Editoria: Gestão de Escritórios
Data: 4/2/2014
Atualmente, é impossível viver sem considerar as ferramentas tecnológicas em nossas vidas,
sejam os equipamentos (a parte física), sejam os softwares e aplicativos (a parte abstrata).
A informatização vem para nos ajudar a viver e trabalhar, e não para complicar, por mais que
muitas vezes temos esta sensação. Mas, para isto, temos que nos adaptar à sua linguagem, pois
sua lógica, em muitas situações, é diferente do que seria o senso com um para o mundo sem a
informática. Portanto, temos sim, que nos adaptar a este novo meio ambiente.
Para as sociedades que vêm crescendo junto com estas mudanças o processo é bem natural, mas
para os mais antigos, não. Como ilustração, é só imaginarmos o qu e seria para nossos bisavôs
usarem um terminal eletrônico para sacar dinheiro. Esta operação, no tempo deles, era feita
através do preenchimento de um cheque, entregue a um funcionário na boca do caixa de um
banco, que tinha que conferir a assinatura num g abarito de assinaturas, consultar se havia saldo
numa listagem, para só então entregar o papel moeda ao cliente.
A informatização dos escritórios deve trazer agilidade, permitir a execução de várias tarefas de
maneira simultânea e muito mais veloz do que s em ela – produtividade. Deve propiciar também a
redução de custo, fazendo mais com menos.
Hoje em dia, a sua aplicação está generalizada, existem sistemas para todas as áreas da
administração, que servem como suporte para a prestação do serviço jurídico, q ue é intelectual.
Vamos ver algumas das aplicações na rotina de um escritório de advocacia. Começamos pela área
de marketing.
Todo escritório, como qualquer outro negócio, deve ter um site, que já é uma forma universal de
se apresentar ao mercado: quem sou eu; o que eu faço; quais serviços eu presto; onde estou
localizado; como me encontrar. Além de passar a identidade visual do escritório: seja nas cores,
no logotipo, no tipo de letra etc.
Avançando um pouco mais neste conceito, posso ter uma Intranet para comunicação com o meu
público interno: funcionários e sócios.
Mais recentemente, temos as mídias sociais como forma de se comunicar, interagir com o
mercado: com meus profissionais; fornecedores; clientes; concorrentes; parceiros etc.
Ainda dentro da área de marketing, temos o sistema de CRM – Customer Relationship Management
– Gestão de Relacionamento com o Cliente. Como o próprio nome diz, tem por objetivo ajudar
nesta gestão.
Os Folders – prospectos – que até pouco tempo atrás eram impressos, hoje já os temos
eletronicamente. Muito mas fácil de atualizar, enviar aos clientes e consultar. A comunicação, que
há décadas era através de carta, para o mercado externo, e circular, para o público interno, hoje
é através dos e -mails. Alguém consegue imaginar como seria o mundo atual sem e -mails?
A biblioteca, área importantíssima em escritórios de advocacia, é cada vez menos usada, pelos
menos no formato antigo que conhecemos: pegar um livro impresso para consultar. Atualmente,
parte considerável das informações j á está disponível em meios eletrônicos, com acesso fácil e
muito mais eficiente. Basta usar algum aplicativo de busca, digitar palavras chaves e o sistema
me apresenta tudo que existe a respeito daquele tema.
Arquivo físico, para armazenar as pastas, em pa pel, dos clientes? Hoje já concebemos escritórios
sem arquivo físico, sem papel, todo o material é armazenado eletronicamente. Novamente, com
buscas e consultas muito mais rápidas e eficientes.
Na área de recursos humanos não é diferente. Os currículos dos candidatos chegam
eletronicamente, através de e -mail, ou melhor ainda, através de aplicativos que podem estar
disponíveis no site, permitindo ao departamento fazer uma triagem por palavras chaves e pré
selecionando o material de interesse, sem nem tocar e m nenhuma folha de papel.
Parte considerável dos treinamentos pode ser disponibilizada eletronicamente – e-learning – com
introdução da teoria, aplicação dos exercícios e avaliação dos alunos.
O processamento da folha de pagamento, com todos os seus cálcul os, e também a liberação para
consulta dos profissionais sobre o recebimento e descontos pode ser feita por via eletrônica. Na
área financeira, desde a contabilidade, orçamento, contas a pagar, contas a receber, enfim todas
as atividades desta área podem e devem ser feitas através de aplicativos eletrônicos.
No segmento de prestação de serviços, onde se incluem os escritórios de advocacia, tem -se como
forma de apuração do trabalho executado, o apontamento de horas. Pois bem, existem
ferramentas para adminis trar os lançamentos das horas trabalhadas pelos advogados nos
diferentes casos / clientes, que podem ser exportadas para o sistema de faturamento, que
automaticamente agrupa todas as horas apontadas para um cliente / caso. E, tendo o escritório
como forma de faturamento as horas trabalhadas, podemos já ter a fatura pronta que, depois de
revisada e aprovada, poderá ser encaminhada ao cliente eletronicamente, processo todo sem
emissão de uma única folha de papel.
Tendo este nível de informatização é possível ter um sistema conhecido por B.I. (Business
Intelligence) que, em tempo real, pode dar acesso ao gestor a todas as informações processadas.
Ou seja, saber quanto o escritório faturou até o momento, para quais clientes, quanto se tem no
contas a receber. De ste total a receber, quanto está vencido, quais clientes estão em atraso,
quais as notas de honorários compõem o faturamento em atraso, quais profissionais trabalharam
nestas notas. É possível saber quem está com o apontamento de horas em atraso, fazer aná lises
financeiras de toda e qualquer informação disponível no sistema.
Para conviver com tudo isto, dá para perceber, que temos que mudar nossa forma de trabalhar, de
processar as informações em nossas mentes, de nos organizarmos. É uma nova forma de viver e
conviver. Se não tenho mais pasta em papel, terei que fazer tudo eletronicamente. Para isto,
vários órgãos já começaram a trabalhar, e só aceitar, petição eletrônica.
Este novo meio ambiente exige uma estrutura de T.I. (Tecnologia da Informação) complex a,
atualizada e eficiente para identificar as ferramentas eletrônicas ideais para o seu escritório, a
estrutura física que suporte e atenda estas ferramentas, protocolos de segurança para resguardar
a integridade e acesso às informações e suporte para os u suários.
Se vocês acham que esta estrutura que apresentei acima é fantasiosa, ou ambiciosa demais, posso
lhe garantir que não. Este é um caminho sem volta, o cenário que desponta é cada vez mais
sofisticado do ponto de vista tecnológico, trazendo agilidade , produtividade e redução de custo.
Portanto, se você se recusar a seguir este caminho, num curto espaço de tempo, por mais
qualidade que o seu serviço jurídico tenha, estará fora do mercado.