UNIVERSIDADE CÂNDIO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” PROJETO VEZ DO MESTRE A QUALIDADE NO GERENCIAMENTO DE EQUIPE Por: FERNANDA XAVIER RODRIGUES ORIENTADOR Prof. Ms. Marco A Larosa Rio de Janeiro, 2004. 2004 UNIVERSIDADE CÂNDIO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” PROJETO VEZ DO MESTRE A QUALIDADE NO GERENCIAMENTO DE EQUIPE Apresentação de monografia à Universidade Cândido Mendes como condição prévia para a conclusão do curso de Pós-Graduação “ LATO SENSU” em docência do superior. Por Fernanda Xavier Rodrigues Rio de janeiro, 2004 AGRADECIMENTOS Meus Pais Pelo sustento financeiro (passagem de ônibus) para faculdade. Meu amado irmão Alexandre Que se colocou a disposição, auxiliando-me na redigitação desta monografia. Minha amiga Valma Na qual me presenteou com os livros maravilhosos para a realização deste projeto. Colegas Júnior e Elaine Que abriu a porta de sua casa, disponibilizando o computador para a digitação deste projeto. DEDICATÓRIA Dedico este trabalho somente a Deus, “O TODO PODEROSO” que me sustentou e me ajudou em mais uma caminhada, dandome força para chegar até o fim. RESUMO Para se tornar um líder eficaz, é preciso dominar uma ampla gama de habilidades: desde implantar e gerenciar processos até reunir as pessoas na busca coletiva da excelência. O objetivo da liderança é fazer com que todos alcancem o melhor desempenho. Para isso, é preciso fixar metas elevadas, para que a equipe crie meios de melhorar os procedimentos e buscar a qualidade total em todas as áreas. Para que a equipe possa alcançar metas de qualidade, é preciso ser claro em relação a suas expectativas, às formas de procedimento e ao desempenho desejado. Os líderes devem sempre avaliar seu desempenho e tentar melhorar. Um caminho seguro para progredir consiste em observar aqueles que tem um bom desempenho. A liderança é uma atribuição com várias implicações, e exige conhecimento e compreensão significa muito mais do que apenas manter o navio na rota predeterminada. O administrador moderno deve ser criativo, compreender os processos e avaliar as atividades, não somente para garantir a execução harmoniosa das tarefas, mas também para aumentar a eficiência. METODOLOGIA A metodologia utilizada para este trabalho foi pesquisa de campo, focada na empresa onde trabalhava, uma multinacional, e em outras empresa por onde passei. Na qual falhava na questão de gerenciamento de equipe, tanto as grandes empresas quanto as microempresas. Procurei detalhar cada capítulo dentro da realidade que ocorre nas empresas, na qual vivenciei. Coletei informações em livros de autores na área administrativa, entrevistei alguns gerentes e funcionários, onde relataram as necessidades e dificuldades que se deparam. A proposta deste trabalho é buscar uma qualificação no gerenciamento de equipe, para melhor desenvolvimento do trabalho. Considera-se que , um “bom líder “ é alguém que motiva e coordena sua equipe aplicando de forma eficaz suas habilidades individuais e grupais, seus conhecimentos e suas experiências de modo a alcançar suas metas. SUMÁRIO INTRODUÇÃO CAPÍTULO I – o perfil do gerente CAPÍTULO II – o trabalho em gerenciamento de equipe CAPÍTULO III – o despertar das habilidades CAPÍTULO IV – como orientar e capacitar CAPÍTULO V - como motivar pessoas CAPÍTULO VI – Como gerar confiança INTRODUÇÃO O administrador moderno precisa ser capaz de entender o comportamento e as necessidades das pessoas com quem dividem o ambiente de trabalho. A qualidade de gerenciamento de equipe revela como estabelecer as técnicas gerenciais que permitem obter o máximo de cada profissional de sua equipe e como cultivar uma relação de confiança com o grupo, a fim de estimular o desenvolvimento de novas habilidades de manter a motivação em alta. Para se tornar um líder eficaz, é preciso dominar uma ampla gama de habilidades: desde implantar e gerenciar processos até reunir as pessoas na busca coletiva da excelência. É possível aprender a liderar pela observação dos outros, por meio de treinamento formal ou até mesmo pela análise da experiência prática. Um dos melhores métodos para motivar as pessoas a trabalharem no atingimento de suas metas pessoais, departamentais e organizacionais é liderar com exemplo, alguém que motiva e coordena sua equipe aplicando de forma eficaz suas habilidades individuais e grupais. CAPÍTULO I O PERFIL DO GERENTE Um líder de equipe tende a se tornar um modelo, a pessoa que “dá o tom” ao grupo. Seja um exemplo para os demais, ensinando e estimulando condutas positivas. Cabe ao líder criar a atmosfera correta para que a equipe alcance o sucesso. Considerara-se um “bom líder” alguém que motiva e coordena sua equipe aplicando de forma eficaz suas habilidades individuais e grupais, seus conhecimentos e duas experiências de modo a alcançar as metas. Não se pode motivar e coordenar pessoas até que você saiba exatamente quais as metas a alcançar . Por isso, é preciso: assinalar claramente suas metas; verificar se são realistas; informar sua equipe. 1.1 Assinale claramente suas metas Identificar cada uma das etapas nas quais esteja trabalhando com sua equipe pessoais, de departamento e organizacionais, bem como aquelas de curto, médio e longo prazo. Não basta apenas ter uma idéia aproximadamente ou um insight, tudo isso parece muito vago e abstrato, e possivelmente não terá o apoio ou sentido de comprometimento da equipe. É preciso que se saiba exatamente aonde se quer chegar, como chegar e quando chegar. Também é primordial que todas essas metas sejam consistentes e se complementem. Em síntese: que todas estejam seguindo na mesmo direção. 1.2 Verifique se são realistas Para que a equipe se sinta motivada em relação a metas pessoais a serem atingidas por indivíduos e equipes, as quais, por sua vez, irão combinar-se de forma que o departamento e/ou a empresa alcancem as metas gerais, elas devem ser desafiadoras e exigirem o suficiente para estimular as pessoas, a fim de proporcionar a mais completa utilização de suas habilidades. Devem, também ser específicas, de modos que o progresso possa ser avaliado e verificado e, quando necessário, as correções possam ser efetivadas. Igualmente importantes: elas devem ser atingíveis, mas somente dentro dos limites de trabalho e desempenho, pois o fracasso é desmoralizante, podendo ter um efeito desfavorável sobre o indivíduo e sobre os colegas de trabalho. 1.3 Informe sua equipe Uma vez cientes de suas metas e de quais serão direcionadas pra quais indivíduos, deve certificar-se de que elas estejam bem explanadas e claramente compreensíveis para todos os envolvidos. Cada pessoa e cada equipe devem possuir metas a atingir, produzir ou vender uma determinada quantidade de unidades, ou que quer que seja da mesma forma, as pessoas precisam ser informadas acerca dos padrões específicos a serem seguidos – leis de saúde e segurança devem ser mantidas, tarefas concluídas no prazo definido e assim por diante. 1.4 Lidere pelo exemplo Um dos melhores métodos para motivar as pessoas a trabalharem no atingimento de suas metas pessoais, departamentais e organizacionais é liderar dando o exemplo. Essa é uma habilidade precípua que pode ser desenvolvida com êxito observando-se e, em seguida, mesclando-se com três fatores: 1.4.1 Qualidades de liderança Todos os líderes de sucesso têm certos atributos pessoais em comum. São autodisciplinados em tudo o que fazem: no atendimento, na pontualidade, no cuidado com a aparência, lidando com o trabalho, etc.. Bons líderes demonstram comprometimento, esforçam constantemente a fim de superarem suas capacidades de trabalho e desempenho. Senso de justiça é uma característica muito importante que todos os líderes devem possuir de sobra, e em todas as ocasiões. Deve ser visto agindo de modo justo em tudo o que faz, elogiando quando e onde for devido, exercer a disciplina e corrigir na ocasião certa, e encorajando e elogiando aqueles que fazem por merecer. Também é importante ter coragem moral: é necessário ser valente lidar com problemas difíceis, admitir seus erros ou manter a disciplina sobre um funcionário mais indolente ou negativo. 1.4.2 Estilo de liderança Há diversos estilos que podem ser adotados por um líder de sucesso, classificados desde o Autocrático ao Democrático. Em um dos extremos, o Autocrático, o líder identifica o problema, considera as soluções possíveis e toma a decisão. Depois disso, ele informa a equipe sobre o que fazer. A equipe não tem voz ativa diante da situação, tentar “vende-la” à equipe, destacando todas as vantagens a ela ligadas. Esse líder reconhece que pode haver alguma razão contrária a uma abordagem mais autocrática. Apesar disso, a decisão já foi tomada e assim vai permanecer, não importando o que digam. Ao tornar-se mais democrático, o líder pode apresentar o problema à equipe, adiantando as soluções potenciais e a decisão que poderá ser provisória, pedindo opiniões e contribuições. Apesar disso, a decisão final dele, mas ele estará aberto a comentários e sugestões outras. Em nível mais democrático, o líder expõe o problema, identifica as soluções mais prováveis em conjunto com a equipe e, em seguida, todos chegam juntos a uma decisão de comum acordo. 1.5 Modelo Positivo Os colaboradores esperam extrair um exemplo positivo de seu gerente. Assim, caso tenha fixado metas elevadas, você deve ser o primeiro a se empenhar para atingi-las, só assim se constrói uma base moral para cobrar resultados dos colaboradores. Acima de tudo, seja coerente. Pesquisas revelam que são dez as qualidades mais admiradas nos líderes. Elas se relacionam menos com a correção das decisões e mais com integridade e determinação de comportamento, pois, os integrantes da equipe costumam funcionar como bons professores, seja orientando os novatos, seja partilhando suas habilidades. O capítulo mostra que criar um treinamento no próprio ambiente de trabalho, em que cada um aprenda com a tarefa executada pelo outro. Assim ambos adquirem um conhecimento maior de trabalho, em que cada um aprende a tarefa executada pelo outro e trocam experiência. Um líder de equipe sempre tende a se tornar um modelo, a pessoa que “dá um tom ao grupo” , ensinando e estimulando condutas positivas. A adoção destas estratégias faz os membros da equipe aprenderem a desenvolver soluções e a coloca-las em práticas. Cabe ao líder criar a atmosfera correta para que a equipe alcance o sucesso. CAPÍTULO II O TRABALHO EM GERENCIAMENTO DE EQUIPE Com freqüência encontro pessoas que não sabem distinguir se fazem parte ou não de uma “verdadeira” equipe. Ao se depararem com equipes do tipo clássico (como times de futebol, equipes militares ou grupos musicais), vêem muito pouca semelhança com suas próprias “equipes” de trabalho, geralmente, concluem que, neste ambiente, não estão dentro de uma “verdadeira” equipe e, nesse caso, as lições e experiências de genuínas equipes não são importantes para essas pessoas. De fato, existe apenas uma única pergunta-chave a fazer a si próprio, quando estiver tentando decidir se seu grupo constitui ou não uma equipe: será que todos os membros de meu grupo compartilham, pelo menos, de um objetivo que só pode ser atingido pelo esforço conjunto de todos? O objetivo ou objetivos comuns são a diferença entre um grupo e uma equipe. Assim dentro de uma organização, existem diversas equipes e diversos grupos e, a qualquer momento, cada um de nós pode pertencer a vários grupos ou equipes. Os requisitos, benefícios e riscos especiais de equipes são acionados assim que pelo menos um objetivo ou objetivos comuns exija a união de esforços. Isso porque o objetivo ou objetivos precisam ser coordenados. Como conseqüência, os riscos normais dos altos níveis de internação e comunicação aumentam, assim como ampliam-se as possíveis recompensas que provem da colaboração e cooperação bem-sucedidas. 2.1 Equipes precisam de atenção especial Quando uma equipe não dispõem da ajuda necessária para se proteger dos riscos do trabalho em equipe nem para distribuir as recompensas, do tipo de problemas pode surgir, incluindo de reuniões incômodas e destrutivas até o sentimento individual de decepção ou desmotivação. Se pensarmos na diferença entre um time esportivo e uma equipe no trabalho será fácil perceber por que esses problemas surgem com tanta freqüência. Na tabela 1 há uma lista de diferenças. Tabela 1 Comparações entre um time esportivo e uma típica equipe de trabalho TIME ESPORTIVO Cada um possui um papel definido dentro do time: Cada pessoa deve saber de sua função, do que fazer individualmente, para então, unirem em um só objetivo. O objetivo é concreto e mensurável: Todos têem um alvo para chegar, e vão a busca dele. A competição é visível; o time precisa se unir: a união, a cooperação, o incentivo, farão a diferença. Existe um técnico: Deve ser um apoiador, um incentivador, para estimular toda a equipe. EQUIPE DE TRABALHO Muitas pessoas não sabem ao certo o que elas ou os outros devem fazer: Trabalham individualmente, não havendo coletividade. É importante a realização de projetos em equipe para aprender mais sobre outras áreas. Com freqüência, o objetivo ou objetivos nunca são claros, pessoas diferentes têm idéias diferentes sobre quais são os objetivos: Isto ocorre pois as pessoas que estão envolvidas possuem visões diferentes e não são compartilhadas para se chegar a um denominador comum. Há competição tanto dentro da equipe quanto fora dela: Devido à falta de insegurança e de competência das pessoas. 2.2 Quando uma equipe é uma superequipe Tem havido, recentemente, muita pesquisa sobre o que faz com que uma equipe seja excepcional. Os membros de equipe geralmente esperam que sua equipe sejam ou possam tornar-se uma “superequipe”ou uma “equipe de alto desempenho”. Afinal, emprega-se muito esforço na formação de uma equipe, assim como em integrá-la. Não é de admirar que todos desejamos que nossas equipes sejam especiais. A lista a seguir apresenta as características principais das “superequipes”. Comunicação eficaz e agradável entre seus membros: gerando confiabilidade e credibilidade entre os membros. Abordagem de trabalho em equipe bastante eficiente, cujos membros demonstram certas habilidades: Devido ter adquirido um conhecimento maior de trabalho em equipe e trocam experiências. Compromisso dos membros da equipe como crescimento e o sucesso pessoal de cada um, bem como para a realização dos objetivos: Quando não há um ambiente competitivo, é motivo o crescimento do grupo, pois todos os membros da equipe apredam a desenvolver soluções e colocá-las em práticas. No entanto, tão importante quanto saber reconhecer uma superequipe é estar apto a reconhecer quando você não precisa de uma, ou precisa estar em uma. Uma equipe eficiente é aquela que alcança suas metas. Muitas metas não precisam de superequipes. Nesses casos, criar uma superequipe é, na melhor das hipóteses, um luxo desnecessário; no pior, motivo para desilusões. 2.3 As vantagem e desvantagens de equipes no trabalho Com todos os riscos e armadilhas, é melhor evitar equipes no trabalho, melhor fazer com que o trabalho seja organizado de modo a que indivíduos sejam responsáveis por tarefas separadas, evitando-se, assim a necessidade real de trabalhar em conjunto. Analisaremos as vantagens e desvantagens de se organizarem equipes no trabalho As desvantagens principais e as mais comuns do trabalho em equipe são: o gasto excessivo de tempo e energia para aprimorar as habilidades de comunicação e interação, afetando os resultados do trabalho;certos indivíduos ficam constrangidos ou são marginalizados por acharem o trabalho em equipe difícil e contrário a seu estilo natural; as equipes começam a disputar entre si, em detrimento da empresa como um todo. Essas desvantagens são muito sérias quanto a seus efeitos potenciais, ao ponto em que o trabalho em equipe precise ser uma escolha determinada, não um acidente. As vantagens principais que poderão levar uma empresa a fazer sua escolha pelo trabalho em equipe estão relacionadas abaixo, e quanto praticadas, podem transformar a moral e a lucratividade. O trabalho em equipe pode liberar a criatividade e a energia: As comunicações em equipe eficazes são, autenticamente, interativas, as pessoas desenvolvem-se por meio das sugestões de outras acrescentando novas perspectivas que fazem com que a discussão evolua; os indivíduos mostram interesse nos comentários de outros sobre seus próprios pontos de vista. O trabalho em equipe pode significar que as pessoas vão gostar ainda mais de trabalhar: O trabalho e equipe satisfaz essa necessidade humana básica. O trabalho em equipe pode levar a um aprimoramento na eficiência: Quando as pessoas planejam e implementam várias atividades juntas por meio da cooperação e comunicação constante pelo qual o trabalho se organiza, como tais informações, idéias e produção, que tornan-se fluentes, além das diferentes atividades que influenciam os procedimentos críticos de cada um. Eis aí um dos principais motivos pelos quais tantas empresas que buscavam reduzir custos e melhorar a produtividade acabaram por introduzir o trabalho em equipe. 2.4 A função dos indivíduos dentro da equipe Algumas pessoas consideram mais fácil trabalhar em equipe do que outras. Pessoas que têm abordagem mais individualistas, que sentem uma dificuldade muito grande para se comunicar com outras talvez prefiram acompanhar uma tarefa do início até sua conclusão, com o mínimo de interação possível. Pessoas muito competitivas podem sentir dificuldade em substituir objetivos pessoais por objetivos de equipe. Aqueles que gostam de tomar decisões rápidas podem se sentir frustrados ao terem de participar de discussões, debates e trabalhar mediante um consenso geral. Mais quando se fala em “membros naturais de equipe”, geralmente estamos no referindo às seguintes qualidades: disposição para compartilhar oportunidade e crédito; comunicação pronta, aberta e direta e simpatia. Existem poucas pessoas que não conseguem demonstrar essas qualidades em alguns níveis, sob um determinado e correto contexto de equipe bem liderada que apresente tanto objetivo claro quanto método de trabalho eficazes, com parceiros que são respeitados e em quem se confia. Contudo, o que é mais interessante do que a diferença, a grosso modo, entre “membros de equipes” e o resto, é explorar as diferenças existentes entre os indivíduos dentro da equipes, entre a variedade de contribuições feitas pelos membros da equipe, e como os diferentes estilos podem ser justapostos a fim de se obter uma equipe que seja mais do que a soma das partes. 2.5 Como identificar as características de uma equipe Uma “equipe de sucesso” pode ser descrita como “um grupo de indivíduos que trabalham em conjunto a fim de atingirem metas comuns”. A fm de desenvolver e motivar as pessoas sob seu comando, você precisa se conscientizar das características principais de uma equipe bem-sucedida. Isso dá a você e a seus colegas uma estrutura com base na qual poderão trabalhar. Geralmente, uma equipe assim destaca-se: Pela união Pela organização própria Pelo apoio mútuo Pelo fato de ser pequena 2.5.1 Pela união Todos os membros de uma equipe de sucesso são unidos. Todos os esforços vão a uma única direção para completar um trabalho específico e/ou alcançar alguma meta comum a todos, em geral para atender à demanda ou ampliar as vendas até um determinado volume por certo período. Com frequência, melhor esse trabalho e/ou meta através da ação coletiva, em vez de fazê-lo individualmente. Uma equipe eficiente tem sua identidade própria e exclusiva. Seus componentes sentem-se participativos: os trabalhadores de linha de produção sabem que a equipe “deles” é a responsável pela produção de bens, os vendedores pela oferta, e assim por diante. 2.5.2 Pela organização própria A tendência de uma equipe de sucesso é criar sua própria estrutura, na qual seus componentes desempenham papéis diversos, dependendo da ocasião, de acordo com as necessidades e aptidões. Um membro com experiência em uma tarefa especial pode organizar as outras por certo período. Já um outro membro assumirá outra tarefa, com a qual se familiariza mais. Desenvolve-se, assim, paralelamente a essa estrutura, um código informal, sem palavras, que todos acatam. Como regras não-escritas podese mencionar: sair do recinto para fumar, avisar aos colegas sobre a conclusão de uma determinada tarefa, ou fazer uma análise com outro membro da equipe antes de levar adiante um dever específico. 2.5.3 Pelo apóio mútuo Os componentes de uma equipe de sucesso invariavelmente demonstram cooperação total uns com os outros na realização de um trabalho e/ou no cumprimento de uma meta, compartilhando tarefas de acordo com aptidões, orientando e direcionando quando se faz necessário, coordenando deveres e atacando problemas conjuntamente. Todos se apóiam mutuamente. Isso se observa quando um colega de serviço toma para si certos encargos, quando alguém se encontra sobrecarregado de serviços ou está atravessando algum tipo de dificuldade. 2.5.4 Pelo fato de ser pequena De um modo geral, as equipes de sucesso são relativamente pequenas, a fim de se ampliarem às capacidades de organização e de administração por parte de seus componentes: as tarefas são divididas de forma justa, as idéias e opiniões compartilhadas abertamente, a identificação dos problemas e suas soluções, mais rápidas. 2.6 Reconheça os componentes da equipe É importante que você não considere os membros da equipe da mesma maneira como se fossem um tipo “padrão”. São todos indivíduos com personalidades e gostos diferentes, desejos e necessidades em constantes mudanças. E assim que eles devem ser aceitos. No entanto, alguns podem apresentar características semelhantes às que se denominam “típicas” de membros de equipe, relacionadas abaixo, mais cuidado: não devemos atribuir um conjunto completo de características a um colega só porque este aparenta ter uma ou duas em comum. Procure conhecer cada pessoa individualmente. Os componentes "típicos” são: O pensador O organizador O realizador O que veste a camisa O controlador O analisador 2.6.1 O pensador Podem também ser chamado de “cheio de idéias”. Está preocupado com a visão de conjunto do que irá ser realizado e, geralmente, traz uma série de idéias e sugestões. Contudo, o pensador também não seja tão bom em detalhes. Pode ser uma pessoa artística e criativa, às vezes tensa ou nervosa em determinadas situações. Esse membro da equipe precisa ser , invariavelmente, tratado com cuidado, com elogios e mesmo com alguns agrados, para que não se tome emburrado e retraído. 2.6.2 O organizador Esse pode estar trabalhando lado a lado com o mais criativo dos pensadores. O organizador geralmente fica atento aos detalhes práticos, organizando e coordenando as tarefas e encargos, traçando cronogramas., listas de tarefas e afins. Sua tendência é ser calmo, disciplinado, metódico e eficiente. Ele, às vezes, pode ser acusado de ter uma abordagem arrogante e superficial, e de ser dogmático e inflexível. O organizador pode sentir dificuldade em trabalhar com eficiência sob circunstância vagas ou mutáveis. Ë preciso estar apto a lidar facilmente com ele, se você for capaz de fornecer a ele uma boa quantidade de gráficos e esquemas. 2.6.3 O realizador Esse é o que faz as coisas acontecerem; aquele do estilo “vamos por a mão na massa” É uma pessoa da ação, extrovertido, impulsivo, impaciente com indecisões e demoras. Com freqüência, o realizador domina a equipe: ele faz primeiro e pensa depois. Pode ser um tanto temperamental e briguento, e ficar frustrado caso as coisas não ocorram conforme esperava. Talvez você sinta dificuldades para conter-lhe os ímpetos: é preciso exercer sobre o realizador uma influência calma, racional, a fim de canalizar essas formidáveis energias na direção correta. 2.6.4 O que veste a camisa O que veste a camisa quer manter o grupo unido, agindo de forma a dar apoio e coesão a seus colegas, tentando desenvolver e realizar as tarefas dos outros em detrimento das próprias. É uma pessoa preocupada, simpática, leal e amiga. Detesta discussões e confrontações, algumas vezes é um tanto indeciso, por não querer fender a ninguém. À vezes, nem se nota sua presença. O que veste a camisa desaparece na paisagem. É provável que você tenha de encorajá-lo e persuadílo a expor seus comentários e suas sugestões a ser mais positivo. 2.6.5 O controlador Gosta de manter intimamente ligado ao andamento das coisas. Ele pode se descrever as próprias características principais como escrupuloso e meticuloso. Já os outros podem achá-lo compulsivo e obsessivo. Qualquer que seja a descrição, o controlador tem um papel de destaque, ao recordar constantemente o grupo da necessidade de urgência (caso necessário), ajudando na realização do trabalho dentro do cronograma. Uma vez ou outra, poderá batalhar para atenuar as preocupações dele e manter o ânimo calmo quando algum tipo de conflito surgir entre ele e outros componentes, o que certamente irá ocorrer de tempo e tempos. 2.6.6 O analisador Esse elemento da equipe é um bom contraponto entre os pensadores e realizadores mais instintivos. Em geral, ele está superficialmente isolado da equipe, talvez um pouco alheio ou distante, tendendo a analisar todas as idéias, sugestões e ações de modo cuidadoso e objetivo, antes de chegar a uma opinião. Embora o analisador não seja uma pessoa de quem os outros gostem, sues apartes são freqüentemente ouvidos com respeito, e aceitos pelo resto da equipe. Ele é muito útil na hora de acalmar os colegas mais impulsivos e na hora de vetar os planos mais “extremados”. FORMAS DE DESEVOLVIMENTO DA EQUIPE TIPOS DE TREINAMENTO BENEFÍCIOS E CARACTERÍSTICAS TÉCNICO Treinamento Melhora o nível de desempenho de sobre trabalho tarefas. específico, em geral realizado na É preciso repetir o treinamento a empresa e durante o expediente, sob intervalos regulares para reforçar a as habilidades adquiridas. supervisão especializados. de instrutores Funciona melhor quando associado a um exame ou prova que ateste a qualificação. QUALIDADE Traz Treinamento qualidade nos total. “ferramentas” melhora e rápidas princípios da problemas Apresenta as benefícios em longo prazo. necessárias exige soluções para instrução de especialista. imediatos, Estimula a para além de cultura do aperfeiçoamento constante. Para surtir efeito, deve ser repetido continuamente. HABILIDADES Ao Contabilidade, criatividade, comunicação, informação, tecnologia comunicação adquirir novas habilidades, todos se beneficiam. da Elimina o nervosismo na hora em escrita, que as habilidades são testadas na idiomas, vendas. Curso ministrado prática. na empresa ou em escolas. Para garantir a eficiência, é preciso complementar a teoria com oportunidade no dia-a-dia. PRIFISSIONAL Oferece formação perene e valiosa Formação para atingir qualificação, sob como graduação ou pós-graduação. profissional. Curso externo, em geral de meio- A período. escolha os aspectos especialização mais pessoal leva a e uma seletiva das atribuições na empresa. FUNCIONAL Quase Formação em marketing, planejamento, gerenciamento de sempre desempenho gera e melhor amplia os horizontes profissionais. vendas ou de recursos humanos. Deve estar associado ao exercício Cursos externos, em geral de meio- de papéis. período. Muitas vezes é ignorado por empresas tradicionais. ATIVIDADE Treinamento Oferece uma vivência efetiva do que desenvolve tema abordado e revigora a equipe. aspectos como liderança ou trabalho Exige e equipe por meio de atividades coordenação físicas, como o rapel. treinamento gerencial mais direto. GERENCIAL Os gerentes identificam, avaliam e Desenvolve expertise conhecimento em estratégia gerenciamento e áreas e como de complementação por meio e de um solucionam problemas reais. Tem valor inestimável quando aplicado ao trabalho. mudanças. Pode ocorrer dentro ou Caso o gerente mantenha seu fora da empresa. envolvimento, toda a equipe também se beneficia. Desenvolver a equipe em todos os níveis é tão importante que as empresas ou tem estrutura própria de ensino ou subcontratam consultorias e firmas especializadas. O fato é que todas as organizações precisam de treinamento e de formação de alto nível. Um grupo de pessoas reunidas em torno de um objetivo comum precisa de motivação, com senso de comprometimento e vontade de participar. Essa atitude positiva depende do modo como o líder transmite a proposta. Para que uma equipe atue bem , é preciso que cada um cumpra seu papel visando o bem do grupo. O líder deve fazer a equipe pensar e agir de modo coeso, conciliando interesses individuais e coletivos. CAPÍTULO III O DESPERTAR DAS HABILIDADES Para obter o envolvimento da equipe, é essencial entender o comportamento das pessoas. Depois de identificar as necessidades de cada um, motive o grupo a satisfazer as expectativas da empresa. Obter no mês correto de experiências pode ser mais complicado do que encontrar as habilidades básicas, mas é um item vital para a eficiência da equipe, incentivar todos a dar uma contribuição própria tanto técnica como pessoal. Os três tipos de habilidades que são fundamentais para o sucesso de uma equipe: domínio técnico de disciplina; talentos para resolver problemas e capacidades de tomar decisões claras e sensatas e aptidões para o trabalho em grupo e habilidade em relações interpessoais. As habilidades necessárias podem mudar à medida que o projeto se desdobra. Técnicas especializadas que foram vitais no começo dos trabalhos podem tornar-se supérfluas de uma hora para outra. O líder deve ser capaz de reconhecer quaisquer mudanças no projeto ou na necessidade da equipe. Os integrantes da equipe costumam funcionar como bons professores, seja orientando os novatos, seja partilhando suas habilidades. Crie um treinamento no próprio ambiente de trabalho, em que cada um aprende com a tarefa executada pelo outro. Assim, ambos adquirem um conhecimento maior do que a formação de um subgrupo ou força-tarefa para lidar com questões específicas, não necessariamente relacionadas com o principal objetivo da empresa. A adoção dessas estratégias faz os membros da equipe aprenderem a desenvolver soluções e a colocá-las em práticas. 3.1 Instinto de defesa No ambiente profissional, as pessoas tendem a adotar posturas instintivas, às vezes mais ligadas a autoproteção do que ao espírito colaborativo. As emoções representam uma força intensa no local de trabalho. Muitos gerentes costumam reagir ferozmente às críticas e preferem controlar a correr riscos. As pessoas também tendem a tirar conclusões precipitadas e a formar “panelinhas”. Esse ambiente é típico de empresas que enfatizam a hierarquia. Em locais assim, tornase difícil extrair prazer do trabalho , pois as necessidades pessoais são quase sempre incompatíveis com as do mercado. Um colaborador que se sente discriminado num grupo de trabalho tende a se desmotivar e a ficar mais insatisfeito do que aqueles que contam com o apoio e o reconhecimento dos colegas e superiores. Encoraje as pessoas a agir sempre de modo positivo, dando contribuições para o grupo. Para tanto, crie estruturas de trabalho nasquais cada integrante se identifica com seu grupo dentro do qual cada um está ciente das próprias responsabilidades e atribuições. Um grupo unido por objetivos comuns é naturalmente coeso e está preocupado em fazer com que cada membro tenha sucesso. 3.2 Conduta de liderança O comportamento instintivo é guiado por reações puramente subjetivas, que podem desencadear sensações desagradáveis (como a insegurança), ou, ainda, percepções equivocadas quanto as reais intenções de outros colegas. Para evitar que isso aconteça, é preciso tentar ser mais positivo – tal postura estimula a cooperação, a sinceridade e a autoconfiança. O comportamento de um líder é construído por uma série de atitudes. O bom líder tem facilidade de comunicação e de relacionamento com colegas de todos os níveis, sabe identificar e reconhecer com os erros e sempre pauta sua conduta pela colaboração e não pela competição. COMO AGIR DE MODO MAIS POSITIVO CONDUTA INSTINTIVA CONDUTA APROPIADA Reação emocional diante dos fatos Fuga dos riscos por medo Pragmatismo na análise dos fatos de Ação empreendedora e tomada de insegurança riscos. Atitude defensiva Formação de relações colaborativa Julgamentos pessoas e fatos precipitados sobre Julgamentos precedidos de análise detalhada Disseminação de rumores e fofocas Comunicação ampla e aberta na empresa Competição por status e valorização Reconhecimento das conquistas, e não do status Estagnação atribuída a sucessos Aprendizado a partir dos erros passados Acomodação 3.3 Atuação em grupos cooperativos Entenda as necessidades de cada pessoa As necessidades das pessoas vão além de bom salário e condições de trabalho. Sem o básico, porém é impossível atender a anseios mais elevados, como orgulho pelo trabalho e envolvimento com as metas. As pessoas tem diferentes tipos de necessidade. Boa remuneração, segurança em relação ao trabalho e condições adequadas figuram entre as principais. Não atendê-las é certeza de gerar desmotivação. Por outro lado, suprir objetivo que só é alcançado quando os colaboradores tem atendida suas ambições mais elevadas, como responsabilidade, progresso e crescimento profissional. Num ambiente de trabalho, todos apreciam saber que, de algum modo, contribuíram para a obtenção de determinado resultado. Numa linha de montagem de veículos, por exemplo, o operário que instala as portas se orgulha ao ver o carro pronto. Como líder, procure explorar esse sentimento em cada indivíduo e na equipe como um todo. Para tanto, antes de qualquer coisa você também deve demonstrar orgulho por sua situação profissional: a de líder de uma equipe que está em busca de resultados positivo. IDENTIFICAÇÃO DAS FONTES DE SATISFAÇÃO NECESSIDADES BÁSICAS NECESSIDADES ELEVADAS CONDIÇÕES INTERESSE PROFISSIONAL Jornada razoável, bom ambiente e Satisfação derivada do conteúdo da equipamentos adequados: “estou tarefa e da forma como ela é satisfeito com as condições físicas executada: “gosto do que faço” de meu trabalho” SUPERVISÃO CONQUISTAS Delegação de responsabilidades e Motivação para atingir objetivos e estímulo pelos superiores direitos: desenvolver tarefas que constituem “eu tenho o reconhecimento de meus desafios: “meu trabalho proporciona supervisores” uma sensação de progresso” SEGURANÇA ENVOLVIMENTO Confiança na estrutura da empresa e Satisfação espírito de equipe: “sinto-me em fazer parte da à empresa e identificação com ela: vontade em relação a futuro da “tenho orgulho de dizer que trabalho empresa.” aqui.” GERENCIAMENTO RESPONSABILIDADE Compreensão dos métodos Exigências profissionais acima das gerenciais: “acredito que a empresa expectativas, mas que são justas e está fazendo necessárias as para mudanças compensadoras: se tornar quantidade “aprecio de trabalho competitiva.” atribuída.” COMUNICAÇÃO IDENTIFICAÇÃO Conhecimento dos empresa envolvimento e planejamento: " planos da Compreensão do próprio mim papel no dentro da organização: “eu sei como eu compreendo e minha parte se relaciona com as me identifico com a estratégia da estratégias da empresa.” empresa.” 3.4 a a Aprenda os fundamentos Para compreender as atitudes das pessoas, o líder deve estar aberto a todo tio de mensagem, inclusive aquelas que não são explicitadas. Vale aprender a interpretar os sinais da linguagem corporal. A comunicação é um via de mão dupla, um lado entende o outro e viceversa, mas em geral isso é ignorado. As técnicas para ouvir são vitais, porque a outras pessoas presta atenção em como você a ouve e isso ajuda no sucesso da comunicação. Quando você procura informação, busca um consenso ou trabalha um relacionamento, fica evidente a necessidade de ouvir com atenção. Às vezes é preciso falar para conseguir respostas, mas mostre que você não quer dominar a conversa. Faça perguntas abertas, que levem a discussões, e seja breve nas respostas. TÉCNICAS PARA OUVIR TIPO COMO COLOCAR EM PRÁTICA Criar empatia Busque a empatia imaginando-se no lugar Para encorajar quem está da outra pessoa. Tente entender o que ela falando e informações conseguir está de solidário. pensando modo confortável. Fale e deixe-a pouco, sentir-se preste muita atenção no que a pessoa está dizendo, e use gestos de apoio e palavras de estímulos. Analisar Para buscar Recorra informações descobrir a perguntas razões trás analíticas do que é para dito, concretas, separando o que principalmente se você procura entender é fato da emoção. uma seqüência de fatos ou pensamentos. Seja cuidadoso ao questionar: assim você extrairá novas pistas das respostas e poderá usar o que ouviu para formular as próximas perguntas. Buscar uma síntese Se você chegar a um resultado desejado, Para promover a troca de faça declarações a que os outros possam informação na direção de um responder de forma a sugerir e quais idéias objetivo. poderiam ser aproveitadas e como implementá-las. Tenha também uma solução alternativa engatilhada em sua próxima pergunta. 3.4.1 Ouvir com atenção Em diversas tarefas da atividade gerencial, como reuniões e conversas telefônicas, saber escutar é muito importante. Ouvir é o primeiro passo para avaliar as pessoas e para obter idéias sobre como melhorar a atuação da empresa. Quando sente que suas opiniões são captadas, a equipe aumenta seu envolvimento. Você interrompe os outros com muita freqüência? Emite seu ponto de vista sem esperar que as pessoas concluam seu raciocínio? Em caso positivo, procure controlar-se: fique quieto e concentre-se no que o outro está dizendo. Se precisar faça perguntas curtas para se certificar de que compreendeu tudo o que foi dito. Caso você se distraia com facilidade, tente redobrar a atenção nas palavras alheias, repetindo as frases essenciais a fim de memorizá-las. Além de ouvir o que seus colaboradores tem a dizer; é preciso demonstrar interesse, mais sem adotar uma postura tensa. 3.4.2 Interpretação correta Ouça o que as pessoas dizem e, mentalmente, avalie as palavras para certificar-se de que compreendeu tudo. Caso tenha dúvidas, peça esclarecimento. Você também pode reformular a questão e repiti-las para as pessoas, dando-lhes a oportunidades de confirmar ou retificar suas conclusões. Confie no que lhe dizem, a não ser que tenha motivos para ter cautela. Se a pessoa se contradiz ou é muita evasiva, pode não estar contando a história inteira: continue fazendo perguntas até ficar plenamente satisfeito. 3.4.3 Linguagem corporal A linguagem corporal inclui os movimentos físicos que fazemos de modo inconscientes para exteriorizar pensamento e sensações, interpretar corretamente esses sinais é uma verdadeira arte. Qualquer pessoa contudo, pode captar algumas “mensagens" mais claras. Uma postura aberta e descontraída e o olhar firme indicam que o interlocutor se sente confortável com a situação e com o que tem a dizer ou ouvir. Uma postura tensa, com os braços cruzados e o olhar evasivo, pode revelar incômodo, angústia ou discordância. Sentar-se curvado para frente indica interesse ou concordância, enquanto o contrário revela resistência ou desinteresse. Por causa de sua sutileza e variedade, a linguagem do corpo é difícil de se lida e de ser controlada. Entretanto, o conhecimento dessa linguagem é o caminho par entender a opinião verdadeira dos outros. Por exemplo, a falta de jeito e o desconforto de uma pessoa que se sente mal ao mentir podem evidenciar a mentira. Diz-se que a linguagem corporal pode ser uma janela para seus pensamentos; às vezes, realmente, ela fala mais alto que as palavras, podemos dizer uma coisa enquanto nosso corpo fala outra. Alguns dos principais sinais não verbais são escritos abaixo: A empatia , pode ser manifestada por sorrisos, gestos abertos e positivos, ficar em pé ou sentar-se próximo, contato visual ou acenos ou inclinação de cabeça; Uma atitude defensiva ou desconfiada, pode ser mostrada se alguém se senta com as pernas cruzadas em sua direção, enquanto que uma atitude confiante pode ser mostrada por meio de pernas cruzadas para longe de você ; Raiva ou agressão, pode ser comunicada por uma postura rígida ou tensa, olhar fixo, punhos cerrados ou mãos fechadas, braços rigidamente cruzados, bater de pés ou dedos em riste; O nervosismo, pode se transmitido por olhos baixos, à mão cobrindo a boca ou tocando o rosto com freqüência, o peso do corpo sendo passado de uma perna a outra ou inquietação; O aborrecimento, pode ser comunicado ao ser procurar felpas imaginárias nas magas, puxar o lóbulo da orelha, bocejar disfarçadamente ou olhar fixamente pelo aposento. 3.5 Como resolver conflitos Os conflitos no ambiente de trabalho são inevitáveis. Ao lidar com problemas graves ou com pessoas alteradas, adote uma postura positiva e racional a fim de serenar os ânimos. Em seguida, procure chegar a uma solução pragmática e imparcial. Lidar com conflitos entre os colaboradores faz parte da atividade gerencial. Ao tomar conhecimento de qualquer problema, aja imediatamente: chame as partes envolvidas para uma reunião e ouça o ponto de vista de cada uma. Não deixe envolver emocionalmente, ao contrário, encare a questão do modo mais racional. Mesmo que julgar correta uma das posições, avalie o outro ponto de vista. Se também teve sustentação tente propor um acordo. Busque soluções. Crie uma ambiente no qual as pessoas descontentes possam se manifestar livremente e atuar para resolver problemas, como, culpa, ansiedade e raiva são sentimentos negativos naturais e que exigem cuidado especial. Vale à pena explicar para a equipe algumas “regras universais”. A culpa não apaga as conseqüências de um erro; A ansiedade não evita falhas futuras; A raiva não traz nenhuma contribuição para as soluções de problemas. Em geral, as pessoas reagem com raiva quando os ouros não se comportam conforme o esperado. Você pode abrandar esse sentimento apresentando um ponto de vista mais razoável. Discutir os efeitos negativos da raiva com uma pessoa alterada pode ajudar a solucionar uma situação conflituosa. Tomada pelas emoções que provavelmente vêm se acumulando num período recente, as pessoas podem se beneficiar dos comentários racionais quanto a seu comportamento inadequado, aceitando suas sugestões sobre como lidar com as emoções. 3.6 Aprendendo com o fracasso Quando alguém fracassa num projeto, verifique se a falha não pode ser transformada em sucesso. Convença-o da viabilidade de seguir diante e, caso haja uma possibilidade razoável de salvar o projeto e manter a pessoa, faça-o. Pode acontecer com um colaborador não obter êxito num projeto. Nesse caso, é preciso avaliar com atenção: talvez você e ele não dispusessem de todas as informações necessárias ou tenham feito avaliações incorretas. Outra possibilidade é a de que uma execução ruim causou o fracasso. Nesse caso, identifique os erros e descubra porque ocorreram. Após essa pesquisa, você precisa descobrir se, no futuro, atribuiria um projeto similar para a mesma pessoa. Sua resposta vai determinar de modo a evitar novos fracassos. Para melhorar a produtividade de um colaborador que não corresponde às expectativas, avalie primeiro os motivos desse fracasso. Se a pessoa não tem habilidade, providencie treinamento imediato. Se o problema decorrer de motivos menores, como mau aproveitamento do tempo, basta uma conversa. Diante de questões complexas, como a desmotivação crônica, crie um plano de ação com o objetivo de melhorar os resultados num certo prazo. Ao final dele, avalie a situação e o progresso obtido. DESEMPENHO INADEQUADO CAUSA DA FALHA PROVIDÊNCIAS Desmotivação Falta motivação Enfrentar o problema imediatamente. e energia para melhorar. Descobrir as possíveis razões para o desânimo. Estabelecer um plano de melhora como prazo definido. Falta de habilidade Identificar Não é possível atender faltando. as demandas da tarefa. Oferecer treinamento rapidamente. Delegar as a habilidades tarefa para que alguém estão mais habilitado. Protelação Dividir o trabalho em tarefas controláveis. Inventam-se desculpas Não deixar que a pessoa superestima o para não se fazer o tempo da tarefa. trabalho Se necessário, aloque pessoas para ajudar na tarefa Absenteísmo Enfatizar as Evitam-se o trabalho e dessa postura. conseqüências negativas as responsabilidades Reafirmar a importância da pessoa na equipe. Avaliar se horário flexível reduzira o problema. Atraso Atrasos Deixar claro que não está interessado em constantes sempre com desculpas. desculpas. Tentar uma abordagem de apoio antes de repreender. Verificar se a pressão dos colegas pode resolver o caso. Problemas Pessoais Concentra-se no desempenho e não nos Interferências problemas das pessoas. questões de pessoais sobre o trabalho Considerar a hipótese de oferecer férias ou uma folga. Se for preciso, sugerir ajuda profissional. 3.7 Administre mudanças Muitas vezes, os gerentes operem mudanças focando apenas a concretização dos planos. Se a equipe está insatisfeita, porém, é provável que o projeto fracasse. Com as necessidades atendidas, a reação das pessoas às mudanças é melhor. A resistência à mudança é um problema que você pode resolver. Alguns gerentes põem as necessidades de produção acima de outras demandas organizacionais. Outros priorizam apenas as questões humanas. Os dois estilos estão errados, embora o segundo seja apreciado pela equipe. As mudanças, de qualquer proporção, só são gerenciadas de modo correto se os dois aspectos tiverem o mesmo peso. A atenção aos colaboradores, como forte interesse em seu bem-estar, reverte em mais aceitação a novidades e melhor desempenho. Diante de uma mudança, o gerente que dispensa atenção insuficiente às pessoas ameaça a produtividade geral. Motive a equipe, reaja positivamente a suas propostas de mudança. Fazer mudanças contínuas e controladas estimulam a equipe. Quando os colaboradores se sentem excluídos das decisões que irão determinar seu modo de trabalhar, a desmotivação se espalha e os maus resultados aparecem. Por isso, antes de implantar as mudanças, assegure-se de que a equipe tem oportunidades de construir e de se envolver em todos os níveis do processo de tomada de decisão. Deixar as pessoas participarem tanto da redistribuição dos móveis no escritório como da elaboração dos objetivos de longo prazo. Consultar a equipe antes de promover mudanças substanciais reforça o compromisso e a confiança. O capítulo aborda se encontrar níveis diferentes de resistência em equipe na hora de implantar mudança ou rever as práticas aplicadas. Não ignore nem desconsidere essas objeções: algumas podem expressar temor ao futuro. Ouvir os comentários das pessoas e, se possível, concentre-se nos medos infundados, a fim de eliminar a insegurança. Pode surgir resistências decorrentes de questões desconhecidas. Deve então , oferecer à equipe a chance de explicar suas preocupações e esclareça os efeitos da mudança. Declarar suas expectativas, isso tende a diminuir o medo da equipe. Para que uma equipe atue bem, é preciso que cada um cumpra seu papel visando o bem do grupo. O líder seve fazer a equipe pensar e agir de modo coeso, conciliando interesses individuais e coletivos. Uma equipe eficiente é formada por gente que, além de habilidades especificas de sua função, é capaz de desempenhar papéis distintos, como coordenação, implementação e controle. A equipe pode funcionar bem numa situação em que cada integrante tem uma tarefa específica e limita-se a ela. O resultado coletivo tende a ser melhor, quando todos tem múltiplas habilidades e cada um compreende o papel do outro. CAPÍTULO IV COMO ORIENTAR E CAPACITAR PESSOAS Todo gerente é um orientador. Seu papel consiste em aconselhar, preparar e avaliar, apontando erros e acertos. Além de orientar e supervisionar, o gerente exerce ainda a função de mentor, pavimentando o caminho para o futuro de novos talentos. A diferença entre treinar e orientar pode ser exposta com simplicidade. Treinar refere-se às obrigações de um gerente de linha que tem responsabilidade imediata e diária sobre o desempenho do trainee. Há, portanto, uma relação nítida envolvendo status e autoridade que, mesmo que tratada com delicadeza, é uma realidade implícita. Por um lado, raramente o orientador é gerente de linha de trainee. Um orientador pode ser descrito como alguém que age como amigo e conselheiro de confiança. Os orientadores têm orientadores em vez de trainee, e , conseqüentemente, irão querer desenvolver um tipo especial de relacionamento. Eles estão interessados em melhorias no desempenho de seus orientadores , mais por um período de tempo maior do que ocorre com os treinadores e seus trainees. Isso implica claramente um papel e uma responsabilidade diferente por parte do gerente/treinador que estará observando melhorias no desempenho hoje, amanhã e na próxima semana. Essa situação, deixa em aberto a possibilidade real de que o gerente possa ser responsável pelo treinamento do próprio pessoal – como trainees e, há mesmo tempo, agir como orientador para outra pessoa, seu orientando em outro setor da empresa. A diferença entre treinamento e orientação pode, portanto, ser resumida aos papéis, responsabilidades e relacionamentos. As habilidades pessoais necessárias para ser eficiente são contudo, praticamente idênticas. 4.1 As diferentes funções de orientação O orientador principal – um guia, conselheiro e consultor em várias etapas de carreira de uma pessoa, desde sua apresentação e introdução da empresa, passando pelo desenvolvimento formal, até chegar a um cargo gerencial de primeiro escalão. O orientador de especialização profissional – exigido por uma associação profissional, indicando para orientar o trainee em seu programa de estudo, conduzindo a uma especialização profissional. O orientador de especialização vocacional – indicado para orientar um candidato em um programa de desenvolvimento, reunindo e apresentando evidência que provem competências para um padrão. 4.2 Papel do mentor O mentor é um gerente experiente que cria uma relação especial com alguém que está no início da carreia. Nessa condição, nunca estabeleça um relacionamento hierárquico, no qual as ordens são passadas de cima para baixo. Agindo desse modo, você não vai obter ponto de vista objetivos e desinteressados. Não seja um mentor apenas em momentos de turbulência, mas mantenha o interesse constante pelos progressos dos novatos, eles vão gostar de discutir dificuldades profissionais com você. Se necessário, intervelha junto aos chefes diretos de seus “pupilos”. 4.3 Papel do supervisor Um supervisor sempre lida com problemas de ordem pessoal, relacionado ou não com o trabalho. Colaboradores jovens sempre precisam cotar com um ouvinte atento a seus problemas. Você não deve oferecer respostas prontas, mais sim ajudar a pessoa a encontrar sozinha sua própria solução. Em geral, o colaborador em dificuldade procura o superior imediato, sobretudo se o problema exigir afastamento do trabalho. Nunca deixe de dar apoio. Procure a colaboração de outras pessoas (mesmo externa à empresa) se o problema estiver fora de sua área de decisão. Evite rotular as pessoas. Sua equipe provavelmente tem mais habilidades do que as exigidas pelas tarefas que executar. Estimule a equipe a buscar chances de ascensão interna. Treine a equipe para atribuições de maior importância e procure promover pessoas de sua própria equipe. Certificando-se que toda a equipe procura agregar qualidade a todos os aspectos de seu desempenho. CAPÍTULO V COMO MOTIVAR PESSOAS Participar do planejamento e da tomada de decisões é bem mais excitante do que cumprir ordens. Abra espaço para a equipe concretizar ambições e se autogerenciar, de modo a atingir os resultados esperados. Várias teorias foram levantadas acerca a motivação e do que ela é. Três dedas, em particular, mantiveram credibilidade por certo tempo , e acabaram por criar uma apresentação concisa, embora completa, sobre o assunto: “A pirâmide de necessidade”, de Maslow “A teoria dos dois fatores”, Herzberg “A teoria da expectativa”, de Vroom 5.1 A pirâmide de necessidade de Maslow Abraham Maslow, provavelmente o mais conhecido teórico motivacional, foi um psicólogo americano que acreditava que todos os indivíduos apresentavam uma hierarquia de necessidades que precisavam ser satisfeitas. De acordo com Maslow, as necessidades primordiais de um indivíduo são conseguir ar, alimentos e água em quantidades suficientes para sa sobrevivência (necessidades fisiológicas). Após essas terem sido atingidas, não há mas motivação, mais sim para a necessidade de segurança. Assim que essa pessoa percebe que está livre de qualquer ameaça de perigo ou ataque, suas motivações voltam-se para as necessidades sócias: amizade e tudo o que mais estiver relacionado. Um indivíduo que superou as necessidades de auto-estima e alcançou o reconhecimento por parte de outros indivíduos volta-se para satisfazer as necessidades de auto-realização, até que estas estejam saciadas tanto quanto possíveis e ele, com isso, se sinta realizado. Foram feitas tentativas no sentido de relacionar a teoria de Maslow com as exigências de funcionários dentro do ambiente de trabalho. As necessidades fisiológicas seriam as ligadas a salários e benefícios. As necessidades de segurança estariam vinculadas a assuntos como segurança no trabalho, auxíliodoença e planos de previdência, períodos de folga suficientes, proteção contra injustiças e segurança física. As necessidades sociais, associadas a um senso de participação, amizade e prestatividade a colegas de trabalho e superiores hierárquicos. As necessidades de auto-estima poder ser satisfeitas pelos reconhecimentos e elogios por parte de supervisores e gerentes, juntamente com perspectivas de transferências de cargos e promoções. As necessidades de autorealização podem ser atingidas quando se proporcionam trabalhos gratificantes e interessantes, nos quais as habilidades são utilizadas de maneira ampla. 5.2 A teoria dos dois fatores de Herzberg Frederick Herzberg sugeriu que existem dois grupos igualmente importantes de fatores relevantes à motivação de equipe. Ela afirma que fatores de higiene (ou “não satisfatórios”) na verdade, não chegam a estimular, mas que precisam ser pelo menos satisfatórios para não se tornarem à causa da desmotivação das pessoas. Herzberg afirma que, se os Fatores de Higiene: condições de trabalho, pagamento, segurança no trabalho, relações no trabalho, práticas de supervisão e administração , política e administração da empresa, estiverem em ordem e forem satisfatórios, cinco fatores-chaves podem motivar a equipe: trabalhos interessantes ou que apresentem desafio; responsabilidade pelas tarefas e deveres realizados; sensação de se ter alcançado algo que valeu a pena; reconhecimento pelo trabalho realizado, pelo empenho e pelo desempenho; e a possibilidade de desenvolvimento pessoal, transferência de cargo e promoção. Herzberg acreditava que o trabalho, em si, é o principal motivador no ambiente de trabalho, e que todas as outras influências possíveis são de importância secundária. 5.3 A teoria da expectativa de Vroon Tomando por base a “Pirâmide de necessidades" e a “teoria dos dois fatores”, V.H. Vroom formulou sua “Teoria da expectativa”. Para ele existem duas partes que compõem a motivação: os desejos individuais e as expectativas de alcançá-los. Ele utilizou a palavra “valência" para descrever nível de um desejo em particular: um alto nível de valência indicava um desejo forte enquanto que um nível baixo sugerira que o desejo tinha menor importância para as pessoas, a ponto de este ser uma causa pouco provável de alguma motivação. No entanto, se um alto nível de valência age como motivador, o indivíduo também precisa sentir que esse desejo específico pode ser satisfeito. 5.4 Estratégia compartilhada É importante informar a equipe sobre os planos estratégicos da empresa e a parte que lhe cabe em todo o processo. Reserve algum tempo para explicar o que você pretende: essa informação tende a melhorar o desempenho geral. Lembre-se de que os colaboradores estão investindo sua segurança financeira na empresa. Atribuir tarefas que as pessoas possam organizar e gerenciar e não só executar. 5.5 Delegue as decisões Atribuir poder de decisão a um subordinado reduz a pressão sobre o gerente. Para o colaborador, o voto de confiança serve para motivar. Além disso, quando a decisão é tomada por quem está mais perto de “front”, são maiores as chances de acerto. Em geral, as razões que levam um gerente a centralizar decisões são ruins: de ele pretende manter seu poder intocado ou não confia que os subordinados agirão da maneira correta (o que o leva a questionar o acerto de suas escolhas). Portanto, reserve para si apenas s decisões intransferíveis e, mesmo nesses casos, procure basear casos, procure basear suas escolhas em informações e subsídios oferecidos por seus colegas ou colaboradores. DELEGAÇÃO DE TAREFAS DECISÕES GERENCIAIS DECISÕES DELEGADAS O gerente planeja uma agenda para A equipe assume papéis claros, que determinada tarefa, decide o grau de ela mesma ajudou a definir. Escolhe poder que deve reter e seleciona as os modos de trabalho, toma decisões pessoas que têm condições de e é responsável por alcançar o desempenhar o restante do projeto. objetivo proposto. 5.6 Melhore o desempenho Qualquer programa de aperfeiçoamento fracassa caso você deixe de apoiar as pessoas. A melhora decorre da repetição, mas as grandes conquistas resultam de planejamento e treinamento específicos. Melhore a qualidade dos processos, buscando a qualidade no trabalho beneficia o cliente. O gerenciamento da Qualidade Total baseia-se na idéia de que sempre é possível melhorar o trabalho por meio de aprendizado e da aplicação de novas técnicas. Nos Workshops sobre o assunto, as pessoas aprendem técnicas como a das “seis ferramentas de gerenciamento e planejamento” para solucionar questões. Pode parecer complicado, mas por meio delas aceleram-se processos, eliminam-se etapas e reduzem custos. O objetivo é evitar desperdícios e aumentar a satisfação do cliente com a melhora da qualidade do produto ou o aumento da produtividade do colaborador. Essa abordagem satisfaz desejo natural das pessoas de executar trabalhos cada vez melhores e de fazer progressos. O treinamento em qualidade melhore as habilidades da equipe em geral. Esses seis passos se aplicam a pessoas e a processos. Estimule a equipe a usá-los na hora de examinar e melhorar sistemas e projetos. 1. Identifique o que está incorreto; 2. Reúna e avalie fatos que expliquem a falha; 3. Planeja e implemente a solução; 4. Verifique se a solução de fato funciona; 5. Incorpore a solução ao processo final; 6. Reexamine o processo e descubra pontos falhos. Conforme adquirem experiência n trabalho, as pessoas encontram modos de aperfeiçoá-los, cortando custos e ganhando tempo. Estimule a levar essa idéia adiante, isso melhora o desempenho e eleva a moral. Faça reuniões regulares para discutir idéias e ouvir sugestões: esses eventos inspiram todo o grupo a aperfeiçoar as propostas. Procure desenvolver as idéias sempre que possível, é altamente motivante quando o autor da idéia é original convidado a participar do grupo de implementação À medida que as pessoas ganham experiências, o desempenho no trabalho melhora. A curva do aprendizado mostra como um período de desenvolvimento intensivo é seguido por uma fase de estabilidade. Ouça a equipe e peça idéias de aperfeiçoamento. Aposte que as pessoas vão melhorar sempre. Um erro comum de gerenciamento é abandonar uma iniciativa antes que ela tenha chance de decolar e partir para outra tentativa, que, fatalmente, terá o mesmo fim. Essa política desperta o cinismo e a letargia dentro do ambiente de trabalho. Uma estratégia bem melhor consiste em adotar um único programa específico como o de QUALIDADE TOTAL, a fim de rever processos e melhorar sempre. Ao mesmo tempo, escolha novos temas para o programa de aperfeiçoamento a cada ano, para reavaliar e redirecionar o percurso. Numa equipe grande, pode criar subgrupos para desenvolver os novos temas, todos se sentirão mais envolvidos com o programa. Entre os possíveis temas figuram o atendimento ao cliente, o aperfeiçoamento de sistemas existentes e a melhora da qualidade. Todos devem levar em conta a necessidade de oferecer ao cliente mais rapidez e menores custos. CAPÍTULO VI COMO GERAR CONFIANÇA A característica mais essencial do trabalho em equipe é a confiança. Esse sentimento mútuo deve ser estabelecido desde cedo porque o grupo cresce com ele. Promova-o delegando poder e praticando a livre troca de idéias. Quase todas as pessoas já se sentiram inseguras devido à carga de ansiedade presente no ambiente profissional. Combata a insegurança: crie uma relação de confiança com a equipe por meio da comunicação aberta e da delegação de tarefas envolventes. Delegam-se duas coisas: tarefas e poder. O trabalho em equipe de ambas para que a confiança mútua se desenvolva. Divida cada projeto em tarefas ou metas simples e passe-as a pessoas do grupo. Distancie-se e intervelha apenas se houver risco de o objetivo não ser alcançado. Para delegar o poder, partilhe sua autoridade tanto com a equipe quanto com as pessoas, dando-lhes total autonomia caso a área de especialidade deles esteja envolvida; peça a todos que a mantenham informado dos progressos. As pessoas têm muito mais potencial para ter idéias quando trabalham em equipe. Estimule a discussão aberta de tais idéias e garanta que todas as sugestões sejam ouvidas com respeito. Caso uma idéia tenha de ser descartada, faça-o com tato e sempre dê razões válidas para rejeitá-la. Chame a atenção de seus colegas para o conhecimento especializados disponível no grupo e sempre promova a discussão franca das idéias relevantes. A falta de autoconfiança muitas vezes impede que as pessoas aceitem novos desafios. Mesmo os profissionais mais confiantes quase sempre subexploram seu potencial. Estimule sua equipe a acreditar nas próprias habilidades. Delegue atribuições maiores, elegendo pessoas para liderar grupos envolvidos com projetos importantes, por exemplo. Recuse respostas do tipo “não sirvo para o trabalho”. Às vezes, esse argumento é apenas uma desculpa inconsciente para a inatividade. 6.1 Reduza a insegurança Certas pessoas sabem disfarçar suas inseguranças; outras, nem tanto. Todos, porém, precisam ter a certeza de que seu desempenho foi aprovado e de que seu esforço merece o reconhecimento alheio . O elogio é um modo eficaz de reduzir a insegurança da equipe ma só funciona quando de fato é merecido. O modo como se faz o elogio deve variar de acordo com as circunstâncias. É vital e todos os membros trabalhem juntos para maximizar o desempenho da equipe. De total responsabilidade às pessoas e autorize-as a executar e melhorar o próprio trabalho de fora que possam otimizar sua contribuição para o grupo. A primeira obrigação de qualquer um que trabalhe e equipe é preocupar-se com as próprias tarefas. Para o que o grupo trabalhe junto, no entanto, a responsabilidade deve ser coletiva. Atribua a sua equipe total responsabilidade pelo alcance de sus metas. Transmita a todos a idéias de que há uma “missão” a ser cumprida, deixando-os felizes em cooperar. Para dar responsabilidade, delegue tarefas de forma eficiente e monitore os desempenhos de cada pessoa e do grupo como um todo. Assim, você estará promovendo a partilha de responsabilidade entre os integrantes da equipe, incentivando o clima de “um por todos e todos por um” e melhorando o desempenho geral. 6.2 Fim do medo São muitos os tipos de temor que afetam as pessoas: medo do fracasso, do desgaste profissional , de ser descartado em caso de reorganização ou de outros reveses diante de mudança. Nenhum desses temores é irracional. Todos eles podem se abrandados, mas nunca eliminado, por meio da comunicação aberta e direta entre pessoas e grupos. A administração “fechada”, que usa o medo como modo de exercer controle, apenas intensifica essas ansiedades. Elimine o medo e verá que a verdade, o otimismo e a cordialidade são bem mais produtivos. A confiança é a base para um envolvimento verdadeiro. No entanto, isso só ocorre quando os colaboradores (isolados ou em grupo) partilham informações e passam a ter atuação efetiva sobre o processo de trabalho. Esse sistema traz vantagens: é democrático, motivacional e prático. Pesquisas revelam que a produtividade em sistemas pouco cooperativos é menor do que em situações nas quais as pessoas têem chance de contribuir para o cumprimento de objetivos comuns. 6.3 Como se comunicar bem A boa comunicação é vital para uma empresa. Tem muitas formas – falar, escrever, ouvir, mas um único objetivo: a transmissão de uma mensagem a um receptor. Use a comunicação para lidar bem com as informações e melhorar as relações no trabalho. A comunicação eficiente consiste em fazer as pessoas entender sua mensagem e responder de forma a provocar novas trocas de preferência na direção de que você gostaria. A pelo menos duas partes envolvidas em qualquer processo de comunicação. Cada uma delas pode ter necessidades, posições e desejos distintos. Necessidades e desejos podem ser tornar barreiras, se entrarem em choque com os da outra parte. Por sua vez, tais barreiras podem impedir a chegada ou saída de mensagens certas. Para ter sucesso, qualquer comunicação deve superar barreiras e o primeiro passo é reconhecer a existência delas. As três regras de ouro que governam a boa comunicação estão ligadas à clareza: tenha claro em sua mete que mensagem você quer transmitir; seja breve e direto ao “transmitir” a mensagem; verifique se sua mensagem foi entendida claramente. FORMAS DE SE COMUNICAR Tipos de comunicação Exemplos Palavra escrita Cartas, É a base de Utilidade memorandos, A palavra escrita é à propostas, base da comunicação qualquer relatórios, contratos, dentro sociedade alfabetizada, em notas, planos, por ser relativamente regulamentos, pautas uma programas, organização, e é usada qualquer língua e em vários resumos, meios. de e atas de perene e acessível. reuniões, avisos. Palavra falada Conversas, entrevistas, A troca de palavras ao Só funciona quando ouvida reuniões, pelas pessoas certas. telefônicas, chamadas vivo ou por telefone tem debates, efeito imediato: é por pedidos, discursos. esse meio que funciona o dia-a-dia de uma organização. Gestos simbólicos Qualquer Gestos, expressões A linguagem do corpo e comportamento faciais, ações, tom de as ações afetam as negativo ou positivo que voz, silêncio, postura, pessoas de forma possa ser visto ou ouvido pose, movimento, profunda e pelo público imobilidade, inconsciente, a presença, propaganda ausência. política depende da manipulação de signos positivos e negativos. Imagens Imagens Fotografias (impressas Recursos que podem se e slides), “percebidas” por um público- desenhos, alvo. visuais pinturas, podem transmitir ilustrações, poderosas mensagens gráficos, tabelas, que vídeos, logotipos, filmes chegam consciente ao e ao subconsciente das pessoas. Multimídia Folhetos, panfletos, Mais interatividade Combina diferentes formas, jornais, televisão, pode tornar um meio muitas vezes com uso da TI livretos, pôsteres, mais (tecnologia da informação) eficiente. internet, Word wid web, utilização vídeo, rádio, cassete, cd-rom. fitas da A profissional multimídia traz melhores resultados. O gráfico acima mostra que a boa comunicação está ligada a clareza: tenha claro em sua mente que mensagem deseja transmitir, seja breve e direto ao “transmitir” a mensagem e verificar se a mensagem foi entendida claramente. TIPOS DE COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS EMPRESA EFEITOS NA COMUNICAÇÃO BUROCRÁTICA Em geral, uma estrutura hierárquica Domina pela estrutura hierárquica tem mecanismos rígidos de controle, sistemas manuais, relatórios e extensa burocracia. Este MATRIZ Dividida por produto, tipo critérios promover geográficos e atividade. de empresa parece a autonomia, mas a liderança é fragmentada e há grande burocracia. DESCENTRALIZADA As unidades individuais funcionam Dividida em unidades independentes separadamente, o que dificulta a comunicação – orçamentos e planilhas são preponderantes. VOLTADA PARA O MERCADO Organizada produtos de o acordo com com os Instruções superiores regem uma os forte cultura comercial. Em critérios conseqüência, a comunicação com o geográficos. ambiente externo é limitada. EMPEENDEDORA A alta rotatividade de funcionários Estrutura enxuta e filosofia ousada pode gerar insegurança. um As ambiente decisões de são divididas entre duas ou três pessoas. CENTRADA NOS PROFISSIONAIS Ser sócio da empresa motiva os Os funcionários têm participação e colaboradores, que se envolvem e se assumem responsabilidades sentem responsáveis pelo negócio como um todo. O gráfico mostra que a comunicação acontece o tempo todo, às vezes de maneira organizada, outras desordenadamente. Para torná-la eficiente, seja honesto e acessível. Tanto no campo formal como no informal, contudo, o excesso de informação deve ser evitado. Estabelece contatos com todos os colaboradores independentemente do cargo que ocupem. A capacidade de se comunicar com a equipe é essencial. Para se certificar de que as mensagens são aprendidas em sua plenitude, reduza a hierarquia dentro da empresa. Estimule o grupo a se manifestar para criar um bom canal de comunicação. 6.3.1 Reuniões individuais e em equipe Em vez de confiar apenas em relatórios ou outros documentos escritos, tente promover reuniões individuais para discutir questões ou problemas iminentes. Essas ocasiões costumam gerar retorno imediato e decisão rápida e, muito mais do que a comunicação escrita, permitem detectar manifestações de entusiasmos e envolvimento dos colaboradores diante de novas propostas. Certifique-se de que dispõe de tempo suficiente para dar atenção plena aos itens em discussão. Nunca é demais lembrar que a reunião não deve sofrer interrupções súbitas e desnecessárias. Em sua maioria, as empresas fazem mais reuniões do que o necessário. Assegure-se de que cada encontro tem um objetivo concreto e de que os convocados estão envolvidos com o assunto. Reuniões regulares e de gerenciamento constituem um modo importante de manter as pessoas informadas e de solucionar dúvidas – aproveite-as. 6.3.2 Uso das mídias Do ponto de vista do administrador , quanto mais canais de comunicação estiverem disponíveis, melhor. Lembre-se de que seu objetivo, de modo a obter retornos de forma igualmente ágil. Recursos como painéis de aviso, publicações internas e caixinhas de sugestões são muito úteis, mas nada supera a mídia eletrônica em eficiência e rapidez: Use instrumentos como sites, intranet e e-mails para melhorar a comunicação. Qualquer que seja a mídia empregada, lembre-se: suas metas vão satisfazer as necessidades da equipe e estimular sua participação. No trabalho, assim como em qualquer outro ambiente social, as pessoas acabam formando grupos e trocando experiências. É natural que, nas conversas durante o café, assuntos da empresa sejam comentados. Alguns gerentes temem que essa “mídia” informal dissemine informações prematuras ou incorretas. Outros preferem antecipar-se a eventuais rumores, passando adiante, pelos canais formais de comunicação, o máximo de informação que dizem respeito à equipe. Muitas vezes, porém o contato informal é o melhor modo de saber o que passa pela cabeça das pessoas. 6.4 Como conquistar o envolvimento pessoal Um colaborador comprometido é inestimável. Para motivar a equipe, preste atenção às necessidades das pessoas, interaja com todas elas, confie e mostre-se confiável. Ao respeitar as individualidades, você cria uma cultura de trabalho altamente construtiva. A qualidade e o estilo da liderança são fatores essenciais na conquista da confiança do envolvimento da equipe. Por iss, a clareza na tomada de decisões deve aliar-se a uma abordagem colaborativa e colegiada. Isso inclui a contribuição de cada uma. Você deve ser um líder acessível e disposto a ouvir os demais. As pessoas reagem bem a um projeto coletivo quando se identificam com ele. Lembre-se de que, para ganhar a confiança alheia, primeiro é preciso aprender a confiar em quem trabalha com você. 6.4.1 Conquista de mentes, espíritos e corações O envolvimento total da equipe só pode ser atingido se você atender as demandas psicológicas das pessoas. Pesquisas indicam que, em sua maioria, as atividades gerenciais envolvem necessidades intelectuais – as demandas referentes à expressão da individualidade e a aspectos emocionais vêm em segundo plano. Ao abordar as três áreas com igual atenção, você amplia suas chances de conquistar metes, espíritos e coração dentro da equipe. Para tanto, permita certa autonomia para que as pessoas criem seu próprio ambiente de trabalho, reconheça abertamente as contribuições de cada um e, sempre que possível, delegue responsabilidades e tarefas nas respectivas áreas de atuação. Para promover o envolvimento completo da equipe, tente primeiro compreender as pessoas. Uma classificação muito usada em marketing para definir quatro tipos de cliente pode ser aplicada nesse caso. Procure desenvolver estratégias de comunicação voltadas para os “fora de combate” e os “detratores”. A partir daí, estude mecanismo capazes de elevar todos à categoria de “campeões”. 6.4.2 Envolvimento constante Um dos modos mais eficientes de manter o comprometimento da equipe e diminuir a rotatividade de pessoal consiste em enriquecer o trabalho das pessoas e elevar a motivação. Para isso, há diversos caminhos. Vale a pena verificar se cada colaborador está desempenhando tarefas estimulantes. Ofereça treinamento e recursos para o desenvolvimento de novas habilidades, mas fique atendo: um colaborador “polivalente” é capaz de assumir várias tarefas interessantes, enquanto alguém com menos talentos tende a ficar com o trabalho repetitivo. Estimule a equipe a sugerir melhorias para a eficiência. Além de motivar , isso contamina a equipe com a sensação de envolvimento com um projeto maior, fazendo cada um se comprometer com o sucesso. 6.4.3 Honra ao mérito Reconhecer quem se destaca é essencial para manter o envolvimento das pessoas e a satisfação com o trabalho. Considere a hipótese de premiar o desempenho excepcional e a produtividade com incentivos financeiros, como um salário extra, bônus ou, se possível, participação na empresa. Para outros níveis de colaboração, crie recompensas diferentes, como novos treinadores. Nunca deixe de agradecer um trabalho bem feito. Para criar um clima positivo em sa empresa, estimule uma atmosfera que favoreça a ação. Para isso, é preciso haver um ambiente de confiança mútua no qual as pessoas, mesmo duvidando de si mesma, acreditem na empresa em que trabalham. As conquistas são essenciais para solidificar essa confiança. Sempre que possível inicie projetos em grupo e estabeleça tarefas com objetivos claros e um resultado mensurável e visível. Além disso, escolha colaboradores de destaque, que contam com o respeito dos demais, e faça deles um exemplo. Fique atento para comemorar cada realização desses “heróis”: além de promover a auto-estima, você vai estimular os outros a aderir à cultura que está implantando e a se comprometer com as metas comuns. 6.4.4 Incentivo ao crescimento Ajudar os colaboradores a otimizar seu potencial só traz benefícios nos planos profissional e pessoal. Proporcione treinamento, estímulo e oportunidades para quem que progredir. Desenvolver a equipe em todos os níveis é tão importante que as empresas ou têm estrutura própria de ensino ou subcontratam consultorias e firmas especializadas. O fato é que todas as organizações precisam de treinamento e de formação de alto nível. Treinar a equipe em todas as habilidades possíveis. O intelecto é muito valorizado nas empresas modernas, assim como a intimidade com a informática. O treinamento e processos mentais melhora a execução de tarefas práticas. Crie na equipe o hábito de sempre melhorar suas habilidades. Quanto mais desenvolve habilidades, mais valor o profissional adquire aos olhos da empresa. Nas “células de produção” das fábricas os colaboradores vêm assumindo responsabilidades integrais sobre o produto da pesquisa inicial até a manufatura e o marketing. Os integrantes d grupo mudam, o que torna o conjunto flexível e permite o intercâmbio de habilidades profissionais. Ë possível reproduzir o modelo num escritório, no caso de um projeto. A ampliação das habilidades da equipe reduz custos, otimiza o tempo , torna a cultura mais flexível e estimula o espírito cooperativo do grupo. 6.5 Como promover Ao passa atribuições novas ou mais importantes para as pessoas, você mostra que reconhece suas conquistas e as estimula a crescer. Recompensar o desempenho excepcional também inspira os outros a se envolver mais. Estimule as pessoas a criar metas profissionais ambiciosas. Ao promover pessoas, apele par um método simples e eficiente. Busque respostas para as seguintes perguntas: Elas são capazes de desempenhar a tarefa proposta? Elas querem novas atribuições? Existem quatro combinações possíveis entre a capacidade e a disposição das pessoas. A pessoa que pode e quer desempenhar a tarefa é a única que merece ser promovida. No outro extremo, uma pessoa que não quer se desenvolver e é incapaz não tem espaço na empresa. As situações intermediárias, nas quais pode faltar capacidade ou disposição, constituem verdadeiros desafios para os gerentes.Motivar uma pessoa desanimada é bem mas difícil de que treinar alguém que deseja ter um desempenho melhor. A perspectiva de uma promoção, no entanto, pode estimular a pessoa a se dedicar cada vez mais. Num sistema hierárquico tradicional, o tempo de casa costuma pesar mais do que as habilidades para o novo cargo. Porém a diversidade de aptidões exigidas hoje e a competitividade profissional tornaram esse critério ultrapassado. Evitar promover alguém apenas porque teve êxito numa tarefa não há garantia de que essa mesma pessoa se adaptará a outro cargo. Colegas com mais qualificações podem se ressentir, e a pessoa recém-promovida se sentirá insegura. Para chegar até a pessoa mais qualificada para o trabalho, comece com uma descrição minuciosa das tarefas e indique as habilidades e características necessárias para cumpri-las. Deixar claro para os demais os motivos de suas escolha. Fazer a descrição clara e precisa do trabalho; Promover a pessoa que mais se adequar a cargo, sem considerar a idade; Promover alguém capaz e envolvido; Se houver mais de um candidato, explique a razão de sua escolha; Deixe claro para a equipe por que a pessoa está sendo promovida. 6.6 Como remunerar os funcionários O sistema de remuneração constitui base essencial para o bom gerenciamento de pessoas. Embora não seja o único fator de motivação, o dinheiro influi decisivamente no comportamento da equipe. Recompensas financeiras são um excelente incentivo. 6.6.1 O valor do funcionário Qualquer quadro de funcionários sonha em poder sentir que está recebendo um salário justo e condizente. Cada funcionário tem a certa idéia sobre qual é o seu valor, baseado (talvez subconscientemente) em suas habilidades, conhecimentos e experiências, relacionando isso à responsabilidade de trabalho e formado, a partir daí, uma idéia de quanto deva receber. Se for menos do que acha, sem dúvida, isso o deixará desanimado. 6.6.2 Outros benefícios Os benefícios adicionais, como descontos em bens e serviços, autorizações de viagens, uso de carros da empresa, planos de saúde e coisas do gênero, formam com a remuneração um todo destinado aos funcionários. Assim como ocorre com o salário, também nesse caso as pessoas tendem, inevitavelmente, a emitir julgamentos sobre os mesmos tipos de vantagens que acreditam merecer, ou se perceberem que seus colegas têm benefícios que não conseguiram devido ao empenho e as realizações. 6.6.3 O mercado de trabalho A maioria dos funcionários de uma empresa tem consciência do que ocorre fora dela. Isso irá influenciar a visão que têm sobre os salários. De um modo particular, eles têm consciência do que ocorre fora dela. Só irá influenciar a visão que têm sobre os salários. De um modo particular, eles têm consciência da situação geral d mercado de trabalho. Se o mercado for caracterizado por grande índice de desemprego, talvez se sintam agradecidos pela colocação que já possuem. Entretanto, se houver posição muita oferta de trabalho, os funcionários podem se sentir insatisfeitos com a própria posição. Vão comparar seus salários com o de outros, que poderiam receber por funções similares , em outro local. Resta-lhes saber se estariam melhor ou pior em outra empresa. Outro fator importante é a inflação: esperam-se aumento salariais que mantenham a equiparação com os aumento de preços. CONCLUSÃO A característica mais essencial do trabalho em equipe é a confiança. Esse sentimento mútuo deve ser estabelecido cedo porque o grupo cresce com ele. As pessoas têm muito mais potencial para ter idéias quando trabalham em equipe. Estimule a discussão aberta de tais idéias e garanta que todas as sugestões sejam ouvidas com respeito. A qualidade e o estilo de liderança são fatores essenciais na conquista da confiança do envolvimento da equipe. Por isso, a clareza na tomada de decisões deve aliar-se a uma abordagem colaborativa e colegiada. Você deve ser um líder acessível e disposto a ouvir os demais. Reconhecer quem se destaca é essencial para manter o envolvimento das pessoas e a satisfação com o trabalho. Estimule a equipe a sugerir melhorias para a eficiência. Além de motivar, isso contamina a equipe com a sensação de envolvimento com um projeto maior, fazendo cada um se comprometer com o sucesso. ANEXO I Faltam líderes Autor: Vicente Falconi diz que o sucesso depende de quem comanda A American Society for Quality é a maior referência internacional quando o assunto é a chamada qualidade total nas empresas. Recentemente, a instituição selecionou as 21 maiores autoridades mundiais em gestão empresarial e havia um brasileiro na lista. Chama-se Vicente Falconi, 59 anos, um engenheiro mineiro que comanda a Fundação de Desenvolvimento Gerencial, com 240 consultores voltados para o desenvolvimento de métodos administrativos que possam aumentar a produtividade das empresas. Numa área em que as companhias precisam escolher bem para não contratar consultores aventureiros ou mercenários, há poucos profissionais de alto valor. E quase nenhum do nível de Falconi. Não é por outra razão que possui mais de 700 clientes, entre eles grupos como Gerdau, Sadia, Brahma e Volkswagen. Seus razão que possui mais de 700 clientes, entre eles grupos como Gerdau, Sadia, Brahma e Volkswagen. Seus ensinamentos são úteis tanto para patrões quanto para empregados. Veja - Que tipo de profissional as empresas buscam hoje? Falconi - O que faz o sucesso de uma empresa não é a coragem de seu dono, de seus diretores ou gerentes, mas a competência de todo o grupo de funcionários. Já está disseminada no país a cultura de que ter qualificação é fundamental para permanecer no mercado de trabalho. Quando digo qualificação me refiro a cursos de idiomas, pós-graduação no exterior e tudo que puder complementar a formação de um profissional. São necessários líderes. Veja - Como se identifica um líder? Falconi - Os bons líderes, geralmente, são os que sabem rodear-se de profissionais competentes, que promovem a motivação e o treinamento da equipe. Temos clientes que possuem vinte, trinta fábricas. Algumas vão bem e outras nem tanto. Quando vamos ver a situação de cada uma de perto, descobrimos que a diferença é a maior presença de líderes em algumas delas. E o que é um líder? É a pessoa que sabe utilizar uma equipe em benefício da empresa. Hoje em dia, é muito comum encontrar pessoas que são chefes apenas para exercer o poder. Querem um escritório bonito, um computador superpotente, secretárias, mas não sabem liderar para o resultado. Veja - A liderança é um dom que nasce com a pessoa ou é uma habilidade que pode ser trabalhada? Falconi - Acredito que o verdadeiro líder já nasce com esse dom. O que você pode fazer é refinar e potencializar o espírito de liderança. E isso só de consegue com bastante treinamento. É muito difícil transformar em líder um indivíduo que não tem essa característica. Veja - As pessoas têm a impressão que o primeiro conselho dado a uma empresa por um consultor como o senhor é demitir. Isso é verdade ou mentira? Falconi - As empresas não precisariam de um consultor para ensiná-las a demitir. Nosso papel é outro. Nós mostramos a elas que a melhor forma de lutar por seus interesses é motivar os empregados. Essa motivação depende de cinco fatores básicos: bom salário, segurança no emprego, bom ambiente social, promoção da auto-estima e incentivo para que, ao longo do tempo, cada pessoa trabalhe no que gosta. Motivados, os empregados vão tornar-se aliados dos patrões. FONTE: Matéria publicada na revista Veja, nº 1648, 10 de maio de 2000. ANEXO II "Gerenciamento é essencialmente método" O bom senso não é suficiente para garantir uma administração eficiente de seu negócio. O segredo do gerenciamento competente está no método. É o que pensa o consultor Vicente Falconi Campos - o único brasileiro escolhido como uma das "21 vozes do século XXI" pela American Society for Quality (ASQ). Segundo ele, são necessárias disciplina e sistema para estabelecer e cumprir metas. Nessa entrevista, o membro do Conselho de Administração Superior da Fundação de Desenvolvimento Gerencial (FDG), entidade referência mundial em consultoria empresarial, avalia o nível de competitividade das empresas brasileiras, a implantação dos programas de qualidade nos organismos públicos e fala sobre o crescimento dos movimentos estaduais pela qualidade no País. Prof. Vicente Falconi Campos Equipe Editorial - Como o senhor avalia o nível da competitividade das empresas brasileiras? Vicente Falconi - Vários aspectos afetam a competitividade de uma empresa. Entre os principais estão a sua capacidade gerencial; a competitividade brasileira em cada setor; a situação cambial e o nível de demanda de capital do setor; as condições locais onde a empresa está instalada, etc. No entanto, vou analisar, especificamente, a competitividade intrínseca da empresa - aquela devida a própria capacidade de sua liderança, sua capacidade técnica e gerencial. Sob este aspecto, creio que o Brasil está bem. É evidente que nem todas as organizações se encontram num estado avançado, mas todos, hoje, no Brasil, já falam de padronização, treinamento no trabalho, metas, planos de ação, etc. Isto era praticamente ausente na década de 80. Equipe Editorial - O que elas devem fazer para superar um quadro de altas taxas de juros e crescer ao mesmo tempo? Vicente Falconi - Em geral, elas têm três caminhos para melhorar os seus resultados: aumento nas vendas, redução de custos variáveis e de custos fixos. Ações gerenciais nestas três frentes são imperativas. No entanto, a única frente sobre a qual temos total controle são os custos fixos. Eu recomendo ênfase neste ponto, em particular em empresas produtoras de comodities ou produtos comoditizados. Equipe Editorial - Desde o ano passado, a balança comercial brasileira está batendo recordes. Isso é um indício de que as coisas realmente estão melhorando ou ainda não chegamos num nível satisfatório? Vicente Falconi - Se vocês observarem a economia brasileira nestes últimos quinze anos, saímos do caos para uma atual situação que classificaria como difícil. Iniciamos a correção da economia eliminando o tabelamento de preços. Depois passamos por um processo de contenção da inflação, utilizando a âncora cambial e pagamos um preço muito caro por isso. Depois, liberamos o cambio e conseguimos fazer um reajuste das transações correntes, de tal forma que já não existem muitos problemas na área do dólar. Agora, estamos lutando para ter uma âncora fiscal que ainda não temos. Só teremos uma âncora fiscal, que seria o passo final da "tomada de juízo" do Brasil, quando conseguirmos um equilíbrio orçamentário nas esferas federal, estadual e municipal. Sinto que ainda temos uma longa caminhada nesta área, pois isto exige uma mudança cultural significativa, principalmente entre os nossos políticos. Equipe Editorial - De que forma os programas de gestão pela Qualidade são utilizados nos órgãos públicos? Vicente Falconi - Gerenciamento ainda é utilizado de forma muito precária pelo setor público. A grande alavanca é a Lei de Responsabilidade Fiscal. De uma maneira geral, os políticos têm dificuldades em entender o que é gerenciamento, porque não é da natureza de sua formação. Existem algumas prefeituras que fizeram um bom trabalho neste sentido como as de Uberlândia, São José do Rio Preto e Poços de Caldas. Temos também trabalhos sendo conduzidos de forma esparsa em Governos Estaduais e Ministérios. Creio que é um bom começo. Parte importante desse trabalho ainda é patrocinado por empresários que, pela sua formação, sabem do valor de um bom gerenciamento. Equipe Editorial - Qual o segredo para incentivar funcionários públicos a participar da implantação de programas de gestão pela qualidade? Vicente Falconi - Nossa experiência mostra que os funcionários públicos são seres humanos como outros quaisquer, ansiosos por trabalhar e apresentar bons resultados. Todos nós ansiamos pelo reconhecimento de nosso trabalho; queremos ser excelentes por natureza. O que falta é bom gerenciamento e boa liderança. A desmotivação é a percepção, aliás, muito saudável, do abandono. Equipe Editorial - A Lei de responsabilidade fiscal está conseguindo colocar ordem na casa? Vicente Falconi - Sim. Quem votou esta lei não tinha a noção de sua extensão. Tanto que tentaram modificá-la depois e, ainda bem, não conseguiram. Equipe Editorial - Ainda existe muita resistência na aplicação de programas de qualidade na maioria das empresas brasileiras? Vicente Falconi - Não há resistência quando existe a percepção de que as ações propostas são competentes e conduzirão a resultados. A FDG tem crescido muito devido a esta demanda natural por bons resultados. A consultoria tem que assumir a responsabilidade de colocar por escrito, em sua proposta de serviço, a ordem de grandeza do retorno que pretende levar à empresa e como medir o seu desempenho. Equipe Editorial - Como o senhor avalia os movimentos regionais pela qualidade? Vicente Falconi - Difícil dizer. São ótimos quando atuam e fazem muita coisa acontecer. No entanto, boa gestão não é algo que se faz somente por boa vontade. É necessário conhecer os métodos e técnicas que fazem com que os resultados aconteçam mais rápidos. Quando um movimento atua muito rápido acaba faltando consultor e muita gente que não tem a qualificação necessária se apresenta, deteriorando a imagem do movimento. Temos que ter cuidado. Equipe Editorial - Como o senhor está vendo a consolidação do Movimento Brasil Competitivo? Vicente Falconi - O empresário Jorge Gerdau Johannpeter "esquenta" qualquer movimento. O MBC está atuando fortemente junto ao Governo e creio que teremos boas surpresas em futuro próximo. O trabalho do MBC é muito importante no sentido de levar técnicas gerenciais a todos. A maior dificuldade que vejo é que quando se fala em "gerenciar" cada um entende uma coisa. Poucas pessoas sabem que gerenciamento é essencialmente método e não "bom senso". Eu gostaria de citar Descartes em seu livro "O Discurso do Método" quando ele diz que "bom senso deve ser a coisa mais bem distribuída no mundo, pois ninguém deseja ter mais do que o que já possui". O trabalho do MBC é essencialmente missionário. Equipe editorial - Em suas entrevistas o senhor sempre cita o Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade como exemplo de movimento regional. Na sua opinião, o que diferencia o PGQP de outros movimentos regionais? Vicente Falconi - Os gaúchos têm a sorte de ter uma pessoa com o caráter, o entusiasmo, o desprendimento e a liderança de Jorge Gerdau Johannpeter. Ele é a diferença. Ama o Rio Grande do Sul e quer diferenciar o seu Estado. Equipe Editorial - O senhor poderia falar um pouco sobre o crescimento da FDG nos últimos anos? Vicente Falconi - A FDG tem crescido muito e hoje é uma organização referência em consultoria empresarial. Temos em nosso quadro profissional aproximadamente 500 pessoas de nível superior. O fato mais notável da FDG é o seu compromisso com os resultados financeiros do trabalho de consultoria efetuado. Estamos atuando em centenas de empresas e órgãos públicos brasileiros, bem como em vários países. Aliás, descobrimos que somos competitivos no exterior e nossas exportações tem aumentado velozmente. Estamos atuando na China, Estados Unidos, México, Colômbia, Venezuela, Uruguai, Itália, Eslovênia, Luxemburgo, Áustria e Hungria. Estamos agora em conversações para entrar na Espanha. Isto é muito bom, pois estamos "ombreando" nossos consultores com os estrangeiros e temos sido respeitados. Já somos uma grande consultoria brasileira, mas queremos estar entre as dez primeiras do mundo daqui a dez anos. Entrevista concedida com exclusividade à equipe editorial da Enfato Comunicação Empresarial para o portal do Movimento Brasil Competitivo. Entrevista concedida com exclusividade à jornalista Raquel Boechat para o MBC Fonte: Portal do Movimento Brasil Competitivo (http://www.mbc.org.br/ BIBLIOGRAFIA HELLER, Robert. Como gerenciar equipes. 3º ed. São Paulo: Publifolha, 2001 (série sucesso profissional) HELLER, Robert. Como ser um líder eficaz. São Paulo: Publifolha, 2000 (série sucesso profissional) HELLER, Robert. Como se comunicar bem. 2º ed. São Paulo: Publifolha, 1999 (série sucesso profissional) LANGDON, Ken. Como avaliar a sua equipe. São Paulo: Publifolha, 2001 (série sucesso profissional) HACKETT, Peny. Como ouvir pessoas. Tradução Márcia Cruz Noboaleme. São Paulo: Nobel, 2000. HACKETT, Peny. Trabalho em equipe. Tradução Márcia Cruz Noboaleme. São Paulo: Nobel, 2000. HACKETT, Peny. Como tornar-se um líder. Tradução Márcia Cruz Noboaleme. São Paulo: Nobel, 2001. ÍNDICE Folha de rosto..................................................................................................1 Agradecimento.................................................................................................2 Dedicatória.......................................................................................................3 Resumo...........................................................................................................4 Metodologia ....................................................................................................5 Sumário...........................................................................................................6 Introdução........................................................................................................7 Capítulo I – O perfil do gerente ...................................................................8 1.1 Assinale claramente suas metas...............................................................9 1.2 Verifique se são realistas...........................................................................9 1.3 Informe sua equipe..................................................................................10 1.4 Lidere pelo exemplo.................................................................................10 1.4.1 Qualidade de liderança.......................................................................10 1.4.2 Estilo de liderança...............................................................................11 1.5 Modelo positivo........................................................................................12 Capítulo II – O trabalho em gerenciamento de equipe.............................13 2.1 Equipes precisam de atenção especial...................................................14 2.2 Quando uma equipe é uma superequipe................................................16 2.3 As vantagens e desvantagens de equipes de trabalho...........................17 2.4 A função dos indivíduos dentro da equipe...............................................18 2.5 Como identificar as características de uma equipe.................................19 2.5.1 Pela união.............................................................................................20 2.5.2 Pela organização própria......................................................................20 2.5.3 Pelo apóio mútuo..................................................................................20 2.5.4 Pelo fato de ser pequena....................................................................21 2.6 Reconheça os componentes da equipe................................................. 21 2.6.1 O pensador...........................................................................................22 2.6.2 O organizador.......................................................................................22 2.6.3 O realizador..........................................................................................22 2.6.4 O que veste a camisa ..........................................................................23 2.6.5 O controlador........................................................................................23 2.6.6 O analisador.........................................................................................23 Capítulo III – O despertar das habilidades................................................27 3.1 Instinto de defesa....................................................................................28 3.2 Conduta de liderança..............................................................................29 3.3 Entenda as necessidades de cada pessoa.............................................30 3.4 Aprenda os fundamentos.........................................................................32 3.4.1 Ouvir com atenção................................................................................33 3.4.2 Interpretação correta............................................................................33 3.4.3 Linguagem corporal..............................................................................34 3.5 Como resolver conflito.............................................................................35 3.6 Aprendendo com o fracasso....................................................................36 3.7 Administra mudanças..............................................................................38 Capítulo IV – Como orientar e capacitar pessoas....................................41 4.1 As funções de orientações......................................................................42 4.2 Papel do mentor......................................................................................43 4.3 Papel do supervisor.................................................................................43 Capítulo V – Como motivar pessoas ........................................................45 5.1 A pirâmide de necessidades de Maslow.................................................46 5.2 A teoria dos dois fatores de Herzberg.....................................................47 5.3 A teoria de expectativa de Vroon.............................................................48 5.4 Estratégica compartilhada.......................................................................48 5.5 Delegue as decisões...............................................................................48 5.6 Melhore o desempenho ..........................................................................49 Capítulo VI – Como gerar confiança..........................................................52 6.1 Reduza a insegurança.............................................................................54 6.2 Fim do medo............................................................................................54 6.3 Como se comunicar bem.........................................................................55 6.3.1 Reuniões individuais e em equipe........................................................58 6.3.2 Uso das mídias.....................................................................................59 6.4 Como conquistar o envolvimento pessoal...............................................59 6.4.1 Conquista de mentes, espíritos e corações..........................................60 6.4.2 Envolvimento constante........................................................................60 6.4.3 Honra ao mérito....................................................................................61 6.4.4 Incentivo ao crescimento......................................................................62 6.5 Como promover.......................................................................................62 6.6 Como remunerar os funcionários............................................................64 6.6.1 O valor do funcionário...........................................................................64 6.6.2 Outros benefícios..................................................................................64 6.6.3 O mercado de trabalho.........................................................................65 Conclusão......................................................................................................66 Anexo I...........................................................................................................67 Anexo II..........................................................................................................68 Bibliografia.....................................................................................................70 Índice.............................................................................................................71 Folha de avaliação.........................................................................................74 FOLHA DE AVALIAÇÃO UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES TÍTULO DA MONOGRAFIA: A QUALIDADE NO GERENCIAMENTO DE EQUIPE AUTOR FERNANDA XAVIER RODRIGUES DATA DA ENTREGA: AVALIADO POR: CONCEITO: AVALIADO POR: CONCEITO: AVALIADO POR: CONCEITO: CONCEITO FINAL: