Poder Judiciário
Tribunal de Justiça do Estado do Ceará
Secretaria Especial de Planejamento e Gestão
FERRAMENTA PARA
ELABORAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE
PLANOS DE AÇÃO
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Apresentação
Com o objetivo de oferecer um suporte para a elaboração e
acompanhamento de planos de ação aos gestores do TJCE, a
Secretaria Especial de Planejamento e Gestão (Seplag) desenvolveu a
presente ferramenta simplificada de apoio gerencial. Esta ferramenta
poderá ser utilizada por toda e qualquer unidade do Poder Judiciário
cearense, seja de área administrativa ou judiciária, em seus esforços
de acompanhamento de ações gerenciais de diversas naturezas, tais
quais atividades setoriais de entrega de um produto ou serviço,
iniciativas de melhoria de funcionamento de um setor, forças-tarefa e
empreendimentos em geral de uma unidade gerencial.
O material congrega conceitos adotados pelo Guia das melhores
práticas em gerenciamento de projetos (PMBok Guide), desenvolvido
pelo Project Management Institute (PMI). Como auxílio, são também
utilizadas diretrizes da ferramenta administrativa “5W2H”, também
bastante utilizada na formulação de planos de ação gerencial. O
conteúdo da ferramenta apresenta-se em estilo “passo-a-passo” e
instrui o usuário a realizar o cadastro da ação, seguido de definição
de escopo da ação, elaboração de plano de ação e, por último,
acompanhamento.
O acompanhamento dos planos de ação que vierem a seguir a
ferramenta é de responsabilidade da unidade autora e executora da
proposta.
Esta ferramenta caracteriza-se pelo teor de sugestão e apoio ao
acompanhamento de planos de ação e, portanto, está aberta à
proposição de modificações advindas de setores e usuários que
vislumbrem melhorias na organização e/ou no funcionamento do
material.
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Passo 1: Cadastro da Ação
Comece acessando o SharePoint de sua unidade. Nesse caso, por
“unidade”, entenda-se a grande área à qual seu setor faz parte
(Exemplo: Secretaria de Finanças, Assessoria de Precatórios,
Secretaria Judiciária, Fórum Clóvis Beviláqua etc.). Caso você não
saiba a página de acesso ou sua unidade não possua SharePoint
específico, contate a Seplag (ver contatos ao final deste material).
Após acessar a página de sua unidade no SharePoint, para efetuar o
cadastro de sua ação, acesse o link “Ações” no menu
“Acompanhamento de Ações”, conforme mostra a Figura 1.
Figura 1 - Menu de consulta e acesso ao cadastro de ações
No link “Ações”, clique em “adicionar novo item”. Será aberto o
formulário para o cadastramento da ação, conforme Figura 2.
Preencha o formulário, indicando o setor ao qual a ação está
vinculada dentro de sua unidade (procure informar o nome completo
do setor, sem abreviaturas – ex.: “Serviço”, e não “Serv.”;
“Departamento”, e não “Depto.”; “Divisão”, e não “Div.”;
“Secretaria”, e não “Secret.” etc.); o nome da ação; uma breve
descrição sobre a iniciativa, mencionando os seus objetivos; o nome
do responsável pela ação e o status (se ativa ou concluída). Após
todo o preenchimento, ative o botão “Salvar”.
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Figura 2 - Formulário de cadastramento de ações
Passo 2: Definição do escopo da ação
Com a ação devidamente cadastrada, é o momento de definir o
escopo da ação. Esta atividade consiste na identificação de tudo o
que terá que ser realizado para gerar o produto ou serviço a ser
obtido por meio da iniciativa em questão. Com vistas a auxiliar na
definição do escopo, sugere-se a utilização da Estrutura Analítica de
Projeto (EAP), ferramenta constante do PMBok, a qual ajuda a
definir e organizar o escopo da ação.
A EAP é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do
trabalho a ser executado pela equipe, em que cada nível descendente
representa uma definição gradualmente mais detalhada do trabalho a
ser realizado no projeto (PMI, 2008).
Assim, para criar a EAP, o responsável deverá subdividir as
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principais entregas do trabalho da ação (1º nível da EAP) em
entregas menores e de gerenciamento mais fácil (2º nível da EAP),
conforme exemplo exposto na Figura 3.
Título da Ação
1º Nível
2º Nível
Figura 3 - Exemplo de EAP de um projeto
A presente ferramenta sugere que a EAP seja construída por meio do
software XMIND, programa que traz mais praticidade na elaboração
da Estrutura Analítica. Para utilizá-lo, siga os passos a seguir:
a) Contate o CATI para instalar o programa XMIND na máquina em
que será construída a EAP.
b) Ao abrir o programa, surge uma janela onde podem ser
encontradas várias opções de templates (padrões) com as quais são
possíveis construir EAP’s. Cada template fornecerá uma estrutura de
EAP diferente. A exemplo da Figura 4, escolha a opção Blank que
trará o modelo mais simples de EAP oferecida pelo programa.
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Figura 4 – Escolha de template (Blank) para a EAP
c) O programa apresentará um quadro contendo o título “Central
Topic”, tal qual mostra a Figura 5. Esse quadro será o núcleo de sua
EAP, de onde partirão todos os níveis/entregas da ação. Informe,
nesse núcleo, o título da ação (conforme apontado na Figura 3). Para
digitar qualquer texto nos quadros do XMIND, basta dar um “duplo
clique” no espaço interno da imagem.
Figura 5 – Início padrão da EAP
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d) Após definido o título da ação, é momento de definir as entregas
de 1º nível a serem cumpridas para o alcance dos objetivos da ação.
Para criar entregas vinculadas ao nome da ação a ser gerenciada,
basta clicar sobre o quadro com o botão direito do mouse e acionar o
item Insert / Topic (ver Figura 6).
Figura 6 – Inserção de tópicos ao título da ação
e) A operação de inserção de tópicos vinculados ao nome da ação
deverá ser repetida até ser obtido o número suficiente de entregas de
1º nível. Novamente, os devidos nomes das entregas poderão ser
digitados dentro de cada quadro. A Figura 7 mostra inclusão de
nomes aos tópicos correspondentes às entregas de 1º nível.
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Figura 7 – Inserção de entregas de 1º nível
f) Para cada entrega de 1º nível, deverão ser informadas as entregas
de 2º nível (entregas menores). Para inserir entregas de 2º nível,
clique na entrega do 1º nível correspondente e siga o caminho Insert /
Subtopic, acionado pelo botão direito do mouse, conforme Figura 8.
Repita a operação até que as entregas de 1º nível contenham todas as
entregas de 2º nível suficientes para a realização da ação. Em
seguida, inclua os nomes das entregas de 2º nível.
Figura 8 - Inserção de entregas de 2º nível
g) A imagem geral do cumprimento dos passos a) a f) pode ser
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representada pela Figura 9.
Figura 9 – Construção da EAP em níveis e subníveis
h) Para organizar a estrutura da EAP, de modo a facilitar seu
acompanhamento, acione a opção Org (Down) para redistribuir as
entregas de 1º nível abaixo do nome da ação, conforme Figura 10. O
resultado dessa etapa está representado na Figura 11.
Figura 10 – Mudança da estrutura da EAP
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Figura 11 – EAP com entregas de 1º nível reorganizadas
i) Para também organizar as entregas de 2º nível, de modo a facilitar
seu acompanhamento, acione a opção Tree (Right) para alocar as
entregas enfileiradas abaixo de cada entrega de 1º nível, conforme
Figura 12. Repita a operação até que todas as entregas de 2º nível
estejam organizadas abaixo das entregas de 1º nível. O resultado
dessa etapa está representado na Figura 13.
Figura 12 – Mudança da estrutura das entregas de 2º nível
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Figura 13 – EAP com entregas de 2º nível reorganizadas
j) Salve a EAP no formato “pdf” e, retornando ao SharePoint, anexea à ação correspondente. Para tanto, localize a ação, acessando o link
“Ações” (conforme Figura 1), acione o ícone “Editar item”, em
seguida, o ícone “Anexar arquivo”, localize a EAP salva em pdf por
meio do botão “Procurar” e, por fim, envie o arquivo. O caminho
pelo qual o arquivo será anexado é demonstrado nas Figuras 14, 15 e
16.
Figura 14 – Caminho para a inclusão da EAP no cadastro de ações (1)
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Figura 15 – Caminho para a inclusão da EAP no cadastro de ações (2)
Figura 16 – Espaço para anexar a EAP no sistema de cadastro de ações
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Passo 3: Elaboração do Plano de Ação
Com a Ação cadastrada e o escopo definido, é chegada a fase de
elaborar seu Plano de Ação. Nessa etapa, a presente ferramenta para
elaboração e acompanhamento de Planos de Ação, segue a diretriz
“5W2H”, uma ferramenta de cunho gerencial que busca facilitar a
especificação de necessidades por meio da definição de
responsabilidades, métodos, prazos, objetivos e recursos necessários
para a execução de uma determinada ação (JUNIOR et. al, 2010). A
ferramenta “5W2H” é assim chamada por fazer referência às letras
iniciais de perguntas (em inglês) que devem ser feitas para a
especificação de questões fundamentais à realização do
empreendimento desejado. A Tabela 1 apresenta as perguntas que
compõem o “5W2H”:
5W
2H
What? (O quê?) –
O que deve ser feito?
How? (Como?) –
Como será feito?
Who? (Quem) –
Quem deve fazer?
How Much? (Quanto?) –
Quanto custará?
When? (Quando?) –
Quando será feito?
Where? (Onde?) –
Onde será feito?
Why? (Por quê?) –
Por que deve ser feito?
Tabela 1 - Componentes da ferramenta “5W2H”
Visando à elaboração de um Plano mais sucinto e objetivo, a
proposta do presente material é contemplar apenas três componentes
da ferramenta 5W2H, que são:
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• What? – O que deve ser feito?
• Who? – Quem deve fazer?
• When? – Quando será feito?
Sendo assim, para cada entrega definida no 2º nível da EAP, (O
QUÊ?) – vide exemplo exposto na Figura 17 – deve ser definido
QUEM será o responsável por executá-la e qual a data limite para
concluí-la (QUANDO?). Além destas informações, esse também é o
momento de registrar o status da entrega, ou seja, a informação sobre
a fase em que a entrega se encontra, se ela está em estágio a ser
iniciado, em andamento ou já concluída.
Essas especificações devem ser registradas, no campo
“Acompanhamento / Adicionar novo item” (conforme caminho
apresentado nas Figuras 17 e 18).
Figura 17 – Caminho para adicionar entregas de 2º nível e suas respectivas
especificações
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Figura 18 – Inserção das entregas de 2º nível e suas respectivas especificações
Ao acionar o link “Adicionar novo item”, será aberto espaço
(conforme Figura 19) para a inclusão das informações específicas das
entregas que se pretende cadastrar. Repita essa operação na
quantidade de vezes suficiente para o cadastro de todas as entregas
de 1º e 2º nível.
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Figura 19 – Preenchimento das especificações de entregas de 2º nível
Passo 4: Acompanhamento da execução da ação
O acompanhamento e a gestão da execução das entregas das ações
poderão ser efetuados no ambiente originado pelo link
“Acompanhamento”, onde poderá ser procedida a atualização
periódica dos registros anteriormente cadastrados (Passo 3). O
acompanhamento das ações será possível por meio da atualização das
datas de conclusão, dos responsáveis e das fases/andamentos que
traduzam a situação das entregas.
À medida que forem ocorrendo as realizações das entregas, ou ainda,
quando houver alguma necessidade de alteração (responsáveis,
prazos etc.), atualize as devidas informações na respectiva entrega.
Para editar as especificações de uma entrega, selecione a entrega
escolhida, clique em “Editar item” e atualize as informações
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pertinentes no espaço para edição da entrega. As Figuras 20, 21 e 22
mostram o caminho que dá acesso ao referido espaço de edição.
Figura 20 – Caminho para acessar o espaço de edição das informações de uma
entrega (1)
Figura 21 – Caminho para acessar o espaço de edição das informações de uma
entrega (2)
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Figura 22 – Espaço de edição das informações de uma entrega
A Figura 23 mostra um exemplo de relatório de acompanhamento da
ação, onde, como exemplo, estão cadastradas as cinco entregas de 2º
nível ligadas à entrega de 1º nível “Reforma” e as duas primeiras
entregas de 2º nível da entrega de 1º nível “Móveis”.
Figura 23 - Relatório de acompanhamento da execução da ação
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No exemplo aqui enfocado, os dados necessários para o
acompanhamento estariam completos quando todas as entregas de 2º
nível estivessem cadastradas e vinculadas às respectivas entregas de
1º nível.
Tomando, portanto, esse exemplo como correlato à ação que você
cadastrou seguindo o presente passo-a-passo, o acompanhamento do
Plano de Ação se dá no dia-a-dia, verificando-se o cumprimento de
prazos e etapas junto aos responsáveis, dialogando-se com estes a
fim de conhecer êxitos obtidos e dificuldades enfrentadas na busca de
atingir os objetivos (entregas de 1º e de 2º nível), atuando
diligentemente no contorno de dificuldades enfrentadas pelos
responsáveis e pelo setor, bem como procurando conhecer cada vez
mais acerca da gestão de acompanhamento de ações de seu setor.
O registro, edição e controle do andamento das etapas de uma ou de
diversas ações, conforme instruiu a ferramenta aqui apresentada, são
passos fundamentais para se fortalecer o acompanhamento de ações
junto à sua equipe.
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Elaboração e Suporte Técnico
A presente ferramenta foi elaborada pelo Departamento de Estratégia
e Projetos com o apoio do Departamento de Otimização
Organizacional, ambos vinculados à Secretaria Especial de
Planejamento do TJCE. Mais esclarecimentos podem ser prestados
pelo Departamento de Estratégia e Projetos.
Contatos
Departamento de Estratégia e Projetos:
(85) 3207-6864 / (85) 3207-6861
Referências
PMI. Guia PMBOK. 4. ed. Atlanta: PMI, 2008.
JUNIOR, Isnard Marshall et. al. Gestão da Qualidade. 10 ed. Rio de
Janeiro: FGV, 2010.
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Estado do Ceará
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