Aquisição de Materiais
de Informação
Definição
Consiste em localizar e assegurar a
posse dos materiais definidos pela
seleção
Processo administrativo que,
teoricamente, não tem ligação direta
com a comunidade
Ênfase na forma como é realizado
DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES
SELEÇÃO
AQUISIÇÃO
Cuidados com a Aquisição
Buscar a maximização dos resultados
Estabelecer um fluxo administrativo
linear e controlado, evitando
estrangulamentos e duplicações
Utilizar formulários adequados
Atividades da Aquisição
Obtenção de informações sobre os
materiais selecionados
Realização do processo de compra
Manutenção de arquivos ou bancos de
dados apropriados
Recebimento e verificação dos itens
adquiridos
Atividades da Aquisição - II
Providências quanto a atrasos e não-
entrega de materiais
Contatos visando a obtenção de
doações e o estabelecimento de
programas de intercâmbio e permuta
Manutenção e atualização de registros
estatísticos
ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO
DE AQUISIÇÃO
 A aquisição deve estar estruturalmente perto
da seleção ou diretamente subordinada à
gerência da biblioteca.
 Muitas vezes, seleção e aquisição são muito
imbricadas.
 Necessidade de rápida realocação de
recursos financeiros.
 Necessidade de especialização na compra
de materiais de informação.
Manual de Aquisição
 Também conhecido como Diretrizes ou
Carta de Aquisição.
 Documento que registra a forma como as
atividades de aquisição são realizadas.
 Preserva a “memória” do serviço
 Valioso instrumento para orientação e
integração de novos profissionais na equipe.
O Manual de Aquisição de
informar - I
 Quem são os responsáveis pela aquisição de
materiais de informação em geral, inclusive quem
responde pelo pagamento e prestação de contas
dos itens.
 Os procedimentos para organizar as sugestões de
aquisição, de maneira a garantir as prioridades
estabelecidas na seleção.
 Os principais fornecedores utilizados pela aquisição
nas suas atividades rotineiras.
 Os instrumentos auxiliares utilizados na obtenção
de informações sobre os itens a serem adquiridos.
O Manual de Aquisição de
informar - II
Como está organizada a atividade de
compra de materiais.
Como as atividades de permuta e
intercâmbio estão organizadas.
Como se faz o pedido de obras por
doação.
Os modelos de cartas e ofícios
utilizados no processo de solicitação.
MODALIDADES DE
AQUISIÇÃO
Compra
Intercâmbio ou Permuta
Doação
Compra –
Atividades preliminares - I
 Definição de um orçamento previamente
elaborado.
 Elaboração e controle da lista/arquivo de
desiderata.
 Previsão orçamentária: planejamento dos
investimentos necessários
 Orçamento total: soma dos recursos
orçamentários e extra-orçamentários.
 Cuidado para não superdimensionar ou
subdimensionar o orçamento proposto.
Compra –
Atividades preliminares - II
 Identificação de fontes externas de
financiamento do acervo: convênios,
projetos ou verbas suplementares.
 Análise constante de desempenho, com
manutenção de registros históricos ajudam
na previsão de gastos.
 Utilização de variáveis: número de alunos,
professores, cursos e pesquisas, média de
utilização do acervo por categorias de
usuários, etc.
Compra –
Atividades preliminares - III
Considerar os custos totais envolvidos
na aquisição de materiais.
Estabelecer um cronograma de
desembolso dos recursos financeiros,
baseado em prioridades.
Buscar o gerenciamento dos recursos
pela própria biblioteca.
Fornecedores de materiais de
informação
 Editoras: instituições responsáveis pela
edição das publicações
 Livrarias: empresas que vendem a varejo,
diretamente ao comprador, o produto das
editoras.
 Agências e distribuidoras: empresas
especializadas no fornecimento de materiais
de informação produzidos por um número
variado de editoras.
Aplicação de recursos
Diferença entre a atividade na área
pública e na área privada
– Área pública: necessidade de processo
de licitação
– Área privada: facilidade de aquisição e
pagamento
Compras por licitação
Lei de Licitações e Contratos n. 8666,
de 21 de junho de 1993 (atualizada
pela Lei n. 8883, de 8 de junho de
1994).
Lei 10520, de 17 de julho de 2002.
Regem todas as aquisições e
transferências na área pública.
Lei n. 8666 – Lei de licitações e
contratos - I
 Prevê várias modalidades de aquisição de
materiais:
– Convite
– Tomada de Preços
– Concorrência
– Concurso
– Leilão
 As três modalidades são determinadas em função
de limites de valores fixados pela administração
federal/estadual
Lei n. 8666 – Lei de licitações
e contratos - II
 Convite – utilizada para compras de
pequena monta.
 Tomada de preços – utilizada quando o
montante de recursos ultrapassa o valor
máximo permitido na modalidade de convite.
 Concorrência – realizada esporadicamente,
apenas para compras de grande vulto.
 Deve-se definir um edital bem elaborado, de
forma a garantir o objetivo da compra e
recebimento do material.
Compras sem licitação
Compras com valor inferior ao teto
estabelecido.
No caso de não haverem interessados
a uma licitação anterior, mantendo-se
as condições preestabelecidas no
edital.
Aquisição de bens produzidos por
órgãos ou entidades que integrem a
administração pública.
Inexigibilidade de licitação
Ocorre quando existe inviabilidade de
competição (condições suficientes
para estabelecimento da livreconcorrência).
É o caso de fornecedor único ou
representante exclusivo.
Compras por adiantamento
Destinadas a aquisições que, por sua
natureza ou urgência, não podem
aguardar os procedimentos normais de
licitação.
Utilizado para a compra de itens de
pequeno valor ou material com
exclusividade de distribuição.
Não dispensa a licitação, se
ultrapassar o teto estabelecido.
PERMUTA
 Intercâmbio visando aquisição de materiais
sem desembolso direto de recursos.
 Acordo entre duas instituições com o
compromisso mútuo de fornecimento de
publicações das próprias entidades, de
obras duplicadas ou retiradas do acervo ou
de obras recebidas em doação mas sem
interesse para incorporação no acervo.
Permuta - II
Economia de esforços de prestação de
contas X Difusão de Informações ou
Serviço de Relações Públicas
Utilização de publicações próprias
Permuta de duplicatas ou materiais
descartados do acervo
Benefícios da Permuta
 Obtenção de material de difícil localização
ou obtenção (publicações acadêmicas,
materiais de países menos desenvolvidos,
literatura cinzenta);
 Liberação de recursos para aquisição
(substituição de títulos comprados por títulos
permutados);
 Complementação de falhas na coleção
Permuta com Publicações
Próprias
Comprometimento recíproco de
publicações de duas instituições;
Comum em bibliotecas universitárias e
especializadas;
Muitas instituições não vendem suas
publicações;
Necessária correta avaliação do custobenefício do título permutado.
Análise de CustoBenefício da Permuta
 Equilíbrio das publicações: títulos de valor
efêmero X publicações técnico-científicas
conceituadas;
 Custos reais da publicação da própria
entidade;
 Custos de todos os serviços necessários
para abrigar o título recebido;
 Tempo necessário para recebimento do
material por permuta comparado ao da
aquisição por compra.
Listas de Duplicatas
 Destinam-se ao oferecimento de materiais
em duplicata, doações não incorporadas ou
material descartado do acervo;
 Oportunidade de se desfazer de materiais X
Possibilidade de cobrir eventuais lacunas no
acervo;
 Funciona no método “First come, first
served”;
 Dificuldades para criar um “Banco de
Duplicatas” (Backserv List -
http://www.lists.us.swets.com/mailman/listinfo/backserv).
Organização da Permuta
1. Escolha criteriosa das instituições (perfil
compatível);
2. Correspondência sobre o interesse e
durante a vigência da permuta;
3. Manutenção de arquivos
a) Instituições conveniadas;
b) Título ou títulos oferecidos e recebidos;
c) Correspondência relativa a reclamações e
atrasos
4. Preparo e expedição do material.
DOAÇÕES
 Solicitadas ou espontâneas
 Política específica
Doações solicitadas
 Instituições governamentais ou privadas,
além de pessoas físicas;
 Projetos de agências financiadoras de
pesquisa ou da cultura em geral (FAPESP,
FINEP, CNPq, CAPES, etc.);
 Legislação de benefício fiscal (Lei Rouanet –
Lei 8313, de 23.12.1991);
 Editoras;
 Autores.
Solicitação de Doações
 Elaborar cartas de solicitação claras e
objetivas;
 Deixar claro o papel que o material
solicitado irá desempenhar no contexto de
atuação da biblioteca;
 Redigir a correspondência no idioma original
do possível doador;
 Solicitar apenas aquilo que realmente se
deseja obter.
Doações espontâneas
Evidência maior do prestígio
institucional;
Podem variar de uma obra individual a
bibliotecas inteiras;
Necessidade de procedimentos que
possibilitem a administração criteriosa
das doações.
“Organização” das Doações
espontâneas
 Solicitar listas dos materiais oferecidos;
 Evitar doações que contenham exigências
para sua incorporação ao acervo;
 Deixar claras ao doador as normas
estabelecidas para recebimento das
doações;
 Organizar uma comissão de auxílio à
seleção de doações, preferencialmente
constituída por bibliotecários e especialistas.
Benefícios das doações
espontâneas
 Completar falhas de coleção ou repor
materiais extraviados;
 Duplicar material já existente no acervo;
 Traduções importantes;
 Obtenção de obras raras, primeiras edições
ou edições diferentes da possuída pela
biblioteca;
 Prefácios ou introduções dignos de atenção;
 Anotações ou dedicatórias de notáveis, etc.
Cuidados especiais no recebimento
de doações espontâneas
Custo com destinação de materiais
não incorporados ou indesejáveis;
Reconhecimento das doações;
Elaboração de formulários adequados.