O CUSTO DE A&B EM UM EVENTO
Objetivo
• Conhecer os principais cuidados a serem tomados com a organização de um
evento, tendo em vista a manutenção dos custos do evento;
• Conhecer as formas de cobrança das despesas efetuadas durante o evento;
• Aprender a calcular os custos e o orçamento de um evento, de acordo com o
número de pessoas;
• Aprender a calcular a mão-de-obra necessária para atender a um evento, de
acordo com o número de participantes.
1. Introdução
Cozinhar em grandes quantidades é uma atividade que difere bastante do cozinhar
a -la - carte ou do cozinhar doméstico.
As diferenças mais sensíveis dizem respeito à consistência, à apresentação e o
gosto da comida, visto que esses são aspectos mais fáceis de se controlar quando
se cozinha em pequenas quantidades.
As diferenças também existem em relação às medidas e pesos a serem empregados, que exigem do profissional da área grande capacidade de adaptação às diversas situações apresentadas.
Como tudo que norteia nossa matéria, a ênfase será maior em alimentos e bebidas.
Isto significa que a cozinha é um setor que exige muita análise e estruturação.
Equipe de trabalho
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A produção alimentar deve estar voltada diretamente ao mercado consumidor que
espera sempre um tratamento personalizado.
Na área de eventos, a cozinha pode vir a ser a maior fonte de receitas, mas pode
ser também a maior geradora de prejuízos, devido a uma infinidade de fatores
como:
•
Sobra de alimentos;
•
Porções excessivas;
•
Cardápios mal estruturados;
•
Pratos mal decorados;
•
Mão-de-obra não especializada;
•
Uso inadequado de equipamentos;
•
Furtos;
•
Câmaras frigoríficas mal reguladas; etc.
2. Sistemas de Controles
As receitas padronizadas, ou pré-calculadas, são um dos mais importantes instrumentos de trabalho da cozinha.
Essas receitas são mantidas em fichas onde se define o nome do prato, a quantidade de ingredientes, o modo e o tempo de preparação, o número de porções, a
forma de apresentação e até a fotografia.
A rentabilidade de uma empresa especializada em A&B, está diretamente ligada ao
cálculo e controle dos custos de cada prato preparado na cozinha e das taxas de
lucro estipuladas pela empresa.
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Os elementos determinantes de cálculo de custo são o preço de compra dos produtos utilizados e o coeficiente de majoração estabelecido pela empresa ou custos
diretos mais custos indiretos.
• Preço de compra - é o valor real que a empresa pagou pelos produtos utilizados na preparação do prato ou bebida.
• Coeficiente de majoração - é definido pela empresa em função dos seus gastos
com equipamentos, utensílios, mão-de-obra, energia, administração e outros custos
indiretos que possam influir nas despesas gerais da cozinha. Dependendo da política da empresa, pode-se adotar coeficientes diferenciados para alguns pratos ou
bebidas a fim de torná-los com preços mais adequados.
Uma vez encontrados o preço de compra e o coeficiente de majoração, falta apenas definir o percentual de lucro, para termos o preço de venda de cada prato.
O percentual de lucro varia conforme a política da empresa, com relação a:
•
Preços;
•
Categoria da empresa;
•
Demanda;
•
Concorrência;
•
Atrações que a empresa oferece.
O cardápio de Banquetes deve ser um instrumento capaz de fornecer ao cliente um
numero de informações suficientes para que possa saber, com precisão, o que vai
comprar e quanto vai pagar.
A empresa deve colocar a disposição dos clientes um número de sugestões, no que
se refere à variedade de produtos, preços e serviços suficientes para atender preço
e paladar do cliente.
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É fundamental que seja servido ao cliente exatamente o que ele escolheu.
Se por algum motivo estiver em falta algum ingrediente escolhido, o cliente deve ser
avisado previamente sobre a modificação ou exclusão do mesmo.
A higiene na cozinha é importante para o andamento de um evento, a vigilância sanitária está atenta para que os estabelecimentos se assegurem do mínimo de higiene
em suas cozinhas e prezem pela integridade de quem está utilizando seus serviços.
Os alimentos devem ser acondicionados em temperaturas adequadas e deve-se
respeitar os prazos de validade para cada um deles.
Devemos ter locais separados para os diversos tipos de alimentos e bebidas. Se
houver algum tipo de contaminação, com algum cliente, você não só terá problemas
legais, mas provavelmente você perderá muitas oportunidades de negócios.
3. Bebidas
Existem vários métodos para planejar e pagar eventos sociais quando bebidas alcoólicas
forem servidas.
Bebidas
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Caixa - Bar
Os participantes pagam diretamente ao Bartender ou apresentam ticket comprado
no caixa.
A maioria dos locais onde serão realizados este tipo de evento estabelecem um limite mínimo de consumo por bar. Se esse valor não for atingido, a organização deve
pagar para cada bartender um número mínimo de horas. Pode existir uma taxa para
garçons ou caixas independente do consumo.
O preço por bebida pode ou não incluir gorjeta, e também ser válido apenas para
marcas comuns, não as mais caras. Verifique o que será servido e o que está incluso no preço.
Bar Livre
Dependendo da política do local do evento, você pode escolher três maneiras para
pagar um bar livre: por pessoa, por drinque ou por garrafa. Não existe nenhuma
recomendação específica sobre qual pode ser o melhor método; apenas a sua
experiência em receber o grupo irá fornecer a resposta.
Passe a conhecer o gosto do grupo. Eles são "bons de copo"?
Eles preferem bebidas não alcoólicas?
Eles costumam permanecer no local após o horário oficial de encerramento?
Uma vez que você tenha uma compreensão das necessidades, faça a estimativa do
custo total utilizando cada método.
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•
Por pessoa.A organização paga o valor fechado pela duração da recepção ou
por hora, quer o participante escolha um coquetel ou um refrigerante, ou não beba
nada. O preço por pessoa pode cobrir apenas as bebidas, ou incluir canapés. O
número de participantes que é cobrado para a organização é baseado num número
garantido com no mínimo 48 horas de antecedência.
• Por drinque. A organização paga por cada drinque servido mais taxa e gorjeta. O
bartender controla o número de drinques servido. Providencie tickets para os participantes apresentarem ao bartender em eventos maiores e pague apenas pelos tickets
coletados.
• Por garrafa. A organização paga apenas pelas garrafas abertas (independente
dela ter sido utilizada ou não) O organizador do evento controla o inventário do número
de garrafas antes do início da festa e o número restante após o término. As garrafas
abertas não consumidas completamente passam a ser de propriedade do cliente.
O método mais utilizado é o de cobrança por pessoa - rentável tanto para quem vende
como para quem compra.
As bebidas em eventos devem começar a ser servidas imediatamente após a entrada
do primeiro convidado, o cliente contratante irá determinar se o início será feito já com
as bebidas alcoólicas ou somente depois de alguma cerimônia ou abertura oficial elas
começaram circular.
Se o serviço contratado for um serviço por hora, 30 minutos antes do término devemos
conversar discretamente com o responsável para saber, o serviço irá ser encerrado no
horário combinado, haverá algum acréscimo de tempo.
Quando percebermos que os convidados estão passando dos limites e teremos problemas de comportamento ou médicos, devemos discretamente diminuir o ritmo do
serviço sem que os convidados percebam.
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4. Base para cálculo de Alimentos e Bebidas de um evento
O cálculo de alimentos e bebidas de um evento vai depender do número de convidados, do lugar aonde será realizado, o estilo dos convidados e principalmente do orçamento disponível.
A seguir, será mostrada uma base de cálculo da quantidade de A&B que deverá ser
servida em uma festa com duração mínima de 4 horas.
Canapés
Canapés por pessoa 12 a 15 se houver jantar e 18 unidades se for somente coquetel.
A quantidade citada é válida tanto para canapés quentes como frios.
Canapés
Sirva primeiramente os canapés frios e depois os quentes, porque ao introduzir os
canapés quentes a tendência das pessoas é não se servirem do frios.
Os canapés frios são muito mais delicados e perecíveis do que os canapés quentes,
se não tomarmos cuidado podemos ter prejuízo.
Atualmente tem-se evitado salgados fritos, utilizando-se mais os assados.
Lembre-se o tamanho dos canapés e salgados devem ser bem pequenos, para que o
participante não fique com ele muito tempo nas mãos ou na boca impossibilitando-o de
um diálogo.
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Canapés servidos em colheres é atualmente muito utilizado pelos chefes e apreciados
pelos convidados, essa inovação se deve ao fato de aumentar a durabilidade dos
canapés, pois as fatias de pães serviam de suporte para o recheio ressecavam muito
rápido prejudicando o sabor dos mesmos.
Canapés servidos em colheres é atualmente muito utilizado pelos chefes e
apreciados pelos convidados, essa inovação se deve ao fato de aumentar a
durabilidade dos canapés, pois as fatias
de pães serviam de suporte para o
recheio ressecavam muito rápido prejudiCanapés servidos em colheres
cando o sabor dos mesmos.
Volume de alimento para um jantar
Os participantes de um banquete comem mais ou menos 600 gramas de alimentos,
sendo este subdivididos em:
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•
150 a 200 gramas de massa;
•
180 gramas de carne vermelha ou branca;
•
250 gramas para peixe;
•
150 gramas de arroz cozido;
•
120 gramas de vegetais e frutas;
Bebidas
O calculo de bebidas irá depender da idade das pessoas, temperatura, local, horário,
entre outros.
Iremos a seguir tirar as dúvidas com relação às quantidades dos itens básicos que compõem um evento.
•
01 garrafa de água para 5 pessoas;
•
04 latas ou 01 garrafa de cerveja por pessoa;
•
01 litro de coquetel de frutas para cada 30 pessoas;
•
01 garrafa de refrigerante para cada 04 pessoas;
• 01 garrafa de vinho tinto para cada 4 pessoas; ( se for a única opção de bebida
alcoólica a contagem deve ser 01 garrafa para 2 pessoas);
•
01 garrafa de vinho branco para cada 05 pessoas;
•
01 garrafa de vinho de sobremesa para cada 06 pessoas;
•
01 garrafa de espumante para cada 02 pessoas;
•
01 caixa (12 unidades) de uísque para cada 100 pessoas.
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Listagem para calcular a quantidade de Pessoal de Serviço (sala, bar e cozinha).
Profissional
Banquete com serviço a Banquete
Francesa ou a Inglesa Empratado
Buffet a
Americana
Coquetel
Party
Maítre
1/50
1/100
1/100
1/100
Garçom
1/8
1/16
1/30
1/30
Bartender
1/50
1/80
1/50
1/80
Ajudante de
Bartender
Chefe de
Cozinha
1/100
1/100
1/200
1/160
1/50
1/100
1/100
1/100
Cozinheiro
1/30
1/80
1/80
1/100
Ajudante de
Cozinha
Confeiteiro
1/30
1/80
1/80
1/100
1/100
1/100
1/200
-------
Ajudante de
Confeitaria
1/100
1/100
1/200
-------
Considerar sempre números aproximados.
Quantidade de Pessoal
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Diretrizes Gerais
O consumo de bebidas durante uma recepção com bebidas pagas é bem menor que o
consumo em uma recepção livre.
Quando é oferecido um coquetel antes do almoço, aproximadamente 30% dos participantes irão tomar um drinque e, normalmente apenas um.
Quando a recepção é programada no horário normal de coquetel, após o término de um
evento, aproximadamente 50% dos participantes ficarão.
Quando as bebidas e os canapés são gratuitos, pode ser prevista uma participação de
80%.
Muitos participantes preferem vinho a bebidas destiladas.
Os tipos de canapés a serem servidos em um coquetel irão depender do orçamento
disponível.
Quando a recepção é programada para acontecer imediatamente após o evento, por
exemplo, das 17 às 18 horas, o consumo de alimentos será menor do que se a
recepção fosse das 18 às 19 horas.
Menos comida e mais bebida será consumida numa recepção realizada antes de um
jantar. Muitos participantes levarão bebidas do bar para a mesa de jantar.
Ao servir petiscos salgados, como amêndoas, amendoim e outros salgadinhos, num
evento social, pode-se aumentar o custo com bebidas.
O último ato e um jantar são os digestivos: licores.
Ao utilizar o serviço de bartenders especializados em pirotecnias devemos, verificar a
quantidade extra de bebida necessária e a segurança do lugar, muitos destes fornecedores já incluem no preço todo o material utilizado.
A reposição dos produtos devem ser feitos sem que os convidados percebam e quantidade deve ser sempre de pelos menos de 10% a mais do estimado.
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5. Conclusão
Os valores calculados acima são estimados, mas para uma festa ser completa, da
simples recepção no salão de uma igreja a um cardápi o elaborado, a criativada e
os toques finais são capazes de dar um diferencial à seu evento.
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PACHECO,Aristides de Oliveira, Manual de Organização de Banquetes. São
Paulo: Senac,1997.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização de Eventos: planejamento e
operacionalização. São Paulo: Atlas, 2003.
MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2003.
Periódicos
REVISTA Manequim Noiva. São Paulo: Ed. Abril, vários números.
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