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A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA
GESTÃO DE TRANSPORTES: ESTUDO DE CASO EXATA
LOGÍSTICA
Bruno Roberto; Clayton Yuri Lacôrte; Gustavo Melo;
Humberto Guilherme; Jeferson Leles; Juliano Silva; 1
Carolina Nunan e Marisa Palhares 2
Resumo: O cenário empresarial no Brasil tem se baseado na utilização predominante do
modal rodoviário, contudo a falta de investimento em infra-estrutura tornou-se um
grande obstáculo para o desenvolvimento econômico. As empresas, portanto, a cada dia
buscam alternativas para tornarem-se mais eficientes e conseqüentemente mais
competitivas e um dos pontos mais críticos tem sido a questão do transporte. Dentro
desse tema, pode-se dizer que não há mais espaço para controles manuais, que geram,
na maioria das vezes, lentidão e ineficiência. Sendo assim, o trabalho propõe a
realização de um estudo sobre a importância da utilização de tecnologias de informação
na gestão de transporte, por meio de um estudo de caso. A Exata Logística, empresa
escolhida para estudo, é provedora de serviços e soluções logísticas diferenciadas e
inovadoras que surgiu em 1998. Hoje a empresa possui 14 filiais distribuídas
estrategicamente em todo o território nacional, com 15 Centros de Distribuição. A
distribuição referente a toda região metropolitana de Belo Horizonte é realizada pela
Expresso Miller, que possui uma frota composta por 18 motos, 03 vans, 04 Fiorinos e
um carro de passeio. Diariamente são transportados 500 volumes. O TMS, software
utilizado para gerir o processo de distribuição da Exata Logística, é o MK desenvolvido
pela “MK Logistics”. A empresa deste artigo está em processo de implantação de TI,
mas, observa-se muitas falhas que podem comprometer a qualidade do processo e a
satisfação do cliente.
Palavras-chave: Logística, modal rodoviário, tecnologia da infornação.
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1
Dicentes do Curso de Gestão Tecnológica em Logística do Centro Universitário Newton Paiva. Email:
[email protected]
2 Orientadoras docentes do Centro Universitário Newton Paiva.
2
INTRODUÇÃO
O cenário empresarial no Brasil tem se baseado na utilização predominante
do modal rodoviário (LIMA, 2007), contudo a falta de investimento em infra-estrutura
tornou-se um grande obstáculo para o desenvolvimento econômico (LIMA, 2007).
Além disso, de um lado temos os elevados custos e os diversos problemas estruturais, e
de outro a necessidade de sobressair no mercado e vencer as pressões por ele impostas,
no que diz respeito à redução de custos e melhoria de qualidade dos serviços prestados.
As empresas, portanto, a cada dia buscam alternativas para tornarem-se
mais eficientes e conseqüentemente mais competitivas, e um dos pontos mais críticos
tem sido a questão do transporte.
Neste contexto uma gestão de transporte eficaz têm se tornado primordial no
planejamento estratégico das organizações. Exige-se um planejamento estratégico cada
vez mais preciso e integrado com os diversos stakeholders.
É fato que tecnologia da informação está presente em todos os processos de
uma organização moderna e esta, juntamente com a área de transportes, merece
destaque no planejamento e na operacionalização do dia-a-dia.
Portanto, qual a importância da Tecnologia da Informação na Gestão de
Transportes? Qual o seu impacto perante a eficácia da Gestão de Transportes e resultado
da organização?
Para atender as exigências de um mercado competitivo e muito dinâmico, as
organizações, a cada dia, buscam aprimorar seu nível de serviço, de forma a garantir seu
market share. Pela dinâmica atual do mercado e o conseqüente aumento dos níveis dos
serviços prestados, é exigido que as empresas tornem-se mais ágeis para atender toda a
demanda e por isso, o investimento em tecnologias da informação se torna essencial, ou
seja, a modernização é a peça chave para sua manutenção no mercado competitivo.
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Pelo fato de, no Brasil, o modal rodoviário ser predominante, faz-se
necessário a adoção de medidas e ferramentas que busquem aprimorarem o sistema
logístico. Por meio da identificação das necessidades e gargalos da empresa é possível o
desenvolvimento de técnicas que venham possibilitar o atingimento dos níveis de
excelência exigidos.
Dentro desse tema, pode-se dizer que não há mais espaço para controles
manuais, que geram, na maioria das vezes, lentidão e ineficiência. É prioridade o
investimento em Tecnologias da Informação para gerir o sistema de transporte das
organizações, uma vez que proporciona
melhor planejamento, maior controle,
organização e integração das atividades relacionadas a esta área.
Sendo assim, a realização de pesquisas voltadas para o conhecimento da
importância de sistemas de tecnologias na gestão de transporte dentro das organizações,
torna-se muito relevante, uma vez que, para que a automatização de um sistema seja
bem sucedida, o planejamento, os procedimentos de implantação e a operação dessas
ferramentas devem ser bem estruturados, resultando em ganhos reais.
No presente trabalho se apresenta um estudo sobre o impacto da tecnologia
da informação na gestão de transporte da Exata Logística e tem como objetivo geral:
realizar um estudo sobre a importância da utilização de tecnologias de informação na
gestão de transporte em uma empresa
prestadora de serviços logísticos. E como
objetivos específicos: realizar o levantamento dos processos executados pelas empresas
que estão relacionados à Gestão de Transportes; identificar e analisar os processos
críticos; enumerar as tecnologias de informação utilizadas; indicar propostas de
melhoria à Gestão de Transportes.
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METODOLOGIA
A metodologia utilizada será a pesquisa exploratória, através de estudo de
caso. Para a execução desta, será realizado, primeiramente, levantamento bibliográfico,
através de livros, periódicos revistas científicas e internet.
Além desses, será utilizada uma pesquisa documental na organização
estudada, bem como observação direta e entrevistas com os profissionais da área.
REFERENCIAL TEÓRICO
Transporte e logística segundo Saliba (2000) são fatores extremamente
importantes para a economia do país e do mundo, tendo evoluído muito nos últimos
anos e que certamente terá uma evolução ainda maior para os próximos anos.
Segundo Saliba (2000; p.15) transporte é a movimentação física de
mercadorias ou pessoas entre pontos e mercadoria é todo bem econômico tangível, em
distinção à prestação de serviços, destinado à vendas, às operações de comércio ou
mercadoria.
Ainda segundo Saliba (2000), a logística passou a ganhar importância na
segunda guerra mundial ingressando a partir daí no mundo dos negócios, significando a
administração do fluxo de mercadorias, quer sejam matérias-primas, parte, peças ou
produtos acabados. Assim, logística coordena as atividades de transporte, estoque,
armazenagem, embalagem, processamento de pedidos, documentação etc.
Dentro do atual cenário de competição global, as empresas buscam novos
mercados, ultrapassando barreiras e assim, buscando novos horizontes. Desta forma,
para uma empresa se tornar competitiva mundialmente é preciso que ela realize suas
atividades a um custo mais baixo ou de forma mais eficiente do que seus concorrentes.
Segundo Rocha (2001), a melhor opção para maior competitividade é a de buscar
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agregar o máximo de valor possível, com o menor custo possível. A solução então, seria
desenvolver atividades da empresa de forma mais eficiente, gerando um melhor valor de
compra. Surge então, a necessidade de integração destas atividades com o meio externo,
incluindo fornecedores e consumidores.
Segundo Ballou (2001), a logística empresarial é o estudo da administração
de bens e serviços de forma a promover maior nível de rentabilidade através de
planejamento, organização e controle das atividades produtivas.
As atividades chave da logística empresarial, segundo Ballou (2001), são
transportes, manutenção de estoques, processamento de pedidos e sistema de
informação.
Neste contexto, pode se afirmar que a logística compreende um conjunto de
meios interconectados (objetos, seres humanos, informação) que se utilizam de um
processo dinâmico com o fim de alcançar determinados objetivos.
Desta forma a meta de nível de serviço logístico é providenciar bens ou
serviços corretos, no lugar certo, no tempo exato e na condição desejada ao menor custo
possível.
Para definir-se na origem a palavra logística, segue abaixo:
A expressão deriva do verbo francês loger (alojar), e foi
utilizado inicialmente no meio militar significando a a rte de
transportar, abastecer e alojar as tropas. A expressão evoluiu, e
atualmente significa o método de administrar o fluxo de
materiais e produtos da origem até o usuário dos mesmos.
(SOUZA, 2003, P.89)
Atividade de transporte
Segundo Rocha (2003), o transporte consiste na distribuição efetiva do
produto, ou seja, refere-se ao vários métodos utilizados para movimentar os produtos.
Assim podemos definir objetivamente que transportar uma carga é o ato de transferi-la
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utilizando algum meio de transporte, de um local para outro. Podemos afirmar que neste
contexto o transporte aproxima os produtores e consumidores, aumentando a
acessibilidade do produto para o consumidor, agregando valor ao produto, sendo
considerado pelo autor como a atividade mais importante da logística, pois trata-se da
atividade responsável pela maior parte dos seus custos e cria possibilidades para agregar
valores ao produto.
Segundo Rocha (2001), com o passar dos milênios, e dotado de grande
criatividade, o ser humano chegou aos modais de transportes hoje existentes e utilizados
por todos, que são: o modal aquaviário, com navios apresentando capacidades
extraordinárias de transporte de carga; o modal terrestre que é composto pelo transporte
rodoviário, feito através de rodovias com caminhões; o transporte ferroviário feito
através das ferrovias com trens; o modal aéreo representado pelos aviões e o dutoviário
representado por dutos.
Cada um possui suas especificidades, proporcionando diferentes alternativas
para o transporte da carga. Neste estudo, o modal rodoviário será foco.
Modal Rodoviário
Segundo
Souza
(2003),
o
transporte
rodoviário
responde
por
aproximadamente 70% da movimentação de carga no Brasil. E é a modalidade de
transporte mais flexível, já que o caminhão pode ir até o armazém do fornecedor, onde
se efetua o carregamento das mercadorias que seguirão para o consumidor.
O transporte é exercido com veículos denominados caminhões, carretas e
treminhões: os caminhões são aqueles que juntam a cabine e a sua carroceria num único
bloco. As carretas são veículos compostos de mais de uma parte, sendo a primeira a sua
cabine com todos os seus equipamentos de tração, denominado cavalo mecânico, e a
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segunda o semi-reboque, que é arrastado pelo cavalo. O treminhão é parecido com a
carreta, tendo uma terceira parte, denominada reboque e engata ao semi-reboque.
Segundo Keedi (2002) este é um transporte que apresenta um frete, que
conceitualmente por Souza (2003. p.104) definirá como: “é valor pago pelo transporte
de uma mercadoria, em consonância com os termos de um contrato de transporte.”
Atualmente, o panorama brasileiro apresenta predominância do modal
rodoviário, segundo Ballou (2010) este modal
é recomendado para rotas curtas,
entretanto no Brasil é utilizado em rotas longas e carregando mercadorias cujo
transporte é mais apropriado se realizado em outros modais.
A concentração do modal rodoviário contrasta com a situação das rodovias
brasileiras, de acordo com dados da confederação nacional do transporte para o ano de
2007, 54,5% das malha rodoviária brasileira encontra – se com o pavimento em estado
regular, ruim ou péssimo, no que diz respeito a sinalização, 65,4% das estradas
apresentam problemas, vale destacar que 50 % das rodovias privatizadas receberam nota
superior
a
50%
comparando
–
as
com
às
administradas
pelo
poder
público.(FREDERICO, LANG; 2007)
Tecnologia da Informação
Considera-se informação todo dado coletado, tratado e estruturado de forma
a gerar algo útil para a tomada de decisão (BIO, 1996). Contudo, para que as informções
obtidas possam gerar uma certa competitividade entre as empresas, faz-se necessário,
que o gerenciamento das mesmas seja realizado de forma sistemática e dinâmica,
acompanhando as mudanças constantes do mercado globalizado.
Tem-se portanto que, Tecnologia da Informação é o conjunto de de
tecnologias resultantes da utilização simultânea e integrada de informática e
telecomunicações (GRAEML, 2000). A Tecnologia da Informação tem sido a principal
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forma utilizada para agilizar os processos logísticos, possibilitando que esses sejam
realizados com uma maior rapidez e também que as informações sejam repassadas com
fidelidade.
Tendo em vista que a gestão do sistema de tranportes de uma organização é
algo essencial dentro de um sistema logístico, pois, esta é a atividade responsável pelos
fluxos de matéria prima e produto acabado entre todos os elos da cadeia logística, é de
extrema importância que haja a implantação de um software adequado e com as
funcionalidades adequadas para atender o tipo específico de atividade de forma a
garantir uma implementação bem sucedida e o alcance dos resultados desejados. No
caso da gestão de transportes, o TMS (Transportation Management System) é o
principal sistema para o gerenciamento dessas atividades.
O TMS pode ser definido como um software que auxilia no planejamento,
execução, monitoramento e controle das atividades relativas a consolidação da carga,
expedição,
emissão de documentos, entregas e coletas de produtos, rastreabilidade da
frota e de produtos, auditoria de fretes, apoio à negociação, planejamento de rotas e
modais, monitoramento de custos e nível de serviço e planejamento de execução de
manutenção da frota (MARQUES, 2000).
É considerado um software para a melhoria da qualidade e produtividade de
todo o processo de distribuição, permitindo controlar toda a operação e gestão de
transportes de forma integrada (GASNIER et al., 2001).
Sua finalidade é identificar e controlar os custos inerentes a cada operação,
sendo importante identificar e medir os custos de cada elemento existente na cadeia de
transporte, a qual envolve não só o veículo em si, mas também a gestão dos recursos
humanos e materiais, o controlo das cargas, os custos de manutenção da frota e índices
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de discrepâncias nas entregas, bem como as diversas tabelas de fretes existentes (peso,
valor, volume) apresentando o modelo que melhor se ajusta (NAFAL).
As funcionalidades do TMS podem ser divididas em três grupos principais:
monitoramento e controle; planejamento e execução e apoio à negociação e auditoria de
frete.
Monitoramento e controle
O monitoramento dos custos e serviços acontece por meio das informações
disponíveis, essas informações são referentes à performance dos transportadores,
modais de transporte, fretes, cargas expedidas, número de veículos utilizados, entre
outros fatores. Já o controle de custos é utilizado para orçamentos, acompanhar valores
pagos por rota ou por cliente e/ou produto, entre outros.
O controle de serviço serve tanto para medir o desempenho de entregas
quanto para o nível de utilização da frota. Dentro deste grupo de funcionalidade destacase o tracking. Utilizado para monitorar frota e produtos, esta função pode agregar valor
por meio da disponibilização de informações para o cliente sobre o status e localização
de seus pedidos.
Com o TMS ainda é possível controlar e monitorar tempos de carga e
descarga; sendo que, a veracidade dos resultados obtidos esta diretamente ligada à
qualidade dos dados fornecidos. (MARQUES, 2000)
Planejamento e execução
É possível determinar a roteirização (definição de rotas e a programação dos
veículos), sequenciar as paradas dos veículos e o tempo estimado de cada uma delas,
preparar os documentos necessários para o despacho dos veículos e verifica a
disponibilidade dos mesmo. O tamanho da frota também pode ser determinado. O TMS
pode indicar uma maior ou menor necessidade de veículos. (MARQUES, 2000)
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Apoio à negociação e auditoria de frete
O software compara o valor cobrado pelo prestador do serviço de transporte
com o que foi calculado e apresenta as diferenças encontradas. Para isso, mantem-se
uma base de dados das tarifas de frete praticadas para remunerar o serviço prestado e
para o processo de auditoria.
Para que haja o apoio à negociação o software permite o cadastro de novas
tabelas de frete ou novas condições comerciais para que assim, possam ser identificados
quais serão os impactos da condição atual sobre o custo do frete. (MARQUES, 2000)
Diante disso, é possível perceber que os benefícios da implantação do TMS
são muito relevantes. Contudo, a escolha deste software deve basear-se em estudos
significativos, para que os resultados desejados sejam alcançados.
PESQUISA
A
provedora
de
Exata
Logística
serviços
e
é
uma
soluções
empresa
logísticas
difereciadas e inovadoras que surgiu em 1998, pela
demanda dos clientes do Grupo Arex por serviços
especializados.
A empresa possui 14 filiais distribuídas
Figura 1: Centro de Distribuição da Exata
Logística em Belo Horizonte.
estratégicamente em todo o território nacional, com 15 Centros de Distribuição.
Este artigo focou o estudo da operação de distribuição de celulares da
empresa Vivo, que funciona na filial de Belo Horizonte, localizada na Via Municipal
Vereador
Joaquim Costa, 1405, Galpão 5A e 5B - Bairro Campina Verde / Contagem
- Minas Gerais, Cep 32150-240.
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O transporte da Exata Logística é realizado pela transportadora “Expresso
Miller” e pelos “Correios”.
A distribuição referente a toda região metropolitana de Belo Horizonte é
realizada pela Expresso Miller, que possui uma frota composta por 18 motos, 03 vans,
04 Fiorinos e um carro de passeio. Diariamente são transportados 500 volumes.
Há na determinação da distribuição das cargas um limite de valores: as
motos transportam no máximo R$10.000,00 em mercadorias; as vans e fiorinos
transportam no máximo R$ 30.000,00 em mercadorias; já o carro de passeio transporta,
o máximo, de R$ 40.000,00 em mercadorias.
A empresa não realiza entregas em áreas consideradas de risco (favelas,
becos, bairros de alta periculosidade). Nestes casos as entregas são realizadas pelos
Correios.
Tecnologia da Informação
Toda a frota de veículos da Miller Expresso é rastreada via satélite pela
Opentech. Contudo,
a empresa enfrenta algumas dificuldades relativas ao seu
rastreamento.
A Opentech tem sua matriz localizada em Santa Catarina e apenas uma filial
no estado de São Paulo. Isso, gera transtornos em relação ao rastreamento dos veículos.
Ocorre no processo de rastreamento algumas limitações, por exemplo, se o veículo
estaciona embaixo de uma marquis, perde-se o sinal na central de rastreamento; as
condições climáticas muitas vezes também interfere no rastreamento dos veículos.
Outro problema frequente relativo as tecnologias utilizadas é o que diz
respeito à geração do manifesto de carga. O manifesto de carga é um documento onde
são compiladas todas as notas fiscais das mercadorias presentes no veículo. Esse
documento é gerado no momento em que o veículo é carregado, e sua baixa, ou seja, a
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confirmação das entregas, é realizada manualmente. O responsável pela entrega de
mercadoria deve apresentar o comprovante na Exata Logística, onde, essas são
confirmadas manualmente no sistema. Essas baixas manuais no sistema, têm aumentado
significativamente o número de erros.
No caso das motos, devido ao fato das entregas serem realizadas para pessoa
física, a confirmação da entrega das mercadorias é realizada por meio do celular do
responsável pela entrega, via WAP.
WAP é a sigla em inglês para
Wireless
Application Protocol. Trata-se de um protocolo de comunicação para dispositivos
portáteis do tipo sem fio, que se utilizam de micro brownsers, tais como os telefones
celulares.
No momento da entrega da mercadoria, o próprio funcionário realiza a
confirmação da entrega. No entanto, a confirmação por meio da tecnologia WAP
apresenta problemas: os erros de atualização são constantes; e muitas vezes o
responsável pela atualização realiza a digitação de códigos de errados, o que gera falsas
informações no sistema.
Em caso do motoqueiro não localizar algum endereço, basta que o mesmo
ligue para a Exata e um atendente irá consultar o CEP indicado na Nota Fiscal, no site
“Busca Fácil”,
abrindo assim o mapa da região, possibilitando a localização do
endereço.
No caso dos automóveis, não é utilizada a tecnologia WAP. Os veículos
realizam entregas somente em hipermercados e maganizes, ou seja, em locais cuja
janela de entrega é restrita, e geralmente se deslocam com apenas uma entrega por
empresa, o que faz com que seja possível a confirmação da entrega diretamente na
empresa. Esse procedimento traz vantagens relativas a custo, devido ao fato da
tecnologia WAP ser muito onerosa.
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Atualmente 70% das mercadorias (1200 vol/dia) são transportadas pelos
Correios. O sistema de confirmação das entregas é realizado por meio do download de
um arquivo no site do próprio Correio, onde consta a posição de momento das
mercadorias (“entrega em andamento, “entrega concluída”, “entrega impossibilitada”,
etc...) - Figura 2.
Um grande problema enfrentado
na gestão de informações com os Correios, diz
respeito a demora em relação ao repasse de
informações
para
que
essas
sejam
disponibilizadas no sistema.
TMS Exata Logística
O TMS, software utilizado para
gerir o processo de distribuição da Exata
Logística, é o MK desenvolvido pela “MK
Figura 2: Local de rastreamento da mercadoria no site dos
Correios, indicado pela seta.
Logistics”. Esse sistema é utilizado para gerar todos os documentos necessários para a
liberação das mercadorias, como por exemplo, o manifesto de carga; monitoramento
referente a entrega das mercadorias; custos; rotas; etc. - Figura 3.
Contudo, o sistema apresenta várias instabilidades que podem comprometer
a qualidade do serviço: lentidão no carregamento e erros de Java são constantemente
vivenciados.
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Fluxo Operacional Com WMS/TMS
Figura 3: Fluxograma Operacional
CONCLUSÃO
Nas atuais condições do mercado, não se pensa em logística de forma
estratégica sem antes associá-la a tecnologia da informação, que se tornou uma
ferramenta primordial na execução das atividades dentro das organizações. A
Tecnologia da Informação vem ao longo do tempo permitindo que se tenha uma maior
eficácia no desenvolvimento dos processos, e consequentemente, fazendo com que o
mercado para as empresas que adotam essa ferramenta fique cada vez mais competitivo,
não só pelo aumento da credibilidade, devido a sua funcionalidade facilitadora dos
processos, mas, também pela geração de valores para as empresas.
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Contudo, para que se obtenha sucesso não basta apenas implantar uma
dessas ferramentas. É de extrema importância que seja utilizada o sistema adequado
para as necessidades da organização e ainda, um gerenciamento dos negócios por
profissionais cada vez mais qualificados e atualizados em relação as tendências e
exigências que o mercado muitas vezes impõe.
A empresa apresenta a implantação da Tecnologia da Informação, mas,
ainda torna-se possível observa muitas falhas que podem comprometer a qualidade do
processo e a satisfação do cliente.
Sugere-se nesse caso que sejam realizados maiores investimentos em
sistemas capazes de tornar a confirmação das entregas mais ágeis, onde as informações
possam ser transmitidas em tempo real. É importante que esses sistemas sejam
atualizados constantemente e que haja investimentos constantes nessa área.
Paralelamente, faz-se necessário a criação de programas de capacitação, por meio de
treinamentos, onde os profissionais serão instruídos a utilizarem os software e também a
respeito de outros procedimentos da empresa; eliminado assim erros operacionais.
Outro ponto relevante refere-se a um melhor planejamento junto aos clientes, com o
intuito de agilizar o processamento de pedidos, é interessante uma maior integração da
empresa com os Correios, pois, sabendo que este é responsável por 70% das entregas, o
número de clientes impactados pela demora dos processos é muito alto e pode
comprometer a imagem da empresa. É muito importante que mediante todos esses
processos haja a implantação de reuniões quinzenais com equipes multi-áreas com o
objetivo de levantar gargalos e propostas de melhoria.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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5ª ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. 616p.
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Paulo. 2004.
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TI com a estratégia corporativa. São Paulo: Atlas. 2000.
KEEDI, Samir. ABC do Comércio Exterior. São Paulo: Aduaneiras, 2002.
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LIMA, R. F. C.; Práticas da gestão do transporte rodoviário de cargas as empresas.
Parte I . Coppead - UFRJ, 2007. 11p.
LIMA, R. F. C.; Práticas da gestão do transporte rodoviário de cargas as empresas.
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MARQUES, Vitor. Utilizando o TMS para uma gestão eficaz de transportes.
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Disponível
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ROCHA, Paulo Cesar Alves. Logítica e aduana. São Paulo: Aduaneiras, 2001.
SALIBA, Cristano. Manual do Comercio Exterior. São Paulo: Atlas, 2000.
SOUZA, Cláudio. A teoria geral do comércio exterior. São Paulo: Líder, 2000.