claras e que cheguem ao
público alvo em tempo hábil.
o Poderão ser utilizado mala direta, e-mails, web site ou
quantos meios estiverem a mão.
o Uma boa divulgação é fundamental para o sucesso de um
evento.
COMO??
É importante salientar que a primeira
iniciativa deverá ser a de se criar comissões, ou
equipes responsáveis pelas diversas tarefas que
surgirão, como suporte para a realização do
evento.
“A aptidão de servir é metade do êxito "
• Definição de equipes
O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do
congresso e infra estrutura. Nessa fase, importante definir um
âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o
congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de
acordo com as necessidades.
Planejamento errado pode levar a...
Sobreposição de atividades;
Cansaço;
Aumento de custo;
Equipe ociosa;
Check list!!!
Planejando...
PLANEJAMENTO NO LOCAL:
- Preparar o sistema de inscrição;
- Identificação e orientação dos locais;
- Preparo dos locais:
Número de assentos.
Possibilidade de assentos extras.
Espaço para cadeiras de rodas.
Microfones de haste, pedestal ou lapela: deverão ser testado antes da
chegada do público.
Tribuna (local lateral onde há apoio para papéis, notebook, etc.)
Iluminação
Sonorização do ambiente.
Água: -Copos de água mineral individuais são mais aconselháveis.
Sinalização.
Planejando...
Não se pode cogitar do "acho". "Acho" que o palestrante tal "não vai
usar tal ou qual material". Justamente esse material acaba sendo
solicitado. Partindo da premissa que, por mais que se pense em tudo,
que se planeje, sempre poderá faltar alguma coisa, damos abaixo
uma lista para lembrete:
Quadro Branco c/ Caneta porosa colorida
Projetor de slides
Retroprojetor
Televisor
DVD
Flip Chart com pincel atômico preto/colorido
Folhas sulfite avulsas à disposição do orador.
Ponteiro a laser ou simples.
Equipamento multimídia. (Power Point)
Computador e impressora.
Pessoa capacitada para possíveis problemas funcionais com equipamentos;
Planejando...
PLANEJAMENTO NO LOCAL:
- Recepção:
A boa receptividade e a satisfação de tudo estar em
ordem, dependerá do bom trabalho de observação da
equipe responsável pelo planejamento para a recepção.
Aconselha-se que a equipe procure conhecer o local com
antecedência, se não dia antes, pelo menos por horas
antes;
Responsabilidade: dar as boas vindas e orientação inicial
com: Entrega individual de uma mensagem, ou outro
material se for o caso;
Informações e explicações se necessário ou solicitadas.
Planejando...
• PLANEJAMENTO NO LOCAL:
- Emergências:
- Achados e perdidos;
- Equipe médica;
- Limpeza e organização
- Segurança
Planejando...
PÓS-EVENTO:
oAo finalizar o congresso, as equipes deverão continuar
mobilizadas até entrega do local.
oAs equipes de limpeza e organização deverão liderar os
demais voluntários para que finalize o mais rápido possível.
Fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme
adquirido.
oAlgumas atividades que não poderão ser reparadas no dia,
por falta de tempo, recurso ou ferramenta, deverão ser
devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de
obra especializada para reparo.
• PÓS-EVENTO:
- Avaliação:
Planejando...
• Após o evento é muito importante uma reunião de avaliação
com a participação do maior número de colaboradores que
atuaram no evento. Pode-se então, fazer um registro
detalhado do que foi planejado e do que foi executado, com
indicação dos pontos que deram e que não deram certo.
• Anotar que medidas poderão ser tomadas para que o erro
não se repita em um evento futuro.
• Naturalmente o agradecimento a todas as equipes é
importante, agradecendo a participação e estimulando para
que em próxima oportunidade haja a mesma motivação para
a colaboração.
“ São muitas as coisas que precisamos
fazer para realizarmos bons eventos. Coisas
pequenas, tarefas grandes, lutas, desafios e um
grande privilégio de servir a Deus servindo as
pessoas. Você deve caprichar e fazer o seu
melhor. Coloque neste mesmo barco pessoas
que também querem servir a Deus e depois
comece a remar. Certamente vocês chegarão a
um porto firme. Faça o melhor para aquele que
lhe deu o Seu melhor.”
Não esqueça de...
Agradecer
&
Comemorar