Insper Instituto de Ensino e Pesquisa Certificate in Business Administration – CBA Antônio João de Sousa Júnior MELHORIA DE PROCESSO EM CONTROLE DE ESTOQUES DE UMA EMPRESA DE PARAFINAS São Paulo 2013 Antônio João de Sousa Júnior MELHORIA DE PROCESSO EM CONTROLE DE ESTOQUES DE UMA EMPRESA DE PARAFINAS Trabalho de Conclusão de curso apresentado ao curso CBA, como requisito parcial a obtenção do Grau de Especialista em Gestão de Negócios do Insper Instituto de Ensino e Pesquisa. Orientadora: Prof.ª Priscila Laczynski de Souza Miguel – Insper Instituto de Ensino e Pesquisa São Paulo 2013 Dedico esse trabalho para Luana Sousa e Paula Sousa, minhas inspiradoras para alcançar todos os objetivos da minha vida. E com certeza o Certificate Administration foi um deles. in Business AGRADECIMENTOS As orientações e discernimento desde busca por um trabalho de conclusão até a finalização do mesmo. Muito obrigado Prof.ª Priscila Laczynski de Souza Miguel. Ao Instituto de Ensino e Pesquisa, pela oportunidade de aprofundar meus conhecimentos administrativos junto com um excelente corpo docente de extremo profissionalismo e experiência. DE SOUSA, Antônio João Júnior. Melhoria de Processo em Controle de Estoques de uma Empresa de Parafinas. São Paulo, 2013. 48 pag. TCC - Certificate in Business Administration. CBA Insper Instituto de Ensino e Pesquisa. RESUMO Este trabalho tem por objetivo abordar os conceitos e ferramentas em Gestão e Monitoramento de Estoques aplicados para obter melhoria dos processos nos produtivos na indústria de parafinas. O estoque é um dos agentes de grande importância e interagem com vários departamentos de uma organização, tais como produção, vendas, compras, financeiro entre outros. Com base na análise do fluxo atual e a necessidade de uma maior competitividade no mercado de parafina, será demonstrado à situação atual da empresa neste setor e os ganhos obtidos através da aplicação de melhores praticas na gestão de estoques e gestão industrial, além de uma explanação geral dos conceitos envolvidos e a importância da gestão e controle de estoques. Palavras-chaves: Controle de Estoque, Monitoramento de Estoque. SUMÁRIO 1. Introdução ............................................................................................................ 2 2. Fundamentação Teórica ..................................................................................... 2 2.1. Planejamento Mestre da Produção ................................................................ 2 2.2. Filosofias Just in Time (JIT) e Total Quality Control (TQC) ............................ 3 2.3. Gestão de Estoques ....................................................................................... 6 2.3.1. Classificação dos Estoques ..................................................................... 7 2.3.2. Plano e Controle de Produção (Production Planning and Control) .......... 7 2.3.3. Administração de Estoques ..................................................................... 8 2.3.4. Classificação ABC dos Estoques............................................................. 9 2.3.5. Avaliação dos estoques ......................................................................... 11 2.3.6. Custo de Estoque .................................................................................. 12 2.3.7. Procedimento de Reposição de Estoque ............................................... 14 2.3.8. Giro de Estoque ..................................................................................... 16 2.4. Processo de Armazenagem ......................................................................... 16 2.4.1. Equipamentos de Armazenagem........................................................... 17 2.4.2. Layout .................................................................................................... 18 3. Descrição da Empresa ...................................................................................... 19 3.1. Sobre a Empresa ......................................................................................... 19 3.2. Processo de Industrialização Parafínica ...................................................... 19 3.3. Estratégia Competitiva ................................................................................. 20 3.4. Produtos ....................................................................................................... 21 3.5. Modelo de Geração de Valor ....................................................................... 21 4. Descrição do Processo Atual ........................................................................... 22 4.1. Mapeamento do Processo Atual .................................................................. 22 4.1.1. Compra de Matéria Prima ...................................................................... 23 4.1.2. 4.2. Estocagem de Matéria Prima e Produto Acabado ................................. 23 Indicadores do Processo Atual ..................................................................... 25 5. Identificação dos problemas e busca de soluções ........................................ 26 6. Soluções e propostas ....................................................................................... 28 7. Descrição do Processo Proposto .................................................................... 31 7.1. Mapeamento do Processo Proposto ............................................................ 31 7.2. Indicadores de Desempenho do processo proposto .................................... 33 8. Projeto de Implementação ................................................................................ 34 8.1. Escopo do Projeto ........................................................................................ 34 8.1.1. Objetivo do Projeto ................................................................................ 34 8.1.2. Entregas ................................................................................................ 34 8.1.3. Premissas .............................................................................................. 34 8.2. Macro – Cronograma ................................................................................... 35 8.3. Orçamento do Projeto .................................................................................. 36 8.4. Fluxo de Caixa do Projeto ............................................................................ 37 8.5. Indicadores Financeiros ............................................................................... 38 9. Conclusão .......................................................................................................... 39 10. Referências Bibliográficas ........................................................................... 40 2 1. INTRODUÇÃO Com o passar dos tempos a indústria veio se fortificando com melhorias de processos industriais, visando uma maior competitividade com reduções de gastos e melhoria continua nos processos industriais. No século XIX, esse processo ganhou ênfase com os estudos de Frederick W. Taylor, que tinha como objetivo aperfeiçoar as operações com novas ferramentas de gestão, melhorando a produtividade e reduzindo custos. Outros estudiosos como Martins e Laugeni (2005), introduziram conceitos em linhas de montagem, manutenções preventivas, controles de processos e mensuração através de indicadores de performance industrial e um desenho das etapas de um processo produtivo, desde a compra da matéria prima até o produto final, facilitando o entendimento industrial e identificando etapas do processos que poderiam ser otimizados ou melhor aplicado, ganhando tempo e reduzindo a ociosidade. Neste trabalho é demonstrada a importância dos conceitos e ferramentas na gestão e controle de estoques e aplicação de melhorias de processos de produção de parafinas e sua estocagem. Para tanto, o estudo realizado¹ tem como base o processo produtivo e de estocagem da empresa JRG Química². No trabalho foram identificados ganho na estocagem das suas matérias primas, produtos acabados, melhoras na armazenagem e a utilização da capacidade produtiva, hoje classificado como um diferencial competitivo neste segmento. _________________________ ¹ Caso desenvolvido pelo aluno do programa Certificate in Business Administration sob orientação da Profª. Priscila Laczynski de Souza Miguel. Nenhuma parte deste caso pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer meio eletrônico ou mecânico inclusive fotocopia gravação ou qualquer outro sistema de armazenamento, sem autorização por escrito da Insper Instituto de Ensino e Pesquisa. Aos infratores aplicaram-se as punições dos artigos 102, 104, 106, da lei 9610 de 19/02/1998. ² Nomes de empresa e pessoas, assim como os dados utilizados são fictícios. 2 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1. PLANEJAMENTO MESTRE DA PRODUÇÃO Segundo Tubino (1997), o planejamento mestre da produção está encarregado de desmembrar os planos produtivos estratégicos de longo prazo em planos específicos de produtos acabados para o médio prazo, no sentido de direcionar as etapas de programação e execução das atividades operacionais da empresa (montagem, fabricação e compras). Como resultado do planejamento mestre de produção, tem-se o chamado Plano-Mestre de Produção (PMP), que considera as necessidades de produtos acabados para cada período analisado. A figura 1 ilustra a conexão entre o planejamento estratégico (plano de produção) e as etapas operacionais. Figura 1: Hierarquia dos Planos Longo Prazo Médio Prazo Curto Prazo Fonte: Tubino (1997) 3 O plano de produção tem um viés por tratativas de famílias de produtos e o PMP é voltado para operacionalização da produção. O planejamento mestre da produção depende do envolvimento direto das áreas de manufaturas, finanças, marketing, engenharia de produção, produção, compras e recursos humanos (TUBINO,1997). a) Manufaturas: Tem por responsabilidades fornecer subsídios para tomada de decisão e usar informação do PMP. b) Finanças: Tem por responsabilidades monitorar os gastos com estoques, hora extra, aquisições de novos equipamentos. c) Marketing: Plano de vendas e previsão de demanda. d) Engenharia de Produção: Fornecer padrões atuais de tempo e consumo de materiais para execução de tarefas. e) Produção: Limitações de capacidade e instalações. f) Compras: Informar suas necessidades referentes à logística de fornecimento externo. g) Recursos Humanos: Plano de contratação e treinamento de pessoal. 2.2. FILOSOFIAS JUST IN TIME (JIT) E TOTAL QUALITY CONTROL (TQC) Na década de 60 a necessidade de um melhor monitoramento e processos produtivos fez com grandes empresas em particular a Toyota Motors Company, pensasse em formas e metodologias para aperfeiçoar seus processos. Esse processo veio se desenvolvendo de acordo com a necessidade de cada empresa, mas principalmente na Ásia, onde a indústria precisava ser mais competitiva com ganhos de margens, esse processo acelerou em meados dos anos 80 com o avanço da tecnologia japonesa, que visava três principais grupos, de acordo com a tabela 1 abaixo (TUBINO, 1997): 4 Tabela 1: Filosofia JIT/TQC Fonte: Tubino (1997) Segundo Tubino (1997), essas questões estratégicas do sistema produtivo têm por objetivo alinhar os pontos operacionais visando à melhoria na comunicação e foco em processos e clientes. Esses pontos estão distribuídos em cinco vieses operacionais: 1) Satisfazer as necessidades dos clientes: significa entender e responder aos anseios dos clientes, fornecendo produtos de qualidade no momento em que for solicitado. Reduzir os custos internos dos clientes; Produzir pequenos lotes com qualidade; Ser flexível; Reduzir os estoques do cliente; Projetar em conjunto com o cliente. 2) Eliminar desperdícios: significa analisar todas as atividades realizadas no sistema de produção e eliminar aqueles que não agregam valor ao produto. Desperdício de superprodução; 5 Desperdício de espera; Desperdício de movimentação e transporte; Desperdício da função processamento; Desperdício de estoques; Desperdício de movimentos improdutivos; Desperdício de produtos defeituosos. 3) Melhorar continuamente: o principio de melhoria contínua, conhecido como Kaizen, significa que nenhum dia deve passar-se sem que a empresa melhore sua posição competitiva. Dessa forma, um problema, ou um erro, acontecido dentro do sistema deve ser visto como uma oportunidade de melhoramento. Zero defeito; Zero estoque; Zero de movimentação; Zero de lead time; Zero de tempos de setups; Lotes unitários. 4) Envolver totalmente as pessoas: mudanças de atitude em termos humanos são solicitadas por toda empresa, principalmente nos níveis gerenciais. A gerência deve travar um compromisso pela participação das pessoas, desenvolvendo treinamentos contínuos em atividades de equipes de trabalho, com o devido aporte financeiro. 5) Organização e visibilidade: É o inicio da luta contra o desperdício e a base para a motivação das pessoas. Tubino (1997) afirma que o diferencial competitivo para as indústrias está na implantação desses pontos com excelência. Além do mais, a própria questão da busca pelo melhoramento contínuo diferenciará as empresas que chegarem à solução mais satisfatória para seus problemas. 6 2.3. GESTÃO DE ESTOQUES Em todas as empresas existe a necessidade de gerir recursos e a gestão dos estoques é o controle e o monitoramento realizado para administrar os recursos de materiais dentro de uma companhia. Ele é o suporte do que deve ser produzido versus o que deve ser comprado para que não haja excesso de estoque, aumentando o custo operacional. Por outro lado a falta de materiais pode acarretar perdas econômicas (GARCIA, 2006). Segundo Corrêa e Corrêa (2011), em geral, o gerenciamento de estoques é um dos assuntos que mais preocupam dos diversos gestores dentro de uma companhia. Além do gestor de operações, o gestor financeiro se preocupa com a quantidade de recursos financeiros que os estoques demandam. O gestor comercial se preocupa com o prejuízo no atendimento ao cliente que uma possível indisponibilidade do estoque de produtos acabados pode acarretar. De acordo com Tubino (1997), a administração dos estoques é a primeira atividade dentro da gama de atividades da programação da produção. Para administrar os estoques, há necessidade de diferenciá-los quanto a suas importâncias relativas, definir tamanho de lotes de reposição, estabelecer modelos que permitam operacionalizar seus controles e dimensionar estoques de segurança. Com a definição do plano mestre de produção a programação da produção estará encarregada em definir o quanto e quando comprar, fabricar e montar cada item que contempla na elaboração do produto acabado, de acordo com o PMP. Como resultado da programação da produção são emitidas ordens de compras para itens comprados, ordens de fabricação para itens fabricados internamente e ordens de montagem para itens de montagem final dos produtos definidos no plano mestre. 7 2.3.1. CLASSIFICAÇÃO DOS ESTOQUES Existem alguns tipos de estoques para classificação de empresas industriais. Conforme a natureza do produto fabricado e a atividade da empresa, eles podem receber algumas classificações (SEVERO, 2006): Estoque de produto em processo: Este tipo de estoques baseia-se essencialmente em todos os artigos solicitados necessários a fabricação ou montagem do produto final, que se encontram nas várias fases de produção (SEVERO, 2006, p. 63). Estoque de matéria prima e materiais auxiliares: Nestes estoques encontramos materiais secundários, como componentes que irão integrar o produto final. São usualmente compostos por materiais brutos destinados à transformação (SEVERO, 2006, p. 62). Estoque operacional: Nestes estoques encontramos materiais secundários, como componentes que irão integrar o produto final. São usualmente compostos por materiais brutos destinados à transformação (SEVERO, 2006, p. 62). Estoque de Produtos Acabados: É o estoque composto pelo produto que teve seu processo de fabricação finalizado. Em empresas comerciais é chamado de estoque de mercadorias. Usualmente são materiais que se encontram em depósitos próprios para expedição. São formados por materiais ou produtos em condições de serem vendidos (SEVERO, 2006, p. 63). Estoques de materiais administrativos: É formado de materiais destinados ao desenvolvimento das atividades da empresa e utilizados nas áreas administrativas da mesmas, tais como, impressos, papel, formulários, etc. (SEVERO, 2006, p. 63). Do ponto de vista administrativo, voltado para a gestão dos recursos, destacam-se os estoques de segurança e estoques mínimos, que servem para garantir o andamento produtivo, mitigando as faltas de materiais (GARCIA, 2006). 2.3.2. PLANO E CONTROLE DE PRODUÇÃO (PRODUCTION PLANNING AND CONTROL) É o processo utilizado no gerenciamento das atividades de produção. É um sistema que gerencia os recursos operacionais com envolvimento de planejamento industrial (o que produzir e quando), programação (recursos 8 usados para operação com inicio e fim do fluxo de trabalho) e o controle com o monitoramento e correção dos desvios da produção (TUBINO, 1997). Dentro da hierarquia em que estão distribuídas as funções do PCP, a programação de produção é a primeira dentro do nível operacional de curto prazo. A figura 2 mostrará a sequência de funções (TUBINO, 1997). Figura 2: Sequência de Funções PCP Longo Prazo Médio Prazo Curto Prazo Fonte: Tubino (1997) 2.3.3. ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES Tubino (1997), afirma que as empresas trabalham com diferentes tipos de estoque que tem a necessidade de serem administrados. As principais funções destes tipos de estoques estão identificadas em: Garantir a independência entre etapas produtivas: a colocação de estoques amortecedores entre etapas de produção ou distribuição da cadeia produtiva permite que estas etapas possam ser encaradas como independentes das demais (TUBINO, 1997, p. 106). 9 Permitir uma produção constante: sistemas produtivos que possuem variações sazonais em sua demanda ou em suas matérias primas estocam produtos acabados ou matérias primas para evitar que o ritmo de produção sofra grandes saltos nestes períodos (TUBINO, 1997, p. 107). Possibilitam lotes econômicos: algumas etapas do sistema produtivo só permitem a produção ou a movimentação econômica de lotes maiores do que a necessidade de consumo imediata, gerando um excedente que precisa ser administrado (TUBINO, 1997, p. 107). Reduzir os leads times produtivos: a manutenção de estoques intermediários dentro dos sistemas produtivos permite que os prazos de entrega dos produtos possam ser reduzidos, pois ao invés de esperarmos pela produção ou compra de um item, podemos retirá-lo do estoque e usá-lo imediatamente (TUBINO, 1997, p. 107). Como fator de segurança: variações aleatórias na demanda são administradas pela colocação de estoques de segurança baseados em erro do modelo de previsão. Outros problemas como a quebra de máquinas, o absenteísmo, a má qualidade do que é produzida, uma programação da produção ineficiente, entrega de fornecedores fora do prazo e etc. também são administrados com a colocação de estoques protetores (TUBINO, 1997, p. 107). Para obter vantagem de preço: algumas empresas incrementam seus níveis de estoques para se prevenir de possíveis aumentos de preços, normalmente dos materiais comprados, ou ainda, compram em quantidades superiores às necessidades visando obter descontos no preço unitário. De outro modo, as empresas também aumentam os níveis de estoque de produtos acabados quando sentem que seus preços no mercado irão subir (TUBINO, 1997, p. 107). 2.3.4. CLASSIFICAÇÃO ABC DOS ESTOQUES Na administração de estoques, a classificação pelo método baseado em atividades mais utilizado é pela demanda valorizada, volume e custo unitário. As classes são caracterizadas de menor para maior, ou seja, a classe A é que tem menor participação e assim sucessivamente. A tabela 2 e 3 e o gráfico 1 ilustram com mais precisão a classificação dos grupos. 10 Tabela 2: Dados para o exemplo Item X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8 X9 X10 Demanda Anual 9.000 4.625 1.075 15.000 59.500 16.000 10.000 4.250 13.500 1.000 10 4 80 1 5 5 2 50 1 17 Custo Unitário Fonte: Dalvio Ferrari Tubino (1997) Tabela 3: Cálculo das classes Ordem Item Demanda % Valorizada Individual Demanda Valorizada Acumulada % Acumulado Classe 1 X5 297.500 35,0 297.500 35,0 A 2 X8 212.500 25,0 510.000 60,0 A 3 X1 90.000 10,6 600.000 70,6 B 4 X3 86.000 10,1 686.000 80,7 B 5 X6 80.000 9,4 766.000 90,1 B 6 X7 20.000 2,4 786.000 92,5 C 7 X2 18.500 2,2 804.500 94,6 C 8 X10 17.000 2,0 821.500 96,6 C 9 X4 15.000 1,8 836.500 98,4 C 10 X9 13.500 1,6 850.000 100,0 C Fonte: Dalvio Ferrari Tubino (1997) 11 Figura 3: Gráfico Classificação ABC B A C Fonte: Dalvio Ferrari Tubino (1997) 2.3.5. AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES Pozo (2002) propõe que uma atividade importante dentro do conjunto da gestão de estoque é prever o valor do estoque em intervalo de tempo adequado e gerenciá-lo, comparando-o com o planejado, e tomar as devidas ações quando houver desvios de rota. Os fatores que justificam a avaliação de estoque são: a) assegurar que o capital imobilizado em estoque seja o mínimo possível; b) assegurar que estejam de acordo com a política da empresa; c) garantir que o valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de decisão; d) evitar desperdícios como obsolescência, roubos, extravios etc. Torna-se uma perfeita avaliação financeira do estoque para proporcionar informações exatas e atualizadas das matérias-primas e produtos 12 em estoques sob responsabilidade da empresa. Essa avaliação é feita com base nos preços dos itens que se tem em estoque. O valor real de estoque que dispomos é feito por dois processos; um por meio das fichas de controle de cada item de estoque, e o segundo por meio de inventário físico. No primeiro processo, a empresa o utiliza para estipular o preço de seu produto e valorização contínua de seu estoque e, também, para controlar a gestão integrada da empresa. Nesse procedimento, podemos avaliar os estoques pelos métodos de Custo Médio, Peps e Ueps. Vale ressaltar que, para as regras contábeis brasileiras, a metodologia de custeio utilizada é custo médio (RESULUÇÃO CFC n° 750/93). Esse processo tem por metodologia a fixação de preço médio entre todas as entradas e saídas. É baseado na cronologia das entradas e saídas. O procedimento de baixa dos itens de estoque é feito normalmente pela quantidade da própria ordem de fabricação e os valores finais de saldo são dados pelo preço médio dos produtos. 2.3.6. CUSTO DE ESTOQUE De acordo com Francischini (2002, p. 162 – 170), existem preocupações relacionadas ao gerenciamento de estoques e estão voltadas ao custo que o estoque pode gerar, tais como: a) custo de aquisição; b) custo de armazenagem; c) custo de pedido; d) custo de falta. As empresas em geral devem manter controles que monitoram os itens geradores de custos no estoque para manter sua sobrevivência diante dos concorrentes. O valor pago pela empresa que adquire materiais para o processo produtivo é conhecido como custo de aquisição. Geralmente estão nos setores de compras das empresas e tem papel crucial na negociação de bons preços de negociação para reduzir custos. 13 Custo de Aquisição = Preço Unitário versus Quantidade Adquirida ou CAq = Pu x Q Custo de Armazenagem o Administrador de Materiais é o responsável por manter esse custo no nível mais baixo possível, pois se trata de um dos itens que mais oneram a empresa em sua lucratividade. Programas de melhoria de produtividade baseados em just-in-time têm como objetivo principal manter esse custo próximo a zero. O custo de armazenagem de determinado item i em estoque pode ser calculado pela fórmula: Custo de Armazenagem = Estoque Médio x Preço Unitário x Tempo em Estoque x Custo de Armazenagem Unitário ou CAmi = EMi x PMUi x T x CAmu em que: CAmi = Custo de Armazenagem do item i EMi = Estoque Médio do item i no tempo T PMUi = Preço Médio Unitário do item i estocado no tempo T T = Tempo em Estoque CAmu = Custo de Armazenagem Unitária Custo de pedido é o valor gasto pela empresa para que determinado lote de compra possa ser solicitado ao fornecer e entregue na empresa compradora. Se o custo de armazenagem está diretamente ligado à área de armazenagem, o custo de pedido refere-se aos custos administrativos e operacionais da área de compras. Além do custo administrativo da área de Compras, o fornecedor pode cobrar fretes adicionais e/ou a empresa incorrer em custos de inspiração para lotes parcelados de um mesmo pedido. CP = N(CPAU + CPVU) 14 em que: CP = Custo de pedido n = Número de pedido CPAu = Custo de Pedido Administrativo unitário CPVu = Custo de Pedido Variável unitário Custo de falta de um item em estoque pode causar diversos e, muitas vezes, grandes prejuízos à empresa compradora. O problema é que esse tipo de custo é difícil de ser calculado com precisão, uma vez que envolver uma série de estimativas, rateios e valores intangíveis. De acordo com Dias (1993, p.53), podem-se determinar os custos de falta de estoque ou custo de Ruptura das seguintes maneiras: Por meio de lucros cessantes, devidos à incapacidade de fornecer. Perdas de lucros, com cancelamento de pedidos; Por meio de custos adicionais, causados por fornecimentos em substituição com material de terceiros; Por meio de custos causados pelo não cumprimento dos prazos contratuais como multas, prejuízos, bloqueio de reajuste; e Por meio de quebra de imagem da empresa, e em consequência beneficiando o concorrente. 2.3.7. PROCEDIMENTO DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUE Segundo Francischini (2002, p. 152 - 153), as falhas mais críticas no procedimento de reposição de estoque ocorrem em três pontos principais: Aumento repentino de demanda – aumentos não previstos da demanda do item em estoque podem ocorrer por várias causas, como, por exemplo: a chegada de um grande pedido do produto final para determinado cliente, o aumento da produção para estocagem do produto final, promoções, etc. 15 Demora no processo do Pedido de Compra – falhas no sistema de informação do Almoxarifado ou da área de Compras podem incorrer em demoras excessivas na expedição do pedido; Atrasos de entrega pelo fornecedor – o fornecedor nem sempre tem condições de cumprir seus prazos de entrega em virtude de problemas no seu sistema de produção, transporte ou dependência de liberação alfandegária. Assim, a maneira mais comum de tratar com esse problema é dimensionar um estoque mínimo ou estoque de segurança que fique a disposição dos usuários em casos de eventualidades ou imprevistos. O estoque mínimo ou estoque de segurança, de acordo com Pozo (2002, p. 61 – 62) é uma forma de mitigar riscos operacionais. Existem algumas variáveis externas e internas que podem atrapalhar o bom andamento do processo produtivo, como atrasos de entregas do fornecedor, mais conhecido como tempo de fornecimento (TR). Ou mesma, uma rejeição das compras efetuadas por danos ao material comprado ou erros no pedido de compra. As empresas devem ter os estoques de segurança como um indicador de performance operacional e devem ser úteis para medir a qualidade das etapas operacionais. Ou seja, uma vez que o estoque de segurança seja utilizado no período, não é mais segurança e sim consumo. Para o melhor entendimento, existe uma forma de calcular esse risco. Método do grau de risco ES = C x K onde: ES = Estoque de Segurança C = Consumo médio no período K = Coeficiente de grau de atendimento 16 Método com Variação de Consumo e/ou Tempo de Reposição ES = (Cm – Cn) + Cm x Ptr onde: ES = Estoque de segurança Cn = Consumo normal do produto Cm = Consumo maior previsto do produto Ptr = Porcentagem de atraso no tempo de reposição Pode-se resumir de segurança como estoque de produto para suprir determinado período, além do prazo de entrega para consumo ou vendas, prevenindo possíveis atrasos na entrega por parte do fornecedor. Os estoques de segurança deverão ser maiores quanto maior for a distância do fornecedor ou mais problemático for o fornecedor com relação aos prazos de entregas. 2.3.8. GIRO DE ESTOQUE O giro de estoque é um dos indicadores mais significativo da eficiência na indústria seja qual for o segmento de atuação. Quando bem rápido e eficiente, com o mesmo valor investido, gerará mais lucro para companhia. De acordo com Francischini (2002, p. 161), giro ou rotatividade de estoque é definido como número de vezes em que o estoque é totalmente renovado em um período de tempo, geralmente anual. É calculado pela fórmula: Giro = Demanda Média no Período ÷ Estoque Médio no Período 2.4. PROCESSO DE ARMAZENAGEM A armazenagem de matérias merece um planejamento especifico, já que condições impróprias de materiais geram desperdícios, devido à dificuldade de 17 acesso, controle do estoque entre outros, ele continua, afirmando que a armazenagem é uma operação que não acrescenta valor ao produto, mas aumenta o seu custo. Desta forma faz-se necessário um sistema de armazenamento eficiente e que por consequência gere o menor custo possível. A estocagem é aliada a uma série de funções voltadas para a movimentação, tais como consolidar, separar, classificar e preparar as mercadorias para despacho. A armazenagem é a denominação ampla que inclui todas as atividades de um local destinado à guarda temporária e à distribuição de materiais, tais quais, depósitos, almoxarifado e centros de distribuição entre outros (MOURA, 2005). Dois fatores importantes influenciam no processo de estocagem: um em função das características do material, que explora possibilidades de agrupamentos por tipo, tamanho, frequência de movimentação, ou mesmo até a estocagem por tipo de material que seja usado em um departamento específico. E o outro em função das características do espaço, e a forma com que se pretende utilizar este espaço, considerando o tamanho, características da construção (paredes, pisos etc.), localização em consonância às demais áreas de empresa que se relacionam critérios de disponibilidade, existência de filas para atendimento, etc. 2.4.1. EQUIPAMENTOS DE ARMAZENAGEM No mercado existem vários tipos de equipamentos destinados a armazenagem dos estoques, dentre os quais destacaremos: paletes, porta paletes e drive in. De acordo com Fernandes (1991, p. 113) paletes são estruturas de armazenagem de produtos que viabiliza o transporte de carga através do uso de paleteiras e empilhadeiras, tendo vantagem de custos, redução hora/homem, rapidez na estocagem, redução de acidentes pessoais, diminuição de danos ao produto. 18 Porta paletes são estruturas que permitem a movimentação das cargas armazenadas com facilidade, não tendo a necessidade de retirada de produto. Ou seja, ele se locomove sem a necessidade de retirada de produtos. O sistema de armazenagem drive in possui uma cubagem maior de produtos, aumentando a capacidade de estocagem do armazém. 2.4.2. LAYOUT De acordo com Martins e Laugeni (2006) para elaboração do layout, são necessárias informações sobre especificações e características do produto, quantidades de produtos e de materiais, espaço necessário para cada equipamento, incluindo espaço para movimentação do funcionário, estoques e manutenção e informação sobre o recebimento, expedição, estocagem de matérias primas e produtos acabados e transportes. De acordo com Moura (1997), o layout deve ter por objetivo: Assegurar a utilização máxima do espaço; Proporcionar movimentação de materiais da forma mais eficiente; Permitir estocagem mais econômica, minimizando as despesas de equipamento, espaço danos de material e mão-de-obra do armazém; Proporcionar a máxima flexibilidade do sistema que atenda as necessidades de mudança de estocagem e movimentação, e; Permitir a boa organização. 19 3. DESCRIÇÃO DA EMPRESA 3.1. SOBRE A EMPRESA A JRG Química é uma indústria de médio porte atuante no setor de parafinas e especialidades, fundada em 1991 na cidade de Franca no estado de São Paulo. Em função do crescimento da demanda por seus produtos a base de parafinas, em 1996 houve a necessidade da ampliação do polo industrial que desde então atuava somente com um maquinário especifico para entabletamento de parafina. A empresa produz produtos para diferentes segmentos de mercado com mais 60 produtos específicos para cada setor, que vão desde o fabricante de leva até indústrias de pneus. Em 2002 a empresa ampliou seu portfolio de produtos e iniciou o processo de vendas internacionais, com forte atuação no setor de embalagens flexíveis e produtos desenvolvimento. especiais Grandes com forte investimentos atuação foram em feitos pesquisa em e estruturas organizacionais para atender a demanda de novos clientes e manter o pronto atendimento no mercado nacional e internacional. 3.2. PROCESSO DE INDUSTRIALIZAÇÃO PARAFÍNICA A industrialização de parafinas consiste em elaborar produtos em três formas padrões de mercado, que por sua vez são direcionadas as linhas de produção de acordo com as características do produto, que são: Tabletes, Lentilhas e Pós. Esses produtos passam por um processo de aquecimento e refrigeração que estão atrelados ao processo produtivo e maquinário utilizado. 20 Figura 4: Produtos Tablet, Pós e Lentilha. As matérias primas podem ser de forma liquida ou sólida, onde ambas passam por um processo de derretimento e aquecimento em tanques e misturas aditivadas para o composto do produto final. Mais de 70% das matérias primas é por forma sólida e passa por um processo manual para serem alocadas nos tanques de aquecimento. Os 30% das matérias primas liquidas, o processo de produção é simples, pois existem conexões entre os tranques de armazenagens com as maquinas que produziram os produtos. Porem ambas as formas geraram produtos acabados de acordo com as imagens da figura 4 e são ensacados e armazenados em espaços físicos determinados. 3.3. ESTRATÉGIA COMPETITIVA A estratégia da JRG Química está voltada para liderança de custos, com a característica de um escopo amplo, atendendo há diversos segmentos de mercado, com produtos patenteados e padrão de mercado, onde hoje é referência para novos clientes que buscam um produto com preço competitivo e de alta performance. Ou seja, o que faz hoje a empresa ter um ganho de margem é um trabalho de excelência em pesquisa e desenvolvimento e a busca constate na redução de custo. 21 3.4. PRODUTOS Os produtos da JRG Química são elaborados pelo setor que desenvolve produtos de acordo com a especificação e necessidade do cliente. Atuando com mais de 20 linhas de produtos para seis segmentos específicos: a) velas; b) borrachas; c) pisos de madeira; d) ceras microcristalinas (indústria alimentícia, explosivos, PVC); e) Cosméticos. 3.5. MODELO DE GERAÇÃO DE VALOR A JRG Química tem como geração de valor a inovação dos seus produtos com investimentos em pesquisas e desenvolvimento, melhorando a performance e reduzindo custos, com importação de matérias primas e misturas (blends), satisfazendo as necessidades dos clientes e alavancando as margens. Hoje a empresa tem um desenho baseado em liderança de custos, de acordo com a estratégia competitiva genérica (Porter, 1991), pois além dos lançamentos de novos produtos, trabalha na sistemática de produção em escala, reduzindo os custos fixos e otimizando a capacidade produtiva dos maquinários. Figura 5: Estratégias Competitivas Genéricas Fonte: Porter (1991) 22 4. DESCRIÇÃO DO PROCESSO ATUAL 4.1. MAPEAMENTO DO PROCESSO ATUAL O processo de produção da JRG Química é relativamente simples, pois a empresa tem um sistema de automação industrial bem ativo, gerando pouca ociosidade nas etapas produtivas. Porém, ao longo dos anos, a empresa apresenta uma distorção no planejamento de custos de fábrica versus a realização do custo médio efetivo, muito em função da armazenagem do produto acabado e matéria prima. Com os processos industriais com foco em redução de custos, as linhas de industrialização atuam com 95% da capacidade total, gerando um ganho de custo, mas não tem a capacidade de armazenar seus produtos no armazém, gerando um custo extra de aluguel de armazém de terceiros. Para o melhor entendimento do processo atual, a figura 6 mostrará as etapas fabris até a entrega do produto para o cliente. Figura 6: Fluxo do processo atual 23 O fluxo mostra a operação simples do processo produtivo até a entrega no cliente e as etapas de controles que devem ser feitos. Como visto na figura 6, existem duas etapas de estocagem, que são separadas em matéria prima e produto acabado. 4.1.1. COMPRA DE MATÉRIA P RIMA A JRG Química tem como padrão comprar as matérias primas com a programação trimestral para o melhor acompanhamento do estoque. Como a empresa trabalha com duas linhas de produtos (importado e nacional), a programação de compra, principalmente da matéria prima importada, deve ter um controle contemplando o tempo que a matéria prima chega até o armazém para ser utilizada para linha de produção. Para matéria prima nacional, a empresa tem uma cota pré-estabelecida com a Petrobrás e suas retiradas são programadas com até uma semana de antecedência. Esse controle é monitorado pelos setores de compras e financeiro, pois existem encargos financeiros com a compra da matéria prima da Petrobrás a prazo e caso a empresa queira essa desoneração de encargos financeiros, a JRG Química deve comprar a matéria prima à vista. Esse ganho na desoneração é de 1,78% por lote de compra. 4.1.2. ESTOCAGEM DE MATÉRIA PRIMA E PRODUTO ACABADO O processo de estocagem das matérias primas da JRG Química segue algumas etapas para posteriormente serem armazenadas em vilas e encubadas em gaiolas. Para o melhor entendimento das etapas, será identificado em quatro etapas conforme identificado na figura 7 abaixo. 24 Figura 7: Etapas do processo de Armazenagem de Matéria Prima 1 2 3 4 Recebimento Controle e Conferência Expedição Armazenagem O processo de estocagem dos produtos acabados passa por um processo de resfriamento e ensacamento, através de um equipamento (big bag) para que, depois, a equipe de expedição os aloque de acordo com o mapa de estocagem preparado pelo chefe de produção passa para equipe. A figura 8 demonstra essas etapas. Figura 8: Etapas do processo de Armazenagem de Produtos acabados (PAs) 25 4.2. INDICADORES DO PROCESSO ATUAL As etapas do processo geral de produção são medidas através de indicadores, que medem a desempenho de acordo com o planejamento de produção da JRG Química. Tabela 3: Indicadores de Desempenho do Processo Atual Medição Fórmula Número de Setups Ʃ número de setups / mês Meta Desempenho Responsáveis Periodicidade Atual Inventário MP Contagem das MPs físicas versus Posição <200 <225 Gerente Industrial Mensal 0,5% 2% da Movimentação Mês Gerente Industrial Mensal 0% 3% da Movimentação Mês Gerente Industrial Mensal de Utilização Inventário PA Contagem das PAs físicos versus Posição de Utilização As metas para definição de todos os indicadores são definidas de acordo com os dados desses mesmos indicadores medidos no ano anterior. Para todos esses indicadores são medidos os impactos financeiros e as perdas ocasionadas em relação ao resultado anual (Demonstração de Resultado do Exercício) da JRG Química, conforme tabela 4 abaixo: 26 Tabela 4: Demonstração de Resultado Histórica Resultado Anual Volume (Tons) Preço Médio Receita Líquida Matéria Prima Perda de MP Mão de Obra Ociosidade GGF Inventário Anual Margem Bruta Margem Bruta % 2008 2009 2010 2011 36.000 75,3 36.720 76,8 37.822 78,3 37.065 76,8 2.710.800 2.820.316 2.963.024 2.845.689 2.304.180 27.108 25.478 488 80.783 135.540 2.425.472 22.563 27.007 406 82.399 138.251 2.607.461 14.815 28.897 267 84.871 142.398 2.504.206 36.994 31.642 74 83.173 139.550 137.223 124.219 84.315 50.049 5% 4% 3% 2% 5. IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS E BUSCA DE SOLUÇÕES A JRG Química tem como processo de melhoria contínua identificar os problemas ocorridos no ano anterior e criar alternativas para mitigar essas falhas processuais e perdas no resultado. No ano de 2008, como identificado na tabela 4 a JRG Química iniciou o processo para tentar diminuir as contas de inventário anual e perdas de MPs no processo. Um dos passos identificados era que as conferências tinham falhas sistêmicas e por este motivo o inventário anual sempre tinha diferenças apontadas no final o ano. As justificativas eram que os processos deveriam ter uma periodicidade mais constante ao longo do ano, para eliminar essa perda e aumentar o ganho no resultado anual. Foram feitas revisões nos processos de produção e controles existentes, onde foi identificada que o maior gerador de diferenças em inventário eram os processos de recebimento de matéria prima e sua estocagem, e também a estocagem das matérias primas acabadas, que por sua vez, não tendo um espaço alocado, gera perda de produtos e dificuldades na contagem. 27 Figura 9: Etapas do processo de armazenagem e oportunidades Dessa forma, a JRG Química resolveu entender melhor o processo e atacá-lo com automação nessas duas etapas. Além de identificar as falhas no apontamento, um dos processos que sempre gerou um trabalho desgastante na contagem dos produtos para inventário, era a forma que eles eram armazenados nas gaiolas. A figura 10 mostra como os produtos ficavam no estoque. Figura 10: Armazenagem dos produtos. 28 A JRG Química também tinha dificuldades em identificar os produtos, pois eram coladas etiquetas que visivelmente dificultavam a identificação na contagem para o inventário. A figura 11 ajuda a identificar como eram identificados esses produtos. Figura 10: Etiquetas de identificação dos produtos 6. SOLUÇÕES E PROPOSTAS Foi feito um benchmark com uma empresa de outro segmento, que por sua vez tinha uma estrutura física de armazenagem muito semelhante à da JRG Química. O sistema de armazenagem de uma linha especifica da empresa (que foi feito o bechmark) consistia em um processo de identificação dos produtos por código de barra e controle sistêmico. Esses códigos eram coletados, através de um equipamento coletor de dados que gera informações automáticas para o sistema integrado da empresa. 29 Figura 12: Integração com o sistema ERP De acordo com a figura 12, quando a matéria prima ingressa no armazém, a conferência antes manual, passou a ser automática com o código do cliente e produto, colando uma etiqueta gerada pelo sistema e monitorada de acordo com o pedido de compra. Esse processo passava por um conferente que confrontava o pedido com os produtos entregues e posteriormente gerava a baixa do pedido de compras e inclusão no armazém da fábrica (feito benchmark), que por sua vez tinha um desenho fabril que também era muito semelhante com o da JRG Química. A figura 13 identifica a estrutura de armazenagem e layout da empresa benchmark. 30 Figura 13: Processo de Armazenagem da empresa feito Benchmark O benchmark feito pela JRG Química foi de extrema importância para a melhoria do processo, visto que as etapas de armazenagem eram bem semelhantes, sendo as únicas alterações na estrutura de armazenagem em tanques (forma líquida), que a JRG Química utiliza quatro tanques e tem as vilas de armazenagem mais ampla. De acordo com a figura 14 fica mais clara a estrutura da JRG Química de armazenagem. Figura 14: Processo de Armazenagem da JRG Química. 31 Em complemento aos coletores de dados para o monitoramento das entradas e saídas da fabrica, um dos processos que também foi identificado como possível melhoria é a forma que os produtos acabados eram armazenados. Para melhoria do processo foi implantado porta paletes, com o objetivo de melhorar a cubagem dos produtos acabados e matéria prima em porta paletes. A figura 15 mostra a estrutura de porta paletes implantada na JRG Química. Figura 15: Porta paletes e armazenagem de produtos da JRG Química 7. DESCRIÇÃO DO PROCESSO PROPOSTO 7.1. MAPEAMENTO DO PROCESSO PROPOSTO Com a mudança no processo de estocagem da JRG Química, espera-se que haja uma melhor organização nos estoques da companhia e melhoras no processo de inventário anual. Para o melhor entendimento será apresentado um descritivo do novo processo de estocagem. 32 a) Estocagem de matéria prima A primeira etapa do processo de estocagem está na organização e automatização do processo na entrada da matéria prima na fábrica. Na identificação dos produtos e as conferências de unidades e qualidade, será gerado um código de barra para identificação dos produtos e endereçamento de onde as matérias primas serão alocadas. b) Utilização da matéria prima De acordo com a demanda e necessidade de produção, o chefe de expedição disponibilizará as matérias primas para produção dando baixa nos códigos de barra com os coletores, e saída do armazém de estocagem de matéria prima. c) Estocagem de produto acabado Após o resfriamento e os produtos devidamente ensacados, será identificado com um código de PA através de informações sistêmicas dos lotes produzidos e conduzidos para as vilas de estocagem. O endereçamento das vilas será monitorado de acordo com os lotes de produção do período nos drive in, para que se tenha o controle de validade e custo do produto estocado. d) Inventário dos produtos No final de cada dia, o sistema irá gerar informações de produção e o que foi devidamente estocado, conferindo os lotes de entrada de matéria prima no armazém, o que foi produzido no dia e o que foi dado como saída da fábrica (venda). Essa conciliação será feita automaticamente, pois o sistema registra as entradas e saídas em tempo real, aumentando a confiabilidade do estoque. 33 7.2. INDICADORES DE DESEMPENHO DO PROCESSO PROPOSTO A tabela 5 mostra o quadro de indicadores atuais e as metas a serem alcançadas e também alguns novos indicadores que por sua vez fazem parte do processo de mudança. Tabela 5: Painel de indicadores adicionais proposto Medição Fórmula Meta Responsáveis Periodicidade Número de Setups Ʃ número de setups / mês <200 Gerente Industrial Mensal 0,5% Gerente Industrial Mensal Inventário MP OBS: Contagem das MPs físicas versus Posição de Utilização Inventário PA Contagem dos PAs físicos versus 0% Gerente Industrial Mensal Posição de Utilização Acurácia de Estoque Itens corretos / Itens verificados >99% Chefe de Expedição e Produção Diário Qualidade do Fornecedor Itens com defeitos / Total de Itens <2% Gerente de Compras Por ocorrência Somente serão dos como PAs os itens que tiverem 100 % aptos para venda. 34 8. PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO 8.1. ESCOPO DO PROJETO 8.1.1. OBJETIVO DO P ROJETO O projeto de implementação para melhoria de controle de estoque da JRG Química, são voltados para automatização do processo de estocagem de matéria prima e produtos acabados, para obter os seguintes resultados finais: Perda de matérias primas Perda de produtos acabados Melhor acuracidade de estoque Reduzir as perdas por inventário anual A expectativa de gastos na aquisição de equipamentos e implementação do projeto é no máximo um ano, não excedendo o montante de R$ 800 mil. 8.1.2. ENTREGAS As entregas ao longo do projeto serão as seguintes: Treinamento dos funcionários envolvidos; Parametrização do ERP; Manual de uso dos equipamentos; Aprovação e implementação do módulo de gestão de estoque do ERP. 8.1.3. PREMISSAS Recursos financeiros próprios; Prazo máximo é 2 anos, desde que os recursos financeiros não ultrapassem o montante de R$ 800 mil; Contratação de empresa especializada e equipe interna. 35 8.2. MACRO – CRONOGRAMA Figura 16: Macro Cronograma do Projeto 36 8.3. ORÇAMENTO DO PROJETO Os gastos do projeto estão separados em aquisições e gastos com consultoria e despesas com viagens e estadia. Valor Itens Unidade R$ Porta Paletes / Drive-in + Instalação 1 366.000 N/A 180.000 Revisão da Planta da Fábrica 1 12.000 Empilhadeira 2 150.000 N/A 40.000 Paletes Infra Rádio Frequência (Antenas, coletores e Impressoras). Consultoria 40.000 Despesas de Viagens e Estadia 12.000 TOTAL 800.000 Tabela 6: Gastos na Implantação do Projeto Natureza dos Gastos 8% 92% Investimentos Figura 17: Natureza do Gasto Despesas 37 8.4. FLUXO DE CAIXA DO PROJETO Tabela 7: Fluxo de Caixa do Projeto 38 8.5. INDICADORES FINANCEIROS Índices financeiros de avaliação do projeto - 5 anos Taxa Mínima de Atratividade (TMA) 25,00% TIR (Taxa Interna de Retorno) 61,99% Payback descontado (TIR) 1,4 VPL (Valor Presente Líquido) R$ 410.527,03 VPL(+) VPL(-) R$ 979.014,04 R$ 696.480,00 VAUE (Lucro médio por Periodo) R$ 105.059,36 IL (Índice de Lucratividade) R$ 1,41 TR (Taxa de Rentabilidade) R$ 0,41 39 9. CONCLUSÃO Na implementação da identificação dos produtos e os portas pallets da JRG Química, a empresa ganhou em cubagem e organização, trazendo mais produtividade nas contagens de produtos para o inventário e reduzindo as perdas não identificadas das matérias primas. Através das novas ferramentas de automatização a empresa reduziu seu inventário anual de R$139.550 em 2011 para R$ 12.877 em 2012. Um ganho efetivo direto no resultado e um armazém com mais espaço para armazenagem de matéria prima e produto acabado. 40 10. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CORRÊA, Henrique L. Planejamento, programação e controle de produção. São Paulo, Atlas, 2011. FERNANDES, José Carlos de Figueiredo - Administração de material: um enfoque sistêmico: teoria e prática. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos Editora, 1981. FRANCISCHINI, Paulino. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo, Pioneira, 2002. GARCIA, E. S. et al.; Gestão de Estoques: Otimizando a Logística e a Cadeia de Suprimentos. Rio de Janeiro: E-Papers Serviços Editoriais, 2006. MARTINS, Petrônio G.; LAUGENI, Fernando Piero. Administração da Produção. 2ª Edição. São Paulo: Editora Saraiva 2005. MOURA, Reinaldo A. Manual de logística – Armazenagem e Distribuição Física, volume 2. São Paulo: IMAM, 1997. PORTER, Michael E. Estratégia Competitiva. 2° edição. Rio de Janeiro: Editora Campus, 1991. POZO, Hamilton. Administração de recursos Materiais e Patrimoniais. São Paulo, Atlas, 2001. RESULUÇÃO CFC n° 750/93, Princípios de Contabilidade. Diário Oficial da União 31.12.1993 SEVERO Filho, João. Administração de logística integrada: materiais, PCP e marketing. 2° ed. Rio de Janeiro: E-papers, 2006. TUBINO, Dalvio Ferrari. Manual de planejamento e controle de produção. São Paulo: Atlas, 1997. 41