Anotações do Aluno
Aula Nº 10 – Planejamento da
Comunicação
Objetivos da Aula:
Os objetivos desta aula visam analisar as necessidades de informação para se
manter os stakeholders internos e externos bem como a equipe de projetos
bem informados em relação ao andamento do projeto. Para tal, pretende-se
desenvolver um plano prático e funcional de comunicações para o projeto.
Por último, tentará se compreender quais meios de comunicação estão à
disposição para uso e quais são os mais efetivos para cada situação em
particular.
O bordão de um apresentador de TV ficou muito conhecido em sua época,
pois dizia o seguinte: “quem não se comunica se trumbica”. Este raciocínio é
perfeitamente válido também para o ambiente de projeto.
O gerenciamento da comunicação é uma das funções essenciais na
administração de projetos, a qual pode influenciar dramaticamente em
seus resultados.
Uma das principais atribuições do administrador de projetos é manter
informados os stakeholders (equipe, patrocinador, cliente, fornecedores,
entre outros) em relação ao progresso do projeto, pois ao longo do projeto
será produzida uma grande quantidade de informações, as quais informarão
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Administração de Projetos
Introdução
Aula Nº 10 – Planejamento da Comunicação
Ao final desta aula, você deverá estar apto a compreender como o
Planejamento da Comunicação entre os indivíduos envolvidos em
um determinado projeto corporativo é elemento fundamental para se
administrar projetos com eficácia e eficiência profissional.
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a respeito do seu andamento.
A melhor forma de se manter informados todos os envolvidos com o projeto é
desenvolver um plano de comunicações e implementá-lo adequadamente.
Para executar esta atividade, o administrador do projeto deve analisar as
necessidades de informação de cada um dos envolvidos de modo que
possa desenvolver um plano que informe o status e as previsões relativas
ao desempenho do projeto durante todo seu ciclo de vida.
Desta forma, o gerenciamento da comunicação no projeto trata da geração,
coleta, formatação, armazenamento e distribuição da informação, de
maneira que esta possa ser utilizada convenientemente por quem a receber.
Neste processo, o tempo é variável muito importante.
Comunicar eficientemente significa fornecer a informação necessária (e
nada mais) na hora certa, e no formato certo.
1- Pontos importantes a considerar:
Alguns pontos devem ser observados ao se elaborar um plano de
comunicações do projeto:
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Nos projetos pequenos, o processo de comunicação é simples e não requer
muito esforço. A comunicação torna-se mais complexa à medida que
os projetos aumentam de tamanho e envolvem mais pessoas. Grandes
projetos exigem planejamento antecipado, principalmente considerando
as necessidades específicas de cada stakeholder.
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É preciso ter em mente que os stakeholders devem receber informações
atualizadas para que possam decidir a partir delas. A comunicação
mantém todos os envolvidos em circuito permanente, pois evita surpresas
desagradáveis e constrói confiança no progresso e sucesso do projeto.
Normalmente, as pessoas não reclamam por receberem muita informação,
mas se ressentem de receber menos informação do que julgam necessário.
Por isso, o Plano de comunicações é vital para o sucesso do projeto.
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Mantenha a informação o mais simples possível;
Identifique todos os stakeholders internos e externos;
Forneça a informação no momento em que é necessária;
Saiba ouvir;
Planeje bem as apresentações;
Elabore relatórios de progresso;
Evite impor barreiras;
Procure deixar acessíveis as informações essenciais: faça indexações
e utilize, na medida do possível, arquivos on-line, atualizando-os
regularmente.
2- Etapas do processo de Gerenciamento da
Comunicação
Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para receber e
enviar informações de modo que entendam que a comunicação afeta o
projeto como um todo.
Planejamento da comunicação - Analisa as necessidades de
informação de cada stakeholder – quando e como eles devem
recebê-la.
•
Distribuição da informação - Processo pelo qual a informação
é fornecida no momento certo para o stakeholder que necessitar
dela.
Relatórios de desempenho – Servem para coletar a informação
de progresso do projeto e distribuí-la de maneira que seja útil.
Fechamento administrativo - Obtém e distribui a informação
necessária para encerrar o projeto ou uma fase sua.
•
•
Vamos descrever cada um destes tópicos a seguir.
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•
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De acordo com o PMI, podemos desdobrar o processo de comunicação do
projeto em quatro tópicos principais:
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3- Planejamento da Comunicação
Informação adequada significa menos discussões e conflitos. Desta forma,
a preparação e implementação de um plano de comunicações pode
economizar tempo e energia durante todo o projeto.
O Planejamento da comunicação envolve a definição das necessidades de
informação para cada stakeholder do projeto bem como identifica quem irá
fornecê-la, de que forma e quando.
O Plano de comunicações é, normalmente, um plano formal, elaborado nas
fases iniciais do projeto e incorporado como uma seção do plano mestre,
o qual permite com que o administrador estabeleça meios de comunicar
efetiva e eficiente para todos os envolvidos.
3.1- Como criar um plano de comunicações
Como você já sabe, com base no que vimos nas aulas anteriores, há vários
tipos de stakeholders: cliente, usuários, fornecedores, outros gerentes de
projeto, etc. Primeiramente, procure identificar quais pessoas ou grupos de
pessoas você irá colocar no seu plano de comunicações.
b-) Identifique as necessidades de informação
A comunicação no projeto pode assumir uma multiplicidade de formas e
tipos. Verifique quais informações precisam ser formalmente comunicadas,
a sua linguagem adequada e a estrutura dos documentos. Tente categorizar
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a-) Identifique quem necessita de informação
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Como todos os planos do projeto, este plano também necessita ser
regularmente revisado, pois as necessidades de informação podem variar
à medida que o projeto avança. Estas mudanças devem se refletir no plano
atualizado.
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por tipo e formato. Você irá perceber que executivos necessitam de
informação permanente, assim como membros da diretoria necessitam
de relatórios de status e estratégia, sendo que os clientes podem ainda
necessitar de determinado tipo de orientação, e os membros da equipe
de orientação e estímulo. Especificamente em grandes projetos, a equipe
deverá ser criativa para determinar como, o que, para quem, onde e qual a
freqüência das comunicações que deverão ser feitas.
c-) Identifique os meios para transmitir (Tecnologias de comunicação)
Defina os métodos usados para transmitir a informação entre os envolvidos.
Estes métodos podem variar, dependendo do ambiente e das necessidades
dos stakeholders, desde uma conversa de corredor até reuniões formais,
indo de memorandos manuscritos a relatórios produzidos em bancos de
dados digitais.
O plano de gerenciamento das comunicações descreve os métodos usados
para gerar e coletar os dados, assim também como para criar formatos
adequados à recuperação de informações, formas de acesso e meios para
sua atualização.
Este tipo plano pode ser formal ou informal, muito detalhado ou bastante
amplo, dependendo das necessidades do projeto.
A princípio, um plano voltado ao gerenciamento de comunicações deve ser
um documento de fácil leitura, incorporado ao plano mestre do projeto e
incluindo, no mínimo, o seguinte:
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d-) Elabore o Plano de Gerenciamento das Comunicações
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Os fatores que podem afetar a tecnologia utilizada para as comunicações
do projeto dependem da velocidade com que as informações importantes
devem ser transmitidas, da disponibilidade de uso da tecnologia, e
dos recursos para coletar, formatar e distribuir a informação do modo
desejado.
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•
•
•
•
•
•
•
Procedimentos para a coleta de informações que detalhem quais
métodos serão usados para reunir e armazenar os vários tipos de
informação;
Uma estrutura de distribuição que indique que informações serão
transmitidas (relatórios de Status, cronogramas, documentos
técnicos, etc) e quais os métodos (e-mail, conferências, relatórios
escritos, atas de reuniões, etc) que serão utilizados para distribuir
os vários tipos de informação;
Uma descrição da estrutura para coleta e compartilhamento da
informação;
Uma descrição da forma de atualização das informações;
Listas de distribuição, indicando quais informações devem ser
repassadas, a quem, por quem, quando e de que forma;
Um cronograma das reuniões ordinárias agendadas;
Uma descrição de como as informações serão atualizadas e como
podem ser recuperadas.
3.2- Distribuição da informação
Os dados a serem divulgados no processo de distribuição das informações
são os seguintes: os resultados de todas as atividades realizadas, os produtos
entregues, o nível de qualidade alcançado, os custos incorridos, o plano do
projeto e o plano das comunicações, além dos relatórios de performance.
O plano do projeto fornece direcionamento adequado para a execução das
atividades, e é composto pelos seguintes itens: o Termo de Referência, o
cronograma, o orçamento, a análise do risco, os níveis de responsabilidade,
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Paralelamente à comunicação planejada, o administrador do projeto deve
estar atento a solicitações não esperadas, as quais costumam consumir
muito de seu tempo.
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O processo de distribuição da informação começa quando os stakeholders
solicitam determinadas informações, e o administrador do projeto se dispõe
a transmiti-las, de maneira efetiva.
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a indicação da equipe e os controles a serem executados. Por esta razão, ele
é um recurso para se guiar a distribuição da informação.
Vemos como a habilidade de comunicação é uma importante ferramenta
para a disseminação clara e completa das informações que atestam
elementos do projeto de forma com que o receptor possa interpretar
consistentemente todos os dados doravante apresentados.
3.2.1- Tipos de Comunicação
A distribuição das informações pode ser classificada a partir de três principais
tipos: verbal, eletrônica e impressa.
Impressa
15• Envio de
documentação
impressa
16• Anúncios
17• Panfletos e cartazes
18• Noticias em jornais
e revistas
A informação pode ainda ser classificada como interna (presente na própria
equipe do projeto) e externa (direcionada a partir da equipe para outros
stakeholders).
Os sistemas de recuperação de dados são também ferramentas usadas para
a disseminação da informação. A partir do uso de bancos de dados, acesso
a redes de dados, softwares de gerenciamento de projeto e aplicativos, que
permitem o acesso à documentação técnica (como plantas e desenhos de
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Eletrônica
8• e-mail pessoal para
stakeholders
9• Listas de
distribuição
10• Fórum On-line
11• Voice mail
12• Vídeo conferência
13• Newsletter na
intranet
14• Compartilhamento
de informações em
diretórios específicos
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Verbal
1• Apresentações
2• Reuniões da equipe
3• Seminários/
workshops
4• Consulta a
stakeholders
5• Eventos
6• Encontros sociais
7• Visitas
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engenharia), as informações poderão ser adequadamente compartilhadas.
3.2.2- Registros do projeto
O que se espera da distribuição da informação é que os registros do projeto
cheguem no tempo certo às pessoas que deles necessitam para tomarem
decisões acertadas. Para o sucesso do projeto, é imperativo que estes
registros sejam mantidos e organizados pelo administrador do projeto ou
por alguém por ele indicado.
Desta forma, um sistema de controle da documentação deve ser
implementado, revisado e monitorado a fim de garantir que continue a
atender às necessidades vitais do projeto.
4- Relatórios de Desempenho
•
Relatórios de Status - descrevem a posição atual do projeto;
Relatórios de progresso - descrevem o que a equipe do projeto
realizou até o momento;
Previsões – em função do obtido até agora, você irá prever a futura
situação e progresso do projeto.
Os relatórios de desempenho organizam e sumarizam as informações
obtidas, bem como apresentam os resultados de análises, fornecendo o
nível de detalhe em relação ao escopo, cronograma, custo, qualidade, risco
e suprimentos, quando requeridos pelos vários stakeholders, e conforme
documentado no plano de gerenciamento da comunicação.
É preciso levar em consideração que determinadas situações de desvios do
desempenho desejado podem originar solicitações de mudança as quais
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•
•
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À medida que o projeto avançar, você deverá coletar e disseminar
informações de desempenho para fornecer aos interessados as informações
relativas ao uso dos recursos alocados. Os relatórios podem ser de vários
tipos, como:
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serão tratadas como descrito no processo de controle do projeto.
5- Encerramento Administrativo
Depois de realizar as atividades previstas e alcançar seus objetivos, ou ainda
terminá-las prematuramente, o projeto deve ser encerrado. O encerramento
administrativo consiste em verificar e documentar os resultados do projeto
para formalizar a aceitação do produto do projeto pelos patrocinadores,
clientes, etc.
Para realizar o encerramento administrativo, você irá necessitar de toda
documentação do projeto, vale dizer: o plano do projeto, especificações,
plantas, desenhos, registros de testes e ensaios.
Este processo inclui a coleta dos registros do projeto para garantir que eles
reflitam as especificações finais, a análise do sucesso e da efetividade do
projeto, e o arquivamento destas informações para uso futuro.
a-) Acervo do projeto - Um conjunto completo dos registros do
projeto, preparado para arquivamento, pela equipe do projeto. Os
bancos de dados pertinentes ao projeto devem ser atualizados. E
os registros financeiros merecem uma atenção especial quando os
projetos são feitos sob contrato ou quando envolvem um volume
significativo de fornecimento de terceiros.
b-) Aceitação formal - A documentação de que o cliente ou
patrocinador aceitou o produto do projeto deve ser preparada e
distribuída.
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Como produtos deste estágio, você irá produzir pelo menos os seguintes
documentos:
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Não deixe para efetuar as atividades do encerramento administrativo,
quando estiver no final do projeto. Encerre cada uma das fases e assegure
com que as informações úteis e importantes sejam mantidas.
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c-) Lições aprendidas - As causas dos desvios, as razões das ações
corretivas tomadas, e outros tipos de aprendizado prático devem
ser documentados, integrando um banco de dados histórico não
só para o projeto em andamento, mas para os demais projetos da
organização executora.
Síntese
O gerenciamento da comunicação é uma das funções que podem afetar
dramaticamente o resultado do projeto. O gerente do projeto deve
identificar os stakeholders e seus respectivos interesses no projeto, de modo
a criar um sistema eficiente de comunicação que realize pelo menos duas
funções principais:
•
•
Coletar dados corretos; e
Distribuir a informação adequada no tempo certo.
O Plano de comunicações deve determinar e atender às necessidades de
comunicação dos stakeholders do projeto.
•
•
•
•
O público- alvo - Quem necessita da informação - o grupo de
interessados (stakeholders) e seus interesses no projeto;
A necessidade de informação - O que e quando cada stakeholder
necessita receber;
Ferramentas e formas de comunicação - Como a informação
deve chegar e quais métodos são mais apropriados para cada
stakeholder;
Prioridades e responsabilidades – quem será responsável por
implementar as ações e quando isto ocorrerá.
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É imperativo que o plano de comunicações do projeto defina:
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Para realizar esta função, a equipe se propõe a identificar os interessados,
desenvolver planos, escolher os meios, estabelecer o cronograma e gerenciar
o fluxo de informação do projeto.
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A melhor abordagem é desenvolver um plano abrangente que envolva a
identificação de todos os interessados, suas necessidades de informação e
a maneira de fornecer tais informações da maneira mais correta no tempo
propício.
Para serem eficientes, os relatórios do projeto devem ser concisos e
fornecerem informação correta e precisa das atividades em andamento,
bem como das variações de performance e das ações corretivas tomadas,
numa forma de fácil entendimento.
•
•
•
Planejamento da comunicação:
i. Identificar e analisar os stakeholders;
ii. Determinar as necessidades de informação dos stakeholders;
iii.Determinar os elementos do plano de comunicação.
Distribuição das informações:
i. Criar um processo de obtenção da informação;
ii. Criar modelos para relatórios de status;
iii.Criar um cronograma de distribuição;
iv. Estimar os custos dos esforços de comunicação;
v. Usar a tecnologia para compartilhar a informação.
Relatórios de performance:
i. Identificar as métricas adequadas;
ii. Usar análise de valor ganho;
iii.Criar relatórios significativos.
Fechamento administrativo:
i. Preparar elementos para o encerramento do projeto;
ii. Conduzir as atividades de fechamento.
O uso de certas tecnologias como sistemas cliente/servidor e softwares
de bancos de dados relacionais permitem um alto grau de flexibilidade no
acesso, comunicação e formato dos relatórios de performance, além disso,
a informação pode ser inserida ou acessada eletronicamente, reduzindo
erros e deixando a informação acessível em tempo real.
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•
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Os processos principais de comunicação são:
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A correta informação em tempo certo faz com que stakeholders importantes
sejam comunicados das informações vitais e entendam o andamento do
projeto e as mudanças necessárias.
A comunicação é freqüentemente vista como a principal habilidade requerida
para gerentes de projeto. Uma eficiente estratégia de comunicação contribui
significativamente para o sucesso do projeto, pois está intimamente alinhada
com as atividades de gerenciamento dos interessados (stakeholders).
Referências Bibliográficas
HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: Guia para o exame oficial do PMI. Rio
de Janeiro, Editora Campus, 2005.
CLELAND David I.; IRELAND, Lewis R. Gerência de projetos. Rio de Janeiro:
Editora Reichmann e Affonso Editores, 2002.
Vários Autores. A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK). USA: Project Management Institute, 2004.
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KEELING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem Global. São Paulo:
Editora Saraiva, 2002.
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KERZNER, H. Project Management: A Systems Approach to Planning,
Scheduling and Controlling. 6th Edition. USA: John Wiley & sons, 2000.
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