IDGP Índice de Desenvolvimento da Gestão Pública Manual de Alavancagem Sugestões Prefeitura Municipal de Curitiba Instituto Municipal de Administração Pública – IMAP Série: Inovação na Gestão Pública 1 2 Beto Richa Prefeito Municipal Carlos Homero Giacomini Presidente Maria do Carmo A. de Oliveira Superintendente Elaboração: Diretoria de Desenvolvimento Institucional Márcia Schlichting Mariângela Beber Lopes 3 4 MANUAL DE SUGESTÕES A SEREM DESENVOLVIDAS NA PMC PARA ALVANCAR O IDGP (versão preliminar 2009) ÍNDICE DE DESENVOLVIMENTO DE GESTÃO PÚBLICA NA PMC O IDGP na Prefeitura Municipal de Curitiba, faz parte do programa de Governança Pública, e tem como objetivo avaliar e estimular o desenvolvimento das práticas em gestão pública, utilizadas pelos Órgãos, com vistas a padrões elevados de resultado. O IDGP não pretende abranger todas as dimensões da gestão, mas sim avaliar as práticas mais importantes neste momento, utilizadas na Prefeitura e mobilizar os gestores para que cada vez mais aperfeiçoem os seus processos de trabalho para atingirem, da melhor forma os resultados de excelência na administração pública em Curitiba. Foram selecionadas as práticas julgadas principais para que a gestão tenha sucesso. PERGUNTAS FREQUENTES IDGP 2007 O que é o IDGP? Índice de Desenvolvimento em Gestão Pública Público alvo do IDGP Todos os órgãos da Administração Municipal (direta e indireta) Tem como medida 5 07 critérios de excelência com 22 indicadores de estratégicos de gestão. Forma de levantamento de dados do IDGP • Pesquisa com gestores no Desenvolvimento Gerencial por meio de questionário (13 indicadores) • Levantamento de dados em relatórios e sistemas de informação da PMC (09 indicadores) Ficha de Acompanhamento dos Indicadores do IDGP Cada indicador possui uma ficha de acompanhamento, com a descrição, fundamentação, processo de cálculo e fonte de verificação, deste indicador. Composição dos Resultados do IDGP • • • A composição do resultado de cada Órgão é obtida pela média do resultado de cada indicador que compõe o índice de desenvolvimento de gestão pública IDGP, após a avaliação, respeitando sua classificação pela tabela de Faixas de Pontuação Global, conforme modelo. A composição do resultado da PMC será obtida pela média do resultado de todos os Órgãos da PMC, no índice de desenvolvimento de gestão pública IDGP, após a avaliação, respeitando sua classificação pela tabela de Faixas de Pontuação Global, conforme modelo. Quando vai ser a próxima avaliação em 2009? Outubro de 2009 6 DESENVOLVIMENTO GERENCIAL 2008 *O DG DE 2008 TODOS OS GESTORES EM GRUPOS DEFINIRAM UMA SÉRIE DE AÇÕES QUE PODERIAM AUXILIAR E DESENVOLVER OS INDICADORES DO IDGP EM 2009. (RELATÓRIO DO DG 2008) Várias destas ações solicitadas já estão em andamento. Proposição de Plano de Ações CRITÉRIO: LIDERANÇA MARCO: CONTRATO DE GESTÃO Identificar melhores práticas de contrato de gestão internas e PRAZO ORGÃOS ENVOLVIDOS 12 meses IMAP , SEPLAN, SMRH, SMAD, PGM, SMF 12 meses IMAP, SEPLAN, SMRH, PGM externas à PMC. Escolher modelo de Contrato de Gestão. Definir indicadores de desempenho e pactuar resultados em cada Órgão. Divulgar Interna e externamente os procedimentos a serem adotados. Estabelecer mecanismos para monitorar permanente os resultados. MARCO: CERTIFICAÇÃO DE CARGOS ESTRATÉGICOS Identificar melhores práticas. Identificar perfil de competências. Proporcionar cursos de capacitação. Escolher entidade certificadora. Estabelecer mecanismos de avaliação permanente . Definir cargos a serem certificados. 7 MARCO: CARREIRAS DE GESTORES PÚBLICOS ( ESPECIALISTA EM GESTÃO PÚBLICA) Criar grupo de estudos para elaboração de projeto para criação da carreira, contendo: critérios para implementar a carreira, atribuições, objetivos, requisitos para ingresso, seleção, recursos financeiros, formação acadêmica. 12 meses IMAP, SMRH, PGM 3 meses SECRETARIAS/ ÓRGÃOS Ofertar curso de formação específica em gestão pública e educação continuada. MARCO: EFICIÊNCIA DO SISTEMA DE REUNIÕES Criar Sistemática de Reuniões para a PMC (contendo pauta prévia, objetivos, registros, participantes e ações propostas). Estabelecer mecanismos de monitoramento. CRITÉRIO: ESTRATÉGIAS E PLANOS MARCO: FORUM DE DIRIGENTES Criar Fóruns de Dirigentes em cada Órgãos –Colegiado de Gestão. Definir estratégia e critérios de funcionamento. Realizar reuniões anuais para revisão do Planejamento da PMC . MARCO: INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTO E RELATÓRIOS 8 PRAZO ORGÃOS ENVOLVIDOS 4 meses SECRETARIAS/ ÓRGÃOS 12 meses IMAP, SEPLAN , ATI , SECRETARIAS/ ÓRGÃOS Definir metas/programas prioritários e disponibilidade de recursos. 12 meses IMAP, SEPLAN, +SGM, SMF Mapear os instrumentos de planejamento e relatórios existentes. Unificar os instrumentos de planejamento e relatórios. Revisar e adequar o sistema SAGA visando ser um sistema único de toda a PMC, divulgar e treinar . Propiciar a integração e planejamento intersetorial dos serviços e políticas públicas. Monitorar e avaliar trimestralmente os indicadores de resultados. MARCO: ORÇAMENTO DOS PROJETOS PRIORITARIOS Dar transparência da execução. Realizar monitoramento. Unificar os sistemas SGP e SAGA. CRITÉRIO: CIDADÃO E SOCIEDADE MARCO: DEMANDAS DO 156 PRAZO Criar grupo de pesquisa e analise do 156. Criar ouvidoria específica com fiscalização para cumprimento do prazo de resposta e retorno obrigatório ao cidadão/ usuário – negativo ou positivo. Qualificar e treinar continuamente os atendentes do 156. Estabelecer um receptor de 156 dentro de cada secretaria responsável por atender o cidadão. MARCO: SERVIÇOS DISPONIBILIZADOS POR MEIO ELETRÔNIVO – E-GOV 9 6 meses ORGÃOS ENVOLVIDOS SGM, ATI, ICI Criar Portal de Serviços. 12 meses SGM, SMAD, ATI, ICI, SMCS 6 meses ATI, ICI, SGM, SMAD, SMCS 6 meses SEPLAN , SECRETARIAS/Ó RGÃOS 24 meses SGM , SECRETARIAS/Ó RGÃOS Orientar, conscientizar e incentivar a população a utilizar os meios eletrônicos existentes para solicitação de serviços. Definir estratégias e modelos de TI Mapear processos para disponibilizar serviços através do E-Gov Divulgar, difundir e capacitar todos no E-gov. MARCO: PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CIDADÃO/ USUÁRIO Identificar áreas prioritárias de prestação de serviço (externo) Identificar áreas prioritárias de prestação de serviço (interno) Disponibilizar pesquisa de satisfação em pontos estratégicos : PARQUES, MUSEUS, TOTENS, RUAS DA CIDADANIA, TERMINAIS DE ONIBUS e OUTROS. Criar um sistema integrado de pesquisa de satisfação. MARCO: LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES Criar grupo de trabalho para revisão e padronização de método de levantamento de necessidades dos clientes externos (cidadãos/sociedade) e dos clientes internos (servidores da PMC). Definir a metodologia e a periodicidade de aplicação. MARCO: QUALIDADE DO ATENDIMENTO Definir possibilidades de ampliação da cobertura de serviços aos cidadãos. Rever o dimensionamento do quadro de servidores das Ruas da Cidadania. Identificar os principais problemas relatados na pesquisa de satisfação e elaborar Plano de Melhoria. Ampliar e revitalizar as Ruas da Cidadania. Aumentar a descentralização dos serviços nas ruas de 10 cidadania. CRITÉRIO: INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO PRAZO ORGÃOS ENVOLVIDOS Criar “cartão cidadão curitibano” (contendo informações do usuário 24 meses ICI, ATI , SECRETARIAS /ÓRGÃOS MARCO: SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTEGRADO (CIDADÃO) e de seus dependentes). Criar um sistema informatizado único (cadastro único). Prover de recursos de informática todas as unidades de atendimento ao público em todas as Secretarias/Órgãos. MARCO: SISTEMA DE INFORMAÇÕES INTEGRADO (CORPORATIVO ) Identificar os sistemas de informações existentes e verificar o 6 meses SMAD, ATI, IMAP, ICI, SECRETARIAS /ÓRGÃOS 3 meses IMAP, SEPLAN, SMCS , SECRETARIAS /ÓRGÃOS possível aproveitamento e aperfeiçoamento . Ampliar o mapeamento dos serviços existentes na PMC, disponibilizando as informações relevantes de cada um. Ampliar os meios de disseminação das informações da PMC por meio de Sistema de rede que agregue todas as secretarias – intranet - consultas. MARCO: COMPARTILHAMENTO DAS INFORMAÇÕES - USO DE INFORMAÇÕES COMPARATIVAS Melhorar/aperfeiçoar a comunicação intersetorial por meio de planejamento de informações a serem compartilhadas. Realizar seminários intersetoriais para divulgação e socialização dos serviços oferecidos pela PMC (Guia de serviços). Otimizar o acesso aos sistemas já existentes oferendo ligações intersetoriais. Melhorar a usabilidade das ferramentas disponíveis (intranet, 11 notes, bases de dados) à todos os servidores (chefias e funcionários). Aumentar o quantitativo de Totens e ampliar o acesso. MARCO: REGISTRO DE MELHORES PRÁTICAS – REGISTRO DE IDÉIAS Oportunizar espaço p/ divulgação de projetos e idéias existentes. 12 meses Disponibilizar pessoal capacitado p/ organização dos registros e sistemas de avaliação para premiação. IMAP, SMAD, ATI, ICI, SMRH, Realizar educação digital aos servidores ainda não preparados. Pontuar nos crecimento horinzotais e verticais os melhores projetos de “melhores práticas”. CRITÉRIO: PESSOAS MARCO: NOVA POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS Identificar melhores práticas. PRAZO 18 meses Realizar inventário sobre as diversas “políticas”. Estabelecer instrumentos da nova política (avaliação de competência, capacitação, remuneração variável, benefícios, etc). Rever o Plano de Cargos e Salários equiparando-os ao mercado de trabalho. Readequar o sistema de Saúde Ocupacional com maior vigilância e investimento na reabilitação e exames periódicos. Desvinculação da avaliação de competências de aumento de salário para focar no desenvolvimento pessoal. Definir critérios e requisitos para a ascensão a cargos estratégicos. 12 ORGÃOS ENVOLVIDO S SMRH MARCO: REMUNERAÇÃO VARIÁVEL Identificar melhores práticas. 12 meses SMRH 2 meses IMAP 12 meses IMAP, SMRH Estabelecer critérios e metodologia. Remuneração variável atrelado ao contrato de gestão. Implantar programa de remuneração variável único e em todas as secretarias. MARCO: UTILIZAÇÃO DO SEMEADOR Oportunizar horários diferenciados para utilização do semeador ( noturno e diurno). Renovar, ampliar e melhorar a qualidade do acervo (conteúdo e imagem). Ampliar e melhorar os locais. Adequar os conteúdos com as necessidades dos servidores. Estimular a participação dos servidores em um evento do SEMEADOR por ano. Implantar avaliação de aplicabilidade. MARCO: COBERTURA EM EDUCAÇÃO PERMANENTE Rever plano de educação permanente (alinhar ao plano estratégico). Identificar prioridades para a expansão. Implementar novos programas. Rever o acesso a graduação e especialização. 13 MARCO: CLIMA ORGANIZACIONAL Rever a sistemática de pesquisa do clima organizacional. 6 meses IMAP Melhorar a divulgação. Adequar os ambientes de trabalho. Elaborar plano de melhoria com base nos resultados. CRITÉRIO: PROCESSOS MARCO: MANUAL PARA ESPECIFICAÇÃO DE PRODUTOS PARA LICITAÇÃO Definir formato do manual a ser implantado. PRAZO ORGÃOS ENVOLVI DOS Dez/08 SMAD 6 meses SMAD e PGM 3 meses SMAD, IMAP, SEPLAN Disponibilizar eletronicamente com possibilidade de atualização para 100% da PMC. Capacitar os servidores para utilização do manual. Criar método para melhor especificar os produtos e serviços e capacitar servidores para sua utilização. MARCO: SUGESTÕES PARA REVISÃO DA LEI 8666 Criar comissão para avaliar e rever a lei 8666 – composta de representantes de cada secretaria. Identificar os principais problemas. Propor itens a serem levados como sugestão para a alteração da lei. MARCO: PADRONIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE TRABALHO Criar metodologia única p/ identificação dos processos de trabalho. Definir conceitos e padrões. Treinar servidores no uso da metodologia. Disponibilizar os processos descritos na intranet. 70% dos processos descritos até 2009. 14 MARCO: QUALIDADE DOS PRODUTOS PRESTADOS PELOS FORNECEDORES Criar um instrumento de avaliação periódica da qualidade dos materiais insumos e equipamentos permanentes. 3 meses SMAD 12 meses SMAD Criar uma comissão permanente intersetorial para avaliar as compras, insumos e materiais permanentes. MARCO: REDUÇÃO DE CUSTO NO E-COMPRAS Tornar a informação acessível a todas as unidades da PMC. Divulgar, difundir e capacitar todos no E-GOV. CRITÉRIO: RESULTADOS MARCO: OBSERVATÓRIO DE RESULTADOS ESTRATÉGICOS PRAZO ORGÃOS ENVOLVIDOS Criar observatórios de resultados estratégicos permanente. 12 meses SMAD, ATI, IMAP, SEPLAN Definir critérios, métodos e indicadores de trabalho. Readequar o sistema 156, estruturando o atendimento com dois focos distintos: - manutenção e melhoria na recepção de ligações ; - ampliar o serviço 156 para informações que - subsidiar adoção de Políticas Públicas. Criar indicadores de resultados específicos, tendo como base o sistema 156, em conjunto com sistemas próprios de avaliação direta do cidadão de forma departamentalizada, em processos qualitativos e quantitativos, servindo de base de comparação. MARCO: INCLUIR INDICADOR DE AVALIAÇÃO DE RESULTADOS 15 Criar uma comissão para elaborar os indicadores. 6 meses Elaborar um plano de monitoramento e avaliação de resultados. Selecionar indicadores relevantes e incluir no Critério 7 do IDGP. Definir unidade da PMC responsável pela sistematização e divulgação dos resultados alcançados. 16 IMAP, SEPLAN, ATI *SUGESTÕES DE AÇÕES QUE PODEM SER MELHORAMENTO DOS INDICADORES EM 2009 DESENVLOVIDAS PARA CRITÉRIO LIDERANÇA Sugestões MARÇOS DG 2008 AÇÕES SUGERIDAS INDICADORES 2009 IMAP 1. Eficiência do Sistema de Reuniões Qual a prática implantada para sistema de reunião no IMPLANTAR CONTRATO DE GESTÃO DE ACORDO seu órgão Existem formalmente as reuniões diretoria, gerentes, CERTIFICAÇÃO DE CARGOS ESTRATÉGICOS servidores, todas as informações são passadas a todos os níveis (comunicação a todos) CRIAÇÃO DE CARREIRAS ESPECÍFICAS PARA GESTORES Sistemática de reuniões como modelo no site do IMAP. PÚBLICOS 2. Papel da Liderança na estruturação da estratégia O líder participa efetivamente do processo e desenvolvimento das estratégias? Como isso é divulgado a todos os gestores. 3. Aproveitamento no Desenvolvimento Gerencial Incentivar a participação dos gestores no DG no todo, até o fim. Vagas ofertadas estão todas sendo aproveitadas? Monitorar vagas ao ano. CRITÉRIO ESTRATÉGIAS E PLANOS Sugestões MARCOS DG 2008 AÇÕES SUGERIDAS INDICADORES 2009 IMAP 4. Eficácia do Desdobramento do Planejamento Como o desdobramento do planejamento está sendo APRESENTAÇÃO PERIODICA DA EVOLUÇÃO DOS realizado nas unidades? PROJETOS MOBILIZADORES PARA DIRIGENTES Que ações – dedobramento nas unidades Realizar e/ou atualizar o planejamento interno dos INSTITUCIONALIZAR FORUM DE DIRIGENTES Órgãos EXECUTAR 100% DO ORÇAMENTO DOS PROJETOS PRIORITARIOS UNIFICAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE PLANEJAMENTO E RELATÓRIOS 5. Utilização Gerencial do Plano de governo (2009 - SISTEMA ATUAL em desenvolvimento) Controle; Periodicidade Atualização nos tempos exigidos Todos os campos estão preenchidos verificação da atualização das ações e tarefas Divulgação a todos os gestores 6. Execução orçamentária Acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos verificando os valores orçados e executados da Lei Orçamentária Anual/Órgão. 17 CRITÉRIO CIDADÃO E SOCIEDADE Sugestões MARCOS DG 2008 AÇÕES SUGERIDAS INDICADORES 2009 IMAP 7. Levantamento das necessidades CIDADÃO E SOCIEDADE Quais as práticas usadas para ouvir o cliente/cidadão AS DEMANDAS DO 156 - ANALISADAS E no Órgão? RESPONDIDAS CONCLUSIVAMENTE Todos os gestores têm conhecimento destas práticas? Se não existem quais podem ser criadas? PERCENTUAL DE SERVIÇOS DISPONIBILIZADOS A POPULAÇÃO POR MEIO ELETRÔNICO INSTITUIR EM TODOS OS ÓRGÃOS A PESQUISA DE SATISFAÇÃO DO CIDADÃO / USUÁRIO 8. Qualidade do atendimento Existem práticas para melhorar o atendimento? Se não existe qual a pratica que poderia ser instituída? 9. Práticas de Avaliação da satisfação Existe prática instituída para medir a qualidade do atendimento e a satisfação do usuário? Isso é de conhecimento de todos? Quais os critérios específicos que demonstrem melhoria na qualidade do atendimento ao cidadão/usuário, tendo como foco a sua satisfação? CRITÉRIO INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO Sugestões MARCOS DG 2008 AÇÕES SUGERIDAS INDICADORES 2009 IMAP 10. Compartilhamento das Informações INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTEGRADO SOBRE O CIDADÃO CURITIBANO (INFORMAÇÕES INTERSETORIAIS) SISTEMA DE INFORMAÇÕES CORPORATIVO INTEGRADO. Qual o sistema de compartilhamento das informações, entre todas as áreas funcionais? É de conhecimento de todos os servidores? As informações são periodicamente atualizadas? 11. Uso de Informações Comparativas Quais as informações advindas de atuação paralela ao Órgão em outras localidades? Existe uma prática de acompanhamento destas informações? É de conhecimento dos servidores? 12. Registro de Melhores Práticas Incentivar a todos os servidores do Órgão a registrar as melhores práticas, no banco de melhores práticas. Disseminar a todos os servidores o número de melhores práticas registradas e as implementadas no Órgão e na PMC, como forma de reconhecimento e valorização. 13. Registro de idéias Incentivar a todos os servidores do Órgão a registrar as suas idéias, no banco de Idéias. Disseminar a todos os servidores o número de idéias registradas e as implementadas no Órgão e na PMC, como forma de reconhecimento e valorização. CRITÉRIO PESSOAS 18 Sugestões MARCOS DG 2008 POLITICA DE RECURSOS HUMANO ÚNICA ORIENTADA A RESULTADOS TER REMUNERAÇÃO VARIÁVEL EM TODA PMC ATRELADO AO CONTRATO DE GESTÃO GOVERNAMENTAL AÇÕES SUGERIDAS INDICADORES 2009 IMAP 14. Reconhecimento e valorização dos servidores Divulgar as formas de reconhecimento formais da PMC, a todos os servidores e informar e disseminar em todo o Órgão se existem outras praticas informais, próprias do Órgão para reconhecer e valorizar os servidores. Se não existem quais poderiam ser criadas? 15. Utilização do SemEADor Disseminar os cursos do Semeador para todos os servidores, incentivando a participação no mínimo 1 vez por Mês a realizar 01 curso. Trabalhando com as chefias a importância da liberação dos servidores para cursos. Monitorar a utilização de vagas. 16. Cobertura em Educação Permanente Disseminar os cursos do PDC para todos os servidores, incentivando a participação. Trabalhando com as chefias a importância da liberação dos servidores para cursos. Monitorar a utilização de vagas. 17. Clima Organizacional Sensibilizar os servidores a participarem e responderem a pesquisa de clima em setembro de 2009. Disseminar os resultados de sua unidade/Órgão e analisar e realizar as ações de melhoria. CRITÉRIO PROCESSOS Sugestões CRITÉRIOS DG 2008 AÇÕES SUGERIDAS INDICADORES 2009 IMAP 18. Gestão de Processos Os processos de trabalho do Órgão estão mapeados? PUBLICAÇÃO DE MANUAL PARA ESPECIFICAÇÃO DE Todos os servidores têm conhecimento dos PRODUTOS PARA LICITAÇÃO; APRESENTAR PROPOSTA procedimentos para o desenvolvimento dos processos DE REVISÃO DA LEI 8666. em sua área de atuação? Caso não exista – modelo de mapeamento no site do TER DE MANEIRA PADRONIZADA NA PMC 100% DOS IMAP. PROCESSOS DE TRABALHO IDENTIFICADOS, DESCRITOS E EM CONSTANTE AVALIAÇÃO. 19. Qualidade dos produtos e serviços prestados pelos Fornecedores Qual a prática utilizada para avaliar a qualidade dos insumos necessários advindos dos fornecedores, para garantia da qualidade dos seus produtos e serviços. Quais os critérios de avaliação estabelecidos? É de conhecimento de todos os servidores envolvidos nos processos de aquisição? 20. Redução de custos no E – compras Conhecer os critérios estabelecidos para a compra de produtos e serviços no E - compras. Verificando o preço inicial x preço final da compra. 19 CRITÉRIO RESULTADOS Sugestões MARCOS DG 2008 AÇÕES SUGERIDAS INDICADORES 2009 IMAP 21. Práticas de Avaliação de Resultados Qual a prática utilizada pelo Órgão para avaliar resultados? Existe um sistema formalizado de CRIAR OBSERVATÓRIO DE RESULTADOS avaliação? É de conhecimento de todos os servidores? ESTRATÉGICOS OU CONTROLADORIA ESTRATÉGICA Quais os critérios estabelecidos de avaliação? ACOPLADO AO 156 COM MONITORAMENTO TÉCNICO Se não existe criar mecanismos de avaliação PERMANENTE específicos. INCLUIR INDICADOR DE AVALIAÇÃO DE RESULTADOS 22. Apresentação dos Resultados Existem práticas que permitam divulgar os resultados dos Órgãos, aos atores envolvidos (comunidade, servidores e parceiros) Quais os critérios estabalecidos para se apresentar resultados? É de conhecimento de todos os servidores? Como se processa implementação de melhoria? Se não existe formalizar uma prática. 20