GERENCIAMENTO DE INFRAESTRUTURA NA KENSINGTON S/A Giuliana Ramos de Oliveira1, Karini Scarpin2, Renata de Carvalho Tavares do Carmo3, Márcia Regina de Oliveira4, Jorge Luiz Knupp Rodrigues5 1/2/3 5 Alunas do Curso de Administração de Empresas da UNIVAP – Universidade do Vale do Paraíba, Av. Shishima Hifumi, 2911, Urbanova, CEP: 12244-000 - São José dos Campos/SP – Brasil. [email protected]; [email protected]; [email protected] 4 Professora Mestre da UNIVAP – Universidade do Vale do Paraíba e da UNITAU – Universidade de Taubaté - Rua Expedicionário Ernesto Pereira, 225, Portão 2, CEP 12020-030 Taubaté/SP – Brasil. [email protected] Professor Doutor Pesquisador do Programa de Pós-graduação em Gestão e Desenvolvimento Regional da UNITAU – Universidade de Taubaté – Rua Expedicionário Ernesto Pereira, 225, Portão 2, CEP 12020-030 - Taubaté/SP – Brasil. [email protected] Resumo- Este trabalho apresenta um estudo no setor de obras e instalações dentro da empresa Kensington S.A., nome fictício, e tem como objetivo identificar e propor soluções para eliminar possíveis problemas no gerenciamento de projetos rotineiros e operacionais, encontrados no setor de Infraestrutura. Realizou-se uma revisão de literatura, com autores experientes no ramo de gerenciamento de projetos, onde foram definidos conceitos, teorias e assuntos relacionados ao planejamento de projeto, com o objetivo de identificar os fatores que afetam o ambiente de trabalho no dia a dia, como a falta de cumprimento dos prazos estipulados e resistências aos planejamentos. Após a revisão de literatura, o método a ser aplicado foi definido, ou seja, uma orientação de como a pesquisa será apresentada no decorrer do trabalho. Em seguida é apresentado a descrição do problema, os resultados encontrados e as propostas de melhoria. Palavras Chave: Gerenciamento do projeto, infraestrutura, planejamento. Área do Conhecimento: Ciências Sociais Aplicadas Introdução Diante das reclamações de falta de cumprimento dos prazos enviados pelos colaboradores do setor de infraestrutura da Kensington S/A, o planejamento da rotina torna-se necessário para direcionar a execução de atividades na empresa. Desta forma, este trabalho tem como objetivo analisar o processo de pronto atendimento do setor de Obras e Instalações na Kensington S/A e propor melhorias, visando aperfeiçoar o processo de atendimento. No caso específico, o estudo do planejamento está direcionado ao desenvolvimento de um relacionamento mais adequado entre os clientes internos e a empresa. Assim, pretende-se somar ideias que promovam a melhoria no processo de elaboração de cronogramas que são enviados rotineiramente aos clientes. Atualmente os cronogramas enviados para os serviços destinados ao pronto atendimento têm seus prazos raramente cumpridos, o que gera desgastes no setor de infraestrutura e descrédito por parte dos solicitantes. Essa situação evidencia a importância da gestão de projetos e um melhor planejamento de todo o setor. Sendo necessário levar em consideração o valor dispendido pela empresa com serviços menores que não trazem retornos financeiros, mas que, proporcionam a satisfação aos colaboradores que prestam ou recebem os serviços. Conceito de Projeto “Antigamente, o termo Projeto era conhecido como um plano de atividades a ser feito. Hoje, esse termo passou a ser empregado, para designar, também, o documento para justificar a aplicação de recursos para um determinado fim.” (BELCHIOR, 1978) Belchior (1978, p. 3) explica que “Projeto é um conjunto de elementos que permite avaliar, qualitativa e quantitativamente, as vantagens e desvantagens da aplicação de recursos, de qualquer natureza, para a produção de bens e serviço.” De acordo com Kerznez (2006, p.15), “tratase de um empreendimento com objetivo bem definido, que consome recursos e opera sob pressões de prazos, custos e qualidade.” Assim, planejamento pode ser definido como o gerenciamento de projetos, como também a XVI Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e XII Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba 1 programação e o controle de uma série de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos com êxito, para beneficiar os stakeholders, ou seja, todos os envolvidos no projeto. Planejamento Segundo Lacombe (2003, p.162) “O planejamento é um processo administrativo que visa determinar a direção a ser seguida para alcançar um resultado desejado [...]”. “Planejar é projetar um futuro que é diferente do passado, por causas sobre as quais se tem controle.” (CAON, 2000, p.33) Contudo, muitos gestores tendem a não cumprir ou assumir a prática frequente do planejamento por julgarem, na maioria das vezes, urgente “por a mão na massa” e produzir resultados sem um planejamento necessário. Da mesma forma, há aqueles que exercem a fase de planejamento em um tempo longo demais para a execução da atividade. Gerenciamento da Rotina de Trabalho Campos (1994, p.19), “o gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia pode ser definido como as ações e verificações diárias conduzidas para que cada pessoa possa assumir as responsabilidades no cumprimento das obrigações conferidas a cada individuo e a cada organização”. O gerenciamento da rotina é a base da administração da empresa, devendo ser conduzido com o máximo cuidado, dedicação, prioridade, autonomia e responsabilidade. (CAMPOS, 1994, p. 19). Metodologia O método orienta a seleção dos procedimentos de pesquisa que devem ser seguidos pelo autor. A pesquisa marcou-se no enfoque descritivo-analítico, associado ao estudo de caso. Desta forma, foi possível levantar através das reclamações dos clientes o problema da falta de cumprimento dos prazos enviados. De acordo com Vergara (2007, p. 30) a delimitação do estudo refere-se à moldura que o autor coloca em seu estudo. É um momento em que se explicitam para o leitor, o que fica dentro do estudo e o que fica fora. Já que a realidade é extremamente complexa, por um lado, e histórica, por outro, não se pode analisá-la em seu todo; logo, cuida-se apenas da parte dessa realidade. A abordagem da pesquisa deve ser pela técnica de pesquisa qualitativa e quantitativa, através da análise de dados reais. A pesquisa qualitativa consiste em um método que investiga um fenômeno do local em que ele ocorre (GIL, 1999). Para a coleta de dados nos levantamentos, segundo Gil (2008), são utilizadas as técnicas de interrogação: o questionário, a entrevista e o formulário. Nesta pesquisa foi utilizada a técnica de entrevista. A amostra para o trabalho em questão foi de 500 pessoas que correspondem à todas as unidades da Kensington S/A. Caracterização da Empresa A empresa Kensington S/A (nome fictício utilizado para salvaguardar sua identidade) é uma empresa integradora de sistemas que atua na região do Vale do Paraíba desde 1980. Dedica-se à integração de produtos para automação industrial, controle de processos e desenvolvimento de softwares. Atua em diversos segmentos industriais, tais como: indústria química, metalúrgica, automobilística e mais recentemente, no segmento de gás e energia. Oferece soluções nas áreas de controle de processos, desenvolvimentos de interfaces de comunicação, configurações de redes industriais, projetos e instalações elétricas. Descrição do Problema da Pesquisa Este trabalho se propõe a identificar problemas existentes que envolvam o planejamento e a resistência em uma área da Kensington S/A. Através de estudos realizados entre os autores, percebe-se que o obstáculo para planejar não é algo incomum entre as empresas, principalmente dentre empresas de grande porte. Uma forma de resistência apresentada pelos gestores caracteriza-se pela desvalorização do planejamento, justificada por: falta de tempo, preocupação com soluções imediatas, influencia de pressões no contexto de trabalho, hesitação em assumir responsabilidades, falta de conhecimento sobre o planejamento e a habilidade de planejar, falta de planejamento sobre o objeto de estudo, descrédito quanto ao planejamento e dificuldades pessoais, que são os motivos mais comuns para que o planejamento não seja melhor estruturado. Falta de Tempo Tal característica indica que os gestores tem muitas atividades para realizar em um espaço de tempo muito curto e, por isso, considera-se melhor começar a fazer a tarefa no menor tempo possível e atender as demandas, do que investir tempo para a análise de objetivos e de estratégias de ação. Todavia, entende-se que quanto mais XVI Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e XII Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba 2 escasso for o tempo que se tem para realizar alguma tarefa, mais deve-se utilizá-lo de forma correta, pois torna-se um bem precioso. Preocupação com Soluções Imediatas Planejar requer tempo, energia e dedicação que não se traduzem na produção de resultados imediatos, como conseqüência muitos gestores deixam de compreender os benefícios do planejamento e dedicam-se mais as soluções urgentes e a pronta execução de serviço, o que nada mais é do que a prática de “apagar incêndios”. Influência Trabalho de Pressões do Contexto de Independentemente de serem superiores, subordinados ou colaterais, os companheiros de trabalho, pressionam e interferem direta ou indiretamente na atividade a ser realizada, afim de que as soluções imediatas sejam apresentadas em relação a problemas específicos. Nesse caso, o gestor deve agir como um apaziguador, respeitando sempre a atuação de cada profissional e sua importância dentro do processo produtivo. Sucumbindo a tais pressões, muitos representantes têm experiências negativas em relação ao planejamento e chegam a se convencer de que não adianta planejar. Hesitação em Assumir Responsabilidades Ao assumir um projeto que resulta de um prévio planejamento, um gestor está firmando um compromisso de trabalho, ao fazê-lo o líder estabelece, muitas vezes, seu termo de responsabilidade que deverá ser cumprido na medida em que as etapas do projeto forem avançando e as metas forem sendo alcançadas. Depois dessa análise, verifica-se que uma forma de avaliação de desempenho, deverá ser executada, para evitar passar por tal fase durante o projeto, geralmente, muitos preferem não assumir tais compromissos. Falta de Conhecimentos sobre o Planejamento e a Habilidade em Planejar O planejamento exige conhecimento e habilidades de análise, prospecção, criatividade, comparação entre outras, para que se possa identificar necessidades, analisar alternativas, estabelecer prioridades, definir objetivos e principalmente, propor estratégias de avaliação do projeto em andamento. Cabe dizer que para um planejamento seja bem implementado é necessário que haja um espírito de equipe coletivo. Dentro da empresa em questão, por se tratar de projetos rotineiros a dificuldade está em fazer o planejamento em um curto prazo de tempo, uma vez que, a execução do projeto deve acontecer de forma dinâmica. Falta de Planejamento sobre o Objeto de Estudo É impossível planejar sobre uma questão que não se conhece. Planejar sem um conhecimento apropriado corresponde à uma visão genérica de um problema em uma superficialidade da proposta de resolução do problema, que será analisado com o decorrer do projeto. O planejador deve conhecer o suficiente sobre a realidade do problema em que seu projeto está inserido: suas características, seus processos e tendências, os conflitos, a história anterior do problema dentre outros aspectos. Só assim poderá planejar eficazmente. Em muitos projetos verifica-se uma boa base teórica para elaboração do planejamento, por sua vez há momentos em que a realidade não condiz com a teoria. Por isso, se faz importante conhecer sobre as obras e instalações de curto prazo para elaborar cronogramas que sejam fiéis a realidade. Descrédito Quanto ao Planejamento “Não adianta planejar, não vai sair do papel. A gente trabalha, se enche de expectativa e depois nada acontece.” É esse o pensamento de muitos colaboradores quando o assunto é seguir um roteiro planejado. Essa opinião é distorcida, haja vista que para qualquer projeto ser bem sucedido é preciso força de vontade, determinação, compromisso com o resultado e muita energia por parte dos funcionários. Seguir o planejamento é apenas uma questão de ordenação e organização. Dificuldades Pessoais do Gestor-planejador Características como: indisciplina, falta de constância, hesitações, medo de se expor, descomprometimento, ansiedade, podem apontar como limitadoras no envolvimento do gestor do projeto com o planejamento e podem até chegar a impedir a boa relação do gestor com a equipe. Esses limites não são definitivos e podem ser controlados ou revertidos, com orientações e força de vontade. Afinal, maus hábitos podem ser trocados por bons hábitos. Todas essas resistências em relação ao planejamento que foram apontadas estão XVI Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e XII Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba 3 relacionadas entre si, assim, como os processos que venham a ser adotados para superá-las, devendo, portanto, estarmos aberto para esse processo de melhoria conjunta e contínua. Resultados Na situação em questão pode-se concluir que o problema foi identificado depois que alguns clientes internos passaram a formalizar suas queixas e reclamações provenientes da deficiência desse processo. Durante o período de outubro a dezembro de 2011, observou-se que durante o ano houve um aumento significativo de reclamações. Nesse período apurou-se 352 emails com diversas reclamações. Desses e-mails, foram observados 272 emails sobre a falta de cumprimento do cronograma, tanto para visita técnica quanto para execução de projetos, 17 emails pela falta de realização da tarefa conforme previamente solicitado, ou seja, erro de especificação de projeto, 37 pela demora de entrega do material requerido e 18 emails pela falta de acompanhamento do processo, devido a falta de informação e, 8 por insatisfação, por outras razões. Essa pesquisa só foi possível porque durante o tempo analisado todos os emails de queixas que chegavam na caixa de entrada eram contados numa planilha eletrônica. Com a coleta realizada, deu-se início aos estudos de melhoria do processo de pronto atendimento. A seguir apresenta-se a Tabela 1 – Reclamações / Emails - com a coleta de dados, onde foi possível identificar o maior problema e sugerir reparos para melhor atender os clientes do setor. Quant. Período Falta de cumprimento do cronograma, tanto para visita técnica quanto para execução do projeto. 272 17 37 18 Motivo Por não ser realizado conforme a solicitação, ou seja, erros de Outubro a especificação. Dezembro Demora de entrega do material 2011 requerido. Devido à inexistência de informações corretas. 08 Por insatisfação, por outras razões. Tabela 1: Reclamações/Emails. Fonte: Elaborada pelos autores Dados Coletados Depois do tempo de captação das reclamações, foi necessária uma análise quantitativa de reclamações por nível hierárquico. Durante 60 dias, todos os emails referentes as reclamações foram guardados em uma pasta isolada. Dessa forma, foi possível, evidenciar o que se constatava em relação à falta de cumprimento do cronograma enviado aos clientes ao longo de tempo. Apurou-se 352 emails planilhados, onde 69% das queixas eram realizadas por focal point (pessoas responsáveis por aquela solicitação); 20% das insatisfações procediam de gerentes e os 11% restantes eram provenientes de pessoas envolvidas (copiadas no histórico do email) na obra. O Gráfico 1 – Reclamações coletadas correspondem as informações obtidas através do email corporativo, no período de outubro a dezembro de 2011. Reclamações / Emails 11% 5% Falta de cumprimento do cronograma, tanto para visita técnica quanto para execução do projeto. Por não ser realizado conforme a solicitação, ou seja, erros de especificação. 2% 5% Demora de entrega do material requerido. 77% Por não poder acompanhar o processo devido a falta de informação. Por insatisfação. Gráfico 1: Reclamações coletadas Fonte: Elaborada pelos autores Percebe-se que a maior parte das queixas se dá por falta de cumprimento de prazos enviados no processo. Outra forma de análise obtida de queixas foi a grande quantidade de tais telefonemas recebidos pelo ramal do setor. Estima-se que por hora haviam em média 4 ligações queixosas. Em certos casos os focal points (solicitantes) levavam as reclamações ao conhecimento de seus superiores. Quando isso acontecia a discussão dos prazos a serem respeitados eram comprometidos em um nível gerencial. Nessa situações estabeleciam-se uma data definitiva, o que ocasionava falta de credibilidade dos que estavam atendendo no planejamento. Dentre as reclamações captadas, apurou-se uma quantia grande de falta de atendimento dentro do prazo estipulado. Ou seja, o cronograma anteriormente enviado ao cliente via email não estava sendo executado como planejado. Apenas XVI Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e XII Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba 4 as datas definidas pelo gerente do setor eram cumpridas e obedecidas rigorosamente. Análise dos Dados Coletados Através da primeira forma de coleta apresentada, por emails, aponta-se que a maioria dos emails de insatisfação são relativos à falta de confiabilidade do atendimento dos pedidos feitos dentro das datas informadas. Outra queixa apresentada é o desinteresse dos facilitadores em reduzir o tempo de atendimento das solicitações, dentre outros motivos. Através da coleta de dados realizada via telefone constatou-se que as pessoas que ligavam para reclamar eram as mesmas que mandavam emails, mas que acreditavam que se falassem diretamente com os responsáveis por elaborar os cronogramas, sua solicitação seria atendida mais rapidamente. Todavia, essa perspectiva não procede, devido a alta carga x capacidade dos responsáveis pelos projetos e fiscais de obras, ou seja, a quantidade máxima que cada facilitador tem de atender é de 2 ou 3 por dia. Em sua carteira diária eram alocados em média 6 ou 7, o que evidenciava o atraso no cumprimento do cronograma. Aqueles que se cansavam de mandar email e telefonar, buscavam uma solução alternativa. Nesse caso, os clientes internos iam diretamente ao departamento falar com os responsáveis, quando não contavam com o auxílio de seus superiores (supervisores e gerentes). Se a situação chegasse a esse extremo, as datas eram alinhadas diretamente com o gerente do setor de Obras e Instalações, sendo assim os prazos definidos após tais reuniões era severamente acompanhados e cumpridos. Proposta de Melhoria Desde que verificamos o acúmulo de projetos pequenos com datas de finalização não cumpridas, identificou-se a necessidade de tomar algumas providências. Um vez que o setor enfrenta uma escassez no tocante à colaboradores, desenvolvemos uma proposta para a área de Infraestrutura da Kensington S/A, a fim de eliminar desperdício de tempo e utilizar da melhor maneira os recursos disponíveis, de forma eficiente e eficaz. Analisando todo o processo de pronto atendimento, sugerimos que algumas etapas sejam reduzidas e outras reformuladas com o objetivo de diminuir o tempo do processo de instalações e obras na engenharia da fábrica. A seguir, descreveremos como funciona o processo de solicitação de serviço atual dentro do setor de Infraestrutura da Kensington S/A: 1. Entrada de solicitação via email através de formulário com pré-aprovação gerencial. No email corporativo do departamento são formalizados os pedidos de obras ou instalações novas com o conhecimento do gerente ou supervisor do setor requerente pré-aprovado; 2. O pedido é cadastrado no sistema e direcionado para o responsável pelo serviço a ser executado, por exemplo: elétrica, hidráulica, pneumática, reformas civis, dentre outras; 3. Após o cadastro o responsável tem um prazo de quatro dias para efetuar a visita técnica, onde serão identificadas as reais necessidades dos clientes; 4. O responsável deve enviar via email os prazos necessários para realização do projeto, com o envolvimento das outras áreas técnicas; 5. Os prazos acima mencionados são cadastrados no sistema, obedecendo à carga laboral e capacidade dos envolvidos, gerando assim um cronograma que deverá ser obedecido. Esse cronograma é enviado ao solicitante via email e refere-se a cada atividade a ser desenvolvida na hipótese de algum prazo não ser cumprido, isso pode gerar uma possível reclamação; 6. Com o cronograma definido, o mesmo é enviado para o solicitante a fim de informar o cliente, sobre o andamento e estimativa de prazos; 7. De acordo com as datas estimadas, os técnicos desenvolvem projetos para a realização da obra solicitada; 8. Com os projetos já elaborados, são orçados todo material e a mão de obra necessária para execução do pedido; 9. Nessa etapa do processo é emitida a requisição de compras; 10. Com a RC (requisição de compras) já pronta, o sistema direciona a aprovação ou reprovação para o dono do coletor de custos, usado para débito dos valores; 11. Somente se aprovada a RC, o sistema libera para que o setor administrativo emita o pedido de compra (PO), que é efetivamente o pagamento da obra; 12. Com todas as aprovações emitidas o serviço é executado. O processo atual costuma durar aproximadamente 45 dias, desde a entrada da solicitação (etapa 1) até a execução da obra (etapa 12). Depois da análise detalhada das fases do processo, verificamos possíveis melhorias para a maximização da eficiência das atividades envolvidas nas etapas 1 e 5: XVI Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e XII Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba 5 a) Na primeira etapa, propomos que seja desenvolvido um software onde a entrada da solicitação seja realizada através de um ambiente virtual, e a pré-aprovação venha com a conscientização e autorização do gerente da área requerente para iniciar e pagar a obra, diminuindo o trâmite de informações e otimizando o tempo de duração de todo o processo. b) A segunda proposta de melhoria é respeitar os prazos dos envolvidos no projeto e enviar ao solicitante apenas a data final da execução, diminuindo assim, as ocorrências de reclamações desnecessárias via email. Desejamos assim dar maior credibilidade ao setor de Infraestrutura. Além dessas melhorias, outra sugestão deve ser considerada. Por se tratar de obras de pequeno porte, uma auxiliar poderá desenhar os projetos em parceria com uma pessoa responsável pelas pequenas obras e instalações, para não sobrecarregar o processo e diminuir o tempo decorrido de aproximadamente 45 dias, para 13 dias, em média. entrosamento entre os envolvidos nos projetos e aumentando o grau de satisfação dos mesmos. As ações de melhorias propostas objetivam melhorar o fluxo de execução de pequenos projetos, dar abertura a novas ideias e aperfeiçoar o processo de execuções de grandes projetos, que, por sua vez, também apresenta alguns pontos a serem melhorados. Entende-se que o objetivo do trabalho foi atingido, pois foi identificado o problema e foram propostas as ações corretivas que visam reduzir o tempo para realizar as atividades e maximizar os recursos que a empresa dispõe. Por fim, sugere-se a empresa pesquisada a implementação das ações corretivas descritas na proposta de melhoria e a verificação da eficácia das mesmas. Referências - BELCHIOR, P. G. O. Planejamento e Elaboração de Projetos. Rio de Janeiro: Liv. Torres, 1978. Considerações Finais O objetivo deste trabalho foi analisar o setor de obras e infraestrutura da empresa Kensington S/A, para através de uma pesquisa identificar quais fatores acarretam o desperdício de tempo no processo e no requerimento de obras de pequeno porte, chamado de PAT (Pronto Atendimento), onde subentende-se que deve ser uma obra rápida a ser realizada. A revisão de literatura, apresentada na seção 2, proporciona o entendimento dos fatores e ferramentas que suportam o gerenciamento de projetos e da rotina nas empresas. Foram identificados os pontos críticos no processo de solicitação de obras e quais etapas podem ser reestruturadas ou eliminadas para aperfeiçoar o processo, mantendo a qualidade de cada requerimento e a satisfação dos envolvidos no projeto. Com os resultados apurados, verificou-se que as etapas 1 e 5 são as etapas que deveriam passar por uma reformulação e os recursos deveriam ser aumentados a fim de diminuir o os atrasos no atendimento e a insatisfação dos clientes requerentes. Para que a empresa consiga aumentar a produtividade, propõem-se mudanças no sistema (e se necessário apoio do setor de informática). Para tanto, é preciso investir nesta área, proporcionando ferramentas eficazes como um ambiente virtual de maior precisão para que funcionários e equipes tenham um melhor desempenho de suas tarefas, melhorando o - CAMPOS, V.F. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. Belo Horizonte: Líttera Maciel, 1994. - CAON, M. Planejamento, Programação e Controle de Produção. São Paulo: Atlas, 2000. - GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas, 2008. - __________. Métodos e técnicas de pesquisa social. São Paulo: Atlas, 1999. - KERZNER, H. Project Management: a systems Approach to planning, scheduling, and controlling. John Wiley & Sons, New Jersey, 2006. - LACOMBE, F. J. M., HEILBORN, G. L. J. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2003. - VERGARA, S. C. Projetos de pesquisa em administração. São Paulo: Atlas, 2007. XVI Encontro Latino Americano de Iniciação Científica e XII Encontro Latino Americano de Pós-Graduação – Universidade do Vale do Paraíba 6