Casa Civil da Presidência da República
Arquivo Nacional
Coordenação Geral de Gestão de Documentos
Ana Celeste Indolfo
A Gestão de Documentos nas Instituições
Federais de Ensino Superior
FORUM PERMANENTE DE ARTE E CULTURA
”Pesquisa em acervos e o acesso ao
conhecimento e a cultura: os instrumentos de
gestão de documentos”
Universidade Estadual de Campinas
Auditório da Biblioteca Central Cesar Lattes
3 de outubro de 2007
Objetivo do evento

abrir espaço a troca de
experiências na
elaboração de planos de classificação, tabelas
de temporalidade e demais instrumentos de
gestão de documentos em instituições
universitárias e de pesquisa, socializando o
conhecimento de conceitos e métodos
aplicados no Brasil
Para começar o intercâmbio alguns
esclarecimentos se fazem necessários:



legislação arquivística
funções do CONARQ
atribuições do Arquivo Nacional
Preceito constitucional


Cabem à administração pública, na
forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as
providências para franquear sua
consulta a quantos dela necessitem
(inciso 2° do art. 216 da Constituição da República
Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988)
LEI Nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991


dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados
esse ato legal contém conceitos e definições
que regulam questões fundamentais no
gerenciamento de acervos arquivísticos
públicos e privados
LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991


Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão
documental e a proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento
científico e como elementos de prova e informação.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
LEI Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991


Art. 9º - A eliminação de documentos
produzidos por instituições públicas e de
caráter público será realizada mediante
autorização da instituição arquivística
pública, na sua específica esfera de
competência.
Art. 10 - Os documentos de valor
permanente
são
inalienáveis
e
imprescritíveis.
DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002

Regulamenta a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.

Do Conselho Nacional de Arquivos

Da Gestão de Documentos da Administração Pública Federal
DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002

Art. 1° - O Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de
8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir
a política nacional de arquivos públicos e
privados, bem como exercer orientação
normativa visando à gestão documental e à
proteção especial aos documentos de arquivo.
DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002

Art. 7° - O CONARQ poderá constituir câmaras
técnicas e comissões especiais, com a finalidade
de elaborar estudos, normas e outros
instrumentos necessários à implementação da
política nacional de arquivos públicos e privados
[...] bem como câmaras setoriais, visando a
identificar, discutir e propor soluções para
questões temáticas que repercutirem na estrutura
e organização de segmentos específicos de
arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.
Breve histórico da atuação de duas
Câmaras Técnicas
Câmara Técnica de Classificação de Documentos
e
Câmara Técnica de Avaliação de Documentos
foram criadas em 1995


Finalidade: elaborar planos de classificação de documentos de
arquivo e planos de destinação e tabelas de temporalidade
Objetivos: racionalizar a produção documental; reduzir os
custos operacionais; garantir a preservação de documentos e
agilizar a recuperação das informações
Breve histórico da atuação de duas Câmaras Técnicas (cont.)



as duas Câmaras Técnicas, em conjunto, apresentaram dois
instrumentos, que foram aprovados pelo Plenário do Conselho e
resultaram na publicação da Resolução nº 4, em março de 1996, do
CONARQ, que “dispõe sobre o Código de classificação de documentos
de arquivo para administração pública: atividades-meio” e “aprova
Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de
arquivo relativos às atividades meio da administração pública"
os referidos instrumentos passaram a ser implantados nos órgãos do
Poder Executivo Federal, por força do Decreto n° 2.182, de 20 de
março de 1997 (hoje reiterado pelo Decreto n° 4.073, de 3 de janeiro de 2002)
após um período experimental, o Plenário do CONARQ aprovou versão
revisada e ampliada, publicou a Resolução nº 14, em outubro de 2001,
e promoveu a edição da Classificação, temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração
pública, disponível na forma impressa e digital
DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002


Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública
Federal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar
o processo de análise, avaliação e seleção da documentação
produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em
vista a identificação dos documentos para guarda permanente e
a eliminação dos destituídos de valor.
§ 1° - Os documentos
analisados, avaliados e
Permanentes de Avaliação
entidades geradores dos
estabelecidos em tabela
expedida pelo CONARQ.
relativos às atividades-meio serão
selecionados pelas Comissões
de Documentos dos órgãos e das
arquivos, obedecendo aos prazos
de temporalidade e destinação
DECRETO Nº 4.073,
de 3 de janeiro de 2002
(cont. art. 18)



§ 2° - Os documentos relativos às atividades-meio não
constantes da tabela referida no § 1° serão submetidos às
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos
órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que
estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3° - Os documentos relativos às atividades-fim serão
avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades
geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas
de temporalidade e destinação, elaboradas pelas
Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo
Nacional.
RESOLUÇÕES do CONARQ n° 7 / 1997 e n° 14 / 2001
Decreto nº 4.915,
de 12 de dezembro de 2003

cria o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da
administração publica federal, pelo
qual se organizam sob a forma de
sistema, as atividades de gestão de
documentos de arquivo no âmbito
dos
órgãos
e
entidades
da
administração pública federal
Decreto nº 4.915,
de 12 de dezembro de 2003




finalidades do SIGA
garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração
pública federal o acesso aos documentos de arquivo e às
informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo
e as restrições administrativas ou legais
integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de
arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o
integram
disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo
Decreto nº 4.915,
de 12 de dezembro de 2003


o SIGA tem o Arquivo Nacional, como órgão central, e uma
Comissão de Coordenação, presidida pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrada por representantes do Arquivo
Nacional, dos Ministérios e dos órgãos equivalentes, cabendo
aos Ministérios e aos órgãos equivalentes à criação de
Subcomissões de Coordenação do SIGA, que reúnam
representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de
atuação, com vistas a identificar necessidades e harmonizar
as proposições a serem apresentadas à Comissão de
Coordenação
Sub-Comissão do SIGA do MEC criada pela Portaria n° 404, de 27 de junho de 2007
Decreto nº 5.135, de 7 de julho de 2004




Art. 13. - Ao Arquivo Nacional, integrante da
estrutura básica da Casa Civil da Presidência da
República, órgão central do Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da administração
publica federal, compete:
implementar a política nacional de arquivos por meio da
gestão, do recolhimento, da preservação e da divulgação do
patrimônio documental do País;
garantir pleno acesso à informação com a finalidade de
apoiar as decisões governamentais de caráter políticoadministrativas e o cidadão na defesa de seus direitos;
incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.
Regimento Interno do Arquivo Nacional
da Casa Civil da Presidência da República




Competências da Coordenação Geral de Gestão de Documentos
II - prestar orientação técnica a órgãos e entidades da
Administração Pública Federal quanto à implantação de programas
de gestão de documentos, à elaboração e aplicação de códigos e
planos de classificação, bem como de tabelas de temporalidade e
destinação de documentos;
III - promover adequações ao Código de Classificação de
Documentos de Arquivo e à Tabela de Temporalidade e Destinação
de Documentos, relativos à atividades-meios da Administração
Pública Federal;
IV - analisar códigos de classificação, tabelas de temporalidade e
destinação, e listagens de eliminação de documentos de arquivo
dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal,
encaminhados à aprovação do Diretor-Geral do Arquivo Nacional.
Programa de gestão arquivística

O planejamento e implantação de um
programa pressupõe:
 levantamento e análise da realidade
institucional
 estabelecimento
de
diretrizes
e
procedimentos administrativos
 designação de responsabilidades
 desenho do sistema de gestão arquivística
 elaboração de instrumentos e manuais
Programa de gestão arquivística



Principais instrumentos da gestão
arquivística de documentos são:
Código de Classificação de Documentos
Tabela de Temporalidade e Destinação
de Documentos
Relação COGED/AN e as IFES


aprovação de Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos relativos às
atividades-fim da UFPB em 2001
apoio às Comissões Permanentes
Avaliação de Documentos e análise
Listagens de Eliminação de Documentos
UFF, UFSJ, UFRGS, UNIRIO, UFG e UFRJ
de
de
Relação COGED/AN e as IFES
(cont.)

Eventos realizados:
I WORSHOP com as IFES
de 26 a 29 de setembro de 2006

Reunião Técnica com as IFES
de 7 a 11 de maio de 2007

I WORKSHOP AN/IFES
(26 a 29/09/2006)




Objetivos:
sensibilizar os participantes para a importância das atividades
de gestão de documentos
discutir propostas de revisão, ampliação e atualização do Código
de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos: atividades-fim da UFPB
incluir as IFES no Censo de Arquivos Brasileiros: Públicos e
Privados

Convidadas 55 IFES

Participantes 30 IFES + 1 IES (estadual) (com 45 técnicos representantes)
Avaliação da situação das IFES e
resultados do I Workshop




Desnível técnico entre os participantes
com relação ao:
Conhecimento da área de gestão de documentos e arquivo
(conceitos, vocabulário, legislação e normas arquivísticas)
Conhecimento da estrutura e funcionamento das IFES
×
Enorme vontade de discutir, sugerir,
colaborar, acertar e implementar as
atividades de gestão de documentos
Resultado da enquete feita no momento da
apresentação dos participantes do I Workshop








Utilização do Código e da Tabela relativos às
atividades-meio
SIM: 13
NÃO: 13
Sem reposta: 5
Utilização do Código e da Tabela relativos às
atividades-fim (UFPB ou similar/adaptada)
SIM: 11
NÃO: 15
Sem resposta:5
Resultado da enquete feita no momento da
apresentação dos participantes do I Workshop
(cont.)

Possui Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos

SIM: 9
NÃO: 9
Sem resposta: 13

Elimina documentos



SIM : 17
NÃO: 4
Sem resposta: 10

Possui Arquivo Centralizado





SIM: 9
NÃO: 7
Sem resposta: 15
Produto do I Workshop

Minuta de Código de Classificação
de
Documentos
relativos
às
atividades-fim das IFES a partir da
revisão do proposto pela UFPB e
aprovado pelo AN
I Reunião Técnica com as IFES
(7 a 11 de maio de 2007)

Objetivos:

estudo e análise da minuta elaborada
inserção e discussão das sugestões encaminhadas

Participantes:10 IFES+1 IES(estadual)

(17 técnicos)
Lei n° 9.394, de 20 de dezembro de 1996
Estabelece as diretrizes e bases da educação nacional
Art. 43 – A educação superior tem por finalidade:
II – formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento,
aptos para a inserção em setores profissionais e para a
participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e
colaborar na sua formação contínua;
III- incentivar o trabalho de pesquisa e investigação científica,
visando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia e da
criação e difusão da cultura, e, desse modo, desenvolver o
entendimento do homem e do meio em que vive;
VII – promover a extensão, aberta à participação da população,
visando à difusão das conquistas e benefícios resultantes da
criação cultural e da pesquisa científica e tecnológica geradas
na instituição.
Nova minuta de Código de Classificação
Classes relativas às atividades-fim das IFES
100
200
300
400
500
600
ENSINO SUPERIOR
PESQUISA
EXTENSÃO
EDUCAÇÃO BÁSICA ( e PROFISSIONAL)
AVALIAÇÃO EDUCACIONAL
ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL
Nova minuta de Código de Classificação
(cont.)
100
ENSINO SUPERIOR
110
120
130
Cursos de graduação (inclusive ensino a distância)
Vida acadêmica dos discentes dos cursos de graduação
Cursos de pós-graduação stricto-sensu (inclusive ensino a
140
Vida acadêmica dos discentes dos cursos de pós-graduação
stricto-sensu
Cursos de pós-graduação lato-sensu (inclusive ensino a
150
160
190
distância)
distância, residência médica e Master of Business Administration –MBA)
Vida acadêmica dos discentes dos cursos de pós-graduação
lato-sensu
Outros assuntos referentes ao ensino superior
Nova minuta de código de classificação
(cont.)
200
210
220
230
290
PESQUISA
Normas. Regulamentações. Diretrizes
Programas e projetos de pesquisa para
graduação e pós-graduação
Programas e projetos de iniciação científica
Outros assuntos referentes à pesquisa
300
310
320
390
EXTENSÃO
Normas. Regulamentações. Diretrizes
Programas, projetos e bolsas de extensão
Outros assuntos referentes à extensão
Nova minuta de Código de Classificação
(cont.)
400
EDUCAÇÃO BÁSICA (e profissional)
500
AVALIAÇÃO EDUCACIONAL
410
420
430
440
490
510
520
530
540
590
Educação infantil: creches e pré-escolas
Ensino fundamental
Ensino médio
Ensino técnico e profissional
Outros assuntos referentes à educação básica
Normas. Regulamentações. Diretrizes
Avaliação Institucional
Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (ENADE)
Avaliação das condições de ensino
Outros assuntos referentes à avaliação educacional
Nova minuta de Código de Classificação
(cont.)
600
ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL
610
Normas. Regulamentações. Diretrizes
Outras subclasses referentes às questões que envolvem:







Análise sócio-econômica (pedido de carência)
Residência universitária (inclusive alojamento e moradia)
Alimentação
Assistência à saúde
Creche
Transporte
Auxílios para participação e realização de eventos







CONTATO
Arquivo Nacional
Coordenação Geral de Gestão de Documentos
Tel: 21 2179 1247, 2179 1248 e 2179 1252
Tel/Fax: 21 2179 1246
[email protected]
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