ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS:
SUBSÍDIO PARA SUA COMPOSIÇÃO
Célia Regina Simonetti Barbalho1
1
Doutora em Semiótica, Universidade Federal do Amazonas, Manaus, AM
Resumo
Discute os elementos que corroboram para composição da estrutura organizacional da
biblioteca universitária. Compreende que tais estruturas sofreram amplo impacto com a
inserção das tecnologias de informação nos ambientes das bibliotecas, sobretudo para
favorecer a oferta de serviços. Examina os aspectos teóricos que envolvem o tema
estrutura organizacional, destacando os elementos, a implantação ou avaliação das
estruturas existentes. Fornece subsídios para permitir a analise da estrutura
organizacional de bibliotecas universitárias.
Palavras-Chave:
Estrutura Organizacional; Biblioteca Universitária; Gestão.
Abstract
Discusses the elements that support for the composition of the organizational structure of
the university library. Understands that such structures suffered extensive impact with the
inclusion of information technology environments of libraries, especially to promote the
availability of services. Examines the theoretical aspects involving the theme of
organizational structure, highlighting the elements, implementation or evaluation of existing
structures. Provides grants to enable the analysis of the organizational structure of
university libraries.
Keywords:
Organizational Structure; University Library; Management.
1 Introdução
Com o crescimento das organizações, cujo ambiente de atuação se vê ampliado
pela globalização e diuturnamente alterado pela sofisticação da tecnologia, a tarefa de
administrar uma instituição tem sofrido pressão no sentido de proporcionar respostas
rápidas e competentes ao contexto, de modo a oportunizar maior visibilidade
organizacional para os produtos e serviços oferecidos e, por conseguinte, promover a
geração de benefícios para ao empreendimento.
O êxito da performance organizacional está pautado na capacidade de articulação
da ação estratégica, o que, para Mintzberg (2003) demanda pela definição de uma
direção que enfoque os esforços para proporcionar consistência nas decisões tomadas.
Indubitavelmente as estruturas organizacionais possuem um importante papel na
prospecção das estratégias e no desempenho das organizações. A despeito disto Motta
(2002) sustenta que na medida em que se alteram as condições sociais, econômicas e
1
políticas, também vão se modificando as maneiras de análise e concepção das
organizações do trabalho e da produção, o que impacta na modelagem das estruturas
organizacionais.
Por certo, a relação dinâmica entre a estrutura organizacional de um
empreendimento e sua estratégia é interdependente, sendo ambas influenciadas pelo
ambiente ainda que qualquer modelo organizacional reflita uma arbitrariedade na divisão
do trabalho e na distribuição da autoridade e da responsabilidade. De certo, para poder
atingir os seus objetivos e qualificar sua performance, a organização necessita de uma
estrutura que estabeleça relações entre indivíduos, para a condução de tarefas coletivas.
A concepção moderna preconiza que se não existe, em princípio, uma melhor
maneira de se estruturar uma organização, a qual como qualquer outro elemento
organizacional, deve ser considerada também um instrumento gerencial dinâmico e
passível de variações, que possui regras e procedimentos para atender as exigências
quanto ao desempenho da estratégia traçada, variando o grau de complexidade em
função do alcance dos processos e decisões.
Decisivamente, uma organização é a coordenação planejada das atividades para a
consecução de algum propósito ou objetivo comum, explícito, por meio da divisão de
trabalho e funções, por meio de uma hierarquia de autoridade e responsabilidade
(SCHEIN, 1982).
A análise do funcionamento das organizações, visando examinar as questões
inerentes ao seu desempenho, é própria a qualquer ambiente produtivo seja qual for a
sua natureza, o que implica em afirmar que o estudo das diferentes estruturas, dinâmicas
e configurações organizacionais tornam possível compreender o funcionamento de
instituições como uma biblioteca, por exemplo, ao mesmo tempo em que permite analisar
os fluxos internos existentes e a forma como tais aspectos poderão contribuir para
identificar problemas com os quais ela atualmente se vê confrontada
Para além de oferecer uma resposta à necessidade de encontrar um modelo
organizacional que melhore o funcionamento das bibliotecas, é importante refletir sobre
como estão sendo operadas às mudanças ambientais que as envolvem e de que forma os
modelos organizacionais estão adaptados a essa nova realidade e as estratégias que elas
prospectam.
Deste modo, este artigo arrola elementos teóricos para o exame da estrutura
organizacional das bibliotecas universitárias, considerando que estas apresentam
elementos constitutivos portadores de maior organicidade ao seu desempenho.
2 Estrutura Organizacional
A estrutura é “[...] um meio complexo de controle continuamente produzido e
recriado na interação e, no entanto, molda essa interação: As estruturas são formadas e
formam” (RANSON; HININGS; GREENWOOD, 1980 apud HALL, 2004 p.48). Tal
assertiva implica na compreensão prévia de que a estrutura de uma organização não é
imutável. De certo ela molda é moldada pelas mudanças ambientais com as quais uma
organização se vê envolvida.
Sob este ponto de vista, estudos como o de Higa et alli (2005) e Younis (1999),
apontam que a estrutura organizacional das bibliotecas sofreu grande impacto com a
inserção das tecnologias de informação e comunicação em suas atividades,
proporcionando uma justaposição de soluções tecnológicas, interações políticas e
2
interpretações sociais em torno delas, o que alterou as relações entre os atores
organizacionais, gerando implicações para a organização de seu processo produtivo e,
por conseguinte, para sua estrutura organizacional.
Considerando que as estruturas organizacionais devem produzir resultados e
atingir metas, minimizar ou, ao menos, regular a influência das variações individuais na
organização, é tácito que elas compõem um cenário no qual o poder exercido, as
decisões tomadas e as atividades executadas são realizadas sob a influência das
variações que seu modelo produtivo sofre.
Diante tais questões cabe considerar que a biblioteca universitária enquanto
organização, se vê envolvida com tais questões tendo em vista que ela possui uma
estrutura complexa a qual carece diuturnamente adequar e repensar suas ações dentro
de uma modernidade que lida com intensas interligações entre as diversas áreas que
compõem uma instituição de ensino superior, considerando seu papel na disseminação de
conhecimento.
A estrutura é o arranjo dos elementos que constituem uma organização. Segundo
Faria (1984, p. 21), a estrutura,
[...] é um conjunto integrado de elementos e suportes que formam as demais
partes componentes de um organismo, sendo representada, em organização,
pelo conjunto de órgãos, suas relações de interdependência e a via hierárquica
existente, assim como as vinculações que devem ser representadas através do
organograma.
Desta forma, pode-se analisar a o sentido do termo estrutura sob duas acepções:
a) em relação as partes físicas da organização relacionada ao espaço e
equipamentos que lhes são pertinentes (localização espacial); e
b) em consideração os elementos do trabalho, operações do processo de
produção etc. (sistema organizacional, organização do trabalho, organização da
produção etc.)
Ambas as acepções demandam por inquirições que favoreçam sua eficácia sendo
que, a primeira envolve os aspetos inerentes ao melhor dimensionamento do espaço
físico para maior rendimento dos processos. O segundo entendimento enfoca que a
estrutura organizacional é composta por diversas unidades que precisam interagir
(departamentos, divisões, seções etc.) como também os funcionários e as relações
existentes entre superiores e subordinados.
Para Annes (2005, p. 21), a
Estrutura é um conjunto integrado de elementos suportes que formam as demais
partes componentes de um organismo, sendo representada em organização, pelo
conjunto de órgãos, suas relações de interdependência e via hierárquica
existente, assim como as vinculações que devem ser representadas através do
organograma.
O autor, ao destacar que e estrutura é a integração de diversos elementos, permite
entender que ela envolve uma parte física (edifício, equipamento, espaço e localização) e
elementos de trabalho (processo produtivo, organização do trabalho e da produção) com
a função básica de obter produtos organizacionais e atingir metas; minimizar a influência
de variáveis individuais sobre os processos e estabelecer o posicionamento hierárquico
que envolve a tomada de decisão, o fluxo de informações e a execução das atividades na
3
instituição.
Com efeito, uma estrutura organizacional adequada as estratégias do
empreendimento pode gerar, dentre outros, benefícios como a exata identificação das
tarefas necessárias, organização adequada das funções e responsabilidades, das
informações, dos recursos e do feedback dos funcionários além do estabelecimento de
medidas de desempenho compatível com os objetivos e condições motivadoras.
A estrutura de uma biblioteca universitária não se restringe apenas a diversas
unidades (departamento, setores, etc.) que a compõe, mas abarca os funcionários e as
relações existentes entre superiores e subordinados. De fato, uma organização é
arranjada estruturalmente de modo formal e informal considerando diversos elementos
que a influenciam.
2.1 Elementos da estrutura organizacional
No delineamento de uma estrutura organizacional é imperioso considerar os seus
componentes, condicionantes e níveis de influência, o que implica no entendimento das
influências existentes no contexto, conforme expõe a Figura 1.
Figura 1 - Componentes, Condicionantes e Níveis de Influência
Analisando a Figura 1 é possível inferir que o Sistema de Responsabilidade está
relacionado atribuição de encargos inerentes àquilo que é dimensionado para que o
colaborador execute, ou seja, às funções do cargo que ocupa. Deste modo, ele se reporta
a da execução dos processos que estão sob sua carga e que é influenciada pelo modo
como a estrutura organizacional arranja a distribuição do trabalho, estabelecendo quem
4
tem que fazer o que.
Quanto ao Sistema de Autoridade é possível entender que ele é revestido do direito
ou poder de se fazer obedecer, de dar ordens, de tomar decisões, em fim, de agir. Oliveira
(1999), citando Jucius e Schelender (1968), reforça tal colocação, ao afirma que
autoridade é o direito para fazer alguma coisa que pode ser o direito de tomar decisões,
de dar ordens e requerer obediência ou simplesmente o direito de desempenhar um
trabalho que foi designado, podendo ser hierárquica e funcional.
O Sistema de Decisão está na análise das atividades, das decisões e das relações
entre os órgãos da biblioteca. Segundo Drucker (1962), isto envolve considerar os
seguintes aspectos: (1) Que decisões são necessárias para ser o desempenho
indispensável á realização dos objetivos; (2) De que natureza são essas decisões; (3) Em
que plano da biblioteca deve ser tomado; (4) Qual velocidade elas acarretam ou afetam;
(4) Qual gestor deve participar dessas decisões, pelo menos até aqueles que devem ser
consultados antecipadamente; e (5) Quais gestores devem ser informados, depois de
tomadas decisões.
O Sistema de Comunicação é resultante do processo pelo quais os membros da
biblioteca trocam as informações pertinentes sobre a instituição e as mudanças que nela
ocorrem. Nesta perspectiva ele desempenha uma função de fonte de informação para os
colaboradores e diz respeito aos procedimentos que caracterizam o entendimento entre
as pessoas no ambiente organizacional.
Assim posto, cabe destacar que tal sistema abrange todas as formas de
comunicação utilizadas pela organização para relacionar-se e interagir com seus públicos
interno e externo. Cleusa Maria Andrade Scroferneker (2005), no texto Perspectivas
teóricas da comunicação organizacional, ao citar Restreppo J. (1995), aponta que a
comunicação pode ser compreendida como um composto que dá forma à organização,
que a informa, fazendo-a ser o que é, e estabelece quatro dimensões do processo como:
a) Informação, ela é vista como configurador das operações próprias de cada
organização. São as transações estáveis que necessitam ocorrer para que o
negócio seja viabilizado, constituindo o sistema normativo (missão, valores,
princípios, políticas) que sustenta as práticas da organização, as formas de
controle;
b) Divulgação, no sentido de dar a conhecer, tornar público;
c) Gerador de relações voltadas para a formação, a socialização e ou o reforço de
processos culturais. Atividades recreativas, rituais e celebrações são alguns dos
processos de comunicação utilizados nessa dimensão;
d) Participação, como ação de comunicação do outro. Nesse ponto se completa o
ciclo da comunicação, onde explicitamente surge à figura daquele que recebe a
mensagem.
O processo de constituição da estrutura organizacional deve também atentar para
alguns fatores que são essenciais para sua concepção. A literatura, de modo amplo,
especialmente as colocações de Vasconcellos (1972, p. 7 apud PERROTTI, 2004, p.29),
afirma que tais fatores são: tecnológico, ecológico, estrutura, humano e os objetivos
organizacionais.
Oliveira (2005) afirma que tais fatores são quatro, a saber: objetivos e estratégias;
ambiente; tecnologia; e recursos humanos, e Maximiano (1992) aponta que eles se
constituem pelo grau de diversificação de produtos e serviços, a ênfase nos planos e
objetivos, e a alocação de recursos.
5
Para Robins (2002, p. 418 apud PERROTTI, 2004, p.30), tais forças se definem em
tecnologia, tamanho da organização e ambiente. Djalma Oliveira (1999) afirma que elas
são compostas pelo ambiente externo, sistema de objetivos e estratégia, recursos
humanos e tecnologia.
Analisando todos os diversos pontos de vista arrolados na literatura, é possível
afirmar que eles compõem um eixo central composto de:
a) Fator Humano
Toda organização é composta por pessoas que, individualmente ou em grupo,
tornam a estrutura organizacional eficiente através de seus comportamentos e
desempenhos. Fayol (1976, p.27 apud OLIVEIRA, 2005) enumera que são
necessárias determinadas habilidades humanas cuja importância aumenta à
medida que a pessoa sobe na hierarquia e que podem ser resumidas em:
técnica, de comando, administrativa, de cooperação e de integração.
b) Fator Ambiental ou Ecológico
O ambiente é tudo aquilo que externamente envolve a instituições, ou seja, o
contexto onde ela está inserida, uma vez que ela interage com o ambiente
promovendo trocas que influenciam suas ações. Assim este fator se configura
pela análise do processo de relacionamento entre a empresa e seu ambiente.
c) Fator Sistema de Objetivos e Estratégias
O objetivo traçado pela organização determina a situação que ela pretende
atingir e a estratégia define quais os caminhos mais adequados para alcançar o
objetivo. Deste modo, este fator influência a estrutura organizacional à medida
que, quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil
organizar, pois se sabe o que esperar de cada membro do grupo que compõe a
empresa.
d) Fator Tecnológico
Vasconcellos (1982) considera o fator tecnológico como o conjunto de
conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na
empresa para que seus objetivos possam ser alcançados e que influencia as
pessoas e sua interação, a execução das tarefas, o percentual de mudança,
entre outros.
Os fatores acima descritos se apresentam como condição para a composição da
estrutura organizacional uma vez que são influenciadores do modo como à empresa
pretende operacionalizar seus processos e procedimentos. Perrotti (2004, p.32), ao
sintetizar os componentes e condicionantes da estrutura aponta uma representação
gráfica que, adaptada aos conceitos adotados e discutidos anteriormente, permitem a
visualização do que foi exposto.
O exame dos elementos da estrutura organizacional permite compreender o
conjunto de fatores que envolvem seu desenho visando adotar medidas que possam
amparar a decisão quanto a introdução de mudanças.
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2.2 Implantação ou Avaliação da Estrutura Organizacional
A implantação de uma estrutura organizacional envolve três aspectos básicos que são
determinantes das estratégias a serem adotadas para promover as ações necessárias
com vista a atingir o objetivo pelo qual ela está sendo reformulada. Tais aspectos são:
a) Mudança da estrutura organizacional – este aspecto está relacionado à
necessidade de:
• Ter ciência que a estrutura organizacional mais adequada depende da
atual;
• Atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e propulsoras
que podem ter influência no processo;
• A importância do fator humano;
• A qualidade técnica da nova estrutura organizacional é insuficiente para o
sucesso da mudança;
• A importância do planejamento da mudança, para evitar ou minimizar
possíveis problemas maiores na sua efetivação;
• Antes de mudar a estrutura organizacional, verificar se não há uma
situação alternativa mais adequada;
• Ter sempre em mente a importância da participação;
• Antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como
o que será mudado e quais as variáveis a serem consideradas.
b) Processo de implantação, envolvendo:
• Análise e aprovação pela diretoria da empresa (aspectos conceituais);
• Análise e aprovação pelos responsáveis das várias unidades
organizacionais (aspectos conceituais e principalmente descritivos);
• Implantação efetiva;
• Acompanhamento e avaliação do processo.
c) Resistências que podem ocorrer
Nos aspectos destacados pode-se apontar que eles envolvem não só as questões
inerentes aos processos organizacionais, mas, especialmente, o comportamento da
cultura existente que está relacionada ao modo como as pessoas colaborarão para o
sucesso da implantação desejada. De fato, o fator humano, antes discutido, é ponto
primordial para o sucesso da implantação tendo em vista que a competência, o
desempenho e a motivação podem ser um facilitador ou complicador do processo.
No que diz respeito à avaliação cabe inicialmente destacar que se trata de um
procedimento através do qual se verifica os pontos fortes e fracos da estrutura
organizacional. Para tanto é necessário efetuar um levantamento das condições
existentes com vista a delinear a estrutura idealizada para o desenvolvimento dos
processos na instituição. Este procedimento poderá observar os resultados apresentados,
os problemas evidenciados e o nível de satisfação dos colaboradores com as condições
existentes. Assim, Oliveira (1999) sugere que tal ação envolva:
a) Levantamento
• Identificação dos problemas evidenciados pelos usuários; e
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•
Entrevista com os elementos-chave da empresa.
b) Análise
• Dos dados levantados anteriormente;
• Interligação dos dados levantados, verificando sua veracidade e
considerando os vários subsistemas da empresa;
• Estabelecimento dos padrões e critérios de avaliação; e
• Identificação do efeito de cada um dos dados levantados na situação
atual da estrutura organizacional da empresa.
c) Avaliação
• Estabelecimento da situação dos componentes da estrutura
organizacional na empresa;
• Verificação do envolvimento de cada um dos condicionantes sobre a
estrutura organizacional; e
• Verificação do nível de influência de cada nível da empresa – estratégico,
tático e operacional – para o delineamento da estrutura organizacional.
Toda a avaliação a ser realizada deve ser pautada no um conjunto de políticas e
valores organizacionais que servirão de sustentação para o processo decisório.
O Vitor Colenghi, na obra O & M e qualidade total, apresenta uma metodologia
básica para avaliação de estruturas organizacionais, propõe o fluxo de atividade conforme
exposto na Figura 2.
Figura 2 – Metodologia básica para avaliação de estruturas organizacionais
FONTE: http://www.uniube.br/uniube/cursos/graduacao/administracao/vitor/MAEO.htm
Avaliando a proposta exposta pelo modelo acima é possível destacar que a
avaliação das estruturas perpassa, inicialmente, pela necessidade de entendimento da
missão da instituição tendo em vista que o delineamento do arcabouço organizacional
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deve estar alinhado com aquilo que o empreendimento busca ser para atuar no marcado
onde se insere.
Para consolidar a análise e futuras propostas de mudanças, faz-se necessário
elencar os tipos de estruturas que as empresas poderão adotar tendo em vista uma
variada gama de condições que lhes são impostas pelo meio e a forma como atua.
2.3 Estrutura Organizacional de Bibliotecas
Reunir, organizar e disponibilizar irrestritamente a informação registrada de modo a
contribuir para a geração de indivíduos conscientes e críticos, é a função de instituições
culturais denominadas bibliotecas 1, cujo caráter democrático de dar acesso ao
conhecimento, caracteriza sua ação social.
A biblioteca – cidadela do saber que abriga em seu espaço informações registradas
sob os mais variados suportes, é um organismo vivo que possibilita a fruição do saber, o
prazer da leitura e o usufruto da cidadania, contribuindo para a aprendizagem duradoura,
para o desenvolvimento cultural e para o crescimento intelectual do indivíduo.
Como um organismo ativo e partícipe da vida social, a biblioteca busca, através da
memória coletiva por ela reunida, equacionar as necessidades de informação da
comunidade, mapeando suas demandas informacionais de modo a oferecer ao usuário
um encontro com a cultura e com o conhecimento. De fato, a biblioteca não é
simplesmente uma coleção organizada de livros, ela é um espaço de convívio e de
socialização dinâmicos que promove a formação e o entretenimento.
A rigor, a biblioteca, para assegurar o acesso à informação, necessita:
a) Reconhecer sua intencionalidade política e social que a torna fundamental para
a construção e manutenção de uma sociedade saudável, equilibrada e
dinâmica;
b) Possuir um acervo que responda às demandas informacionais, bem como
meios para mantê-lo atualizado;
c) Estabelecer os mecanismos para sua organização e sistematização de forma a
ser um sistema articulado da representação do conhecimento;
d) Conhecer sua comunidade de usuários, reais ou potenciais, de modo a
contemplar suas necessidades; e
e) Ter um espaço, físico ou virtual, para expor seu acervo, atender a seus usuários
e desenvolver suas atividades.
Por certo, a oferta de serviços varia em graus de sofisticação e exigências
conforme a necessidade da demanda. Desta forma a biblioteca universitária mantém
serviços que integrem a comunidade acadêmica buscado dispor obras recentes ou dando
acesso a coleções de periódicos de áreas específicas.
Assim, as estruturas organizacionais das bibliotecas universitárias devem ser
estabelecidas a partir do entendimento de sua missão e de seus objetivos.
Genericamente, os objetivos de uma biblioteca podem estar relacionados a disseminar
conhecimentos, proporcionar o crescimento do cidadão, promover o acesso informações,
1 Outros organismos culturais trabalham no sentido de reunir, tratar e disseminar a informação registrada, como os
museus e arquivos, entretanto, estes tratam da organização e preservação de documentos históricos, administrativos e
culturais de uma empresa (pessoa jurídica) ou de um indivíduo (pessoa física), enquanto que aqueles exibem todo tipo
de objeto que apresente interesse histórico, técnico, científico ou artístico, de modo a conservar e preservar
coleções/acervos permitindo o contato com peças únicas que são, na maioria das vezes, bi ou tridimensionais.
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viabilizar o desenvolvimento científico e contribuir para efetivar os processos de ensino –
aprendizagem.
Tais objetivos deverão estar consolidados com a função das atividades que a
biblioteca universitária realiza para cumprir sua missão que está relacionada às atividades
técnicas, de tratamento, organização e disseminação da informação; as sociais, ligadas a
sua capacidade de promover a transformação do coletivo que atente; as de preservação e
conservação que buscam a eternização dos artefatos culturais produzidos pela
sociedade, as de apoio à pesquisa e a educação como forma de promover o
desenvolvimento científico e tecnológico.
Para atender a missão, objetivos e funções estabelecidas, a biblioteca necessita,
conforme afirmado anteriormente, possuir uma estrutura física, real ou virtual, recursos
humanos, técnicos e auxiliares, recursos informacionais, oferecer serviços para os
usuários potenciais ou reais. Deste modo, as atividades que ela desenvolve estão
basicamente relacionadas à formação e desenvolvimento da coleção, ao processamento
técnico e a atendimento ao usuário. Para melhor percepção do desdobramento das
atividades apontadas, o quadro a seguir, apresenta uma relação não exaustiva dos
serviços oferecidos.
Atividade
Serviços
Estudo da Comunidade
Estudo do Usuário e do Uso
Formação e
Seleção
Desenvolvimento de
Aquisição
Coleção
Avaliação
Debastamento e descarte
Registro
Processamento
Catalogação
Técnico
Classificação
Indexação
Circulação
Atendimento ao
Usuário
Treinamento de Usuário
Disseminação
Referência
Tarefas
Pesquisa
Política de Seleção
Política de Aquisição
Política de Descarte
Análise descritiva
Análise Temática
Consulta
Empréstimo
Empréstimo entre bibliotecas
Comutação bibliográfica
Uso dos recursos da biblioteca
Métodos e técnicas de pesquisa
Bibliografias e normas da documentação
Serviço de Alerta
D. S. I.
Publicações e Divulgações
Assistência ao usuário (in loco)
Levantamento bibliográfico
Normalização técnica
Quadro 1 – Atividades e serviços desenvolvidos
O quadro acima pode ser melhor compreendido a partir da seguinte descrição.
Formação e Desenvolvimento de Coleções
a) Objetivo: Elaborar, coordenar e executar a implantação de programas de
formação, desenvolvimento e preservação do acervo informacional; organiza
o serviço de aquisição e registro do acervo.
b) Principais atividades que executa: Aquisição, recebimento e distribuição de
material informacional; tombamento e baixa de material informacional e
intercâmbio de material.
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c) Principais Serviços que realiza: Serviço de Seleção e Aquisição, registro e
descarte.
Processamento Técnico
a) Objetivo: Executar o processamento técnico dos recursos informacionais
adquiridos, inserindo-os no acervo e as respectivas referencias na base de
dado.
b) Principais atividades que executa: Leitura técnica do recurso informacional;
Descrição, segundo o código de catalogação eleito, do recurso
informacional; Estabelecimento, conforme o sistema de classificação
adotado e a Cutter Sounborn, do número de classificação; Determinação,
por termos livres, dos indexadores dos recursos informacionais; Inserção
dos dados na base de dados; Manutenção das bases de dados;
c) Principais serviços oferecidos: Serviço de Catalogação, Classificação e
Indexação.
Atendimento ao Usuário
a) Objetivo: Prestar serviços de informação aos usuários da biblioteca e demais
membros da comunidade em que está inserida.
b) Principais atividades que realiza: Difusão de informação, através de
diferentes produtos e serviços, como a difusão seletiva de informação, a
pesquisa bibliográfica retrospectiva ou corrente em bases de dados
nacionais ou internacionais, etc.; Interligação do sistema informático dos
serviços com outros sistemas ou redes de informação; Formação e
sensibilização de leitores; Orientação sobre o uso da biblioteca e do acervo
através de treinamentos, visitas orientadas, etc.; Empréstimo-entreBibliotecas; Treinamento de Usuários; Normalização de Documentos;
Elaboração/correção de referências bibliográficas; Disseminação da
Informação; Sumários e Alertas de publicações periódicas correntes;
Boletins Informativos; Jornal Mural; Boletim de Novas Aquisições; Consulta
livre ao material dos acervos (monografias, periódicos, teses, vídeos,
mapas, partituras, guias, etc.); Empréstimo Domiciliar; Comutação
Bibliográfica - obtenção de fotocópias de artigos de publicações periódicas
via Internet, COMUT on line ou outros meios.
c) Principais serviços ofertados: Circulação, Empréstimo e Referência.
Tais atividades poderão ser indicativo da estrutura organizacional que a biblioteca
adotará. Tradicionalmente, em se tratando de departamentalização, as bibliotecas
universitárias estão, na sua grande maioria, organizada por função ou propósito
dominante, com a vantagem de agrupar os especialistas de modo a trabalharem em grupo
tendo em vista que as situações vivenciadas são estáveis, de pouca mudança, tarefas
rotineiras e onde a eficiência técnica e a qualidade são importantes. Contudo, observa-se
que tal opção causa a perda de visão do conjunto impedindo reações em situações de
rápida adaptação – falta de flexibilidade.
A visualização da representação gráfica mais adota pelas bibliotecas, qual seja, a
departamentalização por função ou proposto dominante, mostra que elas adotam o
agrupamento por atividades de acordo com as grandes funções que nela se
desenvolvem, isto é de acordo coma finalidade comum ou contribuição comum à
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organização. Isso é claro quando do agrupamento os especialistas de modo a
trabalharem em equipe tendo em vista que a biblioteca possui situações estáveis, de
pouca mudança, tarefas rotineiras e onde a eficiência técnica e a qualidade são
importantes, possuem poucas linhas de produtos ou serviços e que permanecem
inalterados ao longo do tempo. Tais fatores não possibilitam a visão do conjunto e dificulta
a reação em situações de rápida adaptação devido à falta de flexibilidade.
Estes aspectos deverão ser os elementos basilares para a constituição da estrutura
organizacional da biblioteca universitária.
3 Resultados Finais
Uma vez determinada à estratégia de uma organização, os gestores devem
desenvolver uma estrutura eficaz que facilite a sua implementação. De fato, a
organização, segunda etapa do processo gerencial, se configura como o processo de
criar a estrutura de uma organização.
A estrutura de uma organização, conforme exposto, pode ser descrita através de
três componentes: a) complexidade, que se refere à diferenciação em uma organização;
b) formalização, a qual define o grau em que uma organização se baseia em regras e
procedimentos para dirigir o comportamento dos colaboradores; e c) centralização ou
descentralização, a qual determina a autoridade que toma a decisão.
Tais questões impactam na biblioteca universitária, a qual deverá definir suas
tarefas, agrupar as semelhantes e coordenar os esforços para melhor efetuar a execução.
É tácito que organização das atividades a serem executadas pela biblioteca de
uma instituição de ensino superior deverá observar as seguintes etapas (Figura 3):
Figura 3 – Etapas para composição da estrutura organizacional
As etapas acima expressas, fruto das análises apontadas pelos autores visitados
neste estudo teórico, representam a síntese dos seis elementos que os gerentes de
bibliotecas precisam considerar ao projetar as estruturas das organizações que
administram.
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4 Considerações Finais
A título de conclusão, embora a temática ainda envolva outros aspectos que não
foram abordados como o estágio em que se encontra o trabalho, é possível inferir que
uma estrutura organizacional é dinâmica, principalmente quando são considerados os
seus aspectos informais provenientes da caracterização das pessoas que a integram e
deve ser delineada formalmente considerando as funções de administração como um
instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos.
A temática é muito complexa considerando que a estrutura da biblioteca
universitária é uma ordenação e agrupamento de atividades e recursos, o que para a
gestão está relacionada à sua organização sendo necessário ainda o planejamento, a
coordenação e o controle dos procedimentos para promover uma eficaz administração.
O estudo da estrutura organizacional envolve elementos como identificação das
tarefas necessárias, a organização das funções e responsabilidades, informações,
recursos e feedback aos colaboradores, medidas de desempenho compatíveis com os
objetivos e condições motivadoras para a competente implantação. Muitos destes
aspectos perpassam pela necessidade de afinar as ações com as estratégias de
instituição de ensino superior.
O delineamento da estrutura pode se configurar em razão da necessidade de criar
uma estrutura para uma biblioteca ou então aprimorar a existente. Ele é resultante da
dinâmica ambiental e deve considerar as funções de administração como um instrumento
para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos bem como a missão da biblioteca.
5 Referências
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