PONTDOC
Sistema de Gestão Documental
Dossier de Produto
DP10.02
02.01.2009
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PONTDoc – Sistema de Gestão Documental
A Pontual
A Pontual é uma empresa de capitais 100% nacionais, cuja principal
actividade é implementação de Sistemas de Informação recorrendo
não só a soluções existentes no mercado, como também ao
desenvolvimento de soluções próprias.
Criada no Porto em 1993 e actualmente com sede em Santa Maria da
Feira e delegação em Lisboa, a Pontual é hoje uma empresa com um
forte poder de expansão vocacionada para o meio empresarial.
Somos uma empresa com larga experiência na implementação de
sistemas integrados de software e com referências em diferentes
sectores de actividade económica, nomeadamente, sector público e
privado.
Hoje a empresa conta com uma equipa de engenheiros e consultores
informáticos distribuídos pelas seguintes unidades de negócio:
UGD – Unidade de Sistemas de Informação de Gestão Documental
USP - Unidade de Sistemas de Informação para PME’s
UIT - Unidade de Sistemas de Infra-Estruturas Tecnológicas
USJ - Unidade de Sistemas de Informação para Juristas
UCL – Unidade de Sistemas de Informação para Clínicas
Temos como objectivo a satisfação total do cliente, através de uma
relação de parceria que possa gerar mais valor apostando na
prestação de serviços de elevada qualidade.
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Descrição dos sistemas de informação
Enquadramento
Os Sistemas de Gestão Documental têm vindo a assumir de ano para
ano, um papel cada vez mais importante na produtividade das
empresas. Deste modo, a sua selecção deve obedecer a um conjunto
de critérios que os tornem úteis, funcionais e económicos.
O projecto PONTDoc surgiu em 2004, com a necessidade de
implementação de um sistema de gestão integrado de documentos
em vários clientes, em diversas áreas funcionais da nossa economia.
Objectivo
Este projecto desenvolvido integralmente pela nossa equipa de
consultores ao longo de vários anos, tem como objectivo principal a
informatização de toda a gestão documental existente nas empresas
ou instituições, permitindo um acesso rápido e fiável a toda a
documentação tratada, agilizando assim todos os procedimentos
desde a recepção e digitalização documental, passando pelo
encaminhamento (Workflow), bem como a geração de documentos
de saida, aumentando a qualidade dos dados obtidos e a
responsabilização de todos os níveis de colaboradores.
O Software de Gestão Documental – PONTDoc, encontra-se
instalada e implementada em diversas entidades Empresariais e
Estatais, dos quais podemos salientar Governos Civis e Notários
Privados, parcerias desde algum tempo em funcionamento, as quais
sabemos que têm sido de sucesso para ambas as partes.
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PONTDoc – Sistema de Gestão Documental
Um dos desafios que as organizações actualmente enfrentam, referese à organização da sua documentação e interligação com os vários
departamentos. Frequentemente verifica-se perda de informação e
mau funcionamento interno pelo facto da mesma não estar
rapidamente acessível e os diversos departamentos não se
interligarem correctamente.
Tendo como base estes requisitos funcionais, criou-se a aplicação
PONTDoc, que permite fazer a gestão funcional na organização de
toda a documentação em suporte de imagem, bem como todas as
acções efectuadas com estas.
Quais as vantagens da Gestão Documental?
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Redução de Custos
Uniformização de Processos dentro da Empresa
Sistemas Integrados de Workflow
Redução do Espaço Físico e do Desperdício de Papel
Motor de Busca Intuitivo
Desenvolvimento Sustentável
Plataforma Amiga do Ambiente
Adesão ao Papel Electrónico
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Principais Funcionalidades
Gestão de entidades
•
Ficha completa da entidade.
•
Possibilidade de visualização na mesma janela de todo o painel de
bordo
da
entidade,
com
a
informação
dos
contactos,
correspondência de entrada, saída e todos os processos.
•
Possibilidade de integração com Software PRIMAVERA, PHC, SAGE,
etc. (em desenvolvimento).
Registo de correspondência
•
Introdução e registo da documentação de forma ordenada, lógica e
codificada.
•
Possibilidade
de
associação
de
ficheiro
digitalizado
da
correspondência para uma posterior visualização.
•
Emissão de Etiqueta que classifica a correspondência.
•
Consulta de correspondência por código de barras.
•
Criação de Workflows documentais.
•
Notificação de encaminhamentos de processos via Outlook
•
Parametrização dos estados correspondentes a cada tipo de
Gestão de processos
processo.
•
Campos específicos para uma melhor informação dos processos.
•
Atribuição de permissões de leitura/escrita.
•
Tipos de processos com informação específica (Ex. convites – data e
hora da marcação)
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•
Gestão do envio e recepção interna dos processos do colaborador
•
Rastreabilidade de processo
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Emissão de documentos
•
Numerador automático de documentos.
•
Personalização automática dos mesmos.
•
Utilização do Microsoft Word ou Open Office para criação da
estrutura dos documentos de forma automática.
•
Utilização de campos. Ex: dados da entidade destinatária,
n/processo, n/oficio, subscritor, etc.
•
Geração de documentos de saída em lote.
•
Geração de Mailing List automático.
Funcionalidades a desenvolver brevemente
•
Cliente WEB para a consulta de processos e correspondência.
•
Registo automático de documento Word, Excel e Outlook.
•
Criação de circuito pré-definidos.
•
Notificação via SMS
PONTDoc - Esquema Funcional
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Etapas para implementação do Software
O prazo para implementação do sistema será de um mês após a
adjudicação. Em seguida apresentamos as 6 etapas que caracterizam
a implementação do sistema PONTDoc:
Etapa 1 – Planeamento da implementação do projecto
•
Esta é fase onde se define os seguintes pontos:
1.
2.
3.
4.
Avaliação da infra-estrutura tecnológica para determinar se é adequada ao sistema a instalar;
Levantamento dos procedimentos no cliente;
Identificação do colaborador que vai servir de ligação entre o cliente e a Pontual;
Marcação do plano de execução do projecto;
Etapa 2, 3 e 4 – Adequação, Instalação, Parametrização e Testes
•
Esta fase caracteriza-se pela Instalação e Configuração do Hardware e Software.
1.
2.
3.
4.
5.
Importação de tabelas mestres ( se existirem );
Configuração do Servidor e Postos de Trabalho;
Configuração de Scanners;
Configuração dos tipos de processos e campos específicos;
Configuração de documentos base;
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Etapa 5 – Preparação das Equipas – Formação
•
Esta fase caracteriza-se pela preparação dos recursos humanos que irão integrar a equipa. Para
assegurarmos a exploração mais adequada e para que se retire o máximo proveito das ferramentas
que o software coloca ao dispor dos seus utilizadores, nós propomos as seguintes acções de formação.
1. Formação no Software PONTDoc
2. Formação de Ferramentas de Digitalização
•
As formações poderão decorrer nas instalações do cliente ou em qualquer outro espaço desde que
acordado por ambas as partes.
•
Condições gerais para as acções de formação:
1.
Formação dada em sessões mínimas de 2 Horas;
2.
Formação é dada de Segunda a Sexta-Feira das 9H às 18 Horas;
Etapa 6 – Arranque com a Aplicação
•
Esta fase caracteriza-se pelo acompanhamento no arranque da utilização da aplicação com o cliente.
•
A Pontual sugere que o arranque da aplicação seja no inicio de mês.
Serviço de Apoio Pós-Venda
•
Este serviço caracteriza-se pelo acompanhamento da utilização do sistema e formação contínua.
•
Para o correcto funcionamento da aplicação, o cliente terá que aderir obrigatoriamente a um contrato
de Tele-Assistência.
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Contrato de Tele-Assistência
A tecnologia permite hoje a qualquer colaborador trabalhar em
Sistemas de Informação em qualquer parte do mundo. A Pontual
aliada a este facto criou o serviço de Tele-Assistência que,
objectivamente, é caracterizado por um serviço de assistência
técnica remota ao cliente via Internet.
Queremos com este serviço atingir os seguintes objectivos para
benefício do cliente:
- Recorrer aos serviços telefónicos (fixo e móvel) e e-mail da Pontual
para a resolução de problemas;
- O valor da intervenção não está indexado ao tempo da mesma;
- O custo será único e proporcional ao valor do software adquirido;
- Prioridade na resolução dos problemas em relação aos clientes que
não possuam contrato;
- Redução de custos de deslocações de técnicos;
- Mais rapidez nas intervenções técnicas;
- Maior disponibilidade de técnicos para a resolução de problemas;
Alertamos para o facto de actualmente limitarmos a resolução dos
problemas por telefone ou e-mail, apenas a clientes que possuam o
contrato de tele-assistência.
Não está incluído a deslocação do técnico às instalações do cliente,
nem alteração / desenvolvimento adicionais nomeadamente reports
(mapas).
Condições relacionadas com a adesão ao contrato:
O Cliente deverá possuir acesso à Internet por Banda Larga
(ADSL/Cabo ) nos postos que pretende assistência;
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Contrato de Anual de Continuidade
O contrato anual de continuidade facilita a previsão dos custos a ter
com software, independentemente do número de actualizações que
forem disponibilizadas, sejam elas fruto de novas funcionalidades
entretanto introduzidas nos produtos pela PONTUAL.
Com o Regime de Continuidade, a sua empresa ou instituição não
terá investimentos imprevistos, desta forma garante o direito a todas
as actualizações disponibilizadas pela PONTUAL relativamente aos
produtos adquiridos.
Requisitos de Infra-Estrutura
Servidor
Servidor em ambiente Windows;
O Servidor deverá possuir como características mínimas um processador Pentium
IV / 1 Gb de RAM;
50Mb de espaço livre para Aplicação PONTDoc;
Espaço para a Base de Dados – proporcional aos documentos a tratar;
Sistema de cópias de segurança;
Postos de Trabalho
Os equipamentos para os postos deverão ser Pentium IV / 1Gb de RAM
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Ambiente Windows (2000/XP/Vista);
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Periféricos - Opcionais
Scanner de Documentos Profissional - Scanner Fujitsu
Especificações Funcionais
• Modo de digitalização: Duplex (frente e verso);
Impressora de Etiquetas - ZEBRA TLP 2844 STD
Características
• Impressora Térmica de etiquetas
Leitor de Código de Barras
Características
•
Scanner de mão laser
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