Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
GED
Cynara Carvalho
[email protected]
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
História do gerenciamento de documentos
• Documentos
armazenadas
armários
em
papel
eram
em pastas dentro de
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
História do gerenciamento de documentos
• Processadores de texto
• Armazenamento digital em discos individuais
e isolados
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
História do gerenciamento de documentos
• Usuários criavam verdadeiras ilhas de
informação
• Informações eram desorganizadas e
descentralizadas
As redes permitem
que os usuários
compartilhem
recursos
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Problemas
• Informação inacessível ou de difícil
localização
• Informação desconectada de processos
• Incompatibilidades de diferentes
plataformas
• Os documentos sofrem alterações, que
não são divulgadas
– Conseqüência: uso indevido de
informações desatualizadas
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Conceito 1:
É um conjunto de tecnologias que permite o
gerenciamento de documentos de forma digital. Tais
documentos podem ser das mais variadas origens e mídias,
como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já
criados na forma digital.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Conceito 2:
É
um
grupo
de
tecnologias, divididas em cinco
funcionalidades
básicas:
captação,
gerenciamento,
armazenamento, distribuição e
preservação. Dentro dessas
funcionalidades,
cada
tecnologia tem uma função
específica. Essas tecnologias,
trabalhando
reunidas
ou
isoladamente,
promovem
a
organização de informações
não-estruturadas.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Solução: Gerenciamento de Documentos
• Controle de mudanças
• Disponibilização de documentos referentes ao
negócio crítico da corporação
• Controle automático do ciclo de vida dos
documentos
– desde sua criação até o arquivamento final
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Recuperação através das Propriedades
• São valores que identificam unicamente um
documento
• Podem ter atributos padrões ou
customizados (nome do site, sigla do site,
plataforma, central, etc.)
Propriedades
Autores:
Título:
Palavras-chave:
Data de Criação:
Menezes
Teste de procedimento
erros, qualidade, problemas
07/05/03 10:12:11 AM
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Por exemplo...

Preciso de
um artigo do
Prof Barroso
publicado no
INAC
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

4
4
Preciso de
um artigo do
Prof Barroso
publicado no
INAC
Por exemplo...
Artigos
Fonte
INAC
Data
2009
Autor
Antônio Carlos Barroso
2
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Quanto custa não encontrar a informação correta?
• Executivos passam de 15 a 35% de
seu tempo procurando por
informação que os auxiliem na
tomada de decisão
• 40% dos usuários dizem não
encontrar o que estavam procurando
em sua intranet
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Quanto custa não encontrar a informação correta?
• Tempo gasto em procuras mal sucedidas
• Retrabalho de informações que já
existem, mas não puderam ser
encontradas
• Perda de receita
• Aumento de custos
• Aumento de riscos
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
O GED é formado pelas seguintes tecnologias:
- Document Imaging (DI)
- Document Management (DM)
- Workflow
- COLD/ERM
- Forms Processing
- RIM- Records and Information Management
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Document Imaging (DI)
Enfatizava
basicamente
a
digitalização
de
documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais
dos documentos. Essa mesma tecnologia também
possibilita a digitalização de documentos de origem
microfilme, justamente para converter os documentos
gerenciados pela tecnologia anterior.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Document Management (DM)
Ferramentas para controle de localização,
atualização, versões e mesmo de temporalidade de
guarda dos documentos.
Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações
dos documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos
nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de
documentos, tanto nas redes internas como na Internet,
e o controle das atualizações em ambiente distribuído,
justifica a implantação de sistemas de DM para todas as
aplicações de gerenciamento de documentos.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Workflow
Fluxo
de
Trabalho.
É
a
tecnologia que permite gerenciar de
forma pró-ativa qualquer processo de
negócio das empresas. Garante o
acompanhamento constante de todas
as atividades e um aumento de
produtividade com objetividade e
segurança.
O Workflow também atua como um
integrador dos mais diversos sistemas
e
tecnologias:
ERP,
Enterprise
Resource Planning, SCM, Supply Chain
Management,
CRM,
Customer
Relationship Management, e Business e
outras.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
O que é Workflow ?
n
É um processo que permite distribuir uma ou mais tarefas
para um grupo de pessoas ou um usuário único.
n
É o termo utilizado para descrever um processo criado
para atingir uma meta específica.
n
Define QUEM realiza QUAIS tarefas e em QUAL ORDEM de
execução.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Tecnologia Workflow
n
Controla e Gerencia Processos
n
Garante que a tarefa foi executada pela pessoa correta
no tempo determinado
n
Organiza os trâmites, prazos, sincroniza pessoas,
tarefas e documentos
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Alguns Aspectos Importantes sobre Workflow
Homogeneidade da Informação
Agilidade (FH como diferencial competitivo)
Objetivo Único
Indicadores por Processo
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Ferramenta de TI para Workflow
Genericamente, pode-se dizer que uma ferramenta de
Workflow contempla todos os processos, pessoas e
organizações
envolvidas
para
direcionar
informações que entram e saem da empresa.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Exemplo Workflow
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Exemplo Workflow
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
COLD/ERM
Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report
Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O
processamento eletrônico de dados gera relatórios que
precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes
revisados
e
até
conferidos.
A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios
sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser
feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento
original. Devido a abrangência dessa tecnologia, em vez de
COLD ela passou a ser chamada de ERM - Enterprise
Report Management.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Forms Processing
Processamento de Formulários. A tecnologia de
processamento
eletrônico
de
formulários
permite
reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las
com
campos
nos
bancos
de
dados.
Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O
Forms Processing é utilizado por bancos para agilizar o
processamento dos formulários de abertura de contas e
concessão
de
créditos,
por
exemplo.
Para o reconhecimento automático de caracteres são
utilizados o OCR, Optical Character Recognicion e o ICR,
Intelligent Character Recognition.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
RIM- Records and Information Management
Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do
ciclo de vida do documento, independentemente da mídia
em que ele se encontra. O gerenciamento da criação,
armazenamento,
processamento,
manutenção,
disponibilização e até descarte dos documentos são
controlados pela categorização de documentos e tabelas
de temporalidade.
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Aplicabilidade do GED:
•Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio
eletrônico e outras tecnologias
•Apoio aos processos de fiscalização
•Apoio documental aos sistemas de GIS ( Sistema de Informação
Geográfica)
•Arquivos de recortes de jornais e revistas - Clipping
•Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia
elétrica e outros
•Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente,
aplicações por exemplo
•Automação de cartórios
•Bibliotecas digitais
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Aplicabilidade do GED:
•Cartões de assinatura
•Catálogos de peças e listas de preços
•Contratos de câmbio
•Contratos de financiamento e leasing
•Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto
•Controle de bilhetes de companhias aéreas
•Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas
em organismos do governo
•Conversão de acervos históricos
Tópicos Avançados em Sistemas de Informação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Porque as empresas no Brasil estão implantando o GED:
•Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World
Trade Center, EUA, em setembro de 2001.
•Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos
em rede.
•Absoluto controle no processo de negócio.
•Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
•Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento.
•Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.
•Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.
•Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos
e aumentando a produtividade.
•Grande melhoria no processo de tomada de decisões.
•Aproveitamento de espaço físico.
•Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos.