REF: CE-M-001
REV: 03 – 10/05/2011
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
Código
CE-M - 001
Processo:
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03
Emissão
10/05/2011
Vigência
10/05/2011
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MANUAL DO FORNECEDOR
Índice
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................. 3
2. ABRANGÊNCIA ..................................................................................................................................... 3
3. REFERÊNCIA ......................................................................................................................................... 3
4. DEFINIÇÃO ........................................................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADE ............................................................................................................................. 3
6. HISTÓRICO DE REVISÕES ....................................................................................................................... 4
7. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO ........................................................................................................... 4
 POLÍTICAS ............................................................................................................................................ 4
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
DADOS................................................................................................................................................... 4
EMISSÃO DA NOTA FISCAL .......................................................................................................................... 5
ENDEREÇO DE ENVIO DA COBRANÇA BANCÁRIA (BOLETO) .................................................................................. 6
SISTEMA DE CODIFICAÇÃO DE BARRAS ........................................................................................................... 6
VENCIMENTO DAS NOTAS FISCAIS ................................................................................................................. 6
CADASTRO .............................................................................................................................................. 6
AGENDAMENTO DA ENTREGA ...................................................................................................................... 6
RECEBIMENTO ......................................................................................................................................... 7
8. CONTROLE DE REGISTRO....................................................................................................................... 9
ELABORAÇÃO.............................................................................................................................................. 9
REVISÃO ..................................................................................................................................................... 9
APROVAÇÃO ............................................................................................................................................... 9
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1. OBJETIVO
Formalizar os procedimentos de entrega de produtos, acesso de fornecedores ao Centro de
Distribuição e recebimento de itens nas docas, atribuindo deveres e responsabilidades quanto à
utilização dos equipamentos, processos e obediência às regras.
2. ABRANGÊNCIA
Centro de Distribuição – Comércio Eletrônico (Nova Pontocom).
3. REFERÊNCIA
Manual da Qualidade
4. DEFINIÇÃO
CD: Centro de Distribuição.
CNPJ: Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica.
EAN: European Article Number. Padrão internacional de código de barras composto por 13 dígitos.
NF: Nota Fiscal.
POP: Procedimento Operacional Padrão. Documento que descreve como conduzir as rotinas nas
áreas operacionais.
SKU: Stock Keeping Unit – Unidade de Manutenção de Estoque.
5. RESPONSABILIDADE
Responsável
Atividades
Lider do Recebimento
Garantir que as normas e procedimentos estão sendo
cumpridos de acordo com as regras estabelecidas nesse
manual.
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6. HISTÓRICO DE REVISÕES
Versão
REV 00
Data
10/06/2010
Páginas
9
REV 01
12/08/2010
9
REV 02
21/10/2010
9
REV 03
10/05/2010
9
Natureza da Mudança
Criação do Documento.
3.19. O motorista só poderá encostar na doca de recebimento
com o acompanhamento de um colaborador do CD;
3.20. Se o motorista ao encostar na doca e por motivo de
manobra errada danificar a mesma, os encargos do concerto
serão repassados ao Fornecedor e/ou Transportador pela área de
Suporte Comercial;
Revisão da estrutura do documento e inclusão das informações
da plantas de Cajamar 01.
Alteração de e-mails de contato; inclusão de informação sobre
padrão de código de barras (EAN13) – item 8.4 e detalhamento
sobre a necessidade de lacre – item 8.17.
7. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO
 Políticas
1. Dados
RAZÃO SOCIAL:
1.1
1.2
PONTOFRIO.COM COMÉRCIO ELETRÔNICO S/A
Endereço de envio da cobrança bancária (boleto)
MATRIZ:
VILA OLÍMPIA
ENDEREÇO:
RUA GOMES DE CARVALHO, Nº 1.609 - 7º ANDAR
BAIRRO:
VILA OLÍMPIA
MUNICÍPIO:
SÃO PAULO - SP - CEP.: 04.547-006
CNPJ:
09.358.108/0001-25 - Data de Abertura CNPJ - 07/02/2008
I.E.:
147.641.208.113 - Data de Abertura I.E. - 15/11/2010
CNAE:
47.89-0-99 - Comércio varejista de outros produtos não especificados
Endereços de faturamento e entrega
FILIAL:
ALDEIA DA SERRA
ENDEREÇO:
ESTRADA DO INGAI, Nº 200 – PARTE
BAIRRO:
BAIRRO DOS ALTOS
MUNICÍPIO:
BARUERI - SP - CEP.:06.428-000
CNPJ:
09.358.108/0002-06 - Data de Abertura CNPJ - 16/10/2008
I.E.:
206.276.612.115 - Data de Abertura I.E. - 08/06/2009
CCM:
5-54603-5 - Data de Abertura I.M. - 15/07/2009
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FILIAL:
TAMBORÉ
ENDEREÇO:
AV. FERNANDO CERQUEIRA CESAR COIMBRA, Nº 398
BAIRRO:
SÍTIO TAMBORÉ
MUNICÍPIO:
BARUERI - SP - CEP.:06.465-090
CNPJ:
09.358.108/0004-78 - Data de Abertura CNPJ - 16/10/2008
I.E.:
206.282.427.119 - Data de Abertura I.E. - 14/10/2009
CCM:
5-55805-5 - Data de Abertura I.M. - 21/12/2009
FILIAL:
CAJAMAR 01
ENDEREÇO:
RODOVIA ANHANGUERA, KM 37 - LADO DIREITO - GALPAO 03
BAIRRO:
JORDANESIA
MUNICÍPIO:
CAJAMAR - SP - CEP. : 07.750-000
CNPJ:
09.358.108/0007-10 - Data de Abertura CNPJ - 08/09/2010
I.E.:
241.025.533.115 - Data de Abertura I.E. - 13/09/2010
FILIAL:
CAJAMAR 02
ENDEREÇO:
RODOVIA ANHANGUERA, KM 37 - LADO DIREITO - GALPÃO 06
BAIRRO:
JORDANESIA
MUNICÍPIO:
CAJAMAR - SP -
CNPJ:
09.358.108/0005-59
I.E.:
241.026.060.117
CNAE:
47.89-0-99
CEP. : 07.750-000
2. Emissão da Nota Fiscal
2.1. É de responsabilidade do Fornecedor ao receber o pedido verificar sempre os itens, custos,
alíquotas e quantidades. Em caso de divergência, deverá entrar em contato com o suporte comercial
ou comprador para que as devidas alterações sejam validadas e efetivadas;
2.2. Cada Nota Fiscal faturada deve possuir apenas um pedido para evitar atraso no recebimento;
2.3. Cada Nota Fiscal faturada deve possuir no máximo 20 itens e apenas uma folha para evitar
atraso no recebimento;
2.4. O Fornecedor não deve emitir várias Notas Fiscais para o mesmo item que estiver no mesmo
agendamento;
2.5. O Fornecedor deve sempre mencionar o número do pedido de compra no corpo da Nota Fiscal.
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3. Endereço de Envio da Cobrança Bancária (Boleto)
Os boletos de cobrança bancária deverão ser enviados para a Matriz – Vila Olímpia.
Endereço de envio:
RUA GOMES DE CARVALHO, Nº 1.609 - 7º ANDAR – SÃO PAULO – SP – CEP: 04547-006.
4. Sistema de Codificação de Barras
É obrigatória a presença do código de barras correto nas mercadorias comercializadas, no
padrão EAN13. Não é feita impressão e colagem de EAN’s no ato do recebimento físico.
5. Vencimento das Notas Fiscais
Conforme a nossa política de recebimento, o vencimento das Notas Fiscais é contato a partir
da data do recebimento da mercadoria no nosso Centro de Distribuição, sendo que a data de
chegada é considerada D=0.
6. Cadastro
É responsabilidade do Fornecedor manter seus dados cadastrais atualizados (ex.: Códigos,
CNPJ, endereço, telefone, e-mail, volume e peso dos itens, prazo de validade, unidade de
faturamento, etc.).
7. Agendamento da Entrega
7.1. O agendamento deve ser solicitado com no mínimo 48 horas de antecedência da data
desejada para entrega;
7.2. As solicitações de agendamento devem ser efetuadas de segunda à sexta das 08 às 17 horas
através do envio da cópia da Nota Fiscal e/ou espelho de sistema e/ou romaneio via EDI ou no email: [email protected], para livros e DVD’s deverão ser enviados para o e-mail
[email protected].
7.3. No caso de Nota Fiscal Eletrônica, o arquivo XML deve ser enviado para o e-mail
[email protected]; independente do envio do arquivo XML, o processo do agendamento deve ser
feito conforme descrito acima;
7.4. As agendas confirmadas referem-se apenas às Notas Fiscais enviadas e que já foram
conferidas. O fornecedor nunca deve utilizar uma agenda confirmada para entregar Notas Fiscais
que ainda não foram agendadas/conferidas, pois estas serão recusadas;
7.5. Não serão recebidas Notas Fiscais com agendas em horários distintos mesmo que entregues
pelo mesmo transportador;
7.6. O horário de agendamento deverá ser rigorosamente cumprido, pois não será permitido
aguardar no pátio com antecedência maior do que 1 hora;
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7.7. Não será permitido aos transportadores de entrega pernoitar nos CD’s Nova Pontocom (caso o
entregador se antecipe, sugerimos que aguarde a aproximação do horário de entrega em algum
posto de serviços localizado nas rodovias).
8. Recebimento
8.1. A embalagem de proteção deve permitir que a mercadoria possa ser manipulada e
transportada sem a necessidade de retrabalho de embalagem, cada embalagem de proteção deve
conter uma única unidade de venda;
8.2. Os itens frágeis deverão ser embalados com plástico bolha no interior da embalagem. Os itens
de gôndola deverão ser embalados por completo com plástico bolha e a etiqueta com o código EAN
colado em cima do plástico bolha. Em situações especiais serão aceitas embalagens com múltiplos
SKU’s, desde que devidamente identificados na embalagem de proteção (mencionar pedido, NF,
itens e quantidades);
8.3. Itens com vencimento inferior à data do recebimento serão devolvidos;
8.4. Itens com o código de barras fora do padrão (código preto na etiqueta branca) e que
impossibilitem a leitura pelos coletores e leitores óticos deverão ser passados via e-mail para o
suporte comercial ([email protected]), que irá determinar se será feito retrabalho ou
devolução dos produtos;
8.5. Para todo recebimento minucioso (conferência detalhada posterior), as caixas dos itens devem
estar identificadas com as informações das NF’s, pedido e quantidades de volume (ex.:1/3,2/3,3/3).
Essa informação deve vir etiquetada nas caixas e não escrita a mão (mercadorias com informações
escritas a mão correm o risco de devolução) e caso haja necessidade devem ser enviados
promotores para auxiliar nas identificações, separação de itens por cor, modelo, tamanho e strech de
itens;
8.6. Todos os canhotos das notas fiscais recebidas por volume serão carimbadas como sujeito a
conferência posterior. Caso sejam constatados a falta e/ou avaria de alguma peça, o recebimento
será finalizado com falta e será emitida uma nota fiscal de devolução ao fornecedor. O valor da falta
será abatido da duplicata de pagamento;
8.7. A comunicação da avaria será feita via e-mail e o fornecedor terá 30 dias (a partir da emissão
da Nota Fiscal) para retirar a(s) peça (s), caso a retirada não aconteça, o item será quebrado;
8.8. Itens multi-volume ou kits (produtos com mais de um volume físico para um único SKU) – os
volumes devem estar identificados como 1/2 e 2/2 ou 1/3, 2/3 e 3/3, etc., os volumes devem estar
fisicamente amarrados por fita ou strech;
8.9. Volume multi-itens (produtos com um único volume físico e mais de um SKU) – todos os SKU’s
devem ter seus EAN’s impressos e colados no volume físico;
8.10. O carregamento do caminhão deverá ser realizado por pedido/NF/Item;
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8.11. Se na carga do Transportador houver mercadorias a mais de um fornecedor ou destinadas a
outro CD, a mesma deverá estar no fundo do veículo. As mercadorias destinadas ao nosso CD
devem estar segregadas no início do baú de carga;
8.12. Qualquer divergência física (falta / sobra / avaria / etc.) maior do que 10% da quantidade da
carga irão gerar recusa automática de toda a carga (exceções serão tratadas pontualmente e
validadas pelos responsáveis);
8.13. O transportador deve chegar ao centro de Distribuição com no mínimo 30 minutos de
antecedência;
8.14. Ao chegar ao centro de distribuição o entregador deverá dirigir-se com RG e CNH a portaria,
mencionar que efetuará entrega no CD, identificando o fornecedor (mencionado na NF), pegar o
controle de veículos, entrega as NF’s no guichê identificado e aguardar a chamada para dirigir-se a
doca;
8.15. O Transportador deverá sempre disponibilizar ajudantes para efetuar o descarregamento, o CD
não tem vínculo com prestadores de serviço e/ou chapas que auxiliam a descarga de mercadorias. A
responsabilidade pela descarga, negociação de valores e contratação de ajudantes é inteiramente do
entregador;
8.16. Todo ajudante de entrega deverá portar documentação de identificação (crachá e/ou RG), estar
uniformizado e utilizar sapato fechado;
8.17. Não serão aceitas mercadorias que tiverem sinais de manipulação e/ou violação das
embalagens durante o transporte, é imprescindível que a mercadoria seja entregue devidamente
fechada, lacrada (nos casos de produtos de risco o lacre deverá ter logo da empresa) e com a sua
integridade preservada. Mercadorias com embalagens sujas, desgastadas e/ou amassadas também
serão devolvidas;
8.18. Ao descarregar o veículo, os motoristas e ajudantes não podem utilizar celulares, MP3, pendrive, relógio, boné, bermuda (liberado apenas se fizer parte do uniforme do funcionário) e qualquer
outro tipo de componente eletrônico;
8.19. É proibida a entrada de menores de 18 anos nas dependências do CD;
8.20. O motorista só poderá encostar na doca de recebimento com o acompanhamento de um
colaborador do CD;
8.21. Se o motorista ao encostar na doca e por motivo de manobra errada danificar a mesma, os
encargos do concerto serão repassados ao Fornecedor e/ou Transportador pela área de Suporte
Comercial;
8.22. No ato do Recebimento, caso seja constatada a falta e/ou avaria de algum item, será emitida
uma nota fiscal de devolução para o item faltante e/ou avariado;
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8.23. Toda sobra detectada no ato do recebimento será levada pela própria transportadora (sem nota
fiscal);
8.24. Não serão aceitas entregas de mercadorias que forem postadas pelos correios;
8.25. Dúvidas e maiores esclarecimentos, entrar em contato pelo e-mail:
[email protected].
8. CONTROLE DE REGISTRO
ELABORAÇÃO
REVISÃO
APROVAÇÃO
Alessandro Pereira
Leonardo Agostini
Fabrício Moreira
Assistente de Qualidade
Supervisor de Qualidade
Coordenador de Operações
Visto:
Visto:
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Data: 10/05/2011
Data: 10/05/2011
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