Padrões de Cadastro
NOAD-SPO, 15 de outubro de 2012
André Luiz (ALC) / Adriano Boni (ABO)
1
1. INTRODUÇÃO
Quanto mais informações forem inseridas no sistema, relativamente
aos casos/processos e respectivos andamentos, menor será a dependência
de consulta das pastas físicas. Assim, aos poucos, as informações contidas
no banco de dados do sistema deverão se tornar uma importante referência
para os profissionais quando da realização de seus trabalhos.
Por essa razão, a fim de que o sistema seja uma fonte não só rápida
como também segura de informações sobre os casos, elas devem ser
corretas e completas, o que exigirá a participação dos advogados e
estagiários envolvidos nos casos para a alimentação de dados atualizados.
Com isso, cada escritório regional estará incumbido de lançar as
informações e andamentos relativos aos casos que conduzir.
O sistema, como um todo, é bastante auto-explicativo e pode ser
usado intuitivamente. Porém, muitas vezes, existem mais de uma
alternativa de como cadastrar determinadas informações, o que pode
prejudicar o bom funcionamento das ferramentas de filtro e extração de
relatórios (estas ferramentas serão abordadas em outro manual).
Com isso, a fim de que se consiga manter a uniformidade do
lançamento de informações no sistema, faz-se necessário tecer algumas
considerações sobre alguns desses campos, tanto no tocante ao cadastro de
processos, como no cadastro de andamentos.
Para a perfeita compreensão do que se passará a discutir
adiante, recomenda-se que a leitura deste manual seja feita em frente à
tela do computador, após acessar o sistema TEDESCO.
2. CADASTRO DE PROCESSOS/CASOS
Nos processos/casos poderão ser cadastradas diversas informações
úteis ao desenvolvimento dos trabalhos cotidianos dos advogados e
estagiários envolvidos nos mesmos, a fim de que estas possam,
posteriormente, ser acessadas de imediato, sem a consulta das pastas. A
importância dos processos/casos, porém não pára por aí; eles são também o
ponto de referência do sistema para outras ferramentas e módulos, como
por exemplo: documentos, imagens, compromissos, andamentos e fichas de
tempo.
Cada processo/caso, portanto, deve ter um cadastro independente no
sistema, pois eles contêm dados e andamentos próprios, que não podem se
misturar. Assim, existindo uma pluralidade de assuntos, processos conexos,
incidentes e/ou recursos dentro de uma mesma pasta, cada um deve ter um
cadastro independente (desde que relevante, obviamente). Em seguida,
2
conforme será demonstrado adiante, poderá ser criado um vínculo desses
processos/casos relacionados, a fim de facilitar a compreensão do conjunto.
A inclusão de processos/casos é acessada a partir de botões
(INCLUIR PROCESSO ou INCLUIR CASO) disponíveis: i) na tela inicial
dos módulos; ii) na tela de consulta de processos/casos e iii) nas fichas de
processos/casos. Conforme será visto adiante, também poderão ser criados
casos novos através do botão VINCULAR.
Já a alteração de processos/casos é acessada a partir dos botões
ALTERAR PROCESSO (módulo contencioso) ou ALTERAR CASO
(módulo consultivo), disponíveis no extremo superior das respectivas
fichas.
Quando da inclusão ou alteração de processos/casos, o usuário será
remetido a uma tela de cadastro (vide figura 1), com diversos campos prédefinidos pelo sistema. O cadastro de processos, no módulo contencioso
possui uma maior diversidade de campos do que o módulo consultivo e,
por isso, receberá maior atenção nos tópicos a seguir. Porém, grande parte
dos seus campos e a lógica geral de funcionamento são coincidentes,
permitindo uma abordagem conjunta de ambos os módulos, da forma como
se passará a fazer a seguir.
3
[figura 1 – tela de cadastro de processos novos]
4
2.1.
Cuidados para evitar a DUPLICIDADE DE CADASTROS
Antes de proceder ao cadastro de processos/casos novos, é
importante que o usuário tenha certeza de que tal processo/caso não existe
na base de dados, a fim de evitar cadastros em duplicidade. Se for criado
um segundo cadastro para o mesmo processo/caso, é bastante possível que
alguns usuários comecem a lançar andamentos e inserir informações
aleatoriamente num ou noutro, de forma que nenhum dos cadastros estará
completo e nem correto.
Na ótica do sistema, o campo que identifica os processos/casos,
distinguindo-os uns dos outros, é o seu número (campo PROCESSO e
campo CASO). Por essa razão o sistema não permite cadastros de
processos/casos que tenham o número idêntico (considerando a pontuação)
a outro já constante da base de dados, diferentemente do que ocorre com os
demais campos. Todavia, esse bloqueio não é suficiente para impedir a
criação de cadastros em duplicidade, pois basta um único ponto no meio do
número para o sistema permitir o cadastro de um processo/caso repetido.
Assim, antes de clicar INCLUIR PROCESSO/CASO, o usuário deve
clicar CONSULTAR PROCESSOS e fazer buscas: i) pelo número do caso
(ou parte dele), ii) pelo nome das partes, iii) pelo número da pasta, e por
outros critérios que julgue pertinente; a fim de se certificar de que o
processo/caso ainda não consta da base de dados.
Tais buscas não devem utilizar esses critérios de forma cumulativa,
devendo ser realizadas diversas vezes com a menor quantidade possível de
campos preenchidos. Isso ampliará a quantidade de resultados da busca e
permitirá a localização inclusive dos processos que, eventualmente, tenham
sido cadastrados com erro em algum dos campos.
É importante ressaltar que, neste momento, a maior parte dos
casos/processos em andamento já foram criados no sistema, sendo que a
maior parte deles está incompleta e o seu cadastro ainda não foi revisado.
Dessa forma, a realização destas buscas, utilizando critérios variados, se
mostra de fundamental importância para a confirmação de que o processo
que se pretende incluir realmente não existe no banco de dados.
Também é importante apontar que, pela rotina que passará a ser
adotada, o próprio setor de faturamento criará um processo/caso
quando do envio da proposta de honorários. O processo/caso criado pelo
faturamento terá o número da pasta. Assim, normalmente, o processo/caso
já existirá quando o usuário quiser criá-lo, cabendo a si localizá-lo e alterar
a sua ficha, preenchendo todos os campos da forma como será discutida
adiante.
5
2.2.
INFORMAÇÕES MÍNIMAS
De uma forma geral, quanto maior a quantidade de informações que
o sistema contiver, melhor será o seu desempenho, especialmente quando
da execução dos filtros e da extração de relatórios. Todavia, até que o
sistema esteja sendo usado em sua plenitude, haverá um estágio de
transição, em que ele deverá ser alimentado maciçamente, objetivando o
lançamento de informações concernentes aos processos/casos que já estão
em andamento. Após isso, caberá aos profissionais envolvidos nos casos
fazer uma revisão geral dos seus cadastros, até que se chegue ao ponto de
só restar uma atualização do sistema com informações novas.
Assim, se, durante esse estágio de transição, for necessário eleger
prioridades de cadastro, essa prioridade deverá ser dada aos campos
constantes da tabela a seguir, sem os quais, o sistema não poderá funcionar
minimamente bem.
- NÚMERO DO PROCESSO/CASO
- REFERÊNCIA (N° DO CLIENTE/ N° DA PASTA)
- CLIENTE PRINCIPAL (relacionado ao contrato de faturamento).
- PARTE ADVERSA (só para o módulo contencioso)
- TÍTULO DA PASTA
- PASTA (N° DO CLIENTE/ N° DA PASTA)
- CONTRATO DE FATURAMENTO
O preenchimento desses campos deve observar os padrões
detalhados nos tópicos correspondentes a seguir, não se podendo perder de
vista que os demais campos também terão de ser preenchidos
posteriormente.
2.3. CAMPOS QUE
PROVISORIAMENTE
NÃO
DEVEM
SER
PREENCHIDOS
Campos da ficha do processo/caso (vide figura 1)
- Campo DEPARTAMENTO
- Campo TRIBUTO
- Campo CRITÉRIO DE CORREÇÃO
6
- Campo RESPONSÁVEL DO ESCRITÓRIO (módulo contencioso)
Botões da ficha do processo/caso (vide figura 2)
- Módulo PEDIDOS
- Módulo FINANCEIRO
- Módulo PLANILHAS
- Módulos AND. P/ FATURA
[figura 2 – botões da ficha do processo/caso que não devem ser usados]
2.4.
PADRÕES DE CADASTRO DE PROCESSOS/CASOS
2.4.1. Campo PROCESSO/CASO: No módulo consultivo, preencher esse
campo com o número da pasta. Já no módulo contencioso, o número a ser
preenchido é o do processo. Se este não existir ainda (agravo ainda não
distribuído ou uma ação recém proposta), utilizar provisoriamente o
número da pasta, até que possa ser substituído pelo número definitivo.
Os usuários do módulo contencioso deverão também observar os
padrões a seguir no cadastro do número dos processos.
2.4.1.1. Pontuação: em se tratando de casos do módulo consultivo
preencher o número da pasta/caso (001/12654), sem o uso de pontuação. Se
for um processo do módulo contencioso, utilizar a pontuação (“.”, “-” e
“/”), se houver. Exemplo: 000.02.034462-6
A utilização de pontuação facilitará a visualização do número e não
interferirá, posteriormente, na ferramenta de filtro de processos. Assim, no
exemplo acima, se na tela CONSULTAR PROCESSO, o usuário procurar
000020344626, ele conseguirá localizar o processo em questão.
7
2.4.1.2. Número de controle: Se o processo tiver um número de
controle, cadastrá-lo no campo PROCESSO entre parênteses, depois do
número original. Exemplo: 000.02.034462-6 (425/02).
Posteriormente, será possível localizar o processo através deste
número, pois o sistema também localiza processos através de partes do
número. Assim, o usuário também conseguiria localizar o processo acima
se, por exemplo, digitasse 02034, 62-6 ou 425.
(Atualmente, o campo processo pode ser preenchido com até 25 caracteres,
de forma que pode não haver espaço para o preenchimento do número
completo.)
2.4.1.3. Sigla: Nos processos vinculados ao processo principal, antes do
seu número, deve ser cadastrada a sigla correspondente ao tipo de processo,
conforme tabela a seguir.
AC
AÇÃO CAUTELAR
AP
APELAÇÃO
AI
AGRAVO DE INSTRUMENTO
AR
AÇÃO RESCISÓRIA
CR
CARTA ROGATÓRIA
CP
CARTA PRECATÓRIA
EX
EXCEÇÕES EM GERAL
MS
MANDADO DE SEGURANÇA
NOT NOTIFICAÇÃO JUDICIAL
PA
PROCESSO ADMINISTRATIVO
RCL
RECLAMAÇÃO TRABALHISTA
RESP RECURSO ESPECIAL
RE
RECURSO EXTRAORDINÁRIO
RR
RECURSO DE REVISTA
RO
RECURSO ORDINÁRIO
EMB EMBARGOS em geral (à execução, de terceiros, etc.)
HAB HABILITAÇÃO DE CRÉDITO EM FALÊNCIAS
TEST ABERTURA DE TESTAMENTO
IMP
IMPUGNAÇÕES em geral (valor da causa, justiça gratuita, etc.)
8
Nos casos em que existirem muitos incidentes e recursos, essa
providência facilitará a identificação de cada um e a compreensão da árvore
do caso, conforme se pode notar na figura 3.
Os processos principais não precisam ser cadastrados com essas
siglas, pois eles podem ser identificados no topo da árvore.
[figura 3 – Árvore de processos relacionados]
A árvore de processos, assim como os demais módulos relacionados
ao processo/caso, é acessada a partir do botão RELACIONADOS, situado
entre os andamentos cadastrados com a opção “importante” e a lista geral
de andamentos do processo/caso, conforme figura 4.
9
[figura 4 – visão de parte da ficha do processo/caso]
2.4.2. PARTES DO PROCESSO
Podem ser cadastradas nos processos/casos todas as pessoas ou
empresas que tenham alguma relação com eles, sendo cada uma delas
dotada de uma ficha própria (contendo endereço, telefone, CNPJ e outros
dados relevantes).
No módulo contencioso, o sistema só permitirá a criação de
processos novos em que figurarem cliente e parte adversa. No módulo
consultivo, basta a inclusão do cliente.
Conforme a figura 1, quando do cadastramento de processos/casos,
somente existe espaço para o cadastramento de 1 (um) cliente e 1 (uma)
parte adversa. Para o cadastro de mais partes, deve-se seguir as instruções
contidas no próximo capítulo.
2.4.2.1. PLURALIDADE DE PARTES
Se houver mais de um CLIENTE, PARTE ADVERSA ou OUTROS,
estes devem ser adicionados ao processo/caso após a criação de sua ficha,
clicando-se em botões disponíveis na ficha do processo caso. Para a
10
inclusão ou modificação de partes, o botão que deve ser usado é o de cor
cinza, conforme figura 5.
Atenção: se o usuário clicar sobre o nome do cliente (em azul) estará
alterando o cadastro do cliente e não o cadastro do processo.
[figura 5 – visão de parte da ficha do processo/caso]
Depois de clicado o botão correspondente, o usuário será remetido a
uma outra tela, onde poderá adicionar CLIENTES, PARTES ADVERSAS
ou OUTROS, conforme figura 6. A parte marcada como PRINCIPAL
ficará “encabeçando” a ficha do processo/caso.
[figura 6 – tela de alteração das partes do processo]
2.4.2.2. Campo CLIENTE
11
Clientes, na ótica do módulo contencioso, são as pessoas ou
empresas representadas por NOAD, seja ele autor, réu ou terceiro, ainda
que não participe do caso. A sua posição no processo será esclarecida por
outro campo (FORMA DE PARTICIPAÇÃO). Já, para o módulo de
faturamento, é a pessoa ou empresa a quem a fatura é endereçada.
Havendo mais de um cliente no processo/caso, estes devem ser
adicionados ao mesmo após o seu cadastramento, da forma indicada
anteriormente.
Somente o setor de faturamento de NOAD terá acesso à
criação/alteração do cadastro de clientes. Assim, se, na ocasião do
cadastramento de um processo/caso novo, o cliente ainda não existir na
base de dados, o campo deve ser preenchido com o cliente PROVISÓRIO.
Em seguida, deve ser solicitada a abertura do cadastro do cliente ao setor
de faturamento.
(Obs. Quando do cadastro de processos de inventários de antigos clientes
de NOAD, o de cujus não deve ser cadastrado no campo CLIENTE, mas
sim no campo OUTROS, pois estamos convencionando que, em processos
de inventário, o de cujus sempre será OUTROS.)
2.4.2.3. Campo PARTE ADVERSA
Partes adversas, na ótica do sistema, são as partes do processo/caso
que não são representadas por NOAD, ainda que não sejam propriamente
adversárias. Assim, é possível que autores e réus figurem simultaneamente
como partes adversas. A posição de cada parte no processo será esclarecida
pelo campo FORMA DE PARTICIPAÇÃO, sobre o qual se falará adiante.
Quando da criação de novos processos (módulo contencioso), o
sistema deverá exigir necessariamente a indicação da parte adversa. Se não
houver parte adversa (ação de retificação de nome, p.ex.), cadastrar
PROVISÓRIO.
Quando do cadastro de falências, em que NOAD representa um dos
credores, tanto o falido como os demais credores serão PARTES
ADVERSAS.
2.4.2.4. Campo OUTROS
Neste campo, cadastrar aquelas pessoas que tenham alguma
relevância para o processo, mas que não sejam partes e nem clientes. Ex.
Assistente técnico, testemunhas, de cujus (em caso de inventários e registro
de testamento), advogado correspondente, etc.
12
2.4.2.5. Campo FORMA DE PARTICIPAÇÃO
O campo FORMA DE PARTICIPAÇÃO deve ser preenchido com a
posição do pessoa ou empresa (CLIENTE, PARTE ADVERSA ou
OUTROS) no processo (réu, autor, recorrente, advogado correspondente,
etc.).
Assim, nos casos que são apenas acompanhados por NOAD, a
pedido de algum cliente, se o mesmo não for parte no processo/caso, o
campo FORMA DE PARTICIPAÇÃO deve ser preenchido com a opção
INTERESSADO.
2.4.3. Campo PASTA: Preencher [n.° do cliente]/[n.°da pasta]
Se a pasta for o anexo de uma outra, o usuário também deve indicálo neste campo. Exemplo:
1231/9263 - Anexo I
Se o processo/caso não tiver pasta física, preencher este campo com
PASTA VIRTUAL.
Repetir esse mesmo processo no Campo REFERÊNCIA.
2.4.4. Campo TÍTULO DA PASTA: Preencher este campo com a título
constante do adesivo da pasta. Em se tratando do anexo de uma outra pasta,
preencher este campo com o título do anexo.
Se o processo/caso não tiver pasta física, preencher este campo com
PASTA VIRTUAL.
2.4.5. Campo CONTRATO: Trata-se do contrato de faturamento, ao qual
as fichas de tempo e gastos serão vinculados, para o seu posterior
faturamento. Portanto, esse campo não pode, de forma alguma, ser
preenchido com erro.
Em regra, esse campo deve ser preenchido com o número
correspondente ao do cliente. Porém, em casos excepcionais, em que o
cliente fizer parte de um grupo econômico, o campo CONTRATO deverá
ser preenchido com o nome desse grupo, segundo a orientação do setor de
faturamento.
13
Note-se que as opções de preenchimento disponíveis no campo
CONTRATO serão carregadas de acordo com o CLIENTE que houver sido
cadastrado no processo/caso.
2.4.6. Campo CARTÓRIO: Utilizar o campo em branco dentro do
quadrado para digitar o número da vara e, ao lado, selecionar a opção
pertinente.
[figura 7 – campo cartório na ficha processual]
2.4.7. Campo ATIVO/MORTO/BAIXA PROVISÓRIA: Se o caso
estiver em andamento, preencher ATIVO. Se já tiver acabado e/ou
arquivado em definitivo, MORTO. Se o seu trâmite estiver suspenso por
um longo período (aguardando distribuição da apelação, por exemplo), ou
tiver sido arquivado provisoriamente, preencher BAIXA PROVISÓRIA.
Ao término dos casos, o seu STATUS deve ser alterado para
MORTO. Isso inclui incidentes e recursos já acabados (em que não haja a
possibilidade de novos recursos), como por exemplo Cartas Precatórias,
Agravos de Instrumento, impugnações ao valor da causa, cautelares, etc.,
que já tenham sido juntados aos autos principais.
O status MORTO também deve ser usado para os processos/casos
em que a proposta de honorários foi recusada pelo Cliente ou PNC. O
mesmo deve ser feito com os casos que NOAD renunciou.
Atenção: ao término ou renúncia dos processos/casos, eles não
devem ser apagados do sistema.
2.4.8. Campo VÍNCULO: O vínculo serve para definir a relação do
processo/caso com o processo/caso principal. Selecionar a opção mais
próxima da realidade do caso (embargos, recurso, cautelar, etc.).
2.4.9. Campo RESPONSÁVEIS: Profissionais do escritório responsáveis
pela condução dos trabalhos.
Atualmente, no módulo consultivo permite o cadastro de 1 (um)
responsável, enquanto que o módulo contencioso permite o cadastro de até
3 (três). (Posteriormente, se necessário, poderá ser solicitada uma
14
“customização” à Tedesco, a fim de ampliar o número de campos
RESPONSÁVEIS no módulo consultivo.)
O RESPONSÁVEL 1 é o sócio ou diretor que faz a supervisão dos
trabalhos. O RESPONSÁVEL 2 é o advogado que conduz o caso. O
RESPONSÁVEL 3 é o outro advogado envolvido no caso, ou, na sua falta,
o estagiário que melhor o conheça.
2.4.10. Campo RESPONSÁVEL DO ESCRITÓRIO: Deixar em branco,
pois a ferramenta está desativada. Este campo está disponível apenas no
módulo contencioso e poderá ser usado, futuramente, para habilitar
correspondentes a fazer o lançamento de informações no processo.
2.4.11. Campo OBJETO: Selecionar a opção que melhor resuma o objeto
do processo/caso. Na sua falta, deixar em branco.
2.4.12. Campo TEXTO: Preencher com um breve relato do caso, com
informações que sejam relevantes para a sua rápida compreensão. Havendo
processos relacionados, detalhar o objeto de cada qual, bem como se já
houve julgamento ou não. Esse campo deve, periodicamente, ser
atualizado.Exemplo:
Ação promovida por XX objetivando o bloqueio de contas da YY, sob a
alegação de que está obrigada a honrar a fiança, mas não possui garantias
para o posterior reembolso.
NOAD interpôs de agravo de instrumento (n. 00.54.6654654-6) contra a
decisão que indeferiu a gratuidade da justiça ao autor, o qual foi improvido
em 20/05/04. Contra essa decisão, NOAD interpôs no recurso especial n.
564565-23, ainda pendente de julgamento.
Nos processos antigos, que já tenham muitos andamentos, este
campo poderá ser melhor detalhado a fim de compensar uma eventual falta
de cadastro dos andamentos.
2.4.13. Campo CONTINGÊNCIA: preencher com o valor que está em
discussão no processo/caso, ou seja, quanto o cliente pode ganhar ou
perder.
15
Se a procedência da ação implicar perdas ao cliente de NOAD,
selecionar o TIPO DE CONTIGÊNCIA PASSIVA. Se a procedência for
favorável ao cliente, cadastrar ATIVA.
2.4.14. Campos CALC. ATUALIZ e CALC.: Tratam-se das forma como
os valores cadastrados no processo/caso serão atualizados. Estas
ferramentas ainda não foram configuradas e, portanto, ser deixada em
branco. Futuramente, o sistema fará sua atualização automaticamente,
desde que os índices sejam constantemente atualizados.
2.4.15. Campo OBSERVAÇÃO: preencher com informações adicionais
sobre o processo/caso, que não caibam em outros campos.
2.4.16. PROCESSOS RELACIONADOS: Devem ser vinculados ao
processo principal os incidentes processuais que a ele se relacionem ou que
sejam autuados em apenso (Cartas Precatórias, Impugnações ao Valor da
Causa, Ações Cautelares, Recursos, etc.).
A utilização dessa ferramenta deve ficar restrita aos casos que,
processualmente, se comunicarem. Não devem ser vinculados processos só
porque, por exemplo, pertençam ao mesmo cliente, pois existem filtros
próprios para exercer esta função.
A vinculação e desvinculação de processos é feita a partir de botões
disponíveis na Ficha Processual (vide figura 8).
[figura 8 – visão da ficha processual]
O processo principal deve ficar no topo da “árvore” e os demais
abaixo dele. Portanto, para vincular processos, o usuário deve acessar
primeiro o processo principal e depois clicar em vincular. Após isso, o
usuário deve: i) criar um processo novo vinculado (ou processo filho), ou
16
ii) criar o vínculo com um processo já existente (que ficará abaixo de si na
árvore do caso).
Conforme a figura 9, se o vínculo for criado com um processo novo,
o usuário terá de escolher entre dois tipos de vínculo: o VÍNCULO
UNIFICADO e o VÍNCULO SEPARADO. Por outro lado, se o vínculo for
criado com um processo já existente, o vínculo será necessariamente
SEPARADO.
[figura 9 – tela de inclusão de processo vinculado]
O VÍNCULO UNIFICADO é destinado aos processos que utilizam
os mesmos autos (e que ganhem números novos), como é o caso das
apelações, recursos especiais e extraordinários. Assim, todos os
andamentos que forem cadastrados num dos processos, serão
automaticamente copiados para o outro. Porém, as respectivas fichas
mantêm autonomia. A utilização dessa ferramenta permitirá, entre outras
coisas, que se localize os processos tanto pelo número de 1ª instância,
como pelo de 2ª ou 3ª, ou por outros dados particulares de quaisquer deles.
Não é necessário criar vínculos unificados para os
recursos/incidentes que não tenham ganhado um número novo, como, por
exemplo, um embargo de declaração, um agravo retido, uma reconvenção
processada nos mesmos autos, etc., pois a sua existência já constará dos
andamentos lançados no processo.
Se o vínculo unificado for desfeito, os andamentos neles cadastrados
serão apagados do processo vinculado e ficarão somente na ficha do
processo em que tiverem sido cadastrados, sendo essa desvinculação
17
irreversível. Portanto, cuidado: depois que os processos unificados forem
separados, seus andamentos não podem ser reunidos novamente. Isso
porque, como visto, a única forma de criar o vínculo unificado é criando
um processo novo.
O VÍNCULO SEPARADO, por sua vez, é destinado aos processos
que sejam autuados em separado (agravos de instrumento, ações cautelares,
impugnações ao valor da causa, embargos à execução, cartas
precatórias/rogatórias, etc. Os andamentos de um cada um desses processos
são independentes dos andamentos do processo principal e o sistema
preserva essa completa autonomia.
3. CADASTRO DE ANDAMENTOS
Todos os desdobramentos do processo/caso, desde que relevantes,
poderão ser cadastrados como ANDAMENTOS no sistema, ainda que não
sejam andamentos processuais. Assim, desde utilizado da forma adequada,
o sistema poderá conter a mesma quantidade de informações, ou até mais,
que a pasta física, no tocante aos desdobramentos do processo/caso
(protocolo de petições, decisões judiciais, manifestações da parte contrária,
etc.) e mesmos aos acontecimentos que com ele se relacionem
indiretamente (contatos telefônicos, reuniões, diligências externas, etc.).
Para que se mantenha uma ordem, porém, faz-se necessário que o
lançamento desses andamentos seja feita de maneira uniforme pelos
usuários, conforme padrões a seguir.
3.1.
CADASTRANDO ANDAMENTOS
Quando o usuário clicar o botão INCLUIR ANDAMENTO,
disponível na ficha processual, ele será remetido à seguinte tela.
18
[figura 10 – tela de cadastro de andamentos]
3.1.1. Campo APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE: Esta opção
deverá ser selecionada sempre que for cadastrado um andamento
processual (o que incluirá os andamentos PUBLICAÇÃO e
PROTOCOLO), devendo ficar em branco quando se tratar de trabalho
extra-processual
(REUNIÕES,
CONTATOS
TELEFÔNICOS,
DILIGÊNCIAS AO FÓRUM, etc), conforme será exposto nos tópicos a
seguir.
Em breve, esta opção será automaticamente preenchida, de acordo
com o TIPO DE ANDAMENTO selecionado.
Os andamentos lançados com esta opção constarão dos relatórios que
utilizarem esse critério de filtro, conforme figura 11 (instruções para a
extração de relatórios constarão de outro manual). Assim, posteriormente,
será possível extrair relatórios filtrando somente os andamentos marcados
com a opção SOMENTE OS DO CLIENTE, separando apenas os
andamentos “processuais”.
Além disso, somente os andamentos cadastrados com essa opção
poderão ser visualizados pelo cliente, via Internet, caso, futuramente, venha
a ser liberado o seu acesso online ao sistema.
19
[figura 11 – tela de extração de relatórios padronizados]
3.1.2. Campo AUTORIZA PUBLICAÇÃO: Esta ferramenta tem a
mesma utilidade que a anterior, consistindo em mais um critério de filtro
para os relatórios de andamentos. A diferença é que os andamentos
marcados com esta opção não necessariamente poderão ser visualizados
pelo cliente, caso seu acesso ao sistema seja liberado pelo administrador.
Esta ferramenta não será usada momentaneamente, devendo ficar em
branco quando do cadastro de andamentos.
3.1.3. Campo IMPORTANTE: A ficha do processo/caso apresentará uma
lista completa (em vermelho) dos andamentos cadastrados com a opção
IMPORTANTE (vide figura 4).
Clicar esta opção somente quando do cadastro dos andamentos:
Petição Inicial, Contestação, Recursos em geral, audiências, sentenças e
acórdãos. Todavia, se o advogado responsável pelo processo/caso entender
que outros eventos também merecem ser destacados como importantes,
poderá fazê-lo ao seu critério. Porém, para não poluir a ficha processual, é
recomendável que essa ferramenta não seja usada deliberadamente em
andamentos que não sejam muito relevantes para o caso.
3.1.4. Campo DATA: Em regra, a data que deve constar das petições,
mandados e ofícios devolvidos ou recebidos de outros órgãos é a da sua
juntada aos autos. Já para ofícios e mandados expedidos, a data é a da sua
expedição.
Veja-se que o preenchimento do campo DATA com outra data (do
protocolo ao invés da data da juntada) prejudicará, não apenas a
uniformidade dos cadastros no sistema, como também poderá implicar a
inversão da ordem dos andamentos constantes dos autos. Por exemplo:
20
[figura 12: ficha do processo, com a ordem dos andamentos invertida,
devido ao uso da data errada (protocolo ao invés da juntada)]
No exemplo acima, para que não faltassem informações relevantes, o
andamento em questão deveria ter sido cadastrado da seguinte forma:
Data: 01/09/03 (data da juntada)
Tipo: PETIÇÃO
Fl. 1929v: Juntada
fl. 1930/1931: Petição AIRCOBRAZ com o rol de testemunhas (Djair
Piveta e Armagan Karay), protocolada em 29/08/03.
Assim, para evitar essa inversão dos andamentos, em regra, o campo
DATA deve ser preenchido com a data em que o evento foi registrado nos
autos. Se houver outra data relevante, o usuário deverá indicá-la no campo
TEXTO.
Quando não se tiver certeza da data do evento, estimar uma (para que
o andamento seja posicionado no lugar correto) e indicar no campo
TEXTO que ainda é necessário confirmá-la (confirmar data / data
estimada).
3.1.5. Campo HORA: Em regra, deixar em branco, pois essa informação
não costuma ser relevante. Usar apenas para o desempate de 2 eventos
ocorridos no mesmo dia, caso o relatório esteja invertendo a sua ordem.
(Por exemplo: protocolo de petição, seguido de despacho – esse esses
andamentos poderão, eventualmente, vir com a ordem invertida por terem
ocorrido no mesmo dia.)
21
3.1.6. Campo TIPO DE ANDAMENTO: Cadastrar o tipo de andamento
mais adequado para o caso concreto, observando as demais instruções que
serão apresentadas a seguir.
3.1.7. Campo TEXTO: Acrescentar informações relevantes para a
compreensão do andamento, que não tenham sido cadastradas em outros
campos, como o número das folhas dos autos, um resumo das petições,
transcrição dos despachos, data do protocolo das petições e certidões
menos relevantes relacionadas ao andamento (juntada, expedição, certidão
de publicação, etc.). Exemplo:
Campo DATA: 20/05/05 (da juntada)
Campo TIPO: PETIÇÃO
fl. 33v: juntada
fls. 34/35: Petição NOAD requerendo a produção de prova pericial
(protocolada em 18/05/05)
3.1.8. Avisa CLIENTE: Deixar esta opção em branco, pois a ferramenta
está desativada. Esta ferramenta dispara um e-mail para o cliente,
informando que o andamento foi cadastrado.
3.1.9. Avisa RESPONSÁVEL: Esta ferramenta ainda não está disponível.
Futuramente, esta opção poderá ser selecionada para que os profissionais
responsáveis pelo caso sejam informados, por e-mail, do cadastramento de
eventos
importantes,
que
tenham
sido
cadastrados
pelos
estagiários/advogados envolvidos.
3.2. PADRÕES
PROCESSUAIS
DE
CADASTRO
DOS
ANDAMENTOS
Deverão ser cadastrados no sistema, tanto os andamentos
efetivamente pertencentes aos processos (despachos, petições, certidões,
ofícios, etc.), como também os andamentos a ele relacionados
indiretamente (contatos com o cliente, reuniões, diligências a cartórios
judiciais/extrajudiciais, etc.).
sua
A fim de organizar os andamentos lançados no processo e facilitar a
visualização, estamos convencionando que os andamentos
22
PROCESSUAIS deverão ser cadastrados com a opção APARECE NO
RELATÓRIO DO CLIENTE, enquanto que os extra-processuais não. Os
andamentos PROTOCOLO e PUBLICAÇÃO/CIÊNCIA serão tidos como
PROCESSUAIS e, portanto, deverão ser cadastrados com a opção
APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE.
Posteriormente, conforme figura 11, será possível extrair relatórios
listando somente os andamentos processuais, a fim de que os demais
andamentos não confundam a visualização do processo.
3.2.1. PETIÇÕES JÁ JUNTADAS AOS AUTOS: Após juntada de
petições, apelações, agravos, etc., aos autos, deve ser cadastrado o
andamento PETIÇÃO, APELAÇÃO, AGRAVO DE INSTRUMENTO, ou
o tipo1 que melhor se adeque ao caso concreto.
Quando esses tipos de andamento forem cadastrados, deve ser
selecionado o campo APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE, por se
tratar de uma informação processual.
A DATA a ser cadastrada é a data da juntada aos autos da petição,
pois os andamentos são listados em ordem cronológica, de forma que a
utilização de outra data (protocolo ou a data constante da petição) poderá
causar distorções na ordem dos andamentos (conforme já discutido
anteriormente, no tópico DATA).
O campo TEXTO deve indicar as fls. onde a petição foi juntada, com
uma breve descrição do objeto da petição e dos documentos anexados. Em
se tratando de petições importantes, contestações e recursos, sempre que
possível, listar os argumentos usados, preliminares, pedidos e outros pontos
que possam ser relevantes para a compreensão do caso. (As petições
iniciais não precisam conter a descrição do seu conteúdo porque essa
descrição deve ser inserida no campo TEXTO da ficha do processo, onde
será relatado um resumo da ação.)
Sempre indicar no campo TEXTO de quem é a petição. Nesse
sentido, por uma questão de padronização, se a petição for de NOAD,
transcrever no texto “Petição NOAD”. Para petições da parte adversária,
usar Petição seguida do nome da parte em letras maiúsculas.
As procurações e substabelecimentos de NOAD que forem anexadas
às petições também devem ser discriminados no campo TEXTO,
indicando-se entre parênteses os estagiários e advogados que receberam
poderes para atuar no caso.
1
AGRAVO RETIDO, AGRAVO REGIMENTAL, CONTESTAÇÃO, RÉPLICA, TRÉPLICA,
EMBARGOS, EXCEÇÕES, RECURSOS, ETC.
23
Quando houver pagamento de perícia, preparo de recurso e outras
custas, indicar no campo texto o valor que houver sido recolhido.
Para ilustrar o acima mencionado acima, cita-se um exemplo:
Campo DATA: 22/05/05
Campo TIPO: APELAÇÃO
fl. 2188v: Juntada:
fls. 2189/2248: Apelação NOAD, protocolada em 20/05/05, com os seguintes pedidos:
- Conhecimento do Agravo Retido (contra a decisão que negou a contradita à testemunha Armagan);
- Improcedência da Ação Consignatória;
- Atribuição do ônus da sucumbência à Aircobraz;
- Aumento do valor da condenação, devido ao abatimento indevido de verbas pelo perito;
- Correção monetária pelo Dólar e desde a mora;
- Juros de 12% a.a.;
- Condenação da Aircobraz por litigância de má-fé.
fl. 2249 Guia de preparo: R$ 5.000,00
fl. 2250: Guia de porte de remessa e retorno dos autos: R$ 150,00
fl. 2251: Substabelecimento (ERB, ABO e LFA)
fl. 2252: Guia relativa à juntada do subs.
Após o cadastramento de petições importantes, juntar ao sistema o
seu arquivo eletrônico (INCLUIR DOCUMENTO), conforme instruções
que serão apresentadas adiante.
3.2.2. PROTOCOLOS EM GERAL: Se o usuário estiver cadastrando
uma petição, requerimento, recurso, embargos, etc., que acabou de
protocolar e que, portanto, ainda não foi juntada aos autos, ele deve utilizar
o “tipo de andamento” PROTOCOLO. O campo TEXTO deve conter uma
breve descrição do objeto da petição e dos documentos anexados a ela.
Tendo em vista a importância do seu cadastro para o controle interno
de que o prazo foi cumprido, quando do seu cadastramento, deve ser
marcada a opção APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE.
Assim, haverá casos em que a mesma petição terá dois cadastros,
quais sejam: o andamento cadastrado quando do seu protocolo
(PROTOCOLO) e o andamento cadastrado quando da verificação dos autos
(PETIÇÃO ou outro tipo de peça processual), ocasião em que se conhecerá
a data da juntada e as fls. em que a petição se encontra nos autos. Vale
24
frisar, o primeiro andamento terá a data do protocolo e o segundo a data da
juntada.
Se o objeto da petição já tiver sido descrito no andamento
PROTOCOLO, o andamento PETIÇÃO não precisará conter a mesma
descrição, bastando fazer referência à data, conforme figura 13.
[figura 13 – visão da ficha do processo – lista de andamentos]
Para as petições das outras partes, não há necessidade de criar um
andamento específico para o PROTOCOLO, podendo a data do protocolo
ser citada no corpo do TEXTO do andamento PETIÇÃO. Isso porque, em
regra, só se conhecerá a data do protocolo das petições das outras partes
depois que elas já estiverem juntadas aos autos, não havendo sentido em
lançar duas vezes o mesmo andamento.
3.2.3. DECISÕES JUDICIAIS
Quando do cadastramento do tipo de andamento SENTENÇA,
ACÓRDÃO, DESPACHO, DECISÃO MONOCRÁTICA DO RELATOR,
etc., a data que deve ser usada é a do seu proferimento.
Sempre que possível, transcrever no campo TEXTO o inteiro teor da
decisão (entre “ ”), conforme figura 13. Em se tratando de sentença,
transcrever pelo menos o dispositivo.
Os andamentos relativos às decisões judiciais não se confudem com
a sua publicação. Esses eventos devem ser cadastrados de forma
independente.
Por serem andamentos processuais, as decisões judiciais devem ser
cadastradas com a opção APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE, a
fim de que constem dos relatórios de andamentos processuais.
25
3.2.4. PUBLICAÇÕES: A publicação deve constar de um outro
andamento (PUBLICAÇÃO OU CIÊNCIA), que deve ser cadastrado de
forma independente em relação ao proferimento da decisão, conforme
figura 13. Será importante separar esse andamento do andamento relativo à
decisão porque é a partir da publicação/ciência que os prazos começam a
correr, sendo que essa providência deverá reduzir as chances de confusões
(resultantes de erros de cadastro) ou dúvidas sobre se o prazo já está
correndo ou não.
Além disso, em regra, antes de ter acesso ao despacho nos autos, os
usuários terão acesso á publicação do diário oficial, de forma que o
andamento PUBLICAÇÃO OU CIÊNCIA, normalmente, serão lançados
antes dos andamentos DESPACHO, SENTENÇA, ACÓRDÃO, etc.
Portanto, devido à sua importância, esse tipo de andamento deve ser
cadastrado com a opção APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE.
O cadastro deste andamento não obsta o lançamento do andamento
processual certidão de publicação.
3.2.5. CERTIDÕES
Em regra, as certidões relacionadas a um outro andamento deverão
ser simplesmente mencionadas no TEXTO deste andamento principal, não
havendo necessidade de cadastrá-las como andamentos independentes. Isso
ajudará a reduzir a quantidade de andamentos, descongestionando a ficha
processual.
Assim, por exemplo, quando do cadastro do
SENTENÇA, os campos poderiam ser assim preenchidos:
andamento
Campo TIPO: SENTENÇA
Campo DATA: 20/05/05
fl. 50: Remessa à conclusão (10/05/05)
fl. 51/52 Sentença totalmente procedente: “Condeno o réu a pagar R$
1.000,00 ao autor...” (20/05/05)
fl. 53: Certidão de registro da sentença. (21/05/05)
fl. 54: Certidão de publicação da sentença em 25/05/05.
De forma semelhante, o texto do andamento PETIÇÃO poderá ser
cadastrado conforme o seguinte exemplo:
26
Campo TIPO: PETIÇÃO
Campo DATA: 20/05/05
fl. 20: Juntada.2
fl. 21/24 Petição NOAD sobre .... (protocolada em 18/05/05)
Em se tratando de certidões de expedição, estas poderão acompanhar
o andamento relativo ao documento expedido (ofício, carta precatória,
mandado, etc.), conforme exemplo abaixo.
Campo TIPO: OFÍCIO
Campo DATA: 20/05/05
fl. 30v: Certidão de Expedição3
fl. 31: Cópia de ofício ao TJ, em resposta ao ofício de fl. 28, prestando
informações sobre o agravo de instrumento.4
Note-se que, em determinados casos, será fundamental que o tipo de
certidão seja esclarecido no campo TEXTO para que se possa compreender
perfeitamente o andamento. No caso acima, por exemplo, se essa
informação não fosse inserida, não seria possível distingüir se o ofício
havia sido expedido pelo próprio cartório ou se se tratava de um ofício
recebido de outro órgão. Ainda nesse sentido, para a melhor visualização
do que ora se discute, cumpre citar também um exemplo de mandado de
citação cumprido.
Campo TIPO: MANDADO DE CITAÇÃO/INTIMAÇÃO
Campo DATA: 20/05/05
fl. 30v: Juntada5
2
Não é necessário colocar a data da juntada entre ( ) no campo TEXTO porque essa informação já
constará do campo DATA.
3
Não é necessário colocar a data da juntada entre ( ) no campo TEXTO porque essa informação já
constará do campo DATA.
4
Nesse caso, não é necessário citar a data constante do mandado entre ( ) no campo TEXTO, porque essa
informação é pouco relevante e também porque, em regra, a sua data é a mesma da data da expedição,
que já consta do campo DATA.
5
Não é necessário colocar a data da juntada entre ( ) no campo TEXTO porque essa informação já
constará do campo DATA.
27
fl. 31: Mandado de mandado de citação do co-réu BRADESCO.6
fl. 31v: Certidão do oficial de justiça, atestando que efetivou a
citação do réu em 15/05/05.
Em algumas ocasiões, porém, a certidão poderá ser cadastrada como
um andamento avulso (CERTIDÃO), a saber:
- se o andamento for relevante e não se relacionar diretamente a um
andamento vizinho (por exemplo: certidão de que expirou o prazo
sem a manifestação da parte interessada; certidão de apensamento
dos autos aos de outro processo; certidão de desentranhamento de
documentos; certidão de renumeração de fls., etc).
- se a certidão estiver isolada do andamento que lhe é principal, de
tal forma que não possa ser alocada no campo TEXTO deste outro
andamento.7
Por fim, alguns tipos de certidão menos importantes não precisarão
ser mencionadas nem no campo TEXTO dos andamentos principais. Esse é
é o caso, por exemplo, da “certidão de remessa à imprensa” e da “certidão
de remessa dos autos à conclusão”, que já estão subentendidas em outros
andamentos (respectivamente, nos andamentos certidão de publicação e
despacho/sentença). O usuário somente deve cadastrar essas certidões se
elas estiverem sozinhas na página, a fim de que não restem lacunas no
cadastro das fls. dos autos.
3.2.6. CARTAS PRECATÓRIAS / AGRAVOS DE INSTRUMENTO
Enquanto estão tramitando, as cartas precatórias e Agravos de
Instrumento têm andamentos próprios e, portanto, devem ser cadastradas
como novos processos, para evitar confusões com os andamentos do
processo principal.
Após o seu retorno ao juízo deprecante ou juízo “a quo”, o STATUS
desses processos deve ser alterado para morto.
Se esses processos relacionados forem juntados aos autos principais,
deve ser criado um andamento no processo base para a juntada da carta
6
Nesse caso, não é necessário citar a data constante do mandado entre ( ) no campo TEXTO, porque essa
informação é pouco relevante e também porque, em regra, a sua data é a mesma da data da expedição,
que já consta do campo DATA.
7
Por exemplo:
- um despacho encontra-se à fl. 50;
- à fl. 51/55 foi juntada uma petição;
- à fl. 56, consta a certidão de publicação do despacho de fl. 50.
Neste caso, não haveria como embutir a certidão de fl. 56 no andamento DESPACHO, devendo a certidão
de fl. 56 ser lançada isoladamente com o tipo de andamento CERTIDÃO.
28
precatória ou do recurso aos autos principais, sem a necessidade de
transcrever todos os andamentos específicos desta. Por exemplo:
Campo TIPO: CARTA PRECATÓRIA
Campo DATA: 20/05/05
fl. 30v: Juntada8
fls. 31/50: Carta Precatória para a oitiva de fulano, na cidade X, a
pedido de Y, a qual não foi cumprida porque a testemunha não foi
localizada).
Por outro lado, se os processo relacionado for apensado (e não
juntado) aos autos principais, deverá ser lançado, no processo principal, o
andamento relativo à certidão de apensamento da Carta Precatória ou
Recurso, conforme o exemplo a seguir.
Campo TIPO: CERTIDÃO
Campo DATA: 20/05/05
fl. 50: Certidão de apensamento do Agravo de Instrumento n.°
465.654.121.
Esses andamentos devem ser lançados com a opção APARECE NO
RELATÓRIO DO CLIENTE.
3.2.7. AUDIÊNCIAS
Selecionar o tipo de audiência correspondente e cadastrar, no
TEXTO, a fl. em que a ata foi juntada, os advogados de NOAD que a
realizaram, as testemunhas ouvidas, além de eventuais contraditas e
agravos retidos.
Se a audiência tiver acabado de ocorrer e ainda não se souber as fls.
em que a ata foi juntada, essa informação poderá ser acrescentada
posteriormente.
Esses andamentos devem ser cadastrados com a opção APARECE
NO RELATÓRIO DO CLIENTE, por serem PROCESSUAIS.
8
Não é necessário colocar a data da juntada entre ( ) no campo TEXTO porque essa informação já
constará do campo DATA.
29
3.2.8. OFÍCIOS e MANDADOS
Da mesma forma como ocorre com o cadastro de PETIÇÕES, deve
haver uma atenção especial com o preenchimento da data quando do
lançamento dos andamentos OFÍCIO e MANDADO. Isso porque o sistema
ordena os andamentos cronologicamente, o que pode ocasionar a inversão
de eventos se for sempre utilizada a data constante do ofício.
Assim, em se tratando de ofícios/mandados expedidos nos autos em
questão, a data que deve constar do andamento é a data da expedição. Já
para os ofícios recebidos/devolvidos aos autos, a data que deve ser
cadastrada é a data da juntada.
No campo TEXTO, devem ser digitadas informações que facilitem a
identificação do OFÍCIO/MANDADO, em especial: i) a pessoa a quem é
dirigido; ii) a descrição do seu conteúdo, iii) o órgão que o expediu.
No campo TEXTO, também deverá ser indicada a fl. dos autos em
que consta a CERTIDÃO DE EXPEDIÇÃO (para os expedidos) ou a
CERTIDÃO DE JUNTADA (para os recebidos/devolvidos). Para os
ofícios recebidos, deve ser acrescentada entre ( ) a data que consta dos
ofícios.
Se houver certidão do oficial de justiça, esta também deve ser
resumida ou transcrita. Exemplos:
Campo TIPO: MANDADO
Campo DATA: 25/03/05
fl. 40: Juntada9
fl. 41/42: Mandado de intimação (não cumprido) datado de 10/02/05.
fl. 42v: Certidão negativa de intimação do Oficial de Justiça: a testemunha
não foi localizada no endereço constante do mandado (20/03/05)
Campo TIPO: OFÍCIO
Campo DATA: 25/05/05
fl. 45: Juntada10
9
Não é necessário colocar a data da juntada entre ( ) no campo TEXTO porque essa informação já
constará do campo DATA.
10
Não é necessário colocar a data da juntada entre ( ) no campo TEXTO porque essa informação já
constará do campo DATA.
30
fl. 46: Ofício do TJ informando sobre a concessão de efeito suspensivo no
Agravo de Instrumento 045.054.454-5, interposto pelo BRADESCO, e
requisitando informações (20/04/2005).
Campo TIPO: CERTIDÃO
Campo DATA: 20/05/05
fl. 47: Certidão de expedição de ofício. 11
fl. 48: Ofício ao TJ prestando informações sobre a decisão agravada. 12
Esses andamentos devem ser cadastrados com a opção APARECE
NO RELATÓRIO DO CLIENTE, por serem PROCESSUAIS.
3.2.9. RECEBIMENTO DA CITAÇÃO/INTIMAÇÃO
Se tomarmos conhecimento de que o nosso cliente, a parte contrária
ou um terceiro tiver sido citado/intimado de alguma decisão do processo,
este andamento deverá ser cadastrado com o tipo RECEBIMENTO DA
CITAÇÃO/INTIMAÇÃO.
Se essa informação for conhecida somente quando da verificação
dos autos, não haverá necessidade de lançá-la de maneira independente,
podendo essa informação ser acrescentada no campo TEXTO do
andamento principal.
Esse andamento será tido como PROCESSUAL, devendo ser
cadastrado com a opção APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE.
3.2.10. REUNIÕES, CONTATOS TELEFÔNICOS, TROCA DE
MENSAGENS, ETC.
Desde que relevantes, deverão ser cadastrados no sistema os
contatos telefônicos, reuniões, troca de mensagens e demais providências
dignas de nota, feitos com o cliente, parte contrária e/ou terceiros.
No campo TEXTO deverão ser informadas as pessoas envolvidas, o
teor dos entendimentos e outras questões que mereçam destaque.
11
Não é necessário colocar a data da juntada entre ( ) no campo TEXTO porque essa informação já
constará do campo DATA.
12
Nesse caso, não é necessário citar a data constante do mandado entre ( ) no campo TEXTO, porque essa
informação é pouco relevante e também porque, em regra, a sua data é a mesma da data da expedição,
que já consta do campo DATA.
31
3.2.11. ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL
Esse tipo de andamento deverá ser lançado todas as vezes que for
feito acompanhamento processual in loco (ACOMPANHAMENTO
PROCESSUAL) ou via internet (ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL
PELA INTERNET).
Se não tiver sido possível consultar os autos (ou o site, se a consulta
foi pela Internet), o TEXTO deve indicar a razão (autos conclusos desde
25/05/05, autos com o MP desde 25/05/05, autos na datilografia, site fora
do ar, etc.).
Se tiver sido possível consultar os autos, o TEXTO deve indicar
genericamente o que foi feito (visto até fl. 60; ofício ainda não ficou
pronto; sem andamento; requisitadas cópias autenticadas; etc.). Conforme
será demonstrado adiante, este andamento poderá ser inserido quando do
lançamento das fichas de tempo.
O andamento ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL deverá ser
lançado no processo de forma independente das informações levantadas no
fórum. Assim, o advogado/estagiário que realizou a diligência deverá fazer
2 tipos de lançamento de andamentos:
i) o andamento ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL, que é
“extra-processual” (sem a opção APARECE NO RELATÓRIO DO
CLIENTE), descrevendo genericamente o que foi verificado em cartório
(“Visto até fl. 60”, ou “autos conclusos”, etc.).
ii) os andamentos processuais propriamente ditos (com a opção
APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE), que devem ser lançados
individualmente, tantos quantos forem necessários, de acordo com os
padrões discutidos acima.
O registro dessas informações será importante para que tenhamos
controle das providências que estiverem sendo tomadas nos
casos/processos, representando uma segurança adicional para que os
processos não sejam “esquecidos” em meio ao sistema.
Como mencionado, se necessário, será possível posteriormente
extrair relatórios listando apenas os andamentos propriamente processuais,
o que facilitará a visualização do todo.
3.2.12. CARGA/DEVOLUÇÃO DOS AUTOS, RETIRADA
OFÍCIOS/ALVARÁS E OUTRAS DILIGÊNCIAS
DE
Deverão ser lançados como andamentos as diligências feitas por
NOAD relativas à carga e/ou retirada de documentos do cartório judicial.
32
Não é necessário fazer o mesmo quando essas providências tiverem sido
tomadas pela parte adversária.
Os andamentos relativos a essas diligências deverão ser lançados
sem a opção APARECE NO RELATÓRIO DO CLIENTE, pois estamos
convencionando que são extra-processuais. Isso porque, além de não serem
muito relevantes, esses andamentos já serão lançados na forma de um
andamento processual (com a opção APARECE NO RELATÓRIO DO
CLIENTE), seja dentro do andamento que lhe é principal, seja num
andamento independente (termo de retirada do ofício assinado de retirada
do alvará, por exemplo). Por exemplo:
Campo TIPO: ALVARÁ
Campo DATA: 20/05/05
fl. 47: Certidão de expedição de alvará. 13
fl. 48: Cópia do alvará autorizando a inventariante a movimentar as contas
do de cujus.. 14
fl. 48v: Termo de retirada do ofício pelo advogado da inventariante, em
21/05/05.
3.3.
INFORMAÇÕES PROCESSUAIS OBTIDAS PELA INTERNET
O lançamento de andamentos processuais aferidos através de
consulta aos sites dos tribunais na Internet deverão conter, em seu TEXTO,
a ressalva de que a informação foi obtida pela Internet . Isso porque,
normalmente, as informações obtidas pela internet, são menos confiáveis e
precisas que as informações obtidas através do acompanhamento pessoal
dos autos (em geral, o site dos tribunais não acusa de quem é a petição que
foi juntada, o seu objeto, as fls em que se encontra, etc.). Por exemplo:
Campo DATA: 20/05/05
Campo TIPO: PETIÇÃO
Juntada de petição (informação obtida pela Internet)
Posteriormente, se, através de acompanhamento in loco dos autos,
forem obtidas maiores informações sobre o andamento, este deve ser
13
Não é necessário colocar a data da juntada entre ( ) no campo TEXTO porque essa informação já
constará do campo DATA.
14
Nesse caso, não é necessário citar a data constante do mandado entre ( ) no campo TEXTO, porque essa
informação é pouco relevante e também porque, em regra, a sua data é a mesma da data da expedição,
que já consta do campo DATA.
33
completado e/ou corrigido, apagando-se a ressalva feita quando da criação
do andamento.
3.4. LANÇAMENTO DE ANDAMENTOS PELO MENU DE
INCLUSÃO RÁPIDA
Se o usuário precisar lançar andamentos em diversos processos
simultaneamente (quando o estagiário voltar do fórum, por exemplo), ele
poderá fazer uso do botão (INCLUSÃO RÁPIDA) na tela inicial dos
módulos consultivo e contencioso. Esse botão poderá ajudar a agilizar os
lançamentos em seqüência, pois o usuário não precisará acessar a ficha de
cada processo/caso.
3.5. LANÇAMENTO DE ANDAMENTOS EXTRA-PROCESSUAIS
PELO MÓDULO DE TIME-SHEET
Em se tratando de andamentos extra-processuais, em especial
telefonemas, reuniões, acompanhamentos processuais e protocolos, é
possível que o andamento que se pretende lançar seja idêntico à descrição a
ser feita na ficha de time-sheet.
Se o usuário verificar que é o caso, poderá aproveitar a ocasião do
lançamento da sua ficha de tempo para lançar também o andamento, em
conjunto. Para tanto, o usuário deve selecionar o botão disponível no
extremo inferior do módulo de time-sheet (LANÇA ANDAMENTO – vide
figura 14).
34
[figura 14 – tela de lançamento de ficha de tempo]
3.6.
DICA PARA A ALTERAÇÃO DO TIPO DE ANDAMENTOS
Quando o usuário tentar mudar o TIPO DE ANDAMENTO de um
andamento já lançado, o campo TEXTO será substituído pelo texto padrão
daquele tipo de andamento. Se esse texto padrão não existir para o
andamento selecionado, o campo TEXTO ficará em branco.
Nessas ocasiões, se o usuário quiser apenas alterar o tipo de
andamento, mantendo o campo TEXTO da forma como já estava
preenchido, ele deve digitar “CTRL Z” para que o TEXTO volte à sua
forma anterior.
3.7.
DOCUMENTOS/IMAGENS RELACIONADOS
As petições e memorandos relevantes deverão ser anexadas ao
andamento, a fim de permitir o rápido acesso a tais trabalhos, quando
necessário. O mesmo poderá ser feito em se tratando de imagens (por
exemplo, a imagem digitalizada do acórdão), mensagens e outros
documentos, desde que relevantes.
A ferramenta de inclusão de documentos e de imagens está
disponível em botões situados no extremo inferior da ficha processual
(INCLUIR DOCUMENTO / INCLUIR IMAGEM), que devem ser
clicados após a seleção do andamento correspondente. Ao clicar nestes
botões, o usuário será remetido à seguinte tela:
35
[figura 15 – tela de inclusão de documentos relacionados ao andamento]
Quando do cadastro do documento/arquivo, é importante que o
usuário o identifique e descreva o melhor possível, nos campos
ASSUNTO, TÍTULO E RESUMO.
Após isso, a consulta destes arquivos poderá se dar através de 4
botões disponíveis na ficha do processo/caso, a saber: DOCUMENTOS e
IMAGENS (vide figura 2) ou nos botões LISTAR DOCUMENTOS e
LISTAR IMAGENS, disponíveis no extremo inferior da ficha processual.
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS
De uma maneira geral, as diversas ferramentas disponibilizadas pelo
sistema se apresentam bastante flexível e parecem atender a contento as
principais necessidades do escritório.
No mesmo sentido, conforme o sistema estiver sendo utilizado, os
usuários poderão sentir falta de alguns campos e opções para o
cadastramento de determinadas informações (por exemplo, nos primeiros
meses de utilização, é provável que ainda esteja faltando algum tipo de
ação e/ou tipo de andamento).
36
Dúvidas, favor entrar em contato com ALC:
[email protected]
37