A Figura do Administrador de Estoques
Por: Celso Luchezzi *
Nesse artigo pretendo colocar uma situação onde irei generalizar uma forma de pensamento,
mas pelo que tenho visto em consultorias e treinamentos que desenvolvo isso acontece em
muitas empresas...
Dentro das empresas muitas vezes nos deparamos com a seguinte situação colocada pela
Gerência ou Diretoria: “Precisamos reduzir nossos níveis de estoque (ou inventários), portanto
vamos parar de comprar, pois estão altos demais...”. Nesse momento quem faz administração
do estoque tem um frio na barriga, logo ele pensa: “Como irei fazer isso sendo que as
principais matérias-primas e produtos acabados que tem rotatividade estamos comprando e
produzindo todos os meses somente o necessário? As matérias-primas, estamos comprando e
recebendo em cargas menores todos os dias (praticamente)?”
Nem sempre as matérias-primas que são compradas foram de acordo com o que o
administrador de estoque solicitou, ou seja, somente o necessário e também nem sempre a
produção produz exatamente o que foi solicitado. A decisão do que comprar “”deveria” partir
de quem administra os estoques, pois é quem executa esse trabalho que sabe o que é
necessário para a empresa operar e não Suprimentos porque negociou um desconto com o
fornecedor e em muitos casos acaba comprando um lote grande que fica parado alguns meses
no estoque. A Produção deveria produzir somente o que é solicitado pelo planejamento e não
de acordo com seu lote para que facilite a preparação de máquina. Vejam que nessas
situações quem acaba pagando o “pato” é quem cuida do estoque (que pode ser um
Administrador de Materiais ou quem faz o Planejamento e Controle da Produção), ele é o
culpado tanto do que sobra quanto do que falta. Vejam que nas situações discutidas irá sobrar
material no estoque de matéria-prima e de produto acabado.
Então, o que é administrar materiais?
É a pior atividade dentro da empresa. Porque se falta matéria-prima ou produto acabado é
“CULPA” do Administrador de materiais e se “SOBRA” é porque o Administrador de materiais é
um INCOMPETENTE, não sabe administrar...
Muito bem de acordo com esse cenário vemos que há uma situação que precisa ser resolvida,
por um lado temos a empresa com seus níveis de inventários altos e por outro lado, sejamos
realistas, na maioria das empresas quem faz a Administração dos Estoques tem autonomia
para tomar decisões e fazer o que precisa ser feito para reduzir os estoques chegar nos níveis
desejados pela companhia. A figura do Administrador de estoque é importantíssima, pois ele
está preocupado em reduzir, porque normalmente é o “pescoço” dele que está em perigo e
não só por isso, mas porque ele é a pessoa mais consciente e esclarecida de toda cadeia
produtiva interna e também porque ele sabe aonde estão os principais problemas e gargalos.
O Administrador de Materiais “deveria” analisar, gerenciar, controlar e decidir o que deve e o
que não deve ser colocado em estoque, buscando a atender: os clientes no prazo combinado,
os objetivos da organização com o mínimo de estoque e alto giro, sem interferências das áreas
envolvidas direta ou indiretamente com os estoques, pois ele também sabe que para
aumentar as "vendas" as empresas não é necessário aumentar os estoques e nem que se
reduzirmos os estoques a empresa irá perder vendas.
Se o Administrador não sabe administrar os estoques então porque é que sempre temos esses
problemas?
 Os processos não estão definidos de forma clara e isso faz com que os envolvidos
tenham dificuldade de entendimento, de comunicação e de ver as interfaces e as
conexões com as responsabilidades de cada um;
 Produção produz: em lotes grandes e não comunica, não tem flexibilidade para
produzir lotes menores, nem sempre conhece os seus custos;
 Suprimentos compra em grandes quantidades, muda de fornecedor, compra do
fornecedor com menor preço e este pro sua vez não tem um nível de serviço
compatível com a necessidade que a empresa precisa;
 Fornecedor atrasa as entregas
 Vendas não planeja e também não sabe o que vai vender e não passa nenhuma
informação para a empresa
 O “dono do estoque” não tem autonomia para:
 Decidir o que comprar e como comprar
 Sobre os demais processos
Vejam que as empresas precisam ter estoques para: melhorar o atendimento dos clientes, e se
protegerem contra as incertezas do mercado. Porém se as empresas somente pensarem em se
proteger, aumentará os estoques. Quem sabe e tem consciência disso tudo é o Administrador
de estoques, pois ele faz o acompanhamento diariamente de toda a gestão do processo
produtivo.
Defendo a idéia de que o Administrador de materiais deveria ter mais autonomia para decidir
sobre o que precisa ser feito. Fica fácil simplesmente fazer uma boa negociação sem se
preocupar com quanto tempo o material irá ficar parado e não ter responsabilidade por isso;
produzir com lotes mínimos e não se preocupar em ser flexível e somente vender. Cada elo:
suprimentos precisa comprar bem e negociar com fornecedores entregas em lotes menores e
antes de tomar qualquer decisão deve consultar a Administração de estoques, produção
precisa ser flexível e produzir em lotes menores e buscar formas de reduzir seus set ups e
vendas precisa informar sobre o que irá vender e ser responsável por essas informações. Cada
elo (suprimentos, produção e vendas) tem sua parcela no estoque e cada um precisa fazer sua
parte para que o resultado do todo apareça, pois caso contrário os resultados não aparecerão
e sempre irão procurar um “culpado”.
O desempenho da Administração de Materiais depende basicamente de vendas, suprimentos,
produção, recebimento, distribuição, da variedade de itens e principalmente do grande
número de “boas” informações, para gerenciar os estoques, ou seja o sucesso depende da
sinergia de todos departamentos.
* Celso Luchezzi *
 Mestrando em Engenharia de Materiais – MACKENZIE, MBA em Logística
Empresarial – FGV, Tecnólogo em Processos de Produção – FATEC, Graduado
em Matemática – UNIBAN
 Consultor internacional
 Diretor na Luchezzi Consultoria e treinamento em Logística e SCM
(www.luchezzi.com.br)
 Trabalhos realizados nas áreas de Logística, PCP, Planejamento de Materiais e
Administração de Estoques, nos segmentos de Compressores, Autopeças, Têxtil
e Químico, Estamparia, usinagem, montagem e embalagem.
 Experiência em administração de matéria–prima (in bound), fabricação,
armazenamento e distribuição (out-bound), acompanhamento e
dimensionamento da capacidade produtiva.
 Vivência em palestras na área de Logística e SCM
 Professor de Matemática Financeira e Administração de Materiais,
Administração Produção, Administração Estratégica, Logística, Gerenciamento
da Cadeia de Suprimentos (SCM), PCP, Logística de Operações Globais, Tópicos
Avançados de Logística nas Universidades MACKENZIE, FATEC, ANHEMBIMORUMBI e ANHANGUERA para cursos de graduação pós-graduação e MBA e
professor do BI International nas disciplinas de Logística e Operações.