Índice do manual
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ESTE DOCUMENTO
3
2
AS FASES DA METODOLOGIA
3
3
FASE DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO
4
4
5
3.1
Iniciar o acompanhamento do projeto
5
3.2
Analisar projeto
5
3.3
Selecionar projeto
5
3.4
Pesquisar projeto
5
3.5
Incluir projeto
5
3.6
Dashboard – Dados gerais
6
3.7
Sumário do projeto
6
3.8
Gerenciar participantes
6
3.9
Cadastrar participantes
6
3.10 NCM/NBS
6
3.11 Checar pendências de projeto
6
3.12 Documentos do projeto
6
3.13 Imprimir projeto
6
3.14 Cadastrar ações
6
3.15 Criar evento
7
3.16 Gerenciar ações
7
3.17 Informar objetivos do projeto
7
3.18 Definir mercados do projeto
7
3.19 Orçar ações na memória de cálculo
7
3.20 Detalhar item
7
3.21 Determinar cronograma financeiro
8
3.22 Verificar pendências do orçamento
8
3.23 Corrigir pendências
8
3.24 Concluir planejamento
8
FASE DE APRESENTAÇÃO E ANÁLISE
8
4.1
Validar estratégia
8
4.2
Validar planejamento
9
4.3
Ajustar e aprovar projeto
9
4.4
Solicitar ajuste de planejamento
9
FASE DE EXECUÇÃO E MONITORAMENTO
5.1
9
Dashboard dados gerais – Projeto Simulação
9
Manual de Uso do Sistema Fênix
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6
5.2
Gerenciar participantes – Projeto Simulação
10
5.3
Mudanças – Histórico de mudanças
10
5.4
Mudanças – Envio de mudanças
10
5.5
Mudanças – Análise de mudanças
10
5.6
Solicitar autorização de pagamento de desembolso
10
5.7
Autorizar pagamentos de desembolsos
11
5.8
Avaliar prestação de contas
15
5.9
Alternar entre Projeto original e Projeto Simulação
16
5.10 Gerenciar ações - Projeto Simulação
16
5.11 Redefinir objetivos do projeto
16
5.12 Redefinir mercados do projeto
17
5.13 Inserir lançamentos
17
5.14 Ver lançamentos
17
5.15 Corrigir lançamentos
17
5.16 Conclusão física da ação (Liberar saldo da ação)
17
5.17 Conclusão física da ação
17
5.18 Avaliar ação
17
5.19 Realocar custos de ações
18
5.20 Realocar parcelas e desembolsas
18
5.21 Verificar pendências de orçamento
18
5.22 Solicitar aprovação de alteração
18
5.23 Solicitar aporte orçamentário – aditivo financeiro (fora do sistema)
19
5.24 Realocar custos de ações - aditivo financeiro
19
5.25 Realocar parcelas e desembolsos - aditivo financeiro
19
5.26 Verificar pendências de orçamento - aditivo financeiro
19
5.27 Solicitar aprovação de alteração – aditivo financeiro
19
5.28 Inserir lançamentos
20
5.29 Ver lançamentos
20
5.30 Preparar mensalmente a prestação de contas
20
5.31 Acompanhar a execução financeira do convênio
20
5.32 Verificar pendências da prestação de contas
20
5.33 Ajustar a prestação de contas
20
5.34 Enviar a prestação de contas
21
FASE DE AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO
21
6.1
Avaliar resultados
21
6.2
Concluir financeiramente o convênio
22
Manual de Uso do Sistema Fênix
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7
GLOSSÁRIO
1
ESTE DOCUMENTO
22
Este documento refere-se a uma parte extraída do Manual Original do Sistema Fênix para
Convênios. Ele é fundamentado em aspectos conceituais da metodologia de gestão de
projetos que o sistema implementa e ainda apresenta um glossário explicando as
terminologias utilizadas.
A estrutura padrão do conteúdo terá como ponto de partida o ciclo de vida dos projetos,
segundo a Metodologia, buscando-se estabelecer links entre as atividades e as ferramentas de
suporte disponíveis no sistema.
Aborda exclusivamente a gestão de convênios, que são Instrumentos jurídicos celebrados
entre a Apex-Brasil e o Executor, visando à execução de projeto de promoção de exportações
e/ou internacionalização, ou relacionado à atração de investimentos, aprovado pela ApexBrasil.
Este documento é dividido primeiramente pelas fases da metodologia, suas etapas e
atividades inerentes. As atividades são divididas de acordo com os usuários, que são USUÁRIO
APEX-BRASIL e USUÁRIO ENTIDADE.
Por último, um glossário com termos e conceitos utilizados.
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AS FASES DA METODOLOGIA
A fase de PLANEJAMENTO é um processo de importância fundamental para o sucesso do
projeto, na medida em que deve estabelecer, de antemão, todos os aspectos que serão
implementados ao longo do projeto. O exercício de planejar o projeto deve ser uma
oportunidade para aprofundar o entendimento acerca do escopo geral. À medida que este
refinamento ocorre, há uma melhoria na precisão das estimativas, no detalhamento das
entregas, na descrição dos padrões de qualidade e no conhecimento mais claro dos riscos e
das partes interessadas.
Num primeiro momento, os responsáveis pelo planejamento podem não ter uma visão clara
de todo o escopo do projeto. Recomenda-se, nestes casos, que seja estabelecida uma linha de
base mínima, contendo todas as informações - prazos, custos, objetivos - visíveis no momento.
De acordo com a experiência e a documentação disponível sobre projetos anteriores, esta
primeira linha de base será mais ou menos precisa. No entanto, o fator crítico de sucesso é
promover as melhorias à medida que se tem clareza daquilo que se deseja e das condições que
cercam o projeto.
Este amadurecimento deve se tornar um ciclo ao longo do projeto, conhecido como
Elaboração Progressiva, de modo que os aspectos planejados são constantemente revisitados
e ajustados em conformidade com a dinâmica e as mudanças no contexto.
Manual de Uso do Sistema Fênix
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Ratificamos a importância do processo de negociação e elaboração conjunta do Projeto,
conciliando os interesses da entidade proponente e da Apex-Brasil. Esta interação é
imprescindível para garantir o alinhamento de expectativas e a aderência do projeto aos
padrões da Apex-Brasil.
A fase de APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DO PROJETO é a oportunidade para que a Entidade
proponente e a Apex-Brasil possam interagir visando a avaliar a viabilidade e qualidade do
projeto bem como seus parâmetros, além de aprimorá-lo, com o foco nos interesses comuns.
O objetivo maior é a obtenção da aprovação para continuidade do projeto e, em segundo
plano, incorporar melhorias de acordo com a agregação de informações e conhecimento da
Apex-Brasil.
Na fase de EXECUÇÃO E MONITORAMENTO se avalia também a conformidade das realizações
(físicas e financeiras) com o Regulamento de Convênios e o Regulamento de Compras e
Licitações da Apex-Brasil. Nesta etapa, todas as atividades planejadas inicialmente serão
implementadas, registradas e monitoradas, no intuito de diagnosticar a situação do projeto, as
tendências e os problemas, além de definir as ações necessárias para a recondução do projeto
ao planejamento desejado.
À medida que este processo avança, o projeto deve entregar os produtos planejados e a
equipe deve gerar as suas medições de desempenho e intervir preventiva e corretivamente
quando ocorrem desvios, frente às estimativas.
A fase de AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO, a equipe procede à verificação do projeto para
averiguar os resultados alcançados, além de reunir, documentar e armazenar toda a
informação tratada ao longo de cada etapa. O bom entendimento e o registro completo acerca
do desempenho do projeto são de fundamental importância para garantir a melhoria dos
próximos, além de ser fonte de insumos para o aprimoramento dos processos de gestão.
O conceito de avaliação e encerramento preconizado na Metodologia traz algumas propostas
do modelo PMI©, já que sugerimos a avaliação periódica do projeto. O fluxo deve ser repetido
de acordo com a quantidade de etapas que compõem o projeto. Dessa forma, são feitos
“encerramentos parciais” de cada etapa e/ou parcela, no intuito de realinhar diversos aspectos
do projeto, conforme resultados evidenciados. As conclusões, a partir deste trabalho, podem
variar desde a constatação da superação das metas estabelecidas, até a decisão quanto à
inviabilidade de continuação do projeto.
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FASE DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO
USUÁRIO APEX-BRASIL
Na etapa de planejamento, veja as atividades relativas ao Fênix:
Manual de Uso do Sistema Fênix
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3.1 Iniciar o acompanhamento do projeto
Na etapa de planejamento, o fator crítico para o sucesso do projeto é promover as melhorias,
à medida que se tem clareza daquilo que se deseja e das condições que cercam o projeto. Este
amadurecimento deve se tornar um ciclo ao longo do projeto, conhecido como Elaboração
Progressiva, de forma que os aspectos planejados são constantemente revisitados e ajustados
de acordo com a dinâmica e as mudanças no contexto.
É importante o processo de negociação e elaboração conjunta do projeto, conciliando os
interesses da entidade proponente e da Apex-Brasil. Esta interação é necessária para garantir
o alinhamento de expectativas e a aderência do projeto aos padrões da Apex-Brasil.
O envolvimento de todas as partes interessadas (principalmente: entidade, Apex-Brasil e
empresas do setor) é indispensável para que se estabeleça como serão executadas as fases
seguintes.
3.2 Analisar projeto
Neste passo você acompanha a elaboração da análise do planejamento de um projeto,
mostrando como devem ser descritos os pareceres de aprovação, rejeição, ou solicitação de
ajuste.
USUÁRIO ENTIDADE
Na etapa de planejamento financeiro do convênio você vai cadastrar e orçar as ações,
determinar o cronograma financeiro, verificar se existem pendências orçamentárias e corrigilas. Caso a verificação do orçamento aponte pendências, há a etapa de correção de
pendências.
Veja como efetuar as atividades:
3.3 Selecionar projeto
Na tela principal do sistema você vai selecionar em uma lista o projeto que deseja visualizar.
3.4 Pesquisar projeto
Você pode pesquisar um projeto utilizando filtros de pesquisa como nome do projeto e
unidade Apex a qual está associado.
3.5 Incluir projeto
No item Incluir Projeto você deve definir as informações de registro do seu projeto como o
tipo, a categoria, o instrumento jurídico e as demais informações necessárias.
Manual de Uso do Sistema Fênix
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3.6 Dashboard – Dados gerais
No Dashboard de dados gerais você pode realizar o acompanhamento de informações do seu
projeto. São exibidos dados de identificação do projeto como nome, tipo, categoria e
instrumento jurídico, além de dados da execução financeira.
3.7 Sumário do projeto
No sumário do projeto você pode verificar informações de identificação do projeto e alterar
algumas delas. Você cadastrará informações do convênio como o número, as datas de
execução e os dados bancários.
3.8 Gerenciar participantes
Você pode gerenciar os participantes do seu projeto. Com o gerenciamento você determina a
necessidade de novos participantes e a edição ou exclusão dos existentes.
3.9 Cadastrar participantes
Você deve determinar quem serão os participantes do seu projeto. Você pode cadastrar novos
participantes ou pesquisar participantes registrados para associar ao seu projeto.
3.10 NCM/NBS
As nomenclaturas NCM e NBS podem ser associadas ao projeto. Você pode pesquisá-las e
escolher quais devem ser associadas ou desassociadas ao seu projeto.
3.11 Checar pendências de projeto
Através do Checar pendências de projeto você pode visualizar as pendências que impedem o
envio do seu projeto para avaliação da Apex. Você verá o nome, a descrição e se há
pendências impedem o envio do projeto.
3.12 Documentos do projeto
Você pode armazenar os documentos do seu projeto. O diretório do seu projeto é onde os
documentos poderão ser incluídos, alterados ou excluídos, em qualquer fase do projeto.
3.13 Imprimir projeto
Neste passo você pode gerar um documento com as principais informações do seu projeto
como dados gerais do projeto, objetivos e relatórios da execução financeira.
3.14 Cadastrar ações
Neste cadastramento são definidas as ações a serem realizadas para atender objetivos,
resultados e estratégias do projeto. Ele envolve a escolha de ações de acordo com a estratégia
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geral do projeto, com as estratégias específicas por mercado prioritário e com o perfil das
empresas participantes. Considera-se também o histórico de realização das ações anteriores.
3.15 Criar evento
No item de menu Ação/Evento são criados os eventos que serão realizados na execução das
ações. Algumas ações necessitam da criação de um evento para a sua realização.
3.16 Gerenciar ações
O acompanhamento das ações cadastradas pode ser feito através do item de menu
Ação/Evento. É possível identificar ações especificas, utilizando os filtros de pesquisa
disponíveis. Você também pode criar novas ações e alterar ou excluir ações existentes. Caso
haja necessidade de mudança, é possível realizar alterações nas ações e nos eventos.
3.17 Informar objetivos do projeto
Na opção Objetivos você deve informar os objetivos estabelecidos para o projeto, apontando
as finalidades.
3.18 Definir mercados do projeto
Na opção Mercado você verá uma lista com as informações dos mercados já associados ao
projeto. Você pode incluir novos mercados e editar informações da lista.
3.19 Orçar ações na memória de cálculo
A interação entre entidade proponente e Apex-Brasil, para efeitos de orçamentação, é
necessária para garantir o cumprimento das normas regulamentares, como por exemplo a
limitação para os itens que podem ser considerados recursos econômicos de contrapartida. O
processo de negociação esclarece estes pontos e permite a conciliação dos interesses da
entidade e da Apex-Brasil.
No item de menu Memória de Cálculo é possível definir o quanto, quando e em quê serão
empregados os recursos financeiros do projeto, detalhar as informações das ações ver os itens
orçamentários.
3.20 Detalhar item
No item de menu Memória de Cálculo é possível definir o quanto, quando e em quê serão
empregados os recursos financeiros do projeto, detalhar as informações das ações e seus itens
orçamentários. É possível ver a lista das ações do projeto, e em cada ação é possível detalhar
os itens orçamentários.
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3.21 Determinar cronograma financeiro
O cronograma financeiro é determinado com o registro de informações das parcelas e
desembolsos de um projeto. Para cada parcela é realizado o registro dos valores e percentuais
repassados pela Apex para as entidades conveniadas e também dos valores e percentuais de
contrapartida. Para cada desembolso são registradas informações referentes ao valor a ser
repassado.
3.22 Verificar pendências do orçamento
Quando o item de menu Checar Pendências do Orçamento é acionado, o sistema percorre
todas as informações relativas ao orçamento, com o objetivo de identificar pendências. Caso
existam pendências, é apresentada uma lista agrupada por tipo de pendência (projeto,
parcela, ação ou orçamento) com identificação, descrição e indicativo de impedimento de
envio.
Caso a verificação do orçamento aponte pendências, há a etapa de correção de pendências.
Veja como corrigi-las:
3.23 Corrigir pendências
Neste passo é possível corrigir as pendências de projeto, parcela, ação ou orçamento,
verificadas
no
item
de
menu
Checar
Pendências
do
Orçamento.
As correções devem ser efetuadas nos itens de menu Manter Memória de Cálculo e Gestão
Financeira do Convênio. As pendências corrigidas são retiradas da lista de pendências.
3.24 Concluir planejamento
Após o preenchimento de dados gerais, da determinação de estratégias e da verificação de
pendências, o projeto pode ser submetido à análise.
4
FASE DE APRESENTAÇÃO E ANÁLISE
USUÁRIO APEX-BRASIL
Na etapa de análise, veja as atividades relativas ao Fênix:
4.1 Validar estratégia
Validar a estratégia definida no Projeto, baseando-se em diversos aspectos como o cenário
econômico, alinhamento com estratégia da Apex-Brasil e do setor, coerência e coesão entre as
ações para que, de fato, implementem a estratégia.
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4.2 Validar planejamento
Validar a qualidade do plano do projeto.
4.3 Ajustar e aprovar projeto
A partir das avaliações e julgamentos resultantes das atividades anteriores, decidir se há
ajustes a fazer e se o projeto deve ser aprovado/continuado.
USUÁRIO ENTIDADE
Nesta fase, a Apex-Brasil avalia internamente a proposta do projeto dispensando atenção
especial para o julgamento das estratégias, do cronograma e do orçamento.
Eventualmente, serão identificados e solicitados ajustes antes da decisão pela continuidade do
projeto. É a oportunidade para que a Entidade proponente e a Apex-Brasil possam interagir
visando a avaliar a viabilidade e qualidade do projeto.
O objetivo maior é a obtenção da aprovação para continuidade do projeto e, em segundo
plano, incorporar melhorias de acordo com a agregação de informações e conhecimento da
Apex-Brasil.
Veja como efetuar as atividades:
4.4 Solicitar ajuste de planejamento
Caso a Apex-Brasil identifique necessidades de ajustes sobre o projeto apresentado pela
entidade parceira, os pontos a serem ajustados serão descritos e o projeto voltará a estar
disponível para edição pela entidade. Após ajuste dos pontos levantados, a entidade enviará
novamente o projeto para análise.
5
FASE DE EXECUÇÃO E MONITORAMENTO
USUÁRIO APEX-BRASIL
Na etapa de execução, veja as atividades relativas ao Fênix:
5.1 Dashboard dados gerais – Projeto Simulação
Quando você acionar o Dashboard de Dados gerais no projeto simulação você verá
informações referentes ao projeto simulação. São exibidos dados de identificação do projeto
como nome, tipo, categoria e instrumento jurídico, além de dados da execução financeira.
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5.2 Gerenciar participantes – Projeto Simulação
Utilizando o projeto simulação você gerencia os participantes do seu projeto. Através do
gerenciamento você determina se há necessidade de novos participantes e pode também
editar ou excluir os participantes cadastrados.
5.3 Mudanças – Histórico de mudanças
As mudanças são geradas quando você altera dados utilizando o projeto simulação. Elas são
agrupadas em conjuntos de mudanças e podem ser detalhas.
5.4 Mudanças – Envio de mudanças
Neste passo deve-se determinar se as mudanças geradas no projeto simulação podem ou não
ser enviadas para análise da Apex.
5.5 Mudanças – Análise de mudanças
Neste passo deve-se determinar se as mudanças geradas no projeto simulação podem ser
aprovadas ou rejeitadas, ou se necessitam de ajustes para a atualização no projeto original.
5.6 Solicitar autorização de pagamento de desembolso
Existem 4 formas de envio dos desembolsos para análise da Apex:
A primeira é quando o planejamento do projeto original é aprovado e colocado em execução.
Quando isto ocorre, o primeiro desembolso da primeira parcela é enviado automaticamente
para a análise.
A segunda forma acontece 10 dias após a criação do desembolso, e os desembolsos são
enviados automaticamente.
A terceira é após o envio e aprovação de uma prestação de contas. O primeiro desembolso da
parcela seguinte à envolvida na prestação de contas é enviado para análise, eliminando
inclusive a primeira das 5 aprovações necessárias para determinar a autorização do
pagamento do desembolso.
A quarta e última forma é manual, através do item de menu Gestão Financeira do Convênio,
conforme imagem abaixo:
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5.7 Autorizar pagamentos de desembolsos
Quando é realizada a autorização de pagamento de desembolso, cabe a Apex-Brasil analisar e
decidir se o pagamento deve ou não ser autorizado e liberado aos conveniados. Essa análise
deve ser criteriosa, usando como parâmetro comparativo o orçamento estipulado e acordado
entre a entidade e a Apex. A Apex analisa, por meio de níveis hierárquicos de aprovação, se as
informações do desembolso estão de acordo - caso em que o desembolso é aprovado - ou se
as informações não estão de acordo, caso em que pode ser rejeitado ou solicitado o reajuste
para correção das inconsistências.
Aprovação de pagamento de desembolso N1 (Gestor) e N2 (Líder de Unidade)
Acione o item Análise e pareceres, no alto da tela, para ver o item BPM.
Acione o BPM para ver uma tela com listas de aprovações. Na caixa de entrada é possível ver
as solicitações mais recentes, diferenciando o tipo de solicitação.
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Caso essa solicitação de autorização de desembolso tenha sido gerada pela aprovação de uma
prestação de contas de um projeto, o desembolso é autorizado automaticamente, sem a
necessidade da análise do Gestor (N1) e do Líder de Unidade (N2), e segue diretamente para a
análise de conformidade (N3).
Caso a solicitação tenha sido gerada de outra forma, caberá ao Gestor determinar a aprovação
ou a rejeição do desembolso em questão.
Para visualizar as solicitações referentes a um desembolso, selecione um desembolso.
Uma tela é exibida informando que estamos no primeiro nível de aprovação. Essa primeira
aprovação é indicada pela referência N1, e é de responsabilidade do Gestor. São exibidas as
informações referentes ao desembolso, mostrando inclusive a forma em que a solicitação do
pagamento foi realizada.
Após a análise do desembolso você deve definir se o desembolso será aprovado ou rejeitado.
Acima da tela você verá a opção Aprovar e a opção Rejeitar.
Caso você determine que o desembolso não deve ser aprovado, acione o botão Rejeitar. Um email é enviado para o gestor do projeto, informando que o desembolso necessita de ajuste.
Manual de Uso do Sistema Fênix
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Caso você queira aprovar o desembolso, acione o botão Aprovar. O desembolso é aprovado e
enviado para o segundo nível de aprovação, o N2.
Devemos lembrar que se um desembolso permanecer na lista de desembolsos sem ser
analisado pelo Gestor pelo período de 4 dias, esse desembolso será aprovado
automaticamente e passará para o próximo nível de análise e aprovação.
Quando o desembolso é aprovado, o responsável pelo projeto recebe um e-mail informando
que o desembolso teve sua primeira aprovação. Um e-mail solicitando a análise do
desembolso é enviado para o Líder de Unidade (N2).
É a vez do Líder de Unidade. Ele deve repetir os mesmos passos que o Gestor, tendo um ponto
a mais em sua análise.
Para finalizar a análise, é necessária a aprovação ou a rejeição do desembolso.
Caso o desembolso seja aprovado, o responsável pelo projeto recebe um e-mail informando
que o desembolso teve sua segunda aprovação. Um e-mail solicitando a análise do
desembolso é enviado para o Analista de Conformidade.
Aprovação de pagamento de desembolso N3 (Analista de Conformidade)
Acione o item Análise e pareceres, no alto da tela, para ver o item BPM.
Acione o BPM para ver uma tela com listas de aprovações. Na caixa de entrada é possível ver
as solicitações mais recentes, diferenciando o tipo de solicitação.
Para realizar a análise, a aprovação ou rejeição do pagamento de desembolso, clique no
desembolso que deseja analisar.
Uma tela é exibida informando que estamos no terceiro nível de aprovação. Essa terceira
aprovação é indicada pela referência N3, e é de responsabilidade do Analista de
Conformidade. São exibidas as informações referentes ao desembolso, mostrando inclusive a
forma em que a solicitação do pagamento foi realizada.
O Analista de Conformidade deve analisar as informações do desembolso, verificando e
definindo, dentro de critérios de avaliação, a data para o pagamento do desembolso, que pode
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ser diferente da estipulada pela entidade ou diferente da estipulada pelo responsável da
análise anterior. Essa definição é um passo obrigatório na conclusão da análise do desembolso.
Após a análise do desembolso você deve definir se o desembolso será aprovado ou rejeitado.
Acima da tela você verá a opção Aprovar e a opção Rejeitar.
Caso você determine que o desembolso não deve ser aprovado, acione o botão Rejeitar. Um email é enviado para o Gestor do projeto, informando que o desembolso necessita de ajuste.
Caso você queira aprovar o desembolso, acione o botão Aprovar.
Para que o processo de autorização de desembolso continue, é necessário que um documento
em PDF com os dados da aprovação do desembolso seja gerado. Caso este documento não
seja gerado, nem pelo analista de conformidade (N3) nem pelo Ordenador de despesa (N4), o
desembolso não é aprovado.
Para gerar e imprimir este documento, clique em Imprimir autorização.
Quando o desembolso é aprovado, o responsável pelo projeto recebe um e-mail informando
que o desembolso teve sua terceira aprovação. Um e-mail solicitando a análise do desembolso
é enviado para o Ordenador de Despesa (N4).
Aprovação de pagamento de desembolso N4 (Ordenador de Despesa)
Acione o item Análise e pareceres, no alto da tela, para ver o item BPM.
Acione o BPM para ver uma tela com listas de aprovações. Na caixa de entrada é possível ver
as solicitações mais recentes, diferenciando o tipo de solicitação.
Para realizar a análise, a aprovação ou rejeição do pagamento de desembolso, clique no
desembolso que deseja analisar.
Uma tela é exibida informando que estamos no quarto nível de aprovação. Essa quarta
aprovação é indicada pela referência N4, e é de responsabilidade do Ordenador de Despesas.
São exibidas as informações referentes ao desembolso, mostrando inclusive a forma em que a
solicitação do pagamento foi realizada.
O Ordenador de Despesas deve analisar as informações do desembolso, verificando e
definindo, dentro de critérios de avaliação, a data para o pagamento do desembolso, que pode
Manual de Uso do Sistema Fênix
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ser diferente da estipulada pela entidade ou diferente da estipulada pelo responsável da
análise anterior. Essa definição é um passo obrigatório na conclusão da análise do desembolso.
Esta data será enviada ao Sistema de Gestão Empresarial da Apex-Brasil (RM) para pagamento
e geração do Contas a pagar e corresponde à data em que será pago no banco.
Após a análise do desembolso você deve definir se o desembolso será aprovado ou rejeitado.
Acima da tela você verá a opção Aprovar e a opção Rejeitar.
Caso você determine que o desembolso não deve ser aprovado, acione o botão Rejeitar. Um email é enviado para o Gestor do projeto, informando que o desembolso necessita de ajuste.
Caso você queira aprovar o desembolso, acione o botão Aprovar.
Para que o processo de autorização de desembolso continue, é necessário que um documento
em PDF com os dados da aprovação do desembolso seja gerado. Caso este documento não
seja gerado, nem pelo analista de conformidade (N3) nem pelo Ordenador de despesa (N4), o
desembolso não é aprovado.
Para gerar e imprimir este documento, clique em Imprimir autorização.
Quando o desembolso é aprovado, o responsável pelo projeto recebe um e-mail informando
que o desembolso está indo para a sua última fase de análise, a análise financeira.
O financeiro também recebe esse e-mail, informando que agora é de sua responsabilidade
determinar se o pagamento de desembolso deve ser autorizado, se há necessidade de estorno,
ou se, mesmo após as 4 análises, há alguma inconformidade e o pagamento do desembolso
deve ser rejeitado.
5.8 Avaliar prestação de contas
O relatório técnico deve conter uma análise crítica daquilo que foi desenvolvido pelo projeto
no período em questão, ressaltando os pontos positivos e avaliando como seria possível
melhorar eventuais pontos negativos.
O relatório financeiro representa a transparência na gestão dos recursos do projeto, e deve
atender a dois objetivos principais: avaliar a gestão financeira do projeto e apresentar,
formalmente, os desembolsos realizados no período.
Os relatórios técnico e financeiro serão avaliados quanto à forma e conteúdo para garantir a
coerência e a consistência em relação à realidade do projeto. Deve-se verificar a aderência às
normas da Apex-Brasil, principalmente, em relação aos tipos de despesa e aos limites
permitidos. No caso de haver inconsistências sanáveis, ocorrem tantas iterações quantas
necessárias para promover os ajustes.
Com isso, o parecer do Gestor do projeto pode reunir as impressões sobre o grau de
adequação entre as entregas do projeto e a linha de base estabelecida no Plano Geral.
USUÁRIO ENTIDADE
Manual de Uso do Sistema Fênix
15 | PÁGINA
Na etapa de execução e monitoramento financeiro você vai registrar as atividades planejadas
de acordo com o planejamento original. Se necessário, também é possível replanejar o
orçamento utilizando o projeto simulação. Caso haja necessidade, você pode fazer um
replanejamento financeiro. Ela é finalizada na etapa de prestação de contas.
Nesta fase todas as atividades planejadas inicialmente são implementadas, registradas e
monitoradas, no intuito de diagnosticar a situação do projeto, as tendências e os problemas,
além de definir as ações necessárias para a recondução do projeto ao planejamento desejado.
À medida que este processo avança, o projeto deve entregar os produtos planejados e a
equipe deve gerar as suas medições de desempenho e intervir preventiva e corretivamente
quando ocorrem desvios, frente às estimativas.
A interação entre este macroprocesso e o Planejamento é fundamental para garantir o sucesso
do projeto. Primeiramente, deve-se buscar a consecução do que foi planejado em
conformidade com as condições estabelecidas, já que estas condições refletem os objetivos e
estratégias mapeadas junto aos envolvidos com o projeto. Por outro lado, as incertezas fazem
parte da realidade e, eventualmente, as coisas não ocorrerão como previsto. Portanto é
fundamental o registro dos avanços, a medição do desempenho, a comparação com
planejamento original, o mapeamento dos problemas e o replanejamento, onde se mostrar
necessário.
Veja como efetuar as atividades:
5.9 Alternar entre Projeto original e Projeto Simulação
Projeto Original: A tela do projeto original é apresentada na cor amarela. As informações do
projeto original são as definitivas e só podem ser alteradas em projetos que estão em fase de
planejamento.
Projeto Simulação: Esta opção só fica disponível quando o projeto original está na fase de
execução. Ao acioná-la é apresentada uma tela na cor verde, similar à tela do projeto original,
permitindo simular alterações antes de efetivar a mudança no projeto original. As informações
modificadas não interferem no projeto original até que as mudanças propostas sejam
aprovadas pela Apex-Brasil.
5.10 Gerenciar ações - Projeto Simulação
Quando um projeto entra na fase de execução, as ações e eventos só podem ser alterados
através do projeto simulação. Nele, é possível criar novas ações e eventos ou alterar os
existentes. Todas as mudanças executadas nesta fase estarão sujeitas a avaliação e aprovação
da Apex.
5.11 Redefinir objetivos do projeto
Caso seja necessário, você pode redefinir os objetivos do seu projeto. Para isso você deve
utilizar o projeto simulação.
Manual de Uso do Sistema Fênix
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5.12 Redefinir mercados do projeto
Caso seja necessário, você pode redefinir os mercados do seu projeto. Para isso você deve
utilizar o projeto simulação.
5.13 Inserir lançamentos
É possível inserir lançamentos a partir dos itens de menu Inserir lançamento e Lançamentos
realizados, e também a partir do detalhamento de um item orçamentário na tela de
Lançamentos realizados.
5.14 Ver lançamentos
O item de menu Lançamentos realizados apresenta uma consolidação dos valores realizados
nas ações e itens orçamentários. Ao selecionar uma ação ou item orçamentário e acionar a
opção Detalhar é possível ver as informações detalhadas dos lançamentos vinculados ao item
detalhado.
5.15 Corrigir lançamentos
A correção das informações de um lançamento deve ser feita a partir do item de menu
Lançamentos realizados. Ao selecionar uma ação ou item orçamentário e acionar a opção
Detalhar é possível ver as informações detalhadas dos lançamentos vinculados ao item
detalhado e fazer as correções necessárias.
5.16 Conclusão física da ação (Liberar saldo da ação)
Quando o item de menu Memória de Cálculo é acionado, é possível realizar a ação Concluir
financeiro, que permite concluir financeiramente uma ação. Após a conclusão financeira,
havendo saldo orçamentário disponível, este será liberado para uso em outras ações.
5.17 Conclusão física da ação
A indicação de que uma ação teve seu cronograma físico concluído é feita através do item de
menu Ação/Evento. A conclusão é efetuada manualmente.
5.18 Avaliar ação
A avaliação de ações é realizada na tela de Prestação de Contas. Após a realização do(s)
evento(s) alvo da ação, caso o tipo da ação demande a obrigatoriedade da realização da
avaliação, deve-se registrar no sistema aspectos relativos aos resultados de negócios obtidos, à
gestão da ação e à confirmação da participação das empresas participantes do projeto.
Caso haja necessidade, você pode fazer um replanejamento financeiro, veja mais
informações:
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O replanejamento financeiro inclui a movimentação de custos das ações, parcelas e
desembolsos.
Ele
pode
ocorrer
de
duas
formas,
descritas
abaixo.
Após a verificação de pendências orçamentárias, quando não houver mais pendências a serem
corrigidas, é possível solicitar a aprovação das mudanças ma tela de Mudanças.
Sem alteração do valor total do pactuado no convênio (mudança ordinária)
Movimentação de valores entre ações, itens orçamentários, detalhes de itens, parcelas ou
desembolsos, sem a alteração do valor total do pactuado no convênio. Veja como efetuar as
atividades:
5.19 Realocar custos de ações
Quando o item de menu Memória de Cálculo é acionado, o sistema apresenta uma lista das
ações do projeto. Ao selecionar uma ação é possível ver os respectivos itens orçamentários e
alterar seus valores.
5.20 Realocar parcelas e desembolsas
Quando o item de menu Gestão Financeira do Convênio é acionado, o sistema apresenta
informações de valores do convênio, das parcelas e dos respectivos desembolsos, e é possível
alterar os valores. Atente para que os somatórios dos desembolsos e dos valores de
contrapartida das parcelas não sejam diferentes dos valores conveniados, caso contrário o
sistema interpreta a alteração como um aditivo financeiro.
5.21 Verificar pendências de orçamento
Para verificar se as realocações de custos das ações ou das parcelas e desembolsos ocorreram
corretamente, acione o item de menu Checar Pendências do Orçamento. O sistema percorre
todas as informações relativas ao orçamento, com o objetivo de identificar pendências. Caso
existam pendências, é apresentada uma lista agrupada por tipo de pendência (projeto,
parcela, ação ou orçamento) com identificação, descrição e indicativo de impedimento de
envio.
5.22 Solicitar aprovação de alteração
Para que as alterações efetuadas no projeto simulação do Fênix surtam efeito no projeto
original, é preciso enviar as mudanças para apreciação da Apex-Brasil. O envio das mudanças é
executado na tela Mudanças >> Enviar.
Com
alteração
do
valor
total
do
projeto
(aditivo
financeiro)
Movimentação de valores entre ações, parcelas ou desembolsos, com alteração do valor total
do projeto. Veja como efetuar as atividades:
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5.23 Solicitar aporte orçamentário – aditivo financeiro (fora do sistema)
Para tornar possível a realização de um aditivo financeiro ao convênio, é necessário garantir
que exista orçamento disponível na Apex-Brasil para o aditivo. Assim, é necessário solicitar
aporte orçamentário ao convênio. Esta solicitação deve ser feita à Apex-Brasil por meio do
gestor do convênio, fora do sistema.
5.24 Realocar custos de ações - aditivo financeiro
Quando o item de menu Memória de Cálculo é acionado, o sistema apresenta uma lista das
ações do projeto. Ao selecionar uma ação é possível ver os respectivos itens orçamentários e
alterar seus valores.
5.25 Realocar parcelas e desembolsos - aditivo financeiro
Quando o item de menu Gestão Financeira do Convênio é acionado, o sistema apresenta
informações de valores do convênio, das parcelas e dos respectivos desembolsos, e é possível
alterar os valores. Os somatórios dos desembolsos e dos valores de contrapartida das parcelas
podem ser diferentes dos valores conveniados, o que gera um aditivo financeiro.
5.26 Verificar pendências de orçamento - aditivo financeiro
Para verificar se as realocações de custos das ações ou das parcelas e desembolsos ocorreram
corretamente, acione o item de menu Checar Pendências do Orçamento. O sistema percorre
todas as informações relativas ao orçamento, com o objetivo de identificar pendências. Caso
existam pendências, é apresentada uma lista agrupada por tipo de pendência (projeto,
parcela, ação ou orçamento) com identificação, descrição e indicativo de impedimento de
envio.
5.27 Solicitar aprovação de alteração – aditivo financeiro
Para que as alterações efetuadas no projeto simulação do Fênix surtam efeito no projeto
original, é preciso enviar as mudanças para apreciação da Apex-Brasil. O envio das mudanças é
executado na tela Mudanças >> Enviar.
Na
etapa
de
prestação
de
contas,
veja
mais
informações:
Para cada parcela do convênio é realizada uma prestação de contas, considerando-se os
lançamentos inseridos em um determinado período. A entidade deve informar o transcorrer
das ações envolvidas no período, os saldos de conta corrente e aplicação, as despesas
bancárias, as outras receitas e outras despesas. Em certos momentos é solicitado que sejam
anexados os extratos bancários e o relatório de auditoria externa.
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5.28 Inserir lançamentos
É possível inserir lançamentos a partir dos itens de menu Inserir lançamento e Lançamentos
realizados, e também a partir do detalhamento de um item orçamentário na tela de
Lançamentos realizados.
5.29 Ver lançamentos
O item de menu Lançamentos realizados apresenta os uma consolidação dos valores
realizados nas ações e itens orçamentários. Ao selecionar uma ação ou item orçamentário e
acionar a opção Detalhar é possível ver as informações detalhadas dos lançamentos
vinculados ao item detalhado.
5.30 Preparar mensalmente a prestação de contas
É recomendável preparar a cada mês a prestação de contas do convênio, a fim de evitar que o
envio seja feito com percentual próximo aos 100% realizados, provocando um intervalo
financeiro entre as parcelas. Nesta preparação é necessário escolher o período da prestação
de contas, registrar os saldos e extratos da prestação de contas e emitir os relatórios de
prestação de contas.
5.31 Acompanhar a execução financeira do convênio
No item de menu Dashboard é possível verificar o índice de execução financeira do convênio,
tanto os recursos Apex, no quadro "Índice de Realização do Convênio - Apex" e os recursos de
contrapartida, no quadro "Índice de Realização do Convênio – Contrapartida”.
Também é possível acompanhar o índice pelo item de menu Prestação de Contas,
selecionando a prestação de contas desejada e clicando em Resumo Geral.
É importante ressaltar que os lançamentos realizados e a preparação da prestação de contas
são pré-requisitos para a atualização do índice de execução financeira.
5.32 Verificar pendências da prestação de contas
Após a composição da prestação de contas, é preciso verificar se existe alguma pendência que
a impeça de ser enviada, tais como a falta de avaliação de alguma ação envolvida na prestação
de contas, a falta do anexo de documentos comprobatórios de extratos de conta corrente e
aplicação financeira, ou a falta do anexo do relatório de auditoria externa.
5.33 Ajustar a prestação de contas
Os dados de uma prestação de contas podem ser ajustados a qualquer momento, desde que
ela não esteja com situação “Enviada” ou “Aprovada”.
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Caso seja identificada alguma pendência na prestação de contas, é preciso corrigir a origem do
problema para que seja possível enviar a prestação para a Apex-Brasil. Pode ser necessário
realizar avaliações de ações na tela Gerenciar Ações. Pode ser necessário ajustar o período da
prestação, preencher os relatórios técnicos e financeiros e anexar os arquivos obrigatórios
(extratos e relatório de auditoria).
O ajuste de uma prestação de contas também pode ser necessário após a análise da ApexBrasil sobre uma prestação de contas enviada. Esta análise pode culminar na necessidade de
ajustes da prestação de contas pela entidade parceira.
5.34 Enviar a prestação de contas
A prestação de contas deve ser enviada para análise quando o projeto alcançar o percentual
de execução necessário (atualmente 70% para recursos Apex e 70% para recursos de
contrapartida) e não existirem pendências impeditivas.
O primeiro passo é a definição do período da prestação. O segundo passo é a composição do
relatório técnico da prestação de contas. É importante salientar que é necessária a avaliação
das ações já concluídas, na tela de Prestação de Contas. O terceiro é o de informar saldos de
conta corrente e aplicação financeira, rendimentos de aplicações financeiras, despesas e taxas
bancárias. É demandado que a entidade anexe os arquivos de extratos bancários (conta
corrente e aplicação) e o relatório da auditoria externa quando necessário.
Após esses passos basta selecionar uma prestação de contas e clicar no botão Checar
Pendência. Caso não existam pendências impeditivas, a prestação de contas pode ser enviada
clicando no botão Enviar.
6
FASE DE AVALIAÇÃO E ENCERRAMENTO
USUÁRIO APEX-BRASIL
Na etapa de avaliação, veja as atividades relativas ao Fênix:
6.1 Avaliar resultados
Buscar informações relacionadas aos resultados essenciais do projeto, comparando as
projeções e estimativas estabelecidas no planejamento com os valores efetivamente gerados
pelo projeto. Esta análise quantitativa deve ser contextualizada de forma a registrar
impressões, mudanças e quaisquer variáveis que tenham tido influência sobre tais resultados.
Elaborar relatório técnico contendo a avaliação geral dos resultados e desempenho do projeto,
partindo-se dos relatórios técnicos parciais elaborados ao longo do projeto. Analisar,
criticamente, o cumprimento do escopo previsto, registrando as impressões sobre a execução
do projeto.
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Reunir documentação comprobatória, consolidar relatórios financeiros e formatar a prestação
de contas final do projeto.
Todos os recursos empregados no projeto deverão ter comprovação formal do destino que
tiveram e as consolidações dos valores deverão ser consistentes com o orçamento previsto do
projeto.
USUÁRIO ENTIDADE
Nesta fase a equipe procede à verificação do projeto para averiguar os resultados alcançados,
além de reunir as informações tratadas ao longo de cada etapa.
Neste momento se avalia também a conformidade das realizações (físicas e financeiras) com o
Regulamento de Convênios e o Regulamento de Compras e Licitações da Apex-Brasil.
Veja as atividades:
6.2 Concluir financeiramente o convênio
A entidade conveniada deve devolver o saldo de recursos da Apex-Brasil que não tenha sido
aplicado na execução do objeto do convênio, incluídos os eventuais rendimentos de aplicações
financeiras.
7 GLOSSÁRIO
Ação- Implica um conjunto de atividades desempenhadas no escopo do projeto, com vistas a
derivar um dos seus produtos/serviços/resultados. Um projeto, em geral, possui um conjunto
de ações, e cada uma possui um conjunto de marcos críticos.
Concedente- Entidade concedente é aquele que libera recursos mediante convênio.
Convenente- Entidade convenente é aquele que recebe os recursos mediante convênio.
Categoria do Projeto- Classificação para definir o foco de atuação do projeto. Ex.: Gestão
(Processos Internos) ou Negócio (Voltado para atividades externas, exportação).
Comitê Gestor- Fórum superior de decisão sobre os projetos que tem a função de
democratizar as decisões estratégicas acerca da gestão do conhecimento e dos resultados,
ampliando a participação de empresas (beneficiários finais dos projetos) e representantes
empresariais, como sindicatos e associações locais. Nos projetos de negócios em parceria, o
comitê gestor deve possuir um representante da Apex-Brasil, da entidade executora, das
organizações parceiras e dos empresários participantes.
Contrapartida- Comprometimento do Executor referente à sua participação na execução do
convênio, que poderá ser composta de valores aportados pelo próprio Executor e/ou pelas
Empresas Participantes, desde que tenham vínculo com o objeto do convênio;
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Convênio- Instrumento jurídico celebrado entre a Apex-Brasil e o Executor, visando à execução
de projeto de promoção de exportações e/ou internacionalização, ou relacionado à atração de
investimentos, aprovado pela Apex-Brasil.
CRM- Sistema responsável pela manutenção e pelo armazenamento do cadastro das entidades
e clientes (Customer Relationship Management).
ECM- Sistema responsável pelo gerenciamento de arquivos (Enterprise Content Management).
Entidade- Pessoa jurídica que representa as empresas de um setor produtivo brasileiro. É a
parte convenente dos convênios firmados com a Apex-Brasil para promoção de exportações.
Estes convênios implicam Projetos Setoriais (PS) que são cadastrados, planejados e
monitorados tendo o sistema de Gestão de Projetos da Apex como ferramenta.
Fase do Projeto- Representa o ciclo de vida do projeto. As fases existentes são: Planejamento,
Apresentação e análise, execução, prestação de contas e conclusão.
Fator de Risco- Evento com determinado grau de incerteza associado que, ao se concretizar,
impacta uma ou mais variáveis do planejamento do projeto.
GEOR – Gestão Estratégica Orientada para Resultados- Metodologia adotada pela Apex-Brasil
através da qual implementa processos de gestão de projetos, com foco na produção de
resultados alinhados com o planejamento estratégico da organização executora. A GEOR se
baseia em 4 pilares principais, quais sejam: direcionamento para clientes, foco em resultados,
visão estratégica, intensidade, prontidão e proximidade da ação gerencial.
Gerente de Projeto- Pessoa responsável pela gestão do projeto no âmbito da entidade.
Normalmente, é um funcionário da entidade destacado para coordenar as ações promovidas
pelo projeto e ser o interlocutor com a Apex-Brasil para tratar de questões relacionadas à
parceria.
Gestor de Projeto- Colaborador da Apex-Brasil responsável por acompanhar e auxiliar o
Gerente na condução do projeto. Internamente, é a pessoa que garante a aderência do projeto
à GEOR e reporta os avanços e problemas à gerência.
Grupo Gestor- Equipe da Apex-Brasil dedicada à gestão de um conjunto de projetos
relacionados a setores produtivos correlatos, por exemplo: O grupo gestor Moda engloba os
setores de calçados, vestuário, tecelagem, etc.
Líder de Projeto- Colaborador da Apex-Brasil responsável pela gestão de um “projeto de
gestão interno”.
Marco Crítico- Representa a conclusão de uma atividade significativa do projeto. Os marcos
críticos devem ser agrupados de acordo com as Ações planejadas para o projeto.
Memória de cálculo- Documento que reúne os valores orçados para o projeto, classificados
por grupos de ações, parcelas e itens orçamentários.
NCM- Sigla para Nomenclatura Comum do Mercosul, que guarda um código de 8 dígitos para
identificar um tipo de produto de forma única. Os produtos exportados, em geral, possuem um
Manual de Uso do Sistema Fênix
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código NCM associado e esta informação é importante para avaliações relacionadas à
diversificação da pauta de exportação. Referências:
http://www.braziltradenet.gov.br/NCMP.aspx
http://www.desenvolvimento.gov.br/sitio/interna/interna.php?are=5&menu=1095
ODS- Base corporativa responsável pelo armazenamento de dados comuns a diversos sistemas
existentes na Apex-Brasil (Operational Data Storage).
Parcela- Parcela para desembolso do valor monetário da Apex acordado em convênio.
Projeto próprio de negócio- Esforço empreendido por tempo determinado, com iniciativa e
execução sob responsabilidade da Apex-Brasil em parceria com empresas, consórcios,
cooperativas ou entidades setoriais representantes da iniciativa privada, com foco na
promoção de exportações e divulgação da imagem e produtos brasileiros de um ou mais
setores da economia.
Projeto Interno- Esforço empreendido por tempo determinado, com uso exclusivo de recursos
da Apex-Brasil e foco principal na melhoria das condições, formas de trabalho e estratégia da
própria Agência. Outro termo sinônimo utilizado é “projeto de gestão interno”.
Plano de Contingência- Conjunto de ações planejadas para o tratamento de riscos do projeto,
com o intuito de minimizar ou maximizar o impacto, para o caso de concretização dos
mesmos. O plano de contingência é elaborado, portanto, visando a amenizar ou aproveitar as
consequências do fato.
Plano de Mitigação- Conjunto de ações planejadas para o tratamento de riscos do projeto,
com o intuito de minimizar ou maximizar a probabilidade de concretização do mesmo. O plano
de mitigação de riscos é elaborado, portanto, visando à eliminação/transferência ou efetivação
dos mesmos.
Prestação de Contas- Procedimento, estabelecido em convênio, através do qual o Gerente do
projeto fornece informações acerca do avanço físico (execução física e resultados atingidos) e
financeiro correto e regular utilização e aplicação dos recursos do projeto. Além disso, a partir
da aprovação das prestações de contas, ocorre à liberação das parcelas subsequentes por
parte da Apex-Brasil.
Programa- Conjunto de projetos que têm algum grau de interação e contribuem para objetivos
comuns, de forma que devem ser planejados e acompanhados em grupo.
Projeto Setorial (PS)- Empreendido pela Apex-Brasil em parceria com entidades setoriais
representantes da iniciativa privada, tendo o parceiro como responsável pela execução, com
foco na promoção de exportações e divulgação de produtos brasileiros de um ou mais setores
da economia.
Projetos Finalísticos- Esforço empreendido por tempo determinado, somente pela Apex-Brasil
ou em parceria com empresas, consórcios, cooperativas ou entidades setoriais representantes
da iniciativa privada, tendo como objetivo a promoção de exportações e divulgação de
Manual de Uso do Sistema Fênix
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produtos brasileiros de um ou mais setores da economia. Podem ser mencionados como
Projetos de Negócio, que se dividem em “próprios” e “em parceria”.
Subprojeto- Para o sistema, terá as mesmas características de um projeto normal, no entanto,
sendo responsável pela entrega de parte do escopo.
Tarefa- Menor nível de detalhamento das ações de um projeto. As ações possuem marcos
críticos que, por sua vez, podem possuir tarefas.
Tipo do Projeto- Classificação do projeto em relação a entidade executora principal. Ex.:
Próprio (Apex é responsável pelo projeto) ou Parceria (Entidade é a responsável).
Usuário Master- Assume o papel de Administrador do sistema, no âmbito da Entidade
parceira. Dessa forma, qualquer usuário da entidade ou de empresas vinculadas, que precise
ter acesso ao sitema, deve ser cadastrado pelo Usuário Master. Além disso, este perfil é
responsável por distribuir outros perfis para usuários já cadastrados. Em resumo, o Usuário
Master define quem tem acesso ao Fenix e qual o tipo de acesso.
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