Gerenciamento da Comunicação em projetos
ISBN: 85-225-0563-2.
Autores:
Lúcio Edi Chaves,
Fernando Henrique da S.Neto,
Gerson Pech,
Margareth Fabiola S. Carneiro.
Rio de Janeiro.
160 páginas. FGV. 2006.
Gerenciamento da Comunicação em projetos
Objetivo Geral:
Apresentar obra
referencial de cunho
didático a quem
necessite aplicar de
forma eficaz, o
processo de
comunicação nas suas
atividades em
projetos.
Gerenciamento da Comunicação em projetos
Objetivo Específico:
Prover conhecimento
necessário à efetiva
gestão de projetos
enfatizando o
compartilhamento das
informações visando
garantir a
disseminação dessas
mesmas informações
às partes
interessadas.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Pesquisas recentes revelam que existe
entre os gestores a percepção de que a
má comunicação é uma das principais
causas de problemas em projetos.
Por outro lado, as mesmas pesquisas
revelam que o Planejamento das
Comunicações ainda é bastante
negligenciado pela maioria das
corporações.
É neste contexto que vamos abordar o
Planejamento das Comunicações em
projetos.
Esse importante processo tem como
principal objetivo determinar as
necessidades de comunicação dos
interessados (stakeholders) e gerar um
Plano de Gerência das Comunicações
para o projeto.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Na edição de junho de 2005, a revista
PM Network, reproduz uma pesquisa
conduzida pela PCI Global (empresa
de consultoria e treinamento em
gerência de projetos, realizada durante
um ano em diversas empresas de
grande porte nos Estados Unidos da
América - berço da gestão de
projetos).
Esta pesquisa, constatou que muitos
membros de equipes (e até mesmo
alguns gerentes) não tinham a menor
idéia do que estava acontecendo em
seus próprios projetos.
Para muitos, gerenciamento e anarquia
são sinônimos.
E para você? Antônimos?
Será que são mesmo ou deveriam ser?
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
66% dos entrevistados não
sabia dizer se seus projetos
estavam dentro ou fora do
orçamento planejado e quase
50% não soube informar se
cumpririam o prazo.
A principal causa? Problemas
de comunicação.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
A mesma revista, na
edição de setembro de
2005, cita um outro estudo
com gerentes de TI
conduzido pela fabricante
de hardware e integradora
francesa BULL, que
apontou a “má
comunicação entre as
partes interessadas” como
principal causa em 57%
dos casos de falhas em
projetos.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
No Brasil, a situação não é
diferente: o fato de que a
gestão da comunicação
ainda é muito negligenciada
é reforçado pelo estudo
apresentado no “Fórum
Nacional de Benchmarking
em Gerenciamento de
Projetos 2005”, realizado
pelo PMI-Rio. Uma das
conclusões do estudo foi que
a “comunicação” é o
segundo fator menos
considerado pelas empresas
durante a fase de
planejamento dos projetos.
O primeiro é “riscos”.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
A Comunicação vem sendo
considerada por apenas 30
das 80 empresas brasileiras
pesquisadas, chegando a
míseros 37% do total.
O negligenciamento das
comunicações só perde para
o negligenciamento de
riscos.
Será que em seus projetos,
a comunicação é realmente
gerida? O antônimo está se
transformando em
sinônimo?
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Visão Geral da Comunicação:
O processo de
comunicação;
 Canais de comunicação;
 Desafios de comunicação
para os gerentes de
projetos;
 O gerenciamento da
comunicação em projetos;
 Os processos de
gerenciamento da
comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos
O processo de comunicação
(Aristóteles):
 Emissor;
 O que a pessoa tentou
dizer/comunicar;
 Receptor.
Sabemos que entre o que se tinha
em mente comunicar e o que foi
efetivamente comunicado, pode-se
encontrar hiatos enormes.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
O processo de comunicação
(Aristóteles):
Mensagem e
significado
pretendidos
Mensagem e
significado
percebidos
Ruído
Codificação
Feedback e
significado
pretendido
Decodificação
Canal
Decodificação
Codificação
Mensagem e
significado
percebidos
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Visão Geral da Comunicação:
O processo de
comunicação;
 Canais de comunicação;
 Desafios de comunicação
para os gerentes de
projetos;
 O gerenciamento da
comunicação em projetos;
 Os processos de
gerenciamento da
comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Visão Geral da Comunicação:
Canais de comunicação:
 Oral (85%);
 Escrito (15%, dos quais 10%
eletrônico/digital e 5%
impresso)
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Visão Geral da Comunicação:
O processo de
comunicação;
 Canais de comunicação;
 Desafios de comunicação
para os gerentes de
projetos;
 O gerenciamento da
comunicação em projetos;
 Os processos de
gerenciamento da
comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Visão Geral da Comunicação:
Desafios de comunicação para os gerentes de
projetos:
 Barreiras à comunicação:
• Barreira do conhecimento/desconhecimento,




Despreparo (de ambas as partes),
Linguajar inadequado (tecnicistas falam o
EXECUCIONÊS enquanto os administradores falam
GERENCIALÊS. Cabe ao gerente da comunicação,
conhecer ambas linguagens),
Sobrecarga de dados,
Inabilidade com os equipamentos.
• Barreira comportamental,








Desconfiança entre as partes,
Preconceitos,
Hostilidades,
Ansiedades,
Desinteresses,
Omissões intencionais de fatos e/ou dados,
Inabilidade oitiva,
Falta de atenção (pode originar-se no
desinteresse)
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Visão Geral da Comunicação:
Desafios de comunicação para os
gerentes de projetos:
 Barreiras à comunicação:
• Barreira organizacional,


Estruturas organizacionais piramidais
totalmente engessadas e inflexíveis
como nas organizações militares;
Excesso de
regulamentação/regulação/padronização
.
• Barreira técnica:



Equipamentos inacessíveis (cabeça de
bacalhau ou “...é só para o
relatório...”);
Equipamentos obsoletos ou de baixa
qualidade de transmissão;
Versões conflitantes de sistemas
informatizados como arquivos
criptografados gerados pelo MS WORD,
tentando ser aberto pelo BrOffice.org.
(O problema não é com o BROffice que não lê os arquivos
gerados pelo MS Word, mas sim por que o MS Word gera
o código sem informá-lo na gravação.)
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Visão Geral da Comunicação
O processo de
comunicação;
 Canais de comunicação;
 Desafios de comunicação
para os gerentes de
projetos;
 O gerenciamento da
comunicação em projetos;
 Os processos de
gerenciamento da
comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos
O gerenciamento da
comunicação:



Importância da comunicação;
Eficácia da comunicação,
Forma de comunicação (a mais adequada, não a mais
barata ou a mais fácil):
•
Formal:









•
Memorandos;
Atas de reuniões;
Relatórios;
Cartas;
Diagramas;
Filmes;
Entrevistas (podcasts);
Apresentações;
Planilhas.
Informal:







Conversas nos corredores, nas baias, nos elevadores, no café, no
banheiro (eficaz por ter que ser objetiva), por telefone, por
mensagens de texto, etc...;
Chats (MSN, Yahoo, GMail, etc...);
Blogs;
Flogs (foto blogs);
Redes Sociais (Orkut, Facebook, LinkedIn, Administradores, etc...);
Internet (sites de relacionamento);
Redes Interpessoais (formadores de opinião).
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Visão Geral da
Comunicação
O processo de
comunicação;
 Canais de comunicação;
 Desafios de comunicação
para os gerentes de
projetos;
 O gerenciamento da
comunicação em projetos;
 Os processos de
gerenciamento da
comunicação.

Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Os processos de
gerenciamento da
comunicação (PMBok 2004):
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
O processo de comunicação
(PMBok):
1
2
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
O processo de comunicação
(PMBok):
3
4
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Planejamento da
Comunicação
O plano de comunicação:
Aspectos básicos de um plano de
comunicação:

Propósito:
• Objetivos da comunicação do projeto
(seja formal ou informal). Deve-se
atentar à possibilidade de distinção
de níveis de detalhamento, por cada
parte interessada.

Método:
• Mídia da comunicação no projeto;
• Formato da comunicação no projeto.

Frequência:
• Data;
• Evento;
• Frequência da comunicação.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Execução da distribuição da
comunicação do projeto:

Distribuição da informação:
• Ad hoc: Sob demanda;
• Centralizada: Documentação padronizada e níveis
de visibilidade definidos;
• Colaborativa: Preconiza o trabalho em equipe, com
forte interdependência entre os integrantes de
uma equipe, e dela com as demais equipes do
mesmo projeto.

Comunicação face a face com as partes
interessadas:
• Reuniões formais, previamente convocadas para
esta única e exclusiva finalidade, com pauta
fechada, não podendo tratar de quaisquer outros
assuntos.

Encerramento e documentação final de projetos:
• Avaliação de cada um da equipe como um time;
• Avaliação de cada componente da equipe pelo
gerente do projeto;
• Avaliação dos clientes, usuários e
patrocinador(es);
• Lições aprendidas;
• Relatório Gerencial (sintético) Final do projeto;
• Relatório Analítico Final do projeto;
• Perpetuação da Curva “S” em sua última versão;
• Atestado de Capacidade Técnica ou Declaração de
Capacidade Técnica, emitida pelo cliente ou
patrocinador (preferencialmente por ambos).
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Monitoramento da
Comunicação

Relatório de desempenho:
Relatório de Análise de Valor Agregado - Responde às perguntas:
1) Onde estamos com relação ao custo que foi orçado para o projeto?
2) Onde estamos com relação à data planejada de conclusão do projeto?
3) Onde estamos em relação ao trabalho que já deveria estar concluído?
COTA = Custo Orçado do Trabalho Agendado.
É o custo acumulado que foi orçado para todo o trabalho agendado até um determinado ponto
do projeto.
CRTR = Custo Real do Trabalho Realizado.
É o custo acumulado que foi despendido no trabalho realizado até um marco do projeto.
COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado.
É o custo orçado para o trabalho que foi realizado até uma determinada data.
VC = Variação do Custo (VC=CRTR-COTR)
IDC = Índice de Desempenho do Custo. IDC=COTR/CRTR.
IDC<1: Custo acima do orçado; IDC=1: Custo igual ao orçado; IDC>1: Custo abaixo do orçado.
VP = Variação da Programação (VP=COTA-COTR)
IDP = Índice de Desempenho do Prazo. IDP=COTR/COTA.
IDP < 1: Projeto fora/além do prazo.
IDP ≥ 1: Projeto dentro/aquém do prazo.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Monitoramento da
Comunicação
Relatório de desempenho;
 Gerenciamento das partes
interessadas:

Dá-se por meio de reuniões e da atualização do plano de
comunicação, que em última análise é o que garante o
ajuste das informações aos requisitos estabelecidos pelas
partes interessadas.
Tipos de reuniões existentes em projetos:
• De partida (Kick Off);
• De acompanhamento (Follow Up);
• Para registro e acompanhamento de problemas;
• Para registro e acompanhamento de mudanças;
• Para registro e acompanhamento de ações corretivas;
• Para registro e acompanhamento de ações preventivas;
• Para registro de lições aprendidas;
• De encerramento ou de entrega do projeto (Close Out).
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Melhoria da Comunicação



Relatório de desempenho;
Gerenciamento das partes interessadas;
Plano de Comunicação:
Fase 1 - Partes interessadas no projeto:
Define cada parte interessada e suas expectativas;
Fase 2 - Eventos de Comunicação:
Define o que acontecerá: relatório, reunião, circular,
memorandum, treinamento, apresentação, encontro, palestra,
tele/videoconferência, seminário, congresso, conferência, etc.
Fase 3 - Cronograma de Comunicação:
Define quando cada evento ocorrerá ao longo do
projeto, indicando preferencialmente a semana de ocorrência;
Fase 4 - Formatos de Comunicação:
Define o conteúdo dos instrumentos-chaves de
comunicação. Ex: sumário da situação atual, realizações
atingidas, esforço e custo dispendidos, revisão do plano XYZ.
Fase 5 - Elementos de Comunicação:
Relaciona os elementos de comunicação que
suportam o projeto, definindo os grupos de audiência, os
canais de comunicação, os comunicadores e o fórum
adequado para receber “feedback”.
Gerenciamento da Comunicação em projetos
Lembra-se do objetivo?
Prover conhecimento
necessário à efetiva
gestão de projetos
enfatizando o
compartilhamento
das informações
visando garantir a
disseminação dessas
mesmas informações
às partes
interessadas.
Gerenciamento da Comunicação em Projetos
Feedback
Foi bom pra você?
( ) Sim!;
( ) Sim! Sim!;
( ) Sim! Sim! Sim!;
( ) Sim! Sim! Sim! Sim!;
( ) Sim! Sim! Sim! Sim! Sim!