Revista Eletrônica da Faculdade Metodista Granbery
http://re.granbery.edu.br - ISSN 1981 0377
Curso de Sistemas de Informação - N. 7, JUL/DEZ 2009
O Sistema de Controle de Egressos utilizado pelo Instituto
Metodista Granbery: uma ferramenta de acompanhamento e
relacionamento
Luiz Fernando Velloso Botti, Rubens Sequeiros de Vasconcellos Neto, Alessandreia
Marta de Oliveira Julio, Karen Estefan Dutra
Faculdade Metodista Granbery – FMG
Rua Batista de Oliveira, 1145 – CEP: 36.010-532 - Juiz de Fora - MG
[email protected], [email protected],{amojulio,
kedutra}@granbery.edu.br
Resumo
A Tecnologia da Informação (TI) está cada vez mais presente em nosso dia-a-dia,
proporcionando inúmeras vantagens, como a facilidade e rapidez a qual são
manipulados grandes volumes de informações com segurança. Este trabalho tem
como objetivo justificar o desenvolvimento do sistema de controle de egressos
utilizado pelo Instituto Metodista Granbery por meio da utilização de recursos
proporcionados pela TI.
Palavras-Chave: Tecnologia da Informação, Sistemas de Informação, Software,
Controle de Egressos, Sistema de Controle de Egressos.
Abstract
The Information Technology (IT) is increasingly present in our day-to-day,
providing numerous benefits such as ease and speed with which it handles large
volumes of information with security. This article aims to justify the development
of the control of egress system used by the Instituto Metodista Granbery by using
resources provided by IT.
Keywords: Information Technology, Information Systems, Control of Egress,
Control of egress system, Software.
1. INTRODUÇÃO
A Tecnologia da Informação (TI) tornou-se uma grande aliada no processo de
controle de grandes volumes de dados, permitindo manipulá-los rapidamente,
proporcionando maior segurança e agilidade no acesso às informações. A TI vem
contribuindo também no relacionamento de pessoas, possibilitando a criação de pontos de
encontros virtuais, onde são disponibilizadas informações pessoais e profissionais.
Devido aos benefícios proporcionados pela TI citados no parágrafo anterior, é
possível obter informações sobre antigos conhecidos, estabelecer contato com os mesmos,
fazer novas amizades, além da possibilidade de disponibilizar dados próprios, com
segurança e facilidade.
Este artigo tem como objetivo apresentar o Sistema de Controle de Egressos (SCE)
desenvolvido pela Granbery Consultoria Júnior (GCJ) assim como suas funcionalidades e
benefícios proporcionados ao Instituto Metodista Granbery (IMG). Esse sistema
administrativo,
também
utilizado
como
área
de
relacionamentos,
facilita
no
acompanhamento de egressos realizado pelo IMG, possibilitando também que os mesmos
se relacionem via Web, disponibilizando e visualizando informações.
Para isso, o artigo está organizado da seguinte forma: Na Seção 2, é apresentada a
atividade de controle de egressos; na Seção 3 as tecnologias empregadas no
desenvolvimento do sistema; na Seção 4 a maneira como surgiu o SCE; na 5 Cinco são
destacadas suas principais funcionalidades; na Seção6 as conclusões finais e por fim, os
agradecimentos e referências bibliográficas.
2.
CONTROLE DE EGRESSOS
Egresso para o MEC – Ministério da Educação – é todo aluno que foi graduado no
Ensino Superior. Para a Associação dos Granberyenses, constam como egressos aqueles
que foram diplomados pelo Instituto Metodista Granbery.
O acompanhamento de egressos é uma recomendação do MEC para as instituições
de ensino superior e em uma instituição centenária como o Instituto Metodista Granbery, o
controle de egressos torna-se difícil sem o auxílio de um sistema de informação adequado.
Porém, controlar não é somente cadastrar, mas também manter atualizados os dados dos
granberyenses já cadastrados.
A cada ano, o número de egressos cresce e isso torna o controle ainda mais difícil.
Com o objetivo de melhorar tal processo, foi desenvolvido o Sistema de Controle de
2
Egressos (SCE) com funcionalidades específicas para aprimoramento de cadastros e
atualizações dos dados.
3.
TECNOLOGIAS EMPREGADAS NO SCE
O desenvolvimento do SCE foi realizado por intermédio da utilização de linguagens
de programação e marcação, sendo elas: PHP5 (PHP Hypertext Preprocessor), JavaScript,
CSS (Cascading Style Sheets) e HTML.
Como Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados foi adotado o MySQL.
Segundo WELLING e THOMSON (2005) o MySQL é um sistema de gerenciamento de
banco de dados relacional (relational database management system) poderoso e muito
rápido.
O PHP é uma das linguagens mais utilizadas no mundo devido à facilidade em criar
aplicações dinâmicas com suporte à maioria dos bancos de dados existentes e ao conjunto
de funções que permitem desde a criação de simples portais até complexos sistemas de
informação. A orientação a objetos, presente no PHP5, juntamente com o emprego de boas
práticas de programação possibilita manter um ritmo sustentável no desenvolvimento de
aplicações. (DALL’OGLIO, 2007).
O HTML (HyperText Markup Language) é uma linguagem de marcação de
documentos com hipertexto, que funciona como se fossem sinais de trânsito para um página
Web, enviando para o navegador comandos de formatação que informam de que maneira os
dados devem ser exibidos na tela. (OLIVEIRO, 2004).
Desse modo, pode-se afirmar que a utilização de recursos da Tecnologia de
Informação trouxe como resultado, para o processo de controle de egressos, maior
organização e eficiência, além de tornar o mesmo um ponto de encontro virtual dos
granberyenses.
4. A CONCEPÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE DE EGRESSOS
Num primeiro momento, foi desenvolvido um sistema com o propósito de cadastrar
dados pessoais dos granberyenses. Porém, tratave-se um sistema disponível apenas para a
3
Associação dos Granberyenses, não funcionando como uma rede de relacionamentos.
Foi então que surgiu a idéia de melhorar o sistema, disponibilizando-o na Web e
transformando-o num ponto de encontro virtual dos granberyenses, no qual os mesmos
poderiam cadastrar históricos e dados curriculares, a fim de torná-los visíveis para os outros
usuários do sistema.
Através de um acordo, foi decidido que a nova versão do Sistema de Controle de
Egressos seria desenvolvida pela Granbery Consultoria Júnior (GCJ). Sendo assim, foram
realizadas diversas reuniões entre os consultores da GCJ com a Associação dos
Granberyenses para a elaboração do documento de requisitos baseado no modelo IEEE
STD 830 (1998) cuja estrutura é apresentada na Figura 1.
Figura 1. Estrutura de um documento de requisitos (IEEE STD 830, 1998)
De acordo com o levantamento de requisitos, identificaram-se como indispensáveis
as seguintes funcionalidades: cadastro de egressos, cadastro de históricos e dados
curriculares e por fim, geração de etiquetas e relatórios pelo administrador.
5. FUNCIONALIDADES DO SCE
Nesta seção são apresentadas as principais funcionalidades do SCE, utilizando
como exemplo o cadastro de um Egresso, assim como as ações realizadas pelo
4
administrador.
O SCE é um sistema Web, sendo assim, estão disponibilizadas algumas informações
sobre a Associação dos Granberyenses. A Figura 2 mostra os links do menu Sobre
Associação.
Figura 2. Links do menu Sobre Associação (GCJ, 2009)
Os links disponíveis no menu Consulta, ilustrados na figura anterior, variam de
acordo com a pessoa autenticada no sistema. Caso seja o administrador, por exemplo, são
exibidos os links Egressos, Meu Perfil, Gerar Relatórios, Gerar Etiquetas e Consultar
Recém cadastrados. O primeiro é disponível para todos, estando autenticados ou não; o
segundo é disponível para qualquer pessoa que esteja autenticada; os demais, apenas para o
administrador do sistema.
A Figura 3 apresenta a página principal de cadastro, onde o Egresso informa seus
dados pessoais e respectivo endereço. Deve informar também um login e uma senha, para
que futuramente possa acessar seu perfil.
5
Figura 3. Interface de Cadastro (GCJ, 2009)
Na Figura 4 é apresentada a tela seguinte ao cadastro principal. Nela, o Egresso
pode cadastrar seu histórico colegial, caso haja. Em seguida, é redirecionado para as
páginas de cadastro de graduação, pós-graduação, atividades extras, cursos complementares
e experiências profissionais.
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Figura 4. Cadastro de Históricos (GCJ, 2009)
Após feito o cadastro, o Egresso é redirecionado para a página de seu perfil, como
mostra a Figura 5, onde pode acessar seus dados pessoais previamente cadastrados. Caso
tenha marcado, ao se cadastrar, a opção que permite a terceiros visualizarem seu perfil, esta
página é acessível a todos, caso contrário, pode ser acessada somente por si próprio e pelo
administrador do sistema. Constam na página de perfil, links nos quais o Egresso pode
alterar todos os dados cadastrados inicialmente, assim como excluí-los e cadastrar novos.
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Figura 5. Página de Perfil (GCJ, 2009)
Para que possa se identificar novamente no sistema e acessar seu perfil, o Egresso
necessita de aprovação. A Figura 6 mostra como o administrador tem acesso à lista de
egressos recém-cadastrados, cabendo a ele decidir se aprova ou exclui os mesmos.
Qualquer que seja a ação, o Egresso receberá um e-mail sendo notificado.
Figura 6. Lista de Egressos recém-cadastrados (GCJ, 2009)
A Figura 7 apresenta uma área restrita ao administrador do sistema. Nela, ele
cadastra dados financeiros de egressos que fazem doações para a Associação dos
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Granberyenses. Esses dados não podem ser visualizados por ninguém, pois são apenas para
controle interno da Associação.
Figura 7. Cadastro de Dados Financeiros (GCJ, 2009)
A Figura 8 ilustra a maneira como os dados financeiros são listados e exibidos. O
fato de esses dados serem compostos por apenas dois campos (Doação e Forma de doação)
não exige que sejam exibidos separadamente.
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Figura 8. Listagem e Exibição de dados financeiros (GCJ, 2009)
A Figura 9 apresenta outra área restrita ao administrador. Nela, ele pode filtrar os
egressos cadastrados selecionando os dados que desejar, para gerar relatórios ou etiquetas.
Figura 9. Filtros para geração de relatórios e etiquetas (GCJ, 2009)
Após filtrados, os egressos são listados para que o administrador selecione quais
serão gerados no relatório ou nas etiquetas. Caso ele tenha optado por gerar relatório, ele
pode escolher o que deseja incluir no mesmo, podendo selecionar dados pessoais, endereço,
dados financeiros, cursos realizados ou experiências profissionais, como mostra a Figura
10. Pode escolher também se deseja exibir apenas um Egresso por página. Caso ele tenha
optado por gerar etiquetas, aparecerem apenas os egressos filtrados.
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Figura 10. Resultado dos filtros e opções de geração de relatório (GCJ, 2009)
As figuras 11 e 12 ilustram, respectivamente, como são gerados os relatórios e
etiquetas. Foram marcados todos os dados para a geração do relatório ilustrado. Ambos são
gerados no formato PDF.
Figura 11. Relatório de Egressos (GCJ, 2009)
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Figura 12. Etiquetas (GCJ, 2009)
As funcionalidades a seguir são acessíveis a qualquer pessoa, cadastrada no sistema
ou não.
A Figura 13 exibe a tela de listagem de egressos. Todos aqueles que ao se
cadastrarem, marcaram a opção que permite a terceiros visualizarem seu perfil, aparecem
na lista. O campo busca permite ao usuário realizar uma busca por nome.
Figura 13. Lista de egressos cadastrados (GCJ, 2009)
Como pode-se notar na figura anterior, para cada Egresso listado há um ícone de
editar e de excluir. Isso acontece quando a pessoa autenticada é o administrador do sistema.
Se ao cadastrar históricos, o Egresso marcou a opção que permite a terceiros
visualizarem os dados cadastrados, os mesmos são disponibilizados em sua página de
perfil, como mostram as Figuras 14 e 15. Na primeira imagem, é mostrada a maneira com
que os dados são listados. Já na segunda, como cada um é exibido.
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Figura 14. Lista de históricos cadastrados (GCJ, 2009)
Figura 15. Visualização de históricos (GCJ, 2009)
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6.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os sistemas de informação informatizados são peças fundamentais para controle de
grandes quantidades de informação. Nesse artigo foram apresentadas cronologicamente as
etapas mais importantes que fizeram parte do desenvolvimento do SCE, bem como suas
principais funcionalidades e tecnologias que foram utilizadas no seu desenvolvimento.
A tecnologia de informação teve um papel de destaque nesse processo, sendo
indispensável na concepção e produção do sistema, para que o mesmo atingisse os
objetivos pretendidos pela instituição com sua entrada em funcionamento.
O SCE, funcionando via Web, serve não só como um sistema de armazenamento de
dados de egressos, mas como um programa de acompanhamento dinâmico entre a
Associação dos Granberyenses e os próprios granberyenses e principalmente, uma boa rede
de relacionamentos, onde é possível obter informações pessoais e profissionais sobre
antigos conhecidos.
Visando melhorar o sistema desenvolvido, foram realizadas mais reuniões com a
Associação dos Granberyenses para a elaboração de um documento de requisitos para uma
nova versão do SCE.
AGRADECIMENTOS
A Associação dos Granberyenses e todo o Instituto Metodista Granbery pela
confiança depositada na Granbery Consultoria Júnior (GCJ) para o desenvolvimento do
projeto. À própria GCJ, por ter acreditado no potencial de seus consultores que
participaram diretamente do processo de análise e criação do SCE.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
IEEE STD 830, IEEE Recommended Practice for Software Requirements
Specifications, 1998.
GCJ. Documentação do Sistema. Granbery Consultoria Júnior. 2009.
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WELLING, Luke; THOMSON, Laura. PHP e MySQL: Desenvolvimento Web. Rio de
Janeiro: Campus, 2005.
DALL’OGLIO, Pablo. PHP: Programando com Orientação a Objetos. São Paulo: Novatec,
2007.
OLIVEIRO, Carlos Antonio José. HTML: Orientado por Projeto. São Paulo: Érica, 2007.
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