UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAS APLICADAS - GESTÃO
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
RAMONY DE SOUZA PFLEGER
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE
INFORMAÇÃO ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO NA
EMPRESA HABITENGE EMPREENDIMENTOS E
ENGENHARIA LTDA
São José
2008
RAMONY DE SOUZA PFLEGER
PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE
INFORMAÇÃO ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO NA
EMPRESA HABITENGE EMPREENDIMENTOS E
ENGENHARIA LTDA
Trabalho de Conclusão de Estágio - apresentado como
requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em
Administração da Universidade do Vale do Itajaí.
Professor Orientador: Marcio Matias
São José
2008
SUMÁRIO
1
INTRODUÇÃO
13
1.1
DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA ........................................................................... 14
1.2
OBJETIVOS ..................................................................................................................... 15
1.2.1
Objetivo geral ............................................................................................................... 15
1.2.2
Objetivos específicos.................................................................................................... 15
1.3
JUSTIFICATIVA ............................................................................................................... 15
1.4
APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO .......................................................................... 16
2
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO...................................................................................... 17
2.1.1
INTERNET ...................................................................................................................... 18
2.2
SISTEMA DE INFORMAÇÃO ............................................................................................. 20
2.2.1
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ............................................................................ 22
17
2.2.1.1 SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÃO – SPT .................................................. 23
2.2.1.2 SISTEMA DE TRABALHADORES DO CONHECIMENTO (STC) E DE AUTOMAÇÃO DE
ESCRITÓRIO ............................................................................................................................... 25
2.2.1.3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL – SIG ............................................................... 26
2.2.1.4 SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO – SAD......................................................................... 27
2.2.1.5 SISTEMA DE APOIO AO EXECUTIVO – SAE .................................................................... 28
2.3
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO FINANCEIRA....................................................................... 29
2.4
ERP............................................................................................................................... 31
2.5
CICLOS DE VIDA DO DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS .................................................. 37
2.6
IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO .......................................................... 41
2.7
SISTEMA DE INFORMAÇÃO EM PEQUENAS EMPRESAS .................................................... 43
2.8
SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA CONSTRUÇÃO CIVIL ........................................................ 44
3
ASPECTOS METODOLÓGICOS
3.1
CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ................................................................................... 46
3.2
POPULAÇÃO E AMOSTRA ................................................................................................ 47
3.3
PROCEDIMENTOS E INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS ............................................ 47
3.4
ANÁLISE DOS DADOS ..................................................................................................... 49
4
RESULTADOS
4.1
DESCRIÇÃO DA EMPRESA ............................................................................................... 50
46
50
4.2
DESCRIÇÃO DO SISTEMA ATUAL .................................................................................... 52
4.2.1
Planejamento de um novo projeto ................................................................................ 52
4.2.2
Prestação de serviço...................................................................................................... 55
4.2.3
Compras........................................................................................................................ 56
4.2.4
Recebimento de materiais............................................................................................. 57
4.2.5
Pagamento de contas .................................................................................................... 61
4.2.6
Registro contábil – final do mês ................................................................................... 63
4.2.7
Registro contábil – todo final da semana...................................................................... 64
4.3
PONTOS FORTES E FRACOS DO SISTEMA ATUAL .............................................................. 65
4.4
REQUISITOS PARA O NOVO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ................................................... 66
4.5
ESCOLHA DO SOFTWARE ................................................................................................ 67
4.5.1
Sins Sistemas – Sênior Sistemas .................................................................................. 67
4.6.1.1 Funcionalidade ............................................................................................................. 68
4.6.1.2 Instalação e Treinamento.............................................................................................. 76
4.6.1.3 Equipamentos ............................................................................................................... 77
4.6.1.4 Informação do software ................................................................................................ 77
4.6.2
Procel ............................................................................................................................ 78
4.6.2.1 Funcionalidade ............................................................................................................. 78
4.6.2.2 Instalação e Treinamento.............................................................................................. 82
4.6.2.3 Equipamentos ............................................................................................................... 82
4.6.2.4 Informações do software .............................................................................................. 83
4.6.3
TOTVS ......................................................................................................................... 83
4.6.3.1 Funcionalidade ............................................................................................................. 83
4.6.3.2 Instalação e Treinamento.............................................................................................. 84
4.6.3.3 Equipamentos ............................................................................................................... 85
4.6.3.4 Informações do software .............................................................................................. 85
4.6.4
Seleção do sistema........................................................................................................ 86
4.6.5
Cronograma de implantação do sistema....................................................................... 88
5
CONSIDERAÇÕES FINAIS
5.1
RECOMENDAÇÕES PARA FUTUROS ESTUDOS .................................................................. 92
91
GLOSSÁRIO
94
REFERÊNCIAS
95
APÊNDICE A
99
17
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Este capítulo apresenta a fundamentação teórica que embasa o desenvolvimento deste
trabalho, e inclui os seguintes tópicos principais: tecnologia da informação, Internet, sistemas,
informações, sistemas de informação e seus objetivos, tipos de sistemas de informação, ERP,
ciclos de vida de desenvolvimento de sistemas, implantação de um sistema de informação,
sistemas de informação em pequenas empresas e sistemas de informação na construção civil.
2.1 Tecnologia da Informação
Com o aumento da competitividade do mercado em geral aumentam também as pressões
pela utilização de tecnologias da informação (TI). As tecnologias da informação
disponibilizam uma diversidade de recursos e de maneiras para processar as informações.
Velloso (2004, p. 263) define tecnologia da informação (TI) como um “conjunto de
recursos tecnológicos e computacionais, desde os voltados a elementar geração de dados, até
os pertinentes a sofisticadas redes de comunicação, presentes nos processos de utilização da
informação”.
De uma maneira geral, Rezende e Abreu (2003) definem TI como recursos tecnológicos
e computacionais para criação e uso da informação.
De acordo com Folkmann (2008) a tecnologia da informação são todos os mecanismos
ligados direta ou indiretamente à direção, coerência, monitoração, controle de dados que
compõem um ciclo de informações de um determinado processo,
As organizações estão se tornando dependentes da TI a cada dia que passa, com o intuito
de satisfazer seus objetivos estratégicos e para atender às necessidades do negócio que atua.
Para que a TI não seja apenas um simples provedor de tecnologia, este tem que considerar os
objetivos estratégicos da organização como seus próprios objetivos. (MAGALHÃES;
PINHEIRO, 2007).
Pode-se concluir que a tecnologia da informação são ferramentas de computação ou
recursos tecnológicos do qual gera e usa a informação.
A tecnologia da informação inclui alguns componentes, que Audy, Andrade e Cidral
(2005) relacionam: tecnologia de hardware; tecnologia de software e tecnologia de
comunicação. Rezende e Abreu (2003) ainda acrescentam a gestão de dados e informação.
18
Para Laudon e Laudon (2006, p. 13) “hardware é o equipamento físico usado para
atividades de entrada, processamento e saída de um sistema de informação”.
Stair e Reynolds (2002) definem software como programa para computador que permite
a operação do equipamento. Um computador não tem utilidade ou não pode operar se não
tiver programas de computador (software). (MEYER; BABER; PFAFFENBERGER, 2000).
A tecnologia de comunicação, segundo Laudon e Laudon (2006) é composta de meios
físicos e softwares interligados a diversos equipamentos de computação e transfere dados de
uma localização física à outra.
Para Rezende e Abreu (2003) gestão de dados é fundamental para que os sistemas de
informação funcionem normalmente, pois sem os dados e a capacidade de processá-los ela
não estaria apta a executar suas atividade eficientemente.
A TI pode ajudar a montar e aprimorar a estratégia da empresa por meio do
fornecimento dos melhores dados e informação e também ajudar a organização a redefinir e
apoiar relações com os clientes, fornecedores e outras empresa. (OLIVEIRA, 2004).
As tecnologias da informação podem gerar muitos benefícios para as empresas, desde
que sejam utilizadas de maneiras adequadas, de acordo com as necessidades destas
organizações. Um dos recursos de TI mais utilizados atualmente pelas organizações é a
Internet.
2.1.1
Internet
A Internet é um dos recursos da tecnologia da informação que apresenta uma
diversidade de serventia que vai de aplicações pessoais a corporativas.
Segundo Laudon e Laudon (2006) a Internet surgiu a partir de uma rede do
Departamento de Defesa dos Estados Unidos, com o objetivo de interligar cientistas e
professores universitários em todo o mundo.
De acordo com Audy, Andrade e Cidral (2005) pode-se definir Internet como a
interação de uma rede global com outras redes locais, regionais e nacionais.
A Internet segundo Capron e Johnson (2004) é considerada por muitos a tecnologia
demarcadora do século XXI e pode manter por vários anos esse status. Segundo Stair e
Reynolds (2002), a Internet transmite dados de um computador a outro.
A Internet atualmente oferece alguns serviços dos quais Laudon e Laudon (2006)
destacam:
19
A. Correio eletrônico ou e-mail: mensagem de pessoa a pessoa;
B. grupos de discussão: em painéis eletrônicos de noticias;
C. listservs: grupos de discussão e serviço de mensagem que utiliza servidores de listas de
endereços de e-mail;
D. bate-papo: conversação interativa;
E. telnet: estar ligado a um sistema de computador enquanto trabalha em outro;
F. FTP: transferência de arquivos de um computador a outro;
G. world wide web: extrair, formatar e apresentar informações usando link de hipertexto.
Pode-se acrescentar nos serviços oferecidos pela Internet a Internet-fone, serviços de
videoconferência e fluxo de conteúdo multimídia. A Internet-fone que se os usuários tiverem
equipamentos e software compatível possa se comunicar com outros usuários da Internet. Os
serviços de vídeo conferenciam é a comunicação tanto de voz como de imagem. O fluxo de
conteúdo multimídia é a transferência de arquivos de multimídia pela Internet. (STAIR;
REYNOLDS, 2002).
A utilização da Internet na área comercial está se expandindo a simples troca de
informação para uma ampla aplicação empresarial estratégica. (O’BRIEN, 2004). Algumas
empresas dispõem de ferramentas que a Internet possibilita sendo uma delas a Intranet e
Extranet.
Em termos técnicos, “Intranet é um conjunto de serviços disponíveis em uma rede local
tendo como interface uma página àquelas utilizadas em sites na webs”. (CORTÊS, 2008, p.
212). A Intranet segundo Velloso (2004), é um sistema interno de comunicação comparável à
forma de modo de operação aos da rede mundial. As Intranets, conhecidas também como
redes locais, são pequenas redes onde os computadores nela ligados conseguem partilhar
recursos e informações. (MARTINS, 2007). Já para O’Brien (2004) é uma rede dentro e uma
organização que utiliza tecnologias da Internet para oferecer um ambiente como o da Internet
dentro da empresa, assim pode haver uma troca de informações, comunicações, colaborações
e suporte aos processos de negócios. Assim, está transformando a maneira como as
organizações
produzem
e
compartilham
informações.
(MEYER;
BABER;
PFAFFENBERGER, 2000).
Para O’Brien (2004, p. 175) “Extranet são conexões de rede que utilizam as tecnologias
da Internet para interconectar a Intranet de uma empresa com as Intranet de seus clientes,
fornecedores, ou outros parceiros de negócios”. De uma maneira resumida, Velloso (2004)
20
define que a Extranet foi criada a partir da conexão de uma Intranet à Internet assim podendo
disponibilizar recursos da organização a clientes, fornecedores e parceiros em geral.
A diferença entre a intranet e a extranet, é que a intranet oferece esses serviços
internamente à empresa, a extranet os disponibiliza na Internet, sendo geralmente com acesso
restrito. (CORTÊS, 2008).
Pode se perceber que a Internet é uma forma de se comunicar com diversas pessoas ou
organizações, com rapidez e facilidade, sem a necessidade de se deslocar fisicamente. Essa
tecnologia facilita o desempenho de algumas atividades na empresa e na vida pessoal e
também pode gerar redução de custos.
2.2 Sistema de Informação
Para instrumentalizar este estudo sobre sistema de informação, pode-se primeiramente
buscar os conceitos individuais do que vem a ser sistema e informação.
Na literatura específica da área, sistema é definido de uma maneira geral como um
conjunto de elementos interdependentes que interagem entre si, formando um todo, com o
objetivo de cumprir metas, alcançar objetivos. (O’BRIEN, 2004; LAUDON; LAUDON,
2006; MELO 2002; STAIR; REYNOLDS, 2002; OLIVEIRA, 2000).
Quanto ao conceito de informação, Audy, Andrade e Cidral (2005) e Stair e Reynolds
(2002) a definem como um conjunto de fatos que é organizado de forma a adquirir um valor
suplementar, que vai além do valor dos próprios fatos isolados.
Com a definição de sistema e de informação pode-se analisar o contexto relacionado a
sistema de informação segundo alguns autores.
Segundo Stair e Reynolds (2002) um sistema de informação (SI) é um conjunto de
elementos ou componentes que se relacionam entre si que coletam (entrada), manipulam
(processamento) e disseminam (saída) os dados e as informações e fornecem um feedback.
De uma forma resumida, Melo (2002, p. 30) define SI como “[...] todo e qualquer
sistema que tem informação como entrada visando gerar informações de saída”.
De acordo com Laudon e Laudon (2006) as atividades geradas pelo SI produzem às
informações de que as organizações necessitam para decisões, controlar operações, analisar
problemas e criar novos produtos e serviços A figura 1 apresenta essas atividades:
21
Figura 1 – Funções de um sistema de informação
Fonte: Laudon e Laudon (2006, p. 8).
A figura 1 demonstra as atividades de um sistema de informação. O sistema de
informação faz o processo de entrada, que é a captação dos dados, o processamento de dados,
que transforma os dados em algo útil, a saída onde a informação resultante é utilizada por
pessoas ou atividades relacionadas, isto gera uma realimentação (feedback). (LAUDON;
LAUDON, 2006).
Resumidamente as atividades de um SI são a entrada da informação, processamento
desta, saída da informação e gera um feedback.
O sistema e informação é um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta,
processa, armazena e distribui informações que dão apoio à tomada de decisão, a coordenação
e controle de uma organização, e também auxiliam gerentes e trabalhadores a analisar
problemas e a criar novos assuntos. (LAUDON; LAUDON, 2006).
O’Brien (2004, p. 6) define SI como “um conjunto organizado de pessoas, hardware,
software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina
informações em uma organização”.
Para Meyer, Baber e Pfaffenberger (2000) além de inclui hardware e software, SI
também inclui dados, que são essenciais para a missão da organização, usuários treinados que
sabem utilizar o sistema com o objetivo de atender melhor os clientes, e procedimentos que
descrevem como realizar uma tarefa sem erros.
Em se tratando de sistemas de informação, a entrada é a atividade de reunião e coleta de
dados brutos, processamento envolve a conversão e a transformação de dados em saídas úteis
e a saída é a produção de informações úteis. (STAIR; REYNOLDS, 2002). Para O’Brien
(2004) feedback são dados sobre o desempenho do sistema.
22
O sistema de informação (SI) tem objetivo, e segundo Audy, Andrade e Cidral (2005),
seu objetivo principal é disponibilizar informações necessárias à organização. Já para Laudon
e Laudon (2006) afirma que, SI essencialmente transforma a informação em forma útil para o
responsável pelo fluxo de trabalho da empresa, ajudando nas tomadas de decisões, analisando
e visualizando assuntos complexos e a resolver outros problemas.
Segundo O’Brien (2004), os sistemas de informação desempenham três papéis
fundamentais para uma empresa: suporte de seus processos e operações, suporte na tomada de
decisões de seus funcionários e gerentes e suporte em suas estratégias em busca de vantagem
competitiva. Os SIs geram suporte nas tomadas de decisão, nos processos e operações e na
busca de vantagem competitiva.
Para poder atender às demandas e diversidades dos departamentos de uma empresa são
utilizados diversos tipos de sistemas de informação. No tópico a seguir serão apresentadas
essas classificações.
2.2.1
Tipos de Sistemas de Informação
Ao se consultar a literatura especializada da área de SI, percebe-se que os autores
classificam os tipos de SI de diferentes formas. Levando em conta os mais variados interesses
e objetivos que as empresas possuem também existe variação nos tipos de SI.
Segundo O’Brien (2004), sistemas de informação podem ser classificados de acordo
com a figura 2:
Figura 2 – Classificação dos sistemas de informação
Fonte: O’Brien (2004, p. 23).
23
Segundo a figura 2, O’Brien (2004) classifica sistema de informação em: sistemas de
apoio às operações e de apoio gerencial, e as subdivide:
A. Apoio às operações: sistemas de processamento de transações, sistemas de controle de
processos e sistemas de colaborativos;
B. Apoio gerencial: sistemas de informação gerencial, sistemas de apoio à decisão e sistemas
de informação executiva.
Rezende e Abreu (2003) classificam sistema de informação em suporte a decisões e de
abrangência da organização.
A.
Suporte a decisão: operacionais, gerenciais e estratégicos;
B. Abrangência da organizacional: pessoal, grupal, organizacional, inter-organizacional,
globais e arquitetura do sistema de informação.
Stair e Reynolds (2002) apresentam outra classificação de sistemas de informação, os de
processamento de informações gerenciais, de suporte à decisão e de inteligência artificial.
Para Laudon e Laudon (2006) os sistemas de informação podem ser classificados como:
A. Nível operacional: sistemas de processamento de transações (SPTs);
B. nível do conhecimento: sistemas de trabalhadores do conhecimento (STCs) e os sistemas
de automação de escritório;
C. nível gerencial: sistemas de informações gerenciais (SIGs) e sistemas de apoio à decisão
(SADs);
D. nível estratégico: sistemas de apoio executivo (SAEs).
Pode se verificar que há variações nas classificações de SI, mas nota-se também que são
todos interligados com alterações de nomes. Serão enfatizados seis principais tipos de SI, que
são: STC, SAD, SIG, SAE, SPT e sistemas de automação de escritório.
Nos tópicos a seguir serão apresentadas as classificações segundo os autores Laudon e
Laudon (2006).
2.2.1.1 Sistema de Processamento de Transação – SPT
Informações rotineiras do cotidiano demandam controle e gerenciamento. Em geral
essas informações possuem papéis essenciais, e utilizam tecnologias para seu controle. O
sistema de processamento de transação dá apoio ao nível operacional de uma empresa.
24
Um sistema de processamento de transação (SPT) pode ser definido como “um sistema
computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento
da empresa”. (LAUDON; LAUDON, 2006, p. 41).
Para Stair e Reynolds (2002), SPT fornece suporte a monitoração e a realização das
negociações de uma organização, gera e armazena dados sobre estas negociações.
Já para O’Brien (2004) esse sistema registra e processa dados resultantes de transações
das empresas.
Um SPT automatiza as transações do dia-a-dia da empresa, coletando dados de
transações (vendas, compra de fornecedores e mudanças de estoque) e os armazenados em um
banco de dados. (OLIVEIRA, 2004).
Com a utilização do SPT, as organizações esperam atingir alguns objetivos, dentre os
quais de acordo com Stair e Reynolds (2002) destacam-se:
A. Processar dados gerados por ou sobre transações;
B. garantir a integridade dos dados e informações;
C. manter um alto grau de perfeição;
D. produzir documentos e relatórios em tempo;
E. aumento da eficiência do trabalho;
F. ajuda no fornecimento de mais serviços e serviços melhorados.
No quadro 1 pode-se verificar exemplos da aplicação desse tipo de sistema dentro de
uma organização:
Sistema do nível operacional
Vendas e marketing
---------Acompanhamento de
pedidos
Processamento de
pedidos
Fabricação
Finanças
Contabilidade
Controle do
Negociação de
Folha de
maquinário
seguros
pagamento
---------
Contas a pagar
Programação
industrial
Controle de
movimentação
de materiais
Gerenciamento
de caixa
Recursos
humanos
Remuneração
Treinamento e
desenvolvimento
Manutenção do
Contas a receber
Quadro 1 – Exemplos de SPT - Adaptado
Fonte: Laudon e Laudon (2006, pg. 41).
registro de
funcionários
25
Pode-se verificar que o quadro 1 apresenta exemplos possíveis de aplicação do SPT em
uma empresa e em vários departamentos desta.
O SPT bem projetado pode fornecer relatórios periódicos que fornecem uma visão
rápida do desempenho da organização e também fornecem relatórios de exceção que os
alertam sobre desenvolvimentos inesperados. (MEYER; BABER; PFAFFENBERGER,
2000).
Pode-se afirmar que o SPT esta presente nas mais diversas organizações, em atividades
rotineiras. Exemplo dessas atividades é o controle de estoque, folha de pagamento, conta a
pagar, etc. Esse sistema, se aplicado a uma organização e este por algum instante se
apresentar indisponível pode gerar transtornos, pois este operacionaliza funções
indispensáveis à organização.
2.2.1.2 Sistema de Trabalhadores do Conhecimento (STC) e de Automação de
Escritório
As demandas relacionadas ao conhecimento são supridas pelo sistema de trabalhadores
do conhecimento – STC e pela automação de escritório.
O sistema de trabalhadores do conhecimento (STC) promove a criação de novos
conhecimentos e asseguram que esses novos conhecimentos e capacidades técnicas sejam
adequadamente integrados à empresa. Este sistema auxilia os trabalhadores do conhecimento.
Os trabalhadores do conhecimento são pessoas com instrução universitária formal e quase
sempre com profissões reconhecidas. (LAUDON; LAUDON, 2006).
O’Brien (2004) chama esse sistema de gerenciamento do conhecimento. Esse sistema é
baseado no conhecimento e apóia a criação, organização e disseminação de conhecimentos
dos negócios aos funcionários e gerentes de uma empresa de ponta a ponta. (O’BRIEN, 2004)
Cada vez mais as organizações estão se conscientizando que o conhecimento é um ativo
valioso. Estão utilizando uma variedade de tecnologias de informação para criar sistemas de
gerenciamento de conhecimento. (MEYER; BABER; PFAFFENBERGER, 2000).
O sistema de automação de escritório dá suporte às atividades de coordenação e
comunicação essencial a um escritório por meio da aplicação de tecnologia de informação
projetada para aumentar a produtividade dos trabalhadores. Este sistema auxilia
principalmente os trabalhadores de dados. Os trabalhadores de dados são pessoas com uma
formação menos avançada e formal, e essas processam informação e não as criam. Este
26
sistema também é utilizado pelos trabalhadores do conhecimento. (LAUDON; LAUDON,
2006).
Os trabalhadores do conhecimento trabalham com as informações voltadas para a
criação de novos conhecimentos. Esse sistema se encontra nos departamento de trabalhos
gráficos, no departamento de engenharia, etc.
A automação de escritório auxilia no gerenciamento de documentos auxiliando assim os
trabalhadores. Esse sistema se apresenta na edição de textos, agendas eletrônicas, etc.
2.2.1.3 Sistema de Informação Gerencial – SIG
Os sistemas de informação gerencial dão apoio ao nível gerencial de uma organização e
facilitam a organização do fluxo de informação.
Para Laudon e Laudon (2006, p. 44) os sistemas de informação gerencial (SIG)
“atendem ao nível gerencial da organização, munindo os gerentes de relatórios ou de acesso
on-line aos registros dói desempenho corrente e histórico da organização”.
Segundo Audy, Andrade e Cidral (2005) são sistemas de informação que resumem,
registram e descrevem a situação em que se encontram as operações da organização. Esse
sistema fornece para os gerentes informações na forma de relatórios e exibição de vídeos.
(O’BRIEN, 2004).
Já Stair e Reynolds (2002) definem o SIG de forma mais detalhada, sendo que este
compreende um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e
dispositivos que fornecem informação rotineira aos gerentes e aos tomadores de decisão.
O SIG é apoiado pelos SPTs da organização e pelos bancos de dados organizacionais.
Esse sistema fornece aos gerentes de nível médio relatórios que resumem dados e apóiam a
tomada de decisões do dia-a-dia. (OLIVEIRA, 2004).
No quadro 2 se verifica a aplicação desse sistema dentro de uma organização.
(LAUDON; LAUDON, 2006):
Sistema do nível gerencial
Vendas e marketing
Fabricação
Finanças
Contabilidade
Recursos humanos
Gerenciamento de
Controle de
Orçamento
Análise de investimento
Análise de
vendas
estoque
anual
de recursos
realocação
Quadro 2 – Exemplos de SIG - Adaptado
Fonte: Laudon e Laudon (2006, p 41)
27
No quadro 2 nota-se que este sistema também apresenta diversas funções em diversos
departamentos de uma organização.
Esse sistema segundo O’Brien (2004) gera quatro tipos de relatórios principais:
A. Relatórios periódicos programados: ex.: relatórios de vendas diários ou semanais e os
demonstrativos financeiros mensais;
B. relatórios de exceção: ex.: relatório somente de clientes que excedem seus limites de
créditos;
C. informes e respostas por solicitação;
D. relatórios em pilha.
Esse sistema fornece suporte aos controles e decisões gerenciais e utilizam dados
gerados pelo sistema de processamento de informação para gerar relatórios resumidos de
acordo com as demandas dos gerentes. Este também apresenta funções de suporte a diversos
processos, tais como: analisar faturamentos, desempenho de vendas, contas a pagar, etc.
2.2.1.4 Sistemas de Apoio à Decisão – SAD
O sistema de apoio à decisão é uma ferramenta de auxílio nas decisões dos níveis
gerencial e estratégico de uma organização.
O sistema de apoio à decisão (SAD) segundo Laudon e Laudon, (2006, p. 358) “auxilia
o processo de decisão gerencial combinando dados, ferramentas e modelos analíticos
sofisticados e software amigável ao usuário em um único e poderoso sistema que pode dar
suporte à tomada de decisão semi-estruturada e não-estruturada”. Decisão não-estruturada é
aquela em que o responsável por esta deve usar o bom senso, sua capacidade de avaliação sua
esperteza para definir o problema e a semi-estruturada apenas parte do problema tem uma
resposta clara e precisa. (LAUDON; LAUDON, 2006).
Para Audy, Andrade e Cidral (2005) os SAD são os sistemas de informação que
auxiliam os gerentes a tomar decisões semi-estruturadas, a partir de dados obtidos nos
sistemas de informação gerencial (SIG), de processamento de transações (SPT) e de fontes
externas.
Já Stair e Reynolds (2002) definem de maneira mais resumida que são sistemas de
suporte a tomadas de decisões especificas de um problema por meio de pessoas,
procedimentos, software, bancos de dados e dispositivos.
28
Esse sistema é capaz de apoiar os gerentes diretamente, sendo em tipos específicos de
decisões e a estilos e necessidades pessoais de cada gerente. (O’BRIEN, 2004).
Oliveira (2004) denomina este sistema de sistema de suporte à decisão (SAD). Esse
fornece benefícios aos gerentes em todos os níveis da organização, sendo que esses recorrem
a modelos de decisão de bancos de dados integrados.
No quadro 3 se verifica a aplicação desse sistema dentro de uma organização.
(LAUDON; LAUDON, 2006):
Sistema do nível gerencial
Vendas e marketing
Fabricação
Análise das vendas por
Programação da
região
produção
Finanças
Análise de custos
Contabilidade
Recursos
humanos
Análise de preços
Análise de custo
e lucratividade
de contratos
Quadro 3 - Exemplos de SAD - Adaptado
Fonte: Laudon e Laudon (2006, p 41).
O SAD permite a coordenação e integração de dados e de partes diversas, visando
objetivos comuns e fornecendo informações que permitem melhores decisões empresariais.
(REZENDE; ABREU, 2003).
Este sistema proporciona aos gerentes ferramentas que os apóiam nas atividades de
tomada de decisão. Este sistema também possibilita ao usuário flexibilidade, adaptabilidade e
resposta rápidas na execução de suas atividades.
2.2.1.5 Sistema de Apoio ao Executivo – SAE
Os Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE) “abordam decisões não-rotineiras que
exigem bom senso, avaliação e percepção, uma vez que não existe um procedimento
previamente estabelecido para se chegar a uma solução”. (LAUDON; LAUDON, 2006, p.
46).
O’Brien (2004, p. 292) classifica SAE como sistemas de informação executiva (EIS), no
qual “são sistemas de informação que combinam muitas características dos sistemas de
informação gerencial e dos sistemas de apoio à decisão”.
Para Meyer, Baber e Pfaffenberger (2000), esse sistema filtra as informações críticas, de
modo que as tendências globais fiquem evidentes e apresentam essas informações em uma
interface gráfica fácil de utilizar.
29
Para obter informações úteis aos executivos e para a redução de tempo e esforço desses
mesmos, esse sistema filtra, comprime e rastreia dados críticos. Este sistema proporciona uma
capacidade generalizada de computação e comunicações que podem ser aplicados a diversos
problemas dos quais estão sem se alterando. Hoje esse sistema pode reunir informações de
todos os departamentos de uma organização possibilitando aos que os gerentes selecionem,
acessem e modelem essas informações conforme suas necessidades utilizando ferramentas de
fácil uso.
Este sistema pode auxiliar a alta administração a monitorar o desempenho
organizacional, rastrear as atividades de concorrentes, localizarem problemas, identificar
oportunidades e prever tendências. (LAUDON; LAUDON, 2006).
Esse sistema fornece informações criticas em quadros de fácil visualização para uma
diversidade de gerentes. (O’BRIEN, 2004).
Verifica-se a necessidade da análise contextual sobre sistema de informação financeira
para uma melhor compreensão do trabalho.
2.3
Sistemas de Informação Financeira
O departamento financeiro de uma empresa tem um papel considerável. Este é
responsável pela administração do dinheiro da empresa, pelo fluxo de caixa, contas a pagar,
investimentos, etc. Com isso esse departamento demanda recursos que forneçam suporte ao
gerenciamento de dados capaz de gerenciar todas essas informações de maneira rápida e fácil.
Segundo O’Brien (2004), o sistema de informação financeiro apóia os gerentes
financeiros nas decisões referentes ao financiamento de uma empresa e à implantação e
controle de recursos financeiros na empresa.
Um sistema de informação gerencial financeiro segundo Stair e Reynolds (2002),
disponibiliza informações financeiras para uma ampla variedade de pessoas que precisam
tomar as melhores decisões no dia-a-dia, e não exclusivamente aos executivos.
O departamento de finanças é responsável pela administração dos ativos financeiros da
empresa já o departamento de contabilidade é responsável pela manutenção e pelo
gerenciamento dos registros financeiros da empresa. (LAUDON; LAUDON, 2006).
Um sistema de informação gerencial financeiro pode ser implementado como um
conjunto de sistemas e de vários arquivos que são atualizados por uma significada quantidade
de transações de dados obtidos por vários sistemas de processamento de transações, como
entrada de pedido, contas a pagar, compras, etc. (STAIR; REYNOLDS, 2002).
30
O’Brien (2004) apresenta as principais categorias de sistema de informação financeira:
Figura 3 - Exemplos de importantes sistemas de informação financeira
Fonte: O’Brien (2004, p. 233).
A figura 3 apresenta como tipos de sistemas de informação financeiros: a administração
de caixa, administração de investimentos, orçamento de capital e planejamento financeiro. O
sistema de administração de caixa coleta informações em tempo real e ou em certos períodos
referente a todos os recebimentos e desembolsos de caixa da empresa. O sistema de
administração de investimento auxilia os gerentes financeiros a tomar decisões de compra,
venda ou retenção de títulos de forma a desenvolver uma composição ótima de títulos que
diminuam riscos e aumentem as receitas de investimento da empresa. O sistema de orçamento
de capital envolve a avaliação do rendimento e impacto financeiro de propostas de gasto de
capital. O sistema de planejamento financeiro auxilia a determinar as necessidades de
financiamento de uma empresa e analisam métodos alternativos de financiamento.
(O’BRIEN, 2004).
Alguns tipos de sistema de informação financeiro e contábil são os de nível estratégico
que estabelecem metas de investimento de longo prazo, os de nível gerencial que ajudam os
gerentes a supervisionar e controlar os recursos financeiros, os de nível do conhecimento
auxiliam na analise de carreiras e o de nível operacional que monitoram o fluxo de recursos
da empresa como contas a pagar. (LAUDON; LAUDON, 2006).
Um controle adequado da parte financeira de uma empresa pode ser uma ferramenta de
sucesso, podendo trazer vantagens competitivas através de um controle financeiro. Um
sistema de informação financeira é importante, pois muitas questões são envolvidas nesta
gestão, ou seja, quase todas as áreas de uma empresa têm um impacto financeiro.
31
2.4
ERP
De acordo com a literatura pesquisada percebeu-se que o termo ERP (Enterprise
Resource Planning) também é conhecido como planejamento de recursos empresariais,
sistemas integrados de gestão e também por planejamento de recursos empresariais, todos
representados pela sigla ERP.
Os primeiros sistemas de ERP surgiram em meados dos anos de 1990 com a pressão
competitiva que buscava a redução de custos e aumento da eficiência. (ZENONE, 2003).
Segundo O’Brien (2004, p. 208) ERP, por ele chamado de planejamento de recursos
empresariais:
É um sistema interfuncional que atua como uma estrutura para integrar e
automatizar muitos dos processos de negócios que devem ser realizados pelas
funções de produção, logística, distribuição, contabilidade, finanças e de recursos
humanos de uma empresa.
Rezende e Abreu (2003) definem ERP como pacotes de gestão empresarial ou de
sistemas integrados com recursos de automação e informatização visando colaborar com o
gerenciamento dos negócios empresariais. O’Brien (2004) acrescenta que ERP é uma família
de módulos de software que apóia os processos vitais internos das atividades da empresa.
Um sistema de ERP é composto por um banco de dados, um aplicativo integrado e uma
interface completa para os usuários da empresa, e esse sistema seguem a todas as regras de
manufatura, distribuição, finanças e vendas. (MONTEIRO, 2000 apud ZENONE, 2003).
O ERP coleta, processa e fornece informações sobre a ação total da empresa incluindo
processamento de pedidos, compras, estoque, fabricação, distribuição, recibos de pagamentos,
previsão de demanda e recursos humanos. (OLIVEIRA, 2004).
Segundo Colangelo Filho (2001) não existe uma definição precisa e inquestionável para
um sistema ERP. Pode ser considerado como um software aplicativo, que permite que as
empresas automatizem e integrem uma parcela de seus processos e negócios incluindo
finanças, controles, logísticas e recursos humanos, permite o compartilhamento de dados e a
padronização dos processos de negócios e permite produzir e utilizar as informações em
tempo real. Segundo Stair e Reynolds (2002) o software aplicativo consiste em programas que
auxiliam os usuários a solucionar problemas específicos.
Para Zenone (2003) o objetivo do ERP é o controle e fornecimento de suporte a todos os
processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da organização.
32
Colangelo Filho (2001) destaca as principais áreas de aplicação dos sistemas ERP nas
empresas:
Finanças e controles
Operações/logísticas
Recursos humanos
• Contabilidade financeira
• Suprimentos
• Recrutamento e seleção de
pessoal
• Contas a pagar
• Administração de materiais
Treinamento
• Contas a receber
• Gestão de qualidade
• Benefícios
• Tesouraria
• Ativo imobilizado
• Planejamento e controle da
produção
• Custos de produção
• Desenvolvimento de pessoal
• Medicina e segurança do trabalho
• Orçamento
• Previsão de vendas
• Remuneração (salários)
• Contabilidade gerencial
• Entrada de pedidos
• Folha de pagamentos
• Custos
• Faturamento
• Análise de rentabilidade
• Fiscal
• Gestão de projetos
Quadro 4 – Áreas de aplicação dos sistemas ERP
Fonte: Colangelo Filho (2001, p.19).
De acordo com o quadro 4, o sistema ERP abrange três áreas importantes de uma
empresa: finanças, operações e recursos humanos.
Para Cortês (2008) as três grandes áreas de um módulo de ERP para uma empresa são:
comercial, produção e administrativo.
Na área comercial Cortês (2008) apresenta seus respectivos módulos:
A. Módulo de previsão de demanda: permite o cadastro e manutenção das previsões de
vendas;
B. módulo de pedidos: cadastro e manutenção de pedidos, controle de preços, autorização
do faturamento, cadastro de datas de entrega;
C. módulo de estoque de produtos: estoque de produtos acabados; módulo de expedição:
indica a remessa de produtos ao cliente;
D. módulo de faturamento: emissão e cancelamento de notas fiscais;
E. módulo de logística externa: acompanhamento de remessas efetuadas.
Na área de produção Cortês (2008) apresenta seus respectivos módulos:
33
A. Módulo de planejamento agregado: recebe dados de entrada o módulo de previsão de
demanda e facilita a organização da capacidade produtiva disponível para atende a demanda
esperada;
B. MRP II (Planejamento de recursos de manufatura): este módulo agrega a programação
mestre de produção, planejamento de capacidade de médio prazo, planejamento de
necessidades materiais e o planejamento de capacidade de curto prazo;
C. módulo de controle de produção: indica as quantidades produzidas;
D. módulo de ordens de produção em execução: esse módulo informa ao MRP II os
pedidos em processamento;
E. módulo de estoque de materiais: cadastro de itens necessários à produção;
F. módulo de compras: recebe as solicitações de aquisição de itens necessários para a
produção;
G. módulo de controle de qualidade: informa ao controle de produção as rejeições e os
motivos;
H. módulo de custos: registro e controle dos custos de produção.
A área administrativa recebe dados e informações dos módulos de faturamento e dos
módulos de custo e estoque de materiais juntamente com a solicitações de compras. Cortês
(2008) apresenta seus respectivos módulos:
A. Módulo de contas a receber: recebe informação do módulo de faturamento onde cadastra
as contas a receber, podendo assim controlar os recebimentos, as inadimplências e fornece um
resumo do fluxo de caixa;
B. módulo de contas a pagar: recebe informações do módulo de compras. Assim ordenas
por fornecedores, data de vencimento, valores e bancos.
C. módulo de finanças: controla as contas a receber, contas a pagar, movimentação de caixa,
movimentação de bancos e fluxo de caixa;
D. módulo de folha de pagamento: controle sobre remuneração de horas extras, banco de
dados e diversos outros. Nem sempre um sistema de ERP gera folha de pagamento.
E. módulos de contabilidade: este mantém conexão com os módulos de contas a pagar,
contas a receber, finanças e folha de pagamento.
Cortês (2008) destaca algumas propriedades dos ERP:
A. Sistema modular abrangente: pode incluir diversos módulos de acordo com a área ou
processo assim a empresa pode escolher os módulos e em que velocidade será feito
facilitando seu planejamento;
34
B. automatizam processos e funções: o modulo pode ser voltado a uma função ou tarefa ou
a todo o processo;
C. uso de banco de dados único: um único banco de dados para todos os módulos;
D. sistema integrado: os módulos trabalham integrados, trocando dados;
E. uso de boas práticas: adoção de boas pratica de gestão.
Atualmente as empresas atribuem valor à instalação de software ERP nos negócios, pois
cria uma estrutura para associar e aperfeiçoar seus sistemas internos de escritório e fornece
informações interfuncional vital sobre o desempenho da empresa rapidamente. (O’BRIEN,
2004).
Há uma variação no escopo de um sistema de ERP de um fornecedor para outro, sendo
que em sua maioria fornecem software integrado que fornece suporte à produção e às
finanças. Esse sistema também pode oferecer soluções na área de recursos humanos, vendas e
distribuição. (STAIR; REYNOLDS, 2002).
Um dos principais benefícios do ERP é a eliminação de sistemas ineficientes facilitando
na escolha do melhor processo de trabalho, melhoria do acesso aos dados para a tomada de
decisão operacional e a padronização da tecnologia. Também a desvantagens na implantação
desse sistema: alto custo, longo tempo de instalação e complexidade. (STAIR; REYNOLDS,
2002).
Para Laudon e Laudon (2006) o ERP possibilitará que a empresa use sistemas
integrados para apoiar estruturas organizacionais que antes não eram possíveis apoiar.
Oferece as empresas uma plataforma de tecnologia de sistema de informação única, unificada
e totalmente abrangente. Ajuda a criar os fundamentos para uma organização voltada ao
cliente ou à demanda. Ajuda a gerenciar seus processos internos de fabricação, finanças e
recursos humanos. E promove a integração entre os processos internos de cadeia de
suprimentos.
Caldas e Wood (2000 apud COLANGELO FILHO, 2001) apresentam uma pesquisa
realizada em 1998 com 28 organizações que implantaram sistemas de ERP. Abaixo o quadro
mostra uma parte do resultado da pesquisa:
35
Motivo para implantação de sistemas ERP
%
Integração de processos; integração da informação
91
Seguir uma tendência
77
Pressões da função de TI
41
Pressões da matriz
41
Evitar abrir espaço para concorrentes
37
Razões políticas internas
31
Influência da mídia
29
Influência de gurus de administração e consultores
23
Pressão de clientes e / ou fornecedores
11
Quadro 5 – Motivos para implantação de sistemas ERP - Adaptado
Fonte: Colangelo Filho (2001, p.33).
No quadro 5 verifica-se que o item que as empresas acham de mais relevância na
implantação de um sistema de ERP foi a integração dos processos e das informações, ou seja,
a relação das informação com o processo do sistema. Também nota-se um percentual
significativo no item de seguir uma tendência. O item com menos percentual na pesquisa foi a
pressão de clientes e/ou fornecedores para a implantação de um SI.
A aquisição de um sistema de ERP apresenta alguns pontos positivos e outros
negativos. Segundo Cortês (2008) os pontos favoráveis na aquisição de um sistema são:
adoção de práticas consagradas, foco em processos, atualização de sistema e maior segurança.
Já os pontos desfavoráveis destacam: requer o pagamento de licenças e atualizações e cria
dependência em relação ao fornecedor.
Cortês (2008) acrescenta nas desvantagens desses sistemas é a dependência que se cria
em relação ao fornecedor, pois este sistema deve ser constantemente atualizado, tanto em
questões tecnológica como a aspectos legais.
Para a escolha de um sistema de ERP, segundo Colangelo Filho (2001), envolve
aspectos técnicos e tecnológicos.
Já Cortês (2008), para a escolha de um sistema de ERP é necessário considerar algumas
questões importantes, onde essas levaram a melhor escolha do produto final:
A. Perfil ou personalidade do ERP: deve-se verificar se outras empresas do mesmo ramo
estão utilizando o sistema em analise e seu tamanho;
36
B. processos abrangidos: verificar qual a intensidade de adaptação;
C. necessidade de integração com outras empresas: considerar quais módulos serão
adquiridos diretamente do fornecedor e quais serão adquiridos de terceiros e integrados ao
ERP;
D. reputação do fornecedor: verificar o nível de satisfação de outros clientes em relação ao
produto fornecido;
E. histórico e perspectiva do fornecedor: perspectivas de longevidade dos fornecedores
prospectados;
F. plataformas utilizadas: alguns sistemas integrados trabalham com um tipo de plataforma
e outros oferecem mais;
G. banco de dados: alguns sistemas integrados oferecem diferentes bancos de dados. Devese verificar se a utilização de um determinado banco de dados supre os requisitos necessários;
H. infra-estrutura de comunicação: é preciso verificar as necessidades do sistema quanto à
infra-estrutura de comunicação;
I. capacidade de processamento: deve-se levar em conta a quantidade de operações que
serão efetuadas;
J. flexibilidade para o usuário ou administrador implantar modificações: verificar da
necessidade de suporte do fornecedor;
K. interface com outros sistemas: a possibilidade e receber e exportar dados para outros
sistemas;
L. estado da arte da tecnologia utilizada: indicadores sobre a possibilidade de evolução do
sistema;
M. facilidade de utilização: se é fácil sua utilização;
N. parametrização: verificação da facilidade e o nível de parametrização na utilização do
ERP. Pois alguns módulos precisam ser mudados facilmente para se adaptarem as exigências
das empresas;
O. suporte técnico, treinamento e visitas técnicas: a disponibilidade do fornecedor de
fornecer suporte técnico, treinamentos e visitas técnicas para suprir eventuais dúvidas;
P. política de manutenção: verificar se a manutenção esta inclusa.
Para a implantação de um sistema de ERP, Colangelo Filho (2001) propõem um modelo
de implantação:
A. Planejamento: desenvolve estratégias para alcançar os objetivos do negócio com a
implantação; elabora um plano detalhado para execução do projeto; obtém recursos humanos
37
e materiais necessários; define mecanismos de acompanhamento e assegura que há um
entendimento comum do escopo do projeto, uma equipe preparada e planos para sua
execução:
B. desenho da solução: desenvolve uma visão de alto nível dos processos de negócio capaz
de atingir os objetivos estabelecidos;
C. construção: desenvolve a configuração do sistema ERP para suportar os processos de
negócios definidos na fase anterior;
D. teste e implantação: desenvolve a execução dos testes finais, do treinamento dos usuários
e da substituição.
Para Hypolito e Pamplona (1999 apud Cortês, 2008 p. 357) “[...] a implantação de um
sistema integrado de gestão pode ser efetuada por meio de duas estratégias básicas: faseada e
big bang”. Na estratégia faseada o projeto é dividido em etapas e a implantação dos diversos
módulos ocorre ao logo de cada uma dessas fases. Neste caso o risco é reduzido, a duração é
mais demorada, há necessidade de desenvolvimentos de interfaces e o custo é maior que a
estratégia de big bang devido à necessidade de desenvolvimento de interfaces. A estratégia
big bang é a implantação de todos os módulos de uma única vez. Neste caso o risco é maior, a
duração é menor, não há necessidade de desenvolvimento de interfaces e o custo é menor do
que a estratégia faseada. (CORTÊS, 2008).
O sistema de ERP envolve algumas tarefas para sua implantação. Este sistema pode ser
implantado nas diversas empresas, pois á todo um sistema de adaptação às necessidades da
empresa. Este apresenta uma interação com diversas áreas de uma empresa, podendo assim
dispor diversas informação de maneira fácil e rápida.
2.5 Ciclos de vida do desenvolvimento de sistemas
Quando se verifica a necessidade de criar ou modificar um sistema existente em uma
empresa, este processo envolve algumas etapas para a execução desta criação ou mudança.
Um novo sistema de informação é uma resolução para algum problema organizacional,
este é montado para solucionar um ou mais problemas detectado pela organização em que
estejam enfrentando. Esses problemas podem ser detectados por funcionários ou gerentes ou
para aproveitar novas oportunidades de operação com mais sucesso. (LAUDON; LAUDON,
2006).
38
Para Stair e Reynolds (2002, p. 21) “desenvolvimento de um sistema é a atividade de
criar ou modificar os sistemas empresariais existentes”. O desenvolvimento de um sistema de
informação pode ser uma tarefa difícil, sendo que para facilitar esse desenvolvimento deve-se
dividir essa tarefa em etapas. Este desenvolvimento requer esforço de toda a equipe, sendo
usuários, gerentes, especialistas em sistemas e de profissionais responsáveis pelo suporte aos
usuários. (STAIR; REYNOLDS, 2002).
O’Brien (2004) divide o ciclo de vida de desenvolvimento de sistemas nas seguintes
etapas: investigação de sistemas, análise de sistemas, projeto de sistemas, implantação de
sistemas e manutenção de sistemas. Essas etapas são relacionadas e interdependentes, por
isso, algumas etapas podem ocorrer ao mesmo tempo.
A. Investigação de sistemas: determina se existe um problema; realiza um estudo de
viabilidade; desenvolve um plano de gerenciamento de projeto;
B. análise de sistemas: analisa as necessidades de informação dos usuários finais;
desenvolve requisitos funcionais do sistema;
C. projeto de sistemas: desenvolvem especificações para os recursos de hardware, software,
pessoal, de rede e dados e os produtos que atenderão os requisitos dos do sistema proposto;
D. implantação de sistemas: adquirir ou desenvolver hardware software; testar e treinar
para o uso do novo sistema; conversão para o novo sistema;
E. manutenção de sistemas: utilizar um processo de revisão pós-implantacão para avaliar,
monitorar e modificar o sistema conforme for necessário.
O’Brien (2004) destaca também a prototipagem, é o rápido desenvolvimento e teste de
modelos de funcionamento. Este torna mais rápido e fácil o processo de desenvolvimento para
os analistas, principalmente para projetos nos quais os requisitos do usuário final são difíceis
de definir.
Do ponto de vista de Laudon e Laudon (2006) o ciclo de vida dos sistemas é o método
mais antigo de montagem de sistemas de informação, este divide o desenvolvimento de
sistemas em estágios formais que devem ocorrer em ordem seqüencial. Esses estágios são
apresentados abaixo:
A. Análise de sistemas: analise de um problema que a organização tentara resolver com um
SI, ou seja, descreve o que um sistema deve fazer para atender os requisitos de informação;
B. projeto de sistemas: apresenta como o sistema cumprira os objetivos;
C. programação: transforma as especificações apresentadas no projeto em códigos de
programação de software;
39
D. testes: realizasse teste para se assegurar que o sistema esta produzindo resultados corretos;
E. conversão: é o processo de mudança do sistema antigo para o novo;
F. produção e manutenção: esse processo se da após a instalação do novo sistema e após a
conversão onde os usuários e técnicos revisam o sistema para determinar se atingiu seus
objetivos iniciais e se há necessidade de revisão ou alterações. As mudanças em hardware,
software, documentação ou procedimentos são chamados e manutenção.
Pressman (1995) apresenta o modelo cascata para o desenvolvimento do software:
A. Análise e engenharia de sistemas: estabelece os requisitos para todos os elementos do
sistema e atribui subconjunto desses requisitos ao software;
B. análise de requisitos de software: o processo de coleta dos requisitos é intensificado e
concentrado especificamente no software;
C. projeto: processo de múltiplos passos que se concentra em: estrutura de dados, arquitetura
de software, detalhes procedimentais e caracterização de interface;
D. codificação: este traduz o projeto numa forma legível por máquina;
E. testes: realização de teste para descobrir erros e garantir a entrada definida produza
resultados reais que concordem com os resultados exigidos;
F. manutenção: são as adaptações as mudanças necessárias.
No entendimento de Batista (2006) o ciclo de vida dos sistemas é a divisão do
desenvolvimento total em fases relacionadas. Neste ciclo tem-se a definição do projeto, o
estudo dos sistemas, projeto da solução programação, implantação e a pós-implantação.
Batista (2006) associa às etapas do ciclo de vida a divisão de tarefas entre os envolvidos.
40
Ciclo de vida dos
Divisão de tarefas
sistemas
Definição do projeto
Especialistas empresariais:
Especialistas técnicos:
Identificar áreas/questões
Determinar se o problema
problemáticas.
necessita de mais pesquisa e
projeta a solução.
Estudos dos sistemas
Especialistas empresariais:
Especialistas técnicos:
Fornecer documentos e fazer
Coletar e sintetizar
entrevistas;
informações;
Descrever problemas e requisitos;
Analisar problemas;
Fornecer restrições técnicas;
Fornecer restrições.
Projetar soluções alternativas;
Avaliar a viabilidade.
Projeto
Especialistas empresariais:
Especialistas técnicos:
Modelar e documentar as
Fornecer especificações do
projeto.
especificações do projeto lógico;
Modelar e documentar as
Aprovar especificações.
especificações do projeto físico.
Programação
Especialistas empresariais:
Especialistas técnicos:
Codificar a solução e fazer
Nenhuma tarefa.
testes.
Instalações
Especialistas empresariais:
Especialistas técnicos:
Contribuir com planos de testes e
Finalizar documentações;
dados;
Supervisionar a conversão
Validar os resultados dos testes;
Participar da conversão.
Pós-implantação
Especialistas empresariais:
Especialistas técnicos:
Avaliar o desempenho funcional
Avaliar o desempenho técnico
do sistema;
do sistema;
Suprir novas exigências;
Executar a manutenção.
Utilizar o sistema.
Quadro 6 – Etapas do ciclo de vida dos sistemas - Adaptada
Fonte: Batista (2006)
Em algumas etapas do ciclo de vida dos sistemas é indispensável o levantamento e/ou
criação de requisitos.
41
Para Pfleeger (2004) os requisitos são características do sistema ou descrição de algo
que o sistema é capaz de realizar, para atingir seus objetivos. Estes descrevem o
comportamento de um sistema. Pfleeger (2004) classifica os requisitos em: requisitos
funcionais e requisitos não funcionais.
Para Sommerville (2003) os requisitos funcionais são declarações de funções que o
sistema deve fornecer como deve agir a entradas especificas e como deve se comportar em
determinadas situações ou o que o sistema não deve fazer.
No entendimento de Sommerville (2003) os requisitos não-funcionais são restrições às
funções ou serviços fornecidos pelo sistema. De uma forma resumida, Pfleeger (2004)
descreve que os requisitos não-funcionais colocam restrições no sistema.
O processo de desenvolvimento de sistemas é composto por etapas das quais resultaram
em requisitos para o novo sistema ou as necessidades de alteração do sistema atual
2.6 Implantação de um sistema de informação
Para a implantação de um novo sistema de informação ou na modificação do sistema
atual, é indispensável a execução de algumas etapas das quais facilitarão essa mudança na
organização.
Segundo Oliveira (2004), na etapa de implementação de sistemas envolve as atividades:
Atividades de
implantação
Aquisição de
hardware,
software e
serviços
Desenvolvimento
ou modificação
de software
Treinamento
do
usuário final
Documentação
do
sistema
Conversão
• Paralela
• Piloto
• Em etapas
• Direta
Figura 4 – Uma visão geral do processo de implementação
Fonte: Oliveira (2004 p. 121)
De acordo com a figura 4, na etapa de implementação de sistemas envolve a aquisição
hardware, software e serviços, o desenvolvimento ou modificação de software, o treinamento
do usuário final, documentação do sistema e vários tipos de conversão. (OLIVEIRA, 2004);
42
A. Aquisição de hardware, software e serviços: Para se obter os componentes de um
sistema de informação, a empresa tem a opção de comprar, fazer leasing ou alugar hardware e
outros recursos. Nessa fase a empresa deve identificar e selecionar um ou mais fornecedores
de sistemas de informação. (STAIR; REYNOLDS, 2002);
B. desenvolvimento ou modificação de software: no processo de desenvolvimento é
desenvolvido todo o software do qual não será adquirido externamente. No processo de
modificação de software são feitas as modificações necessárias nos software que forem
adquiridos. (O’BRIEN, 2004).
C. treinamento do usuário final: Para o sucesso da implementação do sistema os usuários
finais devem ser treinados para operar o novo sistema. Este pode evolver apenas atividades
como entrada de dados ou pode envolver todos os aspectos do uso adequado do novo sistema.
(O’BRIEN, 2004). O apoio da alta administração na disposição de tempo e recursos
suficientes para preparar o usuário é absolutamente essencial para um começo bem sucedido
do sistema. (STAIR, REYNOLDS, 2002);
D. documentação do sistema: neste processo se registra e comunica as especificações
detalhadas do sistema incluindo procedimentos para os usuários finais e o pessoal de SI.
(O’BRIEN, 2004).
E. conversão: O processo de conversão é a mudança do sistema atual para um novo ou
melhorado sistema. Este pode ser de forma paralela, os dois sistemas operam juntos até que
decidam mudar completamente para o novo. (O’BRIEN, 2004). Na forma piloto o novo
sistema é executado por apenas um grupo de usuários, e quando este sistema não apresentar
problemas é executado por todos. (STAIR, REYNOLDS, 2002). Também pode ser feita por
etapas, onde alguns serviços do novo sistema são aplicados. (O’BRIEN, 2004). E de maneira
direta, onde o sistema atual não é mais executado e o novo sistema começa a ser executado.
(STAIR e REYNOLDS, 2004).
Após a implementação do novo sistema, uma nova fase começa, a manutenção. A
manutenção de sistemas segundo Stair e Reynolds (2002), envolve a conferencia, a
modificação e o aprimoramento do sistema para poder alcançar suas metas. A manutenção
tem o papel de correção de erros no desenvolvimento ou no uso do sistema, modificações no
sistema de acordo com mudanças na empresa ou no ambiente do negocio, e por mudanças
verificadas nas manutenções periódicas. (OLIVEIRA, 2004).
43
O resultado da implementação de um sistema será determinado pelo envolvimento e
influência do usuário, apoio da administração, pelo nível de complexidade/risco e pelo
gerenciamento do processo. (LAUDON; LAUDON, 2006).
Muitas vezes a implantação de um novo sistema de informação pode ser difícil para
algumas empresas, mas será de grande utilidade se forem elaborados de acordo com suas
necessidades e implantados de acordo com os recursos disponíveis.
2.7
Sistema de Informação em Pequenas Empresas
Atualmente diversos gestores de micros e pequenas empresas (MPEs) estão tendo uma
visão diferenciada no que diz respeito ao uso de sistemas de informação.
Não há uma restrição de atividades de registro e manutenção de dados no que diz
respeito às funções baseadas em computação para empresas pequenas. Cada vez mais o
computador desempenha um papel vital na operação das empresas pequenas. A tecnologia de
computação apresenta grandes aplicações no acompanhamento financeiro de pequenas
empresas, como, entrada de pedidos, conta a receber e a pagar e administração de estoques.
Os sistemas mais sofisticados para essas empresas são os integrados não há a duplicidade de
entrada de dados. (LONGENECKER; MOORE; PETTY, 1997).
Para se adaptarem às novas exigências do mercado e para reagir a elas, as MPEs
antecipam e analisam sua estrutura tanto de produção como de informação.(CÉSAR, et al,
2005).
Segundo Medeiros, Parente e Minora (2007) o que leva uma empresa de pequeno porte
á obter resultados inexplicáveis e o desalinhamento desses investimentos em relação às
estratégias da empresa referente à implantação de TI na empresa, é a falta de conhecimento,
falta de assessoria efetiva sobre os recursos necessários e a aquisição dos mesmos.
A principal vantagem no gerenciamento das pequenas e médias empresas é o registro da
informação, especialmente a contábil e financeira, pois geralmente enfrentam problemas
administrativos operacionais relativos a pagamentos e recebimentos, controle de materiais,
controle de custos e despesa, entre outros. Com a rápida obtenção de informações corretas
sobre esses problemas auxiliará na tomada de decisões e para o desenvolvimento de suas
atividades futuras. (VIDAL, 1995).
Segundo Beraldi e Escrivão Filho (2000 apud MEDEIROS; PARENTE; MINORA,
2007) a TI nas micros e pequenas empresas (MPE’s) pode proporcionar o enxugamento da
44
empresa por meio da modernização do processo de papéis, pastas entre outros; eliminação de
atividades burocráticas; aumento da agilidade, segurança, integridade e exatidão das
informações levantadas; redução de custos e o aperfeiçoamento da administração geral da
empresa (marketing, planejamento, controle de produção, demonstrações financeiras,
previsões orçamentárias, analises de investimento e de custos).
No Brasil em 2005 as empresas de micro e de pequeno porte totalizavam 2.096.121
(dois milhões noventa e sei mil cento e vinte um), sendo 124.447 (cento e vinte quatro mil
quatrocentos e quarenta sete) em Santa Catarina. (SEBRAE, 2005).
Cada vez mais os custos dos computadores estão diminuindo e o crescimento da gestão
integrada por software fazendo com que o pequeno empresário invista mais nesse setor para
obter melhor desempenho de sua empresa com relação aos seus concorrentes. (MEDEIROS;
PARENTE; MINORA 2007).
Para que a implantação de TI em uma micro ou pequena empresa não seja desastrosa é
necessário que se verifique a real necessidade e condições desse investimento, o retorno, a
avaliação antes de investir em equipamentos e a capacitação da empresa e de seus
funcionários para lidar com as novas tecnologias. (MEDEIROS; PARENTE; MINORA
2007).
As pequenas e médias empresas estão dando um valor especial às tecnologias de
informação, pois verificam que trazem vantagem a elas especialmente como suporte a sua
gestão.
2.8 Sistema de informação na construção civil
A indústria da construção civil mesmo sendo um dos ramos mais tradicionais da
economia, vem se adaptando as novas tecnologias disponíveis para poder se manter no
mercado e enfrentar seus concorrentes.
No que diz respeito ao uso de novas tecnologias de informação e comunicação a
indústria da construção ainda está atrasada em relação às outras indústrias. Sendo para
alcançar lucros ou simplesmente para sobreviver às empresas, principalmente as do setor da
construção civil, precisam acompanhar a evolução mundial do mercado. (NASCIMENTO;
SANTOS, 2003).
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Um dos fatores críticos para o sucesso de um empreendimento é o tratamento do fluxo
de informações entre os vários agentes multidisciplinares dentro de todo o processo.
(NASCIMENTO; SANTOS, 2003).
No Brasil em 2005 o número de estabelecimentos do setor da construção civil chegou a
71.248 (setenta e um mil duzentos e quarenta e oito), sendo 15.873 (quinze mil oitocentos e
setenta três) na região sul. (SEBRAE, 2005).
Na década de 80 e uma boa parte da década de 90 foi realizado uma pesquisa no setor da
construção civil para se solucionar o problema da falta de informação entre as equipes que
participam de um empreendimento. Para solucionar esse problema as empresas investiram em
TI adquirindo software e hardware para gerenciamento das informações. Atualmente existe
uma maior disponibilidade e facilidade de obter informações devido ao uso intenso e da
variedade de opções de ferramentas de TI. (NASCIMENTO; SANTOS, 2003).
Segundo Peleias (2003) apresenta alguns desafios que as empresas da construção civil
devem identificar e superar para simples sobrevivência e crescimento:
A. Tecnológicos: tecnologias e processos produtivos, necessidade de investimentos;
B. financeiros: interação entre os prazos de recebimentos e pagamentos, gerenciamento
eficaz do caixa, etc.;
C. operacionais: eficiência operacional na execução das atividades;
D. comerciais e de mercado: identificar as necessidades dos clientes, etc.;
E. relações nacionais e internacionais: influencia das condições comerciais e de mercado.
Segundo SteWart (2002 apud NASCIMENTO; SANTOS, 2003) o aumento da
utilização de sistemas de informação na construção civil nos últimos anos vem da dificuldade
de gerenciar empreendimentos com meios tradicionais nos quais não se tem controle
satisfatório das informações que fluem entre os agentes.
O ramo da construção civil tem se adaptado às novas tendências de mercado de acordo
com suas disponibilidades. Sendo que para o sucesso da implantação dessas novas tendências
deve-se verificar se é compatível com os objetivos da empresa e com disponibilidade
financeiras também.
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