Maria Helena Michel
Alguém já perguntou à tese e à antítese
se elas querem se transformar numa síntese?
Profa. Marlene de Oliveira
ECI
Estudo da influência da
cultura organizacional no
comportamento
informacional de usuários
de sistemas de informação
um estudo de caso
Programa de Pós-Graduação em Ciência da
Informação
Área : Informação gerencial e tecnológica
Interação interdisciplinar: Informação e Sociedade
o alvo
os objetivos amplos,
e os específicos ...
demonstrar a importância da
participação e do envolvimento de
usuários na criação e manutenção
de sistemas de informação;
identificar e analisar traços
culturais que interferem e
direcionam comportamentos
informacionais de usuários
Identificar e caracterizar
* formas de busca de informações utilizadas
pelos usuários
* facilidades/dificuldades no uso do sistema
(o grau de amigabilidade do sistema)
* aspectos da cultura organizacional que
influenciam na interação usuário/sistema
* aspectos do comportamento informacional
do usuário resultantes dessa cultura
a incomodação
os problemas ...
problemas
* alto índice de sistemas malsucedidos
* ênfase na solução tecnológica e pouca
importância à informação
* informações inadequadas
comprometem o processo decisório
* insatisfação e descomprometimento
dos usuários
as premissas
as proposições básicas …
os princípios ...
premissas
* usuários determinam o melhor ou
o pior uso do SI
* analisar a participação de
usuários é, em síntese, estudar o
comportamento informacional +
variáveis culturais interferentes
premissas
* SI desenvolvidos sem o usuário
tendem a retratar parcialmente a
realidade e os interesses globais
* a cultura informacional da
organização influencia o
comportamento informacional
o caso
O Sistema Acadêmico
da UFMG
1990
Conceito
conjunto de subsistemas internos,
independentes, interligados, que
gerenciam eventos acadêmicos de
graduação e pós-graduação:
matrículas, currículos, ocorrências
Alguns números (2002/2º sem)
* 20 unidades acadêmicas
* 20 seções de ensino
* 45 cursos de graduação
*
*
*
*
*
100 cursos de pós-graduação E/M/D
20.428 alunos de graduaçãof
7.854 alunos de pós-graduação
12.021 registros de diplomas
2.318 alunos de disciplinas isoladas
Formas de recuperação da
informação
* relatórios automáticos
* relatórios esporádicos
* impressão de telas
a âncora
o estado da arte ...
o referencial teórico ...
* Informação
* Sistemas
A Teoria de Sistemas, SI e SIG, a
relação usuário/sistema e as necessidades
e busca de informação
* Cultura
Cultura e cultura organizacional, cultura
informacional x comportamento
informacional
* A Teoria da Burocracia
a metodologia
o método ...
os instrumentos ...
Pesquisa qualitativa
Estudo de caso
Entrevista semi-estruturada
Categorias de análise
*
Gerais
- participação do usuário x traços culturais
* Particulares
- envolvimento usuário x usabilidade
- cultura x comportamento informacional
- relação usuário/sistema
Responsáveis pelo Sistema
Centro de Computação - CECOM
* parte técnica
Dep.Registro Controle Acadêmico/DRCA
* administração e operacionalização
Pró-Reitoria de Graduação - PROGRAD
* decisões estratégicas e acadêmicas
Usuários do sistema
Preferenciais
* acesso irrestrito (responsáveis)
Finais
* acesso limitado
Potenciais
* sem direito a acesso
Categorização da população de
pesquisa
Responsáveis -> Prograd, DRCA
Usuários finais -> coordenadores de colegiados,
secretários de colegiados,
chefes de seções de ensino
Usuários potenciais -> Para a pesquisa: um
diretor de unidade acadêmica, dois representantes
de uma pró-reitoria, um chefe de departamento
acadêmico
Critérios para definição da
amostra de pesquisa
* acesso ao sistema -> básico
* nível de comprometimento
* abrangência de órgãos
* abrangência de áreas
* distância física
Analisando e interpretando os
dados
* análise das falas individuais
* análise por grupo de usuários
* análise global dos usuários entrevistados
Participação x traços culturais
* consenso na importância da participação
* participação inexistente / cultura
* potencial interesse do usuário
* visão estratégica reforça acomodação
* autonomia de decisão promove separação
* a instituição socializa dados; ao usuário
cabe transformá-los em informações
Relação usuário / sistema
* visão estratégica (do sistema e do usuário)
* visão do usuário (do sistema e o seu papel)
* conhecimento e responsabilidade do usuário
junto ao sistema
* necessidades e controles dos usuários
* problemas e qualidades do sistema
* foco do sistema -> no aluno
foco do usuário -> aluno num contexto
Envolvimento x usabilidade
* não-envolvimento x criatividade
* relatórios esporádicos atestam necessidade
* controles internos demonstram haver
competência, necessidades e interesse
* interesse sugere que haverá envolvimento
se houver espaço para participação
* participação ocorrerá se houver
reconhecimento e atendimento às
necessidades dos usuários
Produtos locais criados pelos usuários
alguns instrumentos mais significativos verificados na pesquisa
* instrumento para localização de pessoas
* alocação de salas de aulas por disciplinas
* recuperação/emissão de dados estatísticos
* montagem de horário de aulas
* registros de ocorrências
* registros de interpretação de normas
* matrícula pela internet
* geração de diário de classe eletrônico
Cultura informacional x
comportamento informacional
* ambos comprometidos e insatisfeitos
* cultura reforça afastamento do usuário
* usuário quer participar; não tem poder
* instituição é a única capaz de promover
mudanças nesse relacionamento
* sensibilidade e predisposição do DRCA
* excelência do trabalho administrativo
* necessidades dos usuários potenciais
Considerações finais
Há um rico acervo de conhecimento disperso
Há todas as competências para a
transformação do sistema acadêmico de
excelente banco de dados para excelente
sistema de informações gerenciais
Há, por parte do DRCA, sensibilidade e
disposição para coordenar o processo de
mudança dessa cultura de distanciamento
Mudando a cultura através do
compartilhamento do conhecimento
organizacional
uma proposta para gestão do conhecimento
* Coordenação : DRCA
* Participação opcional (por situação):
PROGRAD, CECOM e Coordenadores de
Colegiados, usuários potenciais
* Participação obrigatória: secretários de
colegiados, chefes de seções de ensino
ações genéricas
* análise dos relatórios esporádicos
* levantamento das demandas dos
usuários potenciais
* levantamento das demandas dos
coordenadores de cursos
* análise crítica e sistemática dos
processos que envolvem a área
ações específicas
* junto ao sistema
- inclusão de usuários na equipe de
desenvolvimento do novo sistema
- liberação do acesso para os
usuários potenciais
- criação de um módulo de composição
de relatórios pelos usuários,
conforme a necessidade e interesse
ações específicas
* voltadas para o usuário
- criação de um programa sistemático
de treinamento e reciclagem no
sistema
- criação de programas sistemáticos
de capacitação e crescimento
pessoal e profissional
Vamos encerrar, parafraseando Davenport:
as pessoas ainda são os melhores “meios”
para para identificar, categorizar, filtrar,
interpretar e integrar a informação. Os
computadores são máquinas maravilhosas que
vieram facilitar e melhorar o trabalho, mas
trabalham com dados estruturados por
“alguém” que lhes deu um contexto, uma
significância, um propósito.