Tutorial
O Trade e a Nota Fiscal Eletrônica
Este tutorial explica como configurar o Trade Solution
e realizar as principais atividades relacionadas à
emissão e ao gerenciamento das Notas Fiscais Eletrônicas
1. Introdução
2. Configurar o Trade
Passo 1: Fazer a configuração geral do software
Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal
Passo 3: Ajustar cadastro de cidades
Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade
Passo 5: Fazer configurações gerais da NF-e
Passo 6. Configurar endereços da Internet
Passo 7: Cadastrar o Estado
Passo 8: Download e instalação dos Schemas
3. Configurar Nfe para empresas do Simples Nacional
4. Emitir a NF-e
5. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc.
6. Ativar situação de contingência SCAN
7. Fazer backup da NF-e
8. Endereços úteis
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Trade Solution 2.23j
Janeiro/2010
3ª. edição
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1. Introdução
O Trade Solution foi totalmente adaptado para emitir e gerenciar a Nota Fiscal
Eletrônica. Antes de entender o que muda no software, vamos à definição de Nota
Fiscal Eletrônica:
•
•
•
É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado
eletronicamente.
Seu objetivo é documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de
mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.
Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente
(garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do
documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.
Portanto, a NF-e não irá apenas substituir o papel por um documento eletrônico.
Ela implica em uma nova prática dentro das empresas e junto a órgãos de
fiscalização.
Se sua empresa vai emitir a NF-e, deve
conhecer as novas regras e entrar em
contato com a SEFAZ, para adquirir a
autorização para a emissão, bem como
obter informações de como adquirir o
certificado digital, que será a assinatura da
sua empresa na NF-e.
Saiba mais:
A principal fonte de informação sobre a Nota
Fiscal Eletrônica é o site:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal
Vamos mostrar aqui neste tutorial como sua empresa poderá preparar o Trade
Solution para emitir a nota fiscal eletrônica.
Os temas explicados são:
2. Configurar o Trade
3. Emitir a NF-e
4. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc.
5. Endereços úteis
Observação: a partir da versão 2.23h do Trade Solution a Nota fiscal Eletrônica e o
SPED Fiscal estão disponíveis apenas aos usuários do Trade que tenham a licença
com contrato de manutenção. O motivo é que, como empresa desenvolvedora de
software, a Átimo Software se torna corresponsável pela adequação permanente às
regras na Nota Fiscal Eletrônica e ao SPED Fiscal.
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2. Como configurar o Trade para emitir a Nota Fiscal Eletrônica
Para configurar o Trade Solution para emitir a NF-e são necessários sete passos:
− Passo 1: Fazer a configuração geral do software
− Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal
− Passo 3: Ajustar cadastro de cidades
− Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade
− Passo 5: Fazer configurações gerais da NF-e
− Passo 6. Configurar endereços da Internet
− Passo 7: Cadastrar o Estado
− Passo 8: Fazer download dos Schemas XML
Passo 1: Fazer a configuração geral do software
Com esta configuração, o Trade passará a identificar todas as operações de
venda ou movimentação de produtos que envolvam a emissão de Nota Fiscal
Eletrônica e acionar o AtimoECF, a fim de emiti-las automaticamente. Os
passos necessários para esta configuração são:
1. Abra o Menu Utilitários > Configurações.
2. Clique no botão Nota Fiscal. O Trade irá abrir a tela a seguir:
3. Marque a opção “Utilizar Emissão de Nota Fiscal Eletrônica” e em seguida
clique em Gravar.
O Trade Solution irá marcar automaticamente todos os outros campos
obrigatórios para configurar a NF-e.
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Passo 2: Cadastrar número do CNAE Fiscal
Atenção: este passo é obrigatório apenas
para empresas que têm inscrição municipal.
O CNAE Fiscal (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é o código
que identifica a atividade econômica de sua empresa junto aos órgãos
fiscais. Esta informação é utilizada na emissão da Nota Fiscal Eletrônica NF-e.
Identifique junto ao contabilista o CNAE de sua empresa. E depois cadastre
este código no Trade Solution, realizando os passos a seguir:
1. Abra o Menu Utilitários > Configurações.
2. Clique no botão Empresa. O Trade irá abrir a tela:
3. Informe o código CNAE Fiscal de sua empresa e em seguida clique em
Gravar.
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Passo 3: Ajustar cadastro de cidades
Um dos principais ajustes que você deve realizar no Trade Solution será
padronizar a grafia dos municípios cadastrados.
Até o momento, o cadastramento de municípios era feito de forma livre.
Você poderia cadastrar o município através de diferentes ferramentas, tais
como: Clientes, Fornecedores, Transportador, Funcionários, Bancos,
Administradoras de Cartões de Crédito e Empresas Para Transferência de
Produtos.
Agora, com a nova versão, formou-se um banco de dados únicos, reunindo
todos os municípios cadastrados nas diversas ferramentas. No entanto, é
possível que haja problemas de grafia, ou seja, você pode ter digitado São
Paulo (SP) em um cadastro e S.Paulo em outro.
Portanto, para padronizar a forma como escrever os nomes dos municípios,
realize os passos a seguir:
1. Abra o Menu Utilitários.
2. Clique na opção Diversos.
3. Clique na opção Ajustar Cadastro de Cidades, para abrir a tela abaixo:
4. Na lista “De cidades” estão os nomes de todas as cidades gravadas. Na
lista “Para cidade” estão os nomes corretos. Selecione a primeira coluna a
grafia errada e associe na segunda coluna à grafia correta.
Ao fazer isso, o Trade Solution irá alterar em todos os cadastros e vincular
ao município correto.
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Passo 4: Gravar o Código IBGE no campo Cidade.
Depois de alterar o cadastro de cidades, é hora de acrescentar uma
informação importante sobre cada município brasileiro: o código IBGE. Esta
informação é imprescindível para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
Para isso, realize os passos a seguir:
1. Localize no seu computador a pasta onde o Trade está instalado. Na
maior parte das vezes, costuma ser a pasta C:\Trade.
2. Dentro desta pasta, localize e abra o arquivo em PDF chamado
Municípios.PDF.
3. Agora abra no Trade Solution o Módulo Fichário.
4. Clique na opção Cidade.
5. Ao localizar cada cidade, clique no botão Editar e digite as informações
consultadas no arquivo Municípios.PDF:
- Código IBGE: informe o código da cidade.
- UF IBGE: informe o código do Estado.
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Passo 5: Fazer configurações gerais da NF-e
A cada nota emitida, o Trade irá se comunicar via internet com o site da
SEFAZ, a fim de obter a autorização para a emissão (entenda melhor este
processo no tópico 4 – Emitir Nota Fiscal Eletrônica).
Vamos ver neste tópico como configurar no Trade a conexão com a SEFAZ.
São quatro tipos de configurações:
•
•
Configurações gerais da NF-e
Configuração para Geração dos Arquivos da NF-e
Para isso, realize os passos a seguir:
1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da
barra Trade Solution abaixo:
2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE.
3. Clique agora na opção Parâmetros da NFE:
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Área Configurações Gerais da Nf-e - Configure nestes campos os tipos de
operações que poderão ser realizadas junto à SEFAZ:
• Utilizar Nota Fiscal Eletrônica: esta opção está desabilitada. A
configuração é feita no Menu Utilitários > Configurações > Nota
Fiscal.
• Fazer cópia do arquivo após Autorização: esta opção mantém
uma cópia de segurança.
• Em homologação: Habilite esta opção para efetuar os testes da
nota fiscal eletrônica.
• Em contingência: Habilite esta opção quando houver algum
problema técnico que impeça a comunicação com o WebService da
SEFAZ, exemplo: falta de internet ou WebService Inoperante. Ao
clicar na opção, o Trade abrirá uma tela para informar o motivo da
contingência.
• SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional): Se o
Webservice local estiver inoperante, clique nesta opção para emitir as
NF-es através do SCAN. Após o restabelecimento do WebService,
desmarca-se a opção. Não é necessário reenviar as NF-es, nem
utilizar os Formulários de Segurança. Estes são utilizados apenas
quando ocorrer erro de conexão com a Internet ou se o próprio
ambiente SCAN estiver inoperante.
• Número de tentativas para consultar a situação de NF-e
enviada: No caso de falha na comunicação com o WebService, o
sistema pode tentar ainda “N” vezes antes de entrar em
contingência.
• Versão do Manual de Integração: para fazer esta configuração
certifique-se de que a SEFAZ de seu Estado exige a adesão à versão
4.0.1 do Manual de Integração do Contribuinte (Nota Técnica
2009/006, que substitui a NT 2009/05). Em caso positivo, basta
selecionar a versão 4.0.1. Caso o manual vigente em seu Estado seja
a versão 3.00, selecione esta opção.
Para mais informações, consulte o site da NF-e de seu Estado.
Área Configurações para Geração dos Arquivos da Nf-e - Nos campos
desta área indique em quais pastas de seu computador o Trade irá salvar os
três tipos arquivos gerados:
• Pasta para salvar os arquivos assinados: Na primeira vez que o
AtimoECF for executado esta pasta será criada. Porém fica a seu
critério alterar ou não este caminho. O backup desta pasta é
imprescindível, pois o Fisco pode solicitar uma cópia dos arquivos.
• Pasta que contém os Schemas: Esta pasta também será criada na
primeira vez em que o AtimoECF for executado. Ela serve para
armazenar os arquivos que posteriormente serão baixados para
validação dos arquivos XML.
• Certificado Digital: Neste campo será armazenado o certificado digital
válido.
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Passo 6. Configurar endereços da Internet
Abra a aba Acesso a Internet e clique em Configurações.
Configurações para Acesso a Internet com Proxy - Proxy é um servidor que
serve de intermediário a outros servidores. Ao conectar com um servidor
proxy, este irá repassar aos servidores todas as nossas solicitações de
acesso a sites, serviços, arquivos, etc.
Se sua empresa irá utilizar a conexão via Proxy, defina nesta área as
informações necessárias para estabelecer a comunicação:
• Utiliza proxy?: clique neste campo para configurar a conexão via
Proxy.
• Servidor: informe o endereço do servidor.
• Porta: informe a porta utilizada para comunicação
• Usuário: informe o login junto ao servidor.
• Senha: informe a senha.
• Gravar
Após configurar esta tela, clique no botão EXECUTAR.
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Passo 7: Cadastrar o Estado
O Trade Solution cadastra automaticamente o Estado (Unidade da
Federação) para o qual sua empresa enviará as NF-es.
Para isso ele se baseia na informação que já está cadastrada na
configuração da empresa.
Se for necessário modificar o Estado, realize os passos:
1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da
barra Trade Solution abaixo:
2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE.
3. Clique agora na opção Conexão com o WebService, para abrir a tela a
seguir:
Esta tela registra todos os sites envolvidos na comunicação com o órgão
fiscal.
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Apesar de parecer complexa, nesta tela a única configuração que
você precisa fazer é no campo "Estado", localizado no rodapé da tela. Ao
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escolhê-lo, automaticamente serão preenchidas todos os campos de
"Configurações dos Links para Conexão com os WebServices" da NF-e.
Observação: Se o seu Estado adota convênio com a Sefaz Virtual, do Rio
Grande do Sul, para configurar basta clicar no campo correspondente,
localizado acima do botão Gravar (Sefaz Virtual).
5. Depois, clique em GRAVAR.
Passo 8: Download e instalação dos Schemas em XML
Para concluir o processo de instalação, neste passo vamos instalar os
arquivos necessários para formatar, validar e transmitir a Nota Fiscal
Eletrônica, os Schemas em XML.
Para isso, realize os passos a seguir:
1. Acesse o site da Nota Fiscal Eletrônica, na página para download dos
Schemas:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/schemas.aspx
2. Você verá vários arquivos para download. Procure a parte
“Versão(ões) oficial(is), em uso atualmente”.
3. Localize o link que tenha o título "Schemas XML NF-e - Pacote de
Liberação". Clique para fazer o download.
4. Descompacte o arquivo recebido na “Pasta que contêm os Schemas",
conforme indicado na tela a seguir:
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Tela Parâmetros da NF-e, localizada no AtimoEcf, menu NFE.
Com isso, está concluído o processo de configurar a Nota Fiscal Eletrônica no
Trade Solution.
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3. Configurar NF-e para empresas do Simples Nacional
Este tópico destina-se somente a empresas tributadas pelo Simples
Nacional e que emitem a NF-e.
Se a sua empresa é submetida ao regime tributário do Simples Nacional, é preciso
fazer algumas configurações específicas no Trade Solution.
O documento de referência para o Simples Nacional na Nota Fiscal Eletrônica é o
Manual de Integração do Contribuinte, versão 4.0.1, que na maioria dos estados
vigora a partir de março de 2010.
Portanto, o primeiro passo é saber se sua empresa precisa adaptar às regras da
NF-e da versão 4.0.1 ou se pode permanecer na versão 3.0. Veja passo a passo
como configurar o Trade Solution para o Simples Nacional, como configurar os
produtos para este situação tributária e depois como configurar para a NF-e versão
4.0.1:
Configurar empresa para o Simples Nacional
1. Abra o Menu Utilitários > Configurações > Botão empresa.
2. No campo CRT, escolha a configuração relativa ao Simples Nacional:
1 - Simples Nacional
2 - Simples Nacional - excesso de sublimite de receita bruta.
Observação: para permanecer na versão 3.0, clique a opção "3 Regime Normal", mesmo que a empresa esteja no "Simples".
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Configurar produto
Agora precisamos configurar o produto que será tributado pelo Simples
Nacional. Para isso, é preciso configurar a Situação Tributária e depois a
ficha do produto:
1. Abra o Módulo Fichário > Situação Tributária:
2. Preencha corretamente a ficha relativa à Situação Tributária
correspondente ao Simples Nacional. Recomendamos fortemente que
você consulte o contador de sua empresa, para realizar esta
configuração:
Em seguida, vamos relacionar o produto à sua Situação Tributária. Isso é
feito na tela de produtos (Módulo Fichário > Produtos):
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Configurar NF-e Simples Nacional para a versão 4.0.1:
1. Abra o Servidor ECF – AtimoEcf > NF-e > Parâmetros da NF-e.
2. Na aba Versão do Manual de Integração, escolha a versão 4.01.
Observação: para permanecer na versão 3.00 do Manual de
Integração do Contribuinte da NF-e, mantenha a configuração como
na imagem acima.
3. Agora vamos configurar os webservices para testes e
homologação. Faça o download de novos schemas no link:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/docs/PL_006preC.zip
4. Copie os schemas na pasta correspondente, indicada na tela
Parâmetros da NF-e > Pasta que contem os schemas (ver na imagem
anterior).
5. Abra o Servidor ECF – AtimoEcf > NF-e > Conexão com o
Webservice:
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6. Configure a tela com os seguintes endereços:
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Recepção:
https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nferecepcao/NfeRecepcao2.asmx
Retorno Recepção:
https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nferetrecepcao/NfeRetRecepcao2.asmx
Cancelamento:
https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nfecancelamento/NfeCancelamento2.asmx
Inutilização:
https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nfeinutilizacao/NfeInutilizacao2.asmx
Consulta:
https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nfeconsulta/NfeConsulta2.asmx
Status:
https://homologacao.nfe.sefazvirtual.rs.gov.br/ws/nfestatusservico/NfeStatusServico2.asmx
Atenção!
A responsabilidade pela verificação e configuração das informações necessárias
para o bom funcionamento da emissão e cálculos da NF-E é do usuário do Trade
Solution. Portanto certifique-se que as informações do CRT, alíquota do Simples e
CSOSN estejam corretas.
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4. Emitir Nota Fiscal Eletrônica
Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada
nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações
comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas ou físicas.
O processo de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica tem a seguinte dinâmica:
O Trade Solution preencherá automaticamente a nota fiscal eletrônica, com os
dados da operação, seja ela de venda, transferência, devolução etc.
Depois, o Trade se comunica com o site da SEFAZ. Envia os dados da nota e a
SEFAZ autoriza a emissão. Só então a NF-e se torna um documento fiscal válido.
Em seguida, o Trade Solution imprime o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica). De acordo com a definição da Receita, o DANFE:
− é uma representação gráfica simplificada da NF-e;
− contém a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas
informações na Internet);
− acompanha a mercadoria em trânsito.
Todas as notas fiscais eletrônicas ficam arquivadas e podem ser consultadas
posteriormente, através do Módulo Átimo ECF, opção NFE.
Este processo é feito a cada nota emitida. As transmissões são automáticas. Porém
se não houver acesso à Sefaz na hora da venda, veja no tópico a seguir como fazer
a transmissão manualmente.
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Cliente recebe sua NF-e por e-mail
Ao emitir a NF-e, o Trade Solution envia
automaticamente a nota para o e-mail do cliente. Isso
funciona desde que o cliente tenha seu e-mail
registrado na sua ficha cadastral (Módulo Fichário >
Cliente).
5. Gerenciar NF-e: transmitir, imprimir Danfe, cancelar etc.
O Módulo Servidor Fiscal reúne as ferramentas necessárias para acompanhar de
perto o que acontece com as notas fiscais emitidas. É possível realizar as seguintes
atividades:
- visualizar retorno
- gerar NF-e em contingência
- consultar uma NF-e emitida e verificar seu status na Sefaz.
- transmitir uma NF-e.
- imprimir Danfe
- cancelar NF-e
Para isso, realize os seguintes passos:
1. Abra o Módulo Servidor Fiscal – Atimo ECF, destacado na imagem da
barra Trade Solution abaixo:
2. No menu localizado à esquerda, clique na opção NFE:
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4. Clique agora na opção “Consultar NFE”.
5. Faça uma busca pela nota. Para isso, você pode utilizar os campos
localizados na parte superior da tela:
- Cliente: clique neste botão para abrir a listagem com todos os clientes
cadastrados.
- Situação: escolha a nota de acordo com uma das situações possíveis:
- Todas
- Autorizado o uso da NF-e
- Cancelamento da NF-e
- Lote em processamento
- Uso denegado
− Tipo de Emissão: operações normais, em situações de contingência
ou todas.
− Chave de Acesso: se você possui a chave de acesso da nota, informea aqui neste campo.
− Datas (de/até): permite filtrar as datas da emissão da nota.
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Campos para busca
Listagem com as notas fiscais
Botões com as opções
6. O resultado da busca será listado no centro da tela. Você poderá verificar
todas as informações relativas àquela nota:
− Nota
− Situação
− Imp. DANFE?
− Autorização
− Tipo Emis.
− Recebido
− Protocolo
− Status
− Chave de Acesso
− Emissão
Ao selecionar uma nota e clicar com o botão direito, vai aparecer um
menu suspenso com as seguintes opções:
> Visualizar Retorno: Se por um acaso a nota não foi gerada ou não
foi autorizada, o usuário poderá visualizar o motivo clicando nessa
opção.
> Gerar NF-e em contingência: Caso ocorra algum problema técnico
que impeça a comunicação com o WebService e alguma NF-e fique
pendente de retorno o usuário deve utilizar essa opção para transformar
uma NF-e que anteriormente foi gerada no formato normal para o
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formato contingência, e assim poder imprimir o DANFE em formulário de
segurança.
Os botões na barra inferior da janela servem para:
> Transmitir: Caso o sistema entre em contingência (por falta de
conexão com a internet, webservice fora do ar etc), e o usuário comece
a emitir NF-e em contingência, posteriormente ao restabelecer a conexão
o usuário deverá transmitir os arquivos nessa opção.
> Imprimir DANFE: De acordo com a legislação, a NF-e não possui
“VIAS”, ou seja, a NF-e (arquivo digital) sempre será a única via. As
cópias serão consideradas primeiras vias também. Devido a isso, o
usuário poderá imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica) sempre que achar necessário. Somente em duas ocasiões
será possível imprimir o DANFE, quando a nota tiver com a situação
“Autorizado o uso da NF-e” e o status for igual a 100, ou quando a
situação for “Rejeitada” e o status for igual a 2 (em contingência).
> Consultar Situação da SEFAZ: O usuário pode eventualmente, de
acordo com sua necessidade, utilizar essa opção para consultar alguma
NF-e.
> Cancelar Nf-e: Essa opção serve para cancelar a NF-e na SEFAZ. Ela
em nada interfere na situação da Nota no Trade. Se o usuário precisar
emitir novamente, terá que estornar a venda e realizar outra.
> Salvar Arquivo: O cliente pode solicitar uma cópia do arquivo digital.
Nesse caso, o usuário deverá localizar a NF-e e clicar nessa opção. O
sistema irá localizar na pasta “Pasta para salvar os arquivos assinados” e
fará uma cópia para o local escolhido.
> Mensagem da SEFAZ: Este campo pode ser utilizado pela SEFAZ
para comunicar-se com sua empresa. As mensagens são enviadas junto
a um retorno de NF-e.
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6. Ativar situação de contingência SCAN
Quando os sites de autorização estaduais estiverem fora do ar e você precisar
acionar o "SCAN - Sistema de Contingência do Ambiente Nacional", basta realizar
os passos a seguir:
1. No Servidor ECF, abra a opção NF-e e Parâmetros da Nfe:
2. Clique nos campos “Em Contingência” e “SCAN - Sistema de Contingência do
Ambiente Nacional”.
Com essa configuração, as NFEs serão enviadas normalmente, sem que seja
necessário reenviá-las depois. Esta opção também dispensa o uso dos formulários
de segurança.
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7. Fazer backup da NF-e
O backup das Notas Fiscais Eletrônicas segue o procedimento padrão no Trade
Solution, que é no Módulo de Manutenção:
As informações da NF-es enviadas ficarão na tabela "bk_arqnf.dbf".
8. Endereços úteis
Portal da Nota Fiscal Eletrônica: Se você quer obter mais informações sobre a
NFe, pode acessar o portal: http://www.nfe.fazenda.gov.br. Lá é possível encontrar
informações relevantes, notícias, legislação e uma lista de perguntas freqüentes.
www.atimosoftware.com.br
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