Aluguel
Diário/Frota
Sublocação/
Ferramentas
Para que você consiga gerenciar sua frota de modo prático, o sistema oferece o pré-cadastro
pré cadastro de Tarifa, Proteção, Veículos e
Cliente. Para começar é importante cadastrar todos os veículos que a locadora tem. (Para saber como funciona o cadastro de
veículos veja no Manual – Veículos página.) Depois de cadastrar os veículos, é necessário o cadastro da Tarifa que seus clientes vão
usar.
O campo Código é gerado automaticamente depois de todos os dados cadastrados. O Nome da Tarifa pode corresponder ao
valor que você quer cobrar. (Exemplo: se esta tarifa é a mais cara o nome da tarifa pode ser Básica, se esta tarifa é a mais cara pois
goza de proteção, o carro é executivo ou é exclusiva para um cliente, pode se chamar Executivo.)
Clique em Incluir
Incluir,, coloque o Nome da Tarifa e a quantidade máxima de kilômetros que o veículo poderá circular no campo
Franquia Km (sem que seja cobrada franquia). Adicione a Agênci
ência que esta tarifa será usada.
As opções com flag são: Tarifa que Permite Desconto para o cliente que usar ela. Km Free (Kilometragem Livre) para os
clientes que pagam um valor fechado e não tem limite para
para andar com o veículo. A Tarifa por Hora calcula o valor colocado no
campo $Km por hora. A opção Tarifa Exclusiva serve para clientes com informações e valores específicos dele. No cadastro de
clientes aba Faturamento, se for selecionada uma tarifa, (não é obrigatório) o sistema entenderá que é a tarifa padrão do cliente, na
aba Clientes que usam esta tarifa pode-se
pode se ver quais clientes estão listados para cada tarifa. Nesse caso a tarifa pode ser usada para
todos os clientes cadastrados, mas se a caixa Exclusiva
lusiva estiver marcada, determina que essa tarifa só pode ser usada pelos clientes
que tiverem essa tarifa em seu cadastro de clientes, ou seja, somente
somente clientes listados na aba Clientes que usam esta tarifa poderão
usar a tarifa exclusiva especificada, não
nã poderão ter outra tarifa em seu ctt de aluguel. A diferença da Exclusiva para a tarifa que é
vinculada no cadastro de cliente, é que a Exclusiva não aparecerá para quem está operando.
Uma vez utilizada uma Tarifa, ela não poderá ser excluída nem alterada.
Manual versão 12.3 - 08/03/2013-11:03:18
08/03/2013 11:03:18
Sistema Integrado para Gestão de Frotas (11) 3025
3025-6308
6308
www.fleetmax.com.br
1
A Proteção Padrão pode ser cadastrada e consultada no ícone . Como
mostra a tela ao lado, é possível colocar o valor da proteção em cada grupo de
veículos e ler o Texto
Texto. Coloque
oloque neste campo uma observação resumindo os
benefícios que o cliente terá ao optar por esta proteção, este texto irá constar
no demonstrativo de contrato de aluguel. A Vigência da Proteção (qual foi o
início e quando será o fim da proteção) pode ser alterada.
A Tarifa Substituta para contrato de Assistência serve para mostrar ao
cliente quanto ele pagaria se o contratante fosse o mesmo e para locadora
saber quanto ela vai receber da Assistência.
Indique como cliente do
contrato quem irá conduzir o
veículo.
A empresa de assistência deverá ser
indicada como Usuário do Veículo no
contrato de aluguel, e esta deverá
estar cadastrada em Registro de
clientes como Empresa de Assistência
no tipo de cliente e não como Pessoa
Jurídica.
O tarifário utilizado para
a locação deverá ter em
seu cadastro uma Tarifa
Substituta p/ CTT de
assistência.
Ao Imprimir “Contrato”:
as.
A tarifa impressa será a tarifa substituta e não a tarifa acordo e não será colocado o desconto relativo à diferença de tarif
tarifas.
Ao Imprimir “Abertura”:
A tarifa será a tarifa substituta e não a tarifa acordo.
Ao Imprimir “Fechamento”:
A tarifa será a ta
tarifa
rifa substituta e não a tarifa acordo e aparecerá uma linha “Desconto Assist.:” onde o sistema irá apresentar o
desconto relativo à diferença de tarifas.
Ao consultar na TELA:
A tarifa será a tarifa da empresa de assistência bem como todos os outros valores
valores serão o valores que realmente a locadora irá
cobrar da empresa de assistência.
O único ponto do sistema que terá os seus valores alterados, para não
causar maiores explicações aos clientes, é o demonstrativo de contrato de
locação de veículos.
Caso a tarifa seja com kilometragem livre e o valor cobrado por quilômetro rodado, ($ Km) será preciso lançar os valores da
tarifa para cada grupo, e marcar a caixa Kmfree
Kmfree.
Os valores das tarifas são calculados de acordo com o número de diárias do aluguel. Por exemplo
exemplo, se o contrato for de um dia
everá
será cobrado o primeiro valor, se for de cinco dias será cobrado o quinto valor. E assim sucessivamente. O primeiro valor d
deverá
sempre estar preenchido. Caso o aluguel seja por mais de trinta dias, será cobrado o trigésimo valor.
d ou tiver valor decrescente (desconto no mês), poderemos utilizar o exemplo
Se um único valor for o mesmo por vários dias
abaixo :
1
50
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
45
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
40
24
25
35
Após cadastrar todos os dados, clique em Salvar e Aplicar..
Manual versão 12.3 - 08/03/2013-11:03:18
08/03/2013 11:03:18
Sistema Integrado para Gestão de Frotas (11) 3025
3025-6308
6308
www.fleetmax.com.br
2
Caso haja locação de seis dias, o valor cobrado será o da sexta coluna, não tendo um valor na sexta coluna será utilizado o
valor da quinta coluna. Não tendo valor nesta, o sistema irá procurar na quarta coluna, e assim sucessivamente até encontrar um
valor. No caso acima será utilizado o valor da primeira coluna, que é obrigatório.
No caso de locação mensal, as tarifas deverão ter preenchido o 1º valor. As demais tarifas são digitadas do mesmo modo: você
pode cadastrar inicialmente as mais comuns e, no decorrer do uso do sistema, incluir as tarifas menos utilizadas e as tarifas de
acordo com clientes específicos.
O campo Início/Fim (Data da vigência da T
Tarifa)
arifa) deverá
deverá ser preenchida quando existir uma tarifa sazonal, ou seja, para ser
utilizado durante um período específico (caso contrário deixe em branco).
Contratos com valor total 0 (zero) e valor de tarifa em branco são típicos de
tarifa vencida, se vir um contrato desse tipo, verifique a tarifa correspondente.
Apenas se visualiza os nomes dos clientes usuários da tarifa, a determinação da
tarifa a cada cliente, é feita na aba Faturamento do Cadastro de Cliente,
Cliente, sendo
selecionada no cadastro, o cliente correspondente será listado na tarifa selecionada.
Para abrir um contrato para um cliente esporádico basta clicar no ícone Diário
e clicar no Botão Abrir
.
Inclua todos os dados que o campo pede, como: Agência que o cliente está alugando o veículo,, Data de Saída do veículo da
locadora e Data de Retorno do veículo para a locadora.
A placa do veículo também deve ser selecionada. Se tiver dificuldades em achar um carro disponível
disponível,, clique no sinal + que fica
ao lado do campo Placa. Ele mostrará todos os veículos que estão livres para locação, Grupo de Veículo, Portas, Modelo, se é
Sublocado, Ano, Cor, KM, Agência que está atualmente e Data da última movimentação do veículo.
Depois de cadastrada as informações acima, o sistema pede a Razão Social / Nome do Cliente. Ao digitar o nome do cliente e
clicar em Tab, o sistema vincula as informações essenciais deste cliente, como: CNPJ/CPF, Endereço completo, Limite de Crédito e
A
Crédito Utilizado (que é cadastrado na ABA Faturamento do Registro de Clientes), Categoria do cliente (que é cadastrado na AB
ABA
Cliente do Registro de Clientes) e Desconto (que é cadastrado na ABA Faturamento do Registro de Clientes).
O campo Pedido de Sinistro (Opcional) é uma sequência de números que a Assistência usa como controle quando envia o
requerimento de aluguel para a locadora.
O campo Usuário (Opcional) serve para o cliente que terá segundo
condutor, ou um condutor paga a locação e o outro usa o veículo.
Se ao incluir o nome do cliente aparecer a mensagem abaixo, isso
significa que você está sendo informado que este cliente já tem contrato em
aberto e o valor específico. Mesmo assim, o sistema permite que você inclua
mais contratos no
no nome deste cliente.
O botão Reserva serve para vincular uma reserva já cadastrada a um
contrato.
Manual versão 12.3 - 08/03/2013-11:03:18
08/03/2013 11:03:18
Sistema Integrado para Gestão de Frotas (11) 3025
3025-6308
6308
www.fleetmax.com.br
3
Depois que incluiu todas as informações pertinentes a este contrato clique no botão
.
O sistema te mostra a Agência, o código gerado (nº do contrato), o Tipo de Contrato (Diário/Frota) Status
(Situação Aberto/Fechado do ctt), Nome do cliente,
cliente, Placa e Modelo do veículo e Data de Saída e Retorno do
veículo da locadora (Data de Retorno pode se
serr alterado Status Aberto e Fechado, porém deve se estar ciente que o sistema cobrará
em Forma de Pagamento).
O sistema permite alteração nos dados dos contratos tanto se estiver com Status Aberto ou
Fechado. Agora, se na Aba forma de pagamento estiver inclusa
Fechado
inclusa uma forma e com nota fiscal emitida o
sistema só vai deixar o usuário incluir outra forma de pagamento se ele incluir algum serviço na Aba Aluguel.
O campo usuário serve para inclusão de outros usuários do veículo. Estes usuários devem estar
cadastrados em Registros de Clientes. Para incluir usuários basta clicar no botão Insert do teclado e para fazer
a exclusão clique em Delete.
Para fazer a inclusão
inclusão da forma de pagamento clique em
pagamento que o cliente irá usar
e inclua a forma de
O campo Pre Auto CC é para cadastro das informações do Cartão de Crédito.
Pre Autorização do Cartão de Crédito: Nro. (Número de até 6 digítos do código de segurança
do cartão??) Data (.......) Valor (Do limite do cartão??) Complemento (Texto adicional/Opcional)
Este campo mostra as Alterações como Substituições, Acréscimos e Desconto, assim como o
Manual versão 12.3 - 08/03/2013-11:03:18
08/03/2013 11:03:18
Sistema Integrado para Gestão de Frotas (11) 3025
3025-6308
6308
www.fleetmax.com.br
4
Colaborador que realizou a alteração
alteração e o Motivo (que é solicitado após fazer a alteração).
Se a opção Forma de Pagamento estiver marcada com uma bandeira de Cartão (Ex: Visa,
Master) o campo Num. Autoriz mudará para CV ou Lote (que significa ..........).
Se o contrato tiver Reembolso o valor do mesmo não poderá ser retirado da forma de
pagamento e deverá ser preenchido o campo Descrição do Reembolso (Ex. Farol Quebrado,...).
Se o aluguel será pago por um usuário é só marcar a opção Pagto. Efetuado pelo Usuário
Abaixo, e selec
selecionar
ionar o usuário desejado.
Para abrir contratos de um cliente que tem mais de um carro basta clicar no ícone
Frota e clicar no Botão Incluir.
Comece colocando a Razão Social do seu cliente (Registro de Clientes) e o campo CNPJ
será preenchido automaticamente.
automaticamente
Se a opção de Abertura Padrão de Ctt estiver marcada, o sistema vai abrir o contrato do
dia 1 do mês vigente até 30/31.
Se as
a opções:
ões: Permite Abastecimento e Substituição,
Substituição estiverem marcadas
marcadas, o sistema irá permitir tais funções para este ccliente.
liente.
Do contrário o sistema não deixa o usuário incluir um abastecimento nem substituição para o cliente selecionado.
A Data Início é a data em que o contrato de Frota com este cliente foi iniciada. Duração é o tempo de
duração do contrato em MESES! O campo Agência é para mostrar a qual agência esta fr
frota
ota pertence. O campo
Reajuste será usado para reajustar o contrato conforme negociação contratual. O campo desconto quando preenchido, aparece no
contrato de aluguel de cada veículo. O Prazo em dias para pagamento serve para ter limite em dias para a cobrança ao cliente
cliente. A flag
do
Nacional é informativa para verificar se o Aluguel de Frota vai ter carros em várias cidades. Ao marcar a opção Km Free os dois
campos Tipo Franq. e Cálculo Franq. ficam inalteráve
inalteráveis,
is, pois ele
Para incluir os veículos no aluguel de frota, basta clicar em Incluir; Seq. (número sequencial de
veículos cadastrados; automático) Placa (deve ser inserido manualmente), Modelo (automático),
Agência de Abertura, Razão Faturamento e Cidade (devem ser inseridos manualmente), C. Custo Cliente é o Departamento que está
locando o veículo para o Cliente, Início Contrato e Final Contrato são as datas que irão definir abertura e fechamento de todos os
contratos da frota. Essas datas poderão ser modificadas mesmo depois da abertura de contrato diário.
Manual versão 12.3 - 08/03/2013-11:03:18
08/03/2013 11:03:18
Sistema Integrado para Gestão de Frotas (11) 3025
3025-6308
6308
www.fleetmax.com.br
5
Seleção de Veículos incluídos na frota de um cliente.
Seleção de (Usuários) Nomes dos que usam os veículos. O botão
veículos pelo nome do Usuário.
pesquisa todos os
O sistema dispõe de uma janela que é muito usada pra quem precisa das informações de sua frota o mais rápido possível. A
uando
Consulta Frota de Veículos o ajudará a ver qual é a Posição Atual segundo o Tráfego do seu veículo, a Agência que ele está at
atuando
além de mostrar seus Acessórios, Combustível, Modelo e Grupo.
Além de Consulta Frota de Veículos o sistema mostra também um gráfico da Frota. Para isso, basta colocar os filtros
correspondentes e o sistema mostrará as informações cadastradas com as linhas coloridas. Representação:
Manutenção
Substituição
Frota
Transf. Agência
Acerto vel
vel.
Sinistrado
Semi-novos
novos
Inicio Operação
Manual versão 12.3 - 08/03/2013-11:03:18
08/03/2013 11:03:18
Sistema Integrado para Gestão de Frotas (11) 3025
3025-6308
6308
www.fleetmax.com.br
6
Uso Interno
Diário
Abastecimento
Ao clicar duas vezes sobre uma das linhas coloridas, será aberta uma tela com os seguintes dados: Tipo de tráfego,
tráfego Agência
Inicial, Data Inicial
Inicial, Hora Inicial,
Inicial Km Inicial,
Inicial Agência Final,
Final Data Final,
Final Hora Final e Km Final.
Final
O veículo Sublocado é aquele que a locadora
aluga de outra locadora para seu cliente usar. Isso
ocorre quando a locadora não tem o veículo solicitado
ao cliente. Neste caso o contrato de Sublocação é um
controle para a locadora saber o que tem de sublocação.
(É um contrato entre locadoras)
Para abrir um contrato de Sublocação, o veículo
sublocado deve estar cadastrado em Arquivos – Veículos
– Sublocados. Vá em Aluguel – Contratos de Sublocação
Sublocaç
e inclua um contrato de cada vez. A opção Motivo vai
mostrar se este contrato é para um Aluguel ou
Manutenção no carro Sublocado. Conclua o contrato
preenchendo todos os campos.
Para fazer o faturamento deste contrato, basta
clicar em
.
Após isso, o campo N. Contas a Pagar será
preenchido conforme sequência automática do
FleetMax.
Para consultar o
contas
tas a pagar deste
contrato clique na Lupa,
ao lado do número.
O aluguel d
de
e Ferramentas é aberto normalmente,
normalmente, igual a aluguel diário
diário.. A diferença está no cadastro das máquinas.
No ícone
o usuário irá cadastrar a ferramenta, e se precisar cadastrar o Modelo
é só clicar no ao lado do campo Modelo. O mesmo processo se dá ao cadastrar Montadora.
Para
ra des
descriminar
criminar que o modelo é de Equipamento (Ferramenta/Máquina) coloque o tipo de
Veículo e escolha as opções:
Automóvel / Caminhão – Aeronave / Embarcação – Empilhadeira / Equipamento.
Ao abrir um contrato de aluguel, coloque a placa que foi cadastrad
cadastrada para a máquina /
ferramenta, que neste caso pode ser letras (máx
ferramenta,
(máximo
imo de 7 letras).
letras). O sistema dispõe de informações adicionais sobre a localização da
máquina. Basta clicar em
. Os Responsáveis Legais pela locadora devem ser cadastrados como Usuários do
FleetMax (Sistema – Usuário – Cadastrado) e os locatários em Cadastro de Clientes (Ícone Clientes).
Clientes)
Manual versão 12.3 - 08/03/2013-11:03:18
08/03/2013 11:03:18
Sistema Integrado para Gestão de Frotas (11) 3025
3025-6308
6308
www.fleetmax.com.br
7