III SEGeT – Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia
O SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL E SUA
APLICABILIDADE NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO
SUPERIOR - IES
Nerian José Cardoso – FURB – [email protected]
Roberto Marcos Navarro – FURB – [email protected]
Profa. Dra. Ana Cristina Faria – FURB – [email protected]
RESUMO
Este artigo tem por objetivo caracterizar a implementação e a relevância do Sistema de
Informação Gerencial nas Instituições de Ensino Superior, demonstrando a sua utilidade
positiva como aglutinador de informações para a gestão empresarial. O instrumento
metodológico utilizado foi à pesquisa bibliográfica, apresentando os seguintes conceitos:
instituição de ensino superior, sistema de informação, sistema de informação gerencial e
sistemas de informações integrados, envolvendo: sistema de administração de atividades
didáticas; sistema de administração de biblioteca; sistema de administração financeira;
sistema de administração de recursos humanos; sistema de protocolo e comunicações;
sistema de administração de materiais e de patrimônio. Conclui-se que o uso do sistema de
informação gerencial é uma ferramenta no processo de tomada de decisão, buscando reduzir
custo e maximização do resultado.
Palavras-Chave: Sistema de informação Gerencial, IES, Universidades.
1 INTRODUÇÃO
A Instituição de Ensino Superior (IES) é uma empresa e deve gerar resultados. Com
processos e particularidades, requer uma solução que vai além do controle acadêmico,
ultrapassando o limite dos diários, históricos e listagens.
Um dos instrumentos obrigatórios pelo MEC, quando da abertura de uma Instituição
de Ensino Superior é o PDI-Plano de Desenvolvimento Institucional, um plano geral de
desenvolvimento dos próximos cinco anos para instituição quando da autorização ou
renovação, que nada mais é que um instrumento de planejamento com totais características
gerencia.
Podemos destacar com características de informações gerenciais constantes no PDI os
seguintes itens obrigatórios: objetivos e metas (descrição dos objetivos e quantificação das
metas com cronograma); organização e gestão de Pessoal; cronograma de expansão da infraestrutura para o período de vigência do PDI e demonstração da sustentabilidade financeira,
incluindo os programas de expansão previstos no PDI.
A Universidade necessita de um sistema eficiente, capaz de transformar informações
em resultados. Integrando os processos, eliminamos o retrabalho, padronizamos atividades e
antecipamos as respostas preservando a integridade das informações.
O sistema deve ser uma poderosa ferramenta, extremamente flexível, capaz de se
adaptar a realidade e as estratégias da Instituição, permitindo total integração entre gestão
acadêmica, administrativa e RH, identificando os cursos e áreas mais rentáveis ou menos
rentáveis. O artigo tem por objetivo caracterizar a implementação e a relevância do Sistema
de Informação Gerencial nas Instituições de Ensino Superior, demonstrando a sua utilidade
positiva como aglutinador de informações para a gestão empresarial.
O instrumento metodológico utilizado foi à pesquisa bibliográfica, apresentando
seguintes conceitos: instituição de ensino superior, sistema de informação, sistema
informação gerencial e sistemas de informações integrados, envolvendo: sistema
administração de atividades didáticas; sistema de administração de biblioteca; sistema
administração financeira; sistema de administração de recursos humanos; sistema
protocolo e comunicações; sistema de administração de materiais e de patrimônio.
os
de
de
de
de
Neste capitulo vamos dar enfoque a constituição de e classificação das Universidades
em conformidade com a legislação Mec/Sesu – 2006. A forma de criação conforme Projeto de
Lei de iniciativa do Poder Executivo e aprovado pelo Poder Legislativo.
UNIVERSIDADE
As Universidades classificam-se segundo a natureza de suas mantenedoras em
Públicas (criadas por Projeto de Lei de iniciativa do Poder Executivo e aprovado pelo Poder
Legislativo) e Privada (criadas por credenciamento junto ao Ministério da Educação),
demonstrado na figura abaixo:
Figura 1 – Organograma da Organização Administrativa das IES
Fonte: Mec/Sensu - 2006
Instituições Públicas são criadas ou incorporadas, mantidas e administradas pelo Poder
Público e estão classificadas conforme (Mec/Sesu, 2006) em:
Federais – mantidas e administradas pelo Governo Federal
Estaduais – mantidas e administradas pelos governos dos estados
Municipais – mantidas e administradas pelo poder público municipal
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Instituições Privadas são mantidas e administradas por pessoas físicas ou pessoas
jurídicas de direito privado e dividem-se, ou se organizam, entre Instituições privadas com
fins lucrativos ou privadas sem fins lucrativos. Podem se organizar como:
Instituições privadas com fins lucrativos ou Particulares sem sentido estrito são
instituídas e mantidas por uma ou mais pessoas físicas ou jurídicas de direito privado. Sua
vocação social é exclusivamente empresarial.
Instituições privadas sem fins lucrativos, podem ser quanto a sua vocação social:
2.1 – Comunitárias – Incorporam em seus colegiados representantes da comunidade.
Instituídas por grupos de pessoas físicas ou por uma ou mais pessoas jurídicas,
inclusive cooperativas de professores e alunos que incluam na sua entidade mantenedora,
representante da comunidade.
2.2 – Confessionais – constituídas por motivação confessional ou ideológica.
Instituídas por grupos de pessoas físicas ou por uma ou mais pessoas jurídicas que atendam à
orientação confessional e ideológica especificas
2.3 – Filantrópicas – aquelas cuja mantenedora, sem fins lucrativos, obteve junto ao
Conselho Nacional de Assistência Social o Certificado de Assistência Social. São as
instituições de educação ou de assistência social que prestem os serviços para os quais foram
instituídas e os coloquem à disposição da população em geral, em caráter complementar às
atividades do Estado, sem qualquer remuneração.
A Organização Acadêmica obedece critérios estabelecidos pela Sesu - Secretaria de
Educação Superior – MEC, que determina como as Instituições se organizam.
ORGANIZAÇÂO ACADÊMICA - (Sesu – Secretaria de Educação Superior - MEC)
Caracteriza as instituições de ensino superior quanto a sua competência e
responsabilidade. Instituições de Ensino Superior oferecem cursos superiores em pelo menos
uma de suas diversas modalidades, bem como cursos em nível de pós-graduação.
Universidades são instituições pluridisciplinares, públicas ou privadas, de formação de
quadros profissionais de nível superior, que desenvolvem atividades regulares de ensino,
pesquisa e extensão.
1)Instituições Universitárias
São instituições pluridisciplinares, publicas ou privadas, de formação de quadros
profissionais de nível superior, que desenvolvem atividades regulares de ensino, pesquisa e
extensão. Dividem-se em:
Universidades
São instituições pluridisciplinares, publicas ou privadas, de formação de quadros
profissionais de nível superior, que desenvolvem atividades regulares ensino, pesquisa e
extensão.
Universidades Especializadas
São instituições de educação superior, publicas ou privadas, que atuam numa área de
conhecimento especifica ou de formação profissional, devendo oferecer ensino de excelência
e oportunidades de qualificação ao corpo docente e condições de trabalho a comunidade
escolar.
Centros Universitários
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São instituições de educação superior, públicas ou privadas, pluricurriculares, que
devem condições de trabalho à comunidade escolar.
2) Instituições Não Universitárias
CEFETs e CETs
Centros Federais de Educação Tecnológica (Cefets) e os Centros de Educação
Tecnológica (CETs). Representam instituições de ensino superior, publicas ou privadas,
pluricurriculares, especializados na oferta de educação tecnológica nos diferentes níveis e
modalidades de ensino, caracterizando-se pela atuação prioritária na área tecnológica. Eles
podem ministrar o ensino técnico em nível médio. O centro de Educação Tecnológica possui a
finalidade de qualificar profissionais em cursos superiores de educação tecnológica para os
diversos setores da economia e realizar pesquisa e desenvolvimento tecnológico de novos
processos, produtos e serviços, em estreita articulação com os setores produtivos e a
sociedade, oferecendo, inclusive, mecanismos para a educação continuada.
Faculdades Integradas
São instituições de educação superiores públicas ou privadas, com propostas
curriculares em mais de uma área do conhecimento. Tem o regimento unificado e é dirigida
por um diretor geral. Pode oferecer cursos em vários níveis sendo eles de graduação, cursos
seqüenciais e de especialização e programas de pós-graduação (mestrado e doutorado).
Faculdades Isoladas
São instituições de educação superiores públicas ou privadas. Com propostas
curriculares em mais de uma área do conhecimento são vinculadas a um único mantenedor e
com administração e direção isoladas. Podem oferecer cursos em vários níveis sendo eles de
graduação, cursos seqüenciais e de especialização e programas de pós-graduação (mestrado e
doutorado).
Institutos Superiores de Educação
São instituições públicas ou privadas que ministram cursos em vários níveis sendo eles
de graduação, cursos seqüenciais e de especialização, extensão e programas de pós-graduação
(mestrado e doutorado).
As Instituições de Ensino não diferem muito das empresas em qualquer área, exceto
na missão específica. Não diferem no que diz respeito ao trabalho e aos encargos do dirigente,
ao planejamento e à estrutura da organização. Contudo, a instituição de ensino é
essencialmente diferente das empresas nos seus negócios. É diferente na finalidade, possui
valores diferentes, faz contribuição diferente à sociedade.
Em sua organização, abaixo, colocamos um organograma funcional básico de uma
Instituição de Ensino Superior:
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Figura 4 - Adaptado de: Lima, Mauricio Andrade de - UMA PROPOSTA DO BALANCED
SCORECARD PARA A GESTÃO ESTRATÉGICA DAS UNIVERSIDADES
FUNDACIONAIS DE SANTA CATARINA, - Tese de Doutorado em Engenharia da
Produção –UFSC – SC.
3. SISTEMA DE INFORMAÇÕES
Quando se estuda SI, temos que diferenciar o que é dado e o que é informação.
Segundo Oliveira (2000, p.167), “dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta
que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. Por sua vez,
informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões”. O comentário que
o autor faz sobre dado e informação é de que toda informação é uma ferramenta importante
dentro das empresas ou organizações que quando bem estruturada, esta passa a integrar os
demais subsistemas e, como conseqüência, as atividades das demais unidades da organização
ou empresas.
Oliveira (1996, p. 68) comenta que “a informação é o produto da análise dos dados
existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e
interpretados dentro de um complexo para transmitir conhecimento e permitir a tomada de
decisão de forma otimizada”. Logo, toda a sistemática de coleta, tabulação e armazenamento
dos dados para transformá-los em informações, posteriormente, facilita a tomada de decisão
por parte dos gerentes e otimiza melhor o tempo.
Beuren (1998, p. 59) ressalta também que “uma vez que a empresa reconhece o papel
positivo que a informação pode representar, cabe a ela refletir sobre questões primordiais
relativas à criação de processos eficazes de gestão da informação”. Tendo em vista o contexto
econômico, a autora completa que a informação pode ser um dos fatores responsáveis pelo
bom êxito das empresas em termos de sobrevivência ou como forma de estabelecer maior
competitividade.
O sistema de informações consiste em uma soma estruturada de elementos.
Mosimann, Alves e Fisch (1993, p.52) conceituam sistema de informação como “uma rede de
informações cujos fluxos alimentam o processo de tomada de decisões, não apenas da
empresa como um todo, mais, também, de cada área de responsabilidade”.
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Segundo Campos Filho (1994, p.34) explicita que o sistema de informação baseia-se
em quatro componentes reunidos de modo a permitir o melhor atendimento aos objetivos da
organização:
À informação (dados formatados, imagens, sons e textos livres);
Os recursos humanos (que coletam, armazenam, recuperam, processam, disseminam e
utilizam as informações);
Às tecnologias de informações (o hardware e o software);
As práticas de trabalho (métodos utilizados)
As práticas de trabalho, segundo Alter (1992, p.07), são as formas, maneiras e
métodos utilizados pelas pessoas da organização para realizar os seus serviços. Elas estão
intimamente ligadas às ferramentas tecnológicas e às informações para comunicação,
realização de tomada de decisão e outras tarefas necessárias ao negócio.
As tecnologias de informações, de acordo com Alter (1992, p.09), compreendem o
hardware e software destinado à tarefa de processamento de dados e que capturam,
manipulam, armazenam, recuperam e transmitem as informações. Salienta que a tecnologia da
informação é um componente do sistema de informação e não pode ser confundido como se
este elemento fosse o todo. A tecnologia de informação é o ferramental do qual se utiliza à
prática de trabalho.
Os recursos humanos, segundo Campos Filho (1994, p.35), estão incluídos no sistema
de informação para, a não ser em casos totalmente automatizados, coletar, processar ou
usarem dados. A vinculação entre os recursos humanos e as práticas de trabalho demonstra
que elas afetam os recursos humanos, ao passo que as características dos recursos humanos no
sistema determinam quais as práticas viáveis e adequadas. Ressalta-se o valor da informação.
Para uma decisão, nem todas as informações apresentam a mesma importância e, para isso,
deve ser comunicada às pessoas em conteúdo adequado, senão ela perde o seu valor. A
informação pode ser reutilizada, não é deteriorada e nem se deprecia e cada usuário determina
o seu valor.
Figura 2 – Valor da informação
Fonte: Oliveira (1996, p.47)
A Figura 2 esquematiza o processo de valorização da informação dentro de uma
empresa, considerando seus impactos nas decisões, no tempo de utilização e na utilidade da
informação.
Destacar-se-á os tipos de sistemas de informações de acordo com a modelagem do uso
da informação, conforme figura abaixo e sua hierarquia, na parte inferior da pirâmide estão
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concentrados os sistemas de automação (SA), que refere-se aos sistemas de automação
industrial, comercial, bancária e de escritório, como sistema de processo. Como segundo na
escala piramidal tem-se os sistemas de processamento de transações (SPT). Este tipo de
sistema de informação refere-se aos sistemas computacionais como o de faturamento, folha de
pagamento, conta a pagar e a receber, contábil e tesouraria.
Figura 3 – Pirâmide dos Sistemas de Informação
Fonte: FURLAN; IVO; AMARAL (1994. P. 26).
No nosso terceiro grau de hierarquia, têm-se os sistemas gerenciais que, por sua vez,
dividem-se em dos módulos: o SAD e o SIG. O sistema de apoio à decisão (SAD), que é
conceituado por Stair (1998, p.38) como “um grupo organizado de pessoas, procedimentos,
bando de dados, e dispositivos usados para dar apoio à tomada de decisões referentes a
problemas específicos”. Para Sprague (1991, p.10), o SAD caracteriza-se como “um sistema
computacional interativo que ajuda os responsáveis pela tomada de decisões a utilizar dados e
modelos para resolver problemas não estruturados”. STAIR (1998, P.232) corrobora esta idéia
e acrescenta que o foco de um SAD “está na eficácia da tomada de decisões em face de
problemas comerciais não estruturados ou semi-estuturados”. O SIG como, objeto deste
estudo daremos um tratamento individualizado neste trabalho.
O SIE tem várias definições, as quais convergem para um sistema de informações que
fornece suporte ao processo decisório para alto escalão da organização. Para Pozzebon e
Freitas (1996, p.29), o SIE “é uma solução em termos de informática que disponibiliza
informações corporativas e estratégicas para os decisores de uma organização, de forma a
otimizar sua habilidade para tomar decisões de negócios importantes.”.
Mecleod (1993, p.586) ressalta que “um sistema de informações executivas é um
sistema que prevê informações para o executivo do desempenho global da firma”. Considera
que o fornecimento destas informações ao executivo pode ser facilmente recuperado e pode
ter vários níveis de detalhes. Numa abordagem mais moderna, a informação deixa de estar
dividida em estratégica, tática e operacional e passa a ser executiva visando dar suporte à
tomada de decisões oportunas em todos os níveis. Sendo assim, todos os clientes e ou
usuários das informações executivas são denominados executivos. (ABREU e ABREU,
2003).
O sistema de informações gerenciais é descrito por Mcleod (1993, p.427) como “um
sistema baseado em computador que faz avaliações das informações para usuários com
necessidades similares”. O autor afirma que às informações serão utilizados pelos
administradores e não administradores para a tomada de decisão e para resolver os problemas.
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Para Stair (1998, p.38) “um sistema de informações gerenciais (SIG) é um
agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bando de dados e dispositivos usados
para oferecer informações de rotina aos administradores e tomadores de decisões”. Os autores
Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.28), “nos sistemas MIS, o foco passa para as atividades de
planejamento e integração dos sistemas”. Identificam como principais características do SIG:
a) foco na informação direcionada a gerentes de nível médio;
b) fluxo de informações estruturado;
c) integração de relatórios e consultas, normalmente com uso de um banco de dados.
Laudon (2001) afirma que os SIGs suprem os gerentes com relatórios sobre o
desempenho passado e presente da empresa. Eles auxiliam o papel informativo dos gerentes
ajudando a monitorar o desempenho atual da empresa e a prever o desempenho futuro,
possibilitando assim que os gerentes intervenham, auxiliando o controle da empresa.
Conforme figura acima os SIGs estão colocados a nível hierárquico da informa a nível
intermediário decisório da organização há mesmo tempo que esta ligada como com os níveis
inferiores como um fornecedor de informações.
Stair (2002) relaciona as principais características de um SIG:
Gerar relatórios de saída com formatos fixos e padronizados;
Necessitar de solicitações formais do usuário;
Produzir relatórios impressos e em tela de computador;
Produzir relatórios programados, sob solicitação e de exceção;
Ter relatórios desenvolvidos e implementados por sistemas de informações pessoais,
incluindo analistas de sistema e programadores de computadores;
Usar dados internos armazenados no sistema do computador.
4 - PROPOSTA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA I.E.S
As mudanças legais ocorridas alteraram completamente o contexto do ensino
superior, quando no passado a concorrrencia era muito pouco hoje a realidade é
completamente diferente. Para tanto as IES, devem preocupar-se com estratégias para
manutenção da posição atual e buscar novos mercados.
Um novo modo de pensar e agir, começar a tomar conta; preocupação com o mercado,
com o negócio, com o cliente, com a gerência dos serviços para evitar a queda na
produtividade, a perda de alunos, a perda de rentabilidade, a perda de espaço, enfim, a
marginalização. A preocupação com a qualidade dos serviços tomou conta da sociedade e não
apenas na área da educação. A política de avaliação com diversas formas, instrumentos e
modalidades deixam as instituições em alerta contínuo para fazer uma analise diária de suas
condições.
As IES’s têm por objetivos oferecerem mais e melhores serviços, devendo se
concentrar em:
- no cliente, em como atraí-lo, conhecê-lo e como agradá-lo;
- nos serviços que oferecem, o que, como, quando e onde ensinar;
- no convívio. A IES deve oferecer condições ao cliente no ambiente escolar;
- controles - preocupação quanto ao desenvolvimento dos projetos pedagógicos de cursos
compartilhados, com responsabilidades divididas, com implantação de controles de processo e
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saída de formas diferenciadas de avaliação das atividades administrativas, pedagógicas e
acadêmicas gerais; na preocupação com os concorrentes.
- quem são eles, onde se localizam como pensam como atuam e como projetam o
futuro.
Nesse novo cenário as palavras mais freqüentes são: competência, competitividade,
produtividade, avaliação, controles, participação, estratégias de marketing, o foco no cliente e
agregação de valor social e econômico, sendo o primeiro para o cidadão e o segundo para
organização.
Neste contexto, são apresentadas as principais características do Sistema de
Informação Gerencial para IES. O sistema a ser implantado será subdividido pelos módulos,
a saber:
Sistema de Administração de Atividades Didáticas;
Sistema de Administração de Biblioteca;
Sistema de Administração Financeira;
Sistema de Administração de Recursos Humanos;
Sistema de Protocolo e Comunicações;
Sistema de Administração de Materiais e de Patrimônio;
Sistema
de Adm.
de
Materiais e
Sist. Adm. e Recursos
Humanos
Sist. de
Adm. de
Atividades
Didáticas
SIG-IES
Sist.Protocolo
e
Comunicação
Sist. de Adm.
Financeira
Sistema
Adm. de
Biblioteca
Figura 5 – Adaptado do Ministério de Ciência e Tecnologia. Disponível em
http://www.mct.gov.br/sig. Acessado em 31 de maio de 2006.
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As Instituição de Ensino Superior enquanto empresas devem gerar resultados. Para
isso em um ambiente de mercado competitivo, um sistema de informação gerencial é de
grande importância como suporte para decisões a serem tomadas pelos níveis hierárquicos da
organização, um sistema integrada e eficaz é fundamental. Quando deste estudo o sistema o
gestor, o gestor tem suporte à tomada de decisões, com uma análise contextualizada de dados
compartilhados. Isso significa alocação ideal de recursos físicos e humanos, controle de todos
os processos, o melhor desempenho de cada atividade.
Pode-se dizer que a informação gerada pelo sistema de informação gerencial em
termos sintéticos em seu fluxo é usada como: informações para planejamento, informações
para acompanhamento e informações para avaliação, sendo que seus usuários seriam: os
mantenedores, os conselheiros, os dirigentes. Em termos analíticos as informações.
De forma analítica a informação gerada pelo SIG em seu fluxo são ações pedagógicas
e administrativas geradas pelos acadêmicos, docentes, pessoal de apoio, destinadas aos chefes
de departamentos e chefes de divisões administrativas. Os projetos pedagógicos gerados,
pelos chefes, destinam-se a diretores de centro, são analisadas e encaminhadas aos próreitores para analise e encaminhamento aos conselhos superiores das instituições para
aprovação. De posse dessas informações os dirigentes das IES elaboram o Plano Interno de
Ações e o Plano Estratégico da instituição. Aos mantenedores são enviados esses planos a
quem caberá o acompanhamento e a avaliação dos planos elaborados.
SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE ATIVIDADES DIDÁTICAS
Regime seriado e/ou por créditos; O sistema terá como responsabilidade o
relacionamento documental entre a IES, como prestadora de serviço educacional e o
contratante deste serviço, neste caso o acadêmico como principal cliente da organização. Para
tanto deverá desenvolver as seguintes atribuições:
Matrícula, Pré-matrícula automática local ou via internet,
Plano de curso automatizado, permitindo aos professores a digitação do conteúdo
Avaliação institucional via internet ou local,
Completo cadastro de alunos contendo toda a vida acadêmica e financeira; .
Consulta unificada de todos os períodos letivos (semestres/anos),
Emissão de relatórios, como boletins, históricos, atas de resultados finais, diplomas
Emissão de todos os relatórios exigidos pela legislação; .
Equivalências de disciplinas,
Controle completo das disciplinas obrigatórias, eletivas e optativas,
Controle completo de atividades complementares; .
Registro de notas e faltas
Controle completo das ocorrências dos alunos e docentes
Declarações de cobranças, contratos, etiquetas e outros;
Quadro de horários automático do aluno e do professor,
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Integração com Exame Nacional de Cursos de acordo com as exigências do MEC.
SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE BIBLIOTECA
Esse sistema tem como objetivo o controle do ativo da biblioteca como
patrimônio, da compra, do descarta, da reposição, do empréstimo aos acadêmicos e a entrega
pelos mesmos. A possibilidade consulta de periódicos e consultas eletrônicas por meio da
internet.
Consulta rápida ao acervo conforme critérios definidos pelo usuário;
Geração automática das etiquetas para identificação dos exemplares;
Geração automática de carteirinhas com código de barras para clientes;
Controle de livros, fitas, CDs, arquivos digitais, disquetes, dissertações, documentos,
Periódicos, slides, teses, fotografias, etc;
Controle automático de multas por atraso na entrega do exemplar;
Estatísticas de empréstimos identificando os exemplares mais solicitados;
Parametrização das formas de entrada e saída de exemplares;
Controle da situação dos usuários, com emissão de relatório de movimentação;
Controle de reservas e de disponibilidades.
SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
A administração financeira neste momento de complexidade financeira para a
Instituição de Ensino Superior aonde o valor da mensalidade, semestralidade e anuidade é
fator de esvaziamento ou total preenchimento de vagas para cursos de nível superior desde,
aonde a concorrência de alguma forma tornaram-se animalesca, em alguns casos deixando a
qualidade de ensino em segundo plano, após a proliferação de IES, nestes últimos anos. O
controle financeiro das instituições é importante para o equilíbrio financeiro das instituições,
para tanto o sistema proposto irá fornecer informações necessárias para de rotinas, ações
extraordinárias. Entre essas ações destacamos:
Geração de Contrato de Serviço Educacional;
Renegociação das negociações
Geração de boletos automatizado,
Boletos de cobrança contabilizando por centro de custo;
Integração completa de cobrança com todos os bancos
Integração completa de recebimentos com todos os bancos,
Fluxos de caixa integrados que cruzam informações das contas a receber /
a pagar
Análise da inadimplência, com visualização de valores e percentuais por.
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aluno, disciplina, turma, curso ou centro de custo;
Estatísticas de pagamento, identificando a melhor data para cobrança da.
mensalidade visando à redução da inadimplência;
Planos de pagamento criados de acordo com as necessidades da
Instituição, para cursos, períodos letivos, séries, turnos etc,
Geração de contratos para o aluno personalizados pelo usuário no
gerador de relatórios, no ato ou após a matrícula;
Controle de orçamento por centro de custo, previsto / realizado;
Controle de aplicações financeiras, acompanhamento gráfico das
melhores opções para o resgate;
Controle completo do gerenciamento de bolsas (próprias e externas)Fies/Prouni
Caixas internos com as movimentações diárias da instituição, de caixa,
Informações sobre valor devido do aluno.
SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Neste sistema deveremos controlar a necessidade de docente em relação a discente em
termos de necessidade professor/aluno, os valores a serem pagos aos docentes, a forma de
pagamento, projeção de necessidades atuais e futuras, a necessidade de pessoal de apoio à
atividade acadêmica, necessidades de políticas de capacitação docente e de pessoal de apoio e
avaliação de desempenho de todos os colaboradores da instituição. O sistema atenderá as
seguintes atividades:
Integração com o módulo acadêmico possibilitando o pagamento da remuneração do
docente de forma rápida e segura;
Folha de pagamento completa,
Professores que ministram aulas em diferentes cursos;
Professores que ministram aulas e são coordenadores de cursos;
Valor das aulas calculadas de acordo com a titulação;
Valor hora, quantidade de aulas dadas e centro de custo;
Controle de pagamento integrado de adicional por aluno conforme a turma;
Adicional extra classe;
Avaliação do quadro docente conforme qualificação e projeção para anos futuros;
Cadastro e atualização de currículos
Planejamento e execução de treinamentos para docentes e demais funcionários;
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Gestão do conhecimento; aplicação de testes/ pesquisas de opinião;
Acompanhamento de carreiras, habilidades e remuneração;
Avaliação de desempenho;
Alocação de recursos humanos conforme a necessidade.
SISTEMA DE PROTOCOLO E COMUNICAÇÃO
O instrumento de ligação oficial de relacionamento entre os usuários internos da
instituição e sua parte administrativa é feito através deste sistema, protocolo, aonde o
solicitante da informação poderá acompanhar a tramitação dos documentos por ele solicitada
se fará através de duas atividades:
Gestão do relacionamento entre a Instituição e a comunidade acadêmica; .
Gerenciamento/recebimento de todas as ocorrências geradas pela comunidade
acadêmica (alunos, professores, coordenadores etc.) e pelo administrativo da Instituição
SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO
A administração de Materiais e Patrimônio é importante para uma IES, pois ai esta um
dos pontos nefrálgicos do descontrole administrativos das instituições, pois a possibilidade do
uso de má fé tornou-se cotidiano o uso do próprio institucionais em uso particular, o total
descontrole de compras é entre outro um dos pontos de materiais e patrimônio a serem
contemplados pela atividade deste sistema.
Controle do Patrimônio;
Controle de compras, repasses, requisições;
Geração de requisições inseridas por período;
Envio das previsões de consumo de insumos (materiais, equipamentos, etc.).
Geração de relatório referente ao consumo de insumos para os comparativos do
orçado/planejado com o realizado/consumido;
Rastreabilidade completa da requisição de compra do departamento
4.1 OS USUÁRIOS DO SIG/IES
Como usuários da informação do SIG, dividimos e dois tipos: os usuários internos e
externos. Os usuários internos: mantenedores, reitoria, direção e chefias terão como produto
do Sistema de Informação Gerencial relatórios econômicos, financeiros, administrativos,
ensino, pesquisa e de extensão. Já os usuários externos podem destacar principalmente a
sociedade que poderá analisar as informações geradas pelo SIG em relatórios como:
Demonstrações Contábeis, Demonstrações Financeiras, Relatório de Produção Cientificas e
Relatório de Ações Sociais. Também como usuário externo de forma fiscalizadora,
normatizadora e reguladora temos: o Ministério da Educação, Conselho Estadual de Educação
e outras áreas de governo que terão acesso às informações sobre a parte acadêmica, as
demonstrações contábeis e o acompanhamento da realização do PDI (Plano de
Desenvolvimento Institucional).
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5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A prestação de serviço de educação superior deve ter a sua gestão como uma empresa
comercial ou industrial por resultado, visando sempre um resultado econômico positivo
independente se em sua natureza tem fins lucrativo ou não se é privada ou pública . Não
podemos imaginar essa mensuração do resultado sem o uso do sistema de informação
gerencial e sua integração aos seus sistemas formadores. Pois as variáveis atuais a serem
analisadas têm demonstrado a importância do SIG para a tomada de decisões. Por esses
aspectos devemos ver a importância dos sistemas integrados na busca de melhores soluções
de gestão.
A informação deve ter a velocidade do hoje para a projeção do amanhã, pois só dessa
forma teremos soluções para buscar o retorno financeiro do empreendimento. Dessa forma,
impacto da utilização de um SIG (Sistema de Informação Gerencial), é majorado pela
utilização de ferramentas, atuando como pré-customizadores, e metodologias nas
implantações, pois devemos dar total atenção aos nossos clientes, acadêmicos, para que
possamos garantir um melhor posicionamento no mercado, buscando estratégia para que a
IES possa se manter no mercado de forma competitiva.
Embora as atuais tendências às padronizações, consideramos que a IES deverá buscar
a implantação de um sistema de forma especifica e não padronizada porque as realidades das
IES são diferentes isoladamente, cada caso um caso, devendo todo o projeto de implantação
de Sistema de Informação Gerencial ser analisado de acordo com os seus usuários na
organização.
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