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PALESTRANTE: JOSÉ GONÇALVES
A CJ, a Ecafo, a CCA ou o Conselho deve ter em mente
que um evento deve ser elaborado para as pessoas
que dele participam.
 Se um encontro está sendo planejado para certo grupo
de pessoas, as suas atividades, palestras, orações,
etc, devem ser planejadas para este grupo.
 Por exemplo: se estamos desenvolvendo um encontro
de recrutamento para jovens que não são vicentinos,
as palestras não devem ser as mesmas planejadas
para a formação de lideranças.
 A seguir serão apresentadas algumas Fases do
Planejamento de um Evento
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 Nesta
primeira fase, a CJ deve deixar que a
criatividade, a inovação e a imaginação se
soltem ao máximo. E isso é muito
importante.
 Podemos dividi-la em três etapas:
 Pergunta-se
neste momento:
- O que nos leva a pensar em
elaborar este evento?
- Todos nós estamos de acordo
que seria bom elaborá-lo?
A quem estamos dirigindo este evento? O
que será feito: um encontro, uma tarde de
formação, um passeio, um terço, uma festa?
O quê exatamente buscamos: recrutamento,
formação, engajamento dos jovens nas
Conferências, desenvolvimento do espírito
de liderança?
O quê os participantes devem levar para si
ao final do evento: maior espiritualidade,
maior amizade, maior conhecimento sobre
vocação vicentina, sobre São Vicente de
Paulo, sobre Ozanam, sobre a SSVP, sobre a
doutrina da Igreja?
o NÚMERO DE PARTICIPANTES: o evento não tem limites de pessoas,
ou deve-se reduzir o número de pessoas para que seja eficiente?
Por exemplo, um encontro de discussão sobre as atividades das
Comissões, por ser uma reunião de trabalho, deve estar restrito aos
Coordenadores e/ou Presidentes de Conselhos e não a um grande
número de pessoas, senão a eficiência pode ser prejudicada.
Às vezes torna-se importante escolher um local especifico.
Por exemplo, se estamos promovendo um encontro para a motivação e
recrutamento, pode-se pensar em um local onde a vida vicentina esteja
necessitando de um revigoramento.
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A definição bem elaborada dos objetivos e critérios é
fundamental para todas as outras fases que vêm a seguir.
Por exemplo, quando estivermos procedendo a avaliação
do evento, as perguntas que faremos serão: Atingimos os
Objetivos a que nos propusemos? Os Critérios devem ser
modificados para próximos Eventos? Não seremos capazes
de responder a estas perguntas se estes objetivos não
estiverem bem estabelecidos. Objetivos, para que cada um,
dentro de sua função, busque atingi-los.
Neste item estaremos falando de três
nomes bem distintos que achamos
importante explicar:
- EVENTO,
- ATIVIDADE ,
- TAREFA
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aquilo que estamos buscando promover;
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a ação prática que forma o Evento;
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aquilo que é necessário fazer para preparar as Atividade.
Por exemplo, um encontro (evento) é composto de uma
série de palestras, meditações, distrações, refeições
(atividades) e exige que sejam feitos vários preparativos,
como convidar palestrantes, comprar alimentos, imprimir
folhetos (tarefas).
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Aqui, a concentração deve se dar sobre as
atividades que comporão o evento.
Recomenda-se que se faça uma lista de todas
as atividades imaginadas. Mais adiante no
item ATIVADES DA COMISSÃO procuraremos
descrever com um pouco mais de detalhe
atividades para alguns eventos.
 Nesta
fase, procuraremos verificar se as atividades
que imaginamos anteriormente são possíveis e
definimos as melhores formas de executá-las. Ao
terminarmos o PLANEJAMENTO, devemos estar
prontos para colocar em ação o que pretendemos.
Sendo assim, podemos estabelecer as seguintes
etapas para fase:
A) O TEMPO
Pensar no Tempo sob dois aspectos:
1° - Temos tempo suficiente para
organizar todas as atividades que
imaginamos?
2° - O tempo de que dispomos para
a realização do evento permite que
desenvolvamos todas as atividades
que imaginamos? O número de
palestras, de debates, de atividades
está adequado? Ficará cansativo
para os participantes do evento?
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B - AS INSTALAÇÕES
• O local que escolhemos tem todas as
instalações (som, iluminação, projetor
de slides, espaço, etc.) para que
possamos desenvolver as atividades
que imaginamos e o número de pessoas
esperado?
• Será que não poderíamos obter
equipamentos emprestados em outro
Conselho, com um amigo?
• Em quanto tempo poderemos conseguir
arrumar todas as instalações ou
equipamentos?
• Existe facilidade de transporte dos
participantes do evento e das
instalações para o local escolhido?
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C) OS RECURSOS HUMANOS
- Possuímos um número suficiente de
pessoas para organizar e trabalhar no
evento?
- Temos as pessoas certas para as
palestras certas? Se vamos falar sobre
temas específicos (visão cristã do sexo,
drogas, liderança, vocação religiosa, etc.)
as pessoas escolhidas (médicos,
vicentinos, sacerdotes) podem estar
preparadas para efetivamente transmitir
algo aos participantes do evento, que
sempre estão em busca de informações
novas, coisas que nunca ouviram falar?
- Já entramos em contato com todas as
pessoas envolvidas? (o Pároco ou o Bispo
local, o Presidente do Conselho).
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D) OS RECURSOS FINANCEIROS
- Podemos quantificar mais ou
menos quanto custará o
evento?
- Onde podemos conseguir o
dinheiro necessário: no
Conselho, na comunidade, por
campanhas promocionais,
com amigos, pela ajuda de
participantes?
E) BUSCA DE INFORMAÇÕES
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- O evento que estamos pensando em realizar, um
semelhante a este já foi executado antes por alguma
Comissão de Jovens?
- O Conselho esta de acordo com a realização do evento?
Se não está, vamos procurar discutir as razões e alterar
aquilo que se fizer necessário. O ideal é que o Conselho
participe das discussões desde o começo (já na fase de
Criatividade)
- Como podemos utilizar as críticas que os participantes
fizeram na avaliação de eventos semelhantes já feitos, para
melhorar o evento que estamos planejando?
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Uma vez que já verificamos quais as atividades possíveis,
devemos estabelecer definitivamente o quê e como será
feito. Nesta etapa, escrevemos o programa definitivo do
evento, a ordem em que as atividades aparecerão.
Confirmamos também, as pessoas que serão responsáveis
pelas as atividades: palestrantes, animadores, etc.
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Uma vez que definimos as pessoas que participarão do evento, é
importante saber como chegar até elas para informá-las sobre o que
estamos buscando. Para isso, todos os meios de comunicação devem
ser pensados: telefonemas, cartas pessoais, panfletos, cartazes, rádio,
televisão. Se estivermos pensando em um número limitado e bem
definido de participantes (por exemplo, Coordenadores de CJs,
Presidentes de Conferências ou a de Conselhos), a informação deve ser
passada pessoalmente por meio de uma carta, telegrama, fax,
telefonema, etc.
Se, ao contrario, não houver limite de pessoas, velem todos os meios
possíveis.
É importante buscar conhecimento com pessoas ligadas aos meios de
comunicação de massa, tais como: rádio, cartazes, televisão, etc.
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- Verificar todas as tarefas necessárias para o evento e para
cada atividade;
- Estabelecer prazos para o termino das tarefas;
- Distribuir as tarefas pelas pessoas que se dedicam a
trabalhar pelo evento, ( as tarefas não devem ser
concentradas nas mãos de poucas pessoas);
- Acompanhar a execução das tarefas (reuniões com as
pessoas responsáveis pelas tarefas devem ser feitas
periodicamente para que elas se sintam motivadas).
Chegou o grande dia! Foram
horas e horas de dedicação para
que tudo se realizasse. Tudo está
perfeitamente bem preparado,
mas sempre parece que falta
alguma coisa. Será que
acontecerá de errado? As
pessoas vão gostar? Vão querer
voltar?
Na hora da execução das
atividades do evento, ou seja, do
acontecimento real de tudo o que
foi planejado, feito, suado.
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1° - Nós fizemos o possível dedicamos todas as horas que
seriam utilizadas para o nosso descanso, nossos estudos,
nossos trabalhos, nossa família e nossas diversões...
2° - O Espírito Santo nos guiou em todos os momentos de
preparações e nos guiará durante o evento, pois é para o
bem da SSVP e a santificação dos nossos irmãos que o
fizemos;
3° - Deus olha a intenção com que fizemos as coisas e não
o seu sucesso...
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4° - Ninguém conhece o evento e suas atividades melhor
do que as pessoas que o organizaram. Por isso, às vezes,
um detalhe pode não sair como planejado, mas os
participantes não percebem... Só quem planejou.
5° - Defeitos sempre existirão e as pessoas para apontá-los
também...
6° - Se este evento for bom, o próximo será melhor...
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Por isso, não tenhamos medo... Vamos em frente!
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Uma das fases mais
importantes na realização de
qualquer coisa em nossa
vida é olhar para trás e
verificar a que saiu bem ou
mal.
As coisas boas devemos
aprimorá-las e as
imperfeições devem ser
ouvidas com humildade e
acatadas para que não
sejam repetidas(assim
ensinava São Vicente).
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Daí a importância de que os organizadores do evento
estejam sempre atento durante a sua execução para a
reação dos participantes, isto é , como eles estão
percebendo aquilo que foi planejado.
Assim, podemos determinar se os objetivos foram
alcançados e os critérios bem estabelecidos. Á primeira
vista, um CJ pode se assustar um pouco com a quantidade
de etapas aqui propostas para a elaboração de um evento.
No entanto, devemos ter em mente que este item apenas
registra no papel o que nossa instituição já indica que
façamos.